UMOWA WSPÓŁPRACY PARTNERSKIEJ Nr ……… DOTYCZĄCA

UMOWA WSPÓŁPRACY PARTNERSKIEJ
Nr ………
DOTYCZĄCA PODJĘCIA DZIAŁAŃ ZMIERZAJĄCYCH
DO STWORZENIA I REALIZACJI PROJEKTU
POD NAZWĄ
……………………………………………………………………
zawarta w Miłakowie w dniu ………………………………
pomiędzy: Gminą Miłakowo
ul. Olsztyńska 16
14-310 Miłakowo
NIP 741-20-25-674
REGON: 510743692
reprezentowaną przez Aleksandra Gawryluka – Burmistrza Miłakowa
zwaną dalej Liderem projektu
oraz
………………………………
ul…………………………..
NIP………………………….
REGON…………………….
zwanym dalej Partnerem projektu
§1
Niniejsza Umowa obowiązuje od dnia jej podpisania do dnia ostatecznego
zakończenia i rozliczenia projektu pod nazwą ………………………………………………………
§2
CEL PARTNERSTWA
W celu prawidłowego wykonania niniejszej Umowy, Strony postanawiają:
1. Wspólnie
przygotować
i
zrealizować
projekt
pod
nazwą
„……………………………………………………………………………………………………………”
dofinansowany przez Unię Europejską ze środków Europejskiego Funduszu
Społecznego w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki 2007-2013,
Priorytet VII (Promocja integracji społecznej), działanie 7.3 (Inicjatywy lokalne
na rzecz aktywnej integracji), zwany w dalszej części Umowy projektem.
2. Celem projektu będzie:
Realizacja projektu przyczyniającego się do integracji społecznej mieszkańców
terenów wiejskich gminy Miłakowo
Projekt zakłada:
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………………………………………
3. Realizacja wszystkich etapów określonych w projekcie obejmie okres
od …………………... do …………………………..
4. Projekt, o którym mowa w punkcie 1,2 i 3, będzie zgodny z aktualnymi na
dzień złożenia wniosku wytycznymi zawartymi w:
Dokumentacji konkursowej dla projektów w ramach Priorytetu VII,
działania 7.3 POKL
Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL 2007-2013
Planie Działania,
strategiami i planami rozwoju regionalnego i lokalnego,
z prawodawstwem krajowym i wspólnotowym.
5. Od chwili podpisania przez Lidera projektu Umowy o dofinansowaniu projektu
Strony niniejszej Umowy przystąpią do realizacji projektu w ramach
powierzonych zadań i kompetencji określonych w dalszej części niniejszej
Umowy.
6. Podczas wykonywania zadań i obowiązków Strony zobowiązują się do
zachowania zasad najwyższej staranności.
§3
OSOBY WYZNACZONE DO PRAC NAD PRZYGOTOWANIEM I REALIZACJĄ PROJEKTU
1. Osobą wyznaczoną do prac nad przygotowaniem projektu ze strony Lidera
projektu jest ………………………………………………………………………………….………………..
2. Osobą wyznaczoną do prac nad przygotowaniem projektu ze strony Partnera
Projektu jest……………………………………………..………………………………………………………
§4
OBOWIĄZKI I KOMPETENCJE LIDERA PROJEKTU
1. Wyłączną odpowiedzialność za prawidłową realizację projektu ponosi Lider
projektu.
2. Do obowiązków Lidera projektu należy:
a) zabezpieczenie prawidłowej obsługi organizacyjnej i merytorycznej
w zakresie:
zarządzania projektem,
promocji i rekrutacji Beneficjentów Ostatecznych,
organizacji pracy personelu projektu.
prowadzenie dokumentacji projektu,
obsługa organizacyjno-administracyjna Beneficjentów Ostatecznych
projektu,
płatności i rozliczenia uzyskanych transz dotacji,
sprawozdawczość ze stopnia realizacji projektu,
kontrola realizowanych zadań (w tym również przez Partnera
projektu) pod kątem zgodności realizowanych działań z projektem,
harmonogramem szkolenia, dokumentacją szkolenia, planem
doradztwa,
promocją
projektu,
innymi
uzgodnieniami
wewnętrznymi,
przygotowanie dokumentacji szkolenia,
przygotowanie sprawozdań z realizacji projektu,
organizacja comiesięcznych spotkań z udziałem personelu, podczas
których omawiane będą bieżące sprawy związane z realizacją
projektu.
§5
OBOWIĄZKI I KOMPETENCJE PARTNERA PROJEKTU
1. Partner projektu ponosi odpowiedzialność w zakresie powierzonych mu
zadań przed Liderem projektu.
2. Do obowiązków Partnera należy:
a) wydelegowanie na stanowisko asystenta koordynatora (zatrudnionego
na umowę zlecenie) do obsługi i realizacji zadań na rzecz projektu,
o których mowa w niniejszym punkcie,
b) stosowanie wytycznych i zaleceń przekazanych przez Lidera projektu
wynikających z uzgodnień wewnętrznych i wytycznych Instytucji
Wdrażającej – Regionalnego Ośrodka Pomocy Społecznej w Urzędzie
Marszałkowskim województwa warmińsko - mazurskiego,
c) obsługa beneficjentów ostatecznych (przyjmowanie zgłoszeń, udzielanie
informacji) i wsparcie Lidera projektu w organizacji akcji promocyjnej
na terenie objętym projektem,
d) przestrzeganie terminów określonych w projekcie i dokumentacji
projektowej, w tym również terminów rozliczeń finansowych,
e) przedstawienie dowodów finansowych wraz z niezbędnymi załącznikami
dokumentującymi poniesienie kosztów kwalifikowanych przewidzianych
w budżecie projektu, których wykaz stanowi Załącznik Nr 1 do niniejszej
umowy.
f) współpraca w zakresie promocji i rekrutacji.
g) przeprowadzenie pomiarów produktów i rezultatów osiągniętych przy
realizacji projektu – monitoring projektu.
h) rozliczenia finansowe pomiędzy Partnerem a Liderem projektu będą
dokonywane za pośrednictwem not księgowych.
i) koszty w budżecie projektu „…………………………………………………”,
którymi za wykonane zadania Partner projektu obciąży Lidera projektu
zawiera Załącznik Nr 1 do niniejszej umowy.
3. W przypadku konieczności podjęcia decyzji dotyczącej realizacji projektu,
która może w sposób istotny wpłynąć na przebieg projektu lub zmianę
harmonogramu, dokumentacji projektu Partner musi uzyskać pisemną
zgodę Lidera projektu.
§6
PLAN FINANSOWY I ZASADY ZARZĄDZANIA FINANSOWEGO
1. Zadania z zakresu zarządzania finansowego w projekcie realizuje Lider
projektu.
2. Partner projektu z wydatków realizowanych w ramach projektu
a związanych z: wynagrodzeniem Asystenta Koordynatora rozlicza się
z Liderem projektu za pośrednictwem noty księgowej, do których dołącza
dowody poniesionych wydatków. Wydatki te są zgodne z założeniami
w budżecie projektu zawartym we wniosku aplikacyjnym.
3. Z poniesionych wydatków Partner rozlicza się niezwłocznie, nie częściej
jednak niż raz w miesiącu.
4. Każdy z dowodów poniesionych wydatków, jakie Partner przedkłada do
rozliczenia Liderowi projektu musi uwzględniać wymogi w zakresie opisu
dokumentów określone w aktualnej na dzień rozliczenia z Liderem projektu
„instrukcji do wniosku beneficjenta o płatność dla projektu finansowanego
przez EFS”.
5. Ponadto do dowodów wydatków poniesionych przez Partnera muszą być
dołączone:
Potwierdzenia dokonania opłat składek na ubezpieczenie społeczne
i zdrowotne Asystenta Koordynatora zatrudnionego przy realizacji
projektu na podstawie umowy cywilno – prawnej (umowy zlecenie),
Potwierdzenia dokonania opłat składek na podatek dochodowy
Asystenta Koordynatora zatrudnionego przy realizacji projektu na
podstawie umowy cywilno – prawnej (umowy zlecenie),
6. Za opis dokumentów rozliczeniowych wydatków związanych z realizacją
projektu, poniesionych przez Partnera projektu odpowiada Asystent
Koordynatora Projektu zatrudniony do realizacji projektu ze strony Partnera
projektu.
7. Za weryfikację dokumentów rozliczeniowych przedstawionych przez
Partnera odpowiada kierownik projektu i księgowy zatrudnieni przez Lidera
projektu.
8. Lider projektu zastrzega sobie prawo do wstrzymania lub zaniechania
rozliczenia wydatków:
które nie zostały umieszczone w budżecie projektu, w tym wszelkich
wydatków niekwalifikowalnych,
niezgodnych z zakładanym stanem faktycznym (braki ilościowe lub
uchybienia jakościowe),
których opis jest niezgodny z aktualną na dzień przedstawienia
rozliczenia „instrukcją do wniosku beneficjenta o płatność dla
projektu finansowanego przez EFS”.
9. Wszystkie inne wydatki zawarte w budżecie projektu, nie określone w
punkcie 2 realizowane są za pośrednictwem Lidera projektu.
10. Z wszystkich poniesionych wydatków (również przez Partnera projektu) jak
również z otrzymanych transz dotacji, przed Instytucją Wdrażającą rozlicza
się Lider projektu.
11. Wszelkie operacje finansowe dotyczące wydatków ponoszonych w ramach
projektu będą dokonywane za pośrednictwem konta przeznaczonego do
obsługi środków finansowych w ramach dotacji.
12. W zakresie zarządzania finansowego Partner projektu, każdorazowo
zobowiązuje się do stosowania wytycznych i zaleceń Lidera projektu.
13. Lider projektu zobowiązuje się do refundacji wydatków poniesionych przez
Partnera projektu w ciągu 21 dni od przedstawienia kompletnych,
zgodnych z punktem 4 dokumentów rozliczeniowych. Termin ten może ulec
wydłużeniu tylko w przypadku, gdy Lider projektu nie będzie dysponował
środkami finansowymi na skutek opóźnień w wypłaceniu transzy dotacji
przez Instytucję Wdrażającą. W takim przypadku Lider projektu
zobowiązuje się do niezwłocznego poinformowania Partnera projektu o
okolicznościach, z których wynika zaistniałe opóźnienie.
14. Obsługa księgowa w ramach projektu, m.in.:
a) sporządzanie wniosków o płatność,
b) dokonywanie rozliczeń finansowych,
c) prowadzenie rejestru finansowego,
d) sporządzanie list płac,
e) dekretacja i księgowanie kosztów,
pozostaje w gestii Lidera projektu.
§7
ZASADY KOMUNIKACJI I PRZEPŁYWU INFORMACJI
1. Wszelkie decyzje dotyczące realizacji projektu podejmuje Lider projektu.
2. Zarówno Lider, jak i Partnerzy projektu wyznaczają osoby odpowiedzialne za
realizację postanowień niniejszej Umowy. Osoby te wskazane zostały w § 3,
pkt. 1 i 2.
3. O wszelkich okolicznościach lub zdarzeniach losowych mogących wpłynąć na
realizację projektu Strony zobowiązują się wzajemnie informować niezwłocznie
po wystąpieniu zdarzenia, a także podjąć niezbędne środki zaradcze.
4. Na początku każdego miesiąca Lider projektu zorganizuje spotkanie z udziałem
Partnera projektu i osób zaangażowanych w realizację projektu w celu
omówienia stopnia realizacji projektu, jak również przekazania niezbędnych
informacji i zadań do realizacji.
§8
ZASADY PODEJMOWANIA DECYZJI W PARTNERSTWIE
1. W każdym przypadku decyzje dotyczące realizacji projektu podejmuje Lider
projektu.
2. W przypadku konieczności podjęcia decyzji przez Partnera, która skutkowałaby
zmianą dotychczasowych ustaleń, w tym zmian w projekcie, dokumentacji
projektu,
harmonogramie projektu, bądź opóźnienia w terminowym
przepływie informacji pomiędzy Liderem projektu a Instytucją Wdrażającą,
Partner projektu zobowiązany jest uzyskać pisemną zgodę Lidera projektu na
podjęcie decyzji.
3. W przypadkach konieczności podjęcia decyzji dotyczących realizacji projektu
innych niż określone w pkt. 2 niniejszego paragrafu Lider projektu może
wyrazić zgodę telefonicznie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej.
4. W celu przeprowadzenia sprawnej realizacji projektu Lider projektu wraz z
Partnerem projektu stworzy biuro projektu z siedzibą w Miłakowie, w którym
zatrudni:
a) Koordynatora projektu (zatrudnienie przez Lidera projektu):
koordynacja zarządzania merytorycznego,
koordynacja i udział w procesie promocji i rekrutacji,
zarządzanie jakością projektu,
terminowa realizacja harmonogramu projektu,
podejmowanie decyzji organizacyjnych i rekomendowanie decyzji
finansowych,
nadzór organizacyjny nad wskazanymi w projekcie działaniami,
bezpośrednia współpraca z ROPS (sprawozdania, raportowanie,
pilotaż wniosków płatności itp.)
sprawozdawczość, monitoring i ewaluacja projektu,
organizacja i nadzorowanie akcji informacyjno-promocyjnej,
bieżąca kontrola realizacji zakładanych rezultatów projektu,
organizacja i prowadzenie spotkań zespołu projektowego
przygotowywanie dokumentacji projektowej,
sprawozdawczość ze stopnia realizacji wszystkich etapów projektu,
nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem biura projektu i pracą
wszystkich pracowników projektu,
zapewnienie prawidłowej ochrony danych osobowych i archiwizacji
dokumentów.
b) Asystenta Koordynatora projektu (zatrudnienie przez Lidera projektu):
prowadzenie i archiwizacja dokumentacji projektu,
obsługa biura projektu (w tym opracowanie wszystkich umów),
opracowanie merytoryczne materiałów promocyjnych,
świadczenie usług konsultacyjno-informacyjnych na rzecz BO
(powiadamianie BO o terminach testów, rozmów kwalifikacyjnych,
planach zajęć itp.),
przygotowanie wniosków o płatność i rozliczeń,
rozliczenie czasu pracy trenerów,
logistyka szkoleń,
zakup materiałów szkoleniowych, sprzętu do realizacji projektu,
prowadzenie dokumentacji projektu,
współpraca z księgowością projektu,
§9
SPOSÓB KONTROLI I MONITOROWANIA PROJEKTU
1. W zakresie kontroli realizowanych działań w ramach projektu, Lider
projektu zastrzega sobie prawo do kontroli i nieograniczonego wglądu
w dokumentację projektu prowadzoną przez Partnera projektu na każdym
etapie realizacji zadań.
2. Wewnętrzną kontrolę z zakresu stopnia realizacji projektu, zgodności
projektu z zapisami wniosku o dofinansowanie, harmonogramem projektu,
dokumentacją szkolenia, planem doradztwa, wytycznymi i zarządzeniami,
promocji projektu przeprowadza kierownik projektu bądź osoby przez niego
upoważnione.
3. Osoby wykonujące pracę na rzecz projektu na prośbę osoby kontrolującej
zobowiązane są przedstawić całość dokumentacji dotyczącej realizowanych
w ramach projektu zadań.
4. Lider projektu zastrzega sobie prawo do przeprowadzenia kontroli
wewnętrznej realizowanego projektu również bez wcześniejszego podania
terminu i zakresu kontroli.
5. Monitoring Projektu – składał się będzie z 5 elementów:
badanie poziomu potrzeb i satysfakcji BO przed projektem
(kwestionariusz oczekiwań)w trakcie (wywiady z uczestnikami,
kwestionariusze)i po zakończeniu(ocena efektywności) w celu
bieżącego dostosowania do potrzeb i oczekiwań,
badanie poziomu nabytych umiejętności
stały monitoring aktywności BO (dziennik zajęć, lista obecności,
zestawienie wydanych zaświadczeń o ukończeniu kursu i
certyfikatów, okresowe raporty)
działalność zespołu projektowego: bieżąca analiza wykonanego
postępu, diagnozowanie ew. zagrożeń i zapobieganie im. Spotkania:
raz na tydzień w trakcie realizacji projektu.
Ankieta ewaluacyjna 6 m-cy po zakończeniu projektu, która odpowie
na pytanie, na ile realizowane w projekcie działania przyczyniły się
do znalezienia przez BO zatrudnienia.
§ 10
POSTANOWIENIA KOŃCOWE
1. Na każdym etapie realizacji postanowień niniejszej Umowy Strony zobowiązują
się do przekazywania informacji służących prawidłowemu przygotowaniu
wniosku oraz realizacji projektu, w tym wytycznych i interpretacji otrzymanych
z Instytucji Wdrażającej bez zbędnej zwłoki.
2. Żadna ze Stron Umowy nie może bez uzyskania zgody powierzyć całości lub
części wykonania powierzonych jej zadań osobom trzecim.
3. W razie uzyskania takiej zgody, o której mowa w pkt. 2, Strona za działania
lub zaniechania osób trzecich ponosi odpowiedzialność jak za własne działania
lub zaniechania.
4. Partner projektu zobowiązuje się zachować poufność i nie ujawniać
jakichkolwiek informacji osobom trzecim na każdym etapie realizacji
postanowień niniejszej Umowy.
5. Wszelkie zmiany Umowy wymagają formy pisemnej pod rygorem nieważności.
6. Rozwiązanie Umowy może nastąpić z miesięcznym terminem wypowiedzenia,
jednak nie wcześniej jak do czasu przekazania dokumentacji związanej z
projektem.
7. W przypadku zerwania lub niedotrzymania postanowień niniejszej Umowy
przez Partnera projektu, które to spowoduje straty po stronie Lidera projektu
w związku z nie wywiązaniem się z Umowy zawartej przez Lidera z Instytucją
Wdrażającą, Partner projektu zobowiązany jest do pokrycia powstałego
zobowiązania na rzecz Instytucji Wdrażającej.
8. W sprawach nieuregulowanych niniejszą Umową mają zastosowanie przepisy
Kodeksu Cywilnego.
9. Spory wynikłe na tle niniejszej Umowy będą rozstrzygane przez Sąd właściwy
dla siedziby Lidera projektu.
§ 11
Zarówno Lider, jak i Partner są Beneficjentami uprawnionymi do aplikowania o środki
w ramach Funduszy Strukturalnych.
§ 12
Umowa została sporządzona w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, po jednym
dla każdej ze Stron i jedna dla Instytucji Wdrażającej.
§ 13
Umowa wchodzi w życie z datą jej podpisania przez Strony.
Podpisy Stron:
Lider projektu
Gmina Miłakowo
Partner projektu
………………………………….
Miłakowo ……………… 2009 rok