zapytanie ofertowe - Limanowski Dom Kultury

Limanowa, 16.09.2016 r.
ZAPYTANIE OFERTOWE nr 8/2016
Przedmiotem zapytania jest zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów w kinie
Klaps w Limanowej.
Zamówienie realizowane na potrzeby Limanowskiego Domu Kultury w Limanowej w ramach
programów operacyjnych Polskiego Instytutu Sztuki Filmowej Rozwój kin, NAZWA
PROGRAMU OPERACYJNEGO: Rozwój kin - Modernizacja kin.
I. ZAMAWIAJĄCY
Limanowski Dom Kultury, ul. Bronisława Czecha 4, 34-600 Limanowa, tel. 18 337 16 03,
mail: [email protected].
Zgodnie z zasadami konkurencyjności Zleceniodawca zwraca się z prośbą o przedstawienie oferty
na zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów w kinie Klaps w Limanowej.
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zamówienia jest zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów
w kinie Klaps w Limanowej.
•
•
•
Na przedmiot zamówienia składają się:
elektroniczny system sprzedaży i rezerwacji biletów, z możliwością internetowej sprzedaży
i rezerwacji biletów, wraz z wdrożeniem (1 stanowisko kasowe wraz z oprogramowaniem
i niezbędnymi usługami)
koszty uruchomienia systemu i szkolenia personelu
bilety termiczne do drukarki biletowej
Zamawiający nie dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
Zamawiający nie dopuszcza możliwości powierzenia części lub całości zamówienia
podwykonawcom.
Miejscem realizacji przedmiotu zamówienia jest siedziba Zamawiającego, tj. budynek
Limanowskiego Domu Kultury znajdującego się przy ul. B. Czecha 4 w Limanowej.
Przedmiot zamówienia musi spełniać minimalne bądź równoważne parametry techniczne
określone odpowiednio w następujących dokumentach stanowiących załączniki do niniejszego
zapytania ofertowego:
• zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów – załącznik nr 1
III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: do 30 listopada 2016 r.
IV. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania (załącznik
nr 2).
Wskazane jest, dołączenie przez Wykonawcę do formularza ofertowego, opisu systemu z podaniem
cech i poszczególnych jego funkcjonalności.
Do oferty należy załączyć wypełnione oświadczenie o spełnianiu przez Wykonawcę warunków do
udziału w postępowaniu (załącznik nr 3).
Wartość oferty należy wyrazić w jednostkach pieniężnych tj. z dokładnością dwóch miejsc po
przecinku. Wartość oferty będzie obowiązywała przez cały okres związania ofertą i będzie wiążąca
dla zawieranej umowy.
Wyklucza się możliwość roszczeń Wykonawcy związanych z błędnym skalkulowaniem ceny lub
pominięciem elementów niezbędnych do wykonania umowy.
V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Oferta powinna być złożona osobiście w sekretariacie Limanowskiego Domu Kultury od poniedziałku do piątku w godzinach od 8:00 do 16:00, lub za pośrednictwem:
• poczty elektronicznej na adres: [email protected],
• poczty tradycyjnej na adres: Limanowski Dom Kultury, ul. B. Czecha 4, 34-600 Limanowa
- w terminie do dnia 26 września 2016 r. do godz. 12:00.
W tytule należy wpisać: „Oferta na zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji
biletów w kinie Klaps w Limanowej”.
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień
dotyczących treści złożonych ofert.
VI. OCENA OFERT
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów:
1 – cena – 60%
2 – jakość i funkcjonalność oprogramowania – 40%
VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
Niniejsze zaproszenie do składania ofert nie stanowi zobowiązania Zamawiającego do udzielenia
zamówienia. Zamawiający dokona wyboru oferty najkorzystniejszej na warunkach określonych
w zaproszeniu i przekaże oświadczenie o przyjęciu oferty wybranemu oferentowi zamówienia za
pośrednictwem poczty elektronicznej bądź telefonicznie.
Jeżeli żadna z ofert nie będzie spełniała oczekiwań zamawiającego, zastrzega on sobie możliwość
zamknięcia konkursu bez wybrania oferty i zawarcia umowy z dowolnie wybranym przez siebie
podmiotem lub ogłoszenie nowego konkursu.
VIII. ZAPYTANIA O PRZEDMIOT ZAMÓWIENIA
Dodatkowych informacji udziela Joanna Dębska pod numerem telefonu 18 337 16 03 oraz adresem
email: [email protected].
IX. POZOSTAŁE INFORMACJE
1. W terminie wyznaczonym przez Zamawiającego w powiadomieniu o wyborze propozycji
cenowej wybrany Wykonawca zobowiązany będzie podpisać umowę. Z uwagi na fakt, że
w razie zawarcia umowy, oświadczenia w niej zawarte będą wiążące dla oferenta, winna być
ona podpisana przez osoby upoważnione do składania oświadczeń woli w imieniu
przedmiotu składającego ofertę.
2. Zamawiający zastrzega sobie możliwość, przed upływem terminu do składania ofert,
zmiany zapytania ofertowego bez podania przyczyny oraz do wycofania zapytania
ofertowego w każdym czasie bez podania przyczyny.
3. Zamawiający zastrzega sobie możliwość nie udzielenia zamówienia bez podawania
przyczyn.
4. Zamawiający zastrzega sobie prawo do poinformowania o wyborze najkorzystniejszej oferty
tylko wyłonionego Wykonawcę.
5. Jeżeli Wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od podpisania umowy,
Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
X. ZAŁĄCZNIKI
1. Załącznik nr 1 – opis przedmiotu zamówienia
2. Załącznik nr 2 – formularz ofertowy
3. Załącznik nr 3 – oświadczenie wykonawcy
Załącznik nr 1
SPECYFIKACJA TECHNICZNA DLA SYSTEMU REZERWACJI I SPRZEDAŻY
BILETÓW
Przedmiotem zamówienia jest system (oprogramowanie) do sprzedaży biletów z instalacją
i serwisem oparte na technologii Microsoft (baza relacyjna w oparciu o silniki MS SQL) oraz
architekturze systemu (serwer/baza + aplikacje wykonawcze) w obrębie sieci wewnętrznej.
Oprogramowanie ma współpracować z drukarką fiskalną Thermal Posnet HS FV EJ i
drukarką biletową Zebra GK420t.
1. Stanowisko administracyjne (zarządzające i raportujące) – jedna licencja na „n” stanowisk:
• ustawienie minimum 3-stopniowej hierarchii uprawnień dla grup użytkowników (kasjer,
kierownik, administrator)
• definiowanie dowolnej liczby sal/widowni jedno lub wielosektorowych
• definiowanie różnych schematów biletowych, cenników biletów i typów biletów
z możliwością dedykowania ich do konkretnych stanowisk sprzedaży lub dystrybucji
internetowej
• definiowanie przejrzystego harmonogramu wydarzeń na dowolny czas naprzód
z możliwością kopiowania oraz blokady wydarzeń
• możliwość przypisywania produktów do biletów sprzedawanych zarówno w kasie jak
i Internecie
• możliwość zdefiniowania punktowego programu lojalnościowego – automatyczne
dodawanie przy zakupie i odejmowanie punktów przy odbiorze nagród
• możliwość zdefiniowania ankiet dotyczących preferencji Klienta
• możliwość przedsprzedaży biletów
• możliwość blokowania miejsc sprzedaży
• możliwość tworzenia biletów pakietowych
• możliwość uzależnienia ceny biletów od czasu do wydarzenia (automatyczny wzrost lub
obniżenie ceny biletów)
• możliwość uzależnienia ceny biletu od miejsca na Sali (automatyczne dodanie lub odjęcie
od ceny biletu wartości w zależności od miejsca na Sali)
• możliwość rozliczeń ryczałtowych dla wydarzeń gościnnych lub wyjazdowych
• integracja systemu z programem księgowym
• generowanie fiskalnych raportów dobowych i miesięcznych
• generowanie raportów z możliwością eksportu do ogólnie dostępnych narzędzi (MS Word,
Excel, PDF):
➢ raport gotówkowy kasy biletowej zawierający:
- utarg dzienny
- wypłaty i wpłaty kasjerskie
- przedsprzedaż biletów
- saldo z dnia poprzedniego
- saldo na dzień następny
- wystawione w danym dniu faktury z uwzględnieniem typu płatności
- podsumowanie
➢ zestawienie sprzedanych biletów danego dnia w rozbiciu na konkretne wydarzenia
zawierające:
- bilety sprzedane – ilość, wartość
- bilety zwrócone – ilość, wartość
➢
➢
➢
➢
➢
- utarg – wartość w rozbiciu na cenę netto, VAT i cenę brutto
- możliwość oddzielnego raportowania dla każdej widowni
- możliwość sprawdzenia daty sprzedaży biletów na konkretne wydarzenie
raport dla dystrybutora zawierający możliwość rozliczenia:
- każdego tytułu danego dystrybutora
- oddzielnie wszystkich tytułów danego dystrybutora
- łącznie wszystkich dystrybutorów
- w rozbiciu na liczbę sprzedanych biletów na każdy seans, z podziałem na kwotę brutto,
netto i VAT
raport frekwencji za dowolny okres obejmujący:
- tytuł, datę i godzinę
- widownie z podziałem na plan, tzn. ilość miejsc, ilość sprzedanych biletów
z uwzględnieniem zwrotów i anulacji oraz frekwencje w %
- wpływy z biletów
- umożliwiający doliczenie do frekwencji miejsc zarezerwowanych
raport generalny – umożliwiający prześledzenie całości przychodu za dowolny okres
z pogrupowaniem na:
- bilety
- produkty
- typy płatności
- użytkowników lub stanowiska
- zwroty
raport z rezerwacji – uwzględniający:
- klienta, tytuł, datę i godzinę oraz wielkość rezerwacji
- informację o dacie i osobie edytującej lub anulującej rezerwację
raport do SFP, ZAiKS z uwzględnieniem:
- dowolnego okresu rozliczeniowego
- każdego tytułu danego dystrybutora
- w rozbiciu na sumę sprzedanych biletów, kwotę brutto, należność dla SFP/ZAiKS
2. Jedno zintegrowane stanowisko sprzedaży – sprzedaż ma następować w czasie rzeczywistym.
Moduły kasowe zainstalowane w siedzibie zamawiającego mają działać w środowisku Microsoft
Windows z możliwością:
• drukowania biletów różnych typów i cenników
• wydruku większej liczby biletów dla jednego Klienta na jednym blankiecie biletowym
(wydruk grupowy)
• drukowania voucherów i wejściówek (przedpłat)
• obsługi różnych typów płatności (gotówka, karta, przelew, bon, voucher – obsługa terminala
płatniczego wymaga podpisania przez Kino odrębnej umowy z operatorem płatności przez
terminal)
• sprzedaży karnetów
• sprzedaży dowolnych produktów
• rezerwacji biletów z możliwością ich edycji, odbioru, odbioru i zapłaty częściowej oraz
ustawienia czasu ważności rezerwacji
• bieżącej fiskalizacji sprzedaży na drukarkach
• naliczania rabatów procentowych i kwotowych
• wyświetlania informacji na dodatkowym monitorze o zajętości miejsc na sali dla
kupującego
• zastosowania monitora dotykowego
3. Zintegrowanie z platformą do internetowej sprzedaży biletów umożliwiającą przeniesienie
kupującego bezpośrednio ze strony www Zamawiającego do portalu sprzedaży biletów,
z możliwością:
• rezerwacji biletów z poziomu strony internetowej
• zakupu biletów bez konieczności tworzenia konta użytkownika, a jedynie po wypełnieniu
formularza z następującymi polami: imię, nazwisko, adres e-mail, telefon komórkowy
• wybrania formy dostawy zamówionych biletów:
- odbiór osobisty w kasie biletowej
- wydruk biletu domowego i elektronicznej jego weryfikacji/kontroli dostępu
- biletu mobilnego (potwierdzenie zakupu przekazywane na telefon komórkowy)
i elektronicznej jego weryfikacji/kontrola dostępu
• szybkich płatności za złożone zamówienie za pośrednictwem firmy pośredniczącej –
operator płatności
• rozszerzenia o zintegrowaną sprzedaż gastronomii
• zbierania danych klientów, którzy w trakcie transakcji internetowych wyrazili zgodę na
przetwarzanie danych osobowych i wykorzystania tych danych do działalności
marketingowej i informacyjnej
4. Szkolenia, instalacja, wdrożenie – Wykonawca zobowiązuje się dokonać w siedzibie
Zamawiającego:
• szkolenia obejmującego pracowników kasy oraz administratorów systemu
• wdrożenia i instalacji poszczególnych modułów systemu
5. Serwis oprogramowania i wsparcie techniczne od dnia zainstalowania systemu
• pomoc techniczna i merytoryczna 7 dni w tygodniu
• aktualizacje oprogramowania
• gwarantowana oddzielna umowa zawierająca szczegóły dotyczące serwisu
6. Etykiety do drukarki termotransferowej Zebra GK420t – 25 rolek po 1000 sztuk:
• bilety z nadrukiem
• wymiar etykiet – 100 mm/49 mm
• rodzaj druku - termiczny (bez kalki)
• perforacja - tak
Załącznik Nr 2
FORMULARZ OFERTY
na wykonanie dostawy / usługi* o wartości netto poniżej wyrażonej w złotych kwoty 30 tys. €
…………………………………………
(data i miejsce sporządzenia oferty)
I.
Nazwa i adres ZAMAWIAJĄCEGO:
Limanowski Dom Kultury
ul. Bronisława Czecha 4, 34-600 Limanowa
Sprawę prowadzi: Joanna Dębska, tel. 18 3371 603, mail: [email protected]
II. Nazwa przedmiotu zamówienia:
Zakup
i
wdrożenie
systemu
w kinie Klaps w Limanowej.
sprzedaży
i
rezerwacji
biletów
III. Tryb postępowania: ROZPOZNANIE CENOWE
IV. Nazwa i adres WYKONAWCY
………………..……………………………
…………………..…………………………
.…………………………………………….
……………………………………………..
(pieczęć Wykonawcy)
1.
Oferuję wykonanie przedmiotu zamówienia:
Lp. Przedmiot Zamówienia
Cena netto
1.
Dostawa i wdrożenie kompletnego systemu
sprzedaży i rezerwacji biletów
a.
Stanowisko administracyjne
b.
Stanowisko sprzedaży kasowej
c.
Moduł rezerwacji i sprzedaży internetowej
d.
Instalacja, wdrożenie systemu
2.
Szkolenie personelu
3.
Serwis oprogramowania i wsparcie
techniczne od dnia zainstalowania systemu
4.
Bilety termiczne do drukarki Zebra GK420t
RAZEM
Podatek VAT
Cena brutto
2.
a)
b)
c)
d)
Deklaruję ponadto:
termin wykonania zamówienia: …………………………… ,
warunki płatności: …………………………………………. ,
okres gwarancji: …………………………………………… ,
……………………………………………………………… .
3. Oświadczam, że:
a) Zapoznałem się z opisem przedmiotu zamówienia i nie wnoszę do niego zastrzeżeń.
b) W razie wybrania naszej oferty zobowiązujemy się do podpisania umowy na warunkach
zawartych w specyfikacji, w miejscu i terminie określonym przez Zamawiającego.
4.
Ofertę niniejszą składam na ……. kolejno ponumerowanych stronach.
5. Ofertę należy:
a) złożyć w formie pisemnej (osobiście, pisemnie listem, mailowo) na Formularzu Oferty do dnia
26 września 2016r. do godz. 12:00,
b) opakować w jednej kopercie zaadresowanej na Zamawiającego i opatrzonej napisem:
„Oferta na zakup i wdrożenie systemu sprzedaży i rezerwacji biletów
w kinie Klaps w Limanowej.”
6.
a)
b)
c)
Załącznikami do niniejszego formularza stanowiącymi integralną część oferty są:
Oświadczenie o spełnianiu warunków udziału w postępowaniu – załącznik nr 3
…………………………………………
…………………………………………
*) niepotrzebne skreślić
…………………… dn. ………….
…………………………………
(podpis i pieczęć)
Załącznik Nr 3
O ŚWIADCZENIE
Oferent:
..................................................................................................................…...…………
..................................................................................................................……………...
..................................................................................................................……………...
(nazwa i siedziba firmy, telefon, fax)
Odpowiadając na zapytanie ofertowe dotyczące:
zakupu
i
wdrożenia
systemu
w kinie Klaps w Limanowej.
sprzedaży
i
rezerwacji
biletów
oświadczam, że:
 posiadam uprawnienia do wykonywania określonej działalności lub czynności, jeżeli ustawy
nakładają obowiązek posiadania takich uprawnień,
 posiadam niezbędną wiedzę i doświadczenie oraz potencjał techniczny, a także dysponuję
osobami zdolnymi do wykonania zamówienia lub przedstawię pisemne zobowiązanie innych
podmiotów do udostępnienia potencjału technicznego i osób zdolnych do wykonania zamówienia,
 znajduję się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
 nie zalegam z uiszczaniem podatków, opłat lub składek na ubezpieczenie społeczne lub
zdrowotne, z wyjątkiem przypadków uzyskania przewidzianych prawem zwolnień, odroczeń,
rozłożenia na raty zaległych płatności lub wstrzymanie w całości wykonania decyzji właściwego
organu.
.............................................
Data i podpis wykonawcy