Czytelna prezentacja kolumnowa z liniami

:: Trik 1. Czytelna prezentacja kolumnowa z liniami odniesienia
:: Trik 2. Wygodne przeglądanie danych na podstawie nazw arkuszy
:: Trik 3. Łączna wartość sprzedaŜy wyznaczona jedną formułą
:: Trik 4. Automatyczne odliczanie czasu do waŜnego spotkania
:: Trik 5. Formatowanie warunkowe z odwołaniem do innej kolumny
Trik 1
Czytelna prezentacja kolumnowa z liniami odniesienia
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter122/1_Wykres_porownawczy.zip
Potrzebujesz zbudować prezentację porównawczą, na której znajdą się roczne wyniki
finansowe poszczególnych oddziałów firmy. Na wykresie powinny być takŜe widoczne
linie określające załoŜone wcześniej wartości minimalną i maksymalną.
Przygotowanie takiej prezentacji jest prostsze niŜ mogłoby się wydawać.
Przykładowe wyniki finansowe oddziałów przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Dane źródłowe do wykresu
=> W tym celu:
1. W pierwszej kolejności wpisz do zakresu C2:C6 minimalny załoŜony wynik oddziału
(np. 250000).
2. Do komórek D2:D6 wpisz maksymalną wartość (np. 350000).
3. Zaznacz zakres komórek A2:D6 i zbuduj standardowy wykres kolumnowy.
4. Kliknij prawym przyciskiem myszy serię danych oznaczającą minimalny wynik
finansowy i z menu podręcznego wybierz polecenie Typ wykresu (w Excelu 2007:
Zmień typ wykresu seryjnego).
5. Wybierz typ Liniowy i zatwierdź, klikając OK.
1
Rys. 2. Zmiana typu wykresu
6. W ten sam sposób postąp z serią danych oznaczającą maksymalny wynik.
7. Na koniec kliknij pole legendy i wciśnij na klawiaturze Delete.
Po sformatowaniu Twój wykres moŜe wyglądać jak na rysunku 3.
Rys. 3. Wykres z liniami odniesienia
2
Trik 2
Wygodne przeglądanie danych na podstawie nazw arkuszy
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter122/2_Przegladanie_arkuszami.zip
W skoroszycie masz zgromadzone tabele z danymi dotyczącymi poszczególnych
produktów, które znajdują się w oddzielnych arkuszach noszących nazwy ProduktA,
ProduktB, ProduktC oraz ProduktD. Dane w kaŜdym z nich mają ten sam układ
widoczny na rysunku 1.
Rys. 1. Widok arkusza dotyczącego jednego z produktów
Do arkusza o nazwie Zbiorczy chcesz wstawić kwoty z komórki B7 dotyczące
poszczególnych produktów.
Rys. 2. W tej komórce powinna się znaleźć wartość 285
Potrzebujesz zatem zbudować formułę, która będzie się odwoływała do tej samej
komórki, ale w innych arkuszach. Ich nazwy formuła powinna pobierać z komórek
kolumny A arkusza Zbiorczy. Typowe odwołanie do komórki znajdującej się w innym
arkuszy wygląda następująco:
=ProduktA!B7
3
Nazwa arkusza i adres komórki są rozdzielone wykrzyknikiem. Kierując się tą zasadą,
naleŜałoby zatem w komórce B2 arkusza Zbiorczy wstawić następującą formułę:
=A2&!&B7
Rys. 3. Odwołanie budowane za pomocą operatora sklejenia (&)
Niestety przy próbie wprowadzenia tej formuły pojawi się komunikat o błędzie. Aby
zbudować tego typu odwołanie, które będziesz mógł skopiować do kolejnych
komórek kolumny B, powinieneś posłuŜyć się funkcją ADR.POŚR. Jej zadaniem jest
zwrócenie odwołania określonego jako ciąg tekstowy.
=> Aby ją zastosować:
1. W komórce B2 arkusza Zbiorczy wprowadź następującą formułę:
=ADR.POŚR(A2&"!"&"$B$7")
2. Następnie skopiuj ją do komórek poniŜej.
Rys. 4. Formuła zwróciła poprawne wyniki
4
Trik 3
Łączna wartość sprzedaŜy wyznaczona jedną formułą
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter122/3_Suma_tablicowa.zip
W arkuszu znajduje się zestawienie sprzedaŜy towarów. Zgromadzono w nim jedynie
liczby sztuk i ceny jednostkowe. Aby obliczyć całkowitą sprzedaŜ, naleŜałoby w
pierwszej kolejności wyznaczyć wartość sprzedaŜy kaŜdego towaru (iloczyn liczby
sztuk i ceny jednostkowej), a dopiero później dodać uzyskane wartości. Okazuje się,
Ŝe moŜna to zrobić szybciej za pomocą odpowiedniej formuły tablicowej.
Rys. 1. Zestawienie sprzedaŜy
=> W celu szybkiego podsumowania sprzedaŜy:
1. W dowolnej pustej komórce wprowadź następującą formułę:
=SUMA(B2:B9*C2:C9)
2. Koniecznie zatwierdź ją kombinacją klawiszy Ctrl + Shift + Enter, poniewaŜ jest to
formuła tablicowa.
Uzyskasz efekt jak na rysunku 2.
Rys. 2. Jedna formuła podsumowała sprzedaŜ
Wyjaśnienie działania formuły:
Formuła tablicowa tworzy tablicę wartości, na których są wykonywane operacje. W
tym przypadku jest to tablica iloczynów z poszczególnych komórek kolumn B i C. Na
koniec uzyskane wyniki cząstkowe są podsumowane funkcją SUMA.
5
Trik 4
Automatyczne odliczanie czasu do waŜnego spotkania
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter122/4_Wyznaczanie_czasu.zip
Przygotowałeś w arkuszu podręczny przypominacz. Za pomocą funkcji TERAZ
wprowadziłeś daty bieŜącą oraz następnego zebrania zarządu. Chcesz, aby po
otwarciu arkusza wyświetlała się informacja: ile dni, godzin i minut pozostało do tego
waŜnego spotkania. Jak osiągnąć taki efekt?
Rys. 1. Projekt przypominacza
ZauwaŜ, Ŝe w Excelu czas to takŜe liczba, a dokładniej wartość 1 odpowiada jednej
dobie. Jedna godzina to dokładnie 1/24; minuta - odpowiednia liczba reprezentująca
godzinę podzielona przez 60. W związku z tym moŜesz spokojnie odejmować daty za
pomocą znaku odejmowania. Aby obliczyć liczbę dni, godzin i minut pomiędzy
datami, wynik odejmowania dat podaj jako argument jednej z funkcji: DZIEŃ,
GODZINA i MINUTA.
=> W tym celu:
1. W komórce B8 wpisz formułę:
=DZIEŃ(B5-B2)
Wskazówka
Funkcja DZIEŃ podaje wartość jako liczbę całkowitą z zakresu od 0 do 31. JeŜeli
przewidujesz, Ŝe róŜnica dni moŜe być większa, to uŜyj funkcji:
=LICZBA.CAŁK(B5-B2)
2. W komórce D8 wpisz formułę:
=GODZINA(B5-B2)
3. W F8 wpisz natomiast:
=MINUTA(B5-B2)
6
Uwaga
Po wpisaniu formuł operujących na komórkach sformatowanych jako data lub czas
moŜe dojść do automatycznej zmiany formatowania komórki z formułą na jeden z
formatów liczbowych daty. Aby to skorygować, zaznacz komórkę, wciśnij Ctrl + 1, w
zakładce Liczby zmień format liczbowy komórki na Ogólne lub Liczbowe.
Arkusz po wpisaniu odpowiednich formuł widoczny jest na rysunku 2.
Rys. 2. Tyle czasu pozostało do waŜnego spotkania
7
Trik 5
Formatowanie warunkowe z odwołaniem do innej kolumny
Pobierz plik z przykładem
http://www.excelwpraktyce.pl/eletter_przyklady/eletter122/5_Warunkowe_formatowanie.zip
Przyjmijmy, Ŝe na długiej liście premii rocznych potrzebujesz oznaczyć kolorem te,
które stanowią więcej niŜ 50% miesięcznego wynagrodzenia danego pracownika.
Niestety do przejrzenia jest kilkaset komórek, a Ty nie masz czasu na stosowanie
obliczeń pomocniczych wyliczających procentowy udział dodatku. Okazuje się, Ŝe
moŜesz do tego celu wykorzystać formatowanie warunkowe z odwołaniem do
kolumny z wynagrodzeniem.
Przykładową listę premii i wynagrodzeń przedstawia rysunek 1.
Rys. 1. Lista premii
=> Aby szybko oznaczyć wartości spełniające warunek:
1. Zaznacz zakres komórek B2:B16 i z menu Format wybierz polecenie Formatowanie
warunkowe (w Excelu 2007: uaktywnij kartę Narzędzia główna i w grupie poleceń
Style wskaŜ Formatowanie warunkowe).
2. W oknie, które się wyświetli, z pierwszej rozwijanej listy wybierz pozycję Wartość
komórki jest (w Excelu 2007: z rozwiniętej listy wybierz Reguły wyróŜniania
komórek/Większe niŜ).
3. Na drugiej wskaŜ większa niŜ (w Excelu 2007: pomiń ten krok).
4. Wpisz następującą formułę:
=C2*0,5
5. Wybierz przycisk Formatuj, określ sposób wyróŜnienia komórek (w Excelu 2007:
rozwiń listę po prawej stronie i wybierz styl formatowania).
8
Rys. 2. Poprawnie zdefiniowany warunek formatowania
6. Zatwierdź, klikając OK.
Uzyskasz efekt jak na rysunku 3. Oznaczone są te premie, których wartość
przekracza połowę wynagrodzenia podstawowego.
Rys. 3. Odpowiednie komórki zostały oznaczone
9