Wynajem długoterminowy pojazdów i usługi związane z ich

Wynajem długoterminowy pojazdów i usługi związane z ich

PKP Energetyka Spółka Akcyjna
00-681 Warszawa, ul. Hoża 63/67, NIP: 526-25-42-704, REGON: 017301607,
kapitał zakładowy – 844 885 320,00 PLN, kapitał wpłacony w całości
Sąd Rejonowy dla m. st. Warszawy XII Wydział Gospodarczy K.R.S. – Nr KRS: 0000322634
Elektroniczne zapytanie ofertowe (eRfx)
nr EZA11i-9001-74-2/MW/16
Wynajem długoterminowy pojazdów i usługi związane
z ich użytkowaniem
Warszawa, grudzień 2016
I.
Cel zapytania
Celem zapytania jest zebranie ofert na usługę długoterminowego wynajmu pojazdów z opcją
odkupu, usługami serwisowymi i ubezpieczeniem.
Przedmiotem zapytania jest najem długoterminowy co najmniej 303 fabrycznie nowych
pojazdów wyprodukowanych w latach 2016 lub 2017 na potrzeby PKP Energetyka S.A.
Dokument zawiera szczegółową specyfikację usługi oraz informacje organizacyjne takie jak:
sposób komunikacji w procesie ofertowym, osoby do kontaktu oraz sposób, miejsce i czas
złożenia oferty.
II.
Zamawiający
Zamawiającym jest PKP Energetyka S.A. z siedzibą w Warszawie, ul. Hoża 63/67, kod
pocztowy 00-681, NIP: 526-25-42-704, REGON: 017301607, Nr KRS: 0000322634, kapitał
zakładowy 844 885 320,00 zł kapitał wpłacony w całości.
Aktualnie we flocie samochodowej PKP Energetyka S.A. jest blisko 800 samochodów do 3,5t.
oraz 566 innych pojazdów (ciężarowe, specjalne).
PKP Energetyka S.A. planuje sukcesywną wymianę całej floty i przejście do modelu wynajmu
długoterminowego.
Pojazdy podzielone są na następujące formy własności: samochody własne, leasing, wynajem
długoterminowy, wynajem średnioterminowy.
PKP-E obecnie wykorzystuje karty paliwowe dla całej floty pojazdów.
Pojazdy do 3,5t – podział wiekowy
Sposób przekazania odpowiedzi i osoby do kontaktu
III.
Najprawdopodobniej zaistnieje potrzeba komunikacji pomiędzy Oferentami biorącymi udział
w niniejszym procesie zakupowym, a PKP Energetyka. Oferenci ani przedstawiciele
Oferentów nie mogą się kontaktować z przedstawicielami lub pracownikami PKP Energetyka
w związku z niniejszym procesem zakupowym. Od momentu, kiedy Oferent otrzyma niniejszy
dokument cała komunikacja dotycząca procesu zakupowego musi się odbywać
za pośrednictwem wyznaczonej przez Zamawiającego osoby do kontaktu:
Osoba do kontaktu Imię i nazwisko:
Monika Wiśniewska
Stanowisko:
Specjalista w Biurze Zakupów Strategicznych
Adres:
PKP Energetyka S.A.
e-mail:
[email protected]
Numer telefonu:
571 312 742
IV.
Opis sposobu przygotowania oferty oraz informacje i dokumenty
wymagane przez PKP Energetyka S.A.
1. Oferta musi być sporządzona w języku polskim.
2. Oferta powinna składać się z dwóch osobnych dokumentów:
i)
opisu technicznego: szczegółowy opis świadczonych usług, referencje, pozostałe
niehandlowe informacje dostawców (nie zawiera elementów warunków
handlowych w szczególności cen)
ii) opisu warunków handlowych i wycena dla poszczególnych składowych oferty
wypełnione w formularzu ofertowym stanowiącym załącznik do niniejszego
zapytania (Załącznik nr 2.1 i 2.2 w xlsx)
3. Wersję elektroniczną oferty, stanowiącą skan dokumentów oferty wydrukowanej
i podpisanej przez osoby uprawnione (PDF) należy złożyć na platformie
https://pkpenergetyka.logintrade.net zgodnie z wymaganiami tej platformy,
4. Załączniki w wersji edytowalnej xlsx proszę przesłać za pośrednictwem poczty
elektronicznej na adres e-mail: [email protected]
5. Oferta powinna zawierać informacje i dokumenty dotyczące zamówienia, sporządzone
w poniższej kolejności:
i)
data sporządzenia oferty i termin jej ważności wskazanie osób, wraz z danymi
kontaktowymi, upoważnionych do reprezentowania Oferenta,
ii) Informacja cenowa osobno dla każdego rodzaju usługi/produktu zgodnie
z załączonym wzorem formularza ofertowego,
iii) informacje o Oferencie ze szczególnym uwzględnieniem zakresu działania,
specjalizacji i struktury organizacyjnej, zapewniających realizację świadczenia
usług zgodnie z niniejszym zapytaniem,
iv) Ponieważ złożona oferta jest oświadczeniem woli, to winna być podpisana przez
osobę lub osoby uprawnione do reprezentowania oferenta lub do jej złożenia;
dlatego też do oferty winien zostać dołączony odpis KRS i stosowne
pełnomocnictwo jeżeli ofertę podpisała osoba niewymieniona w KRS.
6. Oferenci zobowiązani są dołączyć do Oferty następujące dokumenty:
i)
aktualne zaświadczenie z Urzędu Skarbowego
ii) aktualne zaświadczenie z właściwego oddziału ZUS o opłacaniu składek
iii) aktualne sprawozdanie finansowe
iv) KRS + pełnomocnictwa (w przypadku reprezentowania firmy przez inne osoby niż
w KRS)
7. Oferent może polegać na wiedzy i doświadczeniu, potencjale technicznym, osobach
zdolnych do wykonania zamówienia lub zdolnościach finansowych innych podmiotów,
niezależnie od charakteru prawnego łączących go z nimi stosunków. Oferent w takiej
sytuacji zobowiązany jest udowodnić Zamawiającemu, iż będzie dysponował zasobami
niezbędnymi do realizacji zamówienia, w szczególności przedstawiając w tym celu
pisemne zobowiązanie tych podmiotów do oddania mu do dyspozycji niezbędnych
zasobów na okres korzystania z nich przy wykonywaniu zamówienia
8. Ponadto oferent powinien przedstawić informację o realizacji adekwatnych
do określonego w niniejszym zapytaniu usług (nazwa firmy, adres, telefon i nazwiska
osób odpowiedzialnych, mogących udzielić informacji), oraz załączyć Listy
Referencyjne z wykonanych usług.
V.
Terminy oraz sposób i miejsce złożenia oferty
Etap
Data
Wysłanie dokumentu
2 grudnia 2016
Termin otrzymania pytań od Oferentów
12 grudnia 2016
Przesłanie odpowiedzi PKP Energetyka na zadane pytania
15 grudnia 2016
Termin składnia ofert
19 grudnia 2016 do godziny 16:00
Prezentacje ofert i spotkania negocjacyjne
19 grudnia 2016 – 8 stycznia 2017
Wybór dostawcy
do 10 stycznia 2017
1) Każdy z Oferentów składa tylko jedną ofertę na wykonanie przedmiotu zamówienia.
2) Każdy z Oferentów może złożyć ofertę na wybrane jedno, dwa lub trzy zadania. Oferty
na zadania oceniane będą rozłącznie.
3) Oferty złożone po terminie nie będą brane po uwagę.
4) Wszystkie rozliczenia zobowiązań finansowych dokonywane będą w PLN.
5) Okres związania ofertą wynosi 60 dni. Bieg terminu rozpoczyna się od dnia jej
dostarczenia.
VI.
Opis przedmiotu zamówienia
Przedmiotem zapytania są trzy zadania:
Zadanie 1. Usługi serwisowania floty samochodowej (nowej i własnej) wg. kategorii
pojazdów PKP Energetyka S.A. (zgodnie z tabelą poniżej). Usługi serwisowania w ramach
gwarancji oraz serwisu pogwarancyjnego.
Zestawienie pojazdów we flocie własnej PKP Energetyka S.A. znajduje się w załączniku nr 2.1
do niniejszego zapytania.
Zadanie 2: Monitoring GPS
Usługa montażu i abonamentu za pozycjoner GPS. Urządzenie zamontowane na stałe
w pojeździe, które na bieżąco zbiera dane o lokalizacji pojazdów, odczytuje parametrów
z komputera pokładowego. Usługodawca musi posiadać ważną umowę i licencję na
wykorzystywane podkłady mapowe (podkłady mapowe dostępna wraz z aplikacją w zasobach
usługodawcy).
Kluczowe funkcjonalności:
i)
lokalizacja pojazdów na mapie
ii) trasa na mapie
iii) analiza stylu jazdy (start/stop na mapie, dystans z GPS lub CAN pojazdu, zużycie
paliwa, obroty silnika, stan licznika)
iv) raportowanie - zestawienie logistyczne
v) integracja z kartami paliwowymi
vi) jazda służbowa / prywatna
vii) monitorowanie i raportowanie przekroczeń prędkości w oparciu o rzeczywiste
ograniczenia prędkości (zgodnie z GDKiA i przepisami ruchu drogowego)
viii) raport oceny stylu jazdy w oparciu o rzeczywiste ograniczenia prędkości
ix) dostępność wszystkich danych zbieranych przez pojazd i system telematyczny
przez cały okres świadczenia usługi
x) dane przechowywane na serwerach znajdujących się na terenie UE
Usługi:
i)
montaż urządzeń w pojazdach nowych (wycena w ramach zadania 4)
ii) montaż urządzeń w pojazdach już posiadanych przez PKP Energetyka S.A.
(wycena ryczałtowa)
iii) abonament miesięczny / pojazd
iv) System centralny do obsługi całej floty pojazdów:
(1) raportowanie centralne zbieranych parametrów lokalizatorów,
(2) analizy statystyczne (wizualizacja raportów),
(3) przesyłanie informacji w formie o zdefiniowanych zdarzeniach, związanych
z pojazdami,
Urządzenia telematyczne:
i)
urządzenia muszą być fabrycznie nowe, wyprodukowane nie wcześniej niż 6
miesięcy przed datą ich montażu
ii) muszą mieć znak CE
iii) urządzenia mają pozwalać na odczyt danych z magistrali CAN pojazdów
iv) mają mieć zabudowany akcelerometr (pozwalający
funkcjonalności wykrywania zdarzeń drogowych)
na
uruchomienie
v) wewnętrzna bateria umożliwiająca podtrzymanie pracy urządzenia podczas zaniku
napięcia z pojazdu
vi) pamięć wewnętrzna flash buforująca co najmniej 10.000 zdarzeń w przypadku
braku łączności GSM
vii) możliwość konfiguracji lokalizacji z częstością raz na minutę
Zadanie 3. Najem długoterminowy
303 fabrycznie nowych pojazdów wyprodukowanych w latach 2016 lub 2017 na potrzeby
PKP Energetyka S.A. w podziale na 8 kategorii:
Kategoria
Pojazdu
ilość
Opis
PKP E 1.
Samochody typu VAN – (5 osobowe z przestrzenią ładunkową w wersji standard) z
opcją wykupu
PKP E 2.
Samochody typu furgon – (samochody z dwoma rzędami siedzeń i przestrzenią
ładunkową w wersji standard) z opcją wykupu
121 szt.
PKP E 3.
Samochody typu skrzyniowe – (samochody z dwoma rzędami siedzeń i skrzynią
ładunkową z plandeką rozpiętą na pałąkach w wersji standard) z opcją wykupu
14 szt.
PKP E 4.
Samochody osobowe Klasa B z opcją wykupu 1%, 5%, 20%
45 szt.
PKP E 5.
Samochody osobowe Klasa C z opcją wykupu 1%, 5%, 20%
25 szt.
PKP E 6.
Samochody osobowe Klasa D z opcją wykupu 1%, 5%, 20%
20 szt.
PKP E 7.
Samochody osobowe Klasa D premium z opcją wykupu 1%, 5%, 20%
3 szt.
PKP E 8.
Samochody osobowe Klasa SUV z opcją wykupu 1%, 5%, 20%
1 szt.
Razem:
74 szt.
303 szt.
Szczegółową specyfikację techniczną samochodów zawiera Załącznik nr 1 do niniejszego
Zapytania.
Oferenci mogą złożyć ofertę dla co najmniej jednej kategorii pojazdu PKPE 1,2,3,4,5,6,7
lub 8.
Oferenci wyrażą zgodę na udostępnienie pojazdów do instalacji urządzeń monitorujących GPS
przez firmy trzecie w sytuacji, gdy PKP Energetyka S.A. wyrazi takie oczekiwanie.
VII.
Opis kryteriów oceny spełniania warunków wymaganych
PKP Energetyka S.A. dokona wyboru najkorzystniejszej oferty w drodze negocjacji
z zachowaniem konkurencji, uwzględniając w ocenie wszystkie następujące elementy:
Zadanie 1 Serwisowanie posiadanej floty pojazdów:
a. Całkowity koszt świadczenia kompleksowych usług serwisowych dla floty własnej
PKP Energetyka S.A. w tym w ujęciu rocznym na jeden pojazd, w tym:
- przeglądy gwarancyjne,
- przeglądy techniczne,
- bieżące naprawy pojazdów.
b. Usługi na zasadzie ryczałtu miesięcznego – objęcie pojazdów usługami serwisowania
gwarancyjnego i pogwarancyjnego. W szczególności w zakresie:
- okresowych przeglądów i wymian płynów i części eksploatacyjnych wynikających
z kontraktów gwarancyjnych na pojazdy,
- okresowych przeglądów i wymian płynów i części eksploatacyjnych wynikających dla
pojazdów po gwarancji – wynikających z normatywów zużycia przy określonym przebiegu
i wieku pojazdów.
c. Usługi centralnego systemu ewidencji serwisu i stanu technicznego pojazdów (system
zarządzania flotą, połączenie z systemem kart paliwowych i systemem monitoringu
GPS – zadania 2 i 3).
Zadanie 2 Monitoring GPS:
Całkowity koszt posiadania usługi monitoringu pojazdów jako suma iloczynów kosztów
montażu urządzeń i abonamentu miesięcznego dla urządzeń i systemu centralnego.
Zadanie 3 Wynajem długoterminowy nowych pojazdów:
i)
Całkowity koszt posiadania pojazdu wyliczony na podstawie sumy kosztów:
1. finansowych (leasingu),
2. usług serwisowych i technicznych,
3. ubezpieczenia,
4. ceny odkupu pojazdu.
5. Innych składników kosztowych powyżej niewymienionych, a wskazanych przez
Oferentów.
ii) Całkowity koszt posiadania systemu centralnego obsługi floty samochodowej
integrującego system kart paliwowych i system monitoringu pojazdów GPS.
Wspólne kryteria:
1. Termin płatności od daty dostarczenia prawidłowo wystawionej faktury (min. 14 dni).
Termin płatności dłuższy niż minimalny będzie mieć odzwierciedlenie w ocenie.
2. Termin przekazania pojazdów – maksymalnie do 14 dni od każdego zamówienia
jednostkowego.
3. Referencje oferentów (min. 3 rozpisane przykłady kompleksowej obsługi flot typu full
service leasing co najmniej 200 pojazdów u jednego klienta). Oferent składając ofertę
winien przedłożyć wykaz, w którym wskaże, że w okresie ostatnich trzech lat przed
upływem terminu składania ofert, a jeżeli okres prowadzenia działalności jest krótszy –
w tym okresie, wykonał lub wykonuje co najmniej 3 zamówienia najmu samochodów
osobowych przez okres kolejnych co najmniej 24 miesięcy (każda) o wartości za ten
okres nie mniejszej niż 50 000 zł brutto za każdy pojazd, z podaniem ich wartości,
przedmiotu, dat wykonania i odbiorców oraz załączy dokument potwierdzający, że
zamówienia te zostały wykonane lub są wykonywane należycie.
4. Referencje oferentów dla zadania nr 2 (min. 3 rozpisane przykłady na dostawę
produktów paliwowych w systemie kart flotowych na stacjach paliw Wykonawcy)
Każda dodatkowa referencja będzie mieć odzwierciedlenie w ocenie.
5. Dysponowanie przez oferenta odpowiednim potencjałem technicznym oraz osobami
zdolnymi do wykonania zamówienia.
Oferent składając ofertę winien wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował
samochodami osobowymi w ilości i o minimalnych parametrach określonych
w niniejszym zapytaniu oraz wskaże podstawę do dysponowania tymi samochodami.
Ponadto Oferent winien wykazać, że dysponuje lub będzie dysponował minimum 6
autoryzowanymi stacjami obsługi oferowanych marek samochodów osobowych na
terenie Miasta Stołecznego Warszawy oraz minimum 20 autoryzowanymi stacjami
obsługi w pozostałych województwach (nie wliczając województwa mazowieckiego)
oraz wskaże podstawę do dysponowania tymi zasobami. Większa liczba stacji obsługi
będzie mieć odzwierciedlenie w ocenie.
6. Sytuacja ekonomiczna i finansowa: Oferent składając ofertę potwierdzi posiadanie
środków finansowych lub zdolność kredytową w wysokości nie mniejszej niż
5 000 000 zł (słownie: pięć milionów złotych). Ponadto Oferent wykaże, że jest
ubezpieczony od odpowiedzialności cywilnej w zakresie prowadzonej działalności
gospodarczej związanej z przedmiotem zamówienia na kwotę minimum 5 000 000 zł
(słownie: pięć milionów złotych).
VIII.
Zastrzeżenia
PKP Energetyka S.A. zastrzega sobie prawo do dowolnego wyboru podmiotu/podmiotów,
z którymi będą prowadzone negocjacje w odniesieniu do części lub całości zakresu złożonych
odpowiedzi oraz do zawarcia umowy z więcej niż jednym Dostawcą wyłonionym w drodze
negocjacji, przy czym zakres umowy może obejmować całość lub część zakresu złożonej
odpowiedzi na zapytanie ofertowe. PKP Energetyka S.A. zastrzega sobie prawo do odwołania,
zamknięcia procesu wyboru Dostawcy i odstąpienia od negocjacji bez podania przyczyn.
Z tego tytułu nie przysługują żadne roszczenia wobec Zapraszającego. Niniejsze zapytanie
stanowi zaproszenie do negocjacji w rozumieniu art. 72 k.c. PKP Energetyka S.A. nie jest
związany postanowieniami ustawy o zamówieniach publicznych i zastrzega sobie prawo do
przeprowadzenia dodatkowych negocjacji cen w formie aukcji elektronicznej. Oferent ponosi
wszystkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty i nie przysługuje mu prawo
roszczenia o zwrot tych kosztów.
IX.
Poufność
Wszelkie informacje dotyczące niniejszego dokumentu, prowadzonych w związku z nim
rozmów, otrzymywanych informacji i materiałów, mają charakter ściśle poufny i nie mogą być
udostępniane żadnym osobom bezpośrednio nie zaangażowanym w przygotowanie
odpowiedzi na pytania oraz innych dokumentów mających z nim związek.
Ponadto:
1) PKP Energetyka zastrzega sobie prawo do odstąpienia od opisanego w niniejszym
dokumencie procesu - na każdym jego etapie bez podawania przyczyn;
2) Oferenci przygotowują swoje odpowiedzi bezpłatnie;
3) Oferenci ponoszą odpowiedzialność wobec PKP Energetyka za prawidłowość oraz stan
faktyczny podanych przez nich danych;
4) Przekazanie przez oferentów informacji nie powoduje żadnego zobowiązania dla PKP
Energetyka do prowadzenia dalszych negocjacji ani zawarcia umowy;
5) Zastrzegamy sobie prawo do swobodnego wyboru oferty, w tym oferty, która nie będzie
ofertą najtańszą.
X.
Załączniki
Załącznik nr 1 Szczegółowa specyfikacja samochodów nowych
Załącznik nr 2.1 Formularz ofertowy – flota własna xlsx
Załącznik nr 2.2 Formularz ofertowy – samochody nowe xlsx