regulaminem imprezy.

REGULAMIN UCZESTNICTWA WYSTAWCY
W 35. MIĘDZYNARODOWYM KONGRESIE I TARGACH KOSMETOLOGICZNYCH LNE
§1
Postanowienia ogólne
1. Warunki określone w regulaminie, zwanym dalej: „Regulaminem Uczestnictwa” obowiązują wszystkich
wystawców,
zwanych
dalej
łącznie:
„Wystawcami”
lub
z
osobna:
„Wystawcą”,
biorących
udział
w 35. Międzynarodowym Kongresie i Targach Kosmetycznych LNE (zwanym dalej: „Kongresem”).
2. Kongres odbywa się w sobotę 01.04.2017 w godzinach 9.30-18.00 oraz w niedzielę 02.04.2017 w godzinach
09.30-17.00 w Międzynarodowym Centrum Targowo-Konferencyjnym EXPO Kraków przy ulicy Galicyjskiej 9 w
Krakowie, zwanym dalej: „EXPO Kraków”.
3. Część wystawiennicza Kongresu jest objęta ochroną realizowaną przez zewnętrzną firmę w następujących
dniach i godzinach:
- 31.03.2017 (piątek) od godziny 18.00 do godziny 9.30 w sobotę 01.04.2017,
- 01.04.2017 (sobota) od godziny 18.00 do godziny 09.30 w niedzielę 02.04.2017.
4. Wszystkie uzgodnienia, poszczególne zgody i zezwolenia udzielane przez Beauty In Sp. z o.o. Press Sp. k., z
siedzibą przy ul. Narutowicza 75E/19, 90-132 Łódź, zarejestrowaną w rejestrze przedsiębiorców Krajowego
Rejestru Sądowego prowadzonego przez Sąd Rejonowy dla Łodzi-Śródmieścia w Łodzi pod numerem KRS
0000373920,
zwaną
dalej
„Organizatorem”
wymagają
formy
pisemnej
pod
rygorem
nieważności.
5. Zgłoszenie Wystawcy na Kongres zwane dalej „zgłoszeniem udziału” następuje wyłącznie poprzez
skorzystanie z systemu rejestracyjnego Organizatora (wypełnienie formularza zgłoszeniowego) za pośrednictwem
strony internetowej Organizatora – www.lne.pl.
6. Zawarcie umowy między Organizatorem a Wystawcą następuje w chwili wysłania przez Organizatora
do
Wystawcy ostatecznego potwierdzenia udziału w Kongresie z systemu rejestracyjnego Organizatora.
§2
Zgłoszenie i wycofanie udziału
1. Zgłoszenie udziału Wystawcy w Kongresie następuje wyłącznie za pośrednictwem systemu rejestracyjnego
Organizatora (wypełnienie formularza zgłoszeniowego) na stronie internetowej Organizatora – www.lne.pl,
zgodnie z niniejszym Regulaminem Uczestnictwa.
2. Warunkiem uczestnictwa w Kongresie jest otrzymanie przez Wystawcę potwierdzenia udziału z systemu
rejestracyjnego Organizatora oraz uiszczenie umówionych opłat w wyznaczonych terminach, wskazanych w
fakturach proforma otrzymanych od Organizatora z systemu rejestracyjnego Organizatora. Potwierdzenie udziału
wysyłane jest z systemu rejestracyjnego Organizatora po potwierdzeniu przez Wystawcę lokalizacji w zgłoszeniu
online.
W przypadku nieuiszczenia przez Wystawcę całości opłat, o których mowa w zdaniu pierwszym,
Organizator może wstrzymać dopuszczenie Wystawcy do uczestnictwa w Kongresie do czasu ich uiszczenia.
Wstrzymanie dopuszczenia Wystawcy do uczestnictwa w Kongresie do czasu uiszczenia opłat, o których mowa
powyżej, nie stanowi zwolnienia Wystawcy z obowiązku uiszczenia brakujących opłat oraz nie może stanowić
podstawy roszczeń odszkodowawczych Wystawcy względem Organizatora.
3. Organizator zastrzega sobie prawo odmowy przyjęcia zgłoszenia udziału Wystawcy w Kongresie z różnych
względów (w szczególności, lecz nie wyłącznie z powodu niezgodności oferty Wystawcy z tematyką imprezy,
wyczerpania zaplecza wystawienniczego). Odmowa przyjęcia zgłoszenia udziału Wystawcy może nastąpić w
sposób dorozumiany poprzez brak wysłania z systemu rejestracyjnego Organizatora potwierdzenia udziału lub
też poprzez wysłanie przez Organizatora na adres e-mail Wystawcy wskazany w zgłoszeniu udziału informacji o
braku możliwości przyjęcia zgłoszenia udziału Wystawcy. Informacja może, ale nie musi, wskazywać przyczynę
odmowy przyjęcia zgłoszenia udziału Wystawcy.
4. Zgłoszenie uczestnictwa za pośrednictwem systemu rejestracyjnego na stronie internetowej Organizatora
(wypełnienie formularza zgłoszeniowego) oznacza wyrażenie zgody na warunki wynikające z niniejszego
Regulaminu Uczestnictwa, który zostaje tym samym przyjęty przez Wystawcę i stanowi integralną część umowy
zawartej między Organizatorem i Wystawcą, o której mowa w § 1 ust. 6 (nie wymagany jest tradycyjny podpis na
zgłoszeniu uczestnictwa).
5. Wszelkie zmiany dotyczące zgłoszenia udziału Wystawca wprowadza za pośrednictwem systemu
rejestracyjnego na stronie internetowej Organizatora. Zmiany, o których mowa w zdaniu poprzedzającym, mogą
być wprowadzane przez Wystawcę do czasu otrzymania od Organizatora potwierdzenia udziału, o którym mowa
w ust. 2.
6. Ani Regulamin Uczestnictwa ani udostępnienie przez Organizatora Wystawcom systemu rejestracyjnego celem
dokonywania zgłoszeń udziału nie stanowią oferty ze strony Organizatora w rozumieniu art. 66 i następnych
kodeksu cywilnego. O przyjęciu zgłoszenia udziału w Kongresie złożonego przez Wystawcę decyduje Organizator
i dopiero jego potwierdzenie, o którym mowa w ust. 2 jest równoznaczne z zawarciem umowy z Wystawcą na
warunkach określonych w zgłoszeniu udziału, potwierdzeniu udziału oraz w niniejszym Regulaminie
Uczestnictwa.
7. Organizator jest upoważniony, lecz nie zobowiązany, do odstąpienia od umowy, jeżeli w ustalonych terminach,
o których mowa w ust. 2, nie zostały w pełni uiszczone wszystkie opłaty za udział w Kongresie lub jeśli nie
zostaną spełnione pozostałe warunki Regulaminu Uczestnictwa poprzez oświadczenie wysłane do Wystawcy w
formie pisemnej listem poleconym na adres Wystawcy wskazany w zgłoszeniu udziału lub mailowo na adres e-
mail Wystawcy wskazany w zgłoszeniu udziału nie później niż w terminie 7 dni przed dniem rozpoczęcia
Kongresu, o którym mowa w § 1 ust. 2. W przypadku odstąpienia od umowy przez Organizatora, Wystawca
zwolniony jest z obowiązku dokonania zapłaty brakującej części opłat za udział w Kongresie na rzecz
Organizatora, a w przypadku gdy część w/w opłat została już przez Wystawcę dokonana, Organizator
zobowiązuje się do dokonania ich zwrotu na rachunek bankowy Wystawcy, z którego zostały pierwotnie
uiszczone, w terminie 14 dni od dnia wysłania do Wystawcy oświadczenia o odstąpieniu od umowy. W przypadku
gdy część w/w opłat została dokonana przez Wystawcę w inny sposób niż za pośrednictwem rachunku
bankowego Wystawcy, Organizator dokona ich zwrotu na rzecz Wystawcy w terminie 14 dni od dnia wskazania
mu przez Wystawcę rachunku bankowego Wystawcy, na który ma nastąpić zwrot.
8. Wystawca jest uprawniony do odstąpienia od umowy w terminie do dnia rozpoczęcia Kongresu poprzez
oświadczenie złożone wobec Organizatora (doręczone Organizatorowi do dnia rozpoczęcia Kongresu) w formie
pisemnej, wysłane listem poleconym na adres Organizatora wskazany w § 1 ust. 4 bądź mailowo na adres e-mail
Organizatora – [email protected] z konsekwencjami określonymi w zdaniach poniższych niniejszego ustępu, przy
czym brak stawiennictwa Wystawcy na Kongresie jest traktowany jako dorozumiane złożenie przez Wystawcę
oświadczenia o odstąpieniu od umowy z dniem rozpoczęcia Kongresu. W przypadku odstąpienia od umowy przez
Wystawcę wcześniej niż 29 dni przed datą rozpoczęcia Kongresu, Wystawca zobowiązany jest zapłacić na rzecz
Organizatora kwotę stanowiącą równowartość 50% wszystkich opłat za udział w Kongresie w dniu odstąpienia od
umowy. W przypadku odstąpienia od umowy przez Wystawcę pomiędzy 29. a 8. dniem przed datą rozpoczęcia
Kongresu, Wystawca zobowiązany jest zapłacić na rzecz Organizatora kwotę stanowiącą równowartość 75 %
wszystkich opłat za udział w Kongresie w dniu odstąpienia od umowy. W razie odstąpienia od umowy później niż
przed upływem 8 dni przed datą rozpoczęcia Kongresu oraz w razie niewzięcia udziału w Kongresie wskutek
braku stawiennictwa Wystawca zobowiązany jest zapłacić na rzecz Organizatora kwotę stanowiącą równowartość
100% wszystkich opłat za udział w Kongresie w dniu odstąpienia od umowy. W przypadku gdy w/w kwoty zostały
uiszczone uprzednio przez Wystawcę Organizator dokonuje ich zatrzymania, a pozostałą część opłat
niepodlegającą zatrzymaniu zwraca na rzecz Wystawcy w terminie 14 dni od powzięcia wiadomości o odstąpieniu
przez Wystawcę od umowy, zwrotnie na rachunek bankowy z którego nastąpiła zapłata. W przypadku gdy zapłata
została dokonana przez Wystawcę w inny sposób niż za pośrednictwem rachunku bankowego Wystawcy,
Organizator zwróci Wystawcy pozostałą część opłat niepodlegającą zatrzymaniu, w terminie 14 dni od dnia
wskazania mu przez Wystawcę rachunku bankowego Wystawcy, na który ma nastąpić zwrot.
9. Wystawca zgłaszając uczestnictwo w Kongresie ma prawo wyboru w zgłoszeniu udziału w ramach systemu
rejestracyjnego Organizatora formy, w jakiej chce uczestniczyć w Kongresie:
a) wynajem powierzchni wystawienniczej bez zabudowy,
b) wynajem powierzchni wystawienniczej zabudowanej,
c) kolportaż materiałów reklamowych,
d) inne formy uczestnictwa indywidualnie uzgodnione z Organizatorem.
10. Reklamowanie na stoisku firm osób trzecich, niebędących Wystawcami jest niedozwolone, również w
przypadku firm współpracujących z Wystawcą.
§3
Przydział stoisk / zmiany lokalizacji
1. Organizator przydziela Wystawcy stoisko wedle swojego uznania, przy czym dopasowuje jego kształt do
istniejących warunków otoczenia.
2. Wystawca otrzymuje, za pośrednictwem systemu rejestracyjnego Organizatora, propozycję lokalizacji stoiska
do akceptacji, którą akceptuje za pośrednictwem systemu rejestracyjnego. Brak akceptacji przez Wystawcę
stoiska przydzielonego mu przez Organizatora, jest równoznaczny z odstąpieniem przez Wystawcę od umowy, o
którym mowa w § 2 ust. 8.
3. Organizator może, nawet po zawarciu umowy, bez konieczności uzyskiwania dodatkowej akceptacji ze strony
Wystawcy, zmienić przydzielone Wystawcy miejsce i przydzielić mu inne miejsce lub zmienić powierzchnię
przydzielonego stoiska.. Przyjmuje się, że Wystawca dokonując zgłoszenia udziału, wyraża zgodę na zmiany, o
których mowa w zdaniu poprzedzającym.
4. Wystawca bez uprzedniej zgody Organizatora wyrażonej w formie pisemnej lub mailowej za pośrednictwem
adresu e-mail – [email protected] nie może dokonywać zmian lokalizacji przydzielonego stoiska, ani dokonywać
samodzielnej zamiany stoisk z innymi Wystawcami.
5. Indywidualny projekt zabudowy stoiska przedstawiony przez Wystawcę podlega weryfikacji i zatwierdzeniu
przez Organizatora. Projekt zabudowy do autoryzacji należy wysłać najpóźniej do 03.03.2017 za pośrednictwem
poczty elektronicznej na adres [email protected]. Nieprzedstawienie przez Wystawcę w/w projektu w terminie
określonym powyżej lub niepoprawienie projektu w terminie 3 dni od dnia otrzymania od Organizatora uwag co do
przedstawionego projektu na adres e-mail, z którego projekt został przez Wystawcę wysłany do Organizatora, jest
równoznaczne z brakiem uprawnienia po stronie Wystawcy do dokonania montażu stoiska, przy zachowaniu
obowiązku uiszczenia wszystkich opłat, o których mowa w § 2 ust. 2.
6. Wystawca jest zobowiązany zapewnić przez cały czas bezpieczeństwo zwiedzającym jego stoisko oraz ponosi
odpowiedzialność za wszelkie ewentualne szkody, jakich mogą doznać osoby zwiedzające podczas zwiedzania
jego stoiska.
7. Jeżeli zachodzi taka konieczność każdy Wystawca, powinien umożliwić – na każde żądanie Organizatora,
zgłoszone w dowolnej formie, przeprowadzenie przez własne stoisko instalacji technicznych zasilających kolejne
stoiska.
8. Podnajem albo użyczenie stoiska przez Wystawcę osobom trzecim może nastąpić tylko za uprzednią, pisemną
lub wyrażoną w formie mailowej za pośrednictwem adresu e-mail – [email protected] zgodą Organizatora.
§4
Koszty uczestnictwa
Poniższe
1.
ceny
są
cenami
netto,
a
ich
wysokość
jest
uzależniona
od
rodzaju
zabudowy.
2
2. Wynajęcie powierzchni niezabudowanej: 569 zł/m (stoisko szeregowe, stoisko otwarte z jednej strony,
2
2
minimalna powierzchnia stoiska 4 m ); 599 zł/m (stoisko narożne, stoisko otwarte z dwóch stron, minimalna
2
2
powierzchnia stoiska 8 m ); 619 zł/m (stoisko półwysep, stoisko otwarte z trzech stron, minimalna powierzchnia
2
2
2
stoiska 12 m ); wyspa 639 zł/m (stoisko otwarte z czterech stron, minimalna powierzchnia stoiska 24 m ).
Przy wynajmie powierzchni niezabudowanej doliczana jest opłata za doprowadzenie i podłączenie prądu zgodnie
z § 10.
2
3. Wynajem powierzchni zabudowanej: standard, stoisko szeregowe 669 zł/m (stoisko szeregowe, stoisko
2
2
otwarte z jednej strony, minimalna powierzchnia stoiska 4 m ); stoisko narożne 699 zł/m (stoisko narożne,
2
2
stoisko otwarte z dwóch stron, minimalna powierzchnia stoiska 8 m ); stoisko półwysep 719 zł/m (stoisko
2
2
półwysep, stoisko otwarte z trzech stron, minimalna powierzchnia stoiska 12 m ); wyspa 739 zł/m (stoisko
2
otwarte z czterech stron, minimalna powierzchnia stoiska 24 m ).
2
4. Standard powierzchni zabudowanej: zabudowa, 1 punkt świetlny na 3 m , 1 gniazdko na każde rozpoczęte 6
2
m stoiska, jeden napis firmy do 20 znaków lub logo, wykładzina. Rezygnacja z któregokolwiek z powyższych
elementów nie stanowi
2
podstawy do obniżenia ceny za 1 m . Wszystkie dodatkowe elementy związane z
urządzeniem lub wyposażeniem stoiska powinny być zamówione u Organizatora przez system rejestracyjny i
podlegają dodatkowej opłacie wskazanej w systemie rejestracyjnym Organizatora i potwierdzonej następnie w
fakturach proforma otrzymanych przez Wystawcę za pośrednictwem systemu rejestracyjnego Organizatora.
5. Kolportaż materiałów reklamowych - 500 zł - 2 hostessy Wystawcy/2dni
6. Inne formy uczestnictwa: do indywidualnego uzgodnienia z Organizatorem za pośrednictwem adresu e-mail
Organizatora – [email protected].
7. Podane wyżej stawki zawierają następujące usługi: wynajem powierzchni (w odniesieniu do form, o których
mowa w ust. 2 i 3), ogólne oświetlenie hali, ogólna ochrona terenów targowych, ogólne ogrzewanie, utrzymanie w
czystości ciągów komunikacyjnych, działania reklamowe i marketingowe, wpis w katalogu kongresowym.
§5
Terminy płatności
1. 49% opłaty, o której mowa w § 2 ust. 2 (łącznie z podatkiem VAT) należy uiścić do dnia 30.01.2017
2. Pozostałe 51%, o której mowa w § 2 ust. 2 (łącznie z podatkiem VAT) należy uiścić do dnia 17.03.2017
3. Dodatkowe wyposażenie będzie płatne według cennika wyposażenia dodatkowego zamieszczonego w
systemie rejestracyjnym najpóźniej w dniu 02.04.2017
4. Organizator zastrzega sobie prawo do zmiany w systemie rejestracyjnym cennika wyposażenia dodatkowego
dla powierzchni niezabudowanej w każdym czasie. W przypadku zmiany cennika, o której mowa w zdaniu
poprzedzającym, Wystawca zobowiązany jest do zapłaty cen za wyposażenie dodatkowe, według zmienionego
cennika.
5. Zamawianie wyposażenia dodatkowego w dniach 30.03.2017-02.04.2017 podlega dodatkowej opłacie + 50%
do ceny standardowej. Zamawianie to może nastąpić za pośrednictwem formularzy papierowych udostępnianych
przez Organizatora na terenie EXPO Kraków w w/w dniach. Płatność za wyposażenie dodatkowe zamawiane w
terminie, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym powinna zostać dokonana w dniu złożenia zamówienia,
chyba że Organizator wyraził na formularzu, o którym mowa w zdaniu poprzedzającym, zgodę na płatność w
terminie późniejszym. W przypadku, gdy termin płatności zamówienia wyposażenia dodatkowego przypada w
dniu złożenia zamówienia, zamówienie nieopłacone w dniu złożenia zamówienia uważa się za niezłożone;
powyższe zastrzeżenie nie dotyczy zamówień, w odniesieniu do których Organizator wyraził zgodę na płatność w
terminie
późniejszym.
6. Płatność za pokazy w sali „Premierowe prezentacje” powinna zostać dokonana do dnia 17.03.2017
7. Organizator jest zobowiązany wystawić dla Wystawcy fakturę VAT opiewającą na obciążające go opłaty, o
których mowa w ust. poprzedzających, najpóźniej w ciągu 14 dni po otrzymaniu pełnej zapłaty, za pośrednictwem
systemu rejestracyjnego Organizatora.
8. Wystawca wyraża zgodę na wystawianie przez Organizatora faktur VAT bez podpisu Wystawcy.
9. Wszelkie wpłaty z tytułu uczestnictwa w imprezie należy dokonywać na rachunek bankowy Organizatora:
Beauty In Sp. z o.o. Press sp.k., 90-132 Łódź, Narutowicza 75 E lok. 19, NIP: 725 203 78 97, REGON:
101014917, nr rachunku Deutsche Bank Polska: 17 1910 1048 2783 8015 1216 0001, wskazując nr faktury
proforma lub zamówienia, którego zapłata dotyczy, jak również nazwę Wystawcy.
§6
Pokazy w sali „Premierowe prezentacje”
1. Czas pokazu w sali „Premierowe prezentacje” nie może być dłuższy niż 40 minut. Wystawca chcący
zaprezentować swoją ofertę w sali „Premierowych prezentacji”, jest zobowiązany wypełnić odpowiednie rubryki w
systemie rejestracyjnym na stronach Organizatora do dnia 30.01.2017 oraz podać temat prezentacji, informację o
wykładowcy i jego zdjęcie oraz przesłać zapotrzebowanie na sprzęt. Koszt wynajęcia sali Lwów A (70 miejsc
siedzących) - 800 zł netto; Lwów B (140 miejsc siedzących) - 1200 zł netto. Program jest układany według
kolejności zgłoszeń oraz ustaleń z Organizatorem. Liczba prezentacji jest ograniczona. Pierwszeństwo posiadają
reklamodawcy czasopisma LNE.
2. Wystawcy, w tym także w imieniu zatrudnianego przez nich personelu, wyrażają zgodę na utrwalanie przez
Organizatora prezentowanych przez nich pokazów, o których mowa w ust. 1, jak również ich stoisk za pomocą
wszelkiego rodzaju środków audiowizualnych, w tym w szczególności w aparatów fotograficznych i kamer
cyfrowych i wykorzystywanie przez Organizatora w/w utrwaleń na wszelkich polach eksploatacji, o których mowa
w art. 50 ustawy z dnia 4.02.1994 r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych (Dz. U. z 2016 r., poz. 666 ze
zm.), w tym w zakresie ich zwielokrotniania - wytwarzania określoną techniką egzemplarzy, w tym techniką
drukarską, reprograficzną, zapisu magnetycznego oraz techniką cyfrową, obrotu oryginałem albo egzemplarzami,
na których utwór utrwalono - wprowadzania do obrotu, użyczenia lub najmu oryginału albo egzemplarzy czy też
rozpowszechniania w inny sposób, w tym przez publiczne wykonanie, wystawienie, wyświetlenie, odtworzenie
oraz nadawanie i reemitowanie, a także publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do nich
dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym.
§7
Nagrody dla uczestników Kongresu
1. Każdy wystawca ma możliwość ufundowania zestawów kosmetyków dla uczestników Kongresu. Organizator
zobowiązuje się do opublikowania logo firmy fundującej nagrody w materiałach promocyjnych oraz na slajdzie
wyświetlanym podczas losowania nagród. Losowanie i wręczenie nagród odbędzie się w dniu 02.04.2017 w sali
konferencyjnej około godziny 16.30.
2. Zaznaczając opcję NAGRODY w zgłoszeniu udziału Wystawca zobowiązuje się do ufundowania co najmniej
2 zestawów kosmetyków o minimalnej łącznej wartości 500 zł netto. Termin zgłaszania nagród w zamówieniu
mija 17.03.2017
§8
Budowa i demontaż stoisk
1. Organizator zobowiązuje się do wybudowania i przygotowania stoisk do godz. 17.00 w dniu 31.03.2017
Wystawca
jest
zobowiązany
do
zagospodarowania
stoiska
do
godz.
23.00
w
dniu
31.03.2017
Godziny przeznaczone na zagospodarowanie stoisk przez Wystawcę to: 17.00–23.00 dn. 31.03.2017
2. Wystawca budujący stoisko we własnym zakresie jest zobowiązany do dnia 03.03.2017 przedłożyć do
zatwierdzenia Organizatorowi projekt stoiska, ewentualnego podwieszenia nad stoiskiem i zamówić energię
elektryczną oraz zapoznać się z treścią aktów, o których mowa w pkt. 22 poniżej. Wystawca zamawiający
powierzchnię zabudowaną jest zobowiązany do dnia 03.03.2017 uzgodnić z firmą EXPO MONT (pod nr tel. 601
458 160) szczegóły zabudowy. Niewykonanie powyższych obowiązków pozbawia Wystawcę możliwości montażu
stoiska z jednoczesnym pozostawieniem po stronie Wystawcy obowiązku zapłaty wszystkich opłat za udział w
Kongresie.
3. Wystawca zobowiązuje się do niedokonywania, bez uprzedniej pisemnej (pod rygorem nieważności) zgody
Organizatora, zmian naruszających funkcjonalność lub konstrukcję obiektu Expo Kraków, a w szczególności jego
przebudowy, przeróbek i adaptacji.
4. Wystawca budujący stoisko we własnym zakresie poda Organizatorowi do dnia 03.03.2017 nazwę oraz adres
firmy wykonawczej, nazwisko osoby odpowiadającej za prace oraz kontakt telefoniczny. Niewykonanie
powyższego obowiązku pozbawia Wystawcę możliwości montażu stoiska z jednoczesnym pozostawieniem po
stronie
Wystawcy
obowiązku
zapłaty
wszystkich
opłat
za
udział
w
Kongresie.
Wystawca i firma budująca stoisko w jego imieniu ponoszą odpowiedzialność za wynajętą powierzchnię oraz
bezpieczeństwo w trakcie budowy stoiska, w tym odpowiedzialność za wszelkie szkody na osobie i mieniu, jakie
mogą ewentualnie wystąpić w trakcie budowy stoiska.
5. Wystawca zobowiązuje się, że wszelkie materiały i elementy wykorzystywane podczas budowy stoiska będą
posiadać atesty niepalności oraz odpowiadać wszystkim obowiązującym normom. Wystawca jest zobowiązany do
przedstawienia Organizatorowi na jego każde żądanie wymaganych atestów pod rygorem usunięcia określonych
elementów z ekspozycji na koszt Wystawcy.
6. Wystawca, osoby obsługujące stoisko w jego imieniu oraz osoby upoważnione przez Wystawcę do wykonania
zabudowy w celu swobodnego poruszania się po terenie EXPO Kraków powinny posiadać identyfikatory, które
będą dostępne w recepcji Organizatora. Identyfikatory techniczne wydawane osobom wykonującym zabudowę
ważne są tylko w trakcie montażu i demontażu i nie upoważniają do wstępu na teren organizacji Kongresu w
trakcie trwania imprezy.
7. Wykonawca wykonujący zabudowę stoiska zobligowany jest do usunięcia ze stoiska oraz ciągów
komunikacyjnych wszelkich odpadów i elementów pozostałych po budowie, a także ich segregacji i utylizacji, pod
rygorem obciążenia go przez Organizatora wszelkimi kosztami ich usunięcia.
8. Pracownicy wykonujący instalacje elektryczne muszą posiadać aktualne zaświadczenia SEP w zakresie
eksploatacji urządzeń elektrycznych. Przedłożone projekty winny być zgodne z prawem budowlanym oraz z
innymi przepisami i normami obowiązującymi w Polsce, a także z przepisami technicznymi i przeciwpożarowymi
obowiązującymi na terenie Kongresu.
9. Realizacja stoisk wystawienniczych winna być zgodna z zatwierdzonym przez Organizatora projektem oraz
wymaganiami budowlanymi i przeciwpożarowymi.
10. Na ścianach oraz innych elementach konstrukcyjnych na granicy stoiska o wysokości powyżej 2,5 m
zwróconych w stronę stoisk sąsiadujących oraz ciągów komunikacyjnych nie wolno umieszczać reklam ani innych
elementów konstrukcyjnych i instalacyjnych.
11. Organizator jest uprawniony do wstrzymania budowy stoiska oraz usunięcia elementów zabudowy na koszt
Wystawcy jeżeli:
a) zabudowa nie jest zgodna z zatwierdzonym projektem oraz wymaganiami budowlanymi i przeciwpożarowymi;
b) zabudowa wykonana jest bez przyznanej lokalizacji;
c)zabudowa wykonana jest bez zatwierdzonego projektu;
d) uczestnik wykonał instalację techniczną bez uzyskania na nią zgody Organizatora;
e) zachodzi obawa przekroczenia dopuszczalnych obciążeń statycznych lub dynamicznych;
f) palne elementy zabudowy nie posiadają atestów trudnozapalności wystawionych przez odpowiednią instytucję,
przy zachowaniu obowiązku Wystawcy do uiszczenia wszelkich opłat za udział w Kongresie.
12. Rozpoczęcie likwidacji ekspozycji przed oficjalnym zakończeniem Kongresu jest zabronione. Wszystkie
czynności związane z transportem, pakowaniem, montażem i demontażem eksponatów są wykonywane przez
Wystawcę (lub na jego zlecenie przez osoby trzecie) na jego koszt, ryzyko i odpowiedzialność. Organizator nie
ponosi jakiejkolwiek odpowiedzialności za zniszczenie lub zaginięcie mienia Wystawcy nieusuniętego w terminie
z terenu organizacji Kongresu przez Wystawcę.
13. Wystawca zobowiązuje się do usunięcia wszelkich materiałów reklamowych ze stoiska i ścianek w dniu
zakończenia Kongresu i pozostawienia stoiska w takim stanie, w jakim je otrzymał do użytku. Wystawca, który nie
spełni powyższego warunku zostanie obciążony opłatą porządkową w wysokości 70 zł netto za jedną ściankę
(1x2,5m) zabudowy standardowej, płatną w terminie 7 dni od dnia wystawienia wezwania przez Organizatora.
14. Po zakończeniu prac montażowych i demontażowych stoiska Wystawca jest zobowiązany do usunięcia
wszelkich pozostałości (kartony, folie, deski, taśmy, oznaczenia na posadce w miejscu zabudowy stoiska itp.). W
przypadku pozostawienia nieuporządkowanej powierzchni Organizator zleci wykonanie prac porządkowych na
koszt Wystawcy.
15. Wszelkie reklamacje dotyczące stoisk z zabudową standardową należy zgłaszać Organizatorowi najpóźniej
do godziny 18.00 dnia 31.03.2017 pod rygorem utraty prawa zgłoszenia reklamacji w terminie późniejszym.
Reklamacje będą rozpatrywane przez Organizatora w terminie do godz. 20.00 dnia 31.03.2017
16. Wystawca jest odpowiedzialny za uszkodzenie obiektu, umeblowania, instalacji dokonane przez niego lub
osoby reprezentujące lub zatrudnione przez niego. Wystawca pokryje wszelkie koszty koniecznych uzupełnień i
napraw wyposażenia, jakie zaistnieją w obrębie stoiska.
17. Każda ścianka przylegająca bezpośrednio do innego stoiska i wyższa niż 2,5 m musi być (od strony drugiego
stoiska) estetycznie wykończona w kolorze białym, a także nie może zawierać treści reklamowych. Wszelkie
odstępstwa muszą być indywidualnie konsultowane z Organizatorem.
18. Zabrania się bez uzgodnienia z Organizatorem zawieszania i przyklejania do elementów konstrukcyjnych
EXPO Kraków (takich jak: stropy, ściany, okna, poręcze, balustrady itd.) wszelkich elementów stoisk,
transparentów, flag, reklam i dekoracji.
19. Na terenie Expo Kraków obowiązuje całkowity zakaz palenia, wnoszenia i stosowania butli gazowych, również
typu turystycznego. Bez uprzedniej pisemnej zgody (pod rygorem nieważności) Organizatora Wystawca nie może
używać na terenie obiektu Expo Kraków w otwartego ognia, dymów, itp.
20. Wystawca zobowiązuje się do dbania o zachowanie drożności dróg ewakuacyjnych oraz drzwi ewakuacyjnych
na terenie EXPO Kraków. W czasie trwania Kongresu wszystkie wejścia ewakuacyjne powinny pozostawać
otwarte.
Wystawca
zobowiązuje
się
do
podporządkowywania
zaleceniom
Organizatora
w
zakresie
zabezpieczania przed nieuprawnionym dostępem w czasie trwania Kongresu.
21. Wystawca akceptuje możliwość dostępu przez osoby wskazane przez EXPO Kraków do wszystkich
pomieszczeń stałych i czasowych używanych przez Organizatora i udostępnianych Wystawcy, a także
wydawania zaleceń co do bieżącego przebiegu Kongresu, w szczególności zasad PPOŻ, dostępności dróg
ewakuacyjnych na terenie organizacji Kongresu, ilości osób przebywających na terenie organizacji Kongresu oraz
ich zachowania.
22. Wystawca zobowiązuje się przestrzegać postanowień aktów wewnętrznych wydawanych przez Expo Kraków,
takich jak: Regulamin obiektu, Instrukcja Bezpieczeństwa Pożarowego, Regulamin korzystania z płatnych miejsc
parkingowych, Przepisy techniczne, przeciwpożarowe i BHP dla wykonawców zabudowy obowiązujące na terenie
Expo Kraków oraz Regulamin podłączeń internetowych, z których treścią może zapoznać się w siedzibie Expo
Kraków.
23. Wystawca przyjmuje do wiadomości, że z zastrzeżeniem postanowienia § 9 ust. 9 niniejszego Regulaminu
wykorzystywanie terenu wokół budynków Expo Kraków, w tym parkingów dla celów technicznych lub
eksploatacyjnych wiąże się z koniecznością uzgodnienia w/w wykorzystywania z Expo Kraków i uiszczenia na
rzecz Expo Kraków stosownych opłat.
§9
Eksponaty wystawiennicze
1. Wystawca jest zobowiązany dostarczyć eksponaty i inne niezbędne mu ruchomości na teren Kongresu w dniu
31.03.2017 oraz zabrać je niezwłocznie po zakończeniu Kongresu w terminie określonym przez Organizatora
(do g. 24.00 w nocy z niedzieli - 02.04.2017 na poniedziałek - 03.04.2017). Za każdą kolejna godzinę demontażu,
Wystawca będzie obciążony kwotą 1000 zł/h.
2. W razie niewywiązania się przez Wystawcę z obowiązku usunięcia eksponatów, urządzeń pomocniczych i
innych ruchomości Wystawcy, o których mowa w ust. 1, Organizator jest uprawniony do ich usunięcia na koszt i
ryzyko Wystawcy, a także do zlecenia ich przechowania lub utylizacji na koszt i ryzyko Wystawcy. Niezależnie od
tego, za okres do usunięcia ruchomości Wystawcy (bądź to przez Wystawcę, bądź to przez Organizatora lub
Expo Kraków w ramach uprawnienia opisanego w zdaniu poprzednim). Organizator jest uprawniony do naliczenia
Wystawcy dodatkowych kosztów za bezumowne korzystanie z terenu Kongresu i stoiska w wysokości 5000 zł
netto (pięć tysięcy złotych) za każdy rozpoczęty dzień.
3. Mocowanie eksponatów do ścian i sufitów stoiska zabudowanego przez Wystawcę powinno być wykonane
metodami zatwierdzonymi przez Expo Kraków (w sposób niepowodujący żadnych uszkodzeń) oraz zgłoszone
Organizatorowi na 2 dni wcześniej w formie mailowej na adres [email protected]. Naprawy i zmiany eksponatów
mogą być dokonywane wyłącznie poza godzinami otwarcia Kongresu dla zwiedzających.
4. W celu zapewnienia właściwych warunków (np. niestandardowe podłączenia) prezentacji eksponatów
przewidzianych do demonstrowania w działaniu, Wystawca musi uzyskać uprzednią pisemną lub wyrażoną w
formie mailowej za pośrednictwem adresu e-mail – [email protected] zgodę Organizatora o ich dopuszczeniu do
ekspozycji.
5. Plakaty, naklejki i inne drukowane materiały reklamowe umieszczone w halach wystawowych bez zezwolenia
będą usuwane na koszt Wystawcy w trakcie targów.
6. Reklamowanie firmy lub usług oraz dystrybucja materiałów reklamowych poza wykupioną lokalizacją jest
możliwa wyłącznie za zgodą Organizatora i po dokonaniu stosownej opłaty.
7. Organizator nie odpowiada za ochronę znaków towarowych, patentów, itp. eksponatów prezentowanych na
Kongresie. Odpowiedzialność w w/w zakresie ponoszą Wystawcy – każdy za własne działania, zgodnie z § 11.
8 Niedozwolone jest eksponowanie oferty niezgodnej z zakresem tematycznym Kongresu.
9. W dniach 31.03.2017-02.04.2017 samochody ciężarowe, busy i przyczepy mogą pozostawać na noc na
parkingu EXPO Kraków w wyznaczonym przez Organizatora miejscu
§ 10
Usługi techniczne
1. Organizator zapewnia ogólne oświetlenie, ogrzewanie pomieszczeń wystawowych oraz wykładzinę na
stoiskach z powierzchnia zabudowana (do wyboru 3 kolory). Koszty zainstalowania i podłączenia przyłączy
energetycznych (400 V) i telefonicznych/telefaksowych do poszczególnych stoisk będą obciążały Wystawcę.
Gniazdo elektryczne 230V do 2 kW 200 zł + VAT, gniazdo elektryczne 400V od 2 do 9 kW 300 zł + VAT, płatne
w terminie określonym w fakturze proforma wystawionej przez Organizatora na rzecz Wystawcy.
2. Wszystkie podłączenia przyłączy do granicy stoiska mogą być wykonane tylko przez Organizatora.
3. Wewnątrz stoisk instalacje mogą być wykonane tylko przez firmy wskazane Organizatorowi przez Wystawcę i
posiadające odpowiednie uprawnienia. Wystawca odpowiada za wszelkie szkody spowodowane przez
niewłaściwie działające instalacje wewnątrz stoiska.
4. Za ubytki i szkody powstałe w wyniku zakłóceń energetycznych, telekomunikacyjnych i teleinformatycznych
Organizator nie odpowiada.
5. W przypadkach szczególnych Organizator zastrzega sobie prawo całkowitego zakazu: prezentacji
wyposażenia powodującego nadmierny poziom hałasu, pracy systemów nagłaśniających, prezentacji
muzycznych i filmowych w przypadku niemożności uzyskania polubownego rozwiązania sporu przez
zainteresowanych wystawców.
6. Maksymalne natężenie hałasu na stoisku Wystawcy spowodowane prezentacjami urządzeń/zabiegów nie
może przekroczyć 70 dB. Zabronione jest kierowanie kolumn głośnikowych w stronę ciągów komunikacyjnych i
sąsiednich stoisk. Na żądanie Organizatora Wystawca powinien obniżyć do wymaganego poziomu natężenie
hałasu oraz dokonać właściwego ustawienia aparatury nagłośnieniowej na stoisku. Dodatkowo, w hali WISŁA
oraz w hali DUNAJ zabrania sie odtrzawrzania utworów muzycznych, spotów reklamowych na stoiskach
wystawienniczych.
7. INTERNET - podłączenie Wi-Fi. Jedno podłączenie Internetu jest przypisane tylko do jednego komputera.
Wykupienie usługi dokonuje się osobiście w siedzibie Expo Kraków,
§ 11
Ubezpieczenie targów i odpowiedzialność za szkody
1. Organizator nie ponosi żadnej odpowiedzialności za szkody na osobie i mieniu, w tym utratę, zniszczenia i
uszkodzenia mienia, w szczególności eksponatów znajdujących się na powierzchni wystawienniczej przed, w
trakcie trwania i po Kongresie. Jednoznacznie wyłączona jest odpowiedzialność Organizatora za w/w szkody,
niezależnie od tego, przez kogo zostały one spowodowane (zwiedzających, personel Wystawcy, osoby trzecie).
W szczególności Organizator nie odpowiada za szkody spowodowane: pożarem, włamaniem, kradzieżą,
zalaniem.
2. Organizator nie ponosi odpowiedzialności z tytułu niewykonania swoich zobowiązań względem Wystawców z
powodu zaistnienia stanu siły wyższej. Jako siłę wyższą uznaje się zdarzenia nadzwyczajne, nagłe, o charakterze
zewnętrznym, jak w szczególności strajki, wojny, wypadki komunikacyjne, zmiany przepisów prawa
uniemożliwiające wywiązanie się ze zobowiązań umownych i inne zdarzenia o charakterze losowym niezależne
od Organizatora i EXPO Kraków.
3. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za przerwy w działaniu oraz za niesprawne działanie jakichkolwiek
mediów i urządzeń, zaistniałe na terenie organizacji Kongresu, jak w szczególności awarie w dostawie energii,
uszkodzenia wszelkich instalacji.
4. Wystawca zobowiązany jest posiadać ważne przez cały okres odbywania się Kongresu i opłacone
ubezpieczenie od odpowiedzialności cywilnej (w zakresie odpowiedzialności kontraktowej i deliktowej obejmujące
ubezpieczenie od wszelkich ryzyk w zakresie prowadzonej przez Wykonawcę działalności gospodarczej) z sumą
gwarancyjną nie niższą niż 50.000 zł. Ponadto, Wystawca zobowiązany jest do zabezpieczenia na własny koszt i
ryzyko mienia wniesionego na teren organizacji Kongresu, w tym eksponatów, przed ewentualnymi szkodami.
5. Wystawca ponosi pełną odpowiedzialność za przestrzeganie wszelkich obowiązujących przepisów prawa
związanych z prowadzoną działalnością gospodarczą, z uczestnictwem w Kongresie oraz budową, demontażem i
korzystaniem ze stoiska. W szczególności Wystawca ponosi odpowiedzialność za przestrzeganie przepisów
dotyczących ochrony praw autorskich i praw własności przemysłowej, w tym uiszczanie opłat za rzecz właściwych
organizacji zarządzania zbiorowymi prawami autorskimi. W przypadku zgłoszenia przez osoby trzecie
jakichkolwiek roszczeń z tytułu naruszenia przez Wystawcę przepisów prawa, bądź wydania przez właściwe
organy orzeczeń stwierdzających takie naruszenia, Wystawca zobowiązuje się do niezwłocznego powiadomienia
o tym Organizatora w formie mailowej na adres [email protected] oraz podjęcia na swój koszt i ryzyko wszelkich
kroków zapewniających należytą ochronę Organizatora oraz Expo Kraków przed takimi roszczeniami lub
orzeczeniami. W szczególności Wystawca zobowiązuje się do niezwłocznego zwolnienia Organizatora lub Expo
Kraków z udziału we wszelkich ewentualnych postępowaniach związanych z roszczeniami lub orzeczeniami, a
także pokrycia wszelkich szkód poniesionych przez Organizatora lub Expo Kraków, w tym do zwrotu, bądź
zabezpieczenia zwrotu wszelkich kosztów, jakie mogą lub będą zobowiązane zapłacić Organizator lub Expo
Kraków, w związku z takimi roszczeniem.
6. Wystawca odpowiada za wszelkie szkody wyrządzone Organizatorowi, EXPO Kraków oraz innym osobom
trzecim przez Wystawcę, jego pracowników, zleceniodawców, dostawców, klientów i gości, przed, podczas i po
terminie odbywania się Kongresu na terenie organizacji Kongresu, w tym za szkody spowodowane przez
niewłaściwe użytkowanie instalacji wodnych, elektrycznych, sanitarnych, wentylacyjnych i kanalizacyjnych, jak
również za ewentualne uszkodzenia budynku, pomieszczeń, mebli, instalacji i urządzeń znajdujących się na
terenie organizacji Kongresu.
7. Expo Kraków oraz Organizator Kongresu nie biorą odpowiedzialności za przesyłane Wystawcom paczki na
adres Expo Kraków (ul. Galicyjska 9), dlatego żadna przesyłka nie zostanie odebrana od firmy kurierskiej przez
Expo Kraków oraz Organizatora.
8. Podczas Kongresu jest zabronione:
- stosowanie w halach lub na terenie zewnętrznym balonów wypełnionych palnym i lotnym gazem. Jednocześnie
dozwolone jest pompowanie balonów powietrzem.
- przywożenie, składowanie i eksploatacja butli gazowych, materiałów łatwopalnych, wybuchowych i żrących
- wykonywanie innych czynności, które mogą obniżyć stopień bezpieczeństwa podczas imprezy.
9. W razie powstania pożaru, wybuchu lub innego niebezpiecznego zdarzenia wszyscy uczestnicy WYDARZENIA
są zobowiązani do powiadomienia Organizatora na nr tel 506 026 806 oraz służb dyżurujących w obiekcie przeciwpożarowej i ochrony o zaistniałym niebezpieczeństwie.
10. Na terenie organizacji EXPO Kraków znajduje się sprzęt gaśniczy z instrukcją jego obsługi. Organizator oraz
Uczestnicy
11.
zobowiązani
Wszystkie
urządzenia
są
do
wykorzystywania
przeciwpożarowe
(tj.
sprzętu
gaśnice,
zgodnie
przyciski
z
jego
sygnalizacyjne,
przeznaczeniem.
hydranty,
czujki
przeciwpożarowe) oraz drzwi ewakuacyjne i ich oznaczenia muszą być w każdej chwili dostępne i widoczne;
Wystawcy zobowiązują się ich nie zastawiać.
§ 12
Katalog kongresowy
Organizator wydaje katalog kongresowy. Wszyscy Wystawcy mają obowiązek dostarczenia Organizatorowi
informacji do wpisu firmowego w katalogu za pośrednictwem systemu rejestracyjnego najpóźniej do dnia
03.03.2017 pod rygorem nieumieszczenia Wystawcy w katalogu.
§ 13
Kary umowne
Wystawca zobowiązuje się do zapłaty Organizatorowi kary umownej za:
a)
samodzielną zmianę przez Wystawcę lokalizacji przydzielonego mu stoiska, tj. bez uzyskania zgody
Organizatora, o czym mowa w § 3 ust. 4 Regulaminu Uczestnictwa w wysokości 10 % opłaty brutto za
przydzielone naruszającemu wystawy stoisko zabudowane bądź niezabudowane określonej w § 4 ust. 2
i ust. 3 Regulaminu Uczestnictwa;
b)
w sytuacji o której mowa w § 8 ust. 11 lit. a- d Regulaminu Uczestnictwa w wysokości 10 % opłaty
brutto za przydzielone naruszającemu wystawy stoisko zabudowane bądź niezabudowane określonej w
§ 4 ust. 2 i ust. 3 Regulaminu Uczestnictwa;
c)
reklamowanie firmy lub usług oraz dystrybucję materiałów reklamowych poza wykupioną lokalizacją bez
zgody Organizatora - w wysokości 1.000,00 zł netto;
d)
eksponowanie oferty niezgodnej z zakresem tematycznym Kongresu, o czym mowa w § 9 ust. 8
Regulaminu Uczestnictwa w wysokości 10 % opłaty brutto za przydzielone naruszającemu wystawy
stoisko zabudowane bądź niezabudowane określonej w § 4 ust. 2 i ust. 3 Regulaminu Uczestnictwa;
e)
nie zawarcia przez Wystawcę umowy ubezpieczenia od odpowiedzialności cywilnej (w zakresie
odpowiedzialności kontraktowej i deliktowej obejmujące ubezpieczenie od wszelkich ryzyk w zakresie
prowadzonej przez Wykonawcę działalności gospodarczej), bądź jego zawarcia poniżej wskazanej w §
11 ust. 4 sumy gwarancyjnej w wysokości 15 % opłaty brutto za przydzielone naruszającemu wystawy
stoisko zabudowane bądź niezabudowane określonej w § 4 ust.2 i ust. 3 Regulaminu Uczestnictwa;
f)
naruszenia przez Wystawcę zakazów, o których mowa w § 11 ust. 8 Regulaminu Uczestnictwa w
wysokości
12 % opłaty brutto za przydzielone naruszającemu wystawy stoisko zabudowane bądź
niezabudowane określonej w § 4 ust. 2 i ust. 3 Regulaminu Uczestnictwa;
g)
przekroczenie maksymalnego natężenia hałasu na stoisku Wystawcy, tj. powyżej dopuszczalnej miary, o
której mowa w § 10 ust. 6 Regulaminu Uczestnictwa w wysokości 10 % opłaty brutto za przydzielone
naruszającemu wystawy stoisko zabudowane bądź niezabudowane określonej w § 4 ust. 2 i ust. 3
Regulaminu Uczestnictwa;
h)
inne naruszenia Regulaminu Uczestnictwa – w wysokości określonej poszczególnymi postanowieniami
Regulaminu Uczestnictwa.
§ 14
Postanowienia końcowe
1. Wystawcy zobowiązani są do przestrzegania postanowień niniejszego Regulaminu Uczestnictwa.
2. Zapłata przez Wystawców kar umownych zastrzeżonych w Regulaminie Uczestnictwa, nie wyłącza możliwości
dochodzenia przez Organizatora od Wystawców odszkodowania uzupełniającego na zasadach ogólnych prawa
cywilnego.
3. Wystawca zobowiązuje się do utrzymania w tajemnicy wszelkich informacji handlowych, technicznych,
organizacyjnych i ekonomicznych dotyczących Organizatora lub EXPO Kraków uzyskanych podczas
uczestnictwa w Kongresie.
4. W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem Uczestnictwa stosuje się przepisy Kodeksu
cywilnego.
5. Wszelkie spory wynikłe pomiędzy Organizatorem i Wystawcami w związku z realizacją umów, o których mowa
w niniejszym Regulaminie Uczestnictwa rozstrzygane będą przez Sądy właściwe dla siedziby Organizatora.
6. Organizator zastrzega sobie możliwość wprowadzenia w każdym czasie zmian do niniejszego Regulaminu
Uczestnictwa, które staną się wiążące dla Wystawcy z upływem 7 dni od dnia poinformowania go o w/w zmianach
na adres e-mail wskazany w zgłoszeniu udziału, o ile przed upływem w/w terminu Wystawca nie złoży
oświadczenia o odstąpieniu od umowy w związku z brakiem akceptacji zmian do Regulaminu Uczestnictwa.
7. Regulamin niniejszy wchodzi w życie w dniu 02.01.2017