Gospodarka aktywami trwałymi oraz rzeczowymi aktywami obrotowymi

Gospodarka aktywami trwałymi oraz rzeczowymi aktywami obrotowymi

Gospodarka aktywami trwałymi oraz rzeczowymi aktywami obrotowymi
W Drugim Urzędzie Skarbowym w Katowicach prowadzi się gospodarkę aktywami trwałymi
i rzeczowymi aktywami obrotowymi zgodnie z Rozporządzeniem Rady Ministrów a dnia 11
sierpnia 2004 roku w sprawie sposobu i trybu gospodarowania składnikami majątku
ruchomego powierzonego jednostkom budżetowym, zakładom budżetowym i gospodarstwom
pomocniczym (Dz.U. Nr.191, poz.1957).
§1
Aktywami trwałymi są aktywa jednostki budżetowej o wiarygodnie określonej wartości
nadające się do gospodarczego wykorzystania o przewidywanym okresie ekonomicznej
użyteczności dłuższym niż 1 rok.
Rzeczowymi aktywami obrotowymi są materiały nabyte w celu zużycia na własne potrzeby
urzędu w ciągu 12 miesięcy od dnia bilansowego lub w ciągu normalnego cyklu
operacyjnego.
Wszystkie składniki rzeczowe, stanowiące majątek Skarbu Państwa i będące w zarządzie
jednostki, podlegają ewidencji ilościowo-wartościowej, z podziałem na:
− środki trwałe,
− wartości niematerialne i prawne,
− wyposażenie,
Do aktywów trwałych zalicza się:
a) środki trwałe: w szczególności:
− nieruchomości w tym: grunty, prawo wieczystego użytkowania gruntu, budowle
i budynki,
− maszyny, urządzenia, środki transportu i inne rzeczy,
− inne wymienione w ustawie o rachunkowości.
b) wartości niematerialne i prawne, w szczególności:
− autorskie prawa majątkowe, prawa pokrewne, licencje, koncesje,
c) środki trwałe w budowie.
§2
Środki trwałe
I.
Definicja i ewidencja
Środki trwałe są to przedmioty majątkowe, zaliczane do rzeczowego majątku trwałego, które
spełniają następujące warunki:
−
−
−
−
są kompletne i zdatne do użytku w momencie przyjęcia do użytkowania,
wykorzystywane są na własne potrzeby,
o okresie użytkowania przekraczającym 1 rok,
stanowią własność lub współwłasność Skarbu Państwa, w stosunku do których
jednostka wykonuje uprawnienia właścicielskie lub dysponuje na podstawie decyzji o
ustanowieniu trwałego zarządu.
Środki trwałe oraz wartości niematerialne i prawne podlegają ewidencji księgowej
(syntetycznej i analitycznej).
Strona 1 z 6
Załącznik Nr 5 Gospodarka aktywami trwałymi oraz rzeczowymi aktywami obrotowymi
1
Ewidencja analityczna (szczegółowa) prowadzona jest w formie:
a) księgi inwentarzowej majątku trwałego, w programie Magazyn,
b) szczegółowych kart obiektów inwentarzowych, tworzonych w programie Magazyn.
Księga inwentarzowa stanowi ewidencję poszczególnych obiektów inwentarzowych majątku
trwałego. Prowadzona jest łącznie dla wszystkich środków trwałych bez względu na ich
klasyfikację rodzajową. Użytkowany program Magazyn nadaje kolejne numery inwentarzowe
wprowadzanym składnikom majątku jednostki.
Zapisów przychodów środków trwałych w księdze inwentarzowej dokonuje się w porządku
chronologicznym. W razie postawienia środka trwałego w stan likwidacji, jego nieodpłatnego
przekazania itp., w księdze inwentarzowej dokonuje się odpowiedniej adnotacji.. Księga
inwentarzowa prowadzona jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami
trwałymi.
Szczegółowa karta obiektów inwentarzowych – tworzy się w programie automatycznie i
prowadzona jest dla każdego środka trwałego oddzielnie. Służy ona do ewidencji danego
środka trwałego przez cały okres jego użytkowania i zawiera historię gospodarowania
środkiem trwałym. Zawiera ona w szczególności:
−
−
−
−
−
−
−
−
−
nazwę środka trwałego,
numer inwentarzowy,
symbol środka trwałego według klasyfikacji środków trwałych,
datę przyjęcia środka trwałego do używania,
wartość początkową środka trwałego,
kwotę dotychczas dokonanych odpisów umorzeniowych/amortyzacyjnych,
przyjętą stawkę umorzeniową/amortyzacyjną (w %),
kwotę rocznych odpisów umorzeniowych/amortyzacyjnych,
przypisaną odpowiedzialność materialną na osobę użytkującą dany środek trwały.
Dane wynikające z księgi inwentarzowej podlegają uzgadnianiu z księgą główną nie rzadziej
niż na dzień 31 grudnia każdego roku obrotowego.
II. Dokumentowanie przychodu i rozchodu środków trwałych:
Podstawą księgowania przychodu środków trwałych są następujące dokumenty:
− faktura wystawiona przez podatnika VAT,
− protokół odbioru obiektu powstałego w procesie inwestycyjnym,
− protokół zdawczo-odbiorczy wraz decyzją z dotyczącą nieodpłatnego przekazania lub
oddania w trwały zarząd,
− zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (w zakresie nadwyżek),
− akt darowizny lub spadku.
Dowodami rozchodu środków trwałych są w szczególności:
−
−
−
−
−
protokoły postawienia w stan likwidacji,
protokoły zdawczo-odbiorcze nieodpłatnego przekazania,
protokoły szkód,
zestawienie różnic inwentaryzacyjnych (w zakresie niedoborów),
rachunek i pokwitowanie odbioru przez kupującego w przypadku sprzedaży.
III. Dokumentowanie ruchu środków trwałych w jednostce .
Do udokumentowania ruchu środków trwałych w jednostce służą następujące dowody
Strona 2 z 6
Załącznik Nr 5 Gospodarka aktywami trwałymi oraz rzeczowymi aktywami obrotowymi
2
księgowe:
−
−
−
−
OT „Przyjęcie środka trwałego”,
MT „Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego”,
PT „Protokół przekazania – przyjęcia środka trwałego”,
LT „Likwidacja środka trwałego”.
Przyjęcie środka trwałego OT
Druk powszechnego użytku.
Służy do stwierdzenia faktu przyjęcia środka trwałego do użytkowania.
Wystawiany jest w dniu faktycznego przyjęcia środka trwałego do eksploatacji, przez
pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi. Dowód sporządzany jest
w co najmniej dwóch egzemplarzach z przeznaczeniem:
− oryginał dla księgowości,
− kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.
W dowodzie „OT” podlegają wypełnieniu wszystkie rubryki, a w szczególności powinien
zawierać:
−
−
−
−
−
−
−
pełną nazwę środka trwałego,
datę przekazania do użytkowania,
dane charakterystyczne środka trwałego (np. nr silnika, nr podwozia),
nazwę dostawcy, numer i data faktury,
miejsce użytkowania,
wartość nabycia,
numer inwentarzowy.
Numer inwentarzowy powinien być trwale naniesiony na środek trwały przez pracownika
odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi, poprzez naklejenie etykiety z numerem
inwentarzowym, wydrukowanej z programu Magazyn..
Dowód „OT” podpisywany jest przez osobę odpowiedzialną za gospodarkę środkami oraz
osobę, której przekazano środek trwały w użytkowanie. Dowód OT zatwierdza Naczelnik
urzędu lub osoba przez niego upoważniona.
Dowód OT podlega ewidencji syntetycznej w programie Finansowo-księgowym i
analitycznej w księdze inwentarzowej prowadzonej w programie Magazyn przez pracownika
odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.
Protokół zdawczo-odbiorczy środka trwałego PT
Sporządza się na druku powszechnego użytku.
Służy do udokumentowania nieodpłatnego przekazania środka trwałego innej jednostce.
Decyzja Naczelnika urzędu o przekazaniu środka trwałego stanowi podstawę do wystawienia
dowodu PT.
Protokół sporządzany jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami
trwałymi w czterech egzemplarzach z przeznaczeniem:
− oryginał i trzecia kopia dla jednostki przyjmującej środek trwały,
− pierwsza kopia dla księgowości jednostki przekazującej środek trwały,
− druga kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.
Pierwszą stronę dowodu wypełnia pracownik wystawiający, następnie przekazuje dokument
do referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji wpłat w celu określenia wartości
Strona 3 z 6
Załącznik Nr 5 Gospodarka aktywami trwałymi oraz rzeczowymi aktywami obrotowymi
3
początkowej środka trwałego i wysokości umorzenia. Potwierdzając te dane dokument
podpisuje Główny księgowy, a zatwierdza Naczelnik urzędu lub osoby przez nich
upoważnione.
Następnie dowód podpisują osoby upoważnione do przyjęcia środka trwałego. Pracownik
odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi dołącza do swojej kopii pokwitowanie
odbioru środka trwałego.
Niedopuszczalne jest sporządzanie dowodu po fakcie przekazania środka trwałego.
Kontrola formalno-rachunkowa polega na zbadaniu kompletności podpisów i prawidłowości
danych liczbowych dotyczących wartości inwentarzowej i umorzenia przekazywanego środka
trwałego.
Likwidacja środka trwałego LT
Sporządza się na druku powszechnego użytku lub na druku własnym.
Służy do udokumentowania likwidacji środka trwałego lub odsprzedaży. Ponadto jest
potwierdzeniem fizycznej likwidacji środka trwałego.
Dowód sporządzony jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami
trwałymi w dwóch egzemplarzach na podstawie protokołu komisji likwidacyjnej
zatwierdzonego przez Naczelnika urzędu, z przeznaczeniem:
− oryginał dla księgowości,
− kopia dla pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.
Do dowodu LT powinny być załączone następujące dokumenty:
− protokół likwidacyjny komisji,
− rachunek – w przypadku sprzedaży,
− gdy środek trwały nie jest odsprzedany, załącznik stanowi protokół fizycznej
likwidacji.
Dowód LT podlega ewidencji syntetycznej w programie Finansowo-księgowym i analitycznej
w księdze inwentarzowej prowadzonej w programie Magazyn przez pracownika
odpowiedzialnego za gospodarkę środkami trwałymi.
Dowód podlega kontroli przez pracownika referatu rachunkowości budżetowej i rejestracji
wpłat, odpowiedzialnego za ewidencję środków trwałych pod względem formalnorachunkowym. Dowód podlega zatwierdzeniu przez Naczelnika urzędu.
Protokół fizycznej likwidacji środka trwałego
Sporządzany wg wzoru własnego.
Służy do stwierdzenia faktu fizycznej likwidacji środka trwałego.
Protokół sporządza komisja w dwóch egzemplarzach, z przeznaczeniem:
− oryginał do księgowości,
− kopii pracownikowi odpowiedzialnemu za gospodarkę środkami trwałymi.
Protokół sporządza się w dniu dokonania likwidacji. Podstawą jego sporządzenia jest decyzja
Naczelnika urzędu podjęta na podstawie opinii komisji powołanej do oceny przydatności
składników majątku ruchomego do dalszego użytkowania.
W protokole komisja dokonuje dokładnego opisu sposobu fizycznej likwidacji. Dokument nie
jest przedmiotem ewidencji, lecz stanowi załącznik do dowodu LT.
Strona 4 z 6
Załącznik Nr 5 Gospodarka aktywami trwałymi oraz rzeczowymi aktywami obrotowymi
4
Zmiana miejsca użytkowania środka trwałego MT
Sporządzany na druku powszechnego użytku.
Dokument służy jako podstawa do zaewidencjonowania zmiany miejsca użytkowania środka
trwałego. Sporządzany jest przez pracownika odpowiedzialnego za gospodarkę środkami
trwałymi, w dniu faktycznej zmiany miejsca użytkowania danego środka trwałego w trzech
egzemplarzach, z przeznaczeniem:
− oryginał dla działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia,
− kopia dla zdającego,
− kopia dla przyjmującego.
Dowód stanowi podstawę do wydania środka trwałego przez osobę dotychczas materialnie
odpowiedzialną, która zatrzymuje w aktach danej komórki organizacyjnej jedną kopię
dowodu. Niedopuszczalne jest przekazanie (oddanie) środka trwałego na polecenie ustne bez
dowodu MT.
Za terminowość i prawidłowość sporządzania dowodu MT odpowiada pracownik
odpowiedzialny za gospodarkę środkami trwałymi.
Spis inwentarza
Sporządzany jest na druku powszechnego użytku lub wzorze własnym.
Służy do udokumentowania rodzaju i liczby przedmiotów znajdujących się w danym
pomieszczeniu, w tym środków trwałych.
Formularz sporządza w dwóch egzemplarzach pracownik działu spraw ogólnych, kadr i
szkolenia, a zatwierdza kierownik działu spraw ogólnych, kadr i szkolenia. Sporządzony
dokument podpisuje kierownik komórki organizacyjnej, której spis inwentarza dotyczy.
Oryginał wywiesza się w pomieszczeniu, kopia pozostaje w aktach działu spraw ogólnych,
kadr i szkolenia.
§3
Wartości niematerialne i prawne
Zgodnie z ustawą o rachunkowości do wartości niematerialnych i prawnych zalicza się nabyte
przez jednostkę prawa majątkowe nadające się do gospodarczego wykorzystania, a w
szczególności: prawa autorskie, prawa do projektów, wynalazków, licencje na programy
komputerowe i systemy operacyjne o przewidywanym okresie używania dłuższym niż rok,
przeznaczone na własne potrzeby jednostki lub do oddania do używania na podstawie umowy
najmu.
Zasady wyceny wartości niematerialnych i prawnych oraz zasady obliczania odpisów
amortyzacyjnych (umorzeniowych) są analogiczne jak dla środków trwałych i zgodne
z obowiązującymi przepisami.
Szczegółową ewidencję wartości niematerialnych i prawnych należy prowadzić analogicznie
jak ewidencję środków trwałych.
§4
Materiały
W jednostce budżetowej nie prowadzi się magazynu materiałowego. Materiały nabywane są
w ilościach zgodnych z decyzją Naczelnika urzędu w sprawie o udzielenie zamówienia
Strona 5 z 6
Załącznik Nr 5 Gospodarka aktywami trwałymi oraz rzeczowymi aktywami obrotowymi
5
publicznego. Zakupione materiały należy wydawać bezpośrednio po odbiorze poszczególnym
komórkom (za pokwitowaniem na rachunku) lub w podręcznej ewidencji ilościowej,
prowadzonej przez wyznaczonego pracownika. Zakupione materiały należy odnosić
bezpośrednio w ciężar kosztów.
§6
Zbiory biblioteczne
W jednostce budżetowej należy prowadzić ewidencję ilościową zbiorów bibliotecznych.
Ewidencję tę prowadzić należy w formie książki bibliotecznej przez pracownika działu spraw
ogólnych, kadr i szkolenia.
§7
Odpowiedzialnym za gospodarkę składnikami rzeczowymi jest kierownik działu spraw
ogólnych, kadr i szkolenia, do którego obowiązków należy: prowadzenie ewidencji ilościowej
majątku, zorganizowanie należytego oznakowania środków rzeczowych ich przechowywania
i zabezpieczenia przed zniszczeniem i kradzieżą oraz ubezpieczenie powierzonego majątku.
Strona 6 z 6
Załącznik Nr 5 Gospodarka aktywami trwałymi oraz rzeczowymi aktywami obrotowymi
6