Zakupy i kooperacje - Plan-de

Zakupy i kooperacje
Wstęp
Niewątpliwie, planowanie i kontrola procesów logistycznych, to nie lada wyzwanie dla przedsiębiorstw
produkcyjnych. Podejmowanie trafnych decyzji zależy od bardzo wielu czynników. Na przykład: wybór
dostawcy zależy nie tylko od ceny, którą oferuje, ale również od czasu dostawy, czy jakości dostarczanych przez
niego wyrobów. W dobie komputeryzacji przedsiębiorstw, najlepsze wsparcie stanowią zintegrowane systemy
klasy ERP, pozwalające na integrację ogromnej ilości danych ze wszystkich działów przedsiębiorstwa.
Pozwalają one przede wszystkim, na natychmiastowe udostępnienie niezbędnych informacji powiązanym
działom. Minimalizują możliwość wystąpienia błędów w procesie przepływu informacji pomiędzy komórkami
w przedsiębiorstwie, a także przyspieszają proces analizy danych (również w dziale zaopatrzenia). Dodatkowo
systemy te, pozwalają na szybkie tworzenie i generowanie nie tylko standardowych dokumentów, ale również
skomplikowanych zestawień i analiz dla celów decyzyjnych.
Przyjrzymy się dziś pracy działu zaopatrzenia w przedsiębiorstwie produkcyjnym wykorzystującym system
klasy ERP, o nazwie Plan-de-CAMpagne.
Dla skuteczności pracy logistyka, nieocenione jest szybkie pozyskanie precyzyjnej informacji o rzeczywistym
i planowanym zapotrzebowaniu materiałowym dla produkcji oraz dbałość o uzupełnianie stanów
magazynowych. System pozwala na automatyczne pojawienie się w dziale zaopatrzenia, informacji o
konieczności dokonania zakupów (poprzez dopisanie kolejnej pozycji do „listy zakupów”) w momencie
powstania zapotrzebowania w następujących działach:
I.
w dziale Technologicznego Przygotowania Produkcji – tam technolodzy decydują o tym:
1) jakie materiały i w jakich ilościach będą wykorzystane na realizację poszczególnych zleceń
produkcyjnych,
Rys.1. Okno pracy technologów opisujące szczegółowo proces produkcji „Wałka fi 14” w serii 200 sztuk.
Wszystkie standardowe dane dotyczące wybranego materiału pobierane są z bazy materiałów
zwanej w systemie „Magazynem”. Technolodzy wybierają materiał, który chcą użyć w procesie
produkcji, określając jedynie finalny rozmiar jednostkowy i ilość takich 25-minimetrowych prętów
wchodzących w skład 1 wyrobu finalnego. System obliczy, że na wyprodukowanie całej serii 200
sztuk wałka Fi 14 niezbędne będzie 5m „Pręta okrągłego 16”, co finalnie daje informację, że na całą
serię wystarczy 1 pręt, a dokładnie 0,833 pręta o standardowej długości 6m.
2) Dział TPP decyduje również o tym, które operacje zostaną powierzone podwykonawcom do
wykonania. Ta informacja jest istotna również z punktu widzenia działu zaopatrzenia, bo to
logistyka zaopatrzenia odpowiedzialna jest za zamówienie kooperacji od podwykonawcy.
II.
Zapotrzebowanie powstaje także w Magazynie, gdzie określenie minimalnego poziomu zapasów
pozwala na przeniesienie na system odpowiedzialności, za dbałość o przekazywanie informacji do
działu zaopatrzenia (informacja o konieczności zakupu poszczególnych materiałów w celu uzupełnienia
zapasów do wymaganego minimum).
Rys.2. Informacje sczegółowe o obecnym i planowanym zapasie materialu „Pręt ogrągły 16 mm”.
W „Magazynie” zgromadzone są aktualne dane o obecnym poziomie zapasów (tu: stan
magazynowy), obecnej dostępności jeszcze niezarezerwowanych dla innych zleceń materiałów (tu:
wolny towar) oraz dostępności materiałów po zrealizowaniu już zamówionej dostawy (tu:
ekonomiczny towar).
„Magazyn” gromadzi również informację o tzw. „minimum magazynowym”, oznaczającym poziom
minimalnego zapasu magazynowego, jaki chcemy utrzymywać w celu możliwości szybkiego
uruchomienia produkcji tych wyrobów, dla których ten materiał jest niezbędny do produkcji. Tak
może być np. w przypadku materiałów szybko-rotujących, czy materiałów o długich terminach
dostaw. W przypadku, gdy poziom zapasu spadnie poniżej opisanego minimum, system
automatycznie powiadomi dział zaopatrzenia o koniczności uzupełnienia stanu magazynowego.
III.
Informacja istotna dla zaopatrzenia powstaje również w dziale Planowania Produkcji – tam zapada
decyzja o terminie rozpoczęcia produkcji, a więc:
 o terminie, na kiedy materiały mają być dostępne i możliwe do pobrania z
magazynu pod realizację produkcji
 o terminie, kiedy należy zamówić usługę kooperacji od podwykonawców by
wysłać do nich półfabrykaty.
W momencie przekazania zamówienia do produkcji system sprawdzi dostępność wszystkich niezbędnych
materiałów na magazynie, jednocześnie biorąc pod uwagę rezerwację zapasów magazynowych pod inne
zlecenia produkcyjne. Program, w sposób automatycznym, wygeneruje również listę zakupów, zawierającą
informację o konieczności zakupu brakującej ilości materiałów. Lista zakupu może być generowana również
ręcznie.
Rys.3. Lista zakupów, wyświetlająca informacje: co, w jakiej ilości i na kiedy należy zamówić?
Podobnie jak materiały, tak i kooperacje wymagają zamówienia. Tak jak w poprzednim przypadku,
system otrzymując informację o uruchomieniu produkcji, uzupełnia „Listę zakupów” o dodatkową linię
informującą o konieczności zamówienia kooperacji pod określone zlecenie produkcyjne
(identyfikowalne dzięki nadaniu każdemu zleceniu unikalnego „Numeru produkcji”).
Rys.4. Tabela zakupów z nałożonym filtrem kooperacji wyświetla informacje: jaką usługę, na jaką ilość sztuk, na
kiedy i od kogo zamówić.
System może wskazać preferowanego dostawcę, rekomendować zamówienia oraz sugerować cenę zakupu. Te
dane nabywca może zmienić przed wysłaniem zamówienia.
Należy również zauważyć, że dział logistyki najczęściej odpowiedzialny jest nie tylko za dokonanie właściwych
zakupów we właściwym czasie od najlepszego dostawcy, ale również za pełną kontrolę procesu realizacji
zamówienia (zamówienie, przyjęcie materiałów oraz kontrolę ich jakości, a niekiedy również rejestrację faktur
zakupowych). Nakładanie tymczasowych filtrów, z możliwością ich edycji, przyspiesza wyszukiwanie
odpowiednich pozycji w „Tabeli zakupu”. Filtry można definiować samodzielnie według własnych potrzeb i
udostępniać je innym użytkownikom. Poniżej lista przykładowych filtrów:
System Plan-de-CAMpagne pozwala także na tworzenie specjalnych układów wyświetlania danych, w
zależności od celu jaki chcemy osiągnąć. Analizuje wyłącznie dane wyświetlane w tabeli, stosując przy tym
filtrowanie i odpowiednie grupowanie danych.
Cel 1: Planowanie zaopatrzenia w celu uzyskania lepszej pozycji w negocjacjach z dostawcami
(np. uzyskanie większych rabatów, minimalizacja kosztów administracyjnych i transportowych) dzięki korzyści
skali. W planowaniu zaopatrzenia niezwykle ważna jest także możliwość szybkiej reakcji na pilną potrzebę (co
da nam informacja o „oczekiwanej” czyli dacie na kiedy chcemy mieć materiał w przedsiębiorstwie w celu
terminowego rozpoczęcia produkcji). W tych celach pomóc może następujący układ tabeli zakupów:
Rys.5. „Tabela zakupów” wyświetlająca wyłącznie pozycje do zamówienia, podzielona na grupy odzwierciedlające układ grup
na magazynie, posortowana wg. gatunków materiałowych i numerów materiałów.
Cel 2: Kontrolowanie zaopatrzenia i kooperacji. W tym przypadku istotny jest szybki wgląd w czytelnie
przedstawione informacje czy zamówienie zostało złożone, czy materiały są przyjęte na magazyn, czy
półfabrykaty wysłane do kooperanta wróciły w całości oraz czy faktury zakupowe są już wprowadzone do
systemu. Dzięki temu mamy możliwość szybkiej reakcji w przypadku niedostarczenia przez dostawcę
materiału lub półfabrykatów przez podwykonawcę na czas.
Rys. 6. Przykład Tabeli Zakupów pogrupowanej po informacji czy zamówienie zostało wysłane (J= Tak, N=Nie) z
podziałem na daty oczekiwania ( czyli na kiedy zamówione materiały powinny znaleźć się w przedsiębiorstwie)
Szybką reakcję umożliwia także generowanie przez system wszystkich niezbędnych dokumentów (w tym:
zamówienia, listy przewozowe, PZ, faktury zakupowe itp.)
Rys.7. Przykładowe zamówienie drukowane z systemu Plan-de-CAMpagne
Cel 3: Analiza dostawców pozwala na wybór najlepszego dostawcy, w oparciu o historyczne dane
np. o terminowości dostaw, jakości zakupywanych materiałów, czy cenie zakupu.
Rys 8. Widok „Tabeli zakupów” pozwalający na szybką analizę dostawców poszczególnych grup materiałowych.
Przy wsparciu zintegrowanego systemu zarządzania przedsiębiorstwem produkcyjnym Plan-de-CAMpagne
szybka odpowiedź na pytania: co? ile? na kiedy? i od kogo zamówić? przestaje być problemem. Możliwości
tworzenia różnych układów wyświetlania tej samej tabeli, filtrowania zawartych w niej pozycji pod względem
dowolnych kryteriów, eksportowania danych (np. do Excela) oraz wbudowany w system Edytor Raportów
(umożliwiający tworzenie dowolnych zestawień i raportów) pozwalają zapanować nad logistyką
zaopatrzeniową
tak:



by surowiec był na czas, a jego brak nie opóźniał produkcji,
by jak najwięcej zaoszczędzić, dzięki zbiorczym zamówieniom na większą skalę
by dbając o jakość dostaw i dostępność materiałów wyprzedzić konkurencję