Publikacja darmowa

Rejent . rok 9 . nr 4(96)
kwiecień 1999r.
Paweł Czubik
Zniesienie wymogu legalizacji dokumentów
zagranicznych w krajowym obrocie notarialnym
Zgodnie z artykułem 1138 k.p.c., uznanie mocy dowodowej dokumentu
zagranicznego przedstawianego do użycia wobec organów i osób urzędowych na terytorium RP może być uzależnione od jego uprzedniej legalizacji
dokonanej przez polskie przedstawicielstwo dyplomatyczne lub urząd
konsularny. Kodeks postępowania cywilnego wyraźnie stanowi, iż legalizacja dokumentów zagranicznych wymagana jest w dwóch przypadkach:
jeżeli dokument dotyczy przeniesienia własności nieruchomości znajdującej się w Polsce lub jeżeli istnieją wątpliwości co do jego autentyczności.
Brzmienie artykułu 1138 k.p.c. zadecydowało o ukształtowaniu się praktyki, zgodnie z którą przedstawiane polskiemu notariuszowi dokumenty
zagraniczne, zasadniczo przed ich uznaniem i dokonaniem na ich podstawie
konkretnej czynności prawnej, winny zostać zalegalizowane przez polskiego konsula, uprawnionego do dokonywania czynności legalizacyjnych1.
Faktem jest, iż za ukształtowaniem się takiego rozumienia artykułu 1138
k.p.c. przemawiał fakt posługiwania się przed notariuszem głównie doku1
Zgodnie z brzmieniem artykułu 1138, czynności legalizacyjne dokonywane są przez polskie
przedstawicielstwa dyplomatyczne lub urzędy konsularne. Dokonywanie legalizacji dokumentów,
zgodnie z art. 21 w zw. z art. 1 i 4 ustawy o funkcjach konsulów (Dz.U. z 1984 r. Nr 9, poz. 34),
jest jedną z funkcji konsularnych. Dokonywanie czynności legalizacyjnych obarcza więc polską
zawodową służbę konsularną, niezależnie od tego czy osoby - konsulowic uprawnieni do dokonywania tych czynności - urzędują w urzędach konsularnych RP i wykonują za granicą wyłącznie
funkcje konsularne lub też urzędują w wydziałach konsularnych polskich przedstawicielstw dyplomatycznych i - wykonując funkcje konsularne - sąjcdnoczcśnie dyplomatami.
91
Paweł Czubik
mentami zagranicznymi, dotyczącymi przeniesienia własności nieruchomości znajdujących się w Polsce, które powinny podlegać procedurze legalizacyjnej. Przypadek drugi, wynikający z cytowanego artykułu k.p.c., ze
względu na swoje niezbyt ostre sformułowanie spowodował, iż w zasadzie
każdy dokument zagraniczny uznawany był ex definitione za budzący
wątpliwość co do autentyczności, a więc podlegający wymogowi legalizacji. Takie rozumowanie aktualne jest po dziś dzień, trudno zresztą zarzucić
mu brak logiki czy też użyteczności. Wobec znacznych trudności czy też
wręcz niemożności szybkiego ustalenia przez notariusza autentyczności
dokumentu, żądanie legalizacji jest najprostszym sposobem uwiarygodnienia jego prawdziwości. Nie jest zamierzeniem moim poddawać krytyce czy
też w jakikolwiek sposób postulować zmianę stanu rzeczy2, zadaniem
niniejszego artykułu jest: po pierwsze, wyszczególnienie państw, w przypadku których notariusz nie powinien wymagać legalizacji pochodzących
z nich dokumentów, po drugie zaś, przedstawienie sposobu postępowania
notariusza lub strony celem ustalenia autentyczności takich zwolnionych od
wymogu legalizacji dokumentów.
Zgodnie z artykułem 1096 k.p.c., przepisów z zakresu międzynarodowego postępowania cywilnego nie stosuje się, jeżeli inaczej w tym temacie
stanowi umowa międzynarodowa, której Polska jest stroną. Oczywistym
faktem, nie wymagającym komentarza, jest obowiązek państwa-strony
dobrowolnie zawartej umowy międzynarodowej dostosowania swoich norm
prawa wewnętrznego do postanowień tej umowy. Polska zawarła liczne
multi- i bilateralne umowy międzynarodowe regulujące kwestie międzynarodowej procedury cywilnej. Część z tych umów przewiduje w temacie
legalizacji dokumentów pochodzących z państw-stron rozwiązania odmienne
od przyjętego w art. 1138 k.p.c. Zgodnie więc z artykułem 1096 k.p.c., w
przypadkach dokumentów pochodzących z państw, z którymi zawarto
regulujące tę kwestię umowy, nie stosuje się wymagań art. 1138, zastępując
je rozwiązaniami przyjętymi w umowach. Dla obrotu notarialnego znaczenie w powyższej kwestii mają głównie postanowienia umów dwustronnych,
2
Choć wydaje się, że stosowanie legalizacji jedynie w przypadkach uzasadnionych wątpliwości co do autentyczności byto pierwotnym zamiarem ustawodawcy. Wskutek zdobytej praktyki
notariusz czy inna osoba urzędowa, której przedstawiany jest dokument zagraniczny, jest w stanic
na podstawie jego cech ustalić autentyczność, bez potrzeby żądania legalizacji.
92
Zniesienie wymogu legalizacji dokumentów..
regulujących kwestie pomocy prawnej w sprawach cywilnych. Modyfikacja wynikająca z rozwiązań przyjętych w umowach regulujących kwestie
legalizacji ma zazwyczaj charakter całkowitego zniesienia tego wymogu
względem dokumentów przepływających pomiędzy państwami-stronami
umowy.
Z wymogu legalizacji przewidzianego przez artykuł 1138 k.p.c. zwolnione są przedstawiane notariuszowi polskiemu dokumenty zagraniczne
pochodzące z następujących krajów:
• Algieria na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Algierską Republiką Ludowo-Demokratyczną dotyczącej obrotu
prawnego w sprawach cywilnych i karnych. (Dz.U. z 1982 r. Nr 10, poz.
73);
• Austria na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Republiką Austrii o wzajemnych stosunkach w sprawach z zakresu
prawa cywilnego oraz o dokumentach (Dz.U. z 1974 r. Nr 6, poz. 33), wraz
z Protokołem Dodatkowym do Umowy (Dz.U. z 1974 r. Nr 6, poz. 34);
• Białoruś na podstawie Umowy między Rzecząpospolitą Polską a
Republiką Białoruś o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach
cywilnych, rodzinnych, pracowniczych i karnych (Dz.U. z 1995 r. Nr 128,
poz. 619);
• Bośnia i Hercegowina na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Federacyjną Ludową Republiką Jugosławii o obrocie
prawnym w sprawach cywilnych i karnych. (Dz.U. z 1963 r. Nr 27, poz.
162);
• Bułgaria na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Ludową Republiką Bułgarii o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1963 r. Nr 17
poz. 88), znowelizowanej Protokołem do Umowy (Dz.U. z 1981 r. Nr 10, poz.
43);
• Chiny na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową
a Chińską Republiką Ludową o pomocy prawnej w sprawach cywilnych
i karnych (Dz.U. z 1988 r. Nr 9, poz. 65);
• Chorwacja na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą
Ludową a Federacyjną Ludową Republiką Jugosławii o obrocie prawnym
w sprawach cywilnych i karnych. (Dz.U. z 1963 r. Nr 27, poz. 162);
93
Paweł Czubik
• Czechy na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Czechosłowacką Republiką Socjalistyczną o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych, pracowniczych i
karnych (Dz.U. z 1989 r. Nr 39, poz. 210);
• Egipt na podstawie Umowy między Rzecząpospolitą Polską a Arabską Republiką Egiptu o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i handlowych (Dz.U. z 1994 r. Nr 34, poz. 126);
• Grecja na podstawie Umowy pomiędzy Polską Rzecząpospolitą Ludową a Republiką Grecką o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i
karnych (Dz.U. z 1982 r. Nr 4, poz. 24);
• Irak na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową
a Republiką Iraku o pomocy prawnej i sądowej w sprawach cywilnych i
karnych (Dz.U. z 1989 r. Nr 70, poz. 418);
• Jugosławia na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą
Ludową a Federacyjną Ludową Republiką Jugosławii o obrocie prawnym
w sprawach cywilnych i karnych. (Dz.U. z 1963 r. Nr 27, poz. 162);
• KRL-D na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Koreańską Republiką Ludowo-Demokratyczną o pomocy prawnej w
sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1987 r. Nr 24, poz. 135);
• Kuba na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową
a Republiką Kuby o pomocy prawnej w sprawach cywilnych, rodzinnych
i karnych (Dz.U. z 1984 r. Nr 47, poz. 247);
• Libia na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową
a Libijską Arabską Dżamahiriją Ludowo-Socjalistyczną o pomocy prawnej
w sprawach cywilnych, handlowych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1987 r.
Nr 13, poz. 80);
• Litwa na podstawie Umowy między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Litewską o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach
cywilnych, rodzinnych, pracowniczych i karnych (Dz.U. z 1994 r. Nr 35,
poz. 130);
• Łotwa na podstawie Umowy między Rzecząpospolitą Polską a Republiką Łotewską o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach
cywilnych, rodzinnych, pracowniczych i karnych (Dz.U. z 1995 r. Nr 110,
poz. 534);
94
Zniesienie wymogu legalizacji dokumentów..
• Macedonia na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą
Ludową a Federacyjną Ludową Republiką Jugosławii o obrocie prawnym
w sprawach cywilnych i karnych. (Dz.U. z 1963 r. Nr 27, poz. 162);
• Maroko na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Królestwem Maroka o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i
karnych (Dz.U. z 1983 r. Nr 14, poz. 69); ale wyłącznie pod warunkiem
uwierzytelnienia lub sporządzenia dokumentu przez sąd marokański;
• Mongolia na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą
Ludową a Mongolską Republiką Ludową o pomocy prawnej i stosunkach
prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1972 r.
Nr 36, poz. 244);
• Rosja na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową
a Związkiem Socjalistycznych Republik Radzieckich o pomocy prawnej i
stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U.
z 1958 r. Nr 32, poz. 147), znowelizowanej Protokołem do Umowy (Dz.U.
z 1980 r. Nr 28, poz. 121);
• Rumunia na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Rumuńską Republiką Ludową o pomocy prawnej i stosunkach
prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1962 r.
Nr 63, poz. 301), znowelizowanej Protokołem w sprawie zmiany artykułu
15 ustęp 1 Umowy (Dz.U z 1973 r. Nr 41, poz. 243);
• Słowacja na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Czechosłowacką Republiką Socjalistyczną o pomocy prawnej i
stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych, pracowniczych
i karnych (Dz.U. z 1989 r. Nr 39, poz. 210);
• Słowenia na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Federacyjną Ludową Republiką Jugosławii o obrocie prawnym w
sprawach cywilnych i karnych. (Dz.U. z 1963 r. Nr 27, poz. 162);
• Syria na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową
a Arabską Republiką Syryjską o pomocy prawnej w sprawach cywilnych
i karnych (Dz.U. z 1986 r. Nr 37, poz. 181);
• Tunezja na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Republiką Tunezyjską o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i
karnych (Dz.U. z 1987 r. Nr U, poz. 71);
95
Paweł Czubik
• T\ircj a na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową
a Republiką Turecką o pomocy prawnej w sprawach cywilnych i handlowych (Dz.U. z 1992 r. Nr 3, poz. 13);
• Ukraina na podstawie Umowy między Rzecząpospolitą Polską a
Ukrainą o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych
i karnych (Dz.U. z 1994 r. Nr 96, poz. 465);
• Węgry na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Węgierską Republiką Ludową o obrocie prawnym w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1960 r. Nr 8, poz. 54), znowelizowanej Protokołem w sprawie zmiany i uzupełnienia Umowy (Dz.U. z
1982 r. Nr 5, poz. 32);
• Wielka Brytania na podstawie Konwencji konsularnej między Polską
Rzecząpospolitą Ludową a Zjednoczonym Królestwem Wielkiej Brytanii
i Północnej Irlandii (Dz.U. z 1971 r. Nr 20, poz. 192), zmienionej Protokołem (Dz.U. z 1978 r. Nr 21, poz. 91);
• Wietnam na podstawie Umowy między Rzecząpospolitą Polską a
Socjalistyczną Republiką Wietnamu o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych, rodzinnych i karnych (Dz.U. z 1995 r. Nr 55,
poz. 289);
• Wiochy na podstawie Umowy między Polską Rzecząpospolitą Ludową a Republiką Włoską o pomocy sądowej oraz o uznawaniu i wykonywaniu wyroków w sprawach cywilnych (Dz.U. z 1992 r. Nr 23, poz. 97).
Zwolnienie z wymogu legalizacji dokumentów wynika z odpowiednich
postanowień dwustronnych umów zawartych przez Polskę z państwami
wymienionymi powyżej lub ich poprzednikami prawnymi (umów o pomocy
prawnej, a w przypadku Wielkiej Brytanii konwencji konsularnej)3. Zgodnie z postanowieniami większości z powyżej wymienionych umów, z wymogu
legalizacji zwolnione są dokumenty urzędowe wydane lub uwierzytelnione
przez organ jednego z państw-stron w zakresie właściwości tego organu,
opatrzone pieczęcią urzędową. Zwolnienie z legalizacji dotyczy także
dokumentów o charakterze „pochodnym" w stosunku do dokumentu pierwotnego, to jest odpisów, wypisów, wyciągów i tłumaczeń. Niektóre umowy
3
Pełne teksty większości wymienionych powyżej umów znajdująsię w zbiorze umów międzynarodowych autorstwa Jana C i s z e w s k i e g o , Obrót prawny z zagranicą, t. II - umowy dwustronne, Sopot 1997.
96
Zniesienie wymogu legalizacji dokumentów..
z wymienionych powyżej przewidują także zwolnienie z wymogu legalizacji dokumentów prywatnych pochodzących z państw-stron4; brak tego
typu unormowania, w przypadku większości wymienionych powyżej umów
wiążących Polskę, nie ma żadnego znaczenia dla zakresu przedmiotowego
zwolnienia z legalizacji dokumentów zagranicznych z państw-stron, używanych w Polsce. W prawie polskim brak bowiem pojęcia „zagraniczny
dokument prywatny", pojęcie „zagraniczny dokument" odnosi się wyłącznie do dokumentów urzędowych (publicznych) pochodzących z zagranicy.
W przypadku dokumentów prywatnych miejsce ich sporządzenia nie gra
żadnej roli (nie ma żadnego wpływu na moc dowodową dokumentu5). Trudno
wyobrazić sobie w prawie polskim legalizację konsularną dokumentów
prywatnych. Jeżeli dokument prywatny opatrzony jest zagraniczną klauzulą uwierzytelniającą (sądową notarialną lub inną urzędową), pochodzącą
z któregoś z krajów wymienionych powyżej, klauzula ta na dokumencie
traktowana jest jako zagraniczny dokument urzędowy, i jako taka zwolniona będzie od legalizacji na podstawie umowy znoszącej wymóg legalizacji.
Zniesienie wymogu legalizacji oznacza zapewnienie dokumentom zagranicznym pochodzącym z powyżej wymienionych państw-stron mocy
dowodowej równej dokumentom polskim, bez obwarowania żadnymi odrębnymi warunkami.
Zwolnienie z wymogu legalizacji dokumentów pochodzących z wymienionych powyżej państw oznacza, iż strona może przedstawić notariuszowi
dokument zagraniczny zarówno zalegalizowany, jak i niezalegalizowany
i dokument taki, niezależnie od faktu dokonania względem niego uprzednio
legalizacji, powinien zostać uznany przez notariusza. Zniesienie wymogu
legalizacji nie oznacza więc niemożności dokonywania legalizacji przez
stronę, oznacza natomiast swobodę wyboru co do legalizowania bądź nie
dokumentu zagranicznego.
Jeżeli notariusz ma wątpliwości co do autentyczności przedstawianego
dokumentu, pochodzącego z wymienionych powyżej państw, nie może żądać
jego zalegalizowania, gdyż wymóg artykułu 1138 k.p.c. zniesiony został
definitywnie przez postanowienie umowy międzynarodowej między Polską
4
Dotyczy to umów o pomocy prawnej zawartych z Austrią, Kubą, Libią, Socjalistyczną Federacyjną Republiką Jugosławii, ZSRR. Przyjęcie omawianego rozwiązania podyktowane było
zapewne wymogami prawa wewnętrznego tych państw-stron.
5
Patrz orzeczenie Sądu Najwyższego z dnia 22.08.1950 r. C 142/50, OSN 1952, z. 1, poz. 7.
97
Paweł Czubik
a państwem, z którym umowę tę zawarto (zgodnie z art. 1096 k.p.c.). W
takim przypadku strona (lub notariusz) wystąpić powinna do Ministerstwa
Sprawiedliwości RP lub bezpośrednio do Ministerstwa Spraw Zagranicznych RP z zapytaniem o autentyczność dokumentu zagranicznego (lub o
możliwość uznania bez legalizacji - w przypadku gdy notariusz ma wątpliwości, czy dany dokument może być uznany bez legalizacji). Ministerstwo Sprawiedliwości kieruje zapytanie do MSZ. MSZ RP ustala autentyczność dokumentu i przesyła pytającemu odpowiedź (bezpośrednio lub
za pośrednictwem MS), bez dokonywania jakichkolwiek czynności legalizacyjnych względem dokumentu. MSZ stara się sprawy związane z ustalaniem potrzeby legalizacji załatwiać w miarę szybko, by nie narażać strony na niepotrzebne oczekiwanie. Notariusz winien bezwarunkowo przyjąć
dokument, jeżeli strona przedstawi wraz z nim dokument potwierdzający
jego autentyczność, wydany przez MSZ RP lub MS RP. Oczywiście strona
może także zalegalizować dokument, jeśli notariusz ma wątpliwości co do
jego autentyczności; notariusz nie może jednak zażądać od strony zalegalizowania dokumentu zwolnionego z wymogu legalizacji, uwarunkowując
jego przyjęcie od dokonania względem niego czynności legalizacyjnej. Strona
ma prawo przesłania dokumentu do MS lub MSZ celem ustalenia jego
autentyczności, bez potrzeby ponoszenia kosztów opłat legalizacyjnych.
Należy jednak zaznaczyć, iż niekiedy procedura zalegalizowania dokumentu może okazać się dużo mniej czasochłonna niż proces ustalania
autentyczności przeprowadzany przez ministerialne władze polskie. Należy tu zaznaczyć, iż uznawanie dokumentów zagranicznych bez potrzeby
legalizacji nie oznacza zniesienia wymogów formalnych, związanych z
pewnego typu dokumentami, z jakimi wiąże ich skutkowanie prawo polskie
(przykładowo wymóg sporządzenia pełnomocnictwa do przeniesienia własności nieruchomości w formie aktu notarialnego dotyczy bezwzględnie także
pełnomocnictw sporządzonych za granicą6).
6
Rodzi to, oczywiście, znaczne problemy prawne, z których wynika realna potrzeba przyjmowania niezbędnych domniemań i doraźnych rozwiązań. Dotyczy to z resztą nic tylko potrzeby
stworzenia możliwych do uznania w Polsce substytutów aktów notarialnych w krajach poza Unią
Notariatu Łacińskiego, lecz także problemów powstałych wskutek niestosowania formy aktu notarialnego w krajach zrzeszonych w Unii Notariatu Łacińskiego. Zasadniczo przyjmuje się w praktyce, w takim kontrowersyjnym przypadku, wyłącznie ze względu na potrzebę obrotu krajowego,
domniemanie, iż dokument sporządzony przez zagranicznego notariusza jest zagranicznym aktem
notarialnym.
98
Zniesienie wymogu legalizacji dokumentów..
Jeżeli dokument pochodzi z państwa, z którym nie zawarto umowy
znoszącej wymóg legalizacji, notariusz musi zażądać jego legalizacji, gdy
dokument dotyczy przeniesienia własności nieruchomości lub istnieją
wątpliwości co do jego autentyczności (zgodnie z 1138 k.p.c.). Legalizacji
może dokonać właściwie upoważniony konsul polski akredytowany w
państwie, z którego dokument pochodzi, lub konsul tego państwa obcego
akredytowany w RP. Uprawnienia konsula RP do dokonywania legalizacji
dokumentów zagranicznych oraz skuteczność takiej legalizacji nie są
kwestionowane. Wynikająone ze zwyczajowego uprawnienia państwa wysyłającego do swobodnego regulowania dostępu dokumentów zagranicznych
na swój własny obszar prawny. Odmiennie natomiast przedstawia się kwestia
legalizacji dokumentów zagranicznych dokonywanej przez konsulów państw
obcych akredytowanych w Polsce; uprawnienie do takiej legalizacji ujmowane jest w charakterze ustępstwa czy też tolerowania takiej praktyki przez
państwo przyjmujące. Początkowo w praktyce polskiej uznawano dokonywanie takiej legalizacji jedynie w przypadku zawarcia konwencji konsularnej precyzującej omawiane uprawnienie konsula państwa wysyłającego
w państwie przyjmującym7. Później uznawano legalizację dokumentów
zagranicznych, dokonywaną przez konsulów państw obcych w Polsce, także w przypadku, gdy konsul polski uzyskiwał analogiczne uprawnienie
(niezależnie od zawarcia unormowań konwencyjnych w tym względzie) w
tym państwie obcym8 (przyjmowano więc regulację na zasadzie wzajemności). W ostatnich latach praktyka polska skłania się ku jeszcze większej
liberalizacji, obecnie uznaje się legalizację dokumentów zagranicznych dokonaną przez odpowiednich konsulów państw obcych akredytowanych w
RP, nawet jeżeli brak jakiejkolwiek tego rodzaju wzajemności ze strony
państwa obcego. Zwracanie się do konsula państwa obcego o dokonanie
legalizacji dokumentów zagranicznych przez strony jest jednak, statystycznie rzecz ujmując, dużo rzadsze niż zwracanie się o legalizację taką do
konsula polskiego za granicą.
Jeżeli jednak legalizacji dokonuje konsul obcy, w takim przypadku
autentyczność podpisu i pieczęci konsula obcego winna być poświadczona
7
Tak przykładowo twierdzi E. W i e r z b o w s k i , Międzynarodowy obrót prawny w sprawach cywilnych, Warszawa 1971, s. 163.
8
Wydaje się, że na takim właśnie gruncie powstały unormowania cytowanej polskiej ustawy
o funkcjach konsulów (Dz.U. z 1984 r. Nr 9, poz. 34).
99
Paweł Czubik
przez polskie MSZ. Notariusz winien uznać taki dokument za zalegalizowany dopiero po dokonaniu przez stronę dodatkowej legalizacji (o charakterze postkonsularnym) pieczęci i podpisu konsula obcego w MSZ RP. Nie
dotyczy to jednak dokumentów zalegalizowanych przez konsulów Austrii,
Cypru, Francji, Grecji, Hiszpanii, Holandii, Lichtensteinu, Luksemburga,
Niemiec, Norwegii, Portugalii, Szwajcarii, Szwecji, Turcji, Wielkiej Brytanii i Włoch. Z krajami tymi Polska związana jest Europejską Konwencją
o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów sporządzonych przez przedstawicieli dyplomatycznych i urzędników konsularnych9. W przypadku części
tych krajów (tj. wymienionych uprzednio, z którymi zawarto umowę
dwustronną regulującą kwestię zniesienia wymogu legalizacji) legalizacja
dokumentów nie będzie w ogóle wymagana - dotyczy to Austrii, Grecji,
Turcji, Wielkiej Brytanii i Włoch. W praktyce notariusz nie powinien
wymagać także poświadczenia przez MSZ autentyczności podpisu i pieczęci konsulów (na zalegalizowanych dokumentach) Cypru, Francji, Hiszpanii, Holandii, Lichtensteinu, Luksemburga, Niemiec, Norwegii, Portugalii, Szwajcarii, Szwecji. Konwencja ta bowiem zwalnia od wymogu
legalizacji także pieczęcie i podpisy konsulów państw-stron na zalegalizowanych przez nich dokumentach. Jeśli notariusz ma wątpliwości co do
autentyczności podpisu i pieczęci konsula powyższego państwa akredytowanego w RP, ustalenie autentyczności powinno odbyć się poprzez zapytanie skierowane do MSZ. MSZ nie dokona żadnych czynności uwierzytelniających podpis i pieczęć konsula na zalegalizowanym dokumencie,
jeżeli wymóg takiego poświadczania znosi Europejska Konwencja, udzieli
jedynie odpowiedzi, w której określi dokument i podpis jako autentyczne.
Na koniec warto poświęcić kilka słów samej formie legalizowania dokumentów zagranicznych przez konsula RP. Stosowane klauzule legalizacyjne mogą poświadczać zgodność dokumentu zagranicznego z prawem
miejsca jego wystawienia lub też autentyczność podpisu i pieczęci zagranicznej osoby urzędowej na dokumencie. Regułą i wymogiem jest legalizowanie w formie pełnej (to jest poprzez stwierdzenie spełniania obu powyżej
wymienionych warunków przez dokument) dokumentów dotyczących prze9
Europejska Konwencja o zniesieniu wymogu legalizacji dokumentów sporządzonych przez
przedstawicieli dyplomatycznych lub urzędników konsularnych, sporządzona w Londynie dnia
7 czerwca 1968 r. - ratyfikowana przez Polską w 1994 roku (Dz.U. z 1995 r. Nr 76, poz. 381 i
382).
100
Zniesienie wymogu legalizacji dokumentów..
niesienia własności nieruchomości znajdujących się w Polsce10. W przypadku takich dokumentów konsul winien także, pod rygorem niedokonania
czynności legalizacyjnej, żądać przedstawienia mu takiego dokumentu
sporządzonego w formie aktu notarialnego. Jest to jedyna przesłanka formalna, od spełnienia której konsul uzależniać powinien dokonanie legalizacji. Nie jest natomiast obowiązkiem czy też uprawnieniem konsula badanie zgodności dokumentu zagranicznego z ewentualnymi innymi formalnolub materialnoprawnymi wymogami prawa polskiego. Za weryfikację takiej zgodności dokumentu z prawem polskim odpowiedzialny jest organ
polski, któremu dokument jest przedstawiany. Dokonanie legalizacji przez
konsula nie oznacza bezwarunkowego przyjęcia dowodu z dokumentu.
Uzyskuje on jedynie moc dowodową równą dokumentom krajowym oczywiście w przypadku negatywnej weryfikacji (np. wskutek sprzeczności
z prawem polskim) dokument nie będzie uznany11. Wobec dokumentu zagranicznego, zrównanego co do skutków dowodowych z dokumentami krajowymi, możliwe będzie podważenie przez stronę autentyczności klauzuli
legalizacyjnej na dokumencie lub też autentyczności samego zalegalizowanego dokumentu12. Jeżeli strona postępowania będzie chciała podważyć
autentyczność dokumentu przedstawionego w formie nie zalegalizowanej,
sąd uzna za konieczne zalegalizowanie dokumentu zagranicznego. W przypadku zaś dokumentów zagranicznych, zwolnionych mocą umowy międzynarodowej z wymogu legalizacji, niezbędne będzie jedynie ustalenie ich
autentyczności.
10
W przypadku pozostałych dokumentów stosowane są klauzule legalizacyjne w formie skróconej - w formie poświadczenia autentyczności podpisu i pieczęci bądź w formie stwierdzenia zgodności dokumentów z prawem miejsca wystawienia. Klauzule te mają znaczenie w przypadku
ustalania przez organ polski, któremu dokument jest przedstawiany, spełniania przez niego wymogów wynikających z polskiego prawa prywatnego międzynarodowego. Niespełnienie jednak przez
konsula wymogu legalizowania dokumentów dotyczących przeniesienia własności nieruchomości
w formie pełnej klauzuli legalizacyjnej (a przykładowo zalegalizowanie go formą klauzuli skróconej) powinno skutkować nicuznanicm takiego dokumentu za zalegalizowany.
11
Ponadto, zgodnie z zasadą swobodnej occny dowodów, jego przedstawienie i uznanie nie
wiąże organu sądowego.
12
Choć działanie takie wywołuje znaczne komplikacje prawne, powstałe wskutek niepodważalności w prawic polskim decyzji konsula RP - patrz bliżej na ten temat (jak i w pozostałych
omówionych tu pokrótce kwestiach związanych z legalizacją i jej charakterem prawnym) P. C z u b i k, Legalizacja krajowa dokumentów, Kraków 1998.
101