Humansoft Corax Kadry i Płace - ARTO-Soft

Zintegrowany System Zarządzania Firmą
humansoft
Corax
MODUŁ
KADRY I PŁACE HR
Wersja 3.15
Radom, lipiec 2009
Powielanie w jakiejkolwiek formie, całości lub fragmentów podręcznika, bez
pisemnej zgody Humansoft Sp. z o.o. jest zabronione.
Copyright© 1991-2009 Humansoft Sp. z.o.o. Wszelkie prawa zastrzeżone.
Microsoft, Windows, Visual FoxPro, SQL Server 2008, są zastrzeżonymi
znakami towarowymi firmy Microsoft Corporation.
Opracowanie:
Humansoft
Radom VII, 2009
Humansoft Sp. z o. o.
26-600 Radom,
ul. Wernera 29/31
tel/fax (048) 360-89-09, 360-89-58
http://www.humansoft.pl
e-mail: [email protected]
SPIS TREŚCI
2
1
WSTĘP ................................................................................................ 5
2
WDROŻENIE MODUŁU KADRY I PŁACE HR .......................... 8
3
STAŁE PARAMETRY PŁAC ........................................................ 13
4
SŁOWNIKI ....................................................................................... 18
5
KALENDARZE I KARTY PRACY ............................................... 20
5.1
5.2
FUNKCJONALNOŚĆ PODSTAWOWA ...................................................... 20
SCHOWEK............................................................................................ 25
6
GRUPY PŁACOWE ........................................................................ 29
7
PRACOWNICY................................................................................ 31
7.1
7.2
7.3
8
PRACOWNIK - FORMULARZ.................................................................. 31
OPERACJE DLA TABELI PRACOWNICY.................................................. 38
PRZYCISKI NA EKRANIE PRACOWNIK.................................................. 41
UMOWY ........................................................................................... 48
8.1
8.2
UMOWY O PRACĘ ................................................................................ 48
UMOWY CYWILNOPRAWNE ................................................................. 56
TYPY LIST PŁAC I SKŁADNIKI PŁACOWE ........................... 60
9
9.1
9.2
9.3
9.4
9.5
WPROWADZENIE ................................................................................. 60
FABRYCZNE TYPY LIST PŁAC ............................................................... 61
FABRYCZNE POWIĄZANIA SKŁADNIKÓW PLACOWYCH ........................ 62
DEFINICJA SKŁADNIKA PŁACOWEGO ................................................... 64
FABRYCZNE SKŁADNIKI PŁACOWE ...................................................... 70
10
REJESTRACJA PROWIZJI .......................................................... 71
11
REJESTRACJA AKORDU ............................................................. 72
11.1 SKŁADNIKI AKORDU ............................................................................ 72
11.2 REJESTRACJA AKORDU ........................................................................ 72
12
12.1
12.2
12.3
12.4
12.5
12.6
13
LISTY PŁAC .................................................................................... 75
LISTY UMÓW O PRACĘ I UMÓW CYWILNOPRAWNYCH .......................... 75
LISTY WDROŻENIOWE ......................................................................... 82
PODSTAWA CHOROBOWEGO ................................................................ 83
PŁACA ZA URLOP ................................................................................. 86
EKWIWALENT ZA NIEWYKORZYSTANY URLOP WYPOCZYNKOWY ........ 90
WYDRUKI LIST PŁAC ........................................................................... 92
KSIĘGOWANIE LISTY PŁAC...................................................... 93
3
13.1 KSIĘGOWANIE LISTY PŁAC W KH........................................................ 93
13.2 KSIĘGOWANIE LISTY PŁAC W KPR...................................................... 95
14
KARTY WYNAGRODZEŃ ........................................................... 97
15
ZBIORÓWKI LIST PŁAC ............................................................. 98
16
DEKLARACJE PODATKOWE .................................................. 100
17
EKSPORT DO PŁATNIKA ......................................................... 102
17.1 KILKA PORAD UŁATWIAJĄCYCH KORZYSTANIE Z OPCJI EKSPORTU DO
„PŁATNIKA”: .................................................................................... 104
17.2 SKŁADKI ZUS WŁAŚCICIELI.............................................................. 104
18
ZAMKNIĘCIE ROKU - ROZLICZENIE URLOPÓW ............. 107
19
WYDRUKI ..................................................................................... 109
19.1
19.2
19.3
19.4
19.5
19.6
19.7
19.8
19.9
19.10
19.11
19.12
19.13
ZAŚWIADCZENIE O ZAROBKACH ....................................................... 109
ZAŚWIADCZENIE O ZATRUDNIENIU ................................................... 110
STAN URLOPÓW ................................................................................ 112
STAN ZATRUDNIENIA ........................................................................ 113
ŚWIADECTWO PRACY ........................................................................ 114
STRUKTURA ZATRUDNIANIA ............................................................. 114
KARTY ZASIŁKOWE........................................................................... 115
ZESTAWIENIE GODZIN PRACY Z PODZIAŁEM NA CENTRA KOSZTOWE 116
ZESTAWIENIE OBNIŻONYCH SKŁADEK NA UBEZPIECZENIE ZDROWOTNE
DLA NFZ........................................................................................... 116
ZESTAWIENIE UBEZPIECZONYCH DLA NFZ ....................................... 118
ZESTAWIENIA Z KART PRACY ........................................................... 118
RP-7 - ZAŚWIADCZENIE O ZATRUDNIENIU I WYNAGRODZENIU ......... 122
SPRAWOZDANIA GUS ....................................................................... 123
4
1 Wstęp
Podręcznik zawiera opis modułu Kadry i Płace HR, będącego jedną z części
Zintegrowanego Systemu Zarządzania humansoft Corax.
Moduł ten jest dość autonomiczny w stosunku do całości systemu, jednak
potrafi ściśle współpracować z pozostałymi opcjami programu. Np. możliwe
jest automatyczne księgowanie naliczonych list płac w module Księga
Handlowa jak również przeniesienie do modułu Rozrachunki informacji
o płacach i wygenerowanie automatyczne przelewów dla pracowników.
Sposób obsługi opcji modułu Kadry i Płace HR jest identyczny jak w całym
programie i został opisany w rozdziale Komunikacja z programem.

patrz Podręcznik Opis systemu - rozdział Komunikacja z programem
Myślą przewodnią autorów było zapewnienie możliwie najbardziej
kompleksowej obsługi użytkownika w zakresie codziennych prac kadrowo –
płacowych. W module KiP HR odzwierciedlone są wszelkie obowiązujące
w Polsce przepisy prawne, co czyni ten system doskonale dostosowanym do
polskiej specyfiki. Zmiany przepisów zachodzące w trakcie użytkowania
systemu znajdują natychmiast swe odzwierciedlenie w aktualizacji
oprogramowania.
Poprzez sparametryzowanie systemu osiągnięto jego wysoką elastyczność,
dzięki czemu system doskonale dostosowywany jest do specyfiki
poszczególnych przedsiębiorstw. Użytkownik ma możliwość wpływu na
zachodzące procesy (np. przez definiowalny system składników płacowych)
Moduł Kadry i Płace HR zapewnia wysoką wydajność oraz automatyzację
pracy. System gwarantuje wysokie bezpieczeństwo danych, które osiągane jest
między innymi poprzez kontrolę uprawnień do poszczególnych danych, do
grup pracowników czy też konkretnych ekranów systemu.
Przy pomocy modułu Kadry i Płace HR można:
1. Wprowadzić listę pracowników podając:
- dane osobowe podstawowe i dodatkowe
- historię zatrudnienia
- dane na temat rodziny i przysługujących zasiłków
- informacje o szkoleniach BHP, Ppoż. i badaniach lekarskich
- informacje o znajomości języków obcych
- informacje o kwalifikacjach i uprawnieniach
- informacje o ukończonych szkołach
- informacje o należnościach sądowych i innych
- informacje o niepełnosprawności
5
-
informacje o zaniechaniu poboru podatku i dochodach z
innych źródeł
- informacje o stosunku do służby wojskowej.
2. Podzielić pracowników na dowolne grupy płacowe (każda grupa może
mieć swoją listę płac).
3. Zarejestrować umowy o pracę i/lub umowy cywilnoprawne.
4. Określić
podstawową
formę
wynagradzania
poszczególnych
pracowników:
- płaca miesięczna
- płaca godzinowa
5. Zdefiniować listy płac i „podpiąć” pod nie odpowiednie składniki
płacowe.
6. Zarejestrować akordy, przepracowane godziny i prowizje w celu
automatycznego wyliczenia płacy podstawowej.
7. Rozliczać czasu pracy
- miesięczna i roczna ewidencja czasu pracy
- ustalanie nominalnego czasu pracy dla grup pracowników
- karta urlopowa z automatyczną kontrolą limitów urlopów
- karta zasiłkowa z automatycznym naliczaniem zasiłków
- zarejestrować akordy, przepracowane godziny i prowizje w
celu automatycznego wyliczenia płacy podstawowej
- zarejestrować urlopy (płaca za urlop zostanie automatycznie
obliczona przy generowaniu listy płac, jeśli pracownik
pracuje w systemie godzinowym lub po wcześniejszym
zaznaczeniu w parametrach płacowych opcji potrącanie
wynagrodzenia za urlop dla pracowników miesięcznych).
- zarejestrować zwolnienia lekarskie (program wyliczy
podstawę zasiłków chorobowych oraz płacę za czas
choroby).
- zarejestrować inne nieobecności np. urlop bezpłatny, urlop
wychowawczy, nieobecność usprawiedliwiona itp.
8. Naliczać wynagrodzenia
- modyfikowalny system naliczania wynagrodzeń wg
indywidualnych wymagań
9. Sporządzić automatycznie i wydrukować listy płac dla umów o pracę i
umów cywilnoprawnych.
10. Przenieść listę płac na rozrachunki z pracownikami oraz wygenerować
automatycznie przelewy. W każdej umowie z pracownikiem określa się
sposób wypłaty wynagrodzenia (istnieje możliwość wypłaty
wynagrodzenia na 2 rachunki bankowe)
11. Wydrukować seryjnie wszystkie przelewy dla pracowników i zbiorówkę
lub wyeksportować je do banku.
12. Sporządzić deklarację PIT4 (na koniec roku PIT11, PIT8B, PIT40) oraz
przenieść ją na rozrachunki z Urzędem Skarbowym.
6
13. Wyeksportować do "Programu Płatnika" właściwe deklaracje ZUS takie
jak: DRA, RCA, RSA, RZA wraz z przeniesieniem odpowiednich kwot
na rozrachunki.
14. Przenieść listę płac do modułu Księga Handlowa wg schematu.
15. Sporządzać zaświadczenie RP-7
16. Sporządzać deklaracje do Urzędu Statystycznego
 DG-1
 Z-03
 Z-06
17. Uzyskać różnorodne wydruki pomocnicze i kontrolne.
7
2 Wdrożenie modułu Kadry i Płace
HR
Przed rozpoczęciem pracy z programem należy wykonać pewne
czynności wstępne, by mógł on prawidłowo funkcjonować. Bez nich
niemożliwa jest właściwa eksploatacja programu.
Część z tych czynności zostanie zapewne wykonana przez kompetentną osobę
wdrażającą program Kadry i Płace HR w Twoim przedsiębiorstwie.
Poniżej zamieszczamy informacje dotyczące sugerowanej kolejności tych
operacji:
1.
wypełnić Dane podatkowe firmy.
Po kliknięciu Moduł ->
Konfiguracja pojawi się ekran z trzema zakładkami. Klikamy na
poszczególne zakładki i wypełniamy wszystkie dane firmy.
2.
Jeśli używaliśmy starego modułu Płace możemy część danych
zaimportować do nowego modułu. Służy do tego opcja Import ze
starego modułu.
8
Wybieramy tabele, które chcemy zaimportować oraz pracowników,
których dane chcemy przenieść do nowego systemu. Pozostałe dane należy
uzupełnić.
3.
Nadać uprawnienia użytkownikom modułu KiP HR
W nowym module KiP HR istnieje oddzielna opcja do nadawania
uprawnień użytkownikom tylko w zakresie modułu KiP HR.
Administrator systemu, czyli osoba odpowiedzialna za prawidłowe
przechowywanie oraz zarządzanie danymi zawartymi w programie,
powinna zdefiniować w tej opcji wszystkich operatorów uprawnionych do
pracy z modułem KiP HR. Każdemu z nich należy zaznaczyć dostęp do
odpowiednich opcji programu.
Konwencja przydzielania uprawnień do modułu KiP HR jest podobna do
nadawania uprawnień dla całego programu.
Ekran służący do nadawania uprawnień podzielony jest na 6 zakładek.
9
W pierwszej zakładce Tabele ustalamy do jakich tabel modułu KiP
HR, ma dostęp operator modułu w zakresie opcji tabel (Dodaj, Popraw,
Usuń), a także dostępu do przycisku Operacje (F12). Odznaczenie opcji
powoduje zabranie operatorowi dostępu do jej funkcji.
W drugiej zakładce Stałe filtry administrator ma dodatkowo
możliwość ograniczania dostępu do niektórych informacji zawartych w
tabelach.
W trzeciej zakładce Wzorce wydruku istnieje lista wszystkich
fabrycznych wzorców wydruku w module KiP HR. Można operatorowi
zabronić dostępu do niektórych wzorców, przenosząc je na listę Wzorców
zakazanych.
Czwarta zakładka Uprawnienia dodatkowe odnosi się do głównych
tabel oraz funkcji modułu. Decyduje czy operator może w pełnym zakresie
mieć wpływ na dane zawarte w tych tabelach i czy może wykonywać
szczególne funkcje modułu. Jeśli nie zaznaczymy opcji Może modyfikować
tabele to operator będzie mógł pracować na tych tabelach tylko w trybie
„Pokaż”, mimo ustawienia na pierwszej zakładce pełnego dostępu do w/w
tabel.
10
Do opcji zamykania kart pracy i zamykania list płac powinien mieć dostęp
administrator systemu KiP HR. Zamknięte karty pracy i listy płac
zabezpieczają przed wprowadzaniem zmian do kart pracy i list płac osób do
tego nie uprawnionych.
Piąta zakładka Grupy pracowników służy do nadawania uprawnień
do wybranych gałęzi drzewa grup pracowników. Z prawej strony dostępne są
dwa pola.
Może edytować drzewo
pozwala operatorowi dodawać, odejmować lub modyfikować pozycje drzewa.
Drzewo zwinięte
Zaznaczenie tej opcji pozwala na oglądanie tylko głównych grup drzewa.
11
Szósta zakładka Grupy składników płacowych służy do nadawania
uprawnień do wybranych gałęzi drzewa list płac i drzewa powiązań składników
płacowych.
Może edytować drzewo list płac
Opcja ta pozwala operatorowi dodawać, odejmować lub modyfikować pozycje
drzewa za wyjątkiem fabrycznych list płac.
Może edytować drzewo powiązań składników płacowych
pozwala operatorowi dodawać, odejmować lub modyfikować pozycje drzewa
za wyjątkiem fabrycznych powiązań składników płacowych.
Drzewo zwinięte
Zaznaczenie tej opcji pozwala na oglądanie tylko głównych grup drzewa.
4.
W następnej kolejności należy wprowadzić
lub uzupełnić
podstawowe dane, takie jak:
o Stałe parametry płac
o Słowniki
o Kalendarze i karty pracy
o Grupy płacowe
o Kartoteki pracowników
o Umowy o pracę
o Umowy cywilnoprawne
o Typy list płac i składniki płacowe
o Definicje zestawień, zbiorówek, podsumowań List Płac
Szczegóły opisane są w następnych rozdziałach podręcznika.
12
3 Stałe parametry płac
Opcja ta zawiera listę parametrów płacowych obowiązujących w podanych
okresach, wykorzystywanych przy naliczaniu płac.
Parametry płacowe takie jak: stopy procentowe składek na ubezpieczenia
społeczne, stopy podatkowe, kwoty średnich zarobków obowiązują zwykle na
okres roczny, zdarza się jednak, że firma przekwalifikowuje swoją działalność
w dowolnym czasie co pociąga za sobą zmianę parametrów płacowych.
Dlatego okres obowiązywania parametrów ujęty jest w okres od daty
początkowej do daty końcowej.
Aby dodać nowy zapis parametrów płacowych należy użyć opcji Dodaj.
Wyświetlony zostanie formularz parametrów płacowych, który zawiera sześć
zakładek: ZUS, Podatek, Inne, Staże, Ryczałt samochodowy i Świadczenia
pracownicze.
Okres obwiązywania
Okres w jakim będą obowiązywały podane parametry.
ZUS
W zakładce tej definiuje się wartości procentowe składek ZUS płaconych przez
pracownika i pracodawcę. Musimy też wybrać kod wniosku o dofinansowanie
składek ZUS za osoby niepełnosprawne.
13
Podatek
Określa się tu Skalę podatkową oraz kwoty: Miesięczna ulga podatkowa
(przy każdej umowie o pracę określa się, czy odliczać pracownikowi ulgę
podatkową i w jakiej wysokości), Roczna ulga podatkowa, Miesięczne koszty
uzyskania przychodu, składkę zdrowotna stanowiącą ulgę podatkową.
Dla umów cywilnoprawnych definiuje się Stopę podatkową i Koszty
uzyskania
Inne
Zakładka ta pozwala określić Najniższe i przeciętne wynagrodzenie oraz czy
program ma naliczać wyrównanie do najniższego wynagrodzenia. Jeśli
zaznaczymy ten parametr program podczas naliczania list płac sam wygeneruje
składnik płacowy wyrównujący płacę do najniższego wynagrodzenia.
Podaje się tu także parametry potrzebne do prawidłowego naliczania
wynagrodzenia chorobowego, zasiłku chorobowego i opiekuńczego oraz
parametry związane z wynagrodzeniem za urlopy:
 czy potrącać pracownikom miesięcznym płacę podstawową za czas
urlopu
 współczynnik do ekwiwalentu za urlop
 podstawę świadczenia urlopowego.
Staże
Zakładka ta służy do zdefiniowania algorytmu liczenia dodatku za wysługę
(stażowego) w zależności od przepracowanych lat.
Aby dodać nowy zapis należy użyć opcji Dodaj. Wyświetlony zostanie
formularz do zdefiniowania sposobu obliczania procentu wysługi w naszym
przedsiębiorstwie. Możemy określić kilka różnych sposobów obliczania stażu i
wykorzystać je potem w formule składnika płacowego. Każdy nowy zapis
traktowany jest jak funkcja zwracająca procent wysługi, wywoływana z
parametrem określonym przez numer stażu np. staz(‘1’)
Na poniższym ekranie przedstawiono przykładowy sposób określenia sposobu
naliczania procentu stażowego, który możemy zinterpretować następująco:
płacenie stażu rozpoczynamy po 5 latach pracy w wysokości 5 % od podstawy
wynagrodzenia. Od 6 do 19 lat płacimy za każdy przepracowany rok
dodatkowo 1 % od podstawy wynagrodzenia. Natomiast po 20 latach pracy
dodatek osiąga kwotę 20% podstawy wynagrodzenia i nie ulega już zmianie
bez względu na staż pracy.
14
Na ekranie wypełniamy pola :
Nazwa
informacyjna nazwa rodzaju stażu (Nr stażu program podpowiada sam jako
kolejną liczbę od 1 do 9. Ten symbol podajemy potem jako parametr w funkcji
staz(nr stazu) )
Od, Do
okres (zakres) brany pod uwagę, standardowo pusty uwzględnia wszystkie
wprowadzone okresy
Okresy lat pracy
wprowadzamy okresy lat pracy, dla których staż przybierać będzie określone
wartości:
o
o
o
Od, Do - zakres przepracowanych lat
Co ile - określamy co ile lat powiększamy wartość stażu
Procent - wartość, o jaką powiększany jest staż
w przypadku gdy w polu Co ile jest pusto, staż dla wprowadzonego
zakresu lat ma stałą wartość, określoną w polu Procent
Uwzględniaj
zakres branych pod uwagę wpisów z historii zatrudnienia
o
o
o
Tylko aktualne zatrudnienie - bieżący zakład
Tylko historia zatrudnienia - lata pracy w poprzednich zakładach
Wszystko - cały okres zatrudnienia wraz z obecnym
15
Dla powyższego zakresu możemy jeszcze określić, który staż brany jest pod
uwagę: czy tylko w branży czy cały.
Obliczany na
staż wyliczany na dzień
o
o
koniec okresu wynagrodzeń listy - datę końcową okresu
wynagrodzeń listy
początek okresu wynagrodzeń listy - datę początkową okresu
wynagrodzeń listy
Ryczałt samochodowy
Wypełnienie powyższych danych będzie wykorzystane do obliczenia ryczałtu
samochodowego pracownikowi, wykorzystującemu samochód prywatny do
celów służbowych.
W innym miejscu modułu są określone dane o pojeździe pracownika i limicie
przyznanych km pracownika.

Patrz Rozdział Pracownicy ->Przyciski na ekranie Pracownik
Istnieje też fabrycznie Lista plac RYC z podpiętymi składnikami płacowymi
do wyliczenia ryczałtu samochodowego.
16

Patrz Rozdział Typy list plac i składniki płacowe ->Fabryczne typy list
płac
Dopiero mając powyższe dane można przystąpić do ustalenia ryczałtu za
używanie samochodu prywatnego do celów służbowych.
Ryczałt za używanie własnego samochodu, oblicza się mnożąc stawkę za 1 km
przebiegu przez miesięczny limit kilometrów za jazdy lokalne. Następnie,
kwotę ryczałtu należy pomniejszyć o 1/22 za każdy dzień roboczy, w którym
pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.
17
4 Słowniki
Słowniki stanowią zbiór dodatkowych informacji. W Słownikach znajdują się
listy definicyjne z informacjami potrzebnymi do wypełniania wielu istotnych
danych w module kadrowo – płacowym, np. kody zawodów, oddziały NFZ,
rodzaje godzin pracy i wiele innych. Każdą grupę słowników można
rozbudowywać i dodawać własne grupy, np. gdy w firmie pojawi się nowe
stanowisko pracy, można je dodać do grupy „stanowiska” lub, gdy istnieje
potrzeba rozróżnienia, w kartach pracy nowego rodzaju godzin pracy, np. praca
w warunkach szkodliwych V grupy.
Aby zmodyfikować pozycję słownika, trzeba otworzyć wybraną grupę
słownikową, wybrać pozycję słownika i nacisnąć przycisk Popraw.
Każda pozycja ma symbol oraz nazwę i dodatkowo można ją opisać
sześcioma cechami, których znaczenie również można zmieniać. Cechy to
informacje tekstowe opisujące pozycję słownika. Nie w każdej grupie
słownikowej wypełnione są te właściwości. Rysunek przedstawia słownik
„Nieobecności”, w którym wykorzystuje się cechy do uszczegółowienia
znaczenia danej pozycji słownika, co w przedstawionym przypadku zapewnia
właściwe działanie kart pracy.
Zawsze należy bardzo uważać modyfikując słownik a zwłaszcza
usuwając z niego jakąś pozycję, ponieważ może być ona użyta w różnych
miejscach programu, zapisana w różnych powiązanych tabelach bazy danych.
18
Od wersji 3.15. uaktualnione zostały kody zawodów i specjalności.
Dla nowych wdrożeń te kody pojawią się automatycznie w KiP HR w
tabeli „p_slowniki”. Natomiast dla firm już użytkujących moduł KiP
HR istnieje możliwość dokonania aktualizacji zawodów z poziomu
tabeli Słowniki ->Zawody -> Operacje (F12)
Należy pamiętać o tym, że po aktualizacji zawodów będzie konieczne
przypisanie na nowo każdemu pracownikowi w Umowie o pracę
aktualnego kodu zawodu jeśli wcześniej były już przypisane kody
zawodów ze starej tabeli słownikowej. Z automatu nie można uaktualnić
kodów poszczególny pracownikom, bo kolejne zmiany kodów nie
posiadają żadnego klucza, który można by było wykorzystać przy budowie
takiego automatu.
19
5 Kalendarze i Karty pracy
5.1 Funkcjonalność podstawowa
Kalendarze wzorcowe służą do ustalania rozkładu dni roboczych,
wolnych i nominalnych godzin pracy. Dane tuż po zainstalowaniu zawierają
kalendarz Główny, którego zawartość trzeba zweryfikować na etapie
wdrożenia koniecznie przed modyfikacją jakiejkolwiek karty pracy
pracownika. Można zakładać dowolną ilość kalendarzy wzorcowych.
Hierarchia kalendarzy jest następująca: nadrzędny jest kalendarz Główny,
następnie wzorcowe i na końcu poszczególne karty pracy pracowników.
Karty pracy służą do rejestrowania pracownikowi wszelkich zdarzeń
związanych z rozliczaniem wypłaty, tzn. godzin pracy nominalnych, zwykłych,
nadliczbowych i innych oraz różnych typów nieobecności – urlopów, absencji
chorobowych itp.
Przeznaczeniem kalendarzy wzorcowych jest ustalenie rozkładu dni
roboczych i wolnych, który to rozkład jest „dziedziczony” przez poszczególne
karty pracy pracowników. Karty pracy dziedziczą od kalendarzy wzorcowych
również rozkład godzin nominalnych i zwykłych, jednakże, gdy informacje na
temat godzin nominalnych lub zwykłych zostaną indywidualnie poprawione na
karcie pracy mechanizm ich dziedziczenia przestaje działać. Do ustalenia dni
wolnych i roboczych można pominąć kalendarz wzorcowy, ustalając te dane
bezpośrednio na karcie pracy. W tym celu na karcie pracy należy wskazać
zamiast obowiązywania kalendarza wzorcowego- rozkład indywidualny.
Dodatkową, mniej ważną funkcją kalendarza Głównego jest możliwość
przyporządkowania właściwym dniom nazw świąt.
Przyporządkowanie nazwy święta do danego dnia nie jest tożsame z
ustawieniem tego dnia jako świątecznego – należy to zrobić osobno,
kwalifikując dzień jako świąteczny, wolny lub roboczy.
Wygląd i obsługa formularzy do edycji kalendarzy i kart pracy jest identyczny,
różnice polegają jedynie na ograniczeniu we wprowadzaniu różnych rodzajów
wpisów. Wszystkie rodzaje wpisów zdefiniowane są w Słownikach. W razie
potrzeby słowniki można rozbudowywać o własne typy godzin pracy,
nieobecności czy nazwy świąt.
20
Rodzaj wpisu
wg Słowników
Ogólna kwalifikacja dnia
(roboczy/wolny/święto)
Godziny pracy (nominalne,
zwykłe, nadliczbowe itd.)
Nieobecności (choroby, urlopy)
Nazwy świąt (Nowy Rok, 1szy
Maja itd.)
Wpis do edycji w:
Kalendarz
główny
Kalendarze
wzorcowe
Karty pracy
X
X
X
X
X
X
X
X
Wszystkie wpisy wprowadzone do Kart pracy mają wpływ na
obliczenia list płac. Każdemu rodzajowi wpisu odpowiada związany z nim
składnik płacowy, np. składnik „0580 Ilość dni przepracowanych w
nominalnym wymiarze czasu pracy” liczony jest na podstawie ilości
zarejestrowanych godzin nominalnych, składnik „0140 Ilość dni urlopu
wypoczynkowego” zlicza zarejestrowane w karcie pracy ilości dni urlopu, itd.
Można korzystać z dwóch rodzajów widoków kalendarzy – w układzie
miesięcznym i w układzie rocznym. Układ miesięczny w lewej części pokazuje
graficznie dni danego miesiąca wraz ze skrótowymi informacjami na temat
21
ilości godzin pracy lub nieobecności a prawa część to: na jednej zakładce
szczegółowa tabela z wpisami do kalendarza obowiązującymi w aktualnie
wybranym dniu lub okresie a na drugiej zakładce podsumowania. Graficzna
reprezentacja dni na kalendarzu ma ułatwiać szybką orientację w ważniejszych
zdarzeniach występujących w widocznych dniach dzięki kolorystycznemu
zróżnicowaniu oraz krótkim informacjom tekstowym przy każdym dniu. Do
poruszania się po kalendarzu i wybierania danego dnia czy okresy używamy
myszki lub klawiatury. Wybranie dnia polega na kliknięciu myszką lub użyciu
klawiszy ze strzałkami.
Aby wybrać okres trzeba przytrzymać klawisze Ctrl lub Shift i klikać
na poszczególne dni. Pełnej edycji i analizy zdarzeń dokonuje się przy pomocy
listy Wpisy do kalendarza oraz Podsumowania. Każdy wpis obowiązuje w
zadanym okresie. Daty końca bądź początku mogą być puste – znaczy to brak
ograniczenia okresu z dołu lub z góry.
Karty pracy można zamykać, tzn. zablokować możliwość zmiany
danych dotyczących zamkniętego miesiąca włącznie. Zamknięcie listy płac
automatycznie zamyka karty pracy pracowników na niej widniejących.
Poprawienie danych w zamkniętym okresie, możliwe jest tylko przez osobę
mającą do tego uprawnienia nadane przez administratora. Należy bardzo
uważać przy poprawianiu zamkniętego okresu, ponieważ wszystkie wpisy do
kart pracy czy kalendarzy są dokonywane za okres (często dość długi, co
oznacza możliwość omyłkowego zmodyfikowania np. ilości godzin w listach
płac nawet o kilka miesięcy wstecz). Kalendarze obowiązujące w zamkniętych
kartach pracy są zamykane automatycznie.
Uprawnienia dotyczące możliwości zamykania i otwierania okresów oraz
edycji kalendarzy/kart pracy w okresach zamkniętych i otwartych należy
skonfigurować na etapie wdrożenia systemu.
Dodanie nowego wpisu polega na zaznaczeniu w graficznej części
kalendarza okresu, za jaki wpis ma obowiązywać, naciśnięciu przycisku Dodaj
pod tabelą wpisów, wybraniu żądanego rodzaju wpisu, np. ilości godzin czy
rodzaju choroby. Następnie trzeba upewnić się, co do okresu, za jaki wpis ma
być dodany. W przypadku godzin można dodawać kilka okresów na raz a w
przypadku nieobecności tylko jeden okres.
22
Trzeba zwrócić szczególną uwagę, gdy chcemy dodać nieobecność a
zaznaczonych jest kilka okresów – program i tak doda tylko jeden okres
pomiędzy minimalną a maksymalna datą z wybranych dni. Pomimo
zaznaczenia okresu w części graficznej zawsze można wprowadzić dowolne
daty w okienku dodawania wpisu.
Wprowadzając wpisy z grupy Godziny trzeba uzupełnić godzinę
początkową i końcową oraz ilość godzin. Przy liczeniu listy płac informacją
wiążącą jest ilość godzin a przedział godzinowy traktowany jest pomocniczo i
informacyjnie. Ponadto, jeśli istnieje potrzeba rozróżniania centrum
kosztowego, do którego dane godziny są wliczane, trzeba wskazać centrum
kosztowe. Nie można dodać tego samego rodzaju godzin w tym samym okresie
i tych samych godzinach. Dozwolone są jednak sytuacje wprowadzenia godzin
23
nocnych czy szkodliwych równolegle ze zwykłymi lub nominalnymi. W
przypadku rejestrowania godzin nadliczbowych można dodatkowo uzupełnić
pola „do odbioru w innym okresie” i/lub „do rozliczenia w innym okresie”, w
sytuacji gdy rozliczenia za rejestrowane godziny chcemy dokonać w okresie
późniejszym.
Urlopy wprowadza się nie wypełniając innych danych niż okres. Nie
można wprowadzić dwóch urlopów ani jakichkolwiek nieobecności w tym
samym okresie.
Wpisy z grupy Choroby można uzupełnić danymi o serii, numerze
zwolnienia, kodzie i numerze statystycznym choroby. W ramce Komunikaty
wyświetlane są pomocnicze informacje dotyczące limitów w poprzednich
okresach chorobowych. Bardzo ważnym elementem w rejestrowaniu choroby
jest sprawdzenie danych na zakładce Podokresy do rozliczenia. Zawiera ona
w przypadku długiej choroby lub zwolnienia przypadającego na przełom
miesięcy, faktyczne okresy podlegające rozliczeniom na listach płac wraz z
właściwymi kodami ZUS potrzebnymi do rozliczeń zasiłków i obliczania
deklaracji ZUS do programu „Płatnik. Przycisk Rozdziel automatycznie służy
do odświeżenia podokresów po zmianie danych na zakładce Informacje
podstawowe.
Na powyższym przykładzie zarejestrowano chorobę w okresie: od 11
maja do 23 lipca. Program rozdzielił ją na 4 podokresy wynikające z przełomu
miesiąca oraz konieczności zmiany kodu choroby z 331 na 313 po upływie
limitu dni wynagrodzenia chorobowego płatnego przez zakład pracy z
uwzględnieniem poprzedniego okresu choroby. Limit ten trzeba zweryfikować
w Stałych parametrach płac. Każdy podokres można a czasem trzeba
poprawić np., gdy rozliczenie ma nastąpić na liście płac w innym miesiącu niż
wskazywałby na to okres choroby (tak się dzieje w przypadku rejestrowania
zwolnienia dostarczonego przez pracownika po naliczeniu listy płac za
24
poprzedni miesiąc). Okienko Podokres do rozliczenia umożliwia również
skorygowanie kodu ZUS choroby, procentu od podstawy, kwoty do wypłaty za
czas choroby oraz umożliwia wejście do edycji podstawy chorobowego.
Przycisk ? wywołuje okno edycji podstawy. Normalnie podstawa liczy się na
liście płac, ale można ją edytować samemu już przy wprowadzaniu
nieobecności np. przy wdrażaniu systemu, gdy brak jest jeszcze danych
historycznych niezbędnych do automatycznego wyliczenia podstawy.
5.2 Schowek
Zadaniem schowka dla kalendarzy jest ułatwienie manipulowaniem
zawartością wielu kalendarzy i kart pracy. Wpisy z danego kalendarza można
przy pomocy schowka przenosić zarówno w ramach aktualnie edytowanego
kalendarza jak i w ramach wszystkich kalendarzy/kart pracy zarejestrowanych
w systemie. Schowki kalendarzy tworzone są oddzielnie dla operatorów
systemu. Struktura danych i interfejs schowka jest podobny do zwykłych
kalendarzy dlatego widoczne są w opcji Kadry i Płace HR – Kalendarze, razem
z kalendarzami wzorcowymi. Można je edytować identycznie jak kalendarze.
Aby skopiować wpisy do schowka należy najpierw zaznaczyć dni, z
których wpisy mają być skopiowane, zaznaczyć konkretne wpisy a następnie
nacisnąć przycisk „Kopiuj”. Zaznaczenia kilku dni lub kilku wpisów
dokonujemy lewym przyciskiem myszy z naciśniętym klawiszem Shift lub
Ctrl. Czynności związane z kopiowaniem ilustruje rysunek:
25
Aby wkleić skopiowane wpisy należy zaznaczyć JEDEN dzień w
kacie pracy – będzie to dzień od którego rozpoczęty zostanie proces wklejania.
Naciśnięcie przycisku „Wklej” spowoduje wklejenie zawartości
schowka od zaznaczonego dnia włącznie. W powyższym przykładzie
skopiowano trzy dni (02.02.2009, 03.02.2009, 04.02.2009) oraz dwa wpisy
(godziny nominalne i godziny zwykłe). Przypuśćmy, że zaznaczonym dniem do
wklejenia był 16 lutego – efektem takiego wklejenia będzie pojawienie się
dwóch skopiowanych wpisów w dniach: 16.02.2009, 17.02.2009, 18.02.2009.
Powyżej omówiono funkcjonalność kopiuj-wklej na prostym
przykładzie wewnątrz jednej karty pracy. Schowek kalendarzy oferuje jednak
bardziej rozbudowaną funkcję jaką jest wklejanie zawartości do kilku
kalendarzy. Przydaje się to w sytuacjach, gdy kilku pracowników ma
identyczny rozkład godzin pracy. Dodatkowo, możliwość wklejania
cyklicznego przydaje się gdy rozkład pracy w danym okresie ma charakter
powtarzalny i chcemy go używać w kolejnych okresach.
Przed rozpoczęciem wklejania zawartość schowka do kilku kalendarzy,
należy otworzyć schowek do edycji przy pomocy przycisku „Schowek” na
karcie pracy/kalendarzu lub otworzyć go tak jak kalendarz wzorcowy z tabeli
„Kalendarze”. Edycja schowka pozwala modyfikować skopiowane do niego
dni i wpisy. Formularz służący do edycji schowka umożliwia wykonywanie
tych samych operacji jak w przypadku edycji kalendarza. Można dodawać,
poprawiać i usuwać wpisy na tej samej zasadzie jak ma to miejsce w przypadku
kart pracy czy kalendarzy.
Nieco inny jest natomiast sposób poruszania się w obszarze wyboru dni
oraz ich zaznaczania. W przypadku schowka, kliknięcie na dany dzień nie
powoduje jego automatycznego zaznaczenia.
26
Aby zaznaczyć/odznaczyć dzień w schowku, trzeba podwójnie na nim kliknąć
lub kliknąć z wciśniętym klawiszem Ctrl.
Gdy w schowku znajdują się już skopiowane i przygotowane pozycje
można przystąpić do wklejania. W tym celu naciskamy przycisk „Wklejanie”.
Formularz jaki się pojawi umożliwia wybranie kalendarzy docelowych, okresu
docelowego z opcjonalnym cyklicznym wklejaniem oraz określenie innych
parametrów wklejania.
Przed wklejeniem zawartości schowka do kalendarzy należy:
1. Na liście po lewej stronie formularza zaznaczamy przy pomocy myszy i
klawisza Shift kalendarze/karty pracy docelowe,
2. W pole „Zacznij od” wpisujemy datę, od której w wybranych kalendarzach
ma się rozpocząć wklejanie,
3. Określamy ile razy znajdujący się w schowku okres ma być wklejony.
Pozwala to na cykliczne wklejanie zawartości schowka jeżeli harmonogram
pracy pracownika(ów) zawiera powtarzające się cyklicznie zdarzenia.
4. Określamy dodatkowe opcje wklejania związane ze sposobem usuwania czy
dopasowania poprzednich wpisów znajdujących się już w kartach pracy i
pokrywających się z aktualnie wklejanymi. W szczególności decydujemy
czy:
a) usunąć wszystkie poprzednie wpisy nie bacząc na ich rodzaj,
b) usunąć poprzednie wpisy ale tylko te, z rodzaju aktualnie wklejanych, np.
jeżeli wklejamy godziny zwykłe to tylko godziny zwykłe zostaną usunięte
za dany okres wklejania, jeżeli wklejamy urlop to tylko urlopy za dany
okres będą usunięte, itd.,
27
c) dopasować wklejane wpisy do poprzednich, tzn. jeżeli wklejamy godziny
zwykłe obowiązujące od 7 do 15 a poprzednio zarejestrowane były od 8 do
16 to w wyniku takiego wklejania poprzednie wpisy zostaną skrócone i
będą obowiązywały od 15 do 16.
d) decydujemy czy po wklejaniu ma się wyświetlić raport końcowy.
Naciśnięcie przycisku „Wklej do wybranych kalendarzy” spowoduje
przeniesienie zawartości schowka zgodnie z uprzednio ustalonymi
parametrami.
Przycisk „Popraw” pod listą kalendarzy umożliwia podgląd i edycję kalendarzy
w celu zweryfikowania efektu wklejania.
Podczas wklejania należy pamiętać o następujących zasadach:
1. Wpisy typu dzień roboczy / wolny / święto są wklejane tylko do
kalendarzy wzorcowych z wyłączeniem kart pracy,
2. Wpisy typu nazwa święta wklejane są tylko do kalendarza głównego,
3. Wpisy typu obowiązywanie kalendarza wzorcowego wklejane są tylko
do kart pracy,
4. Wpisy typu nieobecność są wklejane tylko do kart pracy
5. Wpisy typu nieobecność są wklejane za CAŁY okres ich
obowiązywania i zarazem DOKŁADNIE w okresie ich
obowiązywania. Znaczy to, że jeżeli w schowku znajdzie się np. urlop
w dniach od 02.02.2009 do 05.02.2009 to niezależnie od ustawionej
daty początku wklejania urlop ten pojawi się w docelowych kartach
pracy w wymienionym wyżej okresie jego obowiązywania.
Schowek kalendarzy stanowi przydatne narzędzie w czasie ustalania
rozkładu czasu pracy dla grup pracowników. Trzeba jednak używać go z
rozwagą, gdyż nieprzemyślane zmiany jakie za jego pomocą możemy
wykonywać na dużej ilości kalendarzy czy kart pracy mogą prowadzić do
zniszczenia zarejestrowanych wcześniej danych.
28
6 Grupy płacowe
Grupy płacowe ułatwiają definiowanie systemu wynagrodzeń zwłaszcza
w firmach zatrudniających znaczną liczbę pracowników. Podział na grupy
w takich firmach wynika z naturalnej potrzeby porządkowania systemu płac.
Grupami mogą być np.:
- pracownicy fizyczni
- pracownicy umysłowi.
Grupy te mogą mieć osobne listy płac np. ze względu na daty ich sporządzenia
czy daty wypłaty.
Można przypisać do grupy dodatkowe składniki płacowe, a każdy pracownik
należący do grupy będzie je dziedziczył.
Przykładowo grupa pracowników fizycznych może dostawać ekwiwalent za
pranie, a pracownicy umysłowi mogą otrzymywać premie miesięczne.
29
Na liście do wyboru składników płacowych znajdują się tylko te, które
w swojej definicji mają jako źródło składnika wybraną opcję „składnik
indywidualny dla grupy płacowej”
Definiując składniki płacowe dla grupy można określić okres ich
obowiązywania, czyli czas, w którym składnik będzie wliczany do list płac dla
danego pracownika. Wartość składnika płacowego może być podana wprost w
polu Wartość lub obliczona za pomocą formuły obliczeniowej. Edytor
formuły dostępny jest tylko wtedy gdy w polu wartość jest kwota 0. Z edytora
tego powinni korzystać użytkownicy bardziej zaawansowani znający składnię
języków programowania FoxPro lub Xbase
Jeśli firma zatrudnia małą liczbę pracowników a system płacowy nie
przewiduje składników wspólnych, to użycie grup płacowych wydaje się
niecelowe. Wystarczy każdemu pracownikowi z osobna dodać do umowy o
pracę odpowiedni składnik albo wykorzystać opcję grupowego przydzielania
składników płacowych: Umowy o pracę -> Operacje -> Grupowe
przydzielanie składników płacowych
30
7 Pracownicy
Opcja ta zawiera dane o pracownikach firmy.
Każdy pracownik powinien mieć wypełnione pola:
- Podstawowe dane osobowe - do sporządzenia umowy o pracę,
- Dane dodatkowe - do wystawienia przelewów
- Historia zatrudnienia
- Rodzina
- Szkolenia BHP i inne oraz Lekarz
- Wykształcenie i Wojsko
- Języki obce, kwalifikacje i uprawnienia
7.1 Pracownik - formularz
Dodając nowego pracownika (opcja Dodaj) pojawia się poniższy formularz.
Kary i nagrody
Samochód prywatny
Lista zmian bieżącego pola
31
Pola opisujące pracownika rozmieszczone są na ośmiu zakładkach.
Poniżej omówione zostały niektóre charakterystyczne pola.
Możliwe jest zdefiniowanie własnych dodatkowych pól dla kartoteki
Pracownicy, które będą umieszczone na dodatkowej zakładce Pola
Użytkownika.

Patrz Podręcznik Podstawowy Część II - rozdział Konfiguracja ->
Definicja dodatkowych pól tabel
7.1.1 Dane podstawowe pracownika
Symbol
Symbol pracownika składa się z litery P i pięciocyfrowej liczby. System nadaje
automatycznie numery pracownikom zostawiając Użytkownikowi możliwość
ich modyfikacji. Pole wymagane do wypełnienia.
Imiona, Nazwisko, Płeć
Imiona i nazwisko pracownika.
Płeć (K - kobieta, M - mężczyzna) jest wstawiana automatycznie przez
program na podstawie pierwszego imienia pracownika.
Data urodzenia, Miejsce urodzenia, Imiona ojca i matki
PESEL , NIP
Adresy



Adres zameldowania - uzupełniamy wszystkie pola, przy
wprowadzaniu kodu gminy możemy skorzystać z podpowiedzi.
Adres zamieszkania - jeśli adres zamieszkania jest inny niż adres
zameldowania,
Adres do korespondencji - możemy ustalić jak zameldowania, jak
zamieszkania lub wprowadzić inny adres
7.1.2 Dane dodatkowe pracownika
Ekran ten zawiera dane zgrupowane na pięciu zakładkach :
32
Na zakładce Dane dodatkowe wypełniamy pola :
Urząd skarbowy
Wybór urzędu skarbowego, do którego należy pracownik. Przywoływana jest
lista urzędów (Kartoteki -> Urzędy), z której wybieramy urząd właściwy dla
pracownika. Informacja ta jest potrzebna przy generowaniu deklaracji
podatkowych dla pracownika w module Kadry i Płace HR.
Dokument tożsamości
Rodzaj dokumentu (1 – dowód osobisty, 2 – paszport) i jego numer. Informacja
potrzebna do wygenerowania dokumentów zgłoszeniowych ZUS.
Rodzaj i symbol centrum kosztowego
Przypisanie pracownika do centrum kosztowego. Informacja ta przydatna jest
dla Użytkowników modułów Kadry i Płace HR oraz Księga Handlowa, gdyż
pomaga ona rozksięgować koszty pracy na dane centrum kosztowe.
Uwagi
W to pole można wpisywać dodatkowe informacje o pracowniku.
Na zakładce Dane ZUS i podatkowe wypełniamy:



dane o zaniechaniu poboru podatku jeśli takie miało miejsce
dane o dochodach z innych źródeł
Oddział NFZ - wybór oddziału NFZ, do którego należy pracownik.
Przywoływana jest lista oddziałów, którą można edytować w opcji
Kadry i Płace HR -> Słownik. Określenie oddziału pozwoli na
33
automatyczne przeniesienie informacji do formularzy zgłoszeniowych
ZUS.
 Informację kto przekazał dane o przekroczeniu rocznej podstawy
składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe.
Na zakładce Należności sądowe i inne wypełniamy ekran danymi o alimentach
i innych należnościach sądowych. To spowoduje, że podczas obliczania list
płac automatyczne wygenerowane zostaną składniki płacowe zmniejszające
wynagrodzenie o zasądzone należności.
Zakładka Niepełnosprawność służy do określenia stopnia niepełnosprawności
oraz przyczyny niepełnosprawności.
Zakładka Banki pracownika służy do określenia nazwy banku i numeru konta
pracownika. Istnieje możliwość przypisania dwóch kont bankowych
pracownikowi, dzięki temu można przelewać wypłatę na dwa ROR-y. Oprócz
tego można wybrać dla każdego z banków pracownika, domyślny rachunek
bankowy firmy z którego będzie przelewane wynagrodzenie dla pracownika.
Jeśli firma posiada kilka rachunków w różnych bankach, oszczędzamy np.
pieniądze na prowizjach. Program sugeruje numer rachunku firmy do
obciążenia (rozpoznawany jest wspólny bank przez cyfry od pola 3 do 11).
7.1.3 Historia zatrudnienia
Zakładka ta służy do wypełnienia tabeli historii wcześniejszego zatrudnienia
pracownika. Obejmuje ona dane dotyczące przebiegu zatrudnienia pracownika
od momentu rozpoczęcia pracy zawodowej do czasu podjęcia pracy w
aktualnym zakładzie. Jej poprawne wypełnienie jest podstawą do
prawidłowego wyliczenia staży pracowniczych i dodatków za wysługę oraz
wymiaru urlopów wypoczynkowych Tabela ta zawiera następujące informacje:
- Pracodawca
34
-
Data przyjęcia do pracy
Data zwolnienia
Stanowisko
Tryb ustania stosunku pracy
Czy wliczać podany okres do jubileuszu, do wysługi, do wysługi w
branży, do emerytury, do urlopu.
Zmieniając datę możemy zasymulować jaki będzie staż pracy na wybrany
dzień. Przycisk Drukuj pozwala przeglądać i drukować wyciąg z historii
zatrudnienia danego pracownika.
35
7.1.4 Rodzina
Kartoteka Rodzina zawiera dane dotyczące członków rodziny pracownika.
Pozycje w tej kartotece odnoszą się zwłaszcza do dzieci, ale można też
gromadzić tu dane o współmałżonku oraz innych członkach rodziny
pozostających we wspólnym gospodarstwie. Wypełnienie tej kartoteki ma nie
tylko charakter informacyjny, dane te brały udział w obliczeniach płacowych
zasiłków rodzinnych.
Od 1 września 2006r wypłatą świadczeń rodzinnych nie zajmują się już
Zakłady Pracy.
Można także z tych danych skorzystać przy generowaniu formularzy
zgłoszeniowych ZCZA I ZCNA.
Liczba osób dla zasiłku rodzinnego oraz pielęgnacyjnego
Informacje o liczbie osób na jakie przypadają zasiłki (potrzebna dla deklaracji
ZUS.
Należy podkreślić, że liczby osób do zasiłków generują się same, gdy wypełnia
się prawidłowo tabelę.
Na samym dole jest pole do zaznaczenia w przypadku gdy pracownikowi
należy się urlop – opieka nad dzieckiem.
7.1.5 BHP i Lekarz
Kartoteka BHP, służy do rejestracji szkoleń BHP, P.Poż. i innych w których
uczestniczył dany pracownik. Rodzaj szkolenia jest wybierany z listy (pole
związane ze słownikiem kadrowo-płacowym – opcja Słowniki)
36
Kartoteka Lekarz służy do ewidencjonowania przeprowadzonych badań
okresowych pracownika i umożliwia sprawowanie kontroli nad terminem ich
ważności.
Rodzaj badania jest także wybierany z listy którą można edytować w opcji
Kadry i Płace HR -> Słownik
Obydwie kartoteki mają charakter informacyjny.
7.1.6 Wykształcenie i Wojsko
Wykształcenie
Wybór kodu wykształcenia pracownika z listy kodów wykształcenia.
Kody wykształcenia są zgodne z kodami używanymi w dokumentach
ubezpieczeniowych. Listę wykształceń można edytować w opcji Kadry i Płace
HR -> Słowniki. Informacje o wykształceniu konieczne są do zgłoszenia do
ZUS (kod wykształcenia) oraz do prawidłowego wyliczenia okresu zaliczonego
do urlopu, czyli do określenia limitu. Lata do urlopu są podpowiadane po
wybraniu kodu wykształcenia.
Kartoteka Szkoły służy do zarejestrowania ukończonych przez pracownika
szkół i jest uzupełnieniem informacji o wykształceniu. Wpisane informacje nie
mają wpływu na pole „lata do urlopu”
Kartoteka Kwalifikacje/uprawnienia służy do zarejestrowania nabytych przez
pracownika kwalifikacji i uprawnień. Listę tych kwalifikacji i uprawnień
można edytować w opcji Kadry i Płace HR -> Słowniki szkół
Kartoteka Języki obce umożliwia orientację, w jakim stopniu pracownicy
posiadają znajomość języków obcych. Zapisy w tej kartotece mogą
37
informować, którymi językami obcymi posługuje się wybrany pracownik, jaki
jest stopień ich znajomości oraz jakie dokumenty ją potwierdzają (pole Uwagi).
Na podstawie tych danych można sporządzić prosty raport o znajomości
języków danego pracownika
Kartoteka Dane wojskowe zawiera następujące pola:
- Stopień wojskowy – wybierany z listy (pole związane ze słownikiem
kadrowo-płacowym – opcja Słowniki)
- Nr książeczki wojskowej
- Stosunek do służby wojskowej (pole związane ze słownikiem
kadrowo-płacowym – opcja Słowniki).
7.2 Operacje dla tabeli Pracownicy
Opcja Operacje dla tabeli Pracownicy zawiera listę informacji dotyczących
danego pracownika.
Korzystając z tej opcji można wykonać następujące operacje:
 Stan rozrachunków
 Historia rozrachunków
 Przebieg zatrudnienia
 Karta pracy
 Karta wynagrodzeń
 Załączniki
 Raportowanie dat końcowych
 Lista zmian w kartotece pracownika
 Grupowe przydzielanie składników płacowych
7.2.1 Stan / Historia rozrachunków
Dwie pierwsze opcje: Stan rozrachunków i Historia rozrachunków działają
analogicznie jak dla kontrahenta.

Patrz Podręcznik Podstawowy Część II -> rozdział Kartoteki ->
Kontrahenci -> Operacje dla tabeli Kontrahenci
38
7.2.2 Przebieg zatrudnienia
Opcja ta zawiera informacje o przebiegu zatrudnienia pracownika: okres
zatrudnienia, stanowisko, wymiar czasu pracy, wynagrodzenie itp.
7.2.3 Karta pracy
Z tego miejsca mamy też dostęp do edycji Karty pracy pracownika.

Patrz Rozdział Kalendarze i Karta pracy
7.2.4 Karta wynagrodzeń
Z tego miejsca mamy dostęp do edycji Karty wynagrodzeń.
 Patrz Rozdział Karty wynagrodzeń
7.2.5 Załączniki
Opcja ta służy do dołączania plików zewnętrznych (grafik, pism, tabel) do
pracownika. Mogą to być np. zeskanowane świadectwa pracy, CV itp.
Dodając nowy plik (opcja Dodaj) wskazujemy jego położenie na dysku
wybierając przycisk
.
Poniżej w polu Opis można dodać dowolny tekst opisujący zawartość pliku.
Przycisk
służy do otwierania pliku domyślnym programem w systemie
39
Windows, np.: pliki typu DOC -> Word, pliki XLS -> Excel, pliki JPG np._.
Corel.
Pliki skojarzone umieszczane są w katalogu danych firmy w podkatalogu
"PLIKI_SK".
Należy zachować szczególną ostrożność przy modyfikowaniu zawartości
katalogu "PLIKI_SK" zewnętrznymi programami i narzędziami
systemowymi gdyż istnieje możliwość utraty powiązania plików z
pozycjami w tabelach Coraxa.
7.2.6 Raportowanie dat końcowych
Analiza ta ma na celu poinformowanie użytkownika o nadchodzących
terminach zmian. Jest to raport systemu o konieczności podjęcia określonych
działań. Raport obejmuje przypominanie o datach ważności :
- szkoleń BHP, PPoż i innych
- badań lekarskich
- kwalifikacji i uprawnień
- umów o pracę
- grup niepełnosprawności.
Można też raportować wszystkie powyższe zdarzenia jednocześnie.
40
7.2.7 Lista zmian w kartotece pracownika

Patrz Rozdział 7.3 Przyciski na ekranie Pracownik
7.2.8 Grupowe przydzielanie składników
placowych
Opcja ta służy do grupowego przydzielania składników płacowych
(indywidualnych) zaznaczonym pracownikom. Składniki zostaną „podpięte”
do aktualnej umowy o pracę. Jest to bardzo wygodne w przypadku gdy musimy
dodać składnik płacowy indywidualny (np. nagroda uznaniowa, bon towarowy
itp.) dla wielu pracowników należących do różnych grup płacowych.
7.3 Przyciski na ekranie Pracownik
Z poziomu ekranu Pracownik mamy dostęp do :
 Umów o pracę
 Umów cywilnoprawnych
 Kartoteki urlopów
 Listy zmian aktualnego pola danych
 Kar i nagród
 Danych o samochodzie prywatnym
 Zdjęcia pracownika
41
Kary nagrody
Nieaktywny pracownik nie może
mieć naliczonej Listy Płac, nie
pojawia się na wydrukach, itp.
Lista zmian bieżącego pola
Samochód prywatny
7.3.1 Urlopy
Kartoteka urlopów służy do sprawdzenia stanu urlopów wypoczynkowych,
rehabilitacyjnych i „na opiekę” na bieżący dzień. Wymiar urlopu
wypoczynkowego uzależniony jest od stażu pracowniczego (do którego
wliczane są także okresy nauki) i począwszy od 1.01.2004 r. wynosi:

20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,

26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.
Od pierwszego stycznia 2004 należy także rozróżnić:

wymiar urlopu przysługujący danemu pracownikowi,

ilość dni wolnego jakie pracownik otrzyma w zamian za
przysługujący mu wymiar urlopu.
Do tej pory powyższe dwie wartości były równe dlatego nie było potrzeby
ich rozróżnienia. Od 1 stycznia 2004 pracownik może mieć inny wymiar
urlopu i inną ilość przyznanych dni wolnych. Różnice nie pojawią się
jednak jeżeli dobowy wymiar czasu pracy równa się 8 godzinom. Tylko
więc w przypadku gdy dobowy wymiar czasu pracy jest większy lub
mniejszy od 8 godzin, będzie pojawiała się potrzeba dokonania przeliczeń.
W przypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu
pracy
lub zatrudnionych
czy zwolnionych w ciągu roku
42
kalendarzowego wymiar urlopu należy ustalić proporcjonalnie do wymiaru
czasu pracy.
Podstawowy wymiar urlopu (20 lub 26 dni) należy pomnożyć przez ułamek
będący wymiarem czasu pracy np. 1/2, 1/5, 1/8.
Jeżeli wynikiem powyższego mnożenia będzie liczba będąca ułamkiem,
należy zaokrąglić ją do pełnego dnia.
W zamian za swój wymiar urlopu pracownik powinien otrzymać dni wolne
od pracy (mechanizm ten nazywamy właśnie udzieleniem urlopu).
Zgodnie ze znowelizowanym kodeksem pracy istnieją dwie podstawowe
zasady rządzące udzielaniem urlopu:
1) urlopu należy udzielać w dni, które są dla pracownika dniami pracy
zgodnie z obowiązującym go rozkładem czasu pracy,
2) urlopu udziela się w wymiarze godzinowym.
ad)1 Pierwsza zasada nie wymaga szerszego omówienia. W typowym
przypadku pracownik pracuje od poniedziałku do piątku więc urlopu
udziela mu się w te dni. Jeżeli pracownik nie pracuje w poniedziałki, urlopu
udziela mu się od wtorku do piątku itp.
ad)2 Druga zasada obowiązuje od 1 stycznia 2004. Zgodnie z nią
pracownikowi w danym dniu udziela się tyle godzin urlopu ile zgodnie z
obowiązującym go systemem czasu pracy w danym dniu powinien
przepracować. Do obliczeń przyjmuje się, że 1 dzień wymiaru urlopu
równa się ośmiu godzinom pracy.
Aby program prawidłowo naliczał wymiary urlopów muszą być spełnione
następujące warunki :

określona liczba lat do urlopu wynikająca z wykształcenia

wprowadzone wszystkie okresy poprzedniego zatrudnienia

w Umowie o pracę powinien być określony dobowy wymiar czasu
pracy

wprowadzone dane o wykorzystaniu urlopu u poprzedniego
pracodawcy: Umowy o pracę -> Dane z ostatniego świadectwa
pracy/Bilans otwarcia

w przypadku pierwszego zatrudnienia pracownika (np. po
ukończeniu szkoły) należy zaznaczyć na Umowie o pracę pole
Pierwsze zatrudnienie pracownika

dla urlopu rehabilitacyjnego powinien być wpisany prawidłowo
kod tytułu ubezpieczenia na Umowie o pracę dla pracownika
43
niepełnosprawnego a dla urlopu „na opiekę’ powinna być
zaznaczona opcja na zakładce Rodzina -> 2 dni urlopu „na opiekę
Jest to pole informacyjne, które wypełniane jest
automatycznie przez program.
Dopuszczalne wartości w tym polu:
- pełny wymiar urlopu
- urlop proporcjonalny
- pierwsze zatrudnienie
Karty urlopowe mogą być w programie zakładane i aktualizowane na
dwa sposoby: automatycznie przez program oraz ręcznie przez
operatora.
Jeśli operator sam skoryguje wymiary urlopów na powyższym ekranie to od tej
pory program nie aktualizuje dynamicznie tych wartości tylko „zdaje się” na
dane wprowadzone przez operatora.
Z poziomu Karty urlopowej pracownika możemy też wprowadzić plan
urlopów dla pracownika, podając w poszczególnych miesiącach dni „od do”
planowanego urlopu wypoczynkowego
44
7.3.2 Lista zmian aktualnego pola tabeli
Pracownicy
Każda zmiana pola tabeli Pracownicy może być przez program odnotowana.
Program podczas zapisu danych pracownika i stwierdzeniu jakichkolwiek
zmian zapyta czy robić wpis do tabeli historii zmian. Jeśli zmiana nie była
wynikiem błędu to należy ją zapisać aby można było sprawdzić, co działo się z
pracownikiem przez cały okres pracy w naszej firmie. O ile z poziomu ekranu
Pracownik w tabeli pokazuje się tylko lista zmian aktywnego pola tabeli (tego
na którym stoi kursor) to z pozycji Operacje na tabeli Pracownicy pokazują
się wszystkie zmieniane pola wybranego pracownika.
45
Okno Historia zmian danych Pracownika składa się z następujących kolumn:




Nazwa pola tabeli Pracownicy - Pamiętajmy, że w kartotece
pracowniczej znajduje się około 100 pól. Każde pole posiada swoją
nazwę, dzięki której wiemy, czego dotyczy wpisana w nim wartość
oraz w którym miejscu kartoteki powinniśmy go szukać.
Poprzednia Wartość i Nowa wartość - w zależności od typu pola w
kolumnie tej możemy spotkać różną zawartość np.: tekst w polu
Nazwisko (jeśli kobieta wyjdzie za mąż z pewnością zmiana taka w
programie musi być odnotowana), liczba w polu numerycznym itd.
Operator - Kod operatora, który dokonał zmian.
Data zmiany.
7.3.3 Kary i nagrody
W tym miejscu możemy zarejestrować pracownikowi kary i nagrody. Rodzaje
kar i nagród oraz powody ich przyznania są polami słownikowymi.
46
7.3.4 Samochód prywatny
Dane o prywatnym samochodzie pracownika uzupełniamy, jeśli będzie on miał
wypłacany ryczałt za używanie samochodu prywatnego do celów służbowych
Przed naliczeniem ryczałtu musimy też uzupełnić dane w stałych parametrach
plac

Patrz Rozdział Stale parametry płac ->Ryczałt samochodowy
47
8 Umowy
Program pozwala na tworzenie:
- Umów o pracę
- Umów cywilnoprawnych (zleceń, o dzieło, agencyjnych itp.).
Wpis w ewidencji umów o pracę jest równoznaczny z zatrudnieniem
pracownika.
Dokumenty umów są konieczne do wyliczenia list płac i/lub wydrukowania
rachunków umów cywilnoprawnych. Jeden pracownik może mieć
zarejestrowaną tylko jedną aktualną umowę o pracę (gdy pracownik ma wiele
umów to okresy ich obowiązywania nie mogą na siebie nachodzić). Możliwe
jest również zawarcie z pracownikiem umowy o pracę łącznie z umowązleceniem.
Najważniejszymi informacjami jakie należy wypełnić w umowie o pracę lub
umowie cywilnoprawnej, aby prawidłowo obliczyć wypłaty na listach płac są:
- okres zatrudnienia. Umowa z okresem od 01.01.2000 do 31.07.2000 nie
zostanie uwzględniona w liście płac za sierpień 2000
- warunki płacy czyli określenie formy wynagradzania i przypisanie
indywidualnych składników płacowych
Każdy okres umowy o pracę automatycznie zaliczany jest do stażu i do
wyliczenia limitu urlopu. Okresów pracy w obecnym zakładzie nie
wprowadzamy w historii zatrudnienia.
8.1 Umowy o pracę
Dodając nową umowę (Dodaj) w opcji Umowy o pracę, pojawia się formularz,
który zawiera sześć zakładek grupujących tematycznie warunki umowy.
48
8.1.1 Umowa
Zakładka ta zawiera podstawowe dane dokumentu.
Numer umowy
Składa się on ze stałego znacznika UP, selektora roku i kolejnego numeru
umowy w ramach roku.
Zawarta w dniu
Data zawarcia umowy.
Pracownik (symbol i nazwisko)
Wskazanie pracownika, dla którego tworzona jest umowa.
Rodzaj okresu umowy
Należy wskazać czy umowa podpisywana jest:
- na czas nieokreślony
- na czas określony
- na okres próbny.
Pierwsze zatrudnienie
To pole należy zaznaczyć wtedy gdy pracownik rozpoczyna karierę zawodową.
Wówczas w karcie urlopowej wygenerują się prawidłowe wymiary urlopu
wypoczynkowego
Dobowa norma czasu pracy
Parametr służący do prawidłowego wyliczenia godzin urlopu. Zgodnie z
nowym KP wymiar urlopu należy przeliczać na godziny. Aby to zrobić
musimy wiedzieć ilu godzinom odpowiada dzień roboczy dla konkretnego
pracownika. Nie zawsze jest to o 8 godz. dziennie ( np. niepełnosprawnym
49
przysługuje 7-godzinny dzień pracy na pełnym etacie, pracownikom ZOZ - 7
godz. 35 min. Pole to wykorzystywane jest do naliczenia godzinowego
wymiaru urlopu
Tytuł umowy
Tytuł umowy jest wybierany z listy której zawartość można edytować w
Słownikach
Pracodawca lub osoba reprezentująca
Nazwisko i imię osoby reprezentującej firmę, upoważnionej do zawierania
umów z pracownikami
Stanowisko
Stanowisko na jakie pracownik zostaje zatrudniony (pole słownikowe – opcja
Słowniki).
Kod zawodu
Wybranie z listy kodu wykonywanego przez pracownika zawodu - dane dla
ZUS (pole słownikowe – opcja Słowniki).
Rodzaj pracownika
Pole informacyjne wykorzystywane do sprawozdań GUS. Informacje
wybierane są z listy.
Rodzaj pracy
Pole informacyjne wykorzystywane do sprawozdań GUS. Informacje
wybierane są z listy.
Grupa płacowa
Selektor z wyborem grupy płacowej, do której będzie należał pracownik.
Przypisanie pracownika do grupy jest przydatne, jeżeli chcemy aby składniki
płacowe wpisane do grupy obowiązywały w aktualnej umowie.
Kod tytułu ubezpieczenia
Wypełniamy zgodnie z danymi ZUS, ważne przy eksporcie do programu
„Płatnik".
50
Okres zatrudnienia
Podaje się tu datę początkową i końcową zatrudnienia. Datę końcową należy
pozostawić pustą w przypadku umowy na czas nieokreślony.
Z poziomu tej zakładki jest też dostęp do Karty pracy pracownika -> przycisk
obok symbolu pracownika
8.1.2 Warunki płacy
Na zakładce tej ustala się sposób wynagradzania pracownika.
Stawka zaszeregowania.
W zależności od sposobu wynagradzania wpisujemy wartości odpowiednich
pól: dla pracownika ze stałą pensją miesięczną wypełniamy nominalną płacę
zasadniczą, dla pracownika godzinowego podajemy stawkę godzinową;
możemy wpisać również kwoty dodatku funkcyjnego i premii regulaminowej
(kwotowo lub procentowo)
Dodatek funkcyjny i Premia regulaminowa.
Te dwie wartości mogą być tak samo traktowane jak Stawka zaszeregowania.
Jeśli pracownik był na zwolnieniu chorobowym lub urlopie składniki te mogą
być proporcjonalne pomniejszane o okres nieobecności. W zależności od
zakładowego regulaminu wynagradzania pracowników, do listy płac
podpinamy albo składniki:
0942 Premia regulaminowa ( Kwota )
51
1400 Dodatek funkcyjny
które nie mają wpływu absencje albo analogiczne składniki:
0944 - Premia regulaminowa(kwota) – proporcjonalnie do absencji
1402 - Dodatek funkcyjny – proporcjonalnie do absencji
Indywidualne składniki płacy
W tabeli tej przydziela się pracownikowi składniki płacowe zdefiniowane w
opcji Składniki Płacowe jako składniki indywidualne dla pracownika.
Definiując składniki płacowe dla pracownika można określić okres ich
obowiązywania, czyli czas, w którym składnik będzie wliczany do list płac dla
danego pracownika. Wartość składnika płacowego może być podana wprost
w polu Wartość lub obliczona za pomocą formuły obliczeniowej. Edytor
formuły dostępny jest tylko wtedy gdy w polu wartość jest kwota 0. Z edytora
tego powinni korzystać użytkownicy bardziej zaawansowani, znający składnię
języków programowania FoxPro lub Xbase
8.1.3 ZUS i podatek
Na zakładce tej ustala się parametry dotyczące naliczania składek ZUS i
podatku dochodowego.
52
Określa się tu:
- Czy uwzględniać i w jakiej wysokości koszt uzyskania przychodu.
- Czy odliczać i w jakiej wysokości ulgę podatkową.
- Naliczanie podatku z uwzględnieniem progów. Zaznaczenie opcji
Automatyczny dobór progu podatkowego, powoduje iż program będzie
naliczał podatek uwzględniając progi podatkowe zdefiniowane w stałych
parametrach płac. Można także wskazać, według. indywidualnych potrzeb
pracownika, progi które mają być uwzględnianie przy każdym naliczaniu
płacy bez względu na osiągane kwoty podlegające obliczeniu podatku.
- Naliczanie poszczególnych składek ZUS: emerytalnej i rentowej,
zdrowotnej, chorobowej, wypadkowej, składki na Fundusz Pracy i fundusz
gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych. Można włączyć lub wyłączyć
naliczanie wymienionych składek.
- Kwotę płacy refundowanej z Funduszu pracy i kod tytułu ubezpieczenia w
czasie pobierania zasiłków
53
8.1.4 Przelewy
W nowym module Kadry i Płace HR możemy wybrać dyspozycję
przekazywania wynagrodzeń na dwa rachunki bankowe wprowadzone
wcześniej w kartotece Pracownik


Zlecenie na rachunek podstawowy – stała kwota lub procent
wynagrodzenia przekazywana z wypłaty za dany miesiąc na rachunek
1, określony przy pracowniku
Zlecenie na rachunek dodatkowy – stała kwota, procent lub reszta
wynagrodzenia na rachunek 2. Jeśli wybierzemy kwotę lub procent
to reszta wynagrodzenia będzie równoważna ze zleceniem wypłaty
gotówką.
Pozostałe możliwości to :


Zlecenie stałe do wypłaty gotówką – stała kwota, procent lub całość
wypłacana w kasie. Jeśli wybierzemy kwotę lub procent to reszta
wynagrodzenia będzie równoważna ze zleceniem wypłaty na rachunek
podstawowy.
Zlecenie stałe na rachunek podstawowy – stała kwota, procent lub
całość przelewana na rachunek podstawowy. Jeśli wybierzemy kwotę
lub procent to reszta wynagrodzenia będzie równoważna ze zleceniem
wypłaty gotówką.
54
8.1.5 Dane z ostatniego świadectwa pracy/BO
Jeżeli rozpoczynamy pracę z programem lub przyjmujemy do pracy
pracownika w ciągu roku kalendarzowego to dzięki wypełnieniu tych pól
program automatycznie prawidłowo policzy wymiary urlopów. Z tego miejsca
możemy też wprowadzić podstawy do wynagrodzenia urlopowego za
wcześniejsze miesiące tzw. bilans otwarcia.
55
Gdy chcemy aby podczas naliczania listy płac program prawidłowo naliczył
stawkę za urlop wypoczynkowy musimy mieć wprowadzone podstawy do
urlopu z poprzednich 3-12 miesięcy. Jeśli rozpoczynamy pracę z programem
możemy to zrobić właśnie w tym miejscu.
8.2 Umowy cywilnoprawne
Dodając nową umowę (Dodaj) w opcji Umowy cywilnoprawne pojawia się
formularz podobny jak dla Umowy o pracę, zawierający cztery zakładki.
8.2.1 Umowa
Zakładka ta zawiera identyczne, choć nie wszystkie, pola jak umowa o pracę.

Patrz rozdział Umowy o pracę.
56
8.2.2 Warunki płacy
Na zakładce tej ustala się sposób wynagradzania.
Najczęściej stosowaną formą wynagrodzenia umów zleceń jest wypłata
jednorazowa w kwocie wpisanej do pola Kwota umowy.
Spotykane są jednak sytuacje, gdy umowa cywilnoprawna zawarta jest na długi
okres i kwota umowy wypłacana jest w ratach. W takim przypadku
zaznaczamy przełącznik Rata i do pola Kwota wpisujemy ratę comiesięcznej
wypłaty.
Przycisk Rachunek służy do wydrukowania rachunku dla umowy. Warunkiem
prawidłowego wypełnienia rachunku jest obliczenie wypłaty na liście płac dla
umów cywilnoprawnych.
8.2.3 ZUS i podatek
Na zakładce tej ustala się parametry dotyczące naliczania składek ZUS i
podatku dochodowego.
57
Koszty uzyskania przychodu mimo iż są zdefiniowane w stałych parametrach
płac mogą być różne w zależności od rodzaju umowy i należy je ustalać
indywidualnie.
Należy zwrócić uwagę na selektor wyboru deklaracji. Służy on do wyboru
deklaracji, na której ma być rozliczony podatek dochodowy. Ustawia się on
automatycznie z możliwością indywidualnych poprawek:
- PIT-8A jeżeli kwota netto umowy nie przekracza progu naliczania kosztów
uzyskania od umowy cywilnoprawnej
- PIT-8B jeżeli kwota umowy jest większa od wyżej wymienionego progu
naliczania kosztów
- PIT-11 jeżeli pracownik ma również aktualną umowę o pracę z tym
samym pracodawcą
Po zweryfikowaniu wyliczonych kwot można wydrukować rachunek do
umowy. Po wybraniu przycisku Rachunek pojawi się formularz rachunku z
zestawieniem składek ZUS, podatku i kwoty do wypłaty. Po wprowadzeniu
ewentualnego komentarza i uwag do rachunku należy wybrać przycisk Drukuj.
58
Opcja drukowania rachunku do umowy cywilnoprawnej jest również dostępna
z pozycji Listy płac UC. Istnieje jednak zasadnicza różnica w tworzeniu
rachunku z obydwu miejsc. Jeżeli rachunek drukujemy z pozycji listy płac, to
znajdą się na nim kwoty tylko z tej pozycji (jednej wypłaty). Jeżeli natomiast
rachunek drukujemy z pozycji Umowy, to znajdą się na nim wszystkie
zsumowane kwoty wypłat z tytułu tej umowy (ważne dla umów z
wprowadzoną Ratą wypłaty).
8.2.4 Opis
Na tej zakładce znajdują się informacje szczegółowe o zleconych
czynnościach, postanowienia szczegółowe oraz ewentualne uwagi.
59
9 Typy List płac i Składniki płacowe
9.1 Wprowadzenie
Przed przystąpieniem do tworzenia własnych składników powinniśmy
przeczytać dokładnie ten rozdział.
W naszym programie, przygotowana została fabryczna kolekcja składników,
która w większości firm może być zastosowana do naliczania płac
w przedsiębiorstwie. Natychmiast dla tych z Państwa, dla których jest ona
niewystarczająca, z pewnością będzie dobrą wskazówką jak powinny być
tworzone składniki list płac. Prześledzenie przygotowanych pozycji pomoże
przy tworzeniu własnych składników.
Składniki list służą do wyliczania płac i są najważniejszą częścią modułu
PŁACOWEGO. Bazując na składnikach należy skonstruować potrzebne
rodzaje list płac podpinając dane składniki do drzewa list płac. Prawidłowe
zdefiniowanie takich list ma decydujący wpływ na jakość wykonywanej przez
operatora pracy.
Poprawność skonfigurowania składników zależy w dużej mierze od
doświadczenia pracownika wykonującego listy płac, który bez komputera
również opracowywał schemat działań prowadzących do wyliczenia płac.
Teraz obliczenia będą prowadzone przez komputer, który musi tylko poznać
zasady tworzenia list obowiązujące w naszej firmie. Wspomniane zasady to :


listy płac z podpiętymi składnikami wskazujące na kolejność działań
podczas obliczania list płac
definicja składnika (formuły i ich źródło) wskazujące komputerowi
sposób liczenia poszczególnych składników płac
Aby zrozumieć cel przygotowywania składników, należy zdać sobie sprawę z
tego, że dane, które program będzie pobierał do obliczeń, znajdują się w
różnych miejscach naszego programu, a składniki są drogowskazami do tych
miejsc.
60
9.2 Fabryczne typy list płac
W programie poza fabrycznymi składnikami są też zdefiniowane fabryczne
listy plac i fabryczne powiązania składników płacowych
Fabryczne listy plac to :
LPP – Lista podstawowa – jest to główna lista dla umów o pracę i tylko jedną
taką listę może mieć pracownik w ciągu miesiąca.
LPD – Lista dodatkowa – lista plac dla umów o pracę. Tych list pracownik
może mieć w ciągu miesiąca do 99.
LCW– Lista umów cywilnoprawnych - pracownik może ich mieć wiele w
ciągu miesiąca.
LWD – Lista wdrożeniowa dla umów o pracę.
LWC – Lista wdrożeniowa dla umów cywilnoprawnych.
RYC – Ryczałt samochodowy
Nazwy opisujące powyższe listy możemy modyfikować wg własnego uznania,
natomiast nie możemy zmieniać symboli tych list ani usuwać fabrycznych
typów list płac.
Teraz możemy przystąpić do zdefiniowania podstawowej listy płac LPP. W
opcji „Składniki płacowe” na zakładce „Listy płac” wybieramy listę „LPP Lista
podstawowa” a następnie w tabeli składników w podmenu „Zestawienia…”
(F12) opcję „Przydziel podstawowe składniki do LPP”. Operacja ta
61
przydzieli fabryczną listę składników płacowych niezbędnych do wyliczenia
listy płac.
Jeśli zaproponowane składniki wykraczają poza nasze potrzeby możemy część
z tych składników oddzielić od listy płac i odwrotnie, jeśli jest ich
niewystarczająca ilość możemy dołączyć inne z kolekcji fabrycznej albo swoje
zdefiniowane przez samego użytkownika.
Podobnie możemy podpiąć składniki do LCW i RYC - „Zestawienia…”
(F12) odpowiednio opcje „Przydziel podstawowe składniki do LCW” i
„Przydziel przykładowe składniki do RYC”, a do innych list możemy
wykorzystać opcję Przydziel zaznaczone składniki do listy plac.
Możemy również odpiąć grupowo zaznaczone składniki od wybranej listy
płac. Należy zaznaczyć wybrane składniki płacowe i skorzystać z opcji
Oddziel zaznaczone składniki płacowe od listy.
9.3 Fabryczne powiązania składników
placowych
Druga zakładka w tabeli „Składniki płacowe” to „Powiązania PIT, ZUS, Inne”.
Powiązania służą do grupowania składników płacowych według ich znaczenia
przy obliczaniu listy płac, sporządzaniu różnych zestawień z list płac,
deklaracji podatkowych, deklaracji ZUS. Bez przydzielenia składnika do
62
odpowiedniej grupy powiązań nie jest możliwe sporządzenie deklaracji
podatkowych i większości zestawień. Jeżeli istnieje potrzeba wprowadzenia
własnej klasyfikacji składników, można rozbudowywać drzewo powiązań o
własne pozycje.
Poruszając się po drzewie powiązań, tabela składników płacowych jest
filtrowana względem wybranego powiązania. Aby przydzielić składnik(i) do
wybranego powiązania należy je zaznaczyć i wybrać z podmenu Operacje
opcję „Przydziel zaznaczone składniki” a następnie wskazać żądaną pozycję w
drzewie powiązań.
Składniki płacowe fabryczne już są przyporządkowane do
odpowiednich powiązań. Dodając nowy składnik należy pamiętać o właściwym
sklasyfikowaniu go przydzielając do odpowiednich powiązań.
63
9.4 Definicja składnika płacowego
Każdy składnik może być określony przez następujące elementy:
 Symbol, nazwę, skrót nazwy (do wydruków i zestawień),
komentarz do składnika/formuły
 Źródło składnika, formułę płacową
 Rodzaj składnika, sposób drukowania i pokazywania składnika na
listach płac, zestawieniach, paskach
Ekran definicji składnika płacowego składa się z pięciu zakładek.
Na pierwszej zakładce wpisujemy :
 Symbol składnika - numer składnika decydujący o kolejności
obliczeń podczas naliczania list płac. Zasady dodawania składników
płacowych:
1. Użytkownik może dodawać tylko składniki nieparzyste.
2. Składniki obliczane są wg numeru składnika (rosnąco).
3. Należy wybrać taki numer nowego składnika płacowego aby
zapewnić prawidłowość uwzględnienia go w podstawie ZUS,
podstawie zdrowotnego i podstawie opodatkowania. Np. jeśli
chcemy dodać składnik który powinien być uwzględniony
tylko w podstawie do opodatkowania (nie powinien wchodzić
ani do podstawy ZUS ani do podstawy zdrowotnego) to
powinniśmy mu nadać wolny numer z przedziału 4501 –
4899
64
W formule składnika możemy korzystać tylko ze składników
o mniejszym numerze czyli ze składników, które będą
obliczone wcześniej
Aby wybrać numer dla nowego składnika możemy skorzystać z
pomocnika
4.



Nazwa składnika – pełna nazwa składnika
Skrót nazwy - skrót, który będzie znajdował się w nagłówkach list
płac i ich zbiorówkach, paskach itp.
Komentarz do składnika/formuły – w tym polu możemy wpisać
notatki dotyczące tego składnika. Na przykład wyjaśniające daną
formułę lub zasady, jakie powinny być zachowane przy tworzeniu
tego składnika. Możemy także zostawić to pole puste.
65
Druga zakładka zawiera informacje :



Źródło składnika - wybieramy odpowiednią pozycję z dostępnej listy
o Formuła – składnik będzie obliczany wg treści formuły która
jest wyrażeniem lub funkcją napisaną w języku FoxPro
o Indywidualny dla pracownika (pobierany z umowy o
pracę) - podczas obliczania listy plac składnik będzie
wyliczany tylko dla pracowników mających w umowie o
pracę „podpięty” ten składnik.
o Indywidualny dla grupy płacowej (pobierany ze
składników przypisanych dla grupy płacowej) – podczas
obliczania listy płac składnik będzie wyliczany dla każdego
pracownika z danej grupy płacowej
Okno edytora formuły płacowej
Do zmiany formuły płacowej powinien mieć dostęp doświadczony
użytkownik ale nawet wtedy gdy zostanie popełniony błąd a jest to
składnik fabryczny zawsze można wrócić do formuły fabrycznej
klikając przycisk Formuła fabryczna.
Źródło elementu formuły jest aktywne gdy źródłem składnika jest
formuła płacowa. Ponieważ formuła płacowa może być wyrażeniem
matematycznym to pole to pomaga w prawidłowym napisaniu takiego
wyrażenia. Klikając dwa razy na liście albo klikając przycisk Wybierz
pole program wstawia w edytorze formuły prawidłowy element
formuły. Wystarczy między tymi elementami wstawić operator
arytmetyczny i całe wyrażenie poprzedzić słowem RETURN aby
mieć gotową formułę płacową.
66
Przykład dla składnika Składka na ubezpieczenie chorobowe pokrywana ze
środków pracownika:
RETURN S_3020 * p_param_pl.chorob_prc/100:
Trzecia zakładka zawiera następujące elementy :



Pokazuj składnik - Nie wszystkie składniki muszą być umieszczone i
drukowane na liście płac, pasku i karcie wynagrodzeń. Niektóre służą
tylko do przeliczeń i wtedy ich obecność na wykazie nie jest
konieczna.
Rodzaj składnika – opcja ta wykorzystywana jest potem do
filtrowania składników np. na liście płac.
Uwzględniaj składnik w funkcji ASUM(x,y) – Funkcja opisana jest
w pomocniku
67
Zakładka czwarta i piąta służy odpowiednio do przydzielenia składnika do
drzewa List płac i drzewa Powiązań składników płacowych.
68
69
9.5 Fabryczne składniki płacowe
Lista fabrycznych składników płacowych składa się z blisko 300 pozycji (ilość
utworzonych składników jest ograniczona do 9999). Poniżej przedstawiamy
podział fabrycznych składników płacowych na grupy aby przybliżyć logikę
numerowania składników:.


0000 - 0999
Składniki dniowe i godzinowe (dni i godziny
obecności i nieobecności pracownika, współczynniki, procenty i inne
składniki wejściowe.
1000 - 2499
Składniki wchodzące do wszystkich podstaw
a.
b.
c.
d.










podatku dochodowego
ZUS
podstawy składek zdrowotnych
podstawy do chorobowego i urlopowego jeśli uwzględnimy
je także w powiązaniach składników
2501 - 3000
Składniki potrąceniowe zmniejszające BRUTTO
czyli pomniejszające podstawę ZUS i podatku dochodowego.
3001 - 3500
Podstawy i składki ZUS
4001 - 4499
Składniki wchodzące do podstawy opodatkowania i
podstawy zdrowotnego. Nie wchodzą natomiast do podstawy ZUS
4500 - 4899
Zasiłki, świadczenia ZUS i inne składniki nie będące
świadczeniami ZUS (nie wchodzą do podstawy ZUS i zdrowotnego
ale wchodzą do podstawy opodatkowania).
5000 - 5700
Składniki podatkowe (podstawy do opodatkowania,
ulgi, koszty uzyskania, zaliczki na podatek, składki zdrowotne)
6000
NETTO pomocnicze
6001 - 6899
POTRĄCENIA
7000
NETTO
7001 - 7499
Zasiłki
ZUS
nieopodatkowane
(rodzinne,
pielęgnacyjne
7500
KWOTA DO WYPŁATY
70
10 Rejestracja prowizji
Tej opcji używamy dla pracowników pracujących w systemie prowizyjnym lub
mieszanym :
 godzinowo-prowizyjnym
 miesięczno-prowizyjnym.
Można tu rejestrować podstawy i stawki prowizji albo formułę, która obliczy
podstawę prowizji.
W oknie Prowizja należy wybrać Rok i Miesiąc, Pracownika oraz jego
Umowę, następnie wypełnić pola:
- procentowa stopa prowizji,
- wypracowana podstawa,
- komentarz.
Podstawę można też obliczyć za pomocą formuły płacowej, której kod
możemy wpisać w oknie Edytor formuły. Jest to opcja dla doświadczonych
użytkowników znających składnię języka FoxPro.
Program wyliczy należną pracownikowi kwotę.
Takich zapisów może być wiele dla jednego pracownika w danym miesiącu.
Na liście płac uwzględnione zostaną wszystkie wprowadzone zapisy prowizji.
W czasie naliczania list płac na podstawie tych zapisów wygeneruje się
automatycznie składnik płacowy Wynagrodzenie prowizyjne.
71
11 Rejestracja akordu
Tej opcji używamy dla pracowników pracujących w systemie akordowym lub
mieszanym.
Ewidencja akordu służy do rozliczenia płacy akordowej, wyliczanej jako suma
ilości jednostek poszczególnych wyrobów przemnożona przez stawkę za jedną
jednostkę. Przed przystąpieniem do pierwszej rejestracji akordu musimy
zdefiniować listę operacji akordowych.
11.1 Składniki akordu
Jest to opcja pozwalająca zdefiniować listę operacji akordowych.
W oknie tym należy zdefiniować wszystkie czynności służące do rozliczania
płac akordowo. Każdemu zajęciu nadajemy jakiś symbol (pole
sześcioznakowe), nazwę, podajemy stawkę za jednostkę operacji np. :
000001 Krojenie wg formy
0,23
000002 Szycie
1,20
11.2 Rejestracja akordu
Ewidencję akordu możemy prowadzić dziennie lub miesięcznie. Oznacza to, że
ilość wytworzonych poszczególnych wyrobów wprowadzamy jednorazowo za
cały miesiąc lub codziennie np. na koniec dnia. W obu przypadkach, podczas
naliczania wynagrodzeń, zsumowana zostanie łączna kwota akordu za cały
okres wynagrodzeń listy płac.
72
Nową pozycję wpisujemy naciskając Dodaj. Pojawia się ekran
na którym wypełniamy :



Pracownika i Umowę
Od, Do - podajemy okres rozliczeniowy
Pozycje operacji akordowych danego pracownika.
73
Pozycja zawiera operację akordową, stawkę za jednostkę i ilość jednostek.
Kwota wyliczana jest automatycznie. Możemy też tutaj wprowadzić centrum
kosztowe.
Łączna kwota akordu za zadany okres zostanie podstawiona automatycznie na
listę płac jako wartość składnika Płaca akordowe.
Istnieje również możliwość automatycznych wpisów akordu do kart
pracy jeśli kwota akordu wynika bezpośrednio z ilości przepracowanych
godzin i indywidualnej stawki. W tym celu po wpisaniu w karcie pracy
ilości godzin i wprowadzeniu dodatkowo indywidualnej stawki
automatycznie wartości te zostaną też uwzględnione w składniku Płaca
akordowa.
74
12 Listy płac
Program umożliwia sporządzanie list płac dla umów o pracę i umów
cywilnoprawnych. Mimo iż są to dwie osobne opcje zasady sporządzania obu
rodzajów list są bardzo podobne i dlatego zostaną omówione wspólnie.
Listy płac umów o pracę
Program pozwala sporządzać dla pracownika listę główną LPP i listy
dodatkowe (pomocnicze). Jeden pracownik (a konkretnie jedna z jego umów o
pracę) może wystąpić tylko na jednej liście głównej w danym miesiącu i wielu
listach dodatkowych.
Oto kilka okoliczności sporządzania dodatkowych list płac.
- Wypłata premii rocznej.
- Wypłata świadczenia urlopowego
- Wypłata zaliczki na poczet wynagrodzenia.
W systemie Kadry i Płace HR można stworzyć do 99 list głównych i
pomocniczych razem w jednym miesiącu.
Listy płac umów cywilnoprawnych
W odróżnieniu od listy LPP pracownik może w ciągu miesiąca wystąpić na
wielu listach cywilnoprawnych LCW.
Listy płac dla umów cywilnoprawnych zawierają wyliczenia wypłat dla
pracowników zatrudnionych na podstawie umów zleceń, o dzieło itp.
Umieszczenie pracownika na liście jest warunkiem sporządzenia dla niego
rachunku do umowy, a później wydrukowania deklaracji podatkowej.
W jednym miesiącu można sporządzić do 99 list płac dla umów
cywilnoprawnych.
12.1 Listy umów o
cywilnoprawnych
pracę
i
umów
Po zdefiniowaniu wszystkich parametrów niezbędnych do wyliczenia list płac,
czyli:
75






założeniu kartotek pracowników, umów o pracę i umów
cywilnoprawnych
zdefiniowaniu wszystkich składników list płac
skonstruowaniu typów list płac
wprowadzeniu składników indywidualnych do umów o pracę i grup
płacowych
zarejestrowaniu w karcie pracy wszelkich zdarzeń związanych z
czasem pracy i nieobecnościami
zarejestrowaniem akordu i prowizji,
możemy przystąpić do sporządzenia Listy Płac.
W opcji Listy płac lub Listy płac (cywilnoprawne) można dodać nową listę
(Dodaj). Pojawia się formularz widoczny poniżej.
Numer listy płac
Numer ten ma konstrukcję: LP/rrrr/mm/nn, gdzie: "rrrr" oznacza rok, "mm" miesiąc a "nn" kolejny numer w miesiącu.
Rok i miesiąc nie jest wpisywany ręcznie tylko wybierany z selektora. Numer
kolejny w miesiącu program sam proponuje. W jednym miesiącu można
sporządzić do 99 list płac.
Selektor rodzaju listy
Selektor służy do wybrania typu listy płac wcześniej zdefiniowanej na drzewie
list płac.
76

Patrz rozdział Typy list płac i składniki płacowe dodatkowe
Dla list płac umów o pracę z selektora wyłączone są listy umów
cywilnoprawnych i odwrotnie.
Data sporządzenia listy płac
Dzień sporządzenia listy, proponowana jest aktualna data programu.
Data wypłaty
Data wypłaty wynagrodzenia. Jest ona jednocześnie terminem płatności
zobowiązań wobec pracowników generowanych w opcji Przenieś na
rozrachunki.
Komentarz
Tu można wpisać dodatkowy opis listy płac.
Generuj listę
Aktywacja przycisku spowoduje przywołanie okna Generowanie listy płac, w
którym będzie można wybrać grupę płacową lub wszystkich pracowników, a
następnie wygenerować dla nich listę płac. Z funkcji tej można korzystać
wielokrotnie. Przy ponownym generowaniu program doda tylko brakujących
pracowników.
Ekran Lista Płac składa się z dwóch bloków. Lewy to lista wybranych
pracowników, natomiast prawy to wykaz składników biorących udział w
obliczaniu płacy bieżącej. Poruszanie się po rekordach w lewym bloku
powoduje automatyczną zmianę wyświetlania informacji w prawym oknie,
gdzie zawsze przedstawiane są dane bieżącego (czyli tego, na którym znajduje
się kursor) pracownika.
Tabela pracowników
Tabele ta wypełniana jest po użyciu przycisku Generuj listę. Ponadto można
dodawać pozycje listy ręcznie korzystając z opcji Dodaj.
Dopóki lista płac nie zostanie przeniesiona do księgowości i nie zamknięta
można dodawać i usuwać (Usuń) poszczególne jej pozycje.
77
Tabela składników płacowych
Ta część ekranu podzielona jest na dwie zakładki. Pierwsza zawiera składniki
płacowe a druga Zestawienie. W tabeli ze składnikami każdy rekord składa się
z kodu, nazwy, wartości, pola oznaczającego jego indywidualną modyfikację
przez operatora. Druga zakładka grupuje składniki płacowe wg kryterium
Wynagrodzenia, Dni i godziny pracy co widać na poniższym ekranie:
Należy zaznaczyć, że do każdej pozycji zaproponowanej na ekranie możemy
sami przyporządkować własne składniki płacowe jeśli z jakiegoś powodu
zaproponowane przez program przyporządkowanie jest nieodpowiednie.
Wykorzystujemy do tego przyciski
Modyfikowanie wartości składnika płacowego
Każdą pozycję na liście składników (wynagrodzenie każdego pracownika)
można dowolnie modyfikować wybierając opcję Popraw.
78
Znak
w polu modyfikacji oznacza, że pozycja została ręcznie
zmodyfikowana przez operatora, tzn. obsługujący sam narzucił wartość, inną
niż ta, która wyliczona została automatycznie, na podstawie odpowiedniej
formuły składnika. Jest to niekiedy pomocne w celu zmiany danej wartość w
ostatniej chwili
Składnik oznaczony w polu modyfikacji
nie podlega przeliczeniom.
Oznacza to, że w przypadku zmiany istotnych wartości w składnikach go
poprzedzających, nie zostanie on przeliczony przy aktualizacji danych
Po modyfikacji składników należy uruchomić Przelicz składniki listy płac z
opcji Operacje (F12). Opcja ta umożliwia nam również dostęp do Informacji
z obliczeń listy plac danego pracownika jeśli oczywiście takie się pojawiły
oraz do Karty pracy.
Podglądanie definicji składnika płacowego z poziomu Listy Płac
Po wygenerowaniu Listy Płac jest możliwość podejrzenia definicji składnika
płacowego. Opcja ta służy do określenia z jakimi innymi składnikami
powiązany jest wybierany składnik płacowy, oraz podejrzenia jak dany
składnik został zbudowany (jakie parametry zostały przypisane do składnika
oraz jaka jest jego formuła)
Wszystkie operacje wykonywane w tej opcji są w trybie tylko do
podglądu. Nie ma możliwości edycji parametrów składnika płacowego z
79
tego poziomu. W celu edycji parametrów trzeba przejść do Menu
Składniki Płacowe opcja Definicja składnika płacowego

Patrz Rozdział -> Definicja składnika płacowego
Opcje na ekranie Lista Płac w dolnej części ekranu:
Przenieś na rozrachunki
Przycisk umożliwiający przeniesienie listy płac na rozrachunki z
pracownikami. Należy go użyć po sporządzeniu i dokładnym sprawdzeniu listy
płac. Program wygeneruje dokumenty IZ dla poszczególnych pracowników.
Pracownikom, którym zdefiniowano na umowie wypłatę wynagrodzenia
przelewem, zostaną wygenerowane polecenia przelewu.
Można wybrać dla wszystkich pracowników jeden rachunek bankowy firmy
lub bank firmy przypisany do pracownika na ekranie Pracownik.
W przypadku listy umów cywilnoprawnych na rozrachunkach znajdzie się
również rozliczenie zaliczki na podatek dochodowy adresowany do urzędu
skarbowego pracownika.
Okno Wybór dokumentu pozwala na wybranie rejestru zobowiązań
(dokumentów IZ) oraz obciążanego przelewami rachunku bankowego.
80
Przy próbie usunięcia listy płac program zapyta czy usunąć również
wygenerowane automatycznie dokumenty IZ i polecenia przelewu.
Przenieś do KH
Przycisk ten jest dostępny w przypadku zainstalowanego i włączonego modułu
Księga Handlowa i umożliwia przenoszenie listy płac do księgowości.
Aby przenosić naliczone płace do modułu KH należy zdefiniować schematy
księgowe dla list płac.

Patrz rozdział Księgowanie list płac
Przenieś do KPR
Przycisk ten jest dostępny w przypadku zainstalowanego i włączonego modułu
Księga Przychodów i Rozchodów i umożliwia przenoszenie listy płac do
księgowości.
Aby przenosić naliczone płace do modułu KPR należy podpiąć
odpowiednie składniki płacowe do Powiązań składników płacowych w gałęzi
KPR- składniki do KPR.

Patrz rozdział Księgowanie list płac
Podsumowanie
Prezentuje w formie podsumowania łączne kwoty z listy płac, między innymi
kwotę brutto, do wypłaty przelewem i gotówką. Podsumowanie jest
definiowalne i użytkownik może sam zdecydować jakie pozycje i jakie
składniki płacowe mają się na nim znaleźć. Wraz z programem jest dostarczone
fabryczne podsumowanie i wygląda tak jak poniżej.
81
Zamknij listę
Przycisk ten służy do zamknięcia listy tak aby nieupoważnione osoby nie
mogły już nic na niej zmieniać. Podczas zamknięcia listy plac zamykają się
automatycznie nie zamknięte karty pracy a także uaktualniane są wpisy w
tabeli należności sądowych -> kolumna Rozliczono

Patrz rozdział Pracownicy -> Należności sądowe i inne
Drukuj
Przycisk pozwala wydrukować listę płac. Dostępne są tu następujące fabryczne
wzorce wydruku:
- Lista płac
- Paski dla pracowników
- Zestawienie szczegółowe składek ZUS.
Wydruki te można modyfikować wg indywidualnych potrzeb.

Patrz Podręcznik Opis systemu - rozdział Wydruki
12.2 Listy wdrożeniowe
Program pozwala sporządzać listy wdrożeniowe zarówno dla umów o pracę
jak i dla umów cywilnoprawnych. Fabrycznie do typów list płac
dołączone są dwie listy wdrożeniowe LWD i LWC z „podpiętymi”
składnikami płacowymi.

Patrz - rozdział Typy list płac i składniki płacowe
82
Jeżeli rozpoczynamy pracę z programem w ciągu roku kalendarzowego albo
przyjmujemy pracownika w ciągu roku to listy te umożliwią kompleksową
obsługę deklaracji podatkowych i pozwolą na zliczenie narastająco kwoty
podstawy składek na ubezpieczenie emerytalno-rentowe podatku dochodowego
w ciągu roku kalendarzowego.
Podczas generowania takiej listy i stwierdzenia, że użytkownik korzystał ze
„starego” modułu Płace program zapyta „Czy naliczać listę wdrożeniową na
podstawie „starych” płac” Jeśli odpowiemy „Tak” to program zliczy
narastająco wszystkie składniki płacowe ze starego systemu. W przeciwnym
wypadku, a także wtedy gdy po raz pierwszy korzystamy z programu Kadry i
Płace firmy Humansoft, wygenerują się potrzebne składniki płacowe z
wartościami 0,00 i trzeba je ręcznie wypełnić.
12.3 Podstawa chorobowego
Podstawa wymiaru zasiłków obliczana jest przez program w oparciu o
Ustawę z dnia 25 czerwca 1999 r. o świadczeniach pieniężnych z
ubezpieczenia społecznego w razie choroby i macierzyństwa (Dz.U. Nr 60,
poz. 636, z 1999 r. Nr 110, poz. 1256, z 2000 r. Nr 53, poz. 633, z 2001 r. Nr
99, poz. 1075, i Nr 154, poz. 1791, z 2002 r. Nr 199, poz. 1673 i Nr 241, poz.
2074).
83
Składnik płacowy realizujący te obliczenia ma numer 4000. Nie
będziemy opisywać szczegółowo działania składnika, ponieważ było by to
cytowanie ustawy, ograniczymy się tylko do ogólnych założeń i pomocniczego
ekranu do „ręcznej” edycji podstawy.
Podstawa chorobowego obliczana jest na podstawie danych
historycznych (wypłat z list płac) z 12 miesięcy poprzedzających miesiąc, w
którym pracownik nabył prawo do wynagrodzenia za czas choroby lub zasiłku
chorobowego (Art. 36 ustawy). Obliczane jest przeciętne miesięczne
wynagrodzenie z zadanej ilości miesięcy. Ilość miesięcy można w razie
potrzeby (np. zmiany przepisów) poprawić w umowie o pracę (zakładka
„warunki płacy”). Jeżeli ilość poprzednich wypłat jest mniejsza niż wymagana
przez ustawę to przyjmowana jest faktyczna ilość zarejestrowanych list płac.
Jeżeli lista, na której obliczana jest podstawa jest pierwszą wypłatą danego
pracownika lub niezdolność do pracy, dla której podstawa jest liczona,
powstała przed upływem pełnego miesiąca kalendarzowego ubezpieczenia
chorobowego stanowi wynagrodzenie, które pracownik osiągnąłby, gdyby
pracował pełny miesiąc (Art. 37 ustawy). W przypadku pracowników mających
wypłaty w stałej miesięcznej wysokości brane są stawki z umowy o pracę a w
przypadku pracowników wynagradzanych na podstawie stawki godzinowej
stosuje się tzw „uzupełnienie” polegające na podzieleniu wynagrodzenia
osiągniętego za przepracowane dni robocze przez liczbę dni, które pracownik
był zobowiązany przepracować. Tą samą zasadę stosuje się, gdy w miesiącu
branym pod uwagę przy obliczaniu podstawy chorobowego pracownik nie
przepracował wszystkich dni.
W myśl Art. 41 ustawy, przy liczeniu podstawy wymiaru zasiłków,
uwzględniane są tylko te składniki wypłat, które w układach zbiorowych pracy
mają być potrącane za okresy nieobecności chorobowej. Sposoby wliczania
składników wypłacanych za okresy dłuższe, tzn. kwartalne czy roczne reguluje
Art. 42. Aby program uwzględniał wszystkie aspekty włączania składników do
obliczeń chorobowego, należy odpowiednie składniki zgrupować w opcji
„Powiązania PIT, ZUS” na liście definiującej składniki płacowe.
84
Drzewo struktury powiązań składników uwzględnianych przy liczeniu
podstawy chorobowego dzieli się na dwie główne gałęzie: składniki
zmniejszane proporcjonalnie za czas nieobecności chorobowych i składniki nie
zmniejszane (lub zmniejszane w sposób nieproporcjonalny) za czas w/w
nieobecności. Dalsze gałęzie to podział na składniki pod względem okresu ich
wypłacania. Fabrycznie zakładane są powiązania do składników widocznych na
rysunku (w lewej jego części). Na etapie wdrożenia lub przed naliczeniem
wypłaty, na której wystąpi konieczność liczenia podstawy chorobowego, trzeba
zweryfikować te powiązania.
Dolną i górną granice podstawy zasiłków w przypadku, gdy
pracownik osiąga bardzo niskie lub bardzo wysokie dochody reguluje Art. 45 i
46. Aby program mógł prawidłowo obliczać podstawę, wypełnić trzeba dane w
Stałych parametrach płac: najniższe wynagrodzenie brutto i netto, przeciętne
wynagrodzenie, kwota graniczna składek ZUS.
Ze względu na zawiłość przepisów, ich interpretacji dotyczących
obliczeń zasiłków z ubezpieczenia chorobowego oraz mnogość różnych
przypadków i konfiguracji wynagrodzeń w różnych zakładach pracy, program
posiada możliwość całkowicie ręcznego wprowadzenia (lub skorygowania)
kwoty podstawy chorobowego wraz ze szczegółowym zestawieniem podstaw
cząstkowych (wynagrodzeń) branych pod uwagę w czasie liczenia podstawy z
X miesięcy wstecz. Zaleca się korzystać choćby z podglądu tego zestawienia
po obliczeniu wypłaty w celu weryfikacji obliczeń. Opcja „popraw” na
składniku „4000” w liście płac na pracowniku, dla którego wyliczana była
podstawa, wyświetli okno z zestawieniem sposobu wyliczenia podstawy.
Każdy okres wchodzący w skład podstawy można korygować.
Informacja końcowa dla okresu to Wynagrodzenie, które wynika z: ilości dni
wynikających z obowiązku pracy (Rob), ilości dni faktycznie przepracowanych
85
(Przepr), sumy składników podlegających procedurze „uzupełnienia” czyli
tych, które są proporcjonalnie zmniejszane za czas nieobecności chorobowych
(Składniki uzupełniane – wartość po uzupełnieniu), składki pracownika
emerytalna, rentowa i chorobowa od tych składników (Składki), suma
składników przyjmowanych w kwocie faktycznie wypłaconej lub
pomniejszanej nieproporcjonalnie za czas nieobecności chorobowej (Składniki
Nie uzup.) oraz składki pracownika emerytalna, rentowa i chorobowa od tych
składników.
Nie wszystkie okresy muszą być przyjmowane do podstawy – decyduje o tym
znacznik przy każdej pozycji.
Informacja „Okres bieżący” wskazuje na datę, od której podstawa
obowiązuje. Okres źródłowy to okres wcześniejszy, z którego podstawa ma być
przepisana do okresu bieżącego (np. w przypadku gdy poprzednia podstawa nie
jest starsza niż trzy miesiące lub nie wystąpiła inna okoliczność zmuszająca do
ponownego naliczenia podstawy). Kwota „Skł. długookres.” Jest sumą
składników wypłacanych za okresy dłuższe niż miesięczny w proporcji
wchodzącej w skład bieżąco liczonej podstawy chorobowego. W polu
„Korekta” znajduje się miejsce na ewentualną waloryzację podstawy lub
ręczną korektę końcowej kwoty podstawy. Przycisk „Blokuj” służy do
zablokowania ponownego wyliczenia podstawy na liście płac.
Mając obliczoną miesięczną podstawę chorobowego, obliczenie
wynagrodzenia za czas choroby polega na podzieleniu miesięcznej podstawy
przez 30, pomnożeniu przez właściwy dla danego rodzaju choroby procent i
pomnożeniu prze ilość dni danej choroby. Procent od podstawy, od którego
liczone jest wynagrodzenie chorobowe ustala się w Słownikach (słownik „NB
– Nieobecności” cecha 6) oraz przy rejestrowaniu choroby w Karcie pracy.
12.4 Płaca za urlop
W module Kadry i Płace HR istnieje obsługa naliczania wynagrodzenia za
urlop: automatycznie dla pracowników godzinowych i po zaznaczeniu opcji w
Stałe parametry płac -> Potrącać płacę podstawową za czas urlopu dla
pracowników miesięcznych.
Kwota podstawy wymiaru wynagrodzenia urlopowego obliczana jest wg
zadanej ilości miesięcy do podstawy zaznaczonej na ekranie Umowy o pracę > zakładka Warunki płacy.
Podstawą prawną wynagrodzenia za czas urlopu wypoczynkowego jest :
 Art. 172 K.P
86

Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z dnia 8 stycznia
1997r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu
wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas
urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop. (Dz. U. Nr 2, poz. 14)
Zgodnie z art. 172 KP za czas urlopu wypoczynkowego pracownikowi
przysługuje wynagrodzenie jakie by otrzymał, gdyby w tym czasie pracował.
Zmienne składniki wynagrodzenia mogą być obliczane na podstawie
przeciętnego wynagrodzenia z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc
rozpoczęcia urlopu a w przypadkach znacznego wahania wysokości
wynagrodzenia okres ten może być przedłużony do 12 miesięcy.
Jak widać Kodeks Pracy poza wskazaniem podstawowej zasady, nie określił
dokładnych szczegółów obliczania tego wynagrodzenia. Dlatego rozwinięcie
tej myśli ustawodawcy znalazło odbicie w rozporządzenie MPiPS z 1997 r.
Zgodnie z wyżej wymienionym rozporządzeniem można podzielić
pracowników na trzy grupy :
 Pracownicy otrzymujący jedynie tzw. stałe składniki
wynagrodzenia, tj. takie, które co do wysokości nie są uzależnione od
ilości godzin przepracowanych przez pracownika w danym miesiącu.
Wysokość tego składnika jest taka sama, niezależnie od tego czy w
danym okresie nominał pracy wynosił 160 czy 168 godzin.
Przykładami takich składników są:
o Wynagrodzenie zasadnicze w stałej miesięcznej stawce
o Dodatek funkcyjny,
o Dodatek stażowy itp.
 Pracownicy otrzymujący jedynie tzw. zmienne składniki
wynagrodzenia, tzn. są one określone np. stawką godzinową.
Przykładem takiego wynagrodzenia jest stawka godzinowa
zaszeregowania.
 Pracownicy otrzymujący miesięcznie stałe i zmienne składniki
Przykładem takiego pracownika jest pracownik wynagradzany w
stawce miesięcznej a otrzymujący wynagrodzenie z tytułu pracy w
godzinach nadliczbowych.
Z powyższego wynika, że istnieją dwa sposoby obliczania wynagrodzenia
za urlop wynikający z rodzaju składników płacowych wypłacanych
pracownikowi.
 Zasady obliczania wynagrodzenia według stałych składników
 Zasady obliczania wynagrodzenia według zmiennych składników
W ten sposób przybliżyliśmy Państwu skąd w naszym systemie Kadry i
Płace HR w Powiązaniach składników płacowych pojawiły się
fabrycznie następujące pozycje :
87



SSU - składniki stale urlopowe
SZG - składniki zmienne godzinowe
SZU - składniki zmienne miesięczne
Każdy z użytkowników musi do tych powiązań „podpiąć” odpowiednie
składniki płacowe aby program prawidłowo wyliczył podstawę do urlopu i
wynagrodzenie za urlop.
Wynagrodzenie za czas urlopu wypoczynkowego według stałych
składników płacowych wg zamiarów ustawodawcy powinno być wypłacone
według swojej pełnej wartości miesięcznej wynikającej z umowy o pracę.
Pracodawca powinien potraktować pracownika tak jakby nie korzystał z urlopu
wypoczynkowego, lecz wykonywał pracę.
Wynagrodzenie za czas urlopu według zmiennych składników
wynagrodzenia w myśl rozporządzenia MPiPS z dniem 1 stycznia 2004 r.
oblicza się dzieląc podstawę wymiaru przez liczbę godzin, w czasie których
pracownik wykonywał pracę w okresie, z którego ustalona została ta podstawa,
a następnie mnożąc tak ustalone wynagrodzenie za jedną godzinę pracy przez
liczbę godzin, jakie by pracownik przepracował w czasie urlopu
wypoczynkowego w ramach normalnego czasu pracy, zgodnie z
obowiązującym go rozkładem czasu pracy, gdyby w tym czasie nie korzystał z
urlopu.
Podstawę wymiaru oblicza się z okresu 3 miesięcy poprzedzających miesiąc
rozpoczęcia urlopu wypoczynkowego. Zasadą jest, że ma to być okres zawsze
3 miesięcy poza wyjątkowymi sytuacjami wynikającymi wyraźnie z przepisów.
Z przepisów wynika również, że w sytuacji gdy przed urlopem pracownik
przepracował okres krótszy ni 3 miesiące, podstawa do urlopu przyjęta będzie z
miesięcy faktycznie przepracowanych (np.1 lub 2 miesięcy), ale zawsze będą to
miesiące poprzedzające miesiąc rozpoczęcia urlopu. Jeżeli przez cały okres 3
miesięcy kalendarzowych poprzedzających urlop pracownikowi nie
przysługiwało wynagrodzenie, przy ustalaniu podstawy wymiaru okres 3
miesięcy przesuwa się o liczbę tych miesięcy kalendarzowych. Przy ustalaniu
podstawy uwzględnia się najbliższe miesiące, za które pracownikowi
przysługiwało wynagrodzenie.
Przepisy nie przewidują możliwości uzupełniania podstawy urlopu w
przypadku, gdy nie wszystkie dni lub godziny zostały przez pracownik
przepracowane w tym okresie. Wynagrodzenie za urlop obliczane jest na
podstawie faktycznego wynagrodzenia wypłacanego w okresie tworzącym
podstawę do urlopu bez jego podwyższania.
W razie wystąpienia zmian w składnikach wynagrodzenia lub zmian w
wysokości składników (w górę czy w dół) należy podstawę wymiaru
przeliczyć ponownie z uwzględnieniem tych zmian. Ponieważ przepisy nie
określają sposobu przeliczania podstawy za najlepsze rozwiązanie przyjęliśmy
w naszym systemie zastosowanie uproszczonej metody poprzez
zastosowanie współczynnika przeliczeniowego.
88
Przykład
Pracownik wykorzystuje urlop w okresie 10-12 kwietnia 2006r. Podstawę
wymiaru będzie stanowić wynagrodzenie za okres: styczeń, luty, marzec 2006
r. W powyższym okresie pracownikowi przysługiwała stawka godzinowa w
wysokości 10 zł. Od 1 kwietnia 2006 r. podwyższono tę stawkę na 13 zł.
Ponieważ w kwietniu jego wynagrodzenie za pracę obliczane byłoby według
nowej stawki, chcąc zapewnić pracownikowi takie wynagrodzenie, jakie by
otrzymał gdyby w tym czasie pracował pracodawca zobowiązany jest
przeliczyć podstawy wynagrodzenia z poprzedzających miesięcy. Przeliczenie
polega w naszym systemie na zastosowania współczynnika korygującego 0,3.
Wynagrodzenie zasadnicze i pochodne od tego wynagrodzenia zostaną
podwyższone o 30%.
W systemie Kadry i Płace HR następuje automatyczne przeliczanie podstaw
wynagrodzenia urlopowego w czasie naliczania list płacy po wcześniejszym
wypełnieniu powiązań składników placowych w zakresie pozycji do
wynagrodzenia urlopowego.
Dostęp do podstaw mamy z poziomu ekranu listy płac i tabeli składników
placowych (składnik 1850 Stawka za godzinę urlopu wypoczynkowego)
Dodatkowo, o czym była mowa wcześniej możemy wprowadzić podstawy
urlopowego w momencie wdrożenia systemu (tzw. bilans otwarcia). Wówczas
mimo, że pracownik jeszcze nie ma naliczonych list płac za miesiące
poprzednie w stosunku do miesiąca urlopu program będzie w stanie
automatycznie wyliczyć stawkę za godzinę urlopu.

Patrz rozdział Umowy o pracę -> Dane z ostatniego świadectwa
pracy/BO.
Ekran do modyfikacji podstaw (przycisk Popraw) wygląda jak poniżej :
89
Wartość tego składnika można zmienić korygując wyliczone przez program
podstawy.
12.5 Ekwiwalent za niewykorzystany
urlop wypoczynkowy
Aby poprawnie wyliczyć ekwiwalent za niewykorzystany urlop, trzeba
przede wszystkim upewnić się, że na Liście płac, na której chcemy go naliczyć,
znajdują się poniższe składniki:
0800 - Ilość miesięcy dla odprawy z przyczyn ekonomicznych
0802 - Ilość miesięcy do odprawy emerytalnej
1910 -Ilość dni do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy pobierana z karty
urlopowej
1912 - Ilość godzin do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy pobierana z karty
urlopowej
1924 - Wymiar dzienny godzin do ekwiwalentu
1926 - Podstawa do ekwiwalentu za urlop wypoczynkowy
1930 - Ekwiwalent za urlop wypoczynkowy
Dodatkowo należy podać w stałych parametrach płac współczynnik do
ekwiwalentu
90
Gdy zwalniamy pracownika i ma on nie wykorzystany urlop wypoczynkowy
za, który należy mu się ekwiwalent to na karcie urlopowej zaznaczamy
checkbox Przenieś do ekwiwalentu.
Po tym zaznaczeniu dni i godziny do ekwiwalentu zostaną przeniesione na listę
płac a sam ekwiwalent zostanie wyliczony na liście płac.
91
12.6 Wydruki list płac
Listy płac drukowane są w formie pasków, które fabrycznie
podzielone są na 10 obszarów nazwanych sekcjami. Do każdego obszaru
można przypisać wybrane składniki płacowe, dokonuje się tego na zakładce
„Inne parametry składnika” na ekranie składnika płacowego. Po zaznaczeniu
opcji „Pokazuj składnik” – „Pasek” należy wybrać odpowiednią literę w opcji
„Sekcja na pasku” oraz ustalić czy wartość zerowa też ma być wydrukowana.
Opisy składników płacowych drukowane na paskach pochodzą z pola „Skrót
nazwy” znajdującego się na pierwszej zakładce definicji składnika.
Rysunek przedstawia pasek dla jednego pracownika z widocznymi sekcjami i
przypisanymi do nich składnikami płacowymi.
92
13 Księgowanie listy płac
Sporządzone i dokładnie sprawdzone listy płac można zaksięgować używając
dostępnego na formularzu listy płac przycisku Przenieś do KH/ Przenieś do
KPR.
Przycisk ten jest dostępny jeżeli zainstalowano i włączono moduł Księga
Handlowa/ KPR.
13.1 Księgowanie listy płac w KH
Aby przenosić naliczone płace do modułu KH należy zdefiniować schematy
księgowe dla list płac.
Po wybraniu przycisku Przenieś do KH program zapyta o do jakiego dziennika
ma być zapisana lista płac i jaki schemat ma wykonać jej dekretację. Po
wybraniu odpowiedniego schematu księgowego program przeniesie listę płac
do modułu Księga Handlowa do opcji Dekretacja dokumentów i wykona
dekrety konta podane w schemacie.
13.1.1
Schemat księgowania listy płac
Schematy księgowe są mechanizmem pozwalającym automatycznie dekretować
dokumenty. Zawierają one definicje dekretów jakie mają zostać wykonane na
danym dokumencie w procesie automatycznej dekretacji.
Schematy definiuje się w module Księga Handlowa w opcji Schematy
księgowe. Sposób obsługi formularza schematu został omówiony w
podręczniku Księga Handlowa.

Patrz Podręcznik Moduł Księga Handlowa - rozdział Schematy
księgowe
Tworzenie schematu księgowania listy płac nie różni się od definicji
schematów dla innych dokumentów. Jedynie definicja dekretów zawiera inne
kwoty.
93
Definiowanie kwoty dekretu
Pierwszy selektor pozwala określić, czy kwota ma być:
- pobrana z listy płac (ekran powyżej)
- zdefiniowana samodzielnie.
W przypadku kwoty z listy płac pojawia się tu lista występujących w płacach
składników płacowych. Jeżeli wybrano samodzielną definicję kwoty (rys.
poniżej) uaktywnione zostaje okno Definicja kwoty umożliwiające wpisanie
wyrażenia lub funkcji napisanej w języku FoxPro.
94

Patrz Podręcznik Moduł Księga Handlowa -> rozdział Schematy
księgowe
Pozostałe pola pozwalają określić Konto na jakim ma być zapisana kwota.
13.2 Księgowanie listy płac w KPR
Aby przenosić naliczone płace do modułu KPR należy podpiąć
odpowiednie składniki płacowe do Powiązań składników płacowych w gałęzi
KPR- składniki do KPR.
Fabrycznie podpięte zostały już składniki płacowe analogiczne do tych w
„starych” płacach. Jeśli te nie są odpowiednie należy je zmienić.
Po zdefiniowaniu tych powiązań możemy przystąpić do przenoszenia List
Płac do KPR. Po przeniesieniu do KPR Lista płac (podobnie jak po
przeniesieniu do KH) jest zamknięta i w trybie tylko do odczytu.
95
Program przeniesie listę płac do modułu KPR do opcji Księgowanie
dokumentów.
W celu zaksięgowania listy płac należy ją zaznaczyć, a następnie wybrać opcję
Automatyczne księgowanie dokumentów, dostępną pod przyciskiem F12.
96
14 Karty wynagrodzeń
Opcja menu Płace – Karty wynagrodzeń umożliwia wydrukowanie
karty wynagrodzeń wybranego pracownika za dany rok z wypłat z umów
o pracę lub cywilnoprawnych zgodnie z okresami rozliczeniowymi list płac lub
zgodnie datami wypłat list płac. Wydruk karty wynagrodzeń przedstawia
składniki płacowe wchodzące do karty z podziałem na poszczególne miesiące
w roku. Składniki z umów cywilnoprawnych wyświetlane są na niebiesko.
O tym czy składnik znajdzie się na wydruku decyduje znacznik Karta
wynagrodzeń na zakładce „inne parametry składnika” w Definicji składnika
płacowego. Zaznaczenie opcji Uczestniczy w podsumowaniach narastająco
powoduje włączenie składnika do karty wynagrodzeń z jednoczesnym
utworzeniem pozycji z podsumowaniami narastającymi za każdy miesiąc dla
tego składnika.
Wydruk karty wynagrodzeń dostępny jest również z podmenu
„Zestawienia” (F12) w tabeli „Pracownicy” po wybraniu danego pracownika.
97
15 Zbiorówki List płac
W module Kadry i Płace HR obok standardowych zestawień z list płac mamy
możliwość tworzenia własnych zestawień.
Zestawienia zbiorcze z list płac przed sporządzeniem musimy najpierw
zdefiniować. Wchodzimy przez przycisk Definicje. Fabrycznie mamy
dołączone do programu zestawienie standardowe a sami możemy
przygotować dowolną liczbę swoich zestawień. Wystarczy tylko zdefiniować
jakie pozycje/składniki płacowe mają się znaleźć na zestawieniu.
98
W zestawieniu określamy:






Nazwa zbiorówki - wybieramy standardowe zestawienie lub jedno ze
zdefiniowanych wcześniej przez użytkownika
za okres wynagrodzeń od do - określamy okres wypłat za jaki
robimy zestawienie
od daty wypłaty, do daty wypłaty - określamy przedział czasowy wg
dat do wypłaty za jaki robimy zestawienie
pracownika lub grupy pracowników jakich ma dotyczyć
zestawienie
listy płac – możemy określić jakie listy płac będą ujęte w zestawieniu
grupowanie – określamy wg jakiego pola mają być zgrupowane
pozycje zestawienia. Możemy grupować wg listy płac i wg
pracowników , możemy też wybrać tylko samo Podsumowanie.
Po określeniu powyższych parametrów należy wybrać przycisk Wykonaj.
W tabeli pojawi się wykaz pozycji wg zdefiniowanych kryteriów zestawienia.
Zestawienie można wydrukować korzystając z przycisku Drukuj.
99
16 Deklaracje podatkowe
Ta opcja programu umożliwia automatyczne wygenerowanie
deklaracji podatkowych wynikających z list płac. Każda deklaracja posiada
wstępne okno parametrów gdzie podaje się takie dane jak: okres, za jaki
zostaną wykonane obliczenia, pracownik, dla którego tworzy się deklarację.
Po zatwierdzeniu parametrów wstępnych pokazuje się wypełniony formularz
deklaracji w układzie rzeczywistym, gdzie do każdego z pól można wejść i w
razie potrzeby poprawić. Gotowy formularz można zapamiętać lub odczytać
poprzednio zapamiętane wartości pól (przycisk Odczyt/Zapis deklaracji).
100
Deklaracje podatkowe mają swoje formuły dostępne do edycji po naciśnięciu
przycisku Formuła. Formuły obliczają wartości pól na deklaracjach na
podstawie kwot składników płacowych wypłaconych na listach płac za
wybrany okres. Do identyfikacji znaczenia poszczególnych składników służą
powiązania składników „Informacje dla deklaracji podatkowych”. Należy
pamiętać, aby po dodaniu nowego składnika płacowego lub modyfikowaniu
składników o nadaniu składnikom odpowiednich powiązań potrzebnych do
prawidłowego wypełniania deklaracji podatkowych
.
101
17 Eksport do Płatnika
Moduł Kadry i Płace HR systemu umożliwia wyeksportowanie do
„Programu płatnika” deklaracji ZUS typu: DRA, RNA, RCA, RZA, RSA
(opcja Eksport do Programu Płatnika) dotyczących pracowników i właścicieli
oraz deklaracji zgłoszeniowych dla pracowników (opcji Deklaracje
zgłoszeniowe ZUS).
Przy prawidłowo skonfigurowanych powiązaniach składników,
wypełnionych danych podatkowych firmy oraz uzupełnionych danych
osobowych pracowników eksport deklaracji za wybrany miesiąc powinien się
odbywać bez błędów po naciśnięciu przycisku „Generuj deklaracje”. Plik
wymiany KDU dla programu „Płatnik” powinien zostać utworzony zgodnie z
folderem i nazwą podaną w polu „Plik”. Deklaracje zapisywane są do pliku o
rozszerzeniu KDU. Nazwa nadawana jest na podstawie wybranego miesiąca i
102
roku ale można ją indywidualnie zmodyfikować. Należy wskazać katalog, do
którego ma być zapisany plik lub ręcznie podać ścieżkę folderu docelowego.
W Powiązaniach składników znajduje się podział „Informacje dla
deklaracji rozliczeniowych ZUS”, którego poszczególne pozycje przypisują
wybrane składniki płacowe do odpowiedniej gałęzi w powiązaniach co
zapewnia prawidłowe podsumowywanie kwot składek i innych wartości na
deklaracjach rozliczeniowych ZUS. Składniki fabryczne mają takie powiązania
zapewnione, należy tylko pamiętać o ewentualnym zdefiniowaniu powiązań w
przypadku dodawania własnych składników płacowych.
Wybór przycisku Generuj deklaracje spowoduje wygenerowanie do
wskazanego pliku potrzebnych deklaracji wynikających z list płac i
nieobecności. Można wcześniej wskazać czy deklaracje mają być
wygenerowane dla pracowników i/lub właścicieli.
Przycisk Przenieś na rozrachunki służy do przenoszenia na
rozrachunki z ZUS kwot wynikających deklaracji. Program wygeneruje
odpowiednie dokumenty IZ.
Program generuje trzy dokumenty IZ dla kwot :
- składek na ubezpieczenie społeczne,
- składek na ubezpieczenie zdrowotne,
- wpłaty na Fundusz Pracy i FGŚP.
Wszystkie kwoty można w razie potrzeby poprawić. Dla każdej kwoty należy
wybrać urząd ZUS.
W zasadzie istnieje jeden ZUS jako podmiot dla tych trzech zobowiązań lecz z
uwagi na różnice w numerach kont dla różnych rodzajów ubezpieczeń zaleca
się zdefiniować na liście urzędów trzy podmioty ZUS różniące się jedynie
numerami kont.
103
Kwota przenoszona na konto 51 jest pomniejszana o kwoty świadczeń
wypłacanych z budżetu państwa, zasiłków chorobowych (jeżeli płatnik jest
upoważniony do ich wypłaty) oraz o kwotę wynagrodzenia należnego
płatnikowi od wypłaconych świadczeń z ubezpieczenia chorobowego.
Podobnie jak w przypadku składników płacowych, formuła procedury
przenoszącej dokumenty rozliczeniowe ZUS do Płatnika jest możliwa do edycji
przez użytkownika. Przycisk „Formuła” na ekranie „Generowanie deklaracji
ZUS” wywołuje edytor formuły, który pozwala poprawić lub całkowicie
zmienić procedurę przenoszenia deklaracji.
17.1 Kilka porad ułatwiających korzystanie
z opcji eksportu do „Płatnika”:
1.
2.
3.
Utworzyć w katalogu „Płatnika” folder dla Twojej firmy, który będzie
zawierał generowane w programie deklaracje ZUS, np.:
C:\PLATNIK\FIRMAMOJA
W oknie do generowania deklaracji ZUS w programie wpisać pełną
ścieżkę dostępu dla generowanych plików (ścieżka jak wyżej). Ścieżka
dostępu będzie zapamiętana i proponowana przy następnym wejściu w
opcje eksportu.
Proponujemy zgadzać się na nazwy plików wynikające z układu rok +
miesiąc. Np. C:\PLATNIK\FIRMAMOJA\09_2006.KDU
Wtedy deklaracje z każdego miesiąca będą miały unikalną nazwę a w
„Płatniku” będzie można szybko wybrać plik z deklaracjami za żądany
miesiąc.
17.2 Składki ZUS właścicieli
Źródłem wysokości składek przekazywanych przez właścicieli są
wyliczenia tych składek dokonywane w opcji menu: Kartoteki – Właściciele na
zakładce „Składki ZUS” w danych poszczególnych właścicieli.
104
Podstawy składek pobierane są z tabeli „Składki ZUS właścicieli” w
Stałych Parametrach Płac, można tez wpisać indywidualne podstawy dla
każdego właściciela. Właściciel, podobnie jak pracownik ma swoją kartę pracy,
która służy głównie do rejestrowania nieobecności chorobowych. Rejestracja
tych nieobecności w karcie pracy właściciela zapewnia automatyczne
wyliczenia wysokości składek oraz przenoszenie nieobecności na deklaracjach
RSA z właściwymi kodami.
Aby wyliczyć składki dla właściciela trzeba dodać nowy zapis w
zakładce „Składki ZUS” w danych właściciela i wskazać odpowiedni okres –
rok i miesiąc. Następnie wypełnić kod tytułu ubezpieczenia (będzie on
proponowany dla następnych okresów) oraz wskazać, w jaki sposób właściciel
ma być wykazywany na deklaracjach ZUS – razem z pracownikami na
deklaracji RCA czy osobno na deklaracjach DRA. Jeżeli wskażemy rozliczenie
na osobnej deklaracji DRA to można wybrać, czy na tej deklaracji ma być
wpisywana nazwa skrócona firmy i regon.
105
Naciśnięcie przycisku „Oblicz” spowoduje wyliczenie składek dla
właściciela według formuły, którą można poddać ewentualnej edycji (przycisk
„Formuła”). Po zatwierdzeniu obliczeń przyciskiem „OK” podstawy i składki
za dany okres zostaną zapamiętane i gotowe do przeniesienia do programu
„Płatnik”.
106
18 Zamknięcie roku - Rozliczenie
urlopów
Do tej pory zamknięcie roku urlopowego nie było wyeksponowane i
użytkownicy musieli pamiętać o wykonaniu w opcji Wydruki -> Stan
urlopów zestawienia dla wszystkich pracowników po wprowadzeniu
wszystkich urlopów do kartoteki absencji za dany rok.
Jeśli tego nie zrobili bo np. nie wiedzieli o tym, to w karcie urlopowej na
następny rok pokazywały się nieprawidłowe dane w pozycji „z ubiegłego
roku” W związku z tym były zgłoszenia o błędach w karcie urlopowej.
Obecnie aby zapewnić prawidłowe i bardziej czytelne działanie
programu w powyższym zakresie należy (najwcześniej po naliczeniu
wypłaty za grudzień każdego roku) wykonać funkcję „Zamknięcie roku –
rozlicznie urlopów”. Opcja ta dostępna jest w KiP HR.
Wykonanie tej funkcji spowoduje przeniesienie urlopu z pozycji Pozostało
z poprzedniego roku na pozycję „Z ubiegłego roku”
107
Funkcję tę najlepiej wykonać od razu dla wszystkich pracowników, ale nie
ma przeciwwskazań aby zrobić to etapami dla wybranej grupy
pracowników. Zamykanie roku można robić wielokrotnie jeżeli dane
uległy w międzyczasie zmianie.
Jeśli nie zamkniemy roku urlopowego danego pracownika to w karcie
urlopowej nie będzie możliwe uzyskanie danych o urlopach na następny
rok. Analogicznie w zestawieniu Stan urlopów nie będzie możliwe
uzyskanie danych o urlopach na następny rok.
108
19 Wydruki
Poza omówionymi we wcześniejszych rozdziałach wydrukami listy płac,
deklaracji czy kart wynagrodzeń moduł Kadry i Płace HR zawiera opcję
Wydruki umożliwiającą tworzenie niezbędnych w płacach czy kadrach
zestawień i dokumentów
19.1 Zaświadczenie o zarobkach
Wydruk ten zawiera informację o wynagrodzeniach wypłacanych na rzecz
pracownika przez zakład pracy w wybranym okresie. Obliczana jest również
średnia płaca za wybrane miesiące.
109
Jak widać zaświadczenie jest definiowalne i można wybrać jakie składniki
wynagrodzenia powinny się znaleźć na wydruku.
Po określeniu parametrów przycisk Drukuj uruchamia wydruk zaświadczenia.
Prezentowane są na nim dane pracownika, stanowisko oraz tabela wynagrodzeń
za wybrany okres. W tabeli zawarte są miesięczne kwoty Dochodu i
wypłacanych Zasiłków, ich podsumowanie oraz wartości średnie w wybranym
okresie.
19.2 Zaświadczenie o zatrudnieniu
Do opcji Wydruki dodano wydruk Zaświadczenie o zatrudnieniu.
Zaświadczenie można wystawić do umów o pracę jak i umów
cywilnoprawnych.
110
Na formularzu wybieramy z listy w jakim celu zaświadczenie jest wydawane.
Listę tworzymy w Słownikach -> Cel wydania zaświadczenia.
111
19.3 Stan urlopów
Zestawienie to prezentuje stan urlopów pracowników na wybrany rok.
112
W tabeli widoczne są między innymi następujące wartości:
1. wymiar urlopu bezpłatnego w danym roku
2. wymiar urlopu za wybrany rok
3. ilość wykorzystanego w bieżącym roku urlopu
4. ilość urlopu zaległego oraz do wykorzystania z poprzednich lat
5. ilość dni pozostałych do wykorzystania (2+4-3), pomniejszonych
proporcjonalnie o urlop bezpłatny
Dane do zestawienia wyznacza się na podstawie :
 Wykształcenia
 Historii zatrudnienia
 Umów o pracę
 Danych z ostatniego świadectwa pracy
Przycisk Drukuj uruchamia wydruk zestawienia.
19.4 Stan zatrudnienia
Zestawienie to przedstawia umowy o pracę i/lub umowy cywilnoprawne dla
wybranych grup płacowych, obowiązujące we wskazanym okresie.
Domyślnie w momencie otworzenia, zestawienie wykonywane jest za bieżący
dzień. Aby wygenerować zestawienie list płac za inny okres należy wpisać daty
od i do.
W pozycjach zestawienia stanu zatrudnienia znajdują się pola wybrane z tabeli
113
umów o pracę. Jeżeli umowa miała aneksy, to dane do zestawienia pobrane
będą z aneksu(ów) obowiązującego w zadanym okresie.
Przycisk Drukuj uruchamia wydruk zestawienia.
19.5 Świadectwo pracy
Opcja ta zawiera wydruk świadectwa pracy według obowiązującego wzoru
dokumentacji i ewidencji pracowniczej.
Wydruk jest generowany dla wybranego z listy pracownika i zawiera dane
pracownika oraz dane z jego umów o pracę.
Na trzech zakładkach umieszczone zostały pola świadectwa pracy, które należy
przejrzeć i ewentualnie uzupełnić przed wydrukiem.
Przycisk Drukuj uruchamia wydruk świadectwa.
Wydrukowane świadectwo można zapisać (przycisk Zapisz) co pozwoli przy
ponownym uruchomieniu je Odczytać w celu przejrzenia.
19.6 Struktura zatrudniania
Opcja ta pozwala wydrukować strukturę zatrudnienia w firmie (ilość
zatrudnionych osób) według:
114
Wybór opcji wg wieku lub stażu pracy pozwala jeszcze podać dowolne
przedziały wartości dla tych wydruków.
Opcje wg wykształcenie i wg płci korzystają z list tych wartości zapisanych w
opcji Słowniki.
19.7 Karty zasiłkowe
Zgodnie z przepisami, każdą wypłatę zasiłków płatnik powinien
ewidencjonować na karcie zasiłkowej druk Z-17. Dokumentację stanowiącą
podstawę ustalenia prawa i wypłaty zasiłków, płatnik składek musi
przechowywać i udostępniać na potrzeby ZUS w czasie kontroli lub
wystąpienia o wydanie decyzji zawierającej tryb odwoławczy dla
ubezpieczonego albo płatnika.
W naszym programie karta zasiłkowa jest zestawieniem nieobecności
chorobowych zarejestrowanych w Kartach Pracy i odpowiadających im wypłat
z list płac. Informacje dla karty zasiłkowej wymagane przez ustawodawcę,
pobierane są z wpisów do Kart Pracy i List Płac. Niektóre z tych informacji jak
„przypis podatku” czy „z okresu wypłacono za dni” można poprawiać ręcznie.
115
19.8 Zestawienie
godzin
pracy
podziałem na Centra Kosztowe
z
Wydruk jest generowany dla wybranego z listy pracownika lub grupy
pracowników i wybranego Centrum Kosztowego za wybrany okres.
Zestawienie zawiera godziny pracy zwykłe, nadliczbowe i nocne z podziałem
na Centra kosztowe.
Przycisk Drukuj uruchamia wydruk zestawienia.
19.9 Zestawienie obniżonych składek na
ubezpieczenie zdrowotne dla NFZ
Opcja ta służy do przekazywania przez płatników zestawienia obniżonych
składek na ubezpieczenie zdrowotne w okolicznościach określonych w art. 25
ust. 1 Ustawy o NFZ z dnia 23 stycznia 2003 roku. Zakres danych w
zestawieniu wynika z art. 25 ust 3 i 4 Ustawy o NFZ z dnia 23 stycznia 2003
roku.
Płatnik składek rozliczający składki (nie te obniżone, tylko wszystkie) za co
najmniej 6 osób ma obowiązek przekazać zestawienie obniżonych składek na
ubezpieczenie zdrowotne w formie elektronicznej (art.25 ust.3 ustawy o NFZ)
w takim samym terminie jak składki na ubezpieczenia społeczne.
116
Program Kadry i Płace HR pozwala generować dane do pliku o strukturze
zgodnej ze specyfikacją NFZ (Zestawienie obniżonych składek na
ubezpieczenie zdrowotne - format pliku elektronicznego). Służy do tego
przycisk Eksportuj do pliku.sko. Wcześniej należy w Ustawieniach
globalnych firmy wybrać folder dla składowania tych plików.
Jeżeli użytkownik rozlicza składki za nie więcej niż 5 osób może przekazywać
do NFZ zestawienie w postaci papierowej. Przycisk Drukuj uruchamia wydruk
zestawienia.
117
19.10
Zestawienie ubezpieczonych dla
NFZ
Opcja ta służy do tworzenia pliku z danymi o ubezpieczonych akceptowanego
przez program NFZ-SKO. Plik ma postać tekstową z rozszerzeniem CSV i jest
zgodny ze specyfikacją NFZ. Po zakodowaniu pliku przy pomocy programu
udostępnianego na stronie internetowej NFZ (www.nfz.gov.pl) zestawienie
może zostać wysłane do NFZ.
19.11
Zestawienia z Kart pracy
W opcji Wydruki znajduje się pozycja „Zestawienia z kart pracy”.
Można tam definiować dowolne zestawienia podsumowujące zapisy na kartach
pracy dla wybranej grupy pracowników. Dodatkowo, na formularzach
kalendarzy i kart pracy znajduje się zakładka Podsumowania, gdzie również
można definiować wyrażenia podsumowujące ale obejmujące tylko daną kartę
pracy czy kalendarz. Zasady tworzenia podsumowania są w obu miejscach
identyczne.
Fabrycznie istnieje gotowe jedno zestawienie. Jeśli chcemy dodać
własne, naciskamy przycisk Dodaj obok listy z zestawieniami. Wyświetli się
lista z pozycjami zestawienia (w przypadku kart pracy i kalendarzy pozycje
zestawienia dostępne są bezpośrednio na zakładce „Podsumowania”). Przycisk
118
„Wykonaj” generuje zestawienie zgodnie
pracowników lub według pozycji zestawienia.
z
ustawieniem
–
według
Po naciśnięciu przycisku Dodaj pod listą z pozycjami zestawienia,
wyświetli się okienko do definicji wyrażenia w pozycji.
Wpisujemy nazwę (tytuł) pozycji oraz wyrażenie. Wyrażenie może zawierać
dowolne funkcje dostępne w języku XBase oraz wbudowane w program. W
celu budowania wyrażenia dla zestawień z kalendarzy program udostępnia
specjalizowaną funkcję KALPODS, która umożliwia dostęp do informacji
zapisanych w kalendarzach i kartach pracy. Aby prawidłowo zdefiniować
wyrażenie w podsumowaniu, trzeba właściwie wywołać funkcję KALPODS
119
lub jej bardziej rozbudowaną wersję – KALOBL. Najbardziej przydatna i
prostsza do użycia jest funkcja KALPODS. Ze względu na konieczność
posiadania pewnej wiedzy programistycznej potrzebnej do właściwego
napisania wyrażenia, zaleca się zdefiniowanie pozycji podsumowań na etapie
wdrożenia przez pracownika dokonującego instalacji programu.
Funkcja KALPODS zwraca ilość dni, godzin lub minut obowiązywania wpisu
(lub kombinacji wpisów) do kalendarza w aktualnie wybranym okresie.
Wywołanie:
KALPODS( tcKlucze, tcWarunek, tcDGM )
Opis parametrów:
tcKlucze - klucze słownikowe wpisów, które chcemy uwzględnić w
obliczeniach, klucze podajemy w apostrofach.,
tcWarunek - warunek poszukiwań. W najprostszym przypadku ten parametr
podajemy identyczny jak tcKlucze. Jeśli chcemy zawrzeć w warunku
zależności między wpisami których okresy obowiązywania zachodzą na siebie,
wpisujemy wyrażenie złożone z kluczy wpisów z użyciem operatorów
arytmetycznych [ + * ! ] odpowiadających funkcjom logicznym [ OR AND
NOT ] przy czym klucze podajemy w apostrofach. W budowaniu warunku
można używać nawiasów okrągłych.
tcDGM - rodzaj poszukiwanej wartości: "D" - ilość dni, "G" - ilość godzin, "M"
- ilość minut,
Przykłady użycia:
1. KALPODS( "'KDROB'", "'KDROB*!SZNIEZATR'", "D")
2. KALPODS("'GOZWYK','GONADL'", „('GOZWYK'+'GONADL')*'SZZATR'",
"G" )
Funkcja korzysta z kursora z pozycjami kalendarza, którego nazwę
przechowuje zmienna "pcPoz_kal".
Zmienne potrzebne do budowania wyrażenia, kody słownikowe zapisów w
kalendarzach i funkcje dostępne są w czterech osobnych listach znajdujących
się pod obszarem edycji wyrażenia. Wybranie zmiennej, funkcji lub kodu
skutkuje wpisaniem go w miejsce gdzie stoi kursor edycji wyrażenia i
wyświetlenie opisu wybranej funkcji czy zmiennej.
Najważniejsza przy korzystaniu z funkcji KALPODS jest umiejętność
konstruowania treści parametru tcWarunek, w którym używa się kodów
słownikowych wpisów do kalendarzy. Każdy wpis, np. „Nominalne godziny
pracy” ma kod „GONOMIN”. Ważne jest też zrozumienie zależności pomiędzy
wpisami i czyli zasady działania kalendarzy i kart pracy.
120
Najważniejszymi wpisami dla kalendarzy wzorcowych jest wpis o
kwalifikacji dnia (KD) – dzień może być roboczy (KDROB), wolny (KDWOL)
lub świąteczny (KDSW).
Najważniejszym wpisem do kart pracy jest wpis o obowiązującym dla danej
karty kalendarzu wzorcowym gdyż z niego dziedziczone są wpisy dotyczące
kwalifikacji dnia. Drugim co do znaczenia wpisem w kartach pracy są godziny
nominalne (GONOMIN). Zarejestrowanie godzin nominalnych za jakiś okres
powoduje przypisanie ilości tych godzin tylko w dniach, w których występuje
wpis o dniu roboczym (KDROB). Podobnie jest w przypadku godzin zwykłych
w dni robocze (GOZWYKR). Jednak rejestrowania np. godzin nocnych
(GONOC) lub szkodliwych (GOSZKOD1) można dokonać we wszystkich
dniach – roboczych, wolnych lub świątecznych. Rejestrując urlop
wypoczynkowy (NBURWYP) za dany okres, program policzy go tylko za dni
robocze (KDROB) a okres choroby (NBCHO) pokazany zostanie niezależnie
od kwalifikacji dnia (KD).
Istnieją blokady na nakładanie się wpisów obowiązujących w tym samym
okresie i/lub w tych samych godzinach, czyli np. nie można dwa razy w tym
samym okresie zarejestrować godzin tego samego typu. Można natomiast
zarejestrować np. godziny zwykłe (GOZWYK) równolegle z godzinami
nocnymi (GONOC).
Jednym z ważniejszych wpisów do kart pracy generowanych automatycznie
przez program są wpisy informujące o stanie zatrudnienia. Jeśli w danym
okresie pracownik jest zatrudniony to obowiązuje wpis SZZATR, jeśli nie jest
zatrudniony – SZNIEZATR.
Aby uzyskać informację z karty pracy na temat danego wpisu lub kombinacji
wpisów, trzeba odpowiednio napisać wywołanie funkcji KALPODS. W
pierwszym parametrze funkcji podajemy jakiego wpisu lub wpisów szukamy,
w drugim parametrze podajemy warunki jakie muszą być spełnione dla
uzyskania żądanej informacji. W najprostszym przypadku wypełnia się tylko
pierwszy parametr, np. dla uzyskania liczby dni roboczych w analizowanym
okresie piszemy:
KALPODS(„‘KDROB’”, „”, „D”)
Jeśli jednak chcemy uzyskać ilość dni roboczych, ale tylko w okresie
zatrudnienia pracownika, należy zbudować warunek
KALPODS(„‘KDROB’”, „’KDROB’ * ’SZZATR”, „D”)
121
19.12
RP-7
Zaświadczenie
zatrudnieniu i wynagrodzeniu
o
RP-7 jest to dokument potwierdzający wysokość wynagrodzeń,
wystawiany przez pracodawcę na żądanie pracownika dla celów emerytalnorentowych. Dokument zawiera informacje o okresach przerw w pracy w trakcie
zatrudnienia pracownika oraz wynagrodzenie pracownika za zadany okres z
podziałem na składniki stałe, zmienne, inne, wartości świadczeń w naturze i
wynagrodzenia ZUS.
Program zbiera informacje o wynagrodzeniu z wybranego okresu
zatrudnienia z list płac. Aby wybrać odpowiedni okres oraz pracownika należy
w zakładce Wybór pracownika wybrać pracownika oraz okres jakiego
dotyczyć ma wydruk.
Jeśli dodatkowo chcemy, aby zestawienie uwzględniało dane ze starego
modułu Kadry i Płace należy w tym samym oknie zaznaczyć odpowiedni
znacznik Uwzględniaj dane ze starego modułu Płace
122
Aby prawidłowo pogrupować składniki wynagrodzenia zgodnie z
kolumnami zestawienia należy najpierw w opcji Składniki płacowe na
zakładce Powiązania składników płacowych podpiąć do gałęzi RP7
odpowiednie składniki.
Załącznik do RP-7 jest uzupełnieniem zaświadczenia RP-7 i jego
integralną częścią zawierającą okresy przerw w pracy w czasie zatrudnienia z
podziałem na różne tytuły przerw w pracy (choroby, urlopy bezpłatne,
wychowawcze, itp.).
Ważne jest aby zachować odpowiednią kolejność wykonywania zestawień
RP-7. Najpierw wykonujemy zestawienie RP-7, a w następnej kolejności
załącznik do RP-7.
Dane do wykonania zestawienia pobierane są z różnych miejsc w systemie:

Dane podatkowe firmy – dane te służą do odpowiedniego wypełnienia
nagłówka zestawienia

Kadry i Płace - dane pobierane z umów o prace, Kart pracy oraz z List
Płac
19.13
Sprawozdania GUS
System humansoft Corax posiada w swojej funkcjonalności sprawozdania
GUS:
123
 Kwartalne sprawozdanie o zatrudnieniach i wynagrodzeniach Z – 03
Ten formularz bada przeciętne zatrudnienie oraz wysokość
wynagrodzeń. Składają go przedsiębiorcy zatrudniający powyżej 9
osób i cała budżetówka. Jest to sprawozdanie kwartalne składane do
11 dnia kalendarzowego następnego miesiąca po pierwszym, drugim
albo trzecim kwartale obejmującym dane od początku roku.
 Roczne sprawozdanie o zatrudnieniach i wynagrodzeniach Z – 06
Ten formularz to kontynuacja sprawozdania Z-03. Na podstawie
zawartych w nim danych GUS też bada przeciętne wynagrodzenie
i płace. Różnica polega na tym, że w sprawozdaniu Z-06 wymienione
dane obejmują okres całego roku, a nie kwartału.
124
 Meldunek o działalności gospodarczej DG – 1
125
Formularze Z-03, -06 możemy złożyć w formie elektronicznej. Nie wysyłamy
ich jednak e-mailem, ale za pośrednictwem portalu sprawozdawczego GUS
https://raport.stat.gov.pl.
Zestawienia GUS w systemie humansoft Corax są w pełni edytowalne. Daje to
możliwość poprawy nieaktualnych danych
Dostęp do Sprawozdań znajduje się w menu głównym modułu KiP HR
W celu poprawnego wyliczenia sprawozdań system pobiera informacje z trzech
miejsc w systemie
 Dane podatkowe firmy (w celu wypełnienia danych firmy)
 Moduł KiP HR (w celu wypełnienia potrzebnych danych o
pracownikach a także sprawdzenia stanu zatrudnienia czy sprawdzenia
nieobecności pracowników)
 Księga Handlowa (w celu wyciągnięcia danych sprzedażowych)
126