Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 651/2012 Prezydenta Miasta

Załącznik Nr 1 do Zarządzenia Nr 651/2012 Prezydenta Miasta

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 651/2012
Prezydenta Miasta Sopotu
z dnia 21 czerwca 2012 r.
I.
ZASADY OGÓLNE
1. Celem prowadzenia rachunkowości jest wierne i rzetelne przedstawienie sytuacji
majątkowej i finansowej projektu międzynarodowego pn. „Ochrona wód przybrzeŜnych
Bałtyku – NEFA BALT II” realizowanego w partnerstwie z Gminą Tolkmicko oraz
miastem Mamonovo z Obwodu Kaliningradzkiego.
2. Dla potrzeb realizowanego projektu zostały otwarte dwa odrębne rachunki bankowe:
- rachunek w EURO nr 71 1160 2202 0000 0002 1854 1981
- rachunek w PLN nr 69 1160 2202 0000 0002 1854 6770
3. Beneficjentem środków finansowych z Unii Europejskiej w zakresie realizacji
projektu pn. „Ochrona wód przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II” jest Gmina Miasta
Sopotu. Realizatorem Projektu ze strony Gminy Miasta Sopotu są dwie jednostki
budŜetowe - Zarząd Dróg i Zieleni w Sopocie oraz Urząd Miasta Sopotu. Księgi
rachunkowe projektu prowadzone są w jednostce budŜetowej w siedzibie Urzędu Miasta
Sopotu. Księgi rachunkowe prowadzone są komputerowo w systemie Radix. Analityka do
poszczególnych kont prowadzona jest komputerowo. KaŜdy uŜytkownik programu
komputerowego posiada indywidualne hasła zabezpieczające dostęp do wprowadzania
danych.
W planie finansowym jednostki budŜetowej (Urzędzie Miasta Sopotu) wydatki na
realizację Projektu ujęte są w dziale 900 Gospodarka komunalna i ochrona środowiska
rozdziale 90001 Gospodarka ściekowa i ochrona wód.
4. Wydatki realizowane są z rachunku bankowego Urzędu Miasta Sopotu o numerze
69 1160 2202 0000 0002 1854 6770. Środki dla uczestników Projektu – miasta
Mamonovo z Obwodu Kaliningradzkiego i Gminy Tolkmicko przekazywane są
bezpośrednio z rachunku walutowego nr 71 1160 2202 0000 0002 1854 1981.
5. Operacje gospodarcze w zakresie dochodów budŜetowych z tytułu wpływu kaŜdej
kolejnej zaliczki przyznanego grantu ujmowane są w księgach BudŜetu Gminy (Organu).
Wpływ dokonywany jest na wydzielony dla Projektu rachunek walutowy i następnie
przekazywane na rachunek bankowy Gminy Miasta Sopotu (Organu). Środki z tego
rachunku są przekazywane w całości na wyodrębniony dla Projektu rachunek złotowy, z
którego pokrywane będą płatności.
6. Wydatki ujmuje się w rozbiciu na środki unijne i środki własne z odpowiednią czwartą
cyfrą klasyfikacji budŜetowej.
7. Rachunkowość budŜetu (Organu) obejmuje operacje kasowe tj. przepływy środków,
a rachunkowość w jednostce budŜetowej (Urzędzie Miasta Sopotu) – koszty, rozrachunki
między kontrahentami, Urzędem i budŜetem.
II. KLASYFIKACJA BUDśETOWA
Ewidencja księgowa projektu prowadzona jest w sposób umoŜliwiający identyfikację
zadania, zgodnie z klasyfikacją budŜetową określoną w rozporządzeniu Ministra
Finansów w sprawie szczegółowej klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów
i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych. W paragrafach
klasyfikacji budŜetowej dla przedmiotowego Projektu stosuje się czwartą cyfrę „0”, „7”
i „9”.
III. OBIEG, OPIS I KONTROLA DOKUMENTÓW KSIĘGOWYCH
1. Realizacja wydatków następuje zgodnie z Projektem, podpisaną umową
i harmonogramem, na podstawie prawidłowo wystawionych, opisanych i zatwierdzonych
dokumentów księgowych.
2. Płatności dokonywane są w formie bezgotówkowej za pomocą elektronicznego systemu
Home banking, na podstawie dokumentów księgowych stwierdzających konieczność
dokonania ww. przelewu. Potwierdzeniem dokonania przelewu/zapłaty jest wtórnik
zlecenia albo wyciąg bankowy.
3. Na dowodach księgowych (fakturach) powinny się znaleźć następujące elementy opisu:
Protection of the Baltic coastal water – NEFA
BALT II
Lithuania-Poland-Russia Cross-Border Co-operation Programme 2007-2013 is co-financed with funds from the
European Union
1. Tytuł projektu: "Ochrona przybrzeŜnych wód Morza Bałtyckiego - NEFA BALT II"
2. Numer umowy o dofinansowanie: ILPR.01.01.01-22-012/10 z dnia
21/06/2012
3. Faktura VAT nr …………………………………………………... z dnia ………………………
3. Linia budŜetowa : Nr
Kwota wydatku brutto:
0,00 PLN
w tym VAT:
0,00 PLN
W tym wydatki kwalifikowalne w
kwocie:
0,00 PLN
W tym wydatki niekwalifikowalne
w kwocie:
0,00 PLN
4. Numer umowy z Wykonawcą / numer i data zlecenia
5. Opis
wydatku:
Plan finansowy
PLN
Dział
Rozdział
900
90001
Paragraf
0,00 PLN
0,00 PLN
0,00 PLN
0,00 PLN
Obszar
Kategoria
Podkategoria
Kwota zobowiązania brutto z
umowy
w przypadku płatności częściowych kwota zobowiązania zrealizowana do daty niniejszej faktury
Data wniosku o
zaangaŜowanie
numer wniosku o zaangaŜowanie wydatków
………………………………………..
data,podpis i pieczątka pracownika właściwego rzeczowo
……………………………………
sprawdzono pod względem merytorycznym, legalności, gospodarności i celowości
….
kierownik komórki organizacyjnej ( data, podpis i
pieczątka)
sprawdzono pod względem formalno-rachunkowym
……………………………………
……..
data,podpis i pieczątka pracownika
księgowości
zatwierdzam do
wypłaty
…………………………………….
data,podpis i pieczątka Skarbnika Miasta Sopotu
…………………………………
………..
data,podpis i pieczątka Prezydenta
Miasta Sopotu
średni kurs EURO w okresie sprawozdawczym………… Łączna wartość w Euro………. ; 90% -….Euro,
10%.....EURO
róŜnice kursowe
……..
6. Wydatek poniesiony zgodnie z ustawa PZP (Dz.U. z 2010 r. nr 113 poz. 759 z późn.zmianami) na
podstawie art... ust….
4. Dowody księgowe dotyczące zatwierdzenia i akceptacji Projektu ze środków unijnych
podpisane są przez Prezydenta Miasta Sopotu lub osobę przez niego upowaŜnioną
oraz Skarbnika Miasta Sopotu lub osobę przez niego upowaŜnioną. Pod względem
merytorycznym faktury podpisuje: w przypadku faktur inwestycyjnych pracownik
Zarządu Dróg i Zieleni, w pozostałych przypadkach pracownik Biura Prezydenta,
którzy poświadczają faktyczne i prawidłowe poniesienie wydatków oraz ich
kwalifikowalność, sprawdzają czy dane zawarte na dowodach księgowych są zgodne z
zawartą umową o dofinansowanie projektu, umową z wykonawcą zadania,
harmonogramem rzeczowo-finansowym oraz pod względem zgodności z ustawą
Prawo zamówień publicznych. Wydatki te zatwierdza Koordynator Projektu. Pod
względem formalno-rachunkowym dowody księgowe podpisywane są przez
pracowników Wydziału Finansowego.
5. Koordynator Projektu przygotowuje wnioski o płatność z częścią sprawozdawczą z
przebiegu realizacji projektu w sposób poprawny, terminowo i rzetelnie oraz przesyła
je do Organu Zarządzającego.
IV. EWIDENCJA KSIĘGOWA DOKUMENTÓW I OPERACJI FINANSOWYCH
1. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków Unii
Europejskiej korzysta się z kont syntetycznych:
133 – rachunek budŜetu
133/xxx/xxxx/xxxx/xx - rachunek bankowy Gminy Miasta Sopotu (Organ) – dochody
Projektu pn. „Ochrona wód przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II”,
140 – środki pienięŜne w drodze
222 – rozliczenie dochodów budŜetowych dotyczących Projektu pn. „Ochrona wód
przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II”
223 – rozliczenie wydatków budŜetowych dotyczących Projektu pn. „Ochrona wód
przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II”
240 – pozostałe rozrachunki
901/xxx/xxxx/xxxx/xx - dochody budŜetu (dotacja na realizację Projektu pn. „Ochrona
wód przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II”, )
902/xxx/xxxx/xxxx/xx - wydatki budŜetu na realizację Projektu pn. „Ochrona wód
przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II”
960 – Skumulowane wyniki budŜetu
961/xxx/xxxx/xxxx/xx - wynik wykonania Projektu dotyczących Projektu pn. „Ochrona
wód przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II”
962 - wynik na pozostałych operacjach
Ewidencja księgowa:
Ogólną zasadą systemu płatności dla działań finansowanych ze środków Unii
Europejskiej jest przekazywanie Beneficjentowi środków finansowych zgodnie z umową
o dofinansowanie projektu. Otrzymane środki europejskie ewidencjonowane są na
wydzielonym dla Projektu rachunku prowadzonym w euro nr 71 1160 2202 0000 0002
1854 1981 i następnie przekazane na rachunek Gminy Miasta Sopotu – Organu i
księgowane na koncie 133/xxx/xxxx/xxxx/xx - rachunek bankowy Gminy Miasta Sopotu
(Organ) – dochody Projektu pn. „Ochrona wód przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II”
w korespondencji z kontem 901 „Dochody budŜetu”. Otrzymane przez Gminę Miasta
Sopotu środki ujmuje się w rozdziale 90001 „Gospodarka ściekowa i ochrona wód” z
odpowiednią klasyfikacją paragrafów dochodowych.
Lp. Treść
1.
WN
Wpływ dotacji z rachunku utworzonego dla 133/
Projektu w euro na rachunek bankowy Gminy (klasyfikacja
Miasta Sopotu (Organ) – dochody Projektu budŜetowa)
pn. „Ochrona wód przybrzeŜnych Bałtyku –
NEFA BALT II”,
Ma
901/
(klasyfikacja
budŜetowa)
2.
Wpływ odsetek z rachunku Projektu na 133/(klasyfikacja 901/
rachunek budŜetu. Wysokość naliczonych budŜetowa
(klasyfikacja
odsetek zwiększa kwotę środków Projektu.
budŜetowa)
3.
Przekazanie środków na wydatki z rachunku 223/
(dla Projektu)
Organu na rachunek Projektu
133/
(dla Projektu)
4.
Księgowanie zrealizowanych wydatków w 902/
ramach Projektu – na podstawie sprawozdania (klasyfikacja
budŜetowa)
Rb-28S
223
(dla Projektu)
5.
Księgowanie
zrealizowanych
dochodów 222/
(gminy) w ramach Projektu – na podstawie (dla Projektu)
sprawozdania Rb- 27S
901/
(klasyfikacja
budŜetowa)
6.
Przeksięgowanie rocznych wydatków i
dochodów:
a) wydatki zrealizowane w ramach 961/(klasyfikacja 902/(klasyfikacja
budŜetowa)
budŜetowa)
Projektu
901/(klasyfikacja 961/(klasyfikacja
b) dochody pochodzące z dotacji
budŜetowa)
budŜetowa)
c) przeksięgowanie w roku następnym 961/(klasyfikacja 960
budŜetowa)
pod datą zatwierdzenia bilansu
7.
Wpływ zrealizowanych dochodów (gminy) w 133/(klasyfikacja 222/
ramach Projektu
budŜetowa)
(dla Projektu)
2. Do prowadzenia ewidencji zadań realizowanych z wykorzystaniem środków
europejskich w Urzędzie Miasta Sopotu, tj. jednostce budŜetowej korzysta się z
bilansowych kont syntetycznych:
011 – Środki trwałe – środki trwałe przyjęte po zakończeniu robót inwestycyjnych
wycenia się po koszcie wytworzenia (zdefiniowanym w art. 28 ust. 3 ustawy o
rachunkowości), to jest w wartości wszystkich poniesionych na dany obiekt kosztów –
zarówno bezpośrednich, jak i pośrednich, poniesionych od momentu podjęcia inwestycji
aŜ do przyjęcia środka trwałego w stanie kompletnym;
080 – Środki trwałe w budowie (Inwestycje) – analitycznie dla Projektu „Ochrona wód
przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II” 080/xx
101 – Kasa;
130 - Rachunek bieŜący jednostki – analitycznie dla Projektu „Ochrona wód
przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II” 130/xxx/xxxxx/xxxx/xx
141 – Środki pienięŜne w drodze dla Projektu „Ochrona wód przybrzeŜnych Bałtyku –
NEFA BALT II”
201 – Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami
222 – Rozliczenie dochodów budŜetowych dla Projektu „Ochrona wód przybrzeŜnych
Bałtyku – NEFA BALT II”
223 – Rozliczenie wydatków budŜetowych dla Projektu „Ochrona wód przybrzeŜnych
Bałtyku – NEFA BALT II”
225 – Rozrachunki z budŜetami;
234 – Pozostałe rozrachunki z pracownikami dla Projektu „Ochrona wód przybrzeŜnych
Bałtyku – NEFA BALT II”
240 – Pozostałe rozrachunki dla Projektu „Ochrona wód przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA
BALT II”
Zespół 4 – koszty według rodzajów i ich rozliczenie – analitycznie dla Projektu „Ochrona
wód przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II” 4/xxx/xxxxx/xxxx/xx
750 – Przychody finansowe dla Projektu „Ochrona wód przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA
BALT II”;
751 – Koszty finansowe dla Projektu „Ochrona wód przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA
BALT II”;
800 – Fundusz jednostki;
810 – Dotacje budŜetowe, płatności z budŜetu środków europejskich oraz środki z budŜetu
na inwestycje dla Projektu „Ochrona wód przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II”
860 – Wynik finansowy
oraz kont pozabilansowych:
980 – Plan finansowy wydatków budŜetowych;
998 – ZaangaŜowanie wydatków budŜetowych roku bieŜącego
Przykładowa ewidencja księgowa:
Lp. Treść
Wn
1.
Faktura wykonawcy inwestycji
080/dla
Koszty Projektu wyodrębnia się w ewidencji Projektu
analitycznej do konta 080 poprzez wydzielenie
kartoteki z nazwa zadania
2.
Wydatki objęte planem finansowym Urzędu Miasta
Sopotu zrealizowane z rachunku bankowego w 201
postaci przelewu z tytułu spłaty zobowiązań
- po wprowadzeniu klasyfikacji budŜetowej
wyodrębnia się nr zadania.
Ma
201
130/ dla Projektu
Równolegle
do
wydatków
majątkowych 810/
zaksięgowanie środków na inwestycje
dla Projektu
3.
4.
5.
Przeksięgowanie na koniec roku środków na 800
inwestycje
800
810/dla Projektu
Przeksięgowanie na koniec roku zrealizowanych 130/dla
800
wydatków na realizację Projektu objętych planem Projektu
finansowym
Faktura wykonawcy za towary i usługi
Zespół
201
4/(klasyfikacja
budŜetowa)
Zapłata za fakturę za towary i usługi
201
130/dla Projektu
6.
7.
Przeksięgowanie
zakończonego
zadania
inwestycyjnego na środek trwały na podstawie 011
wystawionego dowodu OT
080/ dla Projektu
8.
Przeksięgowanie w następnym roku pod datą 860
przyjęcia bilansu dodatniego wyniku za rok
poprzedni
800
9.
Przeksięgowanie w następnym roku pod datą 800
przyjęcia bilansu ujemnego wyniku za rok
poprzedni
860
10.
Ujęcie w ewidencji księgowej powstałych róŜnic
kursowych:
750/dla
- dodatnich
Projektu
- ujemnych
130/dla
Projektu
130/dla Projektu
751/dla Projektu
V. SPRAWOZDAWCZOŚĆ I ROZLICZENIA W TRAKCIE POSZCZEGÓLNYCH
ETAPÓW DZIAŁANIA – OKREŚLENIA OSÓB ODPOWIEDZIALNYCH
1. Beneficjent jest odpowiedzialny za poprawność wydatkowania całości środków
przeznaczonych na niniejszy Projekt.
2. Umowa z wykonawcą jest zawierana zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym
z przepisami prawa zamówień publicznych.
3. Projekt realizowany w ramach Programu Współpracy Transgranicznej Litwa-Polska- Rosja
w latach 2007-2013 ze środków Europejskiego Instrumentu Sąsiedztwa i Partnerstwa (EISP)
oraz wkładu finansowego Federacji Rosyjskiej, jest wdraŜany zgodnie z zawartą Umową
Grantową ILPR.01.01.01-22-012/10.
4. Wydatki poniesione w ramach realizacji Projektu są dokładne i prawdziwe a wyniki zostały
uzyskane z systemu komputerowego.
5. Wydatki zostały faktycznie poniesione, a dokumentacja pomocnicza (faktury i dokumenty
o podobnej wartości dowodowej) jest dostępna.
6. Płatność na rzecz wykonawcy została dokonana w sposób prawidłowy.
7. Prowadzona jest sprawozdawczość i rozliczenia za poszczególne etapy działania.
Wykaz osób uprawnionych do podpisywania pod względem merytorycznym, formalnorachunkowym, zgodności z procedurami Prawa zamówień publicznych, zatwierdzania do
wypłaty dokumentów księgowych związanych z realizacją niniejszego Projektu:
Lp. Wyszczególnienie
uprawnienie
1.
2.
3.
4.
5.
- Imię i nazwisko
Stanowisko
Podpisywanie dokumentów przez Dagmara Kania-Płochacka Z-ca Kierownika Działu Kan. Deszczowej w ZDiZ
pracownika właściwego rzeczowo,
Specjalista ds. Inwestycji Działu Kan. Deszczowej
który
potwierdza
dokonanie
w ZDiZ
operacji gospodarczo-finansowej Aneta Tarczyńska
zgodnie z zawartą umową
Główny Specjalista
Patrycja Tuchanowska
Podinspektor
Małgorzata Baranowska
Podpisywanie dokumentów pod
względem
merytorycznym,
legalności,
gospodarności
i
celowości operacji gospodarczej,
sprawdzono
zgodność
z
procedurami wynikającymi z
ustawy
Prawo
zamówień
publicznych
lub
sprawdzono
zgodność z zastosowaniem zasady
konkurencyjności
Podpisywanie dokumentów pod
względem
formalnorachunkowym
Zatwierdzenie
wypłaty
dokumentów
Przygotowanie
wniosków
płatność (raport finansowy
raport rzeczowy)
Kazimierz
Wojtkiewicz Kierownik Działu Kan.deszczowej w ZDiZ
lub osoba upowaŜniona
przez niego,
Kierownik Referatu
Małgorzata Kowalewska
Naczelnik Biura Prezydenta Miasta
Magdalena Jachim lub
osoba upowaŜniona przez
nią
Izabela Szczepaniak
Główny specjalista Fn
Justyna Kisielewska
Główny specjalista Fn
do Jacek Karnowski
Prezydent Miasta
Wojciech Zemła
Sekretarz Miasta
Bartosz Piotrusiewicz
Wice-Prezydent Miasta
Joanna Cichocka-Gula
Wice-Prezydent Miasta
Mirosław Goślicki
Skarbnik Miasta
ElŜbieta Iglińska
o Małgorzata Kowalewska
+
Marzena Mikołajczyk
Małgorzata Baranowska
Naczelnik Wydziału Finansowego
Kierownik Referatu
Koordynator Projektu
Inspektor
Podinspektor
Wszystkie dokumenty księgowe winny być zaakceptowane przez Koordynatora Projektu –
Małgorzatę Kowalewską.
VI. PRZECHOWYWANIE I ARCHIWIZACJA DOKUMENTACJI PROJEKTU
1.Wydział Finansowy prowadzi księgi rachunkowe projektu pn. „Ochrona
przybrzeŜnych Bałtyku – NEFA BALT II” oraz przechowuje dokumenty księgowe.
wód
2. Wszystkie oryginalne dowody źródłowe, w tym dowody księgowe dotyczące realizacji
niniejszego projektu są przechowywane w oddzielnych teczkach lub segregatorach
w siedzibie Urzędu Miasta Sopotu.
3. Dowody księgowe ewidencjonowane w księgach rachunkowych Urzędu Miasta Sopotu
i dokumentujące wydatki poniesione przez Gminę Miasta Sopotu tj. faktury, rachunki i inne
dokumenty potwierdzające wydatki kwalifikowane oraz wydruki komputerowe dotyczące
realizowanego Projektu przechowywane są w Wydziale Finansowym.
4. Dokumentacja projektowa, dokumentacja dotycząca udzielenia zamówień publicznych oraz
dokumenty związane z realizacją inwestycji przechowywana jest w Dziale Kanalizacji
Deszczowej i Melioracji w ZDiZ w Sopocie.
5. Po zakończeniu realizacji Projektu przez Gminę Miasta Sopotu i rozliczeniu finansowym
przez Organ Zarządzający dowody księgowe Projektu oraz wszelką dokumentację związaną z
projektem, jego rozliczeniem i sprawozdawczością zostaną przekazane do archiwum
zakładowego znajdującego się w siedzibie Urzędu Miasta Sopotu.
6. Dokumentacja dotycząca realizacji projektu przez Gminę Miasta Sopotu przechowywana
będzie w archiwum zakładowym zgodnie z umową grantową Projektu do dnia 31 grudnia
2021 roku.