EG_LOG - Plany Zamówień Publicznych

Obszar
Logistyka/Zamówienia
Publiczne
Plany Zamówień Publicznych
EG_LOG – Plany Zamówień Publicznych – Instrukcja Użytkownika.
Instrukcja użytkownika
2
Spis treści
SPIS TREŚCI .................................................................................................................................................................................... 3
NAWIGACJA PO SYSTEMIE ........................................................................................................................................................ 4
1.
Podstawowa nawigacja po systemie....................................................................................................................................... 4
OPERACJE ....................................................................................................................................................................................... 5
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
Uruchomienie formularza „Obsługa planów zamówień publicznych” w module Zakupy. ................................................... 6
Otwarcie planu na dany rok. .................................................................................................................................................. 7
Zakończenie planu na dany rok. ............................................................................................................................................. 8
Wprowadzenie części planu przez Realizatora z generacją danych pierwszej wersji ............................................................ 9
Przypisanie kodów CPV i CPC do pozycji lub zadania. ...................................................................................................... 12
Łączenie pozycji w zadania.................................................................................................................................................. 15
Podpięcie pozycji jako zadanie istniejącej pozycji............................................................................................................... 17
Wydruk wersji planu. ........................................................................................................................................................... 19
Utworzenie nowej wersji/korekty części planu................................................................................................................ 21
Usunięcie wersji planu. .................................................................................................................................................... 23
Zatwierdzenie wersji planu przez DZP. ........................................................................................................................... 23
Zatwierdzenie wersji planu przez DZP po akceptacji Rektora. ....................................................................................... 24
-
Nawigacja po systemie
1. Podstawowa nawigacja po systemie
W formularzach można poruszać się czterema sposobami, a mianowicie za pomocą:
• myszy - można poruszać się po widocznych w formularzu polach klikając lewym przyciskiem myszy na
wybranym polu,
• poleceń podręcznego menu rozwijalnego,
• przycisków paska narzędzi,
• klawiatury.
W tabeli zamieszczonej poniżej znajduje się zestawienie operacji służących do poruszania się w formularzu
i sposoby ich wykonania:
Nazwa operacji
Klawisz
Przycisk
narzędzi
Polecenie menu
podręcznego
Przejście do następnego pola
[Tab], [Enter]
-
Pole>Następne
Przejście do poprzedniego pola
[Schift+Tab]
-
Pole>Poprzednie
Przejście do następnego bloku
[Ctrl+Page Down]
Blok>Następny
Przejście do poprzedniego bloku
[Ctrl+Page Up]
Blok>Poprzedni
Poruszanie się wewnątrz pola
Klawisze
kierunkowe
-
-
Poruszanie się w liście wyboru
Klawisze
kierunkowe
↑↓
-
-
-
-
Przejście na
zapisu w polu
początek/koniec [Home]/[End]
Na pasku narzędziowym umieszczone są najczęściej wykorzystywane narzędzia aplikacji. Uruchomienie
polecenia następuje poprzez kliknięcie lewym przyciskiem myszy na wskazanym przycisku formularza.
Poprzez wskazanie przycisku wskaźnikiem myszy i odczekanie około dwóch sekund, uzyskuje się krótkie
objaśnienie procedury uruchamianej przez wskazany przycisk. Wszystkie przyciski dostępne są również
przy pomocy skrótów klawiszowych.
Opis funkcji realizowanych przez przyciski narzędzi:
Zachowaj [F10]
Zapisuje do bazy danych zmiany rekordów wprowadzone do formularza.
Wstaw rekord [F6]
Wstawia w aktywnym formularzu czysty rekord, gotowy do wypełniania danymi.
Usuń rekord [Shift+F6]
Usuwa aktywny rekord. Aby akcja zaszła w bazie należy w następnej kolejności uruchomić
polecenie Zachowaj. Usunięcie rekordu jest niemożliwe, jeżeli istnieją powiązane z nim
inne rekordy. W takim przypadku należy najpierw usunąć zależne rekordy.
4/25
-
Wyczyść
[Shift+F4]
rekord Czyści aktywny rekord i wszystkie z nim powiązane. Jeżeli nie jest to ostatni z wybranych
z bazy rekordów, to na pustym miejscu w formularzu po anulowanym rekordzie
automatycznie pojawia się rekord następny wraz z odpowiednimi powiązanymi rekordami.
Kopiuj rekord [F4]
Kopiuje do nowego rekordu wartości z poprzedniego rekordu w obrębie danego bloku.
Kopiuj pole [F3]
Kopiuje do nowego pola wartość analogicznego pola w poprzednim rekordzie, w obrębie
danego bloku.
Wprowadź zapytanie
[F7]
Ustawia formularz w tryb wprowadzania zapytania. W pola rekordów należy wprowadzić
warunki (parametry) zapytania. Po uruchomieniu zapytania, zostaną znalezione w bazie
wszystkie rekordy spełniające podane warunki. Znaki specjalne:
% - zastępuje dowolny ciąg znaków, _ - zastępuje 1 znak.
Wykonaj zapytanie
[F8]
Aplikacja znajduje w bazie wszystkie rekordy spełniające parametry zapytania i odczytuje
je z bazy. Znalezione rekordy można przeglądać w formularzu.
Zlicz rekordy zapytania Liczy rekordy znalezione w bazie podczas wykonywania zapytania i wyświetla ich liczbę
[Shift+F2]
w pasku komunikatów.
Poprzedni blok
[Ctrl+Page Up]
Jeżeli formatka składa się z kilku bloków, kursor przechodzi do poprzedniego bloku.
Następny blok
[Ctrl+Page Down]
Kursor przechodzi do następnego bloku w formatce.
Pierwszy rekord
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla pierwszy rekord spośród wszystkich
odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy.
Poprzedni rekord []
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla poprzedni rekord spośród wszystkich
odczytanych przez zapytanie do bazy.
Następny rekord []
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla następny rekord spośród wszystkich
odczytanych przez zapytanie do bazy.
Ostatni rekord
Formularz ustawia jako aktywny i wyświetla ostatni rekord spośród wszystkich
odczytanych przez wykonanie zapytania do bazy.
Edytor tekstu
Wywołuje formularz służący do edycji wartości znajdującej się w aktywnym polu.
Informacje dodatkowe
Wyświetla informację o dacie utworzenia i modyfikacji aktywnego rekordu i o użytkowniku,
który te operacje wykonał.
Pola definiowalne
Możliwe jest zdefiniowanie w CSS dodatkowego pola, które nie będzie pokazywany na
formularzu standardowo, lecz dopiero po użyciu tegoż przycisku.
Filtr
Umożliwia filtrowanie danych według filtrów zdefiniowanych w module CSS.
Sortowanie
Umożliwia sortowanie danych według definicji dokonanej w module CSS.
Raporty użytkownika
Przycisk uruchamia Generator Raportów umożliwiający stworzenie pożądanego raportu,
jeżeli użytkownik posiada odpowiednie uprawnienia.
Pomoc [F1]
Uruchamia formularz z pomocą kontekstową. Pomoc może dotyczyć bloków lub pól.
Wyjście [Ctrl+q]
Zakończenie pracy w aktywnym formularzu.
Lista wartości [F9]
Rozwija listę możliwych wartości w polu, w którym jest ona dostępna. Informacja
o dostępie do listy wyboru wyświetlana jest w pasku komunikatów w czasie, gdy kursor
znajduje się w polu z listą.
Operacje
5/25
-
2. Uruchomienie formularza „Obsługa planów zamówień
publicznych” w module Zakupy.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Uruchomienie
1.
formatki
„Obsługa planów
zamówień
publicznych” w
module Zakupy
Lista czynności:
Po uruchomieniu aplikacji pojawi się okno startowe z prośbą o zalogowanie się.
Wprowadzamy swoją nazwę użytkownika, hasło (pomiędzy polami można przechodzić
klawiszem [Tab]) i naciskamy przycisk [Połącz].
Pojawi się okno startowe Egerii z listą dostępnych aplikacji. Należy wybrać aplikację
Zakupy; nastąpi przejście do głównego menu modułu ‘Zakupy’. Z menu aplikacji
wybieramy: Plany \ Obsługa planów zamówień publicznych.
Uruchomiony zostanie formularz w trybie edycji/modyfikacji. Użytkownik będzie miał
wgląd do danych, do których otrzymał uprawneinie.
6/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
3. Otwarcie planu na dany rok.
Lista Czynności:
Lp Opis:
1.
Wprowadzenie
nowego planu
Lista czynności:
W bloku "Plan na rok" wywołujemy dodanie nowego rekordu (planu na dany rok)
poprzez wybranie przycisku
lub klawiszem F6.
W pustym polu oznaczonym kolorem żółtym podajemy rok planu. W polu 'Kurs EUR'
podajemy kurs, po którym będą przeliczane wartości w planie. W polu 'Opis' można
zamieścić dowolny opis/uwagi do planu. Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub
przyciskiem
.
Po zapisaniu zmian zarejestrowany plan będzie posiadał status "Edycja". W statusie
7/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
edycji możliwe będzie rejestrowanie planów częściowych przez poszczególnych
Realizatorów.
4. Zakończenie planu na dany rok.
Lista Czynności:
Lp Opis:
1.
Anulowanie
Lista czynności:
W bloku "Plan na rok" wybieramy plan, który chcemy zakończyć poprzez ustawienie
kursora w danym polu z rokiem.
Z menu kontekstowego dostępnego pod lewym przyciskiem myszy wybieramy opcję
'Zmień stan planu'.
W oknie 'Zmiana statusu planu' wybieramy status "Zrealizowany" po czym wybieramy
przycisk [Zmień stan]..
8/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
5. Wprowadzenie części planu przez Realizatora z generacją danych
pierwszej wersji
Lista Czynności:
Lp Opis:
Wybranie planu
1
2.
Dodanie części
planu
Lista czynności:
W bloku "Plan na rok" wybieramy plan, który chcemy zakończyć poprzez ustawienie
kursora w danym polu z rokiem.
W bloku "Części planów" ustawiamy kursor w polu 'Jednostka organizacyjna
(realizator)'. Następnie wywołujemy dodanie nowego rekordu części planu poprzez
wybranie przycisku
lub klawiszem F6. W pustym wierszu (oznaczonym kolorem
żółtym) wybieramy:
• Rodzaj - rodzaj części planu (dostawy, usługi, roboty budowlane z rozwijanej
listy )
• Jednostka organizacyjna (realizator) - wybór jednostki org. będącej
realizatorem z dostępnej listy wyboru. Listę uruchamiamy poprzez dwuklik
prawym przyciskiem myszy w pole lub ustawienie kursora w polu i wybór
klawisza F9
W dalszej kolejności podajemy nazwę klasyfikacji w polu 'Klasyfikacja' na podstawie,
której nastąpi wygenerowanie danych części planu. Wybór odbywa się poprzez wybór z
dostępnej w polu listy wartości (dwuklik myszką w pole lub ustawienie kursora w polu i
wybór klawisza F9).
UWAGA: Wybór klasyfikacji jednopoziomowej spowoduje wygenerowanie tylko
pozycji planu. Wybór klasyfikacji dwupoziomowej spowoduje wygenerowanie
pozycji z podziałem na zadania. Tworzenie klasyfikacji opisano w odrębnej
instrukcji.
W polu 'Opis' możliwe jest podanie dowolnego opisu/uwag do rejestrowanej części
planu.
Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem
.
9/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
3.
Wprowadzenie
pierwszej wersji i
generacja danych
W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od'. Następnie
wywołujemy dodanie nowego rekordu części planu poprzez wybranie przycisku
lub
klawiszem F6. W pustym wierszu (oznaczonym kolorem żółtym) podajemy datę od
kiedy obowiązuje dana wersja w polu 'Obowiązuje od' (w polu dostępny jest kalendarz
po dwukliku myszką w pole lub ustawieniu kursora w polu i wyborze klawisza F9).
W polu 'Opis' możliwe jest podanie dowolnego opisu/uwag do rejestrowanej wersji
części planu.
Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem
.
W celu wygenerowania danych dla pierwszej wersji wybieramy przycisk [Generuj
pozycje].
10/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Po uruchomieniu generacji zostanie wywołane okno z komunikatem:
Wybór opcji [Tak] rozpocznie generację pozycji. Wybór opcji [Nie] spowoduje
przerwanie operacji.
Po zakończeniu generacji pojawi się komunikat.
W formularzu będą widoczne wygenerowane dane pozycje lub pozycje z zadaniami.
11/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
W zakładce "Przypisania" widoczne są pozycje zapotrzebowań rocznych lub wniosków,
na podstawie których wygenerowano daną pozycję planu lub zadanie.
6. Przypisanie kodów CPV i CPC do pozycji lub zadania.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Wybór pozycji
1.
lub zadania
Lista czynności:
Kody CPV i CPC przypisywane mogą być do pozycji lub zadania.
Jeżeli pozycja planu nie posiada zadań to należy wybrać pozycję do której chcemy
12/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
przypisać kod CPC lub CPV.
W zakładce "Pozycje" ustawiamy kursor na wybranej pozycji (oznaczenie wiersza
kolorem żółtym).
Jeżeli pozycja planu posiada zadania to należy wybrać pozycję a następnie zadanie w
ramach wybranej pozycji, do którego chcemy przypisać kod CPC lub CPV.
W zakładce "Pozycje" ustawiamy kursor na wybranej pozycji (oznaczenie wiersza
kolorem żółtym). Następnie przechodzimy do zakładki "Zadania", gdzie wybieramy
zadanie, do którego chcemy przypisać kody CPC lub CPV - ustawiamy kursor na
wybranym zadaniu (oznaczenie wiersza kolorem żółtym).
2
Dodanie kodu
CPV lub CPC
Po wybraniu pozycji lub zadania przechodzimy do zakładki "Kody CPV.CPC".
W zależności od kodu, który chcemy powiązać ustawiamy się kursorem w dowolnym
13/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
polu w bloku "Kody CPV" lub "Kody CPC".
Następnie wywołujemy dodanie nowego rekordu (kodu) poprzez wybranie przycisku
lub klawiszem F6.
W pustym wierszu (oznaczonym kolorem żółtym) wywołujemy listę dwuklikiem prawym
przyciskiem myszy lub ustawiając kursor w polu i wybierając klawisz F9. Z listy wyboru
wybieramy odpowiednią wartość.
14/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem
.
7. Łączenie pozycji w zadania.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Uruchomienie
1.
operacji łączenia
pozycji
Lista czynności:
Pozycje nie posiadające zadań można połączyć w jedną nową pozycję jako zadania
nowej pozycji. W tym celu dla wybranej wersji należy ustawić kursor w dowolnym polu w
zakładce "Pozycje" i z menu kontekstowego dostępnego pod lewym przyciskiem myszy
wybrać opcję "Połącz pozycje".
15/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
2
Wybór pozycji
W oknie "Łączenie pozycji planu" zaznaczamy znacznikami (klikniecie w pole
)
pozycje, które chcemy połączyć. W polu "Nowy przedmiot zamówienia" podajemy
przedmiot zamówienia dla nowotworzonej pozycji powstałej z połączenia pozycji
istniejących. Po wybraniu pozycji wybieramy przycisk [Połącz].
3
Wygenerowanie
pozycji
Zostanie utworzona nowa pozycja z podanym przedmiotem zamówienia a wskazane
pozycje do połączenie będą tworzyć zadania nowej pozycji.
16/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
8. Podpięcie pozycji jako zadanie istniejącej pozycji.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Uruchomienie
1.
operacji łączenia
pozycji
Lista czynności:
Pozycje nie posiadające zadań można podpiąć jako kolejne zadanie istniejącej pozycji z
zadaniami. W tym celu dla wybranej wersji należy ustawić kursor w dowolnym polu dla
pozycji, którą chcemy podpiąć jako zadanie w zakładce "Pozycje" i z menu
kontekstowego dostępnego pod lewym przyciskiem myszy wybrać opcję "Podepnij
17/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
pozycję jako zadanie". Zostanie wywołana lista wyboru.
2
Wybór pozycji
Z wywołanej listy wyboru należy wybrać pozycję, pod którą chcemy podpiąć daną
pozycję jako zadanie. Po oznaczeniu pozycji na liście wybieramy przycisk [Wybierz].
3
Dodanie nowego
zadania
Nastąpi dodanie wybranej pozycji jako zadanie do wskazanej pozycji na liście wyboru.
18/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
9. Wydruk wersji planu.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Wydruk
1.
Lista czynności:
W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od'. dla
wiersza wersji, dla której chcemy dokonać wydruku. Następnie należy wybrać przycisk
[Drukuj].
19/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Wyświetli się okno, w którym można:
•
Wygenerować wydruk do pliku PDF przez wybór przycisku
•
Wygenerować wydruk do pliku Excel przez wybór przycisku
.
•
Wygenerować wydruk do pliku Word przez wybór przycisku
.
•
•
Wygenerować wydruk do pliku HTML przez wybór przycisku
.
Uruchomić podgląd wydruku przez wybór przycisku [Uruchom].
.
Z okna podglądu wydruku możliwe jest wydrukowanie wniosku na drukarce poprzez
wybór przycisku
.
20/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
10.Utworzenie nowej wersji/korekty części planu.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Dodanie nowej
1.
wersji
Lista czynności:
W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od'. Następnie
wywołujemy dodanie nowego rekordu części planu poprzez wybranie przycisku
lub
klawiszem F6. W pustym wierszu (oznaczonym kolorem żółtym) podajemy datę od
kiedy obowiązuje dana wersja w polu 'Obowiązuje od' (w polu dostępny jest kalendarz
po dwukliku myszką w pole lub ustawieniu kursora w polu i wyborze klawisza F9). Data
obowiązywania musi być niż data poprzedniej wersji
W polu 'Opis' możliwe jest podanie dowolnego opisu/uwag do rejestrowanej wersji
części planu.
Numer kolejny wersji zostanie automatycznie podpowiedziany w polu "Lp".
Jeżeli nowa wersja jest korektą planu zamówień publicznych w polu "Nr kor." należy
podać numer kolejny korekty.
21/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
Zapisujemy zmiany klawiszem F10 lub przyciskiem
.
W celu wygenerowania danych dla nowej wersji wybieramy przycisk [Generuj pozycje].
2
Generacja
danych nowej
wersji
Po uruchomieniu generacji zostanie wywołane okno z komunikatem:
Wybór opcji [Tak] rozpocznie generację pozycji. Usunięte zostaną wszystkie pozycje z
bieżącej wersji, następnie przepisaną zostaną pozycje z wersji poprzedniej a następnie
system uwzględni pozycje dokumentów zapotrzebowań lub wniosków, które nie były do
tej pory uwzględniane w generacji.
Wybór opcji [Nie] spowoduje przerwanie operacji.
Po zakończeniu generacji pojawi się komunikat.
W formularzu będą widoczne wygenerowane dane pozycje lub pozycje z zadaniami.
22/25
-
11.Usunięcie wersji planu.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Wybór wersji i
1.
uruchomienie
akcji usuwania
Lista czynności:
W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od' dla
wiersza wersji, której dane chcemy usunąć. Następnie z menu kontekstowego
dostępnego pod lewym przyciskiem myszy wybieramy opcję 'Usuń wersję'.
Operacja jest dostępna jeżeli wersja posiada status "Edycja" i do wersji nie są
wystawione wnioski.
Po uruchomieniu operacji należy potwierdzić wykonanie operacji poprzez wybór
przycisku [Tak] w oknie z komunikatem:
12.Zatwierdzenie wersji planu przez DZP.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Wybór wersji i
1.
zmiana statusu
Lista czynności:
Po dostarczeniu przez Realizatora wersji papierowej DZP weryfikuje zgodność z wersją
w systemie i w ramach zgodności danych zatwierdzana jest wersja części planu w
systemie - zmiana statusu.
W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od' dla
wiersza wersji, dla której chcemy zmienić status. Następnie z menu kontekstowego
dostępnego pod lewym przyciskiem myszy wybieramy opcję 'Zmień stan wersji'.
23/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
W oknie "Zmiana statusu wersji" wybieramy status "Zatwierdzony" po czym
wybieramy przycisk [Zmień stan].
13.Zatwierdzenie wersji planu przez DZP po akceptacji Rektora.
Lista Czynności:
Lp Opis:
Wybór wersji i
1.
zmiana statusu
Lista czynności:
Po akceptacji planów przez Rektora konieczne jest oznaczenie wersji każdej z części
planów poprzez zmianę statusu na "Zaakceptowany przez Rektora".
W bloku "Wersje części planów" ustawiamy kursor w polu 'Obowiązuje od' dla
wiersza wersji, dla której chcemy zmienić status. Następnie z menu kontekstowego
dostępnego pod lewym przyciskiem myszy wybieramy opcję 'Zmień stan wersji'.
24/25
-
Lp
Opis:
Lista czynności:
W oknie "Zmiana statusu wersji" wybieramy status " Zaakceptowany przez Rektora "
po czym wybieramy przycisk [Zmień stan].
25/25