conjectAF dokumentacja powykonawcza
Transkrypt
conjectAF dokumentacja powykonawcza
conjectAF Dokumentacja powykonawcza online PAŃSTWA KORZYŚCI NAJWAŻNIEJSZE FUNKCJE • Możliwość przeprowadzenia kontroli w przyszłości • Centralny dostęp do cyfrowej dokumentacji powykonawczej • Śledzenie dostaw i decyzji – także po sprzedaży obiektu • Dotrzymanie wymogów prawnych • Zarządca nieruchomości może w dowolnym momen cie udzielić informacji • Pełna kontrola nad pracami budowlanymi i modernizacyjnymi oraz nad sprzedażą zasobów • Porównanie faktycznego i zakładanego stanu dokumentów • zarządzanie wersjami dokumentów i łatwa do skontrolowania historia dokumentów • wyszukiwanie pełnotekstowe bez podziału na obiekty • zintegrowane procesy zatwierdzania • powiadomienia w wypadku zmian conjectAF jest cyfrową teczką obiektu służącą do zarządzania dokumentacją obiektu/ dokumentacją powykonawczą, na której dla wszystkich – wewnętrznych i zewnętrznych – użytkowników systemu dostępne są wszystkie istotne dokumenty, takie jak wpisy do ksiąg wieczystych, zezwolenia, umowy o najem, polisy ubezpieczeniowe, decyzje podatkowe (także dotyczące podatku gruntowego) czy dokumentacja techniczna. Tym samym oprogramowanie służy jako centralne źródło danych i dokumentów np. dla systemów CAFM, wirtualnych data room’ów, project room’ów czy platform projektowych. ŁADOWANIE I POBIERANIE Dokumenty ładuje i pobiera się pojedynczo bądź w pakiecie za pomocą funkcji „przeciągnij i upuść“. Pliki są automatycznie kompresowane w celu szybkiego transferu. Dokumenty można przesyłać innym uczestnikom projektu – bezpośrednio z poziomu podglądu, jako załącznik do wiadomości albo do procesu. conjectAF DATA WAŻNOŚCI DOKUMENTU W chwili ładowania dokumentu można mu dodać informację o jego ważności. Z widoków wynika, które dokumenty utraciły bądź niebawem utracą ważność. ZARZĄDZANIE WERSJAMI DOKUMENTÓW W conjectAF wyświetla się tylko obecnie aktualna wersja danego dokumentu. W ten sposób zagwarantowana jest praca wyłącznie na podstawie aktualnych dokumentów. Stare wersje pozostają jednak w dowolnej chwili dostępne poprzez historię dokumentów. HISTORIA Wszystkie aktywności w związku z danym dokumentem są protokołowane w historii i opatrywane stemplem czasowym: „utworzono“, „przeczytano“, „zmieniono“, „przekazano“. Zachowywane są także takie informacje, jak nazwa pliku, opis, odbiorca i uprawnienia. EDYCJA ONLINE W conjectAF możliwa jest edycja dokumentów online. Dzięki temu pobieranie i ładowanie pliku staje się zbędne. W trakcie edycji dokument pozostaje zablokowany do edycji przez inne osoby i może być otwierany tylko w trybie do odczytu. WYSZUKIWANIE Funkcja wyszukiwania przeszukuje wszystkie dokumenty w projekcie. Uwzględniane są przy tym cała treść i cechy dokumentu. conjectAF przeszukuje także treść zeskanowanych dokumentów i obrazów za pomocą rozpoznawania znaków (OCR). Za pomocą wyszukiwania globalnego można przeszukiwać dokumenty i korespondencję ponad podziałami na obiekty. WIDOKI Dynamiczny widok umożliwia szybkie odnajdywanie dokumentów o identycznych cechach niezależnie od miejsca przechowywania dokumentu w strukturze folderów. KOMUNIKACJA Za pomocą cojectAF użytkownik wysyła, odbiera i przekazuje wiadomości wraz z załącznikami. Wszystkie wiadomości są łączone w pakiety i wyświetlane w kolejności chronologicznej. Dla każdego katalogu można zdefiniować, kto zostanie powiadomiony o wstawieniu nowych dokumentów. Powiadomienie można edytować i wysyłać bezpośrednio w trakcie ładowania dokumentów. Wiadomości przychodzące – wraz z załącznikiem albo bez – mogą być przekazywane na adres mailowy. Wiadomości można edytować również na urządzeniach przenośnych (np. Blackberry). Wiadomości e-mail ze skrzynki klienta e-mail mogą być przechowywane w archiwum conjectAF. WYBÓR JĘZYKA Każdy użytkownik conjectAF może pracować w wybranym przez siebie języku, np. w językach niemieckim, angielskim, polskim, rosyjskim, hiszpańskim, tureckim, francuskim, holenderskim, greckim. CONJECT WWW.CONJECT.COM CYFROWE ARCHIWUM W razie potrzeby możliwe jest utworzenie cyfrowego archiwum. Takie archiwum zawiera strukturę folderów, zawarte w niej dokumenty, wiadomości i procesy. DS.AF.7.2015.029.PL PROCESY Procesy zatwierdzeńia i podejmowania decyzji można przeprowadzać jako procesy standardowe. W dowolnym momencie użytkownik ma dostęp do statusu wyników w raportach i grafikach o przejrzystej strukturze.