Jak zarządzać jednoosobowym przedsiębiorstwem?
Transkrypt
Jak zarządzać jednoosobowym przedsiębiorstwem?
Jak zarządzać jednoosobowym przedsiębiorstwem? Katarzyna Jędruszczak Ekspert BERNDSON w dziedzinie Rozwijania Talentów http://kjedruszczak.berndson.pl/ Według starej indyjskiej przypowieści dotyczącej powstania Ziemi, Bóg najpierw stworzył muszlę i połoŜył ją na dnie morza. Muszla prowadziła tam niezbyt interesujące Ŝycie. Przez cały dzień nic innego nie robiła, tylko otwierała i przepuszczała przez siebie trochę morskiej wody, po czym znowu się zamykała. Dzień w dzień nic innego nie robiła, tylko otwierała i zamykała skorupę, otwierała, zamykała, otwierała, zamykała. Następnie Bóg stworzył orła. Dał mu wolność latania i moŜliwość osiągania najwyŜszych szczytów. Nie istniały dla niego prawie Ŝadne granice, których nie mógłby przekroczyć. Orzeł płacił jednak za swoją wolność pewną cenę: codziennie musiał walczyć o swoją zdobycz. Nic nie przychodziło mu łatwo. Kiedy miał potomstwo, często musiał całymi dniami polować, Ŝeby zdobyć poŜywienie dla młodych. Jednak z przyjemnością ponosił tę cenę za swoją wolność. W końcu stworzył Bóg człowieka i zaprowadził go najpierw do muszli, a potem do orła. Następnie zaŜądał od niego, Ŝeby się zdecydował, jakie chce prowadzić Ŝycie. Prowadzenie działalności gospodarczej to nie „Ŝycie muszli”. Prowadzenie jednoosobowego przedsiębiorstwa, to wybór olbrzymich moŜliwości, ale i ciągłe podejmowanie ryzyka. W związku z tym nawet w jednoosobowej firmie niezbędne są umiejętności z zakresu zarządzania. 1 Zarządzanie sobą w czasie Jednoosobowa firma jest testem naszych umiejętności organizacyjnych. Z jednej strony przedsiębiorca pozostaje niezaleŜny, z drugiej – to od niego zaleŜy jak efektywnie spoŜytkuje kaŜdą chwilę. Warto korzystać z pasującej do naszego stylu pracy metody planowania i organizacji czasu. Czy to będzie „zwykły” kalendarz czy elektroniczne narzędzie – pozostaje w gestii zainteresowanego. Niezmiennie sprawdza się jednak planowanie w oparciu o cele i priorytety: jakie mam zadania oraz jak przedstawia się ich waŜność i pilność. Moje obserwacje i doświadczenie podpowiadają, Ŝe w przypadku przedsiębiorców kluczowymi, elementami planowania powinny być poza pracą odpoczynek i czas wolny. Stephen R. Covey określił to jako „ostrzenie piły”, potocznie mówimy o „ładowaniu akumulatorów”. Nie moŜna być efektywnym pracując cały czas. W zarządzaniu czasem trzeba przede wszystkim pamiętać o sobie. Prawidłowo obchodź się ze stresem Stres to nieodłączny składnik Ŝycia. Nie unikniemy go, ale moŜemy nauczyć się coraz efektywniej sobie z nim radzić. Stres w odniesieniu do przedsiębiorców to w moim odczuciu nieustanne pragnienie osiągania coraz to większej wydajności lub frustracja wobec sytuacji pozostających poza naszym wpływem. Zamiast pisać o „złotych” środkach na stres zacytuje pewną przypowieść. Pewien mędrzec odznaczał się nieprawdopodobną wydajnością pracy, co zauwaŜali jego uczniowie. Spytali go więc, jak to moŜliwe, Ŝe tak cięŜko pracuje, a mimo to nigdy nie sprawia wraŜenia zestresowanego, zawsze jest spokojny i skupiony. Odpowiedź mędrca brzmiała: „ Kiedy stoję, wtedy stoję. Kiedy idę, wtedy idę. Kiedy biegnę, wtedy biegnę.” Uczniowie zaprotestowali: „To nie moŜe być pana tajemnicą, poniewaŜ my takŜe robimy to samo. Dlaczego jednak jesteśmy zestresowani, mimo Ŝe mamy o wiele mniej pracy?. Mędrzec odpowiedział: „Być moŜe powodem tego jest Ŝe: Kiedy stoicie, wtedy juŜ idziecie. Kiedy idziecie, wtedy juŜ biegniecie. Kiedy biegniecie, jesteście juŜ na miejscu docelowym”. Automotywacja Wyjątkowo istotnym elementem pracy „w pojedynkę” jest wytrwałość i umiejętność pozytywnego nastawiania się na realizację celów. Z drugiej strony wykonywanie kaŜdego 2 zawodu wiąŜe się z trudniejszymi okresami, z rozmaitymi zagroŜeniami, czasem momentami zwrotnymi i pytaniami o szanse na przetrwanie firmy. Efektywni przedsiębiorcy uczą się trudnej sztuki radzenia sobie z wyzwaniami jakie przynosi dzień. WaŜne, aby wcielali w Ŝycie zasadę, Ŝe „nie ma poraŜek, są tylko informacje zwrotne”. Do określenia samomotywacji uŜywam takŜe często pewnej metafory. OtóŜ gdybym połoŜyła na podłodze długą na dwa metry, szeroką na 40 cm i sowitą w grubości deskę, to czy znalazł by się śmiałek, aby po niej przejść? Pytanie nie jest podchwytliwe – zadanie przejścia po desce po prostu JEST trywialne. A teraz, ta sama deska, ale umieszczona na wysokości 20 metrów? Są chętni? Pewnie juŜ mniej zdecydowanych na ten wyczyn. Technicznie droga taka sama, ale ta wysokość, ta świadomość konsekwencji... Co to ma do automotywacji? OtóŜ, nie zawieszajmy sobie desek! Fakt, niektóre obiektywnie patrząc są wysoko, ale całe mnóstwo innych – naprawdę leŜy na ziemi! Ocena Kiedy pracujemy „dla” kogoś czy w ramach struktury jakiejś firmy, nieodłącznym elementem naszej pracy jest ocena (postępów, efektywności). W zarządzaniu jednoosobowym przedsiębiorstwem ocena stanowi takŜe jeden z istotniejszych składników pracy. Na pewno nie odbędziemy z nikim rozmowy oceniającej ani teŜ nie otrzymamy arkusza oceny rocznej, ale weryfikacja następuje niemal bez przerwy. Sztuką jest doskonalenie, optymalizacja tego, co robimy – dlatego tak cenna jest analiza sukcesów i poraŜek. PoniewaŜ, „jeśli będziesz postępować tak jak zawsze – otrzymasz to co zawsze”. Delegowanie Prowadząc nawet jednoosobową firmę często polega się na pracy innych. Najczęstszym przykładem delegowania są usługi księgowe. Korzystamy takŜe z porad prawników, zlecamy podwykonawstwo całości lub fragmentu pracy. Olbrzymią szansą jest poszukiwanie specjalisty czy konsultanta do spraw dotacji i pozyskiwania funduszy unijnych. Polscy przedsiębiorcy są w tym przypadku w naprawdę unikalnej sytuacji i niewątpliwie warto rozeznać się w swoich moŜliwościach w tym zakresie. Delegowanie z punktu widzenia psychologicznego to takŜe mądre podejmowanie decyzji, czy naprawdę muszę wykonywać wszystko samodzielnie. To niejednokrotnie równieŜ 3 redefinicja słowa „oszczędność”. Spotykając niezwykle zapracowanych i przeciąŜonych stresem przedsiębiorców, często rozmawiamy o fundamentalnej kwestii czy w pewnych sytuacjach nie zyskalibyśmy więcej „inwestując” w czas wolny, podczas gdy inni wykonaliby pewne zadania dla nas. Zarządzanie finansami Specyfika pracy na zasadzie jednoosobowej działalności gospodarczej zakłada, Ŝe mamy bezpośredni dokładny wgląd w nasze finanse. To ja podejmuję decyzje o inwestycjach, to ja zastanawiam się jak ewentualnie „ciąć koszty”, analizując opłacalność swoich działań. Oczywiście wiele aspektów finansowych pozostaje poza moim wpływem – wysokość składek na ZUS czy stawka podatkowa. Biznes nieodłącznie wiąŜe się z pieniędzmi. Wielu przedsiębiorców doskonale zna prawdę, Ŝe nikt nie zadba o ich finanse lepiej niŜ oni sami – ci ciągle się uczą, korzystają ze specjalistycznych kursów, poszukują wiedzy, konsultacji. W mikro firmie regułą jest, Ŝe kiedy właściciel nie pracuje – firma nie zarabia, choć koszty mogą być nadal generowane. Dlatego chyba najczęstszym przykładem poszukiwania alternatywy wobec prowadzonej przez siebie działalności jest nabywanie źródła dochodu pasywnego (mieszkanie, biuro do wynajęcia). Warto pamiętać o dywersyfikacji biznesu, o inwestowaniu, o budowaniu zasobów – a więc takŜe o długoterminowym zarządzaniu finansami. Zarządzanie strategiczne Pracując jednoosobowo warto mieć strategię. W praktyce przekłada się to na planowanie rozwoju własnego oraz rozwoju koncepcji biznesowej. Na rynku jest bogata oferta szkoleń i studiów podyplomowych, zaś polscy przedsiębiorcy są bardzo proaktywni i wymagający. Wielu, których miałam przyjemność poznać, to pasjonaci tego, co robią, poszukujący nowych horyzontów, potwierdzenia czy inspiracji. Uczestnictwo w szkoleniach pozwala nie tylko nabyć nowe umiejętności, ale i zdobyć nowe kontakty. Ten drugi aspekt dla wielu właścicieli firm jest istotą prowadzenia biznesu. I rzeczywiście, wszelkie organizacje opierające się na udzielaniu wzajemnych rekomendacji, stowarzyszenia, kluby – są doskonałymi miejscami na poszukiwanie klientów, rynków zbytu, partnerów biznesowych. Nie bez znaczenia jest takŜe aspekt wymiany doświadczeń, moŜliwość podzielenia się swoimi obawami, zdobycie potęŜnej wiedzy praktycznej. 4 Prowadzenie jednoosobowej firmy nie jest ani lepszym sposobem na karierę zawodową niŜ praca na etacie – jest po prostu innym sposobem; w zasadzie nie jest takŜe mniej stabilnym czy ryzykownym rozwiązaniem. Na pewno wymaga predyspozycji osobowościowych – potrzeby niezaleŜności, radzenia sobie z niepewnością, proaktywności, czy umiejętności pracy w pojedynkę - bez motywującego wsparcia zespołu. Jedno jest pewne – wszyscy przedsiębiorcy, jakich miałam przyjemność poznać nie wyobraŜają sobie pracy dla kogoś, realizowania „cudzych” wizji czy celów. Oni mają własne. Dlatego wielu odnosi sukces i ma wielką satysfakcję z pracy zawodowej. Wszak kaŜde marzenie jest nam dane wraz z mocą potrzebną do jego spełnienia. 5