Heineken - RR Donnelley

„Kluczowym czynnikiem sukcesu
tego projektu było to jak łatwo
można zintegrować
przetwarzanie faktur z naszym
kompleksowym środowiskiem
ERP.
Rozwiazanie Basware okazało się
niezwykle elastyczne, pozwoliło
na płynną integrację z naszym
systemem.”
Ed Prins
Financial Services Manager
Heineken
Klient
Heineken
ZAUTOMATYZOWANE PRZETWARZANIE FAKTUR ZAKUPU
Sektor
Przemysł napojów
Lokalizaja
Europa
Usługi
Automatyzacja Faktur
Service Center) wraz z narzędziem Basware służącym automatyzacji
anyERP
„Rozwiązanie Basware pomogło
nam osiągnąć znaczne
oszczędności w dziale rozliczeń.”
Ed Prins
Financial Services Manager
Heineken
Konsolidacja funkcji finansowych w jedno Centrum Usług Wspólnych (Shared
przetwarzania faktur pomogło zaoszczędzić czas i koszty. Dzisiaj ponad 90%
faktur zakupowych przetwarza się w Heineken automatycznie.
W 2004, Heineken Nederland podjął decyzję
by skonsolidować dział IT, HR, Zarządzania
Obiektami oraz funkcji finansowych w jeden
dział – Centrum Usług Wspólnych (ang.
SSC), który obsługiwałby 25 firm oraz
jednostek sprzedaży w całym kraju.
Jednym z kluczowych celów było
usprawnienie efektywności działu rozliczeń
Centrum Usług Wspólnych, który zajmuje
się 430 000 fakturami zakupowymi każdego
roku, wiele z nich jest w wersji papierowej.
Celem było zredukowanie czasu i zasobów
poświęcanych ręcznemu przetwarzaniu tych
faktur oraz tworzeniu zautomatyzowanego
rozwiązania przetwarzania faktur end-toend, od skanowania, dopasowywania
zamówień po archiwizowanie.
"Nasze główne wyzwanie to znaleźć
rozwiązanie IT, które może zostać szybko
zintegrowane z istniejącym systemem IT,
oraz które zawiera 5 różnych ERP’ów
każdy wspierający różne jednostki
biznesowe,” twierdzi Ed Prins, zarządzający
usługami finansowymi w Heineken.
Integracja bez przeszkód z istniejącym
systemem ERP
Przyglądając się dostępnym rozwiązaniom,
Heineken wybrał system Automatyzacji
Faktur Basware, aby zapewniać wydajność
wydziału księgowości. Rozwiązanie było
szczególnie wydajne w dwóch obszarach
działalności Heinekena: moduł Basware
anyERP pozwolił na łatwą integrację
z wieloma systemami ERP Heineken
i usprawniono proces zarządzania fakturami
oraz działania działu rozliczeń.
Dzisiaj Basware ma dostęp do 5 różnych
systemów ERP znajdując odpowiednie
Polecenia Zakupu (PZ) a następnie
automatycznie łącząc nadchodzące faktury
zakupowe z wcześniej zatwierdzonymi
poleceniami zakupu.
To pozwala zaoszczędzić czas
i zredukować koszty. Kiedy system
dopasuje fakturę zakupu do numeru
zamówienia, ścieżka audytu zamówienia
jest automatycznie kopiowana na fakturę,
która jest automatycznie przekazywana
systemowi ERP do zapłaty.
Wdrożenie
Faza1:
Zautomatyzowane przetwarzanie
faktur w ciągu 9 miesięcy
Zautomatyzowanie 430, 000 faktur
zakupu oraz płynna integracja z
pięcioma oddzielnymi systemami ERP
(dwa systemy SAP 4.5, SAP 4.7 oraz
5.0 oraz system wewnętrzny Proost).
Faza 2:
Znaczna redukcja czasu
przeprowadzania cyklu
fakturowania
Automatyzacja faktur skraca czas
zatwierdzania elektronicznych faktur
związanych z zamówieniami o 95%,
o 60% dla wszystkich faktur
papierowych i o 40% w przypadku
faktur nie związanych z
zamówieniami.
Faza 3:
Osiąganie światowej klasy
automatyzacji dzięki
dopasowywaniu
75% papierowych faktur związanych
z zamówieniem i nawet 93%
elektronicznych faktur związanych
zamówieniami, które dopasowywane
są automatycznie (dopasowanie
3-ścieżkami).
Wysoki Współczynnik Dopasowania
Gwarantuje Znaczne Oszczędności
Basware obecnie przetwarza 230 000
elektronicznych oraz 200 000 papierowych
faktur. Z 230 000 elektronicznych faktur 210
000 jest całkowicie zautomatyzowanych od
momentu ich przyjęcia aż po wysyłkę do
zapłaty.
System został pomyślnie dopasowany do
całego Centrum Usług Wspólnych w okresie
9 miesięcy, od pierwszej weryfikacji
konceptu do pracy na żywo ze środowiskiem
SAP.
Pierwsza faza projektu zagwarantowała
dostęp do wszystkich faktur, które związane
są ze zleceniami zakupu, prawie 60%
całości, od wprowadzenia danych po
zapłatę. Heineken oczekuje, że liczby te
znacznie wzrosną w miarę jak więcej
dostawców przejdzie na fakturowanie
elektroniczne, tym samym jeszcze bardziej
ulepszając wydajności tego procesu.
"Czas na zatwierdzanie papierowych oraz
elektronicznych faktur znacznie się skrócił,
pozwalając nam poświęcić zasoby
zadaniom o większej wartości”, tłumaczy
Ed Prins.
Dokładność automatycznego
dopasowywania zamówień była kluczowym
miernikiem sukcesu projektu. Okazało się,
że rozwiązanie Basware przekroczyło
oczekiwania.
„Rozwiązanie Basware znacznie usprawniło
dokładność i prędkość procesu
księgowania. Dzisiaj nasze osiągi
w dziedzinie automatycznego
dopasowywania sięgają 97% w przypadku
faktur elektronicznych" wnioskuje Ed Prints.
To również przekonuje o sukcesie
organizacji firmy Heineken, do którego
przyczyniły się relacje z dostawcami oraz
odpowiednio przeprowadzany proces
przebiegający od zamówienia do odbioru.
Faza 4:
Trwały proces wdrażania
usprawnień pozwala na
oszczędności
Automatyzacja fakturowania pomaga
zredukować ilość osób delegowanych
do działu rozliczeń o 40% w ciągu
dwóch lat. Około 14 000 dostawców
dostarczających e-faktury gra
kluczową rolę we wprowadzaniu
dalszych usprawnień.
Firma Heineken
Heineken to jeden z wiodących światowych piwowarów obecny na całym świecie dzięki globalnej
sieci dystrybutorów i piwiarni. Heineken ma w swym posiadaniu oraz zarządza jednym z wiodących
światowych portfolio marek piwa i jest jednym z wiodących piwowarów w kategorii sprzedaży oraz
zyskowności. Najbardziej znane międzynarodowe marki to Heineken oraz Amstel, ale grupa waży
i sprzedaje ponad 170 międzynarodowych marek premium, regionalnych, lokalnych oraz piw
specjalnych włącznie z Cruzcampo, Tiger, Zywiec, Birra Moretti, Ochota, Murphy's and Star.
RR Donnelley jest wiodącym
dostawcą usług outsourcingowych dla
biznesu.
Założony 148 lat temu RR Donnelley
znajduje się na liście Fortune 250,
zatrudniając ponad 58 000 osób
w ponad 600 lokalizacjach na całym
świecie.
Basware to globalny lider rozwiązań purchase-to-pay posiadający ponad 1 500
klientów oraz 1 000 000 użytkowników w 50 krajach.
Basware rozprowadzany jest i wdrażany w Europie, USA, oraz regionie Azji
i Pacyfiku poprzez szeroką sieć biur Basware oraz partnerów biznesowych.
W Polsce partnerem Basware jest firma RR Donnelley.
Aby dowiedzieć się więcej o tym jak zintegrować finanse i proces zakupów wyślij
e-mail na adres [email protected]
Copyright © 2012 R.R.Donnelley & Sons Company. All rights reserved.