Raport - prezentacja 3

2014-04-14
Kursy Intensywne
Erasmusa
Rok akademicki
2013/2014
erasmusplus.org.pl
Na etapie sporządzania raportu
końcowego należy zapoznać się z
zapisami Umowy Finansowej,
Przewodnikiem Programu „Uczenie się
przez całe życie” 2013 oraz
Wytycznymi do raportów końcowych w
ramach Programu „Uczenie się przez
całe życie” Kontrakt 2013.
erasmusplus.org.pl
Dofinansowanie
Zgodnie z zapisami Umowy Finansowej
możliwe jest rozliczenie kosztów
następujących kategorii:
1. organizacja kursu intensywnego,
2. koszty podróży, w tym wizy wjazdowe i
wyjazdowe,
3. koszty utrzymania wraz z
ubezpieczeniem.
erasmusplus.org.pl
Beneficjent poniesie wszelkie
inne koszty związane lub
wynikające z realizacji kursu
intensywnego.
erasmusplus.org.pl
1
2014-04-14
Dofinansowanie – Koszty organizacji
Dofinansowanie kosztów
organizacji i prowadzenia Kursu
Intensywnego ma charakter
płatności ryczałtowej i wynosi
5.540 €.
Dofinansowanie – Koszty organizacji
Dofinansowanie może być wykorzystane na:
• przygotowanie, przeprowadzenie i
rozpowszechnianie rezultatów kursu, w tym
wydatki na podróż, utrzymanie i
zakwaterowanie na etapie przygotowania
kursu,
• jego ewaluacji oraz udziału w kursie
intensywnym ekspertów zewnętrznych.
erasmusplus.org.pl
erasmusplus.org.pl
Dofinansowanie – Koszty utrzymania
Dofinansowanie – Koszty utrzymania
Dofinansowanie kosztów utrzymania
wraz z kosztami ubezpieczenia jest
kalkulowane w oparciu o:
• stawkę zależną od czasu
uczestnictwa w kursie każdego
uczestnika,
• liczbę uczestników.
erasmusplus.org.pl
Skrócenie pobytu przez uczestników
kursu odbija się zatem niekorzystnie
na wysokości rozliczonego
dofinansowania w kategorii koszty
utrzymania.
erasmusplus.org.pl
2
2014-04-14
Dofinansowanie – Koszty utrzymania
Dofinansowanie – Koszty utrzymania
Z dofinansowania na utrzymanie powinny
być finansowane: wyżywienie,
zakwaterowanie, ubezpieczenie,
przejazdy lokalne (na terenie
miejscowości, w której odbywa się kurs) i
w przypadku dostępności środków –
stypendium dla uczestników kursu.
Z dofinansowania można pokryć
wydatki
na utrzymanie dla maksymalnie 60
studentów i 20 nauczycieli - w
wysokości nie przekraczającej kwoty
funduszy przyznanej uczelni w
pozycji utrzymanie w Art.III.1
Umowy.
erasmusplus.org.pl
Dofinansowanie – Koszty podróży
Dofinansowanie kosztów
podróży jest udzielone na
podstawie kosztów
rzeczywistych.
erasmusplus.org.pl
erasmusplus.org.pl
Dofinansowanie – Koszty podróży
Z funduszy programu Erasmus można
dofinansować wydatki na podróż dla
maksymalnie 60 studentów i 20
nauczycieli do 100% rzeczywistej
ceny, ale w wysokości nie
przekraczającej kwoty przyznanej w
Art.III.1 Umowy w kategorii podróż.
erasmusplus.org.pl
3
2014-04-14
Dofinansowanie – Koszty podróży
Koszty podróży obejmują dojazd do /
wyjazd z miejsca realizacji kursu – np.
przejazd do lotniska, koszty przelotu
wraz z kosztami przejazdów lokalnych
do miejscowości, w której realizowany
jest kurs jedynie w dniach
przewidzianym w harmonogramie i
wskazanych w Umowie na
podróż.
Dofinansowanie - Koszty podróży
Wydatki na podróż samochodem osobowym
(prywatnym lub firmowym) są możliwe do
rozliczenia - po uzyskaniu wcześniejszej
zgody uczelni koordynującej
projekt/konsorcjum oraz zostały one
uzasadnione i których cena nie jest
nadmierna.
erasmusplus.org.pl
Dofinansowanie – Koszty podróży
Beneficjent musi posiadać
dokumentację potwierdzającą
wybór rozwiązania
najkorzystniejszego cenowo w
tym np. informacje ze stron
zawierające cenę.
erasmusplus.org.pl
erasmusplus.org.pl
Dofinansowanie – Koszty podróży
Należy dokonać wyboru wariantu spośród
dwóch rozwiązań:
• rozliczenia na podstawie oświadczenia
uczestnika kursu, w którym podano ilość
przejechanych kilometrów
lub
• ceny biletu.
erasmusplus.org.pl
4
2014-04-14
Dofinansowanie – Koszty podróży
Rozliczenie przy zastosowaniu stawki za
kilometr zgodnej z wewnętrznymi
zasadami Beneficjenta przypadającą na
jeden kilometr, nie wyższą niż stawka
ustalona w Rozporządzeniu Ministra
Infrastruktury z dnia 25 marca 2002 r. i
nie wyższą niż 0,22 € - wg kursu
wskazanego przez NA do przeliczania
wydatków poniesionych w PLN na EUR.
erasmusplus.org.pl
Dofinansowanie – Koszty podróży
W przypadku, gdy samochodem
podróżowało kilka osób,
zwrócona zostanie
równowartość jednego biletu.
erasmusplus.org.pl
Dofinansowanie – Koszty podróży
Zwrot na podstawie ceny biletu
kolejowego w II klasie, autokarowego
lub lotniczego ekonomicznego
(zaświadczenia o cenie biletu
wydanego przez przewoźnika) na trasie
przejazdu samochodem, przy czym
wskazany jest wybór najbardziej
ekonomicznej opcji.
erasmusplus.org.pl
Dofinansowanie – Koszty podróży
Koszty przejazdu taksówką są
nieuprawnione w ramach dofinansowania
kosztów podróży. Jedynie w wyjątkowych
przypadkach, po przesłaniu stosownego
wyjaśnienia, NA może uznać ten
wydatek.
Brak wyjaśnienia lub właściwego
uzasadnienia spowoduje, iż koszt ten nie
zostanie zaakceptowany.
erasmusplus.org.pl
5
2014-04-14
NA może zażądać następujących
dokumentów:
NA może zażądać następujących
dokumentów:
• organizacja kursu: imienna lista
obecności podpisana czytelnie przez
każdego uczestnika kursu (studenta i
nauczyciela akademickiego – także z
uczelni koordynującej) w pierwszym
i ostatnim dniu kursu i ankieta
wypełniona przez każdego studenta;
• podróż uczestników: potwierdzenia
dokonania płatności, faktury,
rachunki, wykorzystane bilety,
kserokopia wizy, karty pokładowe na
podróż w obie strony; wskazujące,
że podróż odbyła się w terminach
podanych w Art. III.1 Umowy;
erasmusplus.org.pl
NA może zażądać następujących
dokumentów:
• utrzymanie: potwierdzenie udziału w
kursie w postaci zaświadczenia
uczestnictwa dla każdego uczestnika
(studenta i nauczyciela
akademickiego) zawierające
rzeczywistą datę rozpoczęcia i datę
zakończenia pobytu na kursie,
podpisane przez instytucję, która
organizowała kurs i/ lub inne
dokumenty.
erasmusplus.org.pl
erasmusplus.org.pl
Przesunięcia w budżecie
Po uprzednim poinformowaniu NA
Beneficjent może dokonać przesunięcia
środków pomiędzy pozycjami budżetu
„utrzymanie” i „podróż”, pod
warunkiem, że to przesunięcie środków
nie wpływa na realizację działania i że
przesunięcie funduszy pomiędzy
pozycjami budżetu nie przekracza 10%
kwoty najniższej z dwóch ww. kategorii
budżetowych.
erasmusplus.org.pl
6
2014-04-14
Dokumentacja
Dokumentacja
Wszystkie dokumenty finansowe
muszą być właściwie opisane
przez Beneficjenta, tzn. opis
powinien zawierać kwotę i
walutę dokumentu finansowego,
źródło finansowania, numer
Umowy Finansowej oraz cel
zakupu.
erasmusplus.org.pl
Dokumentacja
Wydatek w wysokości … został
sfinansowany z Programu LLP
Erasmus działanie Kursy
Intensywne na realizację Umowy
Finansowej nr …
kategoria budżetowa …
opis …
erasmusplus.org.pl
Budżet - Koszty nieuprawnione:
Daty wystawienia dowodów
źródłowych oraz daty płatności
na ich rzecz (spłata
zobowiązania) muszą zawierać
się w okresie kwalifikowalności
kosztów określonym w Umowie w
Art.II.2.
erasmusplus.org.pl
• koszty otwarcia i prowadzenia rachunku,
• koszty niezwiązane z realizowanym
projektem, nieobjęte żadną z kategorii
budżetowych wymienionych w Umowie
Art. III – finansowanie działania,
• koszty odsetek od kredytów,
• koszty różnic kursowych,
erasmusplus.org.pl
7
2014-04-14
Budżet - Koszty nieuprawnione:
Budżet - Koszty nieuprawnione:
• zbyt wysokie lub nieprzemyślane
wydatki,
• zakup środków trwałych,
• koszty nieudokumentowane,
• VAT – jeżeli jest odliczany,
•
koszty zadeklarowane przez
wnioskodawcę, a objęte innym
działaniem lub planem prac, które
uzyskały dofinansowanie od Unii
Europejskiej lub z innych źródeł,
• koszty poniesione poza okresem
kwalifikowalności kosztów.
erasmusplus.org.pl
Polityka kursowa
erasmusplus.org.pl
Polityka kursowa
Podstawą do przeliczenia kosztu jest waluta
danego dowodu finansowego, a nie waluta w
jakiej dokonano za niego zapłaty.
Dowody finansowe wystawione w walucie EUR
nie podlegają przewalutowaniu, niezależnie
w jakiej walucie dokonano za nie zapłaty.
erasmusplus.org.pl
Dowody finansowe wystawione w walucie
innej niż EUR podlegają przewalutowaniu
na EUR, przy czym jako wydatek należy
traktować kwotę wynikającą z dowodu
finansowego
a nie kwotę zapłaty, jeśli była ona
ponoszona w innej walucie niż waluta
dowodu.
erasmusplus.org.pl
8
2014-04-14
Polityka kursowa
Polityka kursowa
Do przeliczania wydatków poniesionych w
walutach innych niż EUR należy stosować
miesięczny kurs obrachunkowy wymiany
ustalony przez KE i opublikowany na jej
stronie internetowej z dnia dokonania
płatności zaliczkowej przez NA na rzecz
Beneficjenta.
http://ec.europa.eu/budget/inforeuro/
erasmusplus.org.pl
Polityka kursowa
erasmusplus.org.pl
Polityka kursowa
W przypadku większej ilości
płatności zaliczkowych, Beneficjent będzie
musiał stosować więcej niż jeden kurs do
przeliczania wydatków.
erasmusplus.org.pl
Kurs pierwszej zaliczki będzie
stosowany do przeliczania wszystkich
poniesionych wydatków w okresie od
dnia kwalifikowalności kosztów
wskazanego w Art. II.2 Umowy
Finansowej do dnia poprzedzającego
wypłatę drugiej zaliczki.
erasmusplus.org.pl
9
2014-04-14
Polityka kursowa
Polityka kursowa
Natomiast kurs ostatniej zaliczki będzie
stosowany do przeliczania wszystkich
wydatków w okresie od dnia jej wypłaty
do końca okresu kwalifikowalności
kosztów.
Punktem odniesienia jest data wystawienia
dowodu finansowego a nie data
faktycznej zapłaty zobowiązania.
erasmusplus.org.pl
Koszty różnic kursowych oraz straty
powstałe na operacjach
walutowych w okresie
obowiązywania Umowy Finansowej
są kosztami niekwalifikowanymi.
erasmusplus.org.pl
Dziękuję za uwagę
Aneta Pomorska
erasmusplus.org.pl
10