1 Protokół z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej

Protokół
z kontroli przeprowadzonej w Domu Pomocy Społecznej w Rokitnie 58
Kontrolę w dniach 30 listopada – 4 grudnia 2009 roku w oparciu o Zarządzenie Nr 63/09
Starosty Międzyrzeckiego z dnia 25.11.2009 roku przeprowadził zespół kontrolny w składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Grażyna Tomaszewska – członek,
3. Ewa Nowakowska – członek,
4. Paweł Lachowicz – członek.
Kontrolą objęto:
1. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
2. Prawidłowość dysponowania przyznanymi środkami budżetowymi oraz pozyskiwanymi z
innych źródeł.
3. Sposób przeprowadzenia inwentaryzacji.
4. Wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie naboru na
stanowiska urzędnicze w latach 2006-2009.
5. Prawidłowe gospodarowanie majątkiem nieruchomym, w tym wynajem, dzierżawa,
użyczanie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu.
6. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych.
W toku kontroli informacji i wyjaśnień udzielali:
1. Bogdan Macina – Dyrektor Domu Pomocy Społecznej w Rokitnie 58
2. Renata Tarasiewicz – Główna Księgowa,
3. Józef Tarasiewicz – Kierownik sekcji administracyjno-gospodarczej.
4. Jadwiga Wąsowska – inspektor ds. kadr i żywienia.
Dane ogólne.
Ostatnio przeprowadzona kontrola przez Starostwo Powiatowe miała miejsce w dniach 25-29
sierpnia 2008 roku i była przeprowadzona przez zespół kontrolny w składzie:
1. Beata Waltrowska – przewodnicząca,
2. Donata Zarzycka – członek,
3. Paweł Lachowicz – członek.
Kontrola zakończyła się wydaniem zaleceń pokontrolnych:
1. rachunek bankowy dochodów własnych nie może służyć do przepływu środków
pieniężnych niestanowiących dochodów własnych (depozyty mieszkańców),
2. dostosować procedury dotyczące dochodów własnych do zmian wynikających z
Rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 28 lipca 2006 r. w sprawie szczególnych zasad
rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu
terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 142,
poz.1020, z 2008r. Nr.72,poz.422), a także doprowadzić do spójności zapisów w polityce
1
rachunkowości dot. dochodów własnych z zapisami w polityce rachunkowości Domu Pomocy
Społecznej,
3. dokonać zmiany zapisu do konta 201 - ewidencja szczegółowa prowadzona do konta 201
powinna zapewnić możliwość wydzielenia należności i zobowiązań według poszczególnych
kontrahentów,
4. stosować się do zasady obowiązującej do konta 130 - „Rachunek bieżący jednostek
budżetowych”. Na koncie 130 obowiązuje zachowanie zasady czystości obrotów, co oznacza,
że do zapisów z tytułu zwrotu nadpłat, korekty niewłaściwych wydatków itp. wprowadza się
dodatkowy techniczny zapis ujemny po obu stronach konta,
5. zapisy księgowe muszą spełniać warunki unormowane w art. 23 ust. 2 ustawy z 29
września 1994 r., o rachunkowości,
6. księgi rachunkowe należy prowadzić zgodnie z art.24 ust. 5 pkt.3 ustawy o rachunkowości
- księgi rachunkowe uznaje się za prowadzone na bieżącą, jeżeli „ujęcie wpłat i wypłat
gotówką, czekiem i wekslami obcymi oraz obrotu detalicznego i gastronomii następuje w tym
samym dniu, w którym zostały dokonane”,
7. zapisy w księgach rachunkowych należy dokonywać w oparciu o dokumenty źródłowe
(polecenie księgowania),
8. prawidłowo kwalifikować i księgować wydatki o charakterze majątkowym,
9. obowiązującą w kontrolowanej jednostce „instrukcję w zakresie zasad sporządzania,
obiegu i kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów ksiąg rachunkowych
Domu Pomocy Społecznej” należy dostosować do realiów występujących w jednostce,
10. prawidłowo określać daty dokonania kontroli merytorycznej, formalno-rachunkowej,
zatwierdzenia dowodów do zapłaty,
11. wyjaśnić różnicę pomiędzy ewidencją analityczną a ewidencją księgową w zakresie
wartości umorzenia pozostałych wartości niematerialnych i prawnych, a także różnicę w
środkach trwałych (pojazd przekazany w 2005 roku),
12. w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia w rozdziale tryb udzielania zamówienia
publicznego odwoływać się do aktualnych podstaw prawnych,
13. opracować nowy Regulamin Udzielania Zamówień Publicznych oraz Regulamin Komisji
Przetargowej w oparciu o zmiany wprowadzone ustawą z dnia 4 września 2008 r o zmianie
ustawy Prawo zamówień publicznych. Ustawa wchodzi w życie 24 października 2008 r.
Kontrolujący dokonali sprawdzenia realizacji zaleceń pokontrolnych w zakresie punktów 1-7,
9 i 11:
Ad. 1
Depozyty mieszkańców - przepływ środków pieniężnych niestanowiących dochodów
własnych nie odbywa się za pośrednictwem rachunku dochodów własnych.
Ad. 2
Kontrolowana jednostka opracowała nowe procedury wprowadzając zarządzeniem nr 3A/09 z
dnia 02.01.2009 roku nowe zasady (politykę) rachunkowości. Więcej w części I niniejszego
protokołu.
Ad. 3
Dokonano zmiany zapisy do konta 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, konto do
służy do wszelkich ewidencji rozrachunków i roszczeń z tytułu dostaw, robót i usług wg
poszczególnych kontrahentów.
Ad. 4
Przestrzega się zasady obowiązującej do konta 130 – rachunek bieżący jednostek
budżetowych – zasady czystości obrotów, co oznacza, że do zapisów z tytułu zwrotu nadpłat,
korekty niewłaściwych wydatków itp. wprowadza się dodatkowy techniczny zapis ujemny po
obu stronach konta.
2
Ad. 5 i 6
W dokumentach – w księgach rachunkowych – poddanych kontroli zapisy księgowe spełniają
warunki unormowane w art. 23 ust. 2 ustawy o rachunkowości, a księgi rachunkowe prowadzi
się na bieżąco, zgodnie z zapisem art. 24 ust. 5 pkt 3 ustawy o rachunkowości.
Ad. 7
Zapisy w księgach rachunkowych dokonywano w okresie poddanym kontroli w oparciu o
dokumenty źródłowe.
Ad. 9
Obowiązująca w kontrolowanej jednostce „instrukcja w zakresie zasad sporządzania obiegu i
kontroli oraz przechowywania i zabezpieczenia dokumentów ksiąg rachunkowych DPS”,
została dostosowana do realiów występujących w jednostce.
Ad. 11
Nadal występuje różnica pomiędzy ewidencją analityczną a ewidencją księgową w zakresie
środków trwałych i pozostałych środków trwałych, a także różnica w wartości umorzenia
pozostałych środków trwałych, więcej w części III niniejszego protokołu.
I. Przestrzeganie procedur działalności finansowej ustalonych w formie pisemnej przez
kierownika jednostki.
Zarządzenie wewnętrzne Dyrektora Domu Nr 1/2009 ustala zapas gotówki w kasie na kwotę
2.500,00 zł. z przeznaczeniem na refundację wydatków bieżących oraz pokrycie określonych
rodzajowo wydatków. Zarządzenie obowiązuje do dnia 31.12.2009 roku.
Zarządzeniem wewnętrznym Nr 3/2009 Dyrektor Domu ustalił zapas gotówki na kwotę
500,00 zł. z przeznaczeniem na refundację wydatków bieżących oraz pokrycie rodzajowo
wydatków z dochodów własnych. Zarządzenie obowiązuje do dnia 31.12.2009 roku.
W zarządzeniu wewnętrznym Nr 2/2009 udzielono stałą zaliczkę na kwotę 500,00 zł z
przeznaczeniem na bieżące zakupy dla Pana A. D.. Rozliczenie zaliczki na nastąpić do dnia
31.12.2009 roku.
Zarządzenie Nr 3A/09 z dnia 02.01.2009 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej
wprowadza zasady (politykę) rachunkowości.
Wprowadzone zasady mają na celu przedstawienie obowiązujących w DPS w Rokitnie 58:
1. ogólnych zasad prowadzenie ksiąg rachunkowych – załącznik nr 1,
2. metod wyceny aktywów i pasywów oraz ustalenia wyniku finansowego – załącznik nr
2,
3. sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych w tym:
- Zakładowego Planu Kont,
- Wykazu zbioru danych tworzących księgi rachunkowe
4. Systemu służącego ochronie danych (w tym dowodów księgowych, ksiąg
rachunkowych i innych dokumentów stanowiących podstawę dokonywanych w nich
zapisów).
Od początku roku 2009 księgi rachunkowe jednostki prowadzone są techniką komputerową.
Zestawienie obrotów i sald kont księgi głównej sporządza się na koniec każdego miesiąca.
3
Środki trwałe o wartości od 100,00 zł do 3.500,00 zł zalicza się do środków trwałych
niskocennych.
Ewidencję środków trwałych w jednostce prowadzi się z podziałem na grupy środków
trwałych. Plan amortyzacji środków trwałych sporządzany jest na początku każdego roku.
W odniesieniu do zapasów materiałów i towarów jednostka prowadzi ewidencję ilościowowartościową.
W obowiązującym w kontrolowanej jednostce zakładowym planie kont występuje konto 131
pod nazwą rachunek dochodów budżetowych, jest to błędny zapis. Zgodnie z
rozporządzeniem Ministra Finansów w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz
planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz
niektórych jednostek sektora finansów publicznych z dnia 28 lipca 2006 roku, konto 131rachunek bieżący służy do ewidencji środków pieniężnych działalności podstawowej
zakładów budżetowych i gospodarstw pomocniczych znajdujących się rachunku
bankowym.
Konto 201 – rozrachunki z odbiorcami i dostawcami prowadzi się wg rozrachunków z
poszczególnymi kontrahentami, służy do wszelkich ewidencji rozrachunków i roszczeń z
tytułu dostaw, robót, i usług wg poszczególnych kontrahentów.
Ewidencją ilościową w Domu Pomocy Społecznej objęto następujące materiały:
- leki i środki opatrunkowe,
- paliwo do samochodów,
- paliwo do agregatu prądotwórczego.
Bezpośrednio w koszty w momencie zakupu odpisuje się materiały:
- paliwo,
- materiały biurowe,
- materiały na terapie zajęciowe mieszkańców,
- oleje do samochodów, kosiarek.
W wprowadzonych procedurach określono również m.in. osoby upoważnione do
dokonywania kontroli pod względem formalno-rachunkowym, do dokonywania kontroli pod
względem merytorycznym oraz osoby upoważnione do dekretacji dowodów księgowych.
Kontrolę oparto o dokumenty źródłowe za okres VII-IX/2009 roku. Kontrolowana jednostki
w okresie objętym kontrolą przestrzegała procedur działalności finansowej ustalonych w
formie pisemnej przez kierownika jednostki. Dokumenty źródłowe poddane kontroli,
skutkujące wydatkowaniem środków w okresie jw. zawierały opisy merytoryczne oraz
podpisy osób dokonujących kontroli merytorycznej.
Dokumenty zawierały podpisy osób sprawujących kontrolę formalno-rachunkową oraz były
zatwierdzone do wypłaty przez upoważnione osoby.
Dokumenty źródłowe poza wymaganymi podpisami i opisami merytorycznymi zawierały
również informacje o trybie zamówienia publicznego z wyjątkami opisanymi poniżej.
W dokumentach poddanych kontroli znajdowały się faktury, na których nie umieszczono
informacji o trybie zamówienia publicznego, wskazywano jedynie numer zawartej umowy.
4
Tryb zamówienia wskazywano jedynie w przypadku gdy zakupy dokonywano z art. 4 pkt 8
ustawy prawo zamówienia publicznego.
Przykłady:
1. FA 13673/09 z dnia 30.09.2009 roku wystawiona przez Piekarnia Cukiernia Grusz na
kwotę 147,47 zł., za pieczywo,
2. FA F1507/2009 z dnia 23.09.2009 roku wystawiona przez Rzeźnictwo Wędliniarstwo
Szczerba na kwotę 692,26 zł. za mięso i wędliny,
3. FA F7496/09 z dnia 24.09.2009 roku wystawiona przez „ERPEEM” Smogór na kwotę
159,82 zł., za art. chemiczne,
4. FA 10255/09 z dnia 25.07.2009 roku wystawiona przez Piekarnia Cukiernia Grusz na
kwotę 341,85 zł., za pieczywo,
5. FA 1185/2009 z dnia 29.07.2009 roku wystawiona przez Rzeźnictwo Wędliniarstwo
Szczerba na kwotę 872,84 zł. za mięso i wędliny,
6. FA 5499/09 z dnia 21.07.2009 roku wystawiona przez „ERPEEM” Smogór na kwotę
2.523,53 zł., za art. chemiczne,
7. FA 12137/09 z dnia 31.08.2009 roku wystawiona przez Piekarnia Cukiernia Grusz na
kwotę 44,73 zł., za pieczywo,
8. FA 1342/2009 z dnia 26.08.2009 roku wystawiona przez Rzeźnictwo Wędliniarstwo
Szczerba na kwotę 736,95 zł. za mięso i wędliny,
9. FA 6446/09 z dnia 20.08.2009 roku wystawiona przez „ERPEEM” Smogór na kwotę
408,27 zł., za art. chemiczne.
Zarządzenie Nr 3B/09 z dnia 02.01.2009 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w
Rokitnie 58 wprowadza do użytku wewnętrznego regulamin dotyczący procedur
przeprowadzania inwentaryzacji.
Zarządzenie nr 13 z dnia 01.10.2009 roku Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Rokitnie
58 dotyczy instrukcji wprowadzającej do użytku wewnętrznego zasady gospodarki kasowej i
ochrony wartości pieniężnych w DPS.
Każda wypłata gotówki z kasy mająca odzwierciedlenie w raporcie kasowym musi być
potwierdzona (pokwitowanie) na dowód dokonania rzeczywistej wypłaty. W kontrolowanej
jednostce część pracowników pobiera wynagrodzenie w kasie. W dokumentach poddanych
kontroli (raporty kasowe) brak dowodów potwierdzających dokonanie wypłaty. Znajdują się
tylko podsumowania list płac, list wypłat zasiłków. Winno być wystawione KW – kasa
wypłaci, w którym określa się nr listy płac, na podstawie, której dokonano wypłaty
gotówkowej (pracownicy na danych listach płac składają podpisy na dowód pobrania
wynagrodzenia).
Przykłady:
1. RK 21/2009 za okres 21-31 lipca 2009 roku – dokonuje się wypłaty z kasy na kwotę
24.456,02 zł., brak dowodu potwierdzającego fakt dokonania wypłaty,
2. RK 27/2009 za okres 21-30 wrzesień 2009 roku – dokonuje się wypłaty z kasy na
kwotę 23.678,63 zł. i 1.054,52 zł., brak potwierdzenia faktu dokonania wypłaty,
3. RK 24/09 za okres 21-31 sierpnia 2009 roku – dokonuje się wypłaty na kwotę
22.974,02 zł. i 1089,18 zł., brak dowodu potwierdzającego dokonanie wypłaty.
Zarządzenie wewnętrzne Nr 14/2007 z dnia 01.20.2007 roku Dyrektora Domu Pomocy
Społecznej w Rokitnie 58 wprowadza instrukcję określającą zasady sporządzania, obiegu i
kontroli oraz przechowywania i zabezpieczania dokumentów księgowych i ksiąg
rachunkowych w Domu Pomocy Społecznej.
5
Zasady dokonywania kontroli wewnętrznej przez głównego księgowego reguluje zarządzenie
nr 5A z dnia 28.03.2007 r. Dyrektora Domu Pomocy Społecznej w Rokitnie 58.
Jednostka prowadzi magazyn żywnościowy, chemiczny, materiałów konserwacyjnych i
budowlanych, oraz magazyny pomocnicze: magazyn odzieży i sprzętu sportowego, magazyn
gospodarczy. Procedury w zakresie gospodarki magazynowej określone zostały w
zarządzeniu Dyrektora DPS-u.
Podczas kontroli nie stwierdzono niezgodności w zakresie danych wynikających z ksiąg
rachunkowych a wykazanych w sprawozdawczości w zakresie wykonania wydatków
(analityka do konta 130) za okres od początku roku do dnia 30.09.2009 roku.
Wykonane wydatki w oparciu o sprawozdanie RB 28 mają pełne potwierdzenie w ewidencji
księgowej analitycznej na dzień 30.09.2009 roku.
Stan środków jest zgodny za stanem na rachunku bankowym WB 166-167 z dnia 30.09.2009
roku.
II. Prawidłowość dysponowania
pozyskiwanymi z innych źródeł.
przyznanymi
środkami
budżetowymi
oraz
Kontrola wydatkowania środków za okres od początku roku do dnia 30.09.2009 roku
potwierdziła, że jednostka ponosiła wydatki zgodnie z ustalonym planem finansowym.
Wydatki realizowano w sposób celowy.
Sprawdzono wszystkie dokumenty skutkujące wydatkowaniem środków z budżetu w
kontrolowanym okresie. Dokumenty źródłowe poza wymaganymi podpisami oraz opisami
merytorycznymi zawierały również informacje o trybie zamówienia publicznego (z
wyjątkiem dowodów księgowych opisanych w punkcie I protokołu).
Wydatki w kontrolowanym okresie były zasadne i udokumentowane. Zobowiązania z tytułu
składek ZUS, składek na Fundusz Pracy i podatków regulowane były terminowo. Celowość
zaciągniętych i dokonywanie wydatków w okresie objętym kontrolą nie budziło zastrzeżeń.
III. Sposób przeprowadzania inwentaryzacji.
Zespół weryfikacyjny w składzie 3 osobowym na dzień 31.12.2008 roku dokonała weryfikacji
aktywów i pasywów, na tę okoliczność sporządzono protokół. Stwierdzono prawidłowość i
realność wyceny oraz kompletność przeprowadzenia weryfikacji aktywów i pasywów. Salda
objęte weryfikacją aktywów i pasywów uznano za realne i prawidłowe.
Główny Księgowy złożył wniosek o powołanie komisji inwentaryzacyjnej celem
przeprowadzenia rocznego spisu z natury w domu za 2008 rok.
Opracowano harmonogram pracy komisji inwentaryzacyjnej.
- środki trwałe,
- wyposażenie domu,
- magazyn gospodarczy domu,
6
- magazyn żywnościowy, stan kasy domu, druki ścisłego zarachowania, książeczki
ubezpieczeniowe, paliwo.
W dniach od 02.12.2008 do dnia 15.01.2009 roku sporządzono zestawienie zbiorcze spisów z
natury oraz protokołu komisji inwentaryzacyjnej z przebiegu prac związanych ze spisem z
natury za 2008 rok.
W zarządzeniu wewnętrznym nr 15/2008 Dyrektor Domu powołał czteroosobową komisję
inwentaryzacyjną celem przeprowadzenia rocznego spisu z natury za 2008 r.
Osoby materialnie odpowiedzialne złożyły oświadczenia przed inwentaryzacją i po
inwentaryzacji.
Na arkuszach 2/08, 4/08, 9/07, 6/08,5/08, 3/08, 1/08, 10/07, spisano środki trwałe.
Na arkuszach 7/08, 8/08, 9/08, 10/08, 11/08, 12/08, 13/08, 14/08, 15/08, 17/08, 18/08, 19/08,
20/08, 21/08, 22/08, 23/08, 24/08 - spisano wyposażenie, na arkuszu 16/08 spisano magazyn
gospodarczy, na arkuszu 25/08 spisano magazyn żywnościowy, na arkuszu 27/08 spisano
czeki gotówkowe oraz stan kasy wynosi zero, na arkuszu 28/09 spisano legitymacje
ubezpieczeniowe, na arkuszu 29/01 spisano stan paliwa w samochodzie.
Sporządzono sprawozdanie z przebiegu spisu z natury, wszystkie składniki majątku
podlegające spisowi zostały ujęte w arkuszach spisu z natury.
Główna Księgowa oświadczyła, że w wyniku przeprowadzonej inwentaryzacji za rok 2008,
którą objęto środki trwałe, wyposażenie domu, magazyn gospodarczy domu, magazyn
żywnościowy oraz stan kasy i druki ścisłego zarachowania nie stwierdzono różnic
inwentaryzacyjnych tj. nadwyżek i niedoborów.
Kontrolujący sprawdził zgodność ewidencji druków ścisłego zarachowania z stanem
rzeczywistym druków ścisłego zarachowania na koniec roku, nie stwierdzono
nieprawidłowości w tym zakresie.
Komisja Inwentaryzacyjna sporządziła sprawozdanie, w wyniku inwentaryzacji nie
stwierdzono różnic, żadnych trudności podczas spisu, nie zgłoszono żadnych uwag.
Kontrolujący dokonali sprawdzenia ewidencji środków trwałych i pozostałych środków
trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych. Dokonano porównania ewidencji
analitycznej środków trwałych i pozostałych środków trwałych z ewidencją księgową
prowadzoną do kont:
011 – „Środki trwałe”,
013 – „Pozostałe środki trwałe”,
020 – „Wartości niematerialne i prawne”,
071 – „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych”,
072 – „Umorzenie pozostałych środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych”.
Na dzień 30.06.2008 roku wystąpiła niezgodność pomiędzy ewidencją analityczną a
ewidencją księgową w zakresie wartości umorzenia pozostałych środków trwałych oraz
wartości niematerialnych i prawnych, a także w środkach trwałych o wartość pojazdu, który
został przekazany do innej jednostki w 2005 roku, a także o wartość sieci komputerowej i
zestawów komputerowych.
7
Główna Księgowa wyjaśniła, iż różnica powstała z powodu awarii programu w zakresie
środków trwałych i pozostałych środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych.
IV. Wdrożenie nowej ustawy o pracownikach samorządowych oraz dokonywanie
naboru na stanowiska urzędnicze w latach 2006-2009.
Zgodnie z Zarządzeniem Nr 63/09 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 25.11.2009r. kontrolę w
Domu Pomocy Społecznej w Rokitnie Nr 58 przeprowadziła p. Grażyna Tomaszewska.
Kontrolowany zakres działalności to wdrożenie nowej ustawy o pracownikach
samorządowych oraz dokonywanie naboru na stanowiska urzędnicze w latach 2006-2009.
Wyjaśnień udzielała i przedkładała dokumenty p. J. W. przy współudziale dyrektora jednostki
p. Bogdana Maciny.
Jednostka zatrudnia 74 pracowników ( w tym 2 osoby na urlopach wychowawczych), 7 osób
jest zatrudnionych na stanowiskach urzędniczych.
Przeprowadzając kontrolę stwierdzono, że:
1. Dom Pomocy Społecznej posiada Regulamin wynagradzania ustalony w zarządzeniu
nr 6/2009 dyrektora Domu z dnia 16.06.2009r.
2. Dom Pomocy Społecznej w sposób prawidłowy przeprowadził pierwszą ocenę
pracowniczą w roku 2007 oraz drugą ocenę w roku 2009.
3. Placówka posiada Regulamin naboru na wolne stanowisko urzędnicze i wolne kierownicze
stanowisko urzędnicze z dnia 09.04.2009r.
Nie dokonywano naboru w latach: 2006 – 2009.
4. Dotychczas nie zaszła konieczność zorganizowania służby przygotowawczej, ponieważ nie
dokonywano naboru na stanowisko urzędnicze.
Nie sporządzono, zgodnie z art. 19.8 ustawy o pracownikach samorządowych
( Dz. U. z 2008r. Nr 223, poz. 1458 ) zarządzenia w sprawie szczegółowego sposobu
przeprowadzania służby przygotowawczej i organizowania egzaminu kończącego tę służbę.
V. Prawidłowe gospodarowanie majątkiem nieruchomym, w tym wynajem, dzierżawa,
użyczanie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność Powiatu.
Kontrolę w zakresie prawidłowego gospodarowania majątkiem nieruchomym, w tym
wynajem, dzierżawa, użyczenie i inne udostępnianie nieruchomości stanowiących własność
Powiatu przeprowadziła p. Ewa Nowakowska.
Nieruchomość położona w Rokitnie, oznaczona numerami ewidencyjnymi 1/4 i 1/6 o łącznej
powierzchni 12,00 ha jest w całości zagospodarowana na potrzeby prowadzenia DPS-u poza
wynajmem 9 lokali mieszkalnych i jednej dzierżawy.
Lokale mieszkalne wynajmowane są 9 osobom, a czynsz od 1.11.2009 roku został wyliczony
na postawie Uchwały Nr 108/09 Zarządu Powiatu z dnia 16 września 2009 roku.:
8
1. J. W. – umowa najmu z 06.07.2005 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został
wyliczony w wysokości 40,60 zł. Zgoda Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu Nr 46 z
30.06.2005 roku w sprawie wynajęcia lokalu mieszkalnego.
2. I. K. – umowa najmu z 15.04.2009 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został
wyliczony w wysokości 81,45 zł. Zgoda Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu Nr 37 z
09.04.2009 roku w sprawie wynajęcia lokalu mieszkalnego.
3. A. B. – umowa najmu z 01.10.2001 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został
wyliczony w wysokości 47,52 zł. Brak zgody Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu na
najem lokalu mieszkalnego.
4. E. C. – umowa najmu z 10.10.2001 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został
wyliczony w wysokości 67,39 zł. Brak zgody Zarządu Powiatu w Międzyrzeczu na
najem lokalu mieszkalnego.
5. R. I. – umowa najmu z 30.04.1993 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został
wyliczony w wysokości 135,49 zł.
6. M. M. – umowa najmu 20.10. 1987 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został
wyliczony w wysokości 85,68 zł.
7. A. W. – umowa najmu 20.10. 1987 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został
wyliczony w wysokości 91,68 zł.
8. T. S. – umowa najmu 20.10. 1987 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został
wyliczony w wysokości 72,00 zł.
9. T. G. – umowa najmu 20.10. 1987 r. Czynsz miesięczny z tytułu wynajmu został
wyliczony w wysokości 67,36 zł.
Umowa dzierżawy została zawarta z Panem S. P. na okres od 1.08.2004 r. do 30.09.2014 r.
Na ww. dzierżawę gruntów o powierzchni 3,00 ha Zarząd Powiatu w Międzyrzeczu uchwałą
nr 26 z dnia 15 czerwca 2004 roku wyraził zgodę na zawarcie przedmiotowej dzierżawy, a
czynsz ustalono w wysokości nie mniejszej niż równowartość pieniężna odpowiedniej ilości
pszenicy dla ha gruntu według klas ziemi.
W 2009 roku czynsz wyniósł 246,66 zł.
VI. Realizacja ustawy o zamówieniach publicznych.
Kontrolę w zakresie przestrzegania procedur postępowań o zamówienie publiczne
wdrożonych przez Dyrektora Domu Pomocy Społecznej przeprowadził p. Paweł Lachowicz.
Czynności kontrolne przeprowadzono w obecności Pana Józefa Tarasiewicza prowadzącego
sprawy zamówień publicznych. Kontrolę przeprowadzono metodą badań dokumentów.
Sprawy zamówień publicznych prowadzone są w oparciu o procedurę wprowadzoną przez
Dyrektora DPS-u.
Sprawdzono następujące postępowania:
1. Przetarg nieograniczony na dostawę artykułów spożywczych,
2. II przetarg nieograniczony na dostawę artykułów spożywczych,
3. Przetarg nieograniczony na dostawę węgla brunatnego,
4. Przetarg nieograniczony na dostawę węgla kamiennego,
5. Przetarg nieograniczony na dostawę mięsa i wędlin,
6. Przetarg nieograniczony na dostawę artykułów chemicznych.
9
Postępowania prowadzone były w trybie przetargu nieograniczonego.
W postępowaniu na dostawę artykułów chemicznych zastosowano tryb przetargu
nieograniczonego. Wartość szacunkowa zamówienia nie przekraczała wartości 14 000 euro.
Zgodnie z Regulaminem udzielania zamówień publicznych wprowadzonego Zarządzeniem
Dyrektora Domu Pomocy Społecznej nr 18/2008 z 29.12. 2008 r. § 4 pkt 4b należy dokonać
rozeznania cenowego; „dla zamówień od 6001 do 14 000 euro przeprowadza pisemne
rozeznanie cenowe zapraszając do składania ofert taką liczbę wykonawców, która zapewni
konkurencję – co najmniej 2”’, dopiero pkt 4c mówi o postępowaniach dla zamówień
powyżej 14 001 euro „dla zamówień powyżej 14 001 euro przeprowadzono postępowanie w
oparciu o procedury ustawy Pzp”.
Oferty Wykonawców:
1. Biuro Handlowe Irena Sobańska
ul. Fabryczna 14, 65 - 001 Zielona góra
2. MULTI - PAPIER S. C.
ul. Poznańska 10, 66 - 200 Świebodzin
3. FHU „ SOFT-CHEM „ Hurt - Detal Krzysztof Szulc.
ul. Armii Krajowej 7/1 66 - 400 Gorzów Wlkp.
zostały odrzucone i wykluczone z postępowania bez wezwania do uzupełnienia dokumentów.
Ustawa Prawo zamówień publicznych w art. 26 ust. 3 określa sposób wzywania do
uzupełnienia brakujących dokumentów. W przypadku nie uzupełnienia ich przez Wykonawcę
w wyznaczonym przez Zamawiającego terminie Zamawiający odrzuca ofertę i wyklucza
Wykonawcę z postępowania.
Postępowanie zakończyło się wyborem oferty, która przedstawiała najniższą cenę. W sytuacji
gdyby wybrano ofertę z wyższą ceną, a nie żądano uzupełnienia dokumentu od Wykonawcy z
niższą ceną Zamawiający naruszyłby dyscyplinę finansów publicznych.
Na tym protokół zakończono.
Dyrektor jednostki Pan Bogdan Macina został poinformowany o przysługującym mu, na
podstawie § 6 ust. 4 Zarządzenia Nr 18 Starosty Międzyrzeckiego z dnia 17 maja 2006 r. w
sprawie wprowadzenia procedur kontroli jednostek organizacyjnych powiatu, prawie
zgłoszenia w ciągu 7 dni od daty otrzymania protokołu – zastrzeżeń i dodatkowych wyjaśnień
do protokołu.
10
Protokół sporządzono w trzech jednobrzmiących egzemplarzach, z których jeden
pozostawiono w kontrolowanej jednostce.
15.02.2010 r.
Rokitno, dnia ...............................
Dyrektor Domu
Pomocy Społecznej
w Rokitnie
G łówna Księgowa
Zespół kontrolujący
Beata Waltrowska
1. ....................................
Bogdan Macina
.......................................
Renata Tarasiewicz
..................................
Grażyna Tomaszewska
2. ....................................
Ewa Nowakowska
3. ......................................
Paweł Lachowicz
4. ......................................
11