docKodeks postępowania dla dostawców
download 
Reklamacja Transkrypt
Kodeks postępowania dla dostawców
Kodeks postępowania dla dostawców Marzec 2014 WIZJA I MISJA Mars, Incorporated to spółka o zasięgu globalnym, prowadząca działalność w sześciu segmentach: czekolady, karmy dla zwierząt, gumy i wyrobów cukierniczych Wrigley, żywności, napojów oraz symbionauki. Filozofia naszej działalności, oparta na „Pięciu Zasadach Firmy Mars”, wymaga współpracy wyłącznie z dostawcami, którzy są w stanie stale spełniać nasze normy i specyfikacje oraz w swoim postępowaniu kierują się wartościami, które są zgodne z naszymi. To zobowiązanie do bezkonkurencyjnej jakości jest podstawą naszej „zasady wzajemności”, która głosi, że „wzajemna korzyść to wspólna korzyść, a wspólna korzyść jest trwałą wartością”. Oparcie na odpowiednich normach prawnych Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars (zwany dalej „Kodeksem”) określa wytyczne i oczekiwania dotyczące najważniejszych obszarów odpowiedzialnego pozyskiwania, a także umożliwia nam przestrzeganie „zasady wzajemności” oraz konsekwencji w zapewnianiu doskonałych wyrobów naszym konsumentom i interesariuszom. Treść niniejszego Kodeksu oparta jest na Międzynarodowej Karcie Praw Człowieka i zasadach dotyczących fundamentalnych praw, określonych w Deklaracji dotyczącej fundamentalnych zasad i praw w pracy wydanej przez Międzynarodową Organizację Pracy (MOP). Niniejszy Kodeks (oraz, w szerszym kontekście, nasz program odpowiedzialnego pozyskiwania) obowiązuje wszystkich bezpośrednich i pośrednich dostawców firmy Mars we wszystkich kategoriach. Bezpośredni dostawcy to tacy dostawcy, którzy mają bezpośredni wkład w produkcję gotowych towarów, głównie poprzez zapewnienie surowców i materiałów opakowaniowych. Są to między innymi dostawcy towarów rolnych, rolnicy i podwykonawcy. Dostawcy pośredni to dostawcy zapewniający towary i świadczący usługi, które nie są bezpośrednio wykorzystywane do produkcji gotowych towarów. Dotyczy to między innymi usług i artykułów nabywanych w celu budowy i utrzymania naszych fabryk, transportu i magazynowania naszych produktów oraz usług marketingowych, z których korzystamy, aby promować nasze marki i produkty. Firma Mars zdaje sobie sprawę, że warunki prowadzenia działalności przez dostawców mogą ulec zmianie, w związku z czym co dwa lata Kodeks jest aktualizowany, co zapewnia adekwatność jego treści oraz skuteczną realizację. Oczekiwania wobec dostawców Dostawca potwierdza, że przestrzega wymogów prawnych i norm branżowych oraz prowadzi dokładną dokumentację księgowo-sprawozdawczą wykazującą zgodność z takimi wymogami i normami, w prawnie dozwolonym stopniu. Od naszych dostawców oczekujemy przestrzegania tych norm, jednocześnie zachęcając do osiągania wyników przewyższających wymogi przedstawione w niniejszym Kodeksie. Zdajemy sobie sprawę, że nasi dostawcy prowadzą działalność w różnych warunkach prawnych i kulturowych. Jesteśmy skłonni rozważyć alternatywne rozwiązania, które zdaniem dostawców są skuteczniejsze od przedstawionych w Kodeksie, pod warunkiem zachowania zgodności ze wszystkimi obowiązującymi wymogami prawnymi. Niniejszy Kodeks stanowi punkt odniesienia. Firma Mars będzie wymagać wprowadzenia zmian jedynie w obszarach, w których normy stosowane przez dostawcę znacząco różnią się od zapisów Kodeksu. W przypadku, gdy normy przedstawione w Kodeksie wykraczają poza zakres obowiązujących przepisów prawnych, firma Mars oczekuje od dostawców przestrzegania zasad przedstawionych w Kodeksie. Jeśli przestrzeganie Kodeksu może prowadzić do konfliktu lub naruszenia obowiązujących praw bądź przepisów, dostawca ma obowiązek niezwłocznie zawiadomić firmę Mars o takiej sytuacji i wyjaśnić, jak zamierza prowadzić działalność w sposób należyty. Podczas lektury Kodeksu należy odnieść się do materiałów dotyczących odpowiedzialnego pozyskiwania, dostępnych na stronie www.mars.com. Firma Mars opracowuje również oświadczenie dotyczące kluczowych surowców, które może zostać przedstawione wraz z niniejszym dokumentem jako dodatkowy wymóg dla dostawców należących do kategorii wysokiego ryzyka. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 2 ZATRUDNIANIE DZIECI Wymogi Wytyczne Dostawca nie zatrudnia osób poniżej 16. roku życia, chyba że zezwalają na to lokalne przepisy, a dany wyjątek jest zgodny z wytycznymi Międzynarodowej Organizacji Pracy. Dostawca przechowuje w aktach datę urodzenia każdego pracownika lub posiada zgodną z prawem możliwość potwierdzenia wieku każdego pracownika. ■ Dostawca przestrzega praw i przepisów dotyczących minimalnego wieku zatrudnionych. Niezależnie od wieku żaden pracownik, w tym także uczeń ani praktykant, nie może być zatrudniony z naruszeniem lokalnych przepisów dotyczących minimalnego wieku zatrudnionych bądź obowiązku szkolnego, zgodnie z konwencją MOP nr 138 o minimalnym wieku zatrudnionych. ■ Dostawca ma obowiązek zadbać, aby pracownicy, którzy nie ukończyli 18. roku życia: • nie pracowali w warunkach niebezpiecznych bądź w warunkach wymagających kontaktu z materiałami niebezpiecznymi, znajdując się w sytuacji zagrożenia; • nie pracowali dłużej niż 8 godzin dziennie; • nie pracowali głównie w nocy; • nie pracowali w sposób mający nieuzasadniony negatywny wpływ na możliwość kształcenia zawodowego. ■ W przypadku braku dostępu do niezależnych dokumentów, dostawca stosuje inne zgodne z prawem i miarodajne środki umożliwiające ustalenie wieku zatrudnionych. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 3 ZATRUDNIENIE DOBROWOLNE / PRACA PRZYMUSOWA Wymogi Wytyczne Dostawca zatrudnia wszystkich pracowników na zasadzie dobrowolności, nie zatrudnia więźniów ani nie korzysta z pracy przymusowej bądź niewolniczej oraz nie angażuje się w żadne inne formy pracy obowiązkowej ani żadne inne formy niewolnictwa bądź handlu ludźmi. ■ Definicje: a) niewolnictwa i b) handlu ludźmi muszą być zgodne z: a) Uzupełniającą konwencją w sprawie zniesienia niewolnictwa, handlu ludźmi oraz instytucji i praktyk zbliżonych do niewolnictwa (1975) oraz b) Protokołu z Palermo w sprawie zapobiegania, zwalczania i karania handlu ludźmi, w szczególności handlu kobietami i dziećmi (2000). ■ W momencie rozpoczęcia okresu zatrudnienia dostawca nie wymaga od pracownika oddania do depozytu oryginalnych dokumentów tożsamości, dokumentów podróżnych ani żadnych innych osobistych dokumentów prawnych. ■ Przez cały okres rekrutacji i zatrudnienia dostawcy nie wolno pobierać od pracowników żadnych depozytów (pieniężnych ani innych). Dotyczy to także pracowników tymczasowych, sezonowych i przyjezdnych oraz pracowników pozyskanych za pośrednictwem biur pośrednictwa pracy, pośredników bądź specjalistów ds. rekrutacji pracowników. Zatrudnienie z udziałem prywatnych biur pośrednictwa pracy musi być zgodne z konwencją MOP nr 181 w sprawie prywatnych biur pośrednictwa pracy. W przypadku, gdy pobrana została opłata naruszająca te wytyczne, dostawca ma obowiązek niezwłocznie zwrócić taką opłatę. Zależnie od okoliczności zwrot ten można przekazać bezpośrednio wykonawcom/biurom pośrednictwa lub innym podmiotom zapewniającym pracowników bądź też konkretnym pracownikom. 1 ■ Dostawca nie zmusza pracowników do pracy w godzinach nadliczbowych. ■ Dostawca nie opóźnia ani nie wstrzymuje regularnych wypłat wynagrodzenia pracownikom przez okres dłuższy niż jeden miesiąc. ■ Dostawca nie więzi pracowników ani nie ogranicza ich swobody poruszania się. ■ Dostawca nie korzysta ze źródeł surowców ani produktów mających związek z pracą przymusową lub handlem ludźmi. ■ Dostawca korzysta jedynie z legalnych i renomowanych biur rekrutacyjnych, które posiadają odpowiednią licencję wymaganą przez obowiązujące przepisy prawne. 1. Jeśli niezależne biuro rekrutacyjne pobiera opłaty od pracowników, mogą być one przeznaczone jedynie na pokrycie dodatkowych wydatków, takich jak wyjazdy. Dostawca powinien zadbać, aby takie opłaty miały uzasadnioną wysokość i nie powinien udzielać pracownikom pożyczki ani zaliczki na pokrycie opłat pobieranych przez biuro rekrutacyjne. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 4 PRACOWNICY PRZYJEZDNI2 Wymogi Wytyczne Dostawca musi być świadomy wyjątkowej sytuacji prawnej, społecznej i kulturowej pracowników przyjezdnych i ma obowiązek zapewnić im traktowanie z godnością, szacunkiem oraz zgodnie z takimi samymi normami, jakie obowiązują w przypadku innych pracowników. ■ Dostawca zapewnia pracownikom przyjezdnym pracę w warunkach (wynagrodzenie, godziny pracy itp.) zgodnych z prawem i porównywalnych do warunków zapewnionych innym pracownikom, którzy wykonują podobne zadania. Dostawca ma obowiązek sprawdzić status prawny wszystkich pracowników przyjezdnych i zadbać, aby zatrudniane były tylko osoby posiadające ważne zezwolenie na pracę wydane przez właściwy organ władz państwowych. ■ Dostawca nie przechowuje urzędowych dokumentów tożsamości, w tym paszportów, zezwoleń na pracę i aktów urodzenia, nawet za zgodą pracownika przyjezdnego. ■ Dostawca ponosi koszt wszelkich opłat z tytułu usług świadczonych przez zewnętrznych wykonawców zatrudniających pracowników, bądź biura pośrednictwa pracy. 2. Termin „pracownicy przyjezdni” obejmuje zarówno pracowników zagranicznych, jak i tzw. „imigrantów wewnętrznych”, czyli zarówno osoby pracujące w kraju, którego obywatelstwa nie posiadają, jak i osoby, które wyjeżdżają w inne miejsce w kraju swojego pochodzenia w poszukiwaniu pracy stałej, tymczasowej lub sezonowej. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 5 MOLESTOWANIE, NĘKANIE I CZYNNOŚCI DYSCYPLINARNE Wymogi Wytyczne Dostawca nie angażuje się w akty molestowania fizycznego, psychicznego, słownego, seksualnego ani w żadne inne formy molestowania, niehumanitarnego bądź poniżającego traktowania albo kar fizycznych ani w żadne formy nękania. Dostawca traktuje wszystkich pracowników z szacunkiem i poszanowaniem ich godności oraz przestrzega lokalnych przepisów dotyczących działań dyscyplinarnych. ■ Dostawca posiada oficjalną procedurę dyscyplinarną w formie pisemnej. O procedurze tej należy jasno informować wszystkich pracowników i kandydatów do pracy. Wszelkie środki dyscyplinarne muszą być odnotowywane, zaś pracownicy, wobec których je zastosowano, muszą odnieść się do tego faktu na piśmie. ■ Dostawca nie stosuje kar pieniężnych i/lub potrąceń od wynagrodzenia z powodów dyscyplinarnych. ■ Dostawca posiada pisemne i/lub ustne procedury postępowania ze skargami pracowników dotyczącymi warunków i traktowania w miejscu pracy. ■ Dostawca przeprowadza odpowiednie procedury bezpieczeństwa w sposób nienachalny i dostosowany do płci pracowników. SPRAWIEDLIWE I RÓWNE TRAKTOWANIE / DYSKRYMINACJA Wymogi Wytyczne Oferowane przez Dostawcę zasady i warunki zatrudnienia, odnoszące się między innymi do rekrutacji, szkolenia, warunków pracy, wynagrodzenia, świadczeń, awansu, dyscypliny, rozwiązania umowy o pracę bądź przejścia na emeryturę, zależne są od kwalifikacji, wyników, umiejętności i doświadczenia pracownika. ■ Dostawca zapewnia miejsca pracy wolne od dyskryminacji ze względu na rasę, kolor skóry, wiek, płeć lub tożsamość płciową, klasę społeczną, poglądy polityczne, wyznanie, stan cywilny, narodowość, orientację seksualną, stopień niepełnosprawności lub informacje genetyczne, macierzyństwo, członkostwo bądź przynależność lub inny status danej osoby, który nie ma związku z jej zdolnością do wykonywania danej pracy. ■ Dostawca nie zmusza pracowników do poddawania się badaniom lekarskim, mogącym prowadzić do dyskryminacji (np. testom ciążowym). Wyniki żadnych testów wymaganych na podstawie lokalnych przepisów nie mogą być wykorzystywane w sposób prowadzący do dyskryminacji. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 6 WYNAGRODZENIE I ŚWIADCZENIA Wymogi Wytyczne Dostawca godziwie wynagradza wszystkich pracowników, zapewniając płacę i świadczenia zgodne z odpowiednimi przepisami. ■ Dostawca zapewnia wynagrodzenie za wszystkie przepracowane godziny, odpowiadające co najmniej płacy minimalnej lub minimalnym standardom obowiązującym lokalnie w danej branży, w zależności od tego, która z tych kwot jest wyższa. ■ Dostawca terminowo wypłaca wynagrodzenie zgodnie z wymogami prawnymi. W każdym przypadku wynagrodzenie musi być wypłacane co najmniej raz w miesiącu. Dostawca ma obowiązek zadbać, aby w przypadku, gdy wynagrodzenie pracowników zależne jest od wytworzonej ilości (praca akordowa, przydziały itp.), pracownicy zawsze zarabiali co najmniej równowartość odpowiedniego wynagrodzenia minimalnego za każdy 8-godzinny dzień pracy i aby nie byli zmuszeni do pracy w wymiarze ponad 8-godzinnym, aby uzyskać wynagrodzenie minimalne. W przypadku braku prawnie określonego wynagrodzenia minimalnego Dostawca ma obowiązek zapewnić pracownikom co najmniej średnie wynagrodzenie w danej branży lub obszarze geograficznym. ■ Dostawca spełnia wszystkie wymogi prawne dotyczące stawek za godziny nadliczbowe oraz premii. Za godziny nadliczbowe Dostawca oferuje stawkę wyższą / co najmniej równą zwykłej stawce wynagrodzenia. ■ Dostawca zapewnia wszelkie prawnie należne świadczenia, takie jak dni ustawowo wolne od pracy, płatny urlop / urlop roczny, urlop chorobowy oraz urlop macierzyński/ojcowski/rodzinny. Jeśli jest to możliwe ze względów praktycznych, Dostawca powinien zawrzeć ze wszystkimi pracownikami (stałymi, tymczasowymi, sezonowymi, miejscowymi i przyjezdnymi) pisemną umowę sporządzoną w odpowiednim języku i zawierającą opis obowiązków służbowych, świadczeń, procedur dyscyplinarnych oraz okresów wypowiedzenia. Jeśli zapewnienie pisemnej umowy nie jest możliwe ze względów praktycznych, Dostawca powinien przekazać pracownikom ustny opis warunków zatrudnienia. 3 ■ Przy wypłacie wynagrodzenia Dostawca przekazuje każdemu pracownikowi wyszczególnienie elementów składowych wynagrodzenia. Wyszczególnienie to musi uwzględniać co najmniej kwotę wynagrodzenia, okres wypłaty wynagrodzenia, stawkę, liczbę zwykłych godzin pracy oraz godzin nadliczbowych, odliczenia oraz świadczenia, jeśli występują. 3. Dostawca może spełnić ten wymóg, umieszczając informacje o najważniejszych prawach i przywilejach pracowników oraz warunkach zatrudnienia w widocznym miejscu w zakładzie pracy. Informacje te powinny być przedstawione jasno i zrozumiale oraz powinny być sporządzone w języku (lub językach), którym(i) posługują się pracownicy. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 7 GODZINY PRACY Wymogi Wytyczne Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących zwykłych godzin pracy, okresów wypoczynku oraz godzin nadliczbowych. ■ Dostawca musi zapewnić pracownikom co najmniej 24 godziny nieprzerwanego odpoczynku w każdym okresie 7 dni. 4 ■ Dostawca nie wymaga pracy w wymiarze ponad 60 godzin tygodniowo (z uwzględnieniem godzin nadliczbowych), chyba że okoliczności związane z prowadzoną działalnością wymagają tymczasowego wydłużenia czasu pracy. Dostawca konsultuje z pracownikami kwestie dotyczące tymczasowego wydłużenia godzin pracy i zapewnia czas wolny od pracy w zamian za dodatkowe godziny pracy bądź wyższą stawkę wynagrodzenia za przepracowane godziny nadliczbowe. ■ Dostawca nie zmusza pracowników do pracy w godzinach nadliczbowych, a pracownicy nie są karani ani zwalniani za odmowę pracy w godzinach nadliczbowych. WOLNOŚĆ ZRZESZANIA SIĘ / NEGOCJACJE ZBIOROWE Wymogi Dostawca przestrzega praw pracowników do tworzenia i przynależności do związków zawodowych oraz prowadzenia negocjacji zbiorowych w sposób zgodny z prawem oraz pokojowy, zgodny z obowiązującymi przepisami. Wytyczne ■ Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów dotyczących wolności zrzeszania się i negocjacji zbiorowych. ■ Dostawca nie stosuje dyskryminacji ze względu na zrzeszenie lub niezrzeszenie. ■ Dostawca nie zezwala na ingerencję kierownictwa w organizację pracowniczą. Dostawca nie dopuszcza do nękania ani zastraszania swoich pracowników, a także akcji odwetowych w związku z działaniami na rzecz swobodnego zrzeszania się lub prowadzenia negocjacji zbiorowych. ■ Dostawca zapewnia pracownikom poufne i anonimowe metody składania skarg oraz dokumentuje ten proces. 4. Wszelkie wyjątki od tej zasady muszą być zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz stosowane wyłącznie w wyjątkowych okolicznościach, takich jak praca o charakterze ciągłym bądź w związku z wypadkiem albo w sytuacji awaryjnej. W takim przypadku pracownikom należy w zamian zapewnić czas wolny od pracy, gdy tylko umożliwią to okoliczności. W zwykłych okolicznościach Dostawca ma obowiązek unikać sytuacji, które wymagają, aby pracownicy pracowali przez dłuższy czas bez cotygodniowych dni odpoczynku. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 8 BHP Wymogi Wytyczne Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących przepisów BHP. ■ Dostawca zapewnia bezpieczne, czyste, zdrowe i wydajne środowisko pracy, w tym czystą wodę pitną dla wszystkich pracowników oraz odpowiednią liczbę toalet i umywalek dla mężczyzn i kobiet. ■ Dostawca lub strona trzecia zapewniająca zakwaterowanie dla pracowników ma obowiązek zapewnić pracownikom odpowiednie oświetlenie, temperaturę, wentylację, toalety, prysznice lub wanny oraz dostęp do czystej wody pitnej. Kwatery muszą być czyste i bezpieczne oraz posiadać wyjścia ewakuacyjne, odpowiednią ilość miejsca oraz racjonalne zasady dotyczące możliwości wejścia i wyjścia. ■ Dostawca ma obowiązek zapewnić pisemne informacje i ostrzeżenia dotyczące BHP w podstawowym języku (lub językach) pracowników. Dostawca ma obowiązek rozmieścić karty charakterystyki substancji niebezpiecznych (w podstawowym języku (lub językach) pracowników) opisujące wszelkie substancje toksyczne albo niebezpieczne stosowane w miejscu pracy, a także odpowiednio zarządzać postępowaniem ze wszystkimi niebezpiecznymi substancjami i urządzeniami. ■ Dostawca ma obowiązek dostarczyć wszystkie odpowiednie środki ochrony osobistej. ■ Dostawca odpowiednio szkoli pracowników w zakresie obowiązujących lokalnie zasad BHP, w tym w zakresie procedur ewakuacyjnych obowiązujących w nagłych wypadkach. Dostawca zapewnia systemy i szkolenia opracowane pod kątem przeciwdziałania wypadkom i urazom. ■ Dostawca prowadzi dokumentację szkoleń BHP oraz wypadków i urazów w miejscu pracy. ■ Dostawca ma obowiązek zapewnić w zakładzie odpowiednie środki pierwszej pomocy, które muszą być zawsze dostępne dla pracowników. Lokalizacja środków powinna być wyraźnie oznaczona, a pracowników należy o niej poinformować. ■ Dostawca zapewnia odpowiednie wyposażenie medyczne, dostęp do wyjść awaryjnych oraz sprzęt gaśniczy i wyposażenie BHP. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 9 OCHRONA ŚRODOWISKA Wymogi Wytyczne Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących praw i przepisów dotyczących ochrony środowiska. Dostawca stale dąży do dalszego doskonalenia efektywności w dziedzinie ochrony środowiska. ■ Dostawca dokumentuje i prowadzi rejestr zgodności z lokalnymi i krajowymi prawami oraz przepisami dotyczącymi ochrony środowiska, w tym wymogami w zakresie zezwoleń i sprawozdawczości. ■ Dostawca właściwie postępuje z niebezpiecznymi materiałami i odpadami, posiada plan postępowania w przypadku uwolnienia odpadów niebezpiecznych, a także odpowiednio przechowuje i utylizuje niebezpieczne materiały oraz odpady, w sposób bezpieczny i zgodny z prawem. ■ Dostawca dba, aby właściwi pracownicy byli odpowiednio informowani o znaczącym wpływie firmy na środowisko oraz zostali przeszkoleni w zakresie występującego w firmie systemu ochrony środowiska. ■ Dostawca minimalizuje i monitoruje swój wpływ na środowisko, poprzez (gdy jest to możliwe) zmniejszenie emisji gazów cieplarnianych), inicjatywy zmierzające do zwiększenia wydajności energetycznej, a także ograniczenie zużycia i recykling zasobów naturalnych, w tym wody, papieru oraz materiałów opakowaniowych. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 10 ETYCZNE PRAKTYKI BIZNESOWE Wymogi Dostawca prowadzi swoją działalność zgodnie z najwyższymi normami postępowania etycznego oraz wszystkimi obowiązującymi prawami i przepisami. Wytyczne ■ Dostawca przestrzega wszystkich obowiązujących wymogów prawnych (zarówno lokalnych, jak i zagranicznych) dotyczących działalności w innych krajach, w tym przepisów amerykańskiej ustawy o zagranicznych praktykach korupcyjnych (ang. Foreign Corrupt Practices Act) oraz brytyjskiej ustawy o korupcji (ang. Bribery Act). Ustawa o zagranicznych praktykach korupcyjnych generalnie zabrania przekazywania jakichkolwiek wartościowych prezentów urzędnikom państwowym, zagranicznym partiom politycznym, przedstawicielom partii politycznych bądź kandydatom na stanowiska publiczne w celu pozyskania lub zachowania pozycji biznesowej albo zyskania niewłaściwej przewagi. ■ Dostawca znajduje się w posiadaniu pisemnych zasad zabraniających udzielania łapówek, gratyfikacji, korupcji i innych podobnych zabronionych praktyk biznesowych. ■ Dostawca ma obowiązek zapewnić swoim pracownikom, konsultantom, podwykonawcom i dostawcom szkolenie w zakresie obowiązujących w jego firmie zasad i procedur dotyczących etycznych praktyk biznesowych. ■ Dostawca nie oferuje ani nie przyjmuje łapówek, gratyfikacji ani żadnych innych środków w kierunku pozyskania nieuzasadnionej lub niewłaściwej przewagi. ■ Dostawca nie przekazuje prezentów ani darowizn żadnym pracownikom firmy Mars ani na korzyść żadnych pracowników firmy Mars, bez wcześniejszej zgody odpowiedniego pionu oraz regionalnego radcy prawnego. Wszelkie posiłki zapewniane pracownikom firmy Mars przez Dostawcę są uzasadnione, mają odpowiednią wartość i są zapewniane wyłącznie w ramach współpracy Dostawcy z firmą Mars. ■ Dostawca ujawnia firmie Mars wszelkie sytuacje, które mogą stwarzać pozór konfliktu interesów, a także informacje o każdym pracowniku lub członku rodziny pracownika firmy Mars, którego interesy mogą być w jakikolwiek związane z działalnością Dostawcy lub który może prowadzić jakiekolwiek wspólne interesy z Dostawcą. ■ Dostawca nie angażuje się w zmowy ofertowe, zmowy cenowe, dyskryminację cenową ani inne nieuczciwe praktyki handlowe naruszające przepisy o uczciwej konkurencji lub przepisy antytrustowe obowiązujące w obszarach prowadzenia działalności. ■ Dostawca przestrzega prawa własności intelektualnej innych osób. Dostawca podejmuje odpowiednie kroki w celu zabezpieczenia oraz zachowania poufnych i zastrzeżonych informacji bądź tajemnic handlowych firmy Mars oraz wykorzystuje takie informacje wyłącznie w celach, do których upoważniła go firma Mars. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 11 ZGODNOŚĆ Z PRZEPISAMI Wymogi Dostawca przestrzega wymogów prawnych i norm branżowych wynikających ze wszystkich obowiązujących przepisów oraz prowadzi dokładną dokumentację księgowosprawozdawczą wykazującą zgodność z takimi przepisami i normami, w prawnie dozwolonym stopniu. INNE OBOWIĄZKI PODZLECANIE Dostawca nie zatrudnia podwykonawców ani nie zleca jakimkolwiek innym stronom realizacji swoich zobowiązań umownych wobec firmy Mars bez uprzedniej pisemnej zgody firmy Mars lub jej filii. Przed rozpoczęciem produkcji wymagana jest uprzednia pisemna akceptacja niniejszego Kodeksu przez podwykonawcę lub zleceniobiorcę. ROZPOWSZECHNIANIE NINIEJSZEGO KODEKSU Dostawca ma obowiązek poinformować pracowników o wyjątkach zawartych w niniejszym Kodeksie. Obowiązek ten można spełnić, zamieszczając Kodeks w widocznym miejscu dostępnym dla pracowników, organizując grupowe lub indywidualne spotkania w celu omówienia i wyjaśnienia Kodeksu, rozprowadzając wśród pracowników ulotki wyjaśniające albo korzystając z internetowych kanałów komunikacji. WYZNACZENIE OSOBY ODPOWIEDZIALNEJ Dostawca wyznacza pracownika wyższego szczebla, który ma obowiązek ustawicznie monitorować przestrzeganie zasad niniejszego Kodeksu przez Dostawcę. Dostawca ma obowiązek niezwłocznie powiadomić firmę Mars o wszelkich kwestiach niezgodnych z niniejszym Kodeksem. Dostawca ma obowiązek poinformować firmę Mars o wszelkich naruszeniach niniejszego Kodeksu, w tym o naruszeniach zgłoszonych za pośrednictwem infolinii do zgłaszania problemów. Takie programy chronią poufność pracowników zgłaszających problemy i uniemożliwiają akcję odwetową. Dostawca ma obowiązek niezwłocznie zgłaszać przypadki lub podejrzenia naruszenia przepisów prawnych, niniejszego Kodeksu oraz wszelkich relacji umownych z firmą Mars. Dotyczy to naruszeń popełnionych przez dowolnego pracownika lub przedstawiciela występującego w imieniu Dostawcy bądź firmy Mars. Naruszenia można zgłaszać, przesyłając wiadomość e-mail na adres: [email protected] Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 12 MONITOROWANIE ZGODNOŚCI Z PRZEPISAMI W celu kontroli przestrzegania zasad niniejszego Kodeksu przez Dostawcę, firma Mars zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia zapowiedzianych i niezapowiedzianych audytów, przeprowadzanych przez stronę trzecią i obejmujących zakłady Dostawcy, zakwaterowanie zapewniane przez Dostawcę, działalność operacyjną, dokumentację księgowo-sprawozdawczą oraz do przeprowadzenia poufnych wywiadów z pracownikami w związku z takimi audytami. W razie niezadowalających wyników audytu i w przypadku niewdrożenia przez Dostawcę zalecanych działań naprawczych, firma Mars zastrzega sobie prawo do zawieszenia wszelkich zakupów od Dostawcy do czasu wdrożenia działań naprawczych lub do zerwania współpracy z Dostawcą, według własnego uznania. Dostawca ma obowiązek szkolić i monitorować swoich dostawców, podwykonawców oraz niezależnych wykonawców. PRZEJRZYSTOŚĆ Dostawca współpracuje z firmą Mars na zasadzie przejrzystości, co obejmuje ujawnianie właściwych zasad i procedur. Na żądanie Dostawca ma obowiązek ujawnić położenie geograficzne zakładów produkujących surowce dla firmy Mars oraz pochodzenie surowców z własnego bezpośredniego łańcucha dostaw. Dostawca podejmie niezwłoczne działania w celu wdrożenia wymogów niniejszego Kodeksu oraz związanych z nim procesów kontroli w swoim bezpośrednim łańcuchu dostaw. Zdajemy sobie sprawę, że wiele problemów, z którymi ma do czynienia firma Mars, powstaje na najniższych poziomach rozbudowanego łańcucha dostaw, w którym uczestniczy wielu dostawców. W związku z tym istotne jest, aby nasi bezpośredni dostawcy rozumieli rolę, jaką muszą odgrywać w promowaniu praktyk odpowiedzialnego pozyskiwania wśród własnych dostawców, w tym poprzez zadbanie, aby zasady zawarte w Kodeksie zostały przekazane i były stosowane przez dostawców niższego poziomu, a także poprzez zapewnienie kontroli zgodności na każdym poziomie łańcucha dostaw. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 13 ODWOŁANIA Firma Mars korzystała z następujących materiałów: Program Ekologicznego Zarządzania i Kontroli (ang. Eco-Management and Audit Scheme) www.quality.co.uk/emas.htm Elektroniczny Branżowy Kodeks Postępowania (ang. Electronic Industry Code of Conduct) www.eicc.info/eicc_code.shtml Inicjatywa Etycznego Handlu (ang. Ethical Trading Initiative) www.ethicaltrade.org Kodeks BHP MOP (ILO Code of Practice in Safety and Health) www.ilo.org/public/english/protection/safework/cops/english/download/e000013.pdf Międzynarodowe Standardy Pracy MOP (ILO International Labor Standards) www.ilo.org/public/english/standards/norm/whatare/fundam/index.htm ISO 14001 www.iso.org Amerykańskie Krajowe Stowarzyszenie Ochrony Przeciwpożarowej (ang. National Fire Protection Association) www.nfpa.org/categoryList.asp?categoryID=143&URL=About%20NFPA Wytyczne OECD dotyczące przedsiębiorstw międzynarodowych www.oecd.org OHSAS 18001 www.bsi-global.com/index.xalter SA 8000 www.cepaa.org SAI www.sa-intl.org Pięć Zasad Firmy Mars www.mars.com/global/about-mars/the-five-principles-of-mars.aspx Konwencja Narodów Zjednoczonych Przeciwko Korupcji (ang. United Nations Convention Against Corruption) www.unodc.org/unodc/en/corruption/index.html?ref=menuside Program ONZ „Global Compact” www.unglobalcompact.org Powszechna Deklaracja Praw Człowieka www.un.org/Overview/rights.html Normy ONZ dotyczące odpowiedzialności korporacji transnarodowych i innych firm w odniesieniu do praw człowieka www.ohchr.org Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 14 Niniejszy Kodeks został uzgodniony, zatwierdzony i wprowadzony przez liderów segmentów firmy, co potwierdza się podpisami złożonymi w tym dokumencie. Pascal Baltussen Wiceprezes ds. handlowych, Mars Global Chocolate Steven Brunner Wiceprezes ds. globalnego zaopatrzenia i dyrektor zaopatrzenia, Mars Patrick Mitchell Dyrektor ds. handlowych i zaopatrzenia, Zespół Wrigley Transversal Team Andrew Parton Wiceprezes ds. handlowych, Wrigley Global Petcare Brice Russell Globalny dyrektor zaopatrzenia, Mars Inc. Juliana Saretta GlobalnyWiceprezes ds. handlowych, Mars Global Drinks Denis Winkler Globalny wiceprezes ds. handlowych i łańcucha dostaw, Mars Food Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 15 Niżej podpisany/-a potwierdza, że rozumie i przestrzega wszelkich obowiązujących przepisów oraz zasad powyższego „Kodeksu postępowania dla dostawców firmy Mars” (zwanego w skrócie „Kodeksem”). Od Dostawców oczekuje się podjęcia niezbędnych działań naprawczych w celu niezwłocznego zlikwidowania wszelkich przypadków niezgodności z przepisami. Firma Mars zastrzega sobie prawo do zerwania współpracy z Dostawcami nieprzestrzegającymi zasad niniejszego Kodeksu. Oświadczenie o odpowiedzialności Po uzupełnieniu pustych miejsc usunąć słowa wyróżnione kursywą. ------------------------------------------------------ (nazwa spółki), spółka prawnie zarejestrowana w (nazwa kraju) ---------------------------------------, pod numerem rejestracyjnym / numerem zezwolenia ----------------------------------------- niniejszym oświadcza, że: (a) rozumie i akceptuje treść Kodeksu, włącznie z niniejszym oświadczeniem o odpowiedzialności; (b) we współpracy z firmą Mars i własną siecią dostawców dołoży starań zmierzających do pokonania trudności i udanego wdrożenia niniejszego Kodeksu; --------------------- (dzień tygodnia), ------------------ (data) ------------- (rok). -----------------------------------------------------------------------------------------(Nazwa i stanowisko, jeśli dotyczy) [Przedstawiciel kierownictwa Spółki] Proszę także wskazać (zaznaczyć, jeśli dotyczy), czy… Spółka jest członkiem organizacji Sedex i będzie wiązać swoje informacje dotyczące Sedex z obsługą firmy Mars. Spółka przeszła w ciągu ostatnich dwóch lat zewnętrzny audyt odpowiedzialnego pozyskiwania dla danego sektora branżowego i lokalizacji oraz udostępni wyniki firmie Mars. Kodeks postępowania dla dostawców firmy Mars 16
