e-fakturowanie - Tungsten Network

E-FAKTUROWANIE
Wymagane działanie: Rejestracja w
OB10
Kwiecień 2013
Szanowni Państwo!
Firma Unilever podjęła strategiczną decyzję, polegającą na zachęcaniu wszystkich dostawców
do rozpoczęcia korzystania z fakturowania elektronicznego. Każdego miesiąca za
pośrednictwem sieci OB10 setki dostawców przesyłają do firmy Unilever Europe tysiące faktur
elektronicznych, co stanowi dowód na to, że w ten sposób zarówno dostawcy, jak i firma Unilever
odnoszą korzyści w postaci przyspieszenia procesu przetwarzania faktur, a także zwiększenia
jego skuteczności.
Do chwili obecnej firma Unilever otrzymała za pośrednictwem sieci OB10 ponad milion faktur, co
przełożyło się na zapewnienie naszym dostawcom ogromnych, wymienionych poniżej korzyści:
• Usprawnienie procesu dokonywania terminowych płatności na rzecz Państwa, jako dostawcy
firmy Unilever.
• Brak problemów z zagubionymi fakturami oraz konieczności ich ponownej wysyłki.
• Wyeliminowanie opóźnień związanych z przesyłkami pocztowymi.
• Zmniejszenie liczby błędów i usprawnienie procesu automatycznego dopasowywania faktur,
dzięki ich lepszej jakości.
• Szybsza komunikacja przez OB10/IBM w przypadku problemów z fakturami.
• Ograniczenie procesu ręcznego obsługiwania faktur zwiększające wydajność.
• Możliwość sprawdzania statusu faktur w Unilever Payment System na portalu OB10.
Polecamy skorzystanie z e-fakturowania i usprawnienie w ten sposób naszej współpracy. W
załącznikach do niniejszego listu przedstawione są dostępne opcje umożliwiające wysyłanie
faktur elektronicznych do firmy Unilever za pośrednictwem sieci OB10.
Chcielibyśmy przypomnieć Państwu zasadę, jaką się kierujemy w swojej pracy: brak zamówienia
zakupu - brak płatności. Zanim dostarczą Państwo firmie Unilever towary lub usługi, prosimy
upewnić się, że wystawione zostało odpowiednie zamówienie zakupu. Jego numer należy
następnie wyszczególnić na fakturze. Ułatwia to także proces dokonywania płatności.
Harmonogram realizacji kolejnych etapów:
Następne pięć dni
31 Maja 2013
30 Czerwiec 2013
OB10 skontaktuje się z Państwem, aby wytłumaczyć, na czym polega
proces fakturowania elektronicznego oraz przedstawić dostępne opcje,
a tym samym umożliwić Państwu podjęcie przemyślanej decyzji.
Jeżeli wybiorą Państwo Formularz Internetowy, będą mogli Państwo
natychmiast dokonać rejestracji i rozpocząć wysyłanie faktur
elektronicznych.
Przekazanie OB10 informacji na temat opcji fakturowania
elektronicznego, z której zdecydują się Państwo korzystać.
Jeżeli wybiorą Państwo Rozwiązanie Zintegrowane, OB10 skontaktuje
się z Państwem w celu przeprowadzenia integracji z Państwa
systemem.
Rozpoczęcie wysyłania faktur elektronicznych do firmy Unilever.
Dodatkowe informacje są dostępne na stronie www.ob10.com/unilever_info.
Jeżeli chcą Państwo skontaktować się z firmą Unilever w sprawie wspomnianej zmiany zasad
naszej współpracy lub gdy sprostanie powyższemu harmonogramowi może być dla Państwa
kłopotliwe, prosimy skontaktować się z Kierownikiem ds. Zaopatrzenia z firmy Unilever.
Z poważaniem
Alan Cane
Dyrektor Operacyjny ds. Procesów Purchase-to-Pay
Często zadawane pytania
Czego firma Unilever oczekuje od dostawcy, jeżeli chodzi o e-fakturowanie?
Fakturowanie elektroniczne to preferowany i propagowany przez firmę Unilever sposób,
dzięki któremu dostawcy mogą zainicjować proces płatności. Oczekujemy i zalecamy,
aby wszyscy dostawcy zaczęli korzystać z e-fakturowania w celu usprawnienia i
zoptymalizowania procesu płatności za wystawiane faktury. Będziemy akceptowali
jedynie uzasadnione przyczyny, dla których dostawcy nie dołączą do tego programu.
Przyczyny te będzie musiał zatwierdzić Kierownik ds. Dostaw.
Czy fakturowanie elektroniczne ułatwi otrzymywanie płatności w terminie?
Korzystanie z usługi OB10 umożliwi otrzymywanie płatności w terminie, dzięki temu, że
czas potrzebny na wprowadzenie faktury do naszych systemów zostanie znacząco
skrócony, proces rozwiązywania problemów lub uzupełniania brakujących danych na
fakturze zostanie przyspieszony, a ryzyko zgubienia faktury przez pocztę
wyeliminowane.
Jakie są koszty e-fakturowania?
Na użytkowników Rozwiązania Zintegrowanego nakładana jest roczna opłata
członkowska, a także opłata transakcyjna, naliczana za każdą fakturę lub notę
uznaniową, jaka zostanie przetworzona w ramach sieci OB10. Opłata transakcyjna jest
stała niezależnie od liczby pozycji na fakturze lub wartości faktury, chociaż jej wysokość
maleje wraz z powiększającą się liczbą faktur przesyłanych za pośrednictwem sieci.
Czy na firmę Unilever będą nakładane opłaty?
Firma Unilever nie będzie pokrywała kosztów związanych z wysyłaniem faktur w wersji
papierowej (drukowanie, usługa pocztowa itp.), ani elektronicznej. Statystyki wskazują,
że przejście na e-fakturowanie generuje konkurencyjne koszty związane z
administrowaniem faktur. OB10 pomoże Państwu wybrać taką opcję, z którą będą
związane najniższe koszty, bazując na wielkości Państwa firmy, rodzaju wystawianych
faktur oraz ich liczby i częstotliwości wysyłania.
Co obejmuje opłata członkowska z tytułu „Rozwiązania Zintegrowanego”?
Opłata ta jest naliczana w celu pokrycia kosztów, jakie OB10 ponosi w związku z
wprowadzeniem Państwa do swojej sieci, a także ogólnych kosztów związanych z jej
obsługą. Jest to opłata roczna, której wysokość jest niezależna od liczby klientów
obsługiwanych przez sieć czy liczby wysyłanych faktur.
Już teraz wysyłam niektóre dane faktur bezpośrednio do klientów. Czy mogę
wysyłać faktury w formacie EDI/XML bezpośrednio do firmy Unilever?
Nie, EDI i XML to z punktu widzenia OB10 jedynie formaty danych, dlatego mogą
Państwo nadal przesyłać dane w wybranym przez siebie formacie. Firma Unilever nie
może odbierać faktur elektronicznych bezpośrednio od dostawców (nawet jeśli
wymieniają oni już informacje w ramach innych programów integracji dostawców, takich
jak e4US).
Posiadam już dostępne dla moich klientów narzędzie do tworzenia faktur przez
Internet - umożliwia ono podgląd faktury w sieci. Czy mogę skorzystać z tego
rozwiązania zamiast OB10?
Nie, sieć OB10 umożliwia ładowanie wysyłanych przez Państwa danych w systemie
przetwarzania płatności firmy Unilever (DCIW), oraz, w zależności od potrzeby,
dopasowanie ich do rejestru odebranych towarów. Ani podgląd faktury, ani opcja
pobrania danych w ustalonym formacie nie spełniają tego wymogu.
Czy muszę zainstalować jakieś oprogramowanie?
Nie, jedyne wymagane „oprogramowanie” to cyfrowe certyfikaty, z których OB10
korzysta w celu uwierzytelnienia użytkowników (jeden dla każdego komputera, z którego
uzyskiwany będzie dostęp do sieci). Aby wysłać pliki elektroniczne utworzone w Państwa
systemie księgowym, potrzebna jest jedynie standardowa przeglądarka internetowa.
Podobnie Państwa klienci mogą odbierać faktury korzystając z przeglądarki. W razie
potrzeby, OB10 może dostarczyć oprogramowanie opcjonalne, które pozwoli w pełni
zautomatyzować proces dostarczania faktur.
A jeśli nie dysponuję systemem generującym faktury elektroniczne?
Można wejść na bezpieczną stronę internetową OB10 i wystawiać faktury online za
pomocą internetowej usługi Invoice Generator (IG). Instalowanie oprogramowania nie
jest wymagane. Konieczne jest tylko połączenie z Internetem oraz standardowa
przeglądarka.
Czy za pomocą OB10 mogę wysyłać faktury elektroniczne do wszystkich swoich
klientów?
Tak. Po zarejestrowaniu się w sieci OB10, możliwe będzie przesyłanie faktur
elektronicznych wszystkim klientom będącym członkami sieci.
Czy firma Unilever będzie regulowała płatności za pośrednictwem sieci OB10?
OB10 nie jest platformą służącą do regulowania płatności. Firma Unilever będzie nadal
korzystać z dotychczasowej metody dokonywania płatności.
Czy muszę podpisać umowę z firmą OB10?
Tak, jeśli zdecydują się Państwo na dostarczanie plików (Rozwiązanie Zintegrowane),
będą Państwo musieli podpisać określoną umowę z firmą OB10. Jeśli zdecydują się
Państwo na dostarczanie dokumentów za pośrednictwem internetowej usługi IG,
wystarczy tylko zaakceptować standardowe warunki korzystania.
Na jaki okres zostanie zaproponowane zawarcie umowy i co się stanie, gdy w
trakcie jej obowiązywania przestaną Państwo być dostawcą firmy Unilever?
OB10 oferuje zawarcie standardowej umowy na okres 3 lat. Mogą również Państwo
poprosić o krótszą, jednoroczną umowę. W przypadku, gdy zakończą Państwo
współpracę z firmą Unilever, będą mogli Państwo w dowolnym czasie rozwiązać umowę
zawartą z OB10. Gdy przestaną Państwo dokonywać transakcji, od momentu rozwiązania
umowy dalsze opłaty transakcyjne oraz członkowskie nie będą naliczane.
Wkrótce planuję zmianę oprogramowania do fakturowania; czy mogę się
wstrzymać?
Naszym celem jest zakończenie rejestracji i rozpoczęcie wysyłania faktur elektronicznych
w możliwie najkrótszym czasie, najlepiej w przeciągu 3 - 6 miesięcy od chwili
rozpoczęcia przejścia. Sieć OB10 akceptuje wszystkie przychodzące formaty danych
(prosimy sprawdzić także opcję Desktop), wystarczy więc zarejestrować się w niej i
rozpocząć przesyłanie faktur. Kiedy nowe oprogramowanie będzie gotowe do użytku,
wystarczy poinformować OB10, a firma ta zajmie się dokonaniem stosownych zmian w
sieci, aby zapewnić płynne i niezakłócone przesyłanie faktur.
Czy OB10 może współpracować z pracownikami działu technicznego, którzy nie
władają językiem angielskim?
W razie konieczności skorzystania z pomocy językowej przy zakładaniu konta, prosimy
zadzwonić pod numer +44(0)8701657420/7430 i zwrócić się z prośbą o pomoc w
jednym z następujących języków: francuski, niemiecki, holenderski oraz hiszpański.
Firma OB10 dysponuje również lokalnymi numerami biur obsługi klienta w następujących
krajach:
Francja
0170708100
Niemcy
069222220290
Holandia
0207121385
Hiszpania
0914141472
Irlandia
012477709
Szwecja
0850578418
Finlandia
800118871
Dania
080885818
Obecnie wystawiam faktury wysyłkowe. Czy będzie to możliwe w sieci OB10?
Tak, pod warunkiem, że będą Państwo przestrzegali standardowego procesu wysyłki,
określonego przez firmę Unilever i obowiązującego na terenie Europy. Prosimy zwrócić
się do Kierownika ds. Wdrożeń OB10 lub Działu Pomocy i Wsparcia, aby uzyskać
szczegółowe informacje.
Jeżeli w ramach procesu wystawiania faktur dla firmy Unilever korzystam
obecnie z opcji samofakturowania, czy będzie to możliwe w sieci OB10?
Nie, opcja samofakturowania nie jest jeszcze dostępna w sieci OB10 dla firmy Unilever.
Czy mogę dowiedzieć się więcej na temat usług OB10?
Tak, prosimy przejść na stronę http://www.ob10.com/Country/uk/unilever_info
1/4
e-Fakturowanie i przegląd
oferowanych rozwiązań
Dołącz do sieci OB10 i uzyskaj następujące korzyści:
 Bezpieczna i gwarantowana dostawa faktur: koniec problemu z ginącymi fakturami
wysyłanymi drogą pocztową.
 Terminowe płatności: Państwa klienci mogą szybciej przetwarzać Państwa faktury.
 Koniec opóźnień: faktury z brakującymi informacjami nie mogą zostać przesłane, nie
trafiają do niewłaściwej osoby i nie wymagają ręcznej interwencji.
 Bezpieczne połączenie online: łatwe przesyłanie faktur bez konieczności
posiadania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu.
 Dostęp całodobowy przez 7 dni w tygodniu oraz raportowanie: korzystaj z
większej przejrzystości przetwarzania informacji i lepszego zarządzania przepływem
środków pieniężnych.
 Zgodność z systemem podatkowym: gwarantowana zgodność z systemem
prawno-podatkowym.
 Łatwe i oszczędne fakturowanie w dowolnym czasie.
OB10 oferuje dwie podstawowe metody przesyłania faktur i transakcji kredytowych.
Można albo przesłać plik danych bezpośrednio do OB10, korzystając z naszego
Rozwiązania Zintegrowanego, albo tworzyć faktury w trybie online, korzystając z
Formularza Internetowego za pośrednictwem portalu OB10.
Ten dokument wyjaśnia sposób działania e-Fakturowania oraz dostępne opcje.
OptionsOverview_EU, EN, 8/12 © Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.
2/4
Jak to działa
Dostawca
Nabywca
Dzięki sprawdzaniu czy faktury nie dublują się oraz czy zawierają informacje wymagane
przez Państwa klienta, zapewniamy zautomatyzowane, w pełni elektroniczne ich
przetwarzanie, umożliwiając tym samym terminowe regulowanie płatności. Poprzez
portal OB10 mają Państwo dostęp do archiwum OB10 oraz szeregu funkcji związanych
z raportowaniem.
Prosimy uważnie przeczytać ten dokument przed podjęciem decyzji, czy najlepszą opcją
dla Państwa firmy jest Rozwiązanie Zintegrowane czy też korzystanie z Formularza
Internetowego za pośrednictwem portalu OB10.
1. Rozwiązanie Zintegrowane: przesyłanie skonsolidowanego pliku
danych
Ta opcja jest odpowiednia dla organizacji, które przesyłają duże ilości faktur.
Rozwiązanie Zintegrowane oferuje w pełni zautomatyzowany proces, w którym dane do
faktury zostają pobrane bezpośrednio z Państwa systemu fakturowania i przekazane
bezpośrednio do systemów rozliczeń finansowych Państwa nabywców. Co to oznacza:




Przetwarzamy faktury praktycznie w każdym formacie i przekształcamy je w
oparciu o wymagania Państwa klienta.
Nie ma potrzeby instalowania dodatkowego oprogramowania lub sprzętu.
Mogą Państwo przesłać jeden skonsolidowany plik danych dla wszystkich swoich
faktur.
Będąc w sieci, mogą Państwo w łatwy sposób połączyć się i wysłać faktury do
innych klientów.
OptionsOverview_EU, EN, 8/12 © Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.
3/4
Koszty Rozwiązania Zintegrowanego
Abonament roczny
1.100 EUR*
Opłaty transakcyjne za fakturę
1 – 20 faktur w miesiącu
1,00 EUR
21 – 100 faktur w miesiącu
0,80 EUR
101 – 500 faktur w miesiącu
0,60 EUR
501 – 2000 faktur w miesiącu
0,44 EUR
2001 i więcej faktur w miesiącu
0,32 EUR
* Obowiązują opłaty z tytułu włączenia nowych nabywców. Abonament roczny obejmuje utworzenie i utrzymanie
konta dla jednego podmiotu podatkowego. Uwaga: opłaty transakcyjne są pobierane, co miesiąc, a ich wysokość
zależy od liczby dokonanych transakcji.
Rozpoczęcie pracy z Rozwiązaniem zintegrowanym
Po uzyskaniu zaproszenia od Państwa klienta do portalu OB10 jeden z naszych
specjalistów przeprowadzi Państwa przez proces rejestracji.
2. Formularz Internetowy: przesyłanie faktur elektronicznych poprzez
portal OB10
Formularz Internetowy OB10 został opracowany z myślą o firmach, które w skali roku
przesyłają swoim klientom niewielką liczbę faktur. Portal oferuje Państwu bezpieczne
połączenie i gwarantuje dostarczenie faktur do klientów w ciągu kilku godzin, co pozwala
Państwa klientom na przetworzenie faktur i szybkie ich uregulowanie.
Koszty korzystania z Formularza Internetowego
W przypadku wysyłania faktur za pośrednictwem Formularza Internetowego dostępnych
jest kilka opcji cenowych. Po zarejestrowaniu się wszyscy nowi dostawcy korzystający z
tej opcji automatycznie otrzymują 12 transakcji gratis.
Jeżeli nie wykorzystają Państwo wszystkich bezpłatnych transakcji, pod koniec
pierwszego roku korzystania z tej opcji uzupełnimy stan Państwa konta do 12 faktur,
które będą Państwo mogli wykorzystać w ciągu kolejnych 12 miesięcy.
W przypadku, gdy wykorzystają Państwo wszystkie 12 bezpłatnych faktur i będą
potrzebować więcej transakcji w ciągu tego 12-miesięcznego okresu, będą Państwo
musieli wykupić pierwszą partię transakcji (minimum 25 faktur). Z chwilą zakupu
pierwszej partii transakcji tracą Państwo dostęp do bezpłatnej opcji fakturowania.
OptionsOverview_EU, EN, 8/12 © Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.
4/4
Opłaty za korzystanie z Formularza Internetowego*
Poziom transakcji
Liczba transakcji
EUR
1
12
Bezpłatnie*
2
25
35
3
50
65
4
125
150
* Opcje płatności: opłaty można dokonać z konta PayPal lub kartą kredytową. Akceptujemy karty Visa, Visa Electron,
MasterCard, Maestro, Solo oraz American Express. Możemy również wystawić Państwu fakturę, jednak będą Państwo
musieli wykupić, co najmniej 125 transakcji i wnieść opłatę administracyjną w wysokości 15%.
Rozpoczęcie pracy z Formularzem Internetowym poprzez portal OB10
Wraz z zaproszeniem do sieci OB10 otrzymają Państwo e-mail z instrukcją dotyczącą
rejestracji. Po zakończeniu rejestracji prześlemy Państwu e-mailem dane logowania do
systemu, po czym będą Państwo mogli rozpocząć przesyłanie faktur elektronicznych
poprzez portal OB10.
Więcej informacji na temat OB10, e-Fakturowania oraz dostępnych opcji można uzyskać
odwiedzając stronę www.OB10.com lub pisząc do nas na adres: [email protected].
OptionsOverview_EU, EN, 8/12 © Copyright 2012 OB10. OB10 i logo OB10 są chronionymi prawem znakami towarowymi firmy OB10.