Zasady współpracy, czyli jak ograniczyć ilość niepotrzebnych maili

Zasady współpracy, czyli jak ograniczyć ilość niepotrzebnych maili

Zasady współpracy,
czyli jak ograniczyć ilość niepotrzebnych
maili między nami… ;)
W związku z tym, że zadaniem koordynatora ds. promocji i mediów jest pomoc
koordynatorom projektów w reklamowaniu ich akcji na terenie Umedu, w Internecie,
prasie, TV sporządziłam instrukcję współpracy. Mam nadzieję, że dzięki niej w
przyszłości wszyscy zaoszczędzimy nieco czasu oraz sprawnie i elegancko
zareklamujemy nasze IFMSowe działania.
1. Jeśli jesteś koordynatorem akcji, którą chcesz, abym nagłośniła na portalu fb
Informacja medyczna Łódź lub jeśli akcja jest większa, stworzyła tam
wydarzenie/ stronie fb Uniwersytetu Medycznego w Łodzi/ stronie
Uniwersytetu Medycznego w Łodzi uprzejmie proszę o:przesłanie do mnie
odpowiednio sformułowanej i zatytułowanej notatki, w której powinny być
zawarte:
- informacja odpowiedniej długości ( nie za długa ) nt. projektu w ramach
którego realizacji odbywa się akcja+ logotyp projektu lub inna odpowiednia
grafika promująca akcję;
- szczegóły akcji, czyli data, godzina, miejsce oraz krótki opis co dokładnie
będziecie robić w jej trakcie, do kogo jest skierowana akcja + 2 zdania
zachęcające do udziału, kontakt do osób mogących udzielić informacji nt. akcji,
czyli rozumiem, że do Was samych, skoro ją organizujecie/ innych
dodatkowych.
Kiedy najlepiej umieszczać informację o akcji na portalach?: odpowiednio
wcześniej, co oznacza:
- jeśli to duża akcja typu WOŚP- 2tygodnie wcześniej- myślę, że wtedy już jesteśmy w
stanie określić dokładniej co się będzie działo
- mniejsza akcja np. audycja radiowa- tydzień wcześniej
Proszę, by notatka była poprawna= bardzo proszę, by notatka, która do mnie
trafia była poprawna stylistycznie, gramatycznie, ortograficznie- ja to oczywiście
wszystko będę czytała i myślę, że każdy ma prawo do tego typu błędów, jednakże nie
mam zamiaru pisać jej od nowa, bo panuje w niej totalny bałagan- oraz merytorycznie
!!!- chyba od zawsze staram się mniej więcej orientować w tym, jakie akcje dzieją się
w naszym Oddziale, ale nie możecie ode mnie wymagać, bym zaznajamiała się ze
wszystkimi szczegółami każdej akcji, bo to niemożliwe. Głównie w Waszym interesie
jako koordynatorów leży, by szczegóły dotyczące np. tytułów naukowych ekspertów
były prawidłowe, ja takich kwestii weryfikować nie będę.
Jeśli notatka będzie poprawna- bez problemu robię swoje, wysyłam w odpowiednie
miejsca.
Jeśli nie- notatka wraca do Was do poprawki, co poskutkuje tym, że akcja będzie
ogłoszona z opóźnieniem, czyli zamierzony efekt nie będzie osiągnięty, dlatego proszę
PRZEMYŚLCIE I ZAPLANUJCIE Z WYPRZEDZENIEM zarówno akcję
i jej promocję, zanim zaczniemy się wzajemnie zarzucać mailami
… :D tu wyjaśnię- na zarzucanie mnie lub Moniki licznymi mailami przez Was w
związku z pełnioną przez nas funkcją, mam nadzieję, ale jeśli ktoś nie będzie brał pod
uwagę wytycznych to… po prostu ponownie je ode mnie dostanie xD ale reklamę akcji
zaczniemy dopiero, jak się odpowiednio do nich zastosuje. Nie może być zbyt dużego
bałaganu, bo po co.
2. Jeśli oprócz pakietu podstawowego z punktu 1 chcesz, by Twoja akcja została
ogłoszona w prasie/ radio/ telewizji- proszę o informację czego oczekujecie
dokładnie i przesłanie odpowiednich materiałów- wszystkie informacje +
Project Proposal- lepiej to wygląda, jeśli gazeta/tv dostanie porządny opis
czym się zajmujemy + krótką notatkę dotyczącą konkretnej akcji ( sporządzoną
wg pkt. 1 )
Wtedy będę się starała przesłać przygotowane przez Was materiały w
odpowiednie miejsca i przekonać redaktorów do pomocy w promocji naszych
akcji.
Oczywiście ten punkt dotyczy akcji regulaminowo dużych, ale dodatkowo jest
dosyć intuicyjne- nikt nie będzie pisać w gazecie o akcji w przedszkolu takiej
standardowej, chyba, ze to np. Światowy Dzień Pluszowego Misia, czyli jeśli
jest specjalna okazja Waszej akcji przebiegającej w zwyczajny sposób- wtedy
też możemy próbować.
3. Jeśli macie pomysł na zorganizowanie konkursu na profilu Informacji
medycznej Łódź- również piszcie, wtedy wyślę instrukcję jak mają wyglądać
pytania konkursowe.
4. Jeśli chcecie rozreklamować akcję w środkach transportu mpk- na zasadzie
umieszczenia w nich plakatów, ulotek, również piszcie, z tym, że dużo
wcześniej- nigdy tego nie robiłam, kiedyś o tym rozmawiałam i wtedy to się
wydało całkiem możliwe- mogę powtórzyć tę próbę, jeśli będziecie mieli taką
potrzebę, ale jak mówię, póki co nie jestem w stanie obiecać skuteczności
negocjacji i mam je zamiar zacząć, jeśli wykażecie taką chęć, potrzebę. W
innym wypadku- nie, zatem w tej kwestii wszystko zależy od Waszych chęci i
jeśli ktoś oczekuje rzeczywiście skuteczności w załatwieniu takiej promocji dla
jego akcji- proszę zgłaszać się DUŻO wcześniej- ok. miesiąca przed początkiem
akcji, tzn. tu mam na myśli koordynatora, który chciałby jako pierwszy
spróbować mieć taką reklamę, bo trzeba będzie przetrzeć szlaki, co zawsze
wymaga więcej czasu ;)
Mam nadzieję, że nie muszę zaznaczać, że drukowanie materiałów
promocyjnych, załatwianie ich od sponsorów to Wasze zadanie, ja chętnie
pomogę w rozmowach z mpk jak coś :P
5. Kiedyś rozmawiałam z Radiem ŻAK o możliwości stworzenia serii programów
prozdrowotnych prowadzonych przez koordynatorów projektów- jeśli widzicie
siebie w roli prowadzącego audycję w ramach takiej serii, również oferuję
pomoc w ponownym zaproponowaniu im współpracy na tejże płaszczyźnie.
6. Szukanie zniżek- będziemy z Moniką działać ;)
Chcę zaznaczyć, że jestem otwarta na wszelkie pomysły, nawet szalone dotyczące
metod promocji Waszych akcji, tylko podkreślam CZAS- informujcie odpowiednio
wcześniej o pomysłach, to będziemy się zastanawiać 
Ponadto, jeśli część z Was ma już doświadczenie i kontakty przydatne w promocji
IFMSA- pomoc zawsze chętnie przyjmiemy !
Podział pracy+ dane kontaktowe koordynatorów ds.
promocji i mediów.
Jeśli Twoja akcja organizowana jest w ramach Programów Stałych: SCOPH lub
SCORA i chcesz ją wypromować- prosimy o kontakt mailowy z :
Katarzyna Kowal
Koordynator Lokalny ds. Promocji i Mediów
Tel:+48669497531| E-mail:[email protected]
Oddział Łódź Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSAPoland
Jeśli Twoja akcja organizowana jest w ramach Programów Stałych: SCORP lub
SCOME i chcesz ją wypromować- prosimy o kontakt mailowy z :
Monika Karolak
Koordynator Lokalny ds. Promocji i Mediów
Tel: +48 881 624 775| E-mail: [email protected]
Oddział Łódź Międzynarodowego Stowarzyszenia Studentów Medycyny IFMSAPoland
Koordynatorów
Programów
Stałych
uprzejmie
proszę
o
poinformowanie o powyższych wytycznych w czasie spotkań informacyjnych
Koordynatorów Projektów oraz przesłanie im ich drogą mailową, czy też w trakcie
spotkań Programów, ponieważ akcje są/ będą często, a zadaniem tej instrukcji jest
ułatwienie współpracy.
Nie zaznajomienie się z tymi informacjami w odpowiednim czasie może ją jedynie
komplikować zbędnymi mailami z niepotrzebnymi pytaniami np.2 dni przed dużą
akcją, kiedy wklejanie informacji o niej gdziekolwiek niestety może nie mieć
znaczenia dla frekwencji.
Jeśli dane projekty póki co nie mają koordynatorów, bo odbywają się raz do roku i
zostaną oni wybrani w odpowiednim czasie, zobowiązuję Was do przesłania tejże
instrukcji w momencie, kiedy tacy koordynatorzy zostaną wybrani.
Uprzejmie proszę o przesłanie aktualnych logotypów Programów Stałych oraz ich
Projektów- wiem, że są na stronie, ale może macie w jednym folderze i wystarczy, że
jednym kliknięciem mi je prześlecie, co pozwoliłoby zaoszczędzić czas w przyszłościbyłabym wdzięczna.
Ponadto proszę o przesłanie każdego z Koordynatorów imion, nazwisk, adresów
mailowych do Koordynatorów Projektów po wyłonieniu ich wszystkich dla każdego z
Programów.
Pozdrawiamy,
Kasia i Monika