program współpracy marketingowej z

ZATWIERDZAM
............................
”
PROGRAM WSPÓŁPRACY MARKETINGOWEJ
Z PRZEWOŹNIKAMI LOTNICZYMI W RUCHU KRAJOWYM
BEZPOŚREDNIM W 2015 ROKU
P.P. „Porty Lotnicze” (zwane dalej w skrócie PPL), jako zarządzający Lotniskiem Chopina
w Warszawie, oferuje w 2015 roku przewoźnikom lotniczym, którzy wykonują lub rozpoczną
w tym okresie wykonywanie przewozów pasażerskich w ruchu krajowym bezpośrednim
z Lotniska Chopina w Warszawie możliwość podjęcia współpracy w formie finansowego
zaangażowania PPL w działania marketingowe tych przewoźników według zasad i kryteriów
określonych w niniejszym dokumencie.
1. Zasady i kryteria współpracy marketingowej
1.1.
PPL wyraża gotowość podjęcia w 2015 roku współpracy z przewoźnikami lotniczymi
wykonującymi przewozy pasażerskie w ruchu krajowym bezpośrednim z Lotniska
Chopina w Warszawie w formie współfinansowania prowadzonych przez nich działań
marketingowych. Przez „ruch krajowy bezpośredni” rozumie się przewóz lotniczy
pasażerów rozpoczynających podróż lotniczą na Lotnisku Chopina w Warszawie do
innego portu lotniczego zlokalizowanego na terytorium Rzeczypospolitej Polskiej. Do
ruchu krajowego bezpośredniego nie zalicza się pasażerów przesiadających się na
Lotnisku Chopina w Warszawie.
1.2.
Celem współpracy marketingowej jest rozwój – poprzez działania marketingowe ruchu lotniczego na Lotnisku Chopina w Warszawie, w odniesieniu do przewozów
pasażerskich w ruchu krajowym bezpośrednim, w szczególności poprzez
niedopuszczenie do obserwowanego od początku 2015 r. dalszego zmniejszania
wolumenu tych przewozów, w tym dzięki rozpoczęciu ich wykonywania przez nowych
przewoźników.
1.3.
PPL może współfinansować działania marketingowe przewoźników, prowadzone
w ramach kampanii reklamowo-promocyjnych, mające bezpośredni wpływ na
generowanie przychodów z opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina (np. reklama
i promocja istniejących i nowych połączeń, ofert cenowych na poszczególne
połączenia, inne promocje połączeń). Działania te nie mogą służyć wyłącznie do
wspierania kampanii wizerunkowych przewoźnika.
1
1.4.
Wartość współfinansowania przez PPL działań marketingowych prowadzonych przez
poszczególnych przewoźników ustalana jest na zasadach określonych w rozdziale 2
(„Kryterium kwalifikujące”) niniejszego Programu. Jednakże, całkowita kwota środków
finansowych zaangażowanych przez PPL w ramach niniejszego Programu nie
przekroczy maksymalnej kwoty przeznaczonej na ten cel w budżecie PPL, o której
mowa w pkt 1.19. poniżej.
1.5.
Przewoźnik jest zobowiązany do zamieszczenia na środkach przekazu reklamowego:
a) logotypu Lotniska Chopina w Warszawie o porównywalnej wielkości co logotyp
przewoźnika (na środkach wizualnych) lub nazwy Lotniska Chopina w Warszawie
(w innych środkach przekazu),
b) informacji, że promowana działalność przewoźnika odbywa się z/do Lotniska
Chopina w Warszawie,
c) innych uzgodnionych wspólnie z PPL treści, uzależnionych od prowadzonych
działań marketingowych i wykorzystanych narzędzi promocyjnych lub środków
przekazu reklamowego.
1.6.
Rozpoczęcie współpracy marketingowej możliwe jest na wniosek przewoźnika.
Przewoźnik powinien złożyć do PPL wypełniony poprawnie wniosek o podjęcie
współpracy marketingowej z Lotniskiem Chopina w Warszawie (dalej: „Wniosek”),
wraz z załączonym planem działań marketingowych, co najmniej na miesiąc przed
planowaną datą rozpoczęcia działań marketingowych. W uzasadnionych przypadkach
termin ten może zostać skrócony za zgodą PPL. Oryginał Wniosku powinien być
przesłany do PPL w formie papierowej na adres:
P.P. „Porty Lotnicze”
Lotnisko Chopina w Warszawie
Biuro Handlowe
Dział Sprzedaży Usług Lotniczych
ul. Żwirki i Wigury 1
00-906 Warszawa
natomiast
jego
skan
przesłany
pocztą
elektroniczną
na
adres:
[email protected].
Wzór wniosku o podjęcie współpracy marketingowej stanowi Załącznik 1 do
niniejszego Programu.
1.7.
Załączony do Wniosku plan działań marketingowych, o których współfinansowanie
wnioskuje przewoźnik, powinien uwzględniać w szczególności:
a) opis planowanych do zastosowania narzędzi promocyjnych i środków przekazu
reklamowego,
b) planowany szczegółowy harmonogram działań,
c) szacunkowe koszty jednostkowe i ogólne działań netto,
d) planowany zasięg geograficzny prowadzenia działań marketingowych,
e) planowaną wielkość grupy docelowej, do której adresowane są działania
marketingowe objęte współpracą,
f) zakładane, szacunkowe efekty planowanych działań marketingowych, w tym
w zakresie ich wpływu na wielkość ruchu krajowego bezpośredniego na Lotnisku
Chopina (np. na liczbę sprzedanych biletów),
g) informację o trasach, jakie będą uwzględnione na środkach przekazu
reklamowego.
Plan działań marketingowych podlega akceptacji przez PPL. PPL ma prawo żądać
przekazania przez przewoźnika
dodatkowych wyjaśnień lub
informacji,
w szczególności jeśli uzna przedstawione w planie działań marketingowych informacje
1.8.
2
za niepełne lub niewystarczające do oceny stopnia, w jakim realizacja tego planu
przyczyni się do osiągnięcia celów niniejszego Programu.
1.9.
Na co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym rozpoczęciem każdego z działań
objętych planem działań marketingowych, przewoźnik powinien przedstawić do
akceptacji przez PPL projekty reklam, materiałów promocyjnych i wszelkich innych
form, w jakich podejmowane będą działania marketingowe. PPL ma prawo zgłosić
uwagi do formy, treści oraz zawartości przedstawionych przez przewoźnika projektów
zawierających informacje wymienione w pkt 1.5. w terminie 5 dni roboczych od ich
otrzymania. PPL może odmówić współfinansowania konkretnych działań lub żądać ich
modyfikacji.
1.10.
PPL ma prawo odmówić podjęcia współpracy marketingowej z przewoźnikiem, który
na dzień złożenia Wniosku miał wymagalne zobowiązania z tytułu opłat lotniskowych
na Lotnisku Chopina. Zastrzega się możliwość przerwania współpracy
z przewoźnikiem, który w trakcie uczestnictwa w niniejszym Programie zaprzestanie
realizacji płatności z tytułu należnych opłat lotniskowych na Lotnisku Chopina lub
będzie dokonywał ich nieterminowo.
1.11.
Przewoźnik odpowiada za dobór narzędzi promocyjnych i środków przekazu
reklamowego. W gestii przewoźnika leży zlecenie przygotowania projektów
graficznych i treści ogłoszeń, które pojawią się w wybranych środkach przekazu
reklamowego oraz koordynacja ich produkcji, a także organizacja innych działań
marketingowych.
1.12.
Zaangażowanie środków finansowych PPL może dotyczyć działań marketingowych
podejmowanych w ramach wielu kampanii reklamowo-promocyjnych realizowanych
przez danego przewoźnika w czasie obowiązywania niniejszego Programu. Jeśli
działania marketingowe będą realizowane w etapach, wymagane jest załączenie do
Wniosku planu działań marketingowych dotyczącego co najmniej pierwszego etapu
oraz przedstawienie do akceptacji przez PPL, na co najmniej 10 dni roboczych przed
planowanym rozpoczęciem działań w ramach danej kampanii, planu działań
marketingowych oraz projektów reklam, materiałów promocyjnych i wszelkich innych
form, w jakich podejmowane będą działania marketingowe dla każdego kolejnego
etapu. W takim przypadku, pkt 1.8. i 1.9. stosuje się odpowiednio.
1.13.
Między przewoźnikiem a PPL zawierana jest Umowa o Współpracy Marketingowej
(dalej: „Umowa”), określająca szczegółowe warunki współpracy. Podstawą zawarcia
Umowy jest uprzednia akceptacja przez PPL planu działań marketingowych
przedstawionego przez tego przewoźnika. Przed zawarciem Umowy przewoźnik jest
zobowiązany dostarczyć do PPL:
a) jeśli Umowę podpisuje podmiot zarejestrowany w Rzeczypospolitej Polskiej:
- odpis z KRS,
- pełnomocnictwo osoby podpisującej Umowę (jeżeli zakres umocowania osoby
podpisującej Umowę nie wynika z KRS),
- zaświadczenie z Urzędu Skarbowego o statusie podatnika VAT i numerze, pod
jakim są zidentyfikowani na potrzeby podatku oraz posiadaniu nr REGON;
b) jeśli Umowę podpisuje podmiot zagraniczny lub jego oddział w Rzeczypospolitej
Polskiej:
- wyciąg, odpis lub zaświadczenie z rejestru przedsiębiorstw, przedsiębiorców lub
z innego odpowiedniego rejestru,
3
- oryginał certyfikatu rezydencji wraz z oświadczeniem, o którym mowa w art. 26
ust. 1d-1e ustawy z dnia 15 lutego 1992 roku o podatku dochodowym od osób
prawnych (Dz. U. z 2014 r. poz. 851, z późn. zm.),
- pełnomocnictwo osoby podpisującej Umowę (jeżeli w rejestrze przedsiębiorstw,
przedsiębiorców lub innym odpowiednim rejestrze nie figuruje jako osoba
upoważniona do zawierania umów w imieniu przewoźnika lub gdy osobą
podpisującą umowę będzie osoba upoważniona w oddziale do reprezentowania
podmiotu zagranicznego).
Do podpisania Umowy może być wymagane przedstawienie dodatkowych
dokumentów poza wymienionymi powyżej. Wzór Umowy, zawierający jej podstawowe
postanowienia, jest dostępny do pobrania w formie elektronicznej na stronie
internetowej www.lotnisko-chopina.pl w części B2B w zakładce „Współpraca
marketingowa”.
1.14. W terminie 15 dni roboczych od zakończenia działań marketingowych
współfinansowanych przez PPL, jednak nie później niż do 11 grudnia 2015 roku,
przewoźnik jest zobowiązany do przedstawienia PPL:
a) dokumentacji tych działań, w tym raportu ilościowego ilustrującego liczbę i rodzaje
wykorzystanych środków przekazu reklamowego i narzędzi promocyjnych
(w szczególności zdjęć, nagrań, zrzutów z ekranu, elektronicznych wersji reklam
prasowych itp.) oraz oceny ich skuteczności, w postaci m.in. informacji o ich wpływie
na wielkość ruchu krajowego bezpośredniego na Lotnisku Chopina (np. na liczbę
sprzedanych biletów);
b) potwierdzonych za zgodność z oryginałem kserokopii dokumentów potwierdzających
poniesione przez przewoźnika wydatki na działania marketingowe (opłacone faktury
lub dokumenty o równoważnej wartości dowodowej).
Niedotrzymanie przez przewoźnika ww. terminów może spowodować zmniejszenie
wartości określonych w Umowie środków finansowych, zaangażowanych przez PPL o
1% za każdy dzień opóźnienia.
1.15
Określenie ostatecznej wartości środków zaangażowanych przez PPL nastąpi po
zweryfikowaniu przez PPL rzeczywistej liczby pasażerów odlatujących w ruchu
krajowym bezpośrednim (za których pobierana jest opłata pasażerska)
wygenerowanych przez danego przewoźnika w okresie wymienionym w pkt. 2.1 i 2.2.
oraz na podstawie wysokości rzeczywistych kosztów poniesionych przez przewoźnika
na realizację działań zgodnie z zaakceptowanym planem działań marketingowych.
1.16. Refinansowaniu przez PPL nie podlegają wydatki na działania marketingowe
prowadzone po 4 grudnia 2015 r.
1.17.
Refinansowane przez PPL będą jedynie prawidłowo udokumentowane wydatki na
działania marketingowe.
1.18.
Środki finansowe zostaną wypłacone przewoźnikowi na podstawie Umowy, po
podpisaniu wspólnego protokołu z przeprowadzonych działań marketingowych,
w którym określona zostanie ostateczna wartość środków finansowych
zaangażowanych przez PPL. Wypłata środków nastąpi na podstawie faktury,
wystawionej przez przewoźnika na kwotę określoną w protokole. Faktura musi być
wystawiona nie później niż 31 grudnia 2015 roku, a jej oryginał dostarczony do PPL
nie później niż do 7 stycznia 2016 roku.
1.19.
Wspólne działania marketingowe będą podejmowane w ramach środków
przewidzianych w budżecie PPL, aż do ich wyczerpania. W razie niewystarczających
4
środków, o ich przyznaniu przewoźnikom spełniającym kryteria określone
w Programie będzie decydować kolejność wpływu do PPL prawidłowo wypełnionych
Wniosków wraz z załączonym planem działań marketingowych. Za moment wpływu
Wniosku do PPL uznaje się moment jego otrzymania w formie elektronicznej na
adres, o którym mowa w pkt. 1.6.
1.20.
PPL zastrzega sobie prawo do wprowadzenia zmian w niniejszym Programie,
z wyłączeniem działań, w odniesieniu do których zawarte zostały Umowy
o Współpracy Marketingowej.
1.21.
W razie rozbieżności między dwiema wersjami językowymi Programu obowiązuje
wersja polska.
1.22.
Treść niniejszego Programu wraz z załącznikiem jest dostępna do pobrania w formie
elektronicznej na stronie internetowej www.lotnisko-chopina.pl w części B2B
w zakładce „Współpraca marketingowa”.
1.23
PPL informuje na wniosek przewoźnika o procencie, w jakim dotychczas złożone
Wnioski wyczerpują budżet PPL przeznaczony na finansowanie niniejszego Programu
w terminie 5 dni roboczych od otrzymania wniosku.
1.24.
Niniejszy Program wchodzi w życie 15 lipca 2015 roku i obowiązuje do 31 grudnia
2015 roku.
2. Kryterium kwalifikujące
2.1.
Kryterium kwalifikującym przewoźnika do rozpoczęcia współpracy marketingowej jest
zwiększenie przez niego liczby pasażerów odlatujących w ruchu krajowym
bezpośrednim (za których pobierana jest opłata pasażerska), zwanych dalej
„pasażerami”, w okresie od 1 sierpnia do 30 listopada 2015 roku, w stosunku do
liczby pasażerów w analogicznym okresie 2014 roku, skorygowanej o procentową
wartość spadku liczby pasażerów tego przewoźnika w pierwszych 6 miesiącach 2015
roku w stosunku do pierwszych sześciu miesięcy roku 2014, z zastrzeżeniem pkt 2.2.
Przed przystąpieniem do sporządzenia Wniosku, przewoźnik uzgodni z PPL
skorygowaną liczbę pasażerów przyjętą dla tego przewoźnika.
2.2.
Dla przewoźników, którzy dotychczas nie prowadzili działalności w zakresie
przewozów pasażerskich w ruchu krajowym bezpośrednim na Lotnisku Chopina w
Warszawie, kryterium kwalifikującym do rozpoczęcia współpracy marketingowej jest
rozpoczęcie w 2015 r. takiej działalności oraz osiągnięcie łącznej liczby 12 000
pasażerów w okresie od 1 sierpnia do 30 listopada 2015 roku.
2.3.
Rozpoczęcie współpracy marketingowej może nastąpić wyłącznie w odniesieniu do
tras spełniających jednocześnie następujące warunki:
a) przewoźnik wykonuje pasażerskie regularne przewozy lotnicze,
b) przewoźnik oferuje publicznie do nabycia średnio w ciągu miesiąca
kalendarzowego nie mniej niż 25% miejsc oferowanych przez niego na danej
trasie,
c) loty są wykonywane z częstotliwością nie mniejszą niż jeden raz w tygodniu.
2.4.
Przewoźnik korzystający z niniejszego Programu nie może skorzystać z pakietu
rozwojowego zawartego w Programie Współpracy Marketingowej z Przewoźnikami
w 2015 roku w odniesieniu do tras krajowych.
2.5.
Przewoźnik powinien z należytą starannością oszacować ryzyko związane
z nieosiągnięciem w okresie od 1 sierpnia do 30 listopada 2015 roku wzrostu,
5
o którym mowa w pkt. 2.1. albo poziomu, o którym mowa w pkt. 2.2.,
upoważniających go do uzyskania wsparcia marketingowego.
2.6.
Wartość zaangażowanych środków finansowych PPL wynosi 50 PLN od każdego
dodatkowego pasażera danego przewoźnika w okresie, o którym mowa w pkt 2.1.
ponad skorygowaną liczbę pasażerów tego przewoźnika w analogicznym okresie roku
2014, obliczoną w sposób, o którym mowa w pkt. 2.1., z zastrzeżeniem pkt 2.7.
2.7.
W przypadku przewoźnika, który dopiero rozpoczyna wykonywanie lotów w ruchu
krajowym, wartość zaangażowania środków finansowych PPL wynosi 50 PLN od
każdego pasażera ponad liczbę pasażerów w ruchu krajowym bezpośrednim
wskazaną w pkt. 2.2.
Całkowita wartość zaangażowanych przez danego przewoźnika środków finansowych
nie może być niższa niż 30% kosztów netto działań marketingowych prowadzonych
w ramach danej kampanii reklamowo-promocyjnej objętych współfinansowaniem
w ramach niniejszego Programu.
Całkowita wartość współfinansowania przez PPL działań marketingowych jednego
przewoźnika nie może przekroczyć 50% maksymalnej kwoty środków finansowych
przewidzianych w budżecie PPL na realizację niniejszego Programu.
2.8.
2.9.
2.10.
Działania marketingowe współfinansowane w ramach Programu muszą dotyczyć
ruchu krajowego bezpośredniego.
Załącznik
1.
Wzór wniosku o podjęcie współpracy marketingowej z Lotniskiem Chopina w Warszawie
w ramach Programu
6