Zapytanie ofertowe nr 5/2013/RT

Ostróda, 12.08.2013r.
Stowarzyszenie Pomoc Dzieciom Potrzebującym
im. Janiny Pelczarskiej w Ostródzie
ul. Sportowa 1
14-100 Ostróda
tel. 667 001 805
NIP: 741-200-37-44, REGON: 510333103
Zapytanie ofertowe nr 5/2013/RT
(dotyczy wykonania usługi – organizacji wycieczek i obozów edukacyjnych)
I. ZAMAWIAJĄCY
Stowarzyszenie Pomoc Dzieciom Potrzebującym
im. Janiny Pelczarskiej w Ostródzie
ul. Sportowa 1
14-100 Ostróda
tel. 667 001 805
NIP: 741-200-37-44, REGON: 510333103
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
1. Przedmiotem zamówienia jest usługa organizacji wycieczek i obozów edukacyjnych, organizowanych
w ramach projektu „Rozwijaj talenty, które posiadasz”, współfinansowanego ze środków Unii Europejskiej
w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego. Program Operacyjny Kapitał Ludzki. Priorytet IX:
Rozwój wykształcenia i kompetencji w regionach. Działanie 9.1: Wyrównywanie szans edukacyjnych
i zapewnienie wysokiej jakości usług edukacyjnych świadczonych w systemie oświaty. Poddziałanie 9.1.2:
Wyrównywanie szans edukacyjnych uczniów z grup o utrudnionym dostępie do edukacji
oraz zmniejszanie różnic w jakości usług edukacyjnych
Kod CPV: 63511000-4 Organizacja wycieczek
2. Szczegółowy opis przedmiotu zamówienia:
Przedmiotem zamówienia jest organizacja następujących wyjazdów edukacyjnych:
Część A) Usługa organizacji w dniach 24-26.09.2013r. 3-dniowej wycieczki do Warszawy dla 30 uczniów
wraz z 3 opiekunami, uczestniczących w realizacji Projektu „Rozwijaj talenty, które posiadasz!”
w Gimnazjum im. Mikołaja Kopernika w Samborowie obejmuje :
 przejazd autokarem wyposażonym w sprawną klimatyzację grupy 30 uczniów + 3 opiekunów,
 zakup koszulek ułatwiających identyfikację w jednolitym kolorze dla 30 uczniów i 3 opiekunów,
 usługę przewodnicką podczas zwiedzania Warszawy oraz opiekę pilota podczas trwania
wycieczki,
 2 noclegi dla 30 uczniów + 3 opiekunów + kierowcy w Warszawie w pokojach 2-4 osobowych
z łazienkami w hotelu minimum 2-gwiazdkowym,
 wyżywienie dla powyższej grupy:
 obiad i kolacja (1dzień),
 śniadanie, obiad, kolacja (2dzień)
 śniadanie i obiad (3dzień),
 wszystkie obiady powinny składać się z zupy, drugiego dania i deseru,
 w pierwszy i drugi dzień – podwieczorek (2 gałki lodów i soczek – 1 dzień), (ciastko i soczek
– 2 dzień)
 ubezpieczenie uczestników wycieczki NNW i KL na kwotę minimum 10 000 PLN,
 bilety wstępu do wszystkich zwiedzanych obiektów wymienionych w ramowym planie zwiedzania’
 program wycieczki winien być realizowany wg ramowego planu:
1
Dzień
1
dzień
2
dzień
3
dzień
Program
Wyjazd z miejsca zbiórki – Gimnazjum w Samborowie, zwiedzanie Telewizji Polskiej,
zwiedzanie z przewodnikiem: plac zamkowy – kolumna Zygmunta, Pałac Prezydencki,
kościół św. Anny, rynek starego miasta, Muzeum Powstania Warszawskiego, obiad, udział w
wykładzie w ramach Festiwalu Nauki: „Bakteriofagoterapia jako alternatywa dla
antybiotyków”, zakwaterowanie w hotelu w Warszawie, kolacja, nocleg
Śniadanie, zwiedzanie Stadionu Narodowego lub Stadionu i Muzeum „Legii Warszawa”,
Muzeum Chopina, obiad, udział w wykładzie w ramach Festiwalu Nauki pt. „Czy znasz swoją
planetę?”, 2-godzinny pobyt w kręgielni, kolacja, przejazd do kina CINEMA CITY Arkadia –
seans filmowy, nocleg
Śniadanie, Centrum Nauki Kopernik, w tym seans w Planetarium, obiad, wyjazd do domu
CZĘŚĆ B): Organizacja 5-dniowego obozu sportowego w Gołdapi w pierwszym tygodniu ferii zimowych
2014r. od 27.01.2014r. do 31.01.2014r. dla 30 uczniów z Gimnazjów w Samborowie i Ostródzie w wieku
14-16 lat wraz z 3 opiekunami obejmuje:
 zapewnienie przejazdu autokarem na minimum 40 miejsc, w tym zapewnienie ciągłej możliwości
korzystania z autokaru wraz z kierowcą,
 zapewnienie 4 noclegów dla 30 uczniów, 3 opiekunów i kierowcy w pokojach z łazienkami
i pełnym węzłem sanitarnym,
 zapewnienie pełnego wyżywienia dla powyższej grupy:
 obiad i kolacja (1dzień),
 śniadanie, obiad, kolacja (2-4dzień)
 śniadanie i obiad (5dzień)
 ubezpieczenie uczestników wycieczki NNW i KL na kwotę minimum 10 000 PLN,
 zapewnienie możliwości korzystania z pełnowymiarowej hali sportowej w wymiarze łącznym
15 godzin zegarowych (po 1,5 godziny zegarowej dziennie dla dwóch grup),
 zapewnienie wstępu na basen dla dwóch grup po 15 uczniów wraz z dwoma opiekunami
w wymiarze łącznym 10 godzin zegarowych (po 1 godzinie dla dwóch grup dziennie)
 dwukrotną organizację 3-godzinnych zajęć nauki jazdy na nartach na stoku Pięknej Góry
obejmującą koszt wynajmu sprzętu narciarskiego (w tym kasków), koszt wyciągów narciarskich
oraz koszt pracy minimum trzech instruktorów, posiadających stosowane uprawnienia,
 dwukrotną organizację 1-godzinnych zajęć na lodowisku, polegającą na wynajmie łyżew oraz
zapewnieniu wstępu na lodowisko,
 organizację minimum jednego wyjścia/wyjazdu do kina w Suwałkach bądź Węgorzewie.
 opiekę pilota posiadającego stosowne uprawnienia
 ubezpieczenie uczestników wycieczki NNW i KL na kwotę minimum 10 000 PLN,
Część C) Usługa organizacji w dniach 12-14 maja 2014r. 3-dniowej wycieczki do Warszawy dla 30
uczniów wraz z 3 opiekunami, z Gimnazjum im. Jana Twardowskiego w Ostródzie obejmuje :
 przejazd autokarem wyposażonym w sprawną klimatyzację grupy 30 uczniów + 3 opiekunów,
 zakup koszulek ułatwiających identyfikację w jednolitym kolorze dla 30 uczniów i 3 opiekunów,
 usługę przewodnicką podczas zwiedzania Warszawy oraz opiekę pilota podczas trwania
wycieczki,
 2 noclegi dla 30 uczniów + 3 opiekunów + kierowcy w Warszawie w pokojach 2-4 osobowych
z łazienkami w hotelu minimum 2-gwiazdkowym,
 wyżywienie dla powyższej grupy:
 obiad i kolacja (1dzień),
 śniadanie, obiad, kolacja (2dzień)
 śniadanie i obiad (3dzień),
 wszystkie obiady powinny składać się z zupy, drugiego dania i deseru,
 w pierwszy i drugi dzień – podwieczorek (2 gałki lodów i soczek – 1 dzień), (ciastko i soczek
– 2 dzień)
 ubezpieczenie uczestników wycieczki NNW i KL na kwotę minimum 10 000 PLN,
 bilety wstępu do wszystkich zwiedzanych obiektów wymienionych w ramowym planie zwiedzania’
2

Dzień
1
dzień
2
dzień
3
dzień
program wycieczki winien być realizowany wg ramowego planu:
Program
Wyjazd z miejsca zbiórki – Gimnazjum w Ostródzie, zwiedzanie z przewodnikiem: plac
zamkowy – kolumna Zygmunta, Pałac Prezydencki, kościół św. Anny, rynek starego miasta,
Muzeum Powstania Warszawskiego, obiad, zwiedzanie Telewizji Polskiej, zakwaterowanie w
hotelu w Warszawie, kolacja, nocleg
Śniadanie, zwiedzanie Stadionu Narodowego lub Stadionu i Muzeum „Legii Warszawa”,
Muzeum Chopina, obiad, zwiedzanie Wilanowa, Pałac Kultury i Nauki, 2-godzinny pobyt w
kręgielni, kolacja, przejazd do kina CINEMA CITY Arkadia – seans filmowy, nocleg
Śniadanie, Centrum Nauki Kopernik, w tym seans w Planetarium, obiad, wyjazd do domu
Część D) Usługa organizacji we wrześniu 2014r., w terminie tożsamym z odbywającym się Festiwalem
Nauki, 3-dniowej wycieczki do Warszawy dla 30 uczniów wraz z 3 opiekunami, uczestniczących
w realizacji Projektu „Rozwijaj talenty, które posiadasz!” w Gimnazjum im. Mikołaja Kopernika
w Samborowie obejmuje :
 przejazd autokarem wyposażonym w sprawną klimatyzację grupy 30 uczniów + 3 opiekunów,
 zakup koszulek ułatwiających identyfikację w jednolitym kolorze dla 30 uczniów i 3 opiekunów,
 usługę przewodnicką podczas zwiedzania Warszawy oraz opiekę pilota podczas trwania
wycieczki,
 2 noclegi dla 30 uczniów + 3 opiekunów + kierowcy w Warszawie w pokojach 2-4 osobowych
z łazienkami w hotelu minimum 2-gwiazdkowym,
 wyżywienie dla powyższej grupy:
 obiad i kolacja (1dzień),
 śniadanie, obiad, kolacja (2dzień)
 śniadanie i obiad (3dzień),
 wszystkie obiady powinny składać się z zupy, drugiego dania i deseru,
 w pierwszy i drugi dzień – podwieczorek (2 gałki lodów i soczek – 1 dzień), (ciastko i soczek
– 2 dzień)
 ubezpieczenie uczestników wycieczki NNW i KL na kwotę minimum 10 000 PLN,
 bilety wstępu do wszystkich zwiedzanych obiektów wymienionych w ramowym planie zwiedzania’
 program wycieczki winien być realizowany wg ramowego planu:
Dzień
1
dzień
2
dzień
3
dzień
Program
Wyjazd z miejsca zbiórki – Gimnazjum w Samborowie, zwiedzanie z przewodnikiem: plac
zamkowy – kolumna Zygmunta, Pałac Prezydencki, kościół św. Anny, rynek starego miasta,
Muzeum Powstania Warszawskiego, obiad, udział w wykładzie w ramach Festiwalu Nauki,
zakwaterowanie w hotelu w Warszawie, kolacja, nocleg
Śniadanie, zwiedzanie Stadionu Narodowego lub Stadionu i Muzeum „Legii Warszawa”,
Muzeum Chopina, obiad, udział w wykładzie w ramach Festiwalu Nauki, 2-godzinny pobyt w
kręgielni, kolacja, przejazd do kina CINEMA CITY Arkadia – seans filmowy, nocleg
Śniadanie, Centrum Nauki Kopernik, w tym seans w Planetarium, obiad, wyjazd do domu
CZĘŚĆ E): Organizacja 5-dniowego obozu sportowego w Gołdapi w pierwszym tygodniu ferii zimowych
roku 2015 dla 30 uczniów z Gimnazjów w Samborowie i Ostródzie w wieku 14-16 lat wraz z 3 opiekunami
obejmuje:
 zapewnienie przejazdu autokarem na minimum 40 miejsc, w tym zapewnienie ciągłej możliwości
korzystania z autokaru wraz z kierowcą,
3











zapewnienie 4 noclegów dla 30 uczniów, 3 opiekunów i kierowcy w pokojach z łazienkami
i pełnym węzłem sanitarnym,
zapewnienie pełnego wyżywienia dla powyższej grupy:
 obiad i kolacja (1dzień),
 śniadanie, obiad, kolacja (2-4dzień)
 śniadanie i obiad (5dzień)
ubezpieczenie uczestników wycieczki NNW i KL na kwotę minimum 10 000 PLN,
zapewnienie możliwości korzystania z pełnowymiarowej hali sportowej w wymiarze łącznym
15 godzin zegarowych (po 1,5 godziny zegarowej dziennie dla dwóch grup),
zapewnienie wstępu na basen dla dwóch grup po 15 uczniów wraz z dwoma opiekunami
w wymiarze łącznym 10 godzin zegarowych (po 1 godzinie dla dwóch grup dziennie)
dwukrotną organizację 2-godzinnych zajęć nauki jazdy na nartach na stoku Pięknej Góry
obejmującą koszt wynajmu sprzętu narciarskiego (w tym kasków), koszt wyciągów narciarskich
oraz koszt pracy minimum trzech instruktorów, posiadających stosowane uprawnienia,
dwukrotną organizację zajęć na lodowisku, polegającą na wynajmie łyżew oraz zapewnieniu
wstępu na lodowisko,
organizację minimum jednego wyjścia/wyjazdu do kina w Suwałkach bądź Węgorzewie.
opiekę pilota posiadającego stosowne uprawnienia
ubezpieczenie uczestników wycieczki NNW i KL na kwotę minimum 10 000 PLN,
wybór i koszt pracy opiekunów pozostaje po stronie Zamawiającego,
CZĘŚĆ F) Usługa organizacji 4-dniowej wycieczki do Krakowa dla 30 uczniów wraz z 3 opiekunami, z
Gimnazjum im. Jana Twardowskiego w Ostródzie obejmuje :
 przejazd autokarem minimum 40 miejsc, wyposażonym w sprawną klimatyzację i DVD, dwóch
kierowców do ciągłej dyspozycji.
 zakup koszulek ułatwiających identyfikację w jednolitym kolorze dla 30 uczniów i 3 opiekunów,
 usługę przewodnicką podczas zwiedzania Krakowa oraz opiekę pilota podczas trwania wycieczki,
 3 noclegi dla 30 uczniów + 3 opiekunów + kierowców w Krakowie w pokojach 2-4 osobowych
z łazienkami w hotelu minimum 3-gwiazdkowym,
 wyżywienie dla powyższej grupy:
 obiad i kolacja (1dzień),
 śniadanie, obiad, kolacja (2,3dzień)
 śniadanie i obiad (4dzień),
 w drugi i trzeci dzień – podwieczorek (2 gałki lodów i soczek – 1 dzień), (ciastko i soczek –
2 dzień)
 ubezpieczenie uczestników wycieczki NNW i KL na kwotę minimum 10 000 PLN,
 bilety wstępu do wszystkich zwiedzanych obiektów wymienionych w ramowym planie zwiedzania’
 program wycieczki winien być realizowany wg ramowego planu:
Dzień
1 dzień
2 dzień
3 dzień
Program















Wyjazd z Ostródy
W czasie drogi obiad składający się z zupy, drugiego dania i deseru.
Przyjazd do miejsca noclegowego, zakwaterowanie
Przejazd do kopalni soli w Wieliczce, zwiedzanie z przewodnikiem.
Kolacja
Wyjście do kina na film w technologii 3D
Śniadanie
Rejs statkiem do klasztoru w Tyńcu, zwiedzanie Opactwa.
Obiad składający się z zupy, drugiego dania i deseru.
Przejazd do Chorzowa – Śląskie Wesołe Miasteczko – bilet całodniowy
Podwieczorek – lody i sok
Powrót do miejsca zakwaterowania, kolacja
Śniadanie
Zwiedzanie Krakowa z przewodnikiem: Wzgórze Wawelskie – Zamek
Królewski na Wawelu, zwiedzanie Reprezentacyjnych Komnat Królewskich,
Prywatnych Apartamentów Królewskich, lekcja Muzealna: „Śladami św.
Jadwigi Andegaweńskiej – królowej Polski, Kościół Mariacki,
Obiad składający się z zupy, drugiego dania i deseru.
4

4 dzień







Dalsze zwiedzanie Krakowa z przewodnikiem: Kazimierz – dzielnica
żydowska, Synagoga Remuh,
Podwieczorek – lody lub ciasto oraz sok.
Muzeum Historyczne Miasta Krakowa – Fabryka Schindlera,
Kolacja
Śniadanie
Podziemia rynku – śladami europejskiej tożsamości Krakowa
Obiad
Powrót do Ostródy
3. Zamawiający dopuszcza możliwości składania ofert częściowych.
4. Zamawiający dopuszcza możliwość powierzenia części zamówienia podwykonawcom.
III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: termin uzgodniony przez Wykonawcę z Zamawiającym:
Część A – 24-26.09.2013r.
Część B – 27-31.01.2014r.
Część C – 12-14.05.2014r.
Część D – wrzesień 2014r.
Część E – 26-30.01.2015.
Część F – maj 2015r.
IV. OPIS SPOSBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferent powinien stworzyć ofertę na formularzu załączonym do niniejszego zapytania.
Oferta powinna być:
- opatrzona pieczątką firmową,
- posiadać datę sporządzenia,
- zawierać adres lub siedzibę oferenta, numer telefonu, numer NIP,
- podpisana czytelnie przez wykonawcę.
Oferent powinien dołączyć oświadczenie o braku powiązań kapitałowych z Zamawiającym na druku
formularza dołączonym do niniejszego zapytania.
Wymagania stawiane oferentom:
 Organizatorem wyjazdu może być wyłącznie licencjonowane biuro podróży
V. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
1. Oferta powinna być przesłana za pośrednictwem poczty, kuriera lub też dostarczona osobiście na
adres: Biuro Projektu „Rozwijaj talenty, które posiadasz!”, ul. Jana III Sobieskiego 9, pokój 224,
14-100 Ostróda do dnia: 28.08.2013 r., godz. 12.00 (liczy się data wpływu).
2. Ocena ofert zostanie dokonana 29.08.2013r. O wyniku i wyborze najkorzystniejszej oferty oferenci
zostaną poinformowani mailowo.
3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane
4. Oferent może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać swoją ofertę.
5. W toku badania i oceny ofert Zamawiający może żądać od oferentów wyjaśnień dotyczących treści
złożonych ofert.
VI. OCENA OFERT
Zamawiający dokona oceny ważnych ofert na podstawie następujących kryteriów: Cena - 100%,
VII. INFORMACJE DOTYCZĄCE UPUBLICZNIENIA I WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
Zapytanie ofertowe wywieszono w siedzibie Beneficjenta oraz na stronie internetowej www.pelczarska.pl
O wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający zawiadom mailowo. Informacja zostanie wywieszona
także w miejscu publikacji treści zapytania oraz na stronie internetowej www.pelczarska.pl
VIII. DODATKOWE INFORMACJE
Dodatkowe informacje można uzyskać pod numerem telefonu 667 001 805.
IX. ZAŁĄCZNIKI
Wzór formularza ofertowego.
Wzór oświadczenia o braku powiązań kapitałowych.
5