Zakres czynności wykonywanych w ramach usługi: Zarządzanie i

Załącznik nr 3 do ZiWZ, Poznań, Saperska 32b i 32c
Zakres czynności wykonywanych w ramach usługi:
Zarządzanie i administrowanie nieruchomością Poznań, Saperska 32B,C
1. Reprezentowanie Właściciela nieruchomości (SPÓŁKA) :
a. reprezentowanie SPÓŁKI przed sądami i organami egzekucyjnymi( w zakresie
udzielonych pełnomocnictw),
b. reprezentowania SPÓŁKI na zewnątrz przed organami administracji rządowej i
samorządowej w sprawach operacyjnych (w zakresie udzielonych pełnomocnictw),
c. reprezentowania SPÓŁKI w nie wymienionych powyżej sprawach, w zakresie
ustalonym w umowie, poprzez przygotowywanie profesjonalnych pism według
własnej wiedzy, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa,
d. opracowywanie i opiniowanie zawieranych, aneksowanych i rozwiązywanych umów
na rzecz SPÓŁKI w zakresie obsługi eksploatacyjnej, obsługi technicznej, dostawy
mediów - w tym wykonywania przeglądów oraz negocjowanie warunków w/w umów
w imieniu i na rzecz SPÓŁKI, zawieranych przez spółki celowe BGKN.
e. opracowywanie i opiniowanie zarządzeń i innych aktów prawnych dotyczących
funkcjonowania nieruchomości, takich jak: Regulamin Porządku Domowego,
Regulamin Parkingu, Instrukcja Techniczna, ABC Wspólnoty Lokatorów, itp..
f. przygotowywanie i zwoływanie zebrań informacyjnych dla Najemców/Lokatorów
g. analizowanie potrzeb i przygotowywanie planów rzeczowo finansowych związanych z
bieżącą eksploatacją nieruchomości, stanem technicznym nieruchomości oraz
możliwościami rozwoju.
2. Obsługa administracyjna nieruchomości:
2.1. Obsługa eksploatacyjna nieruchomości:
a. udział w odbiorach nieruchomości: budynku (w tym lokali mieszkalnych i
handlowych) od developera, spółdzielni lub innego gestora nieruchomości,
gospodarka kluczami, kartami dostępu etc.
b. sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia obowiązków administratora
nieruchomości, oraz sporządzenie protokołu zdawczo-odbiorczego przejęcia
dokumentacji technicznej (budowlanej, powykonawczej i książki obiektu
budowlanego), eksploatacyjnej i finansowej od dotychczasowego administratora /
zarządcy lub właściciela nieruchomości,
c. zarządzanie umowami najmu w uzgodnionym zakresie jak: pokazywanie lokali,
organizowanie podpisywania umów najmu, przekazywanie lokali Najemcom wraz z
wyposażeniem, zarządzanie gospodarką kluczami, organizowanie usuwania usterek,
organizowanie przeglądów lokali, rozliczanie opłat eksploatacyjnych i czynszów,
kosztów usług dodatkowych itp.
d. prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali/ Najemców, w zakresie niezbędnym do
prawidłowego funkcjonowania nieruchomości,
1|Strona
Załącznik nr 3 do ZiWZ, Poznań, Saperska 32b i 32c
e. kontrola nad zapewnieniem bieżącej, nieprzerwanej obsługi eksploatacyjnej
nieruchomości poprzez nadzór nad zawartymi na rzecz nieruchomości umowami
(ochrona, sprzątanie, obsługa techniczna , w tym help-desk), oraz wyszukiwanie
innych usługodawców,
f. udzielanie każdemu Najemcy nieruchomości, Biuru Obsługi Klienta aktualnych
informacji w sprawach dotyczących obsługi administracyjnej nieruchomości,
g. prowadzenie i przechowywanie dokumentacji eksploatacyjnej dotyczącej
nieruchomości.
h. prowadzenie spraw związanych z ubezpieczeniem nieruchomości na podstawie
umów zawartych przez Właściciela, przekazywanie wniosków i uwag do tych umoów,
warunków ubezpieczenia itp.
2.2. Obsługa techniczna nieruchomości:
a. organizowanie usuwania usterek gwarancyjnych i pogwarancyjnych na
nieruchomości w tym w lokalach mieszkalnych, udostępnienie dokumentacji dot.
gwarancji , (cesja praw).
b. przechowywanie oraz prawidłowe prowadzenie dokumentacji technicznej
nieruchomości, w tym m. innymi książki obiektu budowlanego, książek dźwigów itp.
c. kontrola prawidłowego użytkowania budynku, w tym instalacji i urządzeń w jakie jest
wyposażony i przygotowywanie w tym zakresie odpowiednich przeglądów oraz
organizowanie napraw w celu usunięcia nieprawidłowości, użytkowników i samej
nieruchomości
d. kontrola warunków bezpieczeństwa nieruchomości w zakresie ochrony
przeciwpożarowej, dróg ewakuacji i przygotowywanie w tym zakresie odpowiednich
przeglądów oraz wyszukiwanie firm do wykonania napraw w celu usunięcia
nieprawidłowości,
e. kontrola nad zapewnieniem zabezpieczania awarii oraz usuwania ich skutków,
f. kontrola i nadzór nad zapewnieniem bieżącej obsługi technicznej nieruchomości
poprzez wyszukiwanie podwykonawców i kontrolę wykonania zawartych na rzecz
nieruchomości umów,
g. realizacja zadań wynikających ze zgłoszeń Najemców dot. eksploatacji, usterek i
innych zdarzeń we wskazanym narzędziu informatycznym, oraz bieżące
przekazywanie informacji na wyżej omówione tematy on-line.
h. współpraca z brokerem i ubezpieczycielem w zakresie zgłaszania i likwidacji szkód,
gromadzenie dokumentacji z tym związanej i przekazywanie jej do Spółki po
zakończeniu likwidacji szkody,
2.3. Wsparcie w wynajmie lokali
a. Prezentacja lokali zakończone podpisaniem umowy najmu z klientem
b. Koordynacja czynności podpisania umowy / aneksu najmu z wybranym klientem,
przekazanie dokumentów do zleceniodawcy
c. Wydanie protokołem zdawczo-odbiorczym przedmiotu najmu, przekazanie
dokumentów do zleceniodawcy
2|Strona
Załącznik nr 3 do ZiWZ, Poznań, Saperska 32b i 32c
2.4. Obsługa najemców
a. Obsługa telefoniczna – 24h/7 dni w tygodniu
b. Obsługa bezpośrednia – w godzinach pracy
c. Organizacja i koordynacja w zakresie zasobów związanych z realizacją zadań w
przedmiocie najmu - usterki / uszkodzenia – przekazanie dokumentów do
zleceniodawcy.
d. Organizacja i koordynacja w zakresie zasobów związanych z realizacją zadań w
przedmiocie najmu - weryfikacja danych do obsługi skarg / reklamacji – przekazanie
dokumentów do zleceniodawcy.
e. Obsługa bezpośrednia –odbiór mieszkania od najemcy oraz uzyskanie podpisu pod
protokołem zdawczo-odbiorczym, przekazanie dokumentów do zleceniodawcy
2.5. Obsługa finansowa nieruchomości:
a. dokonywanie bieżących rozliczeń eksploatacyjnych i kosztów lokali i nieruchomości
(zarówno od strony najemców jak i dostawców), Dostarczenie danych do faktury – w
szczególności w zakresie opłat eksploatacyjnych oraz licznikowych
b. wgląd w prowadzenie ewidencji księgowej przychodów i kosztów dotyczących
nieruchomości, zaliczek uiszczanych na pokrycie kosztów, a także prowadzenie
rozliczeń z innych tytułów,
c. prewencja płatności, udział w monitorowaniu (np. dostarczania do wskazanych przez
zleceniodawcę najemców dokumentów typu wezwanie do zapłaty)
d. sprawdzanie prawidłowości otrzymywanych od usługodawców rachunków i faktur,
potwierdzanie ich zasadności oraz przygotowywanie płatności na rzecz dostawców,
e. rozliczanie kosztów eksploatacyjnych i mediów zgodnie z zawartymi umowami
najmu,
f. przygotowywanie i potwierdzanie dokumentów niezbędnych do dokonania płatności
z tytułu podatków, ubezpieczeń i innych opłat publiczno-prawnych przypadających na
nieruchomość, jeżeli takie występują,
g. przygotowywanie i przesyłanie dokumentacji finansowo- księgowej w formie
elektronicznej na wskazany w umowie adres oraz w formie papierowej na adres
Spółki do 10-go dnia następnego miesiąca,
3. Obsługa techniczna budynków
3.1. Pogotowie techniczne 24 h (help desk) - zapewnienie stałej - 24 godzinnej przez 7
dni w tygodniu - gotowości serwisanta do telefonicznego koordynowania czynności
związanych z usuwaniem powstałych awarii i w razie potrzeby dojazd pracownika
celem rozpoznania przyczyn i usunięcia awarii - jeśli jest to w jego kompetencjach
oraz wynika z zawartej umowy - bądź zabezpieczenia miejsca awarii do czasu jej
usunięcia przez właściwe służby techniczne.
3.2. Konserwacja bieżąca nieruchomości W ramach cyklicznych, ustalonych w
harmonogramie wizyt na nieruchomości serwisant wykonuje okresowe przeglądy
stanu technicznego i porządku na nieruchomości oraz urządzeń stanowiących jej
wyposażenie i w zakresie objętym umową usuwa stwierdzone podczas obchodu
3|Strona
Załącznik nr 3 do ZiWZ, Poznań, Saperska 32b i 32c
usterki lub też zawiadamia odpowiednie służby techniczne o stwierdzonych
nieprawidłowościach.
3.3. Usługi remontowo – budowlane Pośredniczenie w zakresie pozyskania firm
lokalnych w zakresie świadczeń doraźnych lub planowanych usług remontowo –
budowlanych.
3.4. Prowadzenie i nadzór nad dokumentacją techniczna nieruchomości – jak Książka
Obsługi Budynku, książki dźwigów i innych urządzeń podlegających nadzorowi
organów administracyjnych.
4. Sprzątanie budynków
4.1. Zakres prac porządkowych wewnątrz budynku:
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
zamiatanie i mycie klatek schodowych, korytarzy, przedsionków itp.,
zamiatanie piwnic, suszarni i wózkowni (wraz z omiataniem pajęczyn),
mycie balustrad,
omiatanie pajęczyn na klatce schodowej,
mycie bram wejściowych,
czyszczenie metalowych i innych wycieraczek przed wejściem do klatek schodowych,
mycie szyb i gablot ogłoszeniowych,
mycie okien i parapetów na klatkach schodowych, w piwnicach oraz pomieszczeniach
ogólnego użytku,
i. mycie lamperii, grzejników oraz drzwi do pomieszczeń ogólnodostępnych,
j. mycie lamp oświetleniowych na klatkach schodowych, w piwnicach oraz
pomieszczeniach,
k. dezynsekcja i deratyzacja budynku, tj. rozkładanie trutki na szczury i inne szkodniki,
l. okresowe mycie posadzek w garażu,
m. organizowanie dodatkowych kontenerów na odpady związanych z przeprowadzkami ,
świętami ( choinki), innymi wydarzeniami.
4.2. Sprzątanie terenów zewnętrznych:
a.
b.
c.
d.
e.
zamiatanie chodników, placów i parkingów,
zbieranie śmieci wokół budynku
grabienie liści
czyszczenie chodników oraz opasek wokół budynku z chwastów i traw
zamiatanie altan śmietnikowych oraz wyznaczonych miejsc z wolnostojącymi
pojemnikami i kontenerami na śmieci w okresie zimowym: odśnieżanie chodników i
ciągów pieszo-jezdnych oraz posypywanie ich piaskiem
f. sprzątanie błota i lodu z chodników i ciągów pieszo-jezdnych, kratek ściekowych
zapewnienie ich drożności i czystości
g. mycie zewnętrznych lamp, usuwanie grafitti etc.,
h. przygotowywanie pojemników na odpady do ich opróżniania, okresowa dezynfekcja i
mycie pojemników,
4|Strona
Załącznik nr 3 do ZiWZ, Poznań, Saperska 32b i 32c
5. Pielęgnacja zieleni.
a.
b.
c.
d.
e.
f.
g.
h.
i.
j.
koszenie i podlewanie trawników,
przycinanie żywopłotów,
przycinanie i formowanie drzew i krzewów,
ochrona chemiczna roślin,
wiosenne i jesienne prace porządkowe w ogrodzie,
usuwanie liści,
zabezpieczanie roślin na zimę,
całoroczna konserwacja i pielęgnacja oczek wodnych i stawów,
doradztwo w zakresie pielęgnacji roślin oraz estetycznego i funkcjonalnego
zagospodarowania otoczenia,
inne prace ogrodnicze związane z zakładaniem i utrzymaniem ogrodów oraz terenów
zielonych
5|Strona