koszty w firmie - jak płacić niższe podatki

koszty w firmie - jak płacić niższe podatki

KOSZTY W FIRMIE - JAK PŁACIĆ NIŻSZE PODATKI
Pod redakcją Pawła Huczko
Problematyka kosztów uzyskania przychodów rodzi wiele sporów podatników z fiskusem.
Organy podatkowe starają się ograniczać odwagę podatników odnośnie zaliczania
poszczególnych wydatków firmowych do kosztów podatkowych.
Przedstawiamy wyjaśnienie wybranych kwestii z tego zakresu, które mają istotne znaczenie
dla rozliczania podatków dochodowych przez małych i średnich przedsiębiorców.
Warto przecież wiedzieć, które firmowe wydatki mogą zmniejszyć nasz przychód (i
jednocześnie podatek dochodowy), a których nie warto odliczać, by nie ryzykować sporu z
urzędem skarbowym.
Redakcja biznes.wieszjak.pl
3
Spis treści
1. Okulary korekcyjne dla pracowników i przedsiębiorcy ......................................................... 5
2. Szkolenie męża w kosztach firmy prowadzonej przez żonę .................................................. 6
3. Wydatki na reklamę w mediach ............................................................................................. 8
4. Jak zaliczyć do kosztów nieściągalne wierzytelności? ........................................................ 10
Nieściągalne wierzytelności ................................................................................................. 10
Odpisy aktualizujące ............................................................................................................ 11
5. Czesne za studia przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów.............................................. 12
Studia niezbędne dla rozpoczęcia działalności .................................................................... 13
Studia niezbędne dla rozszerzenia zakresu już wcześniej prowadzonej działalności .......... 13
Koszty dojazdu na zajęcia .................................................................................................... 14
Wiedza z zarządzania przydatna w firmie ............................................................................ 15
6. Wydatki na przystąpienie do przetargu ................................................................................ 16
7. Kiedy można ująć w kosztach zakup kalendarzy? ............................................................... 18
8. Zakup zestawu komputerowego w kosztach firmy .............................................................. 18
4
1. Okulary korekcyjne dla pracowników i przedsiębiorcy
Źródło: Krajowa Informacja Podatkowa
Wydatki związane z zatrudnianiem pracowników, których obowiązek ponoszenia
wynika z przepisów prawa, mogą stanowić koszty uzyskania przychodów. Przykładem
takich kosztów są wydatki na zakup okularów korygujących wzrok. Ale zdaniem
organów podatkowych okulary korekcyjne kupione przez przedsiębiorcę dla siebie nie
mogą być kosztem podatkowym.
Pracodawcy powinni zapewnić pracownikom bezpieczne i higieniczne warunki pracy.
W przypadku pracy wykonywanej przy monitorach ekranowych pracodawcy mogą być
zobowiązani do zapewnienia pracownikom okularów korygujących wzrok.
Obowiązek taki powstaje, gdy:
1. pracownicy użytkują w czasie pracy monitor ekranowy co najmniej przez połowę
dobowego wymiaru czasu pracy oraz
2. potrzebę stosowania okularów wykażą wyniki badań okulistycznych przeprowadzonych
przez lekarza w ramach profilaktycznej opieki zdrowotnej.
/§ 2 pkt 4 i § 8 ust. 2 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 1 grudnia
1998 r. w sprawie bezpieczeństwa i higieny pracy na stanowiskach wyposażonych
w monitory ekranowe (Dz. U. Nr 148, poz. 973)/.
W niektórych przypadkach lekarz może zalecić pracownikom pracującym przy monitorach
nie okulary, ale soczewki (szkła) kontaktowe. Ma to uzasadnienie, gdy skorygowanie wad
wzroku przy pomocy okularów nie jest możliwe.
Zapewnienie pracownikowi tego rodzaju soczewek traktuje się wtedy na równi z
zapewnieniem pracownikowi okularów korygujących wzrok.
Przepisy nie określają formy zaopatrzenia pracowników w zalecone okulary. Wobec tego
należy przyjąć, że do zapewnienia pracownikom okularów dochodzi zarówno, gdy
- okulary zakupi pracodawca (faktura wystawiona jest na pracodawcą) i przekaże je
pracownikom, jak i gdy
- zakupu okularów dokonają pracownicy (faktura wystawiona na pracownika),
a pracodawca zwróci im na podstawie przedstawionych faktur poniesione wydatki.
Wydatki poniesione przez pracodawcę na zapewnienie pracownikom okularów (w
uzasadnionych przypadkach również soczewek) mogą stanowić koszty uzyskania
przychodów w rozumieniu art. 15 ust. 1 ustawy o CIT, jako koszty pracownicze, do których
poniesienia pracodawca zobowiązany jest na mocy przepisów prawa.
Prawo do kosztów przysługuje pracodawcy bez względu na formę zapewnienia pracownikom
okularów. Jeśli w regulaminie pracy pracodawca postanowił, że finansuje zakup okularów do
wysokości z góry określonej kwoty, koszty te nie mogą jednak przekroczyć ustalonego limitu.
5
Warto dodać, że zdaniem organów podatkowych okulary korekcyjne kupione przez
przedsiębiorcę dla siebie nie mogą być kosztem podatkowym. Jest to bowiem wydatek o
charakterze osobistym, który jest ponoszony z uwagi na stan zdrowia przedsiębiorcy.
Osoba mająca wadę wzroku jest zmuszona do zakupu okularów korekcyjnych niezależnie od
tego czy prowadzi działalność gospodarczą, czy też nie. Bezpośrednim celem zakupu
okularów jest ochrona wzroku, a nie osiągnięcie przychodów z pozarolniczej działalności
gospodarczej.
************
2. Szkolenie męża w kosztach firmy prowadzonej przez żonę
Autor: Anna Nasiłowska
Prowadzę działalność gospodarczą w zakresie usług transportowych krajowych i
międzynarodowych. Mój mąż pomaga mi w prowadzeniu firmy. Mąż planuje ukończyć
kurs na prawo jazdy uprawniający do prowadzenia samochodów ciężarowych i
specjalistyczne szkolenie wymagane od zawodowych kierowców. Dzięki temu będzie
mógł wykonywać pracę kierowcy w zakresie krajowego i międzynarodowego przewozu
towarów. Czy wydatki poniesione na szkolenia mogę zaliczyć do kosztów uzyskania
przychodów?
Osobą współpracującą z prowadzącym działalność gospodarczą jest ktoś pozostający we
wspólnym gospodarstwie domowym z małżonkiem prowadzącym działalność gospodarczą i
zaangażowany w prowadzenie tej działalności.
Osoba współpracująca nie jest pracownikiem, czyli nie uzyskuje własnych dochodów, lecz
niejako uczestniczy w dochodach małżonka prowadzącego działalność.
Kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub
zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w
ustawie.
Przyjmuje się, że kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalnie uzasadnione
wydatki związane z prowadzoną działalnością, których celem jest osiągnięcie, zabezpieczenie
i zachowanie źródła przychodów.
Kosztami podatkowymi są zarówno koszty pozostające w bezpośrednim związku z
uzyskanymi przychodami, jak i koszty pozostające w związku pośrednim.
Podatnik powinien umieć wykazać przed fiskusem, że koszty (zarówno pośrednie, jak i
bezpośrednie) zostały w sposób racjonalny poniesione w celu uzyskania przychodów lub
zagwarantowania funkcjonowania źródła przychodów, nawet wówczas gdyby z obiektywnych
powodów przychód nie został osiągnięty.
6
Obowiązkiem podatnika, jako odnoszącego korzyść z faktu zaliczenia wydatków do kosztów
uzyskania przychodów, jest wykazanie związku pomiędzy poniesieniem kosztu, a
uzyskaniem przychodu.
Aby stwierdzić, czy wydatki związane z podjętymi przez współpracownika kursem i
szkoleniem mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej
przez małżonka pozarolniczej działalności gospodarczej należy ustalić:
- czy wydatek związany jest ze zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są potrzebne w
prowadzonej działalności gospodarczej i mają związek z tą działalnością,
- czy wydatek ten służy tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia nie
związanego z działalnością gospodarczą, a więc który co do zasady ma charakter osobisty.
Zatem, za uzasadnione racjonalnie i gospodarczo koszty, których poniesienie może
przyczynić się do osiągnięcia przychodów ze źródła jakim jest działalność gospodarcza,
uznać należy takie wydatki na kształcenie, które pozwolą podatnikowi nabyć umiejętności i
wiedzę niezbędną w prowadzeniu działalności gospodarczej.
W przypadku, gdy kursy i szkolenia osoby współpracującej będą miały związek z
prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą, wydatki związane z
dokształcaniem stanowią koszty uzyskania przychodów. W przeciwnym razie wydatki te
nie będą spełniać kryterium celowości i nie będą mogły być kosztem podatkowym.
Zasadne jest więc stwierdzenie, że wydatki na szkolenie męża będą przydatne w prowadzonej
działalności gospodarczej, ponieważ jako współpracownik będzie on wykonywał czynności
kierowcy, a więc czynności, które są ściśle związane z rodzajem prowadzonej działalności
gospodarczej transportem drogowym.
Należy jednak wskazać, że organy skarbowe dość często kwestionują możliwość zaliczenia
do kosztów podatkowych firmy wydatków na finansowania kursów i szkoleń
współpracowników (zob. np. interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Bydgoszczy z 1
marca 2011 r. - nr ITPB1/415-1121a/10/DP).
************
7
3. Wydatki na reklamę w mediach
Autor: Paweł Huczko
Wydatki na reklamę i promocję produktów lub usług w mediach (internet, gazety,
czasopisma, telewizja, radio, gazetki reklamowe) są kosztem podatkowym. Brak jest
możliwości bezpośredniego powiązania kosztu reklamy z uzyskanym przychodem stąd
koszty te mają charakter pośredni. Zatem można zaliczyć je do kosztów uzyskania
przychodów w dacie poniesienia (dacie zaksięgowania jako koszt).
Zaliczenie wydatków reklamowych do kosztów podatkowych odbywa się na podstawie
ogólnych przepisów dot. kosztów, tj. art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i art. 15 ust. 1 ustawy o CIT.
W przypadku obu podatków dochodowych do kosztów uzyskania przychodów zalicza się
wydatki poniesione w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
przychodów.
Na podstawie powyższych przepisów możliwe jest zaliczenie do kosztów uzyskania
przychodów wydatku, który wg racjonalnej oceny, mógłby przyczynić się do powstania
przychodu czy jego zwiększenia nawet jeśli przychód faktycznie nie wystąpi.
Kluczowym czynnikiem pozwalającym zaliczyć dany wydatek do kosztów uzyskania
przychodów jest więc poniesienie go w celu osiągnięcia przychodu, bądź zachowania lub
zabezpieczenia źródła przychodów.
Niestety w prawie podatkowym próżno szukać definicji reklamy. W orzecznictwie sądów
administracyjnych i interpretacjach organów podatkowych korzysta się więc z definicji
słownikowej.
Stąd na gruncie prawa podatkowego pod pojęciem reklamy rozumieć należy ogół działań
podatnika zmierzających do rozpowszechniania pochlebnych informacji o firmie, zaletach jej
towarów bądź usług, informacjach o miejscach i możliwościach ich nabycia - w celu
zwrócenia uwagi na towar lub usługę i zachęcenia do ich zakupu.
Od reklamy należy odróżnić jednak informację handlową o towarach i o firmie (np.
zawiadomienie o istnieniu firmy, oferowanych produktach i ich cenach.). Różni się ona od
reklamy tym, iż nie zawiera w sobie elementów wartościujących przedmiot sprzedaży, ani
zachęcających do jego nabycia.
Wydatki na reklamę stosowanie do treści art. 22 ust. 1 ustawy o PIT i art. 15 ustawy o CIT
stanowią koszty uzyskania przychodów.
Ustawodawca w art. 22 ust. 5-5d ustawy o PIT i art. 15 ust. 4-4e ustawy o CIT podzielił
koszty na:
1. koszty bezpośrednio związane z przychodami oraz
2. koszty inne niż bezpośrednio związane z przychodami (koszty pośrednie).
Pierwsza kategoria kosztów, to te wydatki, których poniesienie wpłynęło bezpośrednio na
uzyskanie konkretnego przychodu.
8
Druga zaś kategoria obejmuje wszelkie inne koszty dotyczące całokształtu działalności
podatnika związane z jego funkcjonowaniem oraz koszty, które pomimo, że niewątpliwie
związane z osiągniętym przychodem, nie pozostają w uchwytnym związku z konkretnymi
przychodami.
Zgodnie z art. 22 ust. 5c ustawy o PIT i art. 15 ust. 4d ustawy o CIT koszty uzyskania
przychodów, inne niż koszty bezpośrednio związane z przychodami, są potrącalne w dacie ich
poniesienia.
Jeżeli koszty te dotyczą okresu przekraczającego rok podatkowy, a nie jest możliwe
określenie, jaka ich część dotyczy danego roku podatkowego, w takim przypadku stanowią
koszty uzyskania przychodów proporcjonalnie do długości okresu, którego dotyczą.
Datę poniesienia kosztu podatkowego określa art. 22 ust. 5d ustawy o PI ii art. 15 ust. 4e
ustawy o CIT, który stanowi, iż za dzień poniesienia kosztu uzyskania przychodów, co do
zasady (bo jest kilka wyjątków wskazanych w tych dwóch przepisach), uważa się:
- dzień, na który ujęto koszt w księgach rachunkowych (zaksięgowano) na podstawie
otrzymanej faktury (rachunku), albo
- dzień, na który ujęto koszt na podstawie innego dowodu w przypadku braku faktury
(rachunku), z wyjątkiem sytuacji gdy dotyczyłoby to ujętych jako koszty rezerw albo
biernych rozliczeń międzyokresowych kosztów.
Koszty bezpośrednio związane z przychodami są potrącalne w tym roku podatkowym w
którym osiągnięte zostały odpowiadające im przychody.
Natomiast koszty pośrednie, w tym koszty reklamy, powinny być natomiast zaliczone do
kosztów podatkowych w dacie ich poniesienia, tj. w dniu ujęcia jako koszt w księgach
rachunkowych (zaksięgowania) na podstawie otrzymanej faktury (rachunku), albo innego
dowodu.
Gdy kosztów pośrednich nie można w sposób jednoznaczny powiązać z konkretnymi
przychodami, nie można określić z jaką częścią przychodów związane są te koszty, wówczas
wydatki na reklamę powinny stanowić koszty pośrednie.
Ale jeżeli z punktu widzenia ustawy o rachunkowości nie można tego rodzaju kosztów
przyporządkować do innego okresu niż daty poniesienia, a dodatkowo nie wiadomo czy w
ogóle przyniosą one jakikolwiek efekt gospodarczy, to nie są wówczas rozliczanie poprzez
czynne rozliczenia międzyokresowe kosztów.
Czas i sposób rozliczenia kosztów powinien być uzasadniony ich charakterem oraz
zachowaniem zasady ostrożności (art. 39 ustawy o rachunkowości).
Wydatki na reklamy (w tym np. gazetki reklamowe) są pośrednio związane z przychodami, a
zatem w rachunku podatkowym należy zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów w dacie
poniesienia tj. „jednorazowo” w dacie zaksięgowania jako koszt.
Nie są to bowiem koszty, które można bezpośrednio przypisać do określonego przychodu
oraz konkretnych lat podatkowych, bowiem nie wiadomo czy w ogóle wygenerują przychody.
****************
9
4. Jak zaliczyć do kosztów nieściągalne wierzytelności?
Autor: Paweł Huczko
W określonych przepisami ustawy o PIT sytuacjach można zaliczyć do kosztów
uzyskania przychodów nieściągalne, nieprzedawnione należności w kwocie netto (bez
VAT). Wierzytelności takie muszą być wcześniej zaliczone do przychodów należnych, a
ich nieściągalność musi być odpowiednio udokumentowana. Inną możliwością jest
zaliczenie do kosztów odpisów aktualizujących.
Nieściągalne wierzytelności
Zaliczenie nieściągalnej wierzytelności do kosztów uzyskania przychodów możliwe jest tylko
wtedy, gdy zostaną spełnione łącznie następujące warunki (art. 23 ust. 1 pkt 20 ustawy o
PIT):
1. wierzytelność była uprzednio zaliczona do przychodów należnych w prowadzonej
działalności gospodarczej,
2. nieściągalność wierzytelności została udokumentowana w sposób przewidziany w art. 23
ust. 2 ustawy o PIT.
Dodatkowo, wierzytelności których nieściągalność została udokumentowana mogą być
zaliczone do kosztów uzyskania przychodów wyłącznie do daty przedawnienia tych
wierzytelności.
Bowiem (zgodnie z art. 23 ust. 1 pkt 17 ustawy o PIT) nie uważa się za koszty uzyskania
przychodów wierzytelności odpisanych jako przedawnione. Kwestia przedawnienia
zobowiązań jest regulowana przepisami kodeksu cywilnego.
W art. 23 ust. 2 ustawy o PIT znajduje się wyczerpujące wyliczenie jakimi środkami można
udokumentować nieściągalność wierzytelności. Jest to wyliczenie kompletne, co oznacza, że
jakikolwiek inny dokument niż wymieniony w tych przepisach nie może skutecznie
udokumentować faktu nieściągalności wierzytelności.
I tak, za wierzytelności nieściągalne uważa się te wierzytelności, których nieściągalność
została udokumentowana:
1. postanowieniem o nieściągalności, uznanym przez wierzyciela jako odpowiadające stanowi
faktycznemu, wydanym przez właściwy organ postępowania egzekucyjnego, albo
2. postanowieniem sądu o:
a) oddaleniu wniosku o ogłoszenie upadłości obejmującej likwidację majątku, gdy majątek
niewypłacalnego dłużnika nie wystarcza na zaspokojenie kosztów postępowania lub
b) umorzeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, gdy zachodzi
okoliczność, o której mowa w lit. a), lub
c) ukończeniu postępowania upadłościowego obejmującego likwidację majątku, albo
10
3. protokołem sporządzonym przez podatnika, stwierdzającym, że przewidywane koszty
procesowe i egzekucyjne związane z dochodzeniem wierzytelności byłyby równe albo
wyższe od jej kwoty.
Warto dodać, że jeżeli w kwocie nieściągalnej wierzytelności zawarty jest VAT, to do
kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wyłącznie wierzytelność w kwocie netto (bez
VAT). Należny VAT, zawarty w kwocie wierzytelności nie podlega bowiem zaliczeniu do
przychodów należnych, dlatego też nie może być zaliczony do kosztów uzyskania
przychodów.
Odpisy aktualizujące
Ponadto na mocy art. 23 ust. 1 pkt 21) ustawy o PIT kosztem uzyskania przychodów są też
odpisy aktualizujące wartość należności, określone w ustawie o rachunkowości, od tej części
należności, która była uprzednio zaliczona na podstawie art. 14 do przychodów należnych, a
ich nieściągalność została uprawdopodobniona na podstawie ust. 3.
Zgodnie z ww. ust. 3 art. 23 ustawy o PIT nieściągalność wierzytelności, w przypadku
określonym w ust. 1 pkt 21, uznaje się za uprawdopodobnioną, w szczególności (czyli jest to
wyliczenie przykładowe) gdy:
1) dłużnik został wykreślony z ewidencji działalności gospodarczej, postawiony w stan
likwidacji lub została ogłoszona jego upadłość obejmująca likwidację majątku albo
2) zostało wszczęte postępowanie upadłościowe z możliwością zawarcia układu w
rozumieniu przepisów prawa upadłościowego i naprawczego lub na wniosek dłużnika zostało
wszczęte postępowanie ugodowe w rozumieniu przepisów o restrukturyzacji finansowej
przedsiębiorstw i banków, albo
3) wierzytelność została zasądzona prawomocnym orzeczeniem sądu i skierowana na drogę
postępowania egzekucyjnego, albo
4) wierzytelność jest kwestionowana przez dłużnika, na drodze powództwa sądowego.
************
11
5. Czesne za studia przedsiębiorcy można zaliczyć do kosztów
Autor: Paweł Huczko
Przedsiębiorcy często mają wątpliwości, czy ponoszone przez nich wydatki na
dokształcanie (np. studia) mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Organy podatkowe w interpretacjach często uciekają od konkretnej odpowiedzi.
Chodzi tu najczęściej o wydatki na studia magisterskie, studia podyplomowe, kursy
specjalistyczne, czy szkolenia, podręczniki, jak również koszty dojazdu na zajęcia.
Odnośnie źródła przychodów, jakim jest pozarolnicza działalność gospodarcza należy
przyjąć, iż kosztami uzyskania przychodów są wszelkie racjonalne i gospodarczo uzasadnione
wydatki związane z prowadzoną działalnością gospodarczą, których celem jest osiągnięcie
przychodów, zabezpieczenie i zachowanie źródła przychodów.
Podatnicy podnoszą, że wydatki na czesne za studia nie są ujęte w katalogu zawartym w art.
23 ustawy o PIT, tj. katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów.
Oczywiście nie stanowi to jednak wystarczającej przesłanki do zaliczenia ich do kosztów
uzyskania przychodów. Dla uzyskania takiego statusu, konieczne jest również zaistnienie
związku przyczynowego między poniesionym wydatkiem, a celem jakim jest osiągnięcie
przychodu lub zachowanie albo zabezpieczenie źródła przychodów.
Z reguły organy podatkowe odpowiadają podatnikom, że wydatki takie można zaliczyć do
kosztów podatkowych jeżeli podatnik wykaże związek przyczynowy pomiędzy ponoszonymi
wydatkami, a osiąganymi przychodami.
Zdaniem fiskusa podatnik powinien udowodnić, że poniesienie tych wydatków ma lub może
mieć wpływ na:
- wysokość osiągniętych przychodów, bądź na
- zachowanie lub zabezpieczenie źródła przychodów jakim jest pozarolnicza działalność
gospodarcza.
Wykazanie takiego związku jest warunkiem koniecznym dla uznania każdego wydatku za
koszt uzyskania przychodu więc takie odpowiedzi fiskusa niewiele dają podatnikom.
Oczywiście wydatki trzeba też prawidłowo udokumentować.
Ponadto zdaniem organów podatkowych do stwierdzenia, czy poniesione opłaty za
studia mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów z tytułu prowadzonej
działalności gospodarczej istotnym jest ustalenie:
- czy taki wydatek związany jest ze zdobywaniem wiedzy i umiejętności, które są
potrzebne w prowadzonej działalności gospodarczej i mają związek z tą działalnością,
- czy też, wydatek ten służy tylko podnoszeniu ogólnego poziomu wiedzy i wykształcenia
nie związanego z działalnością gospodarczą, a więc który co do zasady ma charakter
osobisty i nie powinien być zaliczany do kosztów podatkowych.
12
Studia niezbędne dla rozpoczęcia działalności
Przykładowo Dyrektor Izby Skarbowej w Warszawie wydał 17 marca 2011 r. interpretację
podatkową (nr IPPB1/415-1130/10-4/KS), dla podatnika, który ponosił wydatki na studia
magisterskie niezbędne dla uzyskania certyfikatu księgowego Ministra Finansów
uprawniającego do usługowego prowadzenia ksiąg rachunkowych.
Podatnik ten najpierw ukończył w 2008 r. studia magisterskie o profilu rachunkowość,
następnie mając tytuł magistra uzyskał certyfikat księgowy i rozpoczął prowadzenie
działalności gospodarczej – otworzył biuro rachunkowe.
Czesne za te studia opłacał z kredytu bankowego, w związku z czym zadał pytanie
Dyrektorowi Izby Skarbowej w Warszawie, czy oprócz czesnego może zaliczyć do kosztów
swojej działalności gospodarczej również i koszty tego kredytu (odsetki i prowizję).
Niestety. Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie podatnik nie może zaliczyć tych
wydatków do kosztów uzyskania przychodów prowadzonej pozarolniczej działalności
gospodarczej, bowiem wiążą się one z podjęciem i zakończeniem studiów przed
rozpoczęciem działalności gospodarczej. Zdaniem organu podatkowego oznacza to, że nie
spełniają one przesłanek, o którym mowa w art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od
osób fizycznych.
Dotyczy to również odsetek od kredytu płaconych już po rozpoczęciu działalności.
Zdaniem fiskusa skoro wydatki dotyczą studiów, które zostały zakończone w długim okresie
czasu przed rozpoczęciem prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej, to brak jest
związku przyczynowo-skutkowego pomiędzy ich poniesieniem, a uzyskaniem przychodu z
działalności gospodarczej prowadzonej w późniejszym okresie.
Studia niezbędne dla rozszerzenia zakresu już wcześniej prowadzonej działalności
Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacja indywidualna z 18 lutego 2011 r. – nr
IBPBI/1/415-176/11/SK) rozpatrywał pytanie przedsiębiorcy, który prowadzi działalność
gospodarczą w zakresie doradztwa dotyczącą prowadzenia działalności gospodarczej i
zarządzania. W związku z planowanym rozwojem firmy zamierzał ów podatnik poszerzyć
prowadzoną działalność gospodarczą o wycenę nieruchomości.
Do realizacji tego zamiaru podatnik, zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o
gospodarce nieruchomościami, musi posiadać ukończone studia podyplomowe z zakresu
wyceny nieruchomości oraz zdobyć licencję zawodową zarządcy nieruchomości. W związku
z powyższym podatnik ten podjął naukę na studiach podyplomowych na kierunku
Szacowanie Nieruchomości i ponosi wydatki na czesne.
13
Obiektywnie rzecz ujmując poniesione przez podatnika wydatki związane z podjętymi
studiami podyplomowymi, przyczynić się powinny do rozszerzenia oferty świadczonych
usług, a konsekwencji do zwiększenia przychodów prowadzonej działalności gospodarczej.
Zdaniem Dyrektora Izby Skarbowej w Katowicach choć wydatki te trudno przypisać
konkretnym przychodom, to jako przydatne do prawidłowego wykonywania działalności
gospodarczej, mogą stanowić koszt uzyskania przychodów. Wnioskodawca słusznie uważa, iż
powyższe opłaty można zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, bowiem wydatek ten
rzeczywiście pozostaje z związku przyczynowym z przychodem lub źródłem przychodu i
ponoszony jest w celu osiągnięcia przychodu lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
przychodu.
Koszty dojazdu na zajęcia
Zdaniem DIS w Katowicach do kosztów podatkowych można zaliczyć również wydatki
związane z dojazdem na uczelnię.
Jeżeli podróż odbywana jest samochodem wprowadzonym do ewidencji środków trwałych, za
koszty uzyskania przychodów można uznać wszystkie wydatki dotyczące danego pojazdu,
poniesione w czasie podróży, np. zakup paliwa, opłaty za parking.
Gdy podatnik korzysta z własnego samochodu osobowego nie będącego środkiem trwałym,
wydatki związane z eksploatacją pojazdu stosownie do postanowień art. 23 ust. 1 pkt 46
ustawy o PIT, zalicza się do kosztów na podstawie ewidencji przebiegu pojazdu. Koszty
eksploatacji pojazdu w tym przypadku nie mogą przekroczyć kwoty wynikającej z
przemnożenia liczby kilometrów faktycznego przebiegu pojazdu oraz stawki za 1 km,
właściwej dla danego pojazdu.
Zgodnie z art. 23 ust. 5 ustawy o PIT, przebieg pojazdu powinien być, z wyłączeniem ryczałtu
pieniężnego, udokumentowany w ewidencji przebiegu pojazdu potwierdzonej przez podatnika
na koniec każdego miesiąca.
Do prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu obowiązana jest osoba używająca tego pojazdu.
W razie braku tej ewidencji wydatki ponoszone przez podatnika z tytułu używania
samochodów na potrzeby podatnika nie stanowią kosztu uzyskania przychodów.
W myśl art. 23 ust. 7 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, ewidencja
przebiegu pojazdu, o której mowa w ust. 5, powinna zawierać co najmniej następujące dane:
nazwisko, imię i adres zamieszkania osoby używającej pojazdu, numer rejestracyjny pojazdu i
pojemność silnika, kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd - dokąd), liczbę
faktycznie przejechanych kilometrów, stawkę za 1 km przebiegu, kwotę wynikającą z
przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów i stawki za 1 km przebiegu oraz
podpis podatnika (pracodawcy) i jego dane.
Oczywiście wydatki powyższe będą mogły stanowić koszty uzyskania przychodów
prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, pod warunkiem należytego ich
udokumentowania.
14
Wiedza z zarządzania przydatna w firmie
Ten sam Dyrektor Izby Skarbowej w Katowicach (interpretacja indywidualna z 25 lutego
2011 r. – nr IBPBI/1/415-1270/10/WRz) rozpatrywał pytanie przedsiębiorcy, który prowadzi
działalność gospodarczą, której przedmiotem jest m.in. sprzedaż hurtowa komputerów,
urządzeń peryferyjnych, oprogramowania oraz usługi związane z doradztwem w zakresie
informatyki, przetwarzanie danych, zarządzenie stronami internetowymi (hosting).
Przedsiębiorca ten podjął w 2009 r. studia licencjacie na Wydziale Zarządzania, o
specjalności "Zarządzanie firmą".
Zdaniem organu podatkowego wydatki ponoszone w związku z podjęciem nauki na ww.
kierunku studiów (czesne, zakup niezbędnej w toku studiów literatury), choć trudno je
przypisać konkretnym przychodom, to są przydatne do prawidłowego wykonywania
działalności gospodarczej. Dlatego też mogą stanowić koszty uzyskania przychodów
prowadzonej pozarolniczej działalności gospodarczej, pod warunkiem ich należytego
udokumentowania.
***************
15
6. Wydatki na przystąpienie do przetargu
Paweł Huczko
Podmioty starające się o zamówienia publiczne mogą zaliczyć do kosztów uzyskania
przychodów, w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i art. 22 ustawy o PIT, wydatki
poniesione w związku z przygotowaniem się i uczestnictwem w procedurach
przetargowych – i to niezależnie od wyniku tych przetargów.
Niektóre podmioty prowadzące działalność gospodarczą uczestniczą w przetargach o
udzielenie zamówienia publicznego, a w związku z tym ponoszą określone koszty
przygotowania i uczestnictwa w procedurze przetargowej.
Na koszty te składają się w szczególności:
- koszty opracowania ofert,
- koszty wydruku materiałów przedstawiających dorobek i ofertę danego oferenta,
- koszty poniesione na stworzenie katalogów i prezentacji multimedialnych,
- koszty obsługi prawnej w zakresie prawa zamówień publicznych etc.
W chwili ponoszenia tych kosztów podatnik nie jest w stanie określić, jaki będzie wynik
procedury przetargowej, oraz czy poniesione koszty pozwolą na wygranie przetargu, zawarcie
umowy z podmiotem ogłaszającym przetarg i rzeczywiste uzyskanie przez Spółkę przychodu.
Tym niemniej uczestnictwo w przetargach, a zatem również ponoszenie związanych z tym
kosztów, stanowi dla wielu podatników warunek pozyskania klienta, a co za tym idzie
uzyskania przychodu.
Fiskus zgadza się, że wydatki takie należą do pośrednich kosztów uzyskania przychodów
(por. przykładowo interpretacja Dyrektora Izby Skarbowej w Warszawie z 16 marca
2011 r. – nr IPPB5/423-122/11-4/RS) podobnie jak koszty promocji, reklamy i
marketingu.
Są to bowiem szeroko rozumiane działania podmiotu gospodarczego, mające na celu
kształtowanie popytu na dane towary, usługi lub markę, poprzez zachęcenie jak największej
liczby potencjalnych klientów do nabywania towarów i usług tego podmiotu gospodarczego.
Zdaniem organów podatkowych mogą być one realizowane za pomocą rozmaitych środków
wyrazu oraz przy użyciu zróżnicowanych środków przekazu, w tym poprzez prezentowanie
danego towaru lub usługi, jego cech jakościowych, użytkowych lub konsumpcyjnych, zalet
technicznych, estetycznych lub zdrowotnych, rozwiązań nowoczesnych czy modnych, a także
poprzez rozpowszechnianie logo firmy. Można wobec tego wyróżnić promocję, reklamę
towaru, usługi, a także promocję reklamę firmy (przedsiębiorstwa).
W przypadku kosztów reklamowych, marketingowych, czy związanych z uczestnictwem w
przetargach należy stwierdzić, iż nie jest możliwe ustalenie jaka część działań promocyjnych
będzie miała wpływ na osiągnięcie danego przychodu. Rozpowszechniane informacje
16
reklamowe zawierają zarówno reklamę firmy jak i rodzaju prowadzonej przez nią działalności
oraz wzorce wytwarzanych przez firmę produktów reklamowych.
Zasadniczo w myśl art. 15 ust. 1 ustawy o CIT i art. 22 ustawy o PIT kosztami uzyskania
przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo
zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1.
Zatem dla kwalifikacji prawnej danego wydatku istotne znaczenie ma cel, w jakim został
poniesiony. Wydatek zostanie uznany za koszt uzyskania przychodów, jeżeli pomiędzy jego
poniesieniem a powstaniem, zwiększeniem bądź też możliwością powstania przychodu
istnieje związek przyczynowy.
W oparciu o kryterium stopnia tego powiązania ustawodawca wyróżnia koszty podatkowe
bezpośrednio związane z przychodami i inne niż bezpośrednio z nimi związane, których nie
można wprost przypisać do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako
zmierzające do ich osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).
A zatem, warunkiem uznania wydatku poniesionego przez podatnika za koszt uzyskania
przychodów, jest łączne spełnienie następujących przesłanek:
- wydatek został poniesiony przez podatnika,
- jest definitywny, a więc bezzwrotny,
- pozostaje w związku z prowadzoną przez podatnika działalnością gospodarczą,
- poniesiony został w celu uzyskania przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła
przychodów,
- został właściwie udokumentowany,
- nie jest kosztem wymienionym w art. 16 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób
prawnych.
Dla ustalenia momentu zaliczenia wydatków w ciężar kosztów uzyskania przychodów,
podatnik powinien rozpoznać rodzaj powiązania kosztów z przychodami. W oparciu o
kryterium stopnia tego powiązania koszty podatkowe można podzielić na:
- bezpośrednio związane z przychodami, których poniesienie przekłada się wprost na
uzyskanie konkretnych przychodów (możliwe jest ustalenie, w jakim okresie i w jakiej
wysokości powstał związany z nimi przychód),
- inne niż bezpośrednio związane z przychodami, których nie można w taki sposób przypisać
do określonych przychodów, ale są racjonalnie uzasadnione jako prowadzące do ich
osiągnięcia (tzw. koszty pośrednie).
Kosztami uzyskania przychodów bezpośrednio związanymi z przychodami są takie wydatki,
których poniesienie przekłada się wprost (w sposób bezpośredni) na uzyskanie konkretnych
przychodów. Klasycznym przykładem bezpośredniego związku kosztów z przychodami jest
relacja, w jakiej pozostają wydatki na nabycie lub wytworzenie jednostki towaru i przychód
ze zbycia tej jednostki towaru.
Pośrednie koszty uzyskania przychodów to takie wydatki, które nie pozostają w uchwytnym
związku z konkretnymi przysporzeniami podatnika – brak jest możliwości ustalenia, w jakim
okresie i w jakiej wysokości powstał związany z nimi przychód. Do tego rodzaju kosztów
zalicza się m.in. koszty ogólnego zarządu, koszty administracyjne, wydatki na utrzymanie
17
obiektów, obsługę prawną, ubezpieczenia, świadczenia na rzecz pracowników, koszty
promocji i reklamy.
****************
7. Kiedy można ująć w kosztach zakup kalendarzy?
Źródło: Krajowa Informacja Podatkowa
Proszę o wyjaśnienie do kosztów którego roku można zaliczyć wydatek poniesiony w
2010 r. dotyczący zakupu kalendarzy na 2011 r. Chodzi mi zarówno o podatnika
prowadzącego pełną księgowość jak i podatnika prowadzącego podatkową księgę
przychodów i rozchodów.
Odpowiedź KIP:
W przypadku u podatnika prowadzącego księgi rachunkowe wydatki na nabycie kalendarzy w
firmie na 2011 r. poniesione w 2010 r. (ujęte w księgach rachunkowych 2010 r.) mogą
stanowić zakup roku 2010.
Jednak tych wydatków nie należy uznawać za koszty pośrednie dotyczące okresu (w tym
przypadku 2011 r.) i w związku z tym nie ma konieczności rozliczania ich w czasie - czyli
przypisania do 2011 r..
Kalendarz może spełniać swoją funkcję nie tylko w 2011 r., ale i w 2010 r., jak i także po
2011 r.
Jeśli jednak podatnik ujmie w księgach 2010 r. wydatki na zakup kalendarzy na koncie
"Rozliczeń międzyokresowych kosztów - czynnych”, a w kosztach dopiero w 2011 r.
i będzie to zgodne z jego polityką rachunkowości - to wydatki na zakup kalendarzy na 2011 r.
podatnik może zaliczyć do zakupów roku 2011.
Natomiast u podatnika prowadzącego podatkową księgę przychodów i rozchodów (pkpir)
wydatki na nabycie kalendarzy na 2011 r. powinny być zaliczone do zakupu w dacie
wystawienia faktury zarówno w przypadku metody uproszczonej jak i memoriałowej.
************
8. Zakup zestawu komputerowego w kosztach firmy
Autor: Paweł Huczko
Rozpocząłem niedawno prowadzenie działalności gospodarczej. Na jej uruchomienie
otrzymałem środki z Powiatowego Urzędu Pracy. W ramach tej działalności zamierzam
18
kupić zestaw komputerowy o wartości: netto 3250 zł (brutto 3965 zł). Ponieważ jestem
czynnym podatnikiem VAT i zestaw ten będzie służył sprzedaży opodatkowanej odliczę VAT naliczony. W wyniku tego wartość początkowa tego zestawu
komputerowego będzie wynosić 3250 zł. Podatek dochodowy od osób fizycznych
opłacam wg zasad ogólnych i prowadzę podatkową księgę przychodów i rozchodów. Czy
mogę zaliczyć taki zestaw komputerowy do wyposażenia i jednorazowo wrzucić w
koszty?
TAK
W przypadku, gdy jednostkowa wartość składnika majątku wykorzystywanego w
prowadzonej działalności gospodarczej powyżej 1 roku, jest wyższa niż 3.500zł, ma Pan
obowiązek wprowadzić go do ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
prawnych i może dokonywać odpisów amortyzacyjnych od jego wartości początkowej.
Natomiast w przypadku, gdy wartość jednostkowa składnika majątku nie przekracza kwoty
3.500 zł, może Pan wybrać jedną z następujących możliwości:
- zaliczyć ww. składniki do środków trwałych i dokonywać odpisów amortyzacyjnych na
zasadach ogólnych albo zamortyzować jednorazowo w miesiącu oddania do używania lub w
miesiącu następnym (art. 22f ust. 3 ustawy o PIT),
- nie zaliczyć ww. składników do środków trwałych (lecz potraktować je jako wyposażenie),
a wydatki poniesione na ich nabycie zaliczyć bezpośrednio do kosztów uzyskania
przychodów w miesiącu oddania ich do używania (art. 22d ust. 1 ustawy o PIT).
Jeżeli faktycznie VAT, wynikający z dokumentu potwierdzającego nabycie zestawu
komputerowego:
- stanowić będzie dla Pana podatek naliczony, albo
- przysługiwać będzie Panu prawo do obniżenia kwoty należnego podatku o podatek
naliczony, bądź też zwrot różnicy podatku w rozumieniu ustawy o podatku od towarów i
usług,
i przez to wartość zakupionego składnika majątku nie będzie przekraczać kwoty 3.500 zł - to
zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy o PIT, nie będzie Pan miał obowiązku ujmować tego zestawu
w ewidencji środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
Jednakże ze względu na fakt, iż wartość tego zestawu przekracza 1.500,00 zł, zgodnie z § 4
ust. 2 oraz 3 rozporządzenia w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i
rozchodów jako wyposażenie winien on zostać ujęty w ewidencji wyposażenia.
W myśl art. 22a ustawy o PIT, amortyzacji podlegają co do zasady stanowiące własność lub
współwłasność podatnika, nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, kompletne i zdatne
do użytku w dniu przyjęcia do używania:
1. budowle, budynki oraz lokale będące odrębną własnością,
2. maszyny, urządzenia i środki transportu,
3. inne przedmioty
- o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok, wykorzystywane przez podatnika na
potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo oddane do
używania na podstawie umowy najmu, dzierżawy lub umowy określonej w art. 23a pkt 1,
zwane środkami trwałymi.
19
Zgodnie z art. 22d ust. 1 ustawy o PIT, podatnicy mogą nie dokonywać odpisów
amortyzacyjnych od składników majątku, o których mowa w art. 22a i 22b, których wartość
początkowa, określona zgodnie z art. 22g, nie przekracza 3.500 zł; wydatki poniesione na ich
nabycie stanowią wówczas koszty uzyskania przychodów w miesiącu oddania ich do
używania.
Zgodnie z definicją zawartą w § 3 pkt 7 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 26 sierpnia
2003r. w sprawie prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów (Dz. U. z 2003r.
Nr 152 poz. 1475 ze zm.), przez wyposażenie rozumie się rzeczowe składniki majątku,
związane z wykonywaną działalnością, niezaliczone, zgodnie z przepisami ustawy o PIT, do
środków trwałych.
Przy kwalifikacji podatkowej pod uwagę bierze się wartość jednostkową pojedynczej sztuki
kompletnego i zdatnego do używania nabytego składnika majątku.
Zgodnie z § 4 ust. 1 pkt 2 ww. rozporządzenia, osoby fizyczne, spółki cywilne osób
fizycznych, spółki jawne osób fizycznych oraz spółki partnerskie, o których mowa w § 2 ust.
1, obowiązane do prowadzenia księgi, zwane dalej "podatnikami", prowadzą ewidencję
wyposażenia.
Zgodnie z § 4 ust. 2 ww. rozporządzenia, ewidencją wyposażenia obejmuje się wyposażenie,
którego wartość początkowa, w rozumieniu odrębnych przepisów, przekracza 1.500 zł.
Ewidencja wyposażenia powinna zawierać co najmniej następujące dane:
- numer kolejny wpisu,
- datę nabycia,
- numer faktury lub rachunku,
- nazwę wyposażenia,
- cenę zakupu wyposażenia lub koszt wytworzenia,
- numer pozycji, pod którą wpisano w księdze koszt związany z nabyciem wyposażenia,
- datę likwidacji (w tym również datę sprzedaży lub darowizny) oraz przyczynę likwidacji
wyposażenia (§ 4 ust. 3 ww. rozporządzenia).
Za cenę zakupu uważa się zgodnie z § 3 pkt 2 ww. rozporządzenia cenę, jaką nabywca płaci
za zakupione składniki majątku, pomniejszoną o VAT, podlegający odliczeniu zgodnie z
odrębnymi przepisami - a przy imporcie powiększoną o należne cło, podatek akcyzowy oraz
opłaty celne dodatkowe, obniżoną o rabaty opusty, inne podobne obniżenia. W przypadku zaś
otrzymania składnika majątku w drodze darowizny lub spadku - wartość odpowiadającą cenie
zakupu takiego samego lub podobnego składnika.
20