Lista kontrolna audit ISO 14001

Lista kontrolna
audit ISO 14001
t
n
e
gm.pl
a
r
f tek
y
w kar
o
rm.bez
a
D ww
w
©2013 Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone
Wydawca:
Etena.pl
ul. Święty Marcin 29/8
61-806 Poznań
WWW: www.etena.pl
Email: [email protected]
Projekt okładki: Michał Kolasa www.michalkolasa.com
Skład: Etena.pl
Wydanie 2
ISBN: 978-83-936700-4-8
t
n
e
gm.pl
a
r
f tek
y
w kar
o
rm.bez
a
D ww
w
©2013 – Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone
2
Spis treści
ABC „obsługi” listy.................................................................................................................................. 4
Czym jest Lista kontrolna?..................................................................................................................... 5
Jak przygotować dedykowaną listę kontrolną?..................................................................................... 6
Jak korzystać z Listy kontrolnej?............................................................................................................ 7
Jak możesz wykorzystać Listę kontrolną w Twojej firmie?..................................................................... 8
Jak włączyć Listę kontrolną do dokumentacji firmowej? - instrukcja krok po kroku ..............................9
Lista auditowa...................................................................................................................................... 11
t
n
e
gm.pl
a
r
f tek
y
w kar
o
rm.bez
a
D ww
w
©2013 – Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone
3
ABC „obsługi” listy
t
n
e
gm.pl
a
r
f tek
y
w kar
o
rm.bez
a
D ww
w
©2013 – Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone
4
1 Czym jest Lista kontrolna?
Lista kontrolna jest to lista pytań, pomocnych przy przeprowadzaniu auditów.
Pytania te opierają się na normie, będącej podstawą systemu zarządzania.
Często spotkasz się z określeniem check-list, check lista auditowa itp. Cały czas mowa
tu o tym samym narzędziu, czyli o Liście kontrolnej. Powyższe sformułowania
używane są wymiennie, czasem jako „zawodowy slang”. Na pewno spotkasz się
często z w/w i innymi określeniami.
Tutaj jednak będę się trzymał określenia w języku polskim, czyli „Lista kontrolna”.
Lista kontrolna, z jaką masz teraz do czynienia, zawiera zakres normy. Jest
narzędziem, które pomoże Ci „ogarnąć” cały proces auditu.
nt
l
ragek.p
f
z aspektów, który masz sprawdzić podczas auditu.
y art
w
o
k
Na jej podstawie możesz opracować
Listę z
kontrolną,
przystosowaną do specyfiki
m
e
r
b
Daww.
Twojej organizacji.
w
Dzięki niej w łatwy sposób zapanujesz nad zakresem
meauditu. Nie pominiesz żadnego
©2013 – Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone
5
2 Jak przygotować dedykowaną listę kontrolną?
Przygotowując listę kontrolną pod kątem auditowanej organizacji (lub
wybranego procesu) uwzględnij:
• wyniki poprzednich auditów,
• wdrażane działania projakościowe,
• system jakości funkcjonujący w danym przedsiębiorstwie oraz wynikające
z niego specjalne działania, zgodne ze specyfikacją auditowanej
organizacji/obszaru i siecią procesów w nich zachodzących,
• wymagania innych norm (o ile takowe w firmie funkcjonują i mają odniesienie
do auditowanego obszaru),
• dokumentację systemową (procedury, instrukcje, karty procesów, zapisy itp.),
• wnioski z poprzednich auditów,
• wskazówki auditowanego/klienta,
t
n
e
gm.pl
a
r
f tek
y
w kar
o
rm.bez
a
D ww
w
©2013 – Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone
6
3 Jak korzystać z Listy kontrolnej?
Listę kontrolną traktuj jako spis zagadnień auditowych. Lista skonstruowana
jest w formie pytań. To są pytania, na które TY jako auditor musisz sobie
odpowiedzieć.
NIE ZADAWAJ ICH AUDITOWANEMU!
Podczas auditu pytaj, obserwuj, czytaj, wyciągaj wnioski. Swoje spostrzeżenia, uwagi
oraz dowody na spełnienie (niespełnienie) wymagań, możesz zapisać przy
odpowiednim pytaniu w Liście kontrolnej.
Lista pozwoli Ci pamiętać o wszystkich wymaganiach normy.
Lista kontrolna pomoże Ci również w przygotowaniu do auditu. Możesz ją poszerzyć o
specyficzne pytania, związane z auditowaną firmą/obszarem. Te pytania możesz już
t
n
e
sformułować tak, by można było je zadać bezpośrednio
m plauditowanym. Pamiętaj, aby
g
k. jest dynamicznym procesem.
fra teAudit
nie ograniczać się tylko do przygotowanych
pytań.
y
w kar
o
Musisz stale reagować na zmieniającą
Przystosuj pytania do tego co
z
rm.bsięesytuację.
a
D wpodczas
w auditu.
zobaczysz, usłyszysz, przeczytasz
w
Zakończenie działań auditowych, to nie koniec wykorzystywania Listy. Jeśli aktywnie
z niej korzystałeś podczas auditu, to masz mnóstwo notatek. Wykorzystaj je podczas
pisania raportu.
Lista powinna być zarchiwizowana i posłużyć jako dane wejściowe do kolejnego
auditu. Na jej podstawie możesz sporządzić pytania do powtórnego auditu. Ocenisz
również, na co zwrócić szczególną uwagę.
©2013 – Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone
7
4 Jak możesz wykorzystać Listę kontrolną w Twojej firmie?
Zakupioną Listę kontrolną możesz wydrukować i użyć podczas auditu.
Co jednak, gdy chcesz ją włączyć w skład dokumentacji systemowej?
Konieczne może być odpowiednie oznakowanie formularza. Musisz przecież spełnić
wymagania dotyczące nadzoru nad dokumentacją.
Listę zawartą w tej publikacji możesz włączyć w skład Twojej dokumentacji
systemowej, jako formularz.
t
n
e
gm.pl
a
r
f tek
y
w kar
o
rm.bez
a
D ww
w
©2013 – Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone
8
5 Jak włączyć Listę kontrolną do dokumentacji firmowej? instrukcja krok po kroku
Przygotowaliśmy dla Ciebie Listę kontrolną, którą możesz łatwo oznakować, wg zasad
ustalonych w Twojej organizacji i włączyć do dokumentacji systemowej.
Oto instrukcja krok po kroku:
1. Stwórz nowy plik programu MS Word (OpenOffice Writer lub inny edytor
tekstowy)
2. Ustaw marginesy górny na 1 cm (rys. 1)
3. W górze strony utwórz tabelę opisującą dokument - zgodnie z zasadami
nadzoru nad dokumentacją w Twojej firmie (rys. 1)
UWAGA 1 Tabela nie może być wyższa niż 3 cm
UWAGA 2 Możliwe, że sposób nadzoru nad dokumentacją w Twojej firmie przewiduje, że
tylko pierwsza strona dokumentu ma rozbudowane oznaczenia. Kolejne mogą mieć jedynie
skróconą wersję. W takim wypadku przygotuj dwie tabelki.
Jedną dla pierwszej strony i jedną dla kolejnych.
t
n
e
gm.pl
a
r
f tek
y
w kar
o
rm.bez
a
D ww
w
Rys. 1 Ustawienia marginesu górnego oraz wymiary tabeli
4. Wydrukuj Listę kontrolną.
5. Kartki zawierające listę, umieść ponownie w podajniku drukarki w taki sposób,
by wydruk miał miejsce po tej samej stronie, co poprzednio.
6. Uruchom drukowanie pliku z tabelką (stworzoną w punkach 1-3 w 11 kopiach).
Jeśli tworzyłeś dwie tabele, to:
◦
najpierw uruchom drukowanie pierwszego pliku z tabelą w 1 kopii
©2013 – Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone
9
◦
następnie uruchom drukowanie drugiego pliku w 10 kopiach
1. Jeśli postępowałeś zgodnie z instrukcją, z Twojej drukarki właśnie wyjechał
nowy formularz, oznakowany tak jak reszta firmowej dokumentacji.
t
n
e
gm.pl
a
r
f tek
y
w kar
o
rm.bez
a
D ww
w
©2013 – Etena.pl Wszelkie prawa zastrzeżone
10