informacja pokontrolna - Powiatowy Urząd Pracy w Kartuzach

STAROSTWO POWIATOWE W KARTUZACH
koordynator kontroli zarządczej
Kartuzy, dnia 4 listopada 2015 r.
KO.1711.15.2015
PROTOKÓŁ
z kontroli wewnętrznej w ramach systemu kontroli zarządczej
Kontrola została przeprowadzona w Powiatowym Urzędzie Pracy w Kartuzach ul. Mściwoja II 4,
83-300 Kartuzy, w dniu 29.10.2015 r. Kontrolę przeprowadził Bartosz Szyca – główny specjalista ds. kontroli
zarządczej. Zakres kontroli – Powiatowy Program Promocji Zatrudnienia oraz Aktywizacji Lokalnego Rynku
Pracy na lata 2014-2020, w szczególności zgodność działalności z przepisami prawa i procedurami
wewnętrznymi, skuteczność i efektywność działania, efektywność i skuteczność przepływu informacji.
Kontrola została odnotowana w książce kontroli pod poz. 3/2015.
1. Ustalenia kontroli. Podczas kontroli nie stwierdzono niezgodności. Kontrolę oparto głównie na
próbkach dokumentacji wymienionej w ust. 2 pkt 1-3 protokołu oraz informacjach udzielonych przez
z-cę dyrektora PUP.
2. Dokumentacja wewnętrzna. W związku art.9 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 20.04.2004 r. o promocji
zatrudnienia i instytucjach rynku pracy (Dz.U. z 2015 r., poz. 149, z późn. zm.) uchwałą Nr
XXXII/273/2013 Rady Powiatu Kartuskiego z dnia 28.11.2013 r. został przyjęty Powiatowy Program
Promocji Zatrudnienia oraz Aktywizacji Lokalnego Rynku Pracy na lata 2014-2020 (załącznik nr 1 do
uchwały), zwany w dalszej części protokołu programem. Program ma na celu wzrost zatrudnienia
mieszkańców powiatu i zarazem ograniczenie bezrobocia. Program jest integralną częścią
Powiatowej Strategii Rozwiązywania Problemów Społecznych i jest również zgodny m.in. ze
Strategią Rozwoju Powiatu Kartuskiego. W trakcie kontroli poproszono o następujące dokumenty:
1) „Sprawozdanie ze zrealizowanych działań wpisujących się w cele Powiatowego Programu
Promocji Zatrudnienia oraz Aktywizacji Lokalnego Rynku Pracy przygotowanego na lata 2014-2020”.
Sprawozdanie za 2014 r. zostało sporządzone w dniu 24.04.2015 r. przez kierownika działu
poradnictwa i rozwoju zawodowego oraz specjalistę ds. programów i zatwierdzone przez z-cę
dyrektora PUP. W sprawozdaniu przedstawiono cele ogólne oraz cele szczegółowe programu, a
także informację o przeprowadzonych działaniach i/lub odesłanie do innego dokumentu
sprawozdawczego, gdzie zostało to uszczegółowione. Sprawozdanie zostało sporządzone w oparciu
o część VIII programu – monitoring programu – i jest udostępnione na stronie internetowej PUP;
2) „Sprawozdanie z działalności Powiatowego Urzędu Pracy w Kartuzach w roku 2014” opracowane
przez z-cę dyrektora PUP w lutym 2015 r. (w dniu 13.02.2015 r. zostało przekazane do starostwa).
W sprawozdaniu zawarto m.in. informację o następujących celach wynikających z programu:
- wspieranie aktywności zawodowej osób bezrobotnych poprzez indywidualizację działań (pakiet
aktywizacyjny dla młodych osób bezrobotnych wchodzących na rynek pracy – projekt „Zdobyć
doświadczenie” współfinansowany ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego, w kwocie
ul. Mściwoja II 20 pok. 211, 83-300 Kartuzy
tel. 726-500-503
e-mail: [email protected]
ISO 9001:2008
1
STAROSTWO POWIATOWE W KARTUZACH
koordynator kontroli zarządczej
577.259,22 zł., w ramach którego 53 osoby bezrobotne skorzystały z 5 modułów szkoleniowych oraz
stażów organizowanych przez pracodawców; organizacja giełd i targów pracy – 22 giełdy pracy i
udział w targach w Gdańsku, Kartuzach i Kościerzynie oraz Gdyni; doskonalenie skuteczności
pośrednictwa pracy i poradnictwa zawodowego – w 2014 r. pracę podjęło 3.328 osób bezrobotnych
zarejestrowanych w PUP, urząd pozyskał 1.980 ofert wolnych miejsc pracy i 422 miejsc aktywizacji
zawodowej oraz upowszechniał zagraniczne oferty pracy; rozwój nowoczesnych form komunikacji z
klientami PUP - urząd udostępniał oferty pracy, komunikaty i informacje dla klientów zarówno w
siedzibie urzędu (wyświetlane na monitorze animowane informacje dotyczące form pomocy,
systemu kolejkowego, infokiosków i usług dostępnych online), jaki na stronie internetowej, gdzie
zostały zamieszczone procedury i poradniki, doradcy zawodowi odwiedzili 4 szkoły w powiecie
celem przedstawienia oferty PUP przyszłym absolwentom, promowali możliwość rejestracji
internetowej, przygotowano i rozdawano ulotki,
- zwiększenie efektywności zatrudnieniowej poprzez kompleksowość działań poszczególnych osób
bezrobotnych, ze szczególnym uwzględnieniem grup szczególnego ryzyka (stosowanie łączonych
form aktywizacji – usług, instrumentów rynku pracy) – ze sprawozdania PUP wynika, że na
31.12.2014 r. efektywność zatrudnieniowa programów rynku pracy w zakresie szkoleń wyniosła
prawie 80%, w zakresie stażów i prac interwencyjnych ponad 95% i jest to wzrost w porównaniu do
lat 2012 i 2013 (np. w 2013 r. efektywność szkoleniowa wyniosła niecałe 45%, efektywność stażów
ok. 55%, a prac interwencyjnych nieco ponad 80%,
- wspieranie alternatywnych form zatrudnienia – podejmowanie własnej działalności gospodarczej,
zakładanie lub przystąpienie do spółdzielni socjalnej, telepraca (udzielanie wsparcia finansowego na
tworzenie miejsc pracy oraz na otwieranie działalności gospodarczej lub zakładanie spółdzielni
socjalnej) – m.in. 153 osobom udzielono dotacji na założenie własnej działalności gospodarczej, 62
osobom zrefundowano koszty wyposażenia i doposażenia stanowisk pracy,
-
aktywna
promocja
przedsiębiorczości
(prowadzenie
kampanii
informacyjno–promocyjnej
działalności gospodarczej; działania prewencyjne – spotkania w szkołach ponadgimnazjalnych dot.
promowania przedsiębiorczości – zakładania własnej działalności gospodarczej),
- rozwijanie partnerskiej współpracy z instytucjami otoczenia biznesu oraz samorządami, w
szczególności w zakresie usług konsultacji i doradztwa biznesowego (aktywne uczestnictwo PUP w
podejmowanych inicjatywach i przedsięwzięciach na rzecz przedsiębiorczości – np. Pomorski Dzień
Przedsiębiorczości IDG; prowadzenie kampanii informacyjnej o możliwościach pozyskania środków
finansowych z różnych źródeł na finansowanie własnego biznesu, współdziałanie z Kaszubskim
Inkubatorem Przedsiębiorczości),
-
zwiększenie efektywności współpracy z firmami sektora małych i średnich przedsiębiorstw w
tworzeniu nowych miejsc pracy (organizacja giełd i targów pracy) – np. współorganizacja i stoisko na
Międzynarodowych Metropolitarnych Targach Pracy i Przedsiębiorczości w Gdańsku,
-
wzmocnienie działań na rzecz wzrostu zatrudnienia wśród mieszkańców powiatu, poprzez
poprawę jakości edukacji i usług rynku pracy oraz efektywniejszą współpracę partnerów rynku pracy
ul. Mściwoja II 20 pok. 211, 83-300 Kartuzy
tel. 726-500-503
e-mail: [email protected]
ISO 9001:2008
2
STAROSTWO POWIATOWE W KARTUZACH
koordynator kontroli zarządczej
(doskonalenie metod nauki aktywnego poszukiwania pracy poprzez wykorzystanie nowoczesnych
narzędzi) – poradnictwo zawodowe i informacja zawodowa, w tym udzielono 1728 porad
indywidualnych, zorganizowano 20 porad grupowych, w których uczestniczyły 204 osoby,
zrealizowano również zajęcia w zakresie informacji zawodowej dla 18 grup, w których uczestniczyło
251 zainteresowanych. W ramach działalności Klubu Pracy zorganizowano 4 trzytygodniowe
szkolenia z zakresu umiejętności poszukiwania pracy dla 39 osób;
3) „Sprawozdanie z realizacji zadań i celów kontroli zarządczej za okres 01.01.-31.12.2014 r.”
sporządzone przez z-cę dyrektora PUP, a zatwierdzone przez dyrektora PUP w dniu 5.02.2015 r.
Sprawozdanie zostało sporządzone w oparciu o § 6 ust. 1 zarządzenia nr 3a/2011 Dyrektora PUP w
Kartuzach z 18.01.2011 r. W sprawozdaniu zawarto m.in. informację o następujących celach
wynikających z programu, które wpisano bezpośrednio w cele kontroli zarządczej na 2014 r.:
- zwiększenie efektywności działań na rzecz wspierania aktywności zawodowej osób bezrobotnych
(rozpoznawanie potrzeb osób bezrobotnych w zakresie aktywizacji zawodowej – indywidualizacja
działań – poprzez profilowanie klientów) – jako miernik obrano ilość osób poddanych profilowaniu –
cel osiągnięty na poziomie 5470 osób,
- doskonalenie procesu rejestracji poprzez zwiększenie pełnej rejestracji elektronicznej za pomocą
podpisu potwierdzonym profilem zaufanym ePUAP (wzmocnienie działań na rzecz wzrostu
zatrudnienia wśród mieszkańców powiatu, poprzez poprawę jakości edukacji i usług rynku pracy
oraz efektywniejszą współpracę partnerów rynku pracy (rozwój narządzi i systemów dla publicznych
służb zatrudnienia) – promowanie rejestracji elektronicznej i podpisu ePUAP i współpraca ze
szkołami w tym zakresie – jako miernik obrano ilość dokonanych rejestracji elektronicznych –
dokonano tylko 6 rejestracji potwierdzonych przez ePUAP, tj. 1,3% rejestrujących się przez internet,
których ogółem było 449 – 6,6% ogółu rejestrowanych.
3. Podsumowanie. Na podstawie zebranych próbek dokumentów stwierdzono, że realizacja programu
odbywa się zgodnie z przepisami prawa i procedurami wewnętrznymi, a skuteczność i efektywność
działania oraz efektywność i skuteczność przepływu informacji jest mierzona, monitorowana i
doskonalona.
Po otrzymaniu protokołu z kontroli dyrektor kontrolowanej jednostki ma prawo do zgłoszenia, w
terminie 7 dni, uzasadnionych pisemnych zastrzeżeń do protokołu oraz złożenie dodatkowych informacji i
wyjaśnień. Zastrzeżenia, dodatkowe informacje i wyjaśnienia mogą być przekazane kontrolującemu pocztą
elektroniczną lub przesyłką pocztową na adres: Starostwo Powiatowe w Kartuzach ul. Dworcowa 1, 83-300
Kartuzy.
Wykaz załączników.
Podpisy.
Otrzymują:
1. Dyrektor PUP w Kartuzach
2. aa
ul. Mściwoja II 20 pok. 211, 83-300 Kartuzy
tel. 726-500-503
e-mail: [email protected]
Bartosz
Szyca
Elektronicznie podpisany przez
Bartosz Szyca
DN: cn=Bartosz Szyca,
o=Starostwo Powiatowe w
Kartuzach, ou=Powiat Kartuski,
[email protected],
c=PL
Data: 2015.11.04 12:56:58 +01'00'
ISO 9001:2008
3