Zarządzenie ROA Nr. 120. 162. 2011 Burmistrza Miasta i Gminy

Zarządzenie ROA Nr. 120. 162. 2011
Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria
z dnia 30 grudnia 2011r.
w sprawie ustalenia procedur gospodarowania mieniem stanowiącym własność
Gminy Góra Kalwaria oraz procedur kontroli ich stosowania
Na podstawie art. 10 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz.
U. z 2009 r. Nr 152, poz. 1223, ze zm.) w związku z art. 40 ust. 1 ustawy z dnia 27
sierpnia 2009 r. o finansach publicznych (Dz.U. z 2009 r. Nr 157, poz. 1240 ze zm.)
oraz art. 33 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (Dz.U.
z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.)
zarządza się, co następuje:
§1
1. Ustala się procedury gospodarowania mieniem stanowiącym własność Gminy
Góra Kalwaria oraz procedury kontroli ich stosowania, określone w załączniku do
niniejszego zarządzenia.
2. Zobowiązuje się kierowników komórek organizacyjnych Urzędu Miasta i Gminy
w Górze Kalwarii do zapoznania z zasadami podległych pracowników.
§2
Za prawidłową realizację niniejszego zarządzenia odpowiadają wszyscy pracownicy
zatrudnieni w Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii.
§3
Wykonanie zarządzenia powierza się Sekretarzowi Gminy.
§4
Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Załącznik
do Zarządzenia ROA Nr 120 ………2011
Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria
z dnia ………………………….
PROCEDURY GOSPODAROWANIA MIENIEM STANOWIĄCYM
WŁASNOŚĆ GMINY GÓRA KALWARIA ORAZ PROCEDURY
KONTROLI ICH STOSOWANIA
§1
1.
Na majątek gminy wykorzystywany w Urzędzie Miasta i Gminy Góra
Kalwaria składają się m.in.:
•
środki trwałe,
•
pozostałe środki trwałe,
2.
Za środki trwałe uważa się rzeczowe aktywa trwałe (oraz zrównane z nimi)
o przewidywanym okresie ekonomicznej użyteczności dłuższym, niż jeden rok.
Muszą być one kompletne, zdatne do użytku i używane na potrzeby jednostki. Do
środków trwałych zalicza się w szczególności budynki i budowle, maszyny
i urządzenia, środki transportu oraz inne środki trwałe.
3.
Środki trwałe w dniu przyjęcia do użytkowania wycenia się:
•
w przypadku zakupu – według ceny nabycia lub ceny zakupu,
•
w przypadku wytworzenia we własnym zakresie – według kosztu
wytworzenia, zaś w przypadku trudności z ustaleniem kosztu wytwarzania –
według wyceny dokonanej przez rzeczoznawcę,
•
w przypadku ujawnienia w trakcie inwentaryzacji – według posiadanych
dokumentów z uwzględnieniem zużycia, a przy ich braku według wartości
godziwej,
•
w przypadku spadku lub darowizny – według wartości godziwej z dnia
otrzymania lub w niższej wartości określonej w umowie o przekazaniu,
•
w przypadku otrzymania w sposób nieodpłatny od Skarbu Państwa lub
jednostki samorządu terytorialnego – w wysokości określonej w decyzji
o przekazaniu, najczęściej stanowić je będzie wartość ewidencyjna
z poprzedniej formy własności – dotychczasowa wartość początkowa, przy
czym ujmuje się też dotychczasowe umorzenie,
•
w przypadku jeżeli nie jest możliwe ustalenie ceny nabycia składnika
aktywów, a w szczególności przyjętego nieodpłatnie w tym w drodze
darowizny lub komunalizacji wyceny dokonuje się według ceny sprzedaży
takiego samego lub podobnego przedmiotu
4.
Zwiększenie wartości początkowej środków trwałych może nastąpić
o równowartość kosztów inwestycji związanych z ich ulepszeniem. Zwiększenie
stanu środków trwałych następuje pod datą przyjęcia do używania z inwestycji, datą
zakupu lub datą decyzji. Ujawnione nadwyżki ewidencjonuje się pod datą ich
zinwentaryzowania.
5.
Do pozostałych środków trwałych zalicza się meble, radiotelefony, sprzęt RTV
– telewizory, magnetowidy, słupy ogłoszeniowe, podajniki, kserokopiarki, aparatura
akustyczno – elektryczna, tablice informacyjne z aluminium, klimatyzatory,
chłodziarki lodówki, aparaty fotograficzne, urządzenia nadawczo – odbiorcze, kabiny
do głosowania, obrazy, kontenery sanitarne, bindownice, odkurzacze, niszczarki,
stoły sportowe, faxy. Wymienione grupy pozostałych środków trwałych objęte są
ewidencją ilościowo-wartościową. Odrębnie, do pozostałych środków trwałych
zalicza się dywany, sprzęt i maszyny liczące, telefony, sprzęty gospodarcze, drobny
sprzęt biurowy. Wymienione grupy majątku, objęte są ewidencją ilościową.
6.
Pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościowo –wartościową, wycenia się
w cenie nabycia lub koszcie wytworzenia, a otrzymane od innej jednostki w wartości
określonej w decyzji właściwego organu.
7.
Ewidencja ilościowo wartościowa środków trwałych i pozostałych środków
trwałych prowadzona jest systemem informatycznym przy wykorzystaniu modułu
„Środku Trwałe” firmy U.I. Systemy Informatyczne Info-System. Niezależnie
prowadzona jest księga inwentarzowa łącznie dla wszystkich środków trwałych
i
pozostałych środków trwałych, gdzie każdy obiekt jest w oddzielnej pozycji,
w
której nadaje się numer inwentarzowy.
8.
Odrębnie ewidencjonowane są książki. W zestawieniu ujmuje się autora, tytuł,
datę wydania, cenę zakupu i użytkownika.
9.
Odrębnie ewidencjonowane są zakupy odzieży i obuwia roboczego. W
Referacie Organizacyjno-Administracyjnym prowadzone są kartoteki imienne, w
których ewidencjonowany jest zakup odzieży i obuwia ochronnego, co wynika
z przepisów BHP. Ewidencja odzieży i umundurowania strażników prowadzona jest
w Straży Miejskiej.
§2
1.
Nadzór nad należytym zabezpieczeniem majątku przypisanego do właściwego
referatu oraz właściwą eksploatacją majątku i zabezpieczeniem go przed kradzieżą i
zniszczeniem ponoszą Kierownicy Referatów.
2.
Odpowiedzialność za właściwą eksploatację i ochronę składników
majątkowych w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy, którym pieczy składniki te
powierzono w związku z zajmowanym stanowiskiem.
3.
Odpowiedzialność za wybrane środki trwałe (laptopy, netbooki, aparaty
fotograficzne, dalmierze, telefony komórkowe - sprzęt przenośny) ponoszą
pracownicy, którym mienie powierzono z obowiązkiem zwrotu i do wyliczenia na
zasadzie odpowiedzialności materialnej.
4.
Pozostałe środki trwałe objęte ewidencją ilościowo-wartościową winny być
przypisane do każdego pomieszczenia z osobna i ujęte w spisie inwentarzowym.
Odpowiedzialność za nie w czasie godzin pracy ponoszą pracownicy pracujący
w danym pomieszczeniu. Właściwi kierownicy referatów oraz osoby zatrudnione na
samodzielnych stanowiskach pracy sprawują nadzór nad prawidłowym
zabezpieczeniem mienia przydzielonego do danego referatu/stanowiska pracy.
5.
Odpowiedzialność za samochody służbowe stanowiące własność Miasta i
Gminy Góra Kalwaria, a będące w użytkowaniu Urzędu Miasta i Gminy Góra
Kalwaria ponoszą ich użytkownicy, którym zostały powierzone z obowiązkiem
zwrotu i do wyliczenia na zasadzie odpowiedzialności materialnej.
§3
1.
W momencie przyjęcia majątku do używania określa się osoby, którym
powierzono go w pieczę, bądź na zasadzie odpowiedzialności materialnej oraz
miejsce użytkowania majątku (budynek i numer pokoju).
2.
W przypadku przeniesienia majątku do innego pomieszczenia, bądź
przekazania innej osobie, przekazania do naprawy lub przeglądu, użytkownik - osoba
której powierzono go w pieczę bądź przekazano na zasadach odpowiedzialności
materialnej - zobowiązany jest do zgłoszenia tego faktu w odpowiednim referacie,
gdzie uzyska dokument potwierdzający ten fakt. Brak takiego zgłoszenia nie zwalnia
użytkownika z odpowiedzialności za dany element majątku. Zgłoszenie przeniesienia
majątku dotyczącego środków trwałych dokonuje się w Referacie Budżetowym, a
pozostałego wyposażenia w Referacie Organizacyjno-Administracyjnym.
3.
W przypadku przenoszenia sprzętu informatycznego informację, o której
mowa
w ust.2 należy przekazać do Informatyka.
4.
Zabrania się samodzielnego przenoszenia sprzętu informatycznego w
przypadku gdy skutkuje to rozłączeniem zestawu komputerowego.
5.
Dokonywanie przeniesień majątku poza wskazaną procedurą nie jest
dozwolone, a skutki związane z utratą, zniszczeniem obciążają użytkowników.
6.
Składniki majątkowe przekazane użytkownikom powinny znajdować się
w pomieszczeniach służbowych, do których zostały przekazane. W wyjątkowych
przypadkach
uzasadnionych
koniecznością
wykonywania
pracy
poza
pomieszczeniami Urzędu, dopuszcza się możliwość wypożyczenia sprzętu, po
wyrażeniu pisemnej zgody przez Sekretarza Gminy i złożeniu przez
wypożyczającego oświadczenia o pełnej odpowiedzialności materialnej za
wypożyczany sprzęt.
7.
Zapis ust. 5 nie dotyczy środków trwałych przenośnych takich jak laptopy,
aparaty fotograficzne, dyktafony itp., które zostały powierzone z obowiązkiem
zwrotu i do wyliczenia na zasadzie odpowiedzialności materialnej.
§4
1.
Likwidacja składników majątku przeprowadzana jest w przypadku:

zużycia naturalnego w toku eksploatacji,

złego stanu technicznego przy nieopłacalności naprawy, niezawinionego
zniszczenia lub trwałego uszkodzenia,

kradzieży, obniżonych parametrów technicznych lub wad konstrukcyjnych
ujawnionych po upływie gwarancji.
2.
Składnik majątku uważa się za zbędny, jeżeli nie jest i nie będzie
wykorzystywany w najbliższym okresie.
3.
Likwidacji dokonuje się na wniosek osoby użytkującej, który składany
w Referacie Organizacyjno-Administracyjnym. Wnioski o przeprowadzenie
likwidacji należy składać sukcesywnie, aby nie dopuścić do nagromadzenia zużytego
sprzętu.
Wniosek o likwidację powinien zawierać szczegółowy wykaz składników
majątkowych z numerami inwentarzowymi i fabrycznymi. oraz uzasadnienie
likwidacji i propozycję sposobu ich upłynnienia .
5.
W przypadku likwidacji sprzętu komputerowego lub innego technicznego,
użytkowanego poniżej 3 lat, należy załączyć opinię lub w szczególnych wypadkach
ekspertyzę techniczną z wyspecjalizowanych punktów naprawy sprzętu. Zasada ta
nie dotyczy pozostałych środków trwałych.
6.
Likwidację rzeczowych składników majątku przeprowadza komisja
likwidacyjna powołana zarządzeniem Burmistrza.
7.
Do zadań komisji likwidacyjnej należy:
a)
dokonanie oceny stanu faktycznego przedmiotów przedstawionych do
likwidacji,
b)
sprawdzenie ich zgodności z ewidencją,
c)
wnioskowanie do burmistrza o dokonanie wyceny likwidowanego sprzętu
według cen rynkowych, jeżeli jest to niezbędne dla celów likwidacji,
d)
weryfikacja podanych we wniosku przyczyn zgłoszenia do likwidacji
i sformułowanie wniosku dotyczącego sposobu likwidacji (złomowanie, sprzedaż ,
przekazanie),
e)
sformułowanie wniosków dotyczących zagospodarowania sprawnych części
składowych likwidowanego środka trwałego.
8.
Złomowanie (wywóz na złomowisko, wysypisko śmieci , poddanie utylizacji w
inny sposób), przeprowadza się dopiero po zatwierdzeniu przez Burmistrza Miasta i
Gminy Góra Kalwaria protokołu likwidacji oraz dokumentuje kwitem dostawy lub
innym dokumentem potwierdzającym dokonanie fizycznej likwidacji.
9.
W przypadku podjęcia decyzji o możliwej odsprzedaży, użyczeniu, darowiźnie
mienia Urzędu Miasta i Gminy Góra Kalwaria realizuje się je po zatwierdzeniu przez
Burmistrza Miasta i Gminy Góra Kalwaria protokołu likwidacji,
z
uwzględnieniem odrębnych przepisów wewnętrznych.
4.
§5
1.
Całość majątku w momencie przekazania do użytkowania winna zostać ujęta
w odpowiedniej ewidencji i oznakowana. Znakowaniu pełnym numerem
inwentarzowym podlegają maszyny, urządzenia
techniczne, meble biurowe.
Inicjałami jednostki muszą być oznaczone przedmioty jednakowej lub zbliżonej
wartości jednostkowej przeznaczonej do ogólnego użytku jak: wieszaki, zasłony,
firanki, lampy biurowe. Nie podlegają znakowaniu: torby służbowe, odzież, drobne
narzędzia Etykieta z numerem zawiera informacje o nazwie środka trwałego,
numerze nadanym przez system danemu środkowi. Etykiety powinny być
umieszczone w miejscu widocznym.
2.
W przypadku uszkodzenia etykiety należy skontaktować się z Referatem
Organizacyjno-Administracyjnym w celu wydrukowania duplikatu etykiety.
3.
Etykiet nie wolno samowolnie usuwać z oznakowanych przedmiotów.
4.
We wszystkich pomieszczeniach winny zostać umieszczone spisy
inwentarzowe.
Składniki majątkowe trudno dostępne mogą pozostać nieoznakowane.
W przypadku środków trwałych stanowiących element obiektu zbiorczego, etykiety
należy umieszczać na poszczególnych elementach.
5.
§6
1.
Stan środków trwałych zmienia się na skutek:

przyjęcia nowych środków trwałych pochodzących z zakupu lub ich
modernizacji (zwiększającej wartość początkową),

nieodpłatnego przyjęcia środka trwałego,

likwidacji lub sprzedaży,

nieodpłatnego przekazania środków trwałych zbędnych w jednostce
organizacyjnej.
2. Zmiany stanu środków trwałych dokumentowane są dowodami, które stanowią
podstawę ewidencji środków trwałych:
 przyjęcie środka trwałego w użytkowanie – oryginał (symbol OT)
 zmiana miejsca użytkowania środka trwałego-oryginał (symbol MT)

protokół zdawczo – odbiorczy środka trwałego – oryginał (symbol PT)

likwidacja środka trwałego – oryginał (symbol LT)zakup - dowód OT,
3.
Podstawę do sporządzenia dowodów stanowią:
a)
przy budowie, rozbudowie modernizacji - protokół ostatecznego odbioru
inwestycji, rozliczenie rzeczowo - finansowe,
b)
przy nieodpłatnym przyjęciu - akt notarialny darowizny, protokół zdawczo–
odbiorczy,
c)
przy zakupie środka trwałego - faktura lub akt notarialny zakupu, protokół
odbioru, przyjęcia środka trwałego,
d)
przy ujawnieniu środka trwałego podczas inwentaryzacji - protokół spisu
z natury wraz z jego wyceną.
e)
zmiana wartości środka trwałego - operat szacunkowy w zakresie ulepszenie
środka trwałego, poniesione nakłady inwestycyjne.
§7
Rozliczenie zakupów nastąpi na podstawie faktur opisanych w sposób wynikający
z rodzaju zakupionych materiałów i wyposażenia oraz zachowanym trybie
obowiązującym w ustawie Prawo zamówień publicznych lub innych procedur
zakupu, do których nie stosuje się wspomnianej ustawy.
§8
1. Ustala się następujące zasady zabezpieczenia mienia jednostki przed kradzieżą,
zniszczeniem i marnotrawstwem:
1) pomieszczenie służbowe, w którym chwilowo nie przebywa pracownik
powinno być zamknięte na klucz, a klucze zabezpieczone,
2) po zakończeniu pracy budynek jednostki, a także wszystkie jego pomieszczenia
powinny być zamknięte na klucz, okna pozamykane, światło i komputery
wyłączone,
3) klucze od pomieszczeń powinny być umieszczone w specjalnej gablocie,
4) na przebywanie w budynku jednostki poza normalnymi godzinami pracy,
wskazanymi w regulaminie pracy Urzędu Miasta i Gminy w Górze Kalwarii,
konieczna jest zgoda Burmistrza lub osoby przez niego upoważnionej oraz
wpisanie do odpowiedniej ewidencji.
2. Odpowiedzialnymi za realizację powyższych zasad są wszyscy pracownicy
zatrudnieni w Urzędzie Miasta i Gminy w Górze Kalwarii.
3. Nadzór nad przestrzeganiem zasad zawartych w pkt. 1 prowadzą kierownicy
referatów. Kontrolę przestrzegania zasad zawartych w pkt 1 prowadzi kierownik
Referatu Administracyjno-Gospodarczego Urzędu Miasta i Gminy w Górze
Kalwarii.
4. Każde pomieszczenie powinno posiadać ścienny spis inwentarza, zgodny z formą
wskazaną w załączniku nr 1 do niniejszych zasad.
5. Przemieszczenie składnika majątku może nastąpić po zgłoszeniu takiej potrzeby
kierownikowi referatu organizacyjno-administracyjnego, który dokona zmiany
w spisie inwentarza danego pomieszczenia.
6. Mienie musi posiadać nadany numer inwentarzowy.
7. Za mienie znajdujące się w pomieszczeniu biurowym odpowiadają pracownicy
w nim pracujący.
8. Kierownik komórki organizacyjnej sprawuje bezpośredni nadzór nad
zabezpieczeniem i korzystaniem z mienia przez podległych mu pracowników.
9. Każdy pracownik, któremu przypisano odpowiedzialność materialną za określone
mienie stanowiące własność Miasta i Gminy Góra Kalwaria, składa oświadczenie
o odpowiedzialności materialnej według wzoru stanowiącego załącznik nr 2 do
niniejszych procedur.
10. Mienie stanowiące własność Miasta i Gminy Góra Kalwaria należy
ubezpieczyć w towarzystwie ubezpieczeniowym, kierując się przy tym interesem
miasta i gminy. Odpowiedzialnym za powyższe jest Sekretarz i Kierownik
Referatu Organizacyjno-Administracyjnego.
11. Za zabezpieczenie i zagospodarowanie mienia gminy odpowiedzialni są:
1) Kierownik Referatu Geodezji i Gospodarki Nieruchomościami – w zakresie
gruntów i nieruchomości stanowiących własność miasta i gminy,
2) Sekretarz gminy, kierownicy referatów – w zakresie wyposażenia Urzędu
Miasta i Gminy w Górze Kalwarii,
3) Komendant Straży Miejskiej – mienie będące na wyposażeniu Straży Miejskiej,
4) Gminny Komendant Ochrony Przeciwpożarowej za wyposażenie Ochotniczej
Straży Pożarnej (pojazdy ratowniczo-gaśnicze, wyposażenie strażnicy OSP itp.),
5) Komendant Ochotniczej Straży Pożarnej – za przedmioty przekazane mu
w użytkowanie,
6) kierowcy środków transportowych – powierzone środki transportowe.
Załącznik Nr 1
do zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy
Nr ROA 120.
.2011 z dnia ............... 2012r.
........................................................
(nazwa jednostki – pieczęć)
SPIS INWENTARZA
(wywieszka)
........................................................ w pomieszczeniu Nr.............
komórka organizacyjna
Lp.
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Nazwa przedmiotu
Ilość
Nr. inwentarzowe
............................., dnia ..................
............................................
(podpis kierownika referatu
organizacyjno-administracyjnego)
Załącznik Nr 2
do zarządzenia Burmistrza Miasta i Gminy
Nr ROA 120.
.2011 z dnia ............... 2012r.
OŚWIADCZENIE
O ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ
Ja niżej podpisana(y)......................................................................................................
zatrudniona(y).................................................................................................................
na stanowisku.............................................................
1. Przyjmuję na siebie odpowiedzialność materialną za powierzone mi mienie oraz za
wszelkie składniki majątkowe, które zostaną mi powierzone z zachowaniem
właściwego trybu. Odpowiedzialność za powierzone mienie ograniczona jest do
moich godzin pracy w Urzędzie.
2. Przyjmuję do wiadomości, że z odpowiedzialności, o której mowa w pkt 1,
wynikają dla mnie następujące konsekwencje:
a) obowiązek rozliczenia się z powierzonego mi mienia po zakończeniu stosunku
pracy oraz na każde żądanie,
b) obowiązek pokrycia rzeczywistej straty, jaka powstanie z mojej winy dla
Urzędu na skutek zaistniałego niedoboru w powierzonych mi składnikach
majątkowych względnie na skutek ich niszczenia lub uszkodzenia.
3. Do odpowiedzialność za powierzone mi mienie będą miały zastosowanie przepisy
Kodeksu pracy, a w szczególności art. 114-127 Kodeksu pracy.
4. Stosownie do treści pkt 2b) zobowiązuję się w razie niedoboru lub innej szkody
objętej moją odpowiedzialnością do wpłacenia na konto Urzędu, równowartości
wyliczonej szkody, w ratach ustalonych w drodze oddzielnego porozumienia.
...................................., dnia.......................... ......................................................
(miejscowość)
(podpis pracownika)
Oświadczenie niniejsze zostało złożone w mojej obecności:
data..................................., podpis..........................................