Wersja do pobrania w PDF

Menedżerze, zorganizuj się!
Justyna Maciejewska | 28.05.2012
Nadszedł czas, aby pogodzić się z okrutną prawdą niezorganizowany menedżer, to mało skuteczny
menedżer. Będąc w ciągłym wirze pracy i natłoku
obowiązków, nie sposób zapamiętać wszystkich
ważnych informacji: terminów spotkań, numerów do
klientów, zadań do wykonania, itd. Jeżeli piastujesz
ważne, odpowiedzialne stanowisko, intensywnie
pracujesz, spotykasz wielu ludzi (a nie masz osobistej
sekretarki i dwóch asystentów), to nie pozostaje ci nic
innego, jak „ogarnąć się”!
Jako menedżer masz wiele na głowie, sporo spotkań, planów, podwładnych, którymi musisz
pokierować, a także zapewnić im możliwie jak najlepsze warunki do pracy. Jak uda ci się tego
wszystkiego dokonać, skoro połowa (albo i więcej) spraw do załatwienia, zwyczajnie wypadnie ci
z głowy? Po prostu musisz odpowiednio się zorganizować. A pomoże ci w tym zwykły kalendarz.
Istnieje kilka pomysłów, dzięki którym będziesz mógł sprawniej i skuteczniej wykonywać swoją pracę.
Porządek w dokumentach
Po pierwsze, musisz zadbać o to, aby utrzymywać swoje dokumenty w porządku, najlepiej
posortowane. Uchroni cię to przed niepotrzebnym stresem, związanym np. z zaginięciem ważnej
umowy. Utrzymując na bieżąco swoje biurko w porządku, ułatwiasz sobie pracę. Wszystko wówczas
ma swoje miejsce i nic nie ginie w stercie papierów. Co jakiś czas warto również przejrzeć stare pliki
dokumentów i niepotrzebne wyrzucić.
Podział pracy
Po drugie, jeżeli zajmujesz się zadaniem, które niekoniecznie wymaga twojej uwagi i czasu, to
przekaż je swojemu pracownikowi i zapewnij mu wszystkie niezbędne środki do jego wykonania.
Dzięki temu, będziesz mógł poświęcić się ważniejszym sprawom, które tylko ty osobiście możesz
wykonać. Twoi pracownicy na pewno docenią zaufanie, którym ich obdarzasz i będą się szczególnie
starać, żeby cię nie zawieść.
Spokój to podstawa
Po trzecie, nie daj się zwariować. Spokój i opanowanie jest bardzo dobrym doradcą w każdej sytuacji.
Wówczas zawsze możesz trzeźwo ocenić problem i to, czy on w ogóle ciebie dotyczy. Nie warto
zmieniać swoich planów zbyt pochopnie. Oczywiście zdarzają się sytuacje, gdy trzeba zmienić
kierunek swoich dążeń, lecz to powinna być starannie przemyślana decyzja.
Kalendarz papierowy
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/36/id/1127/menedzerze-zorganizuj-sie-/
W twojej pracy niezbędne jest posiadanie kalendarza. Oprócz zakupienia wcześniej wspomnianego,
trzeba również do niego codziennie zaglądać, ale nie po to, by oglądać puste kartki, lecz by
zapisywać i sprawdzać planowane wydarzenia w twojej pracy i w życiu prywatnym. Każdy może
wyuczyć się nawyku systematycznego zaglądania do kalendarza, a ułatwia on życie milionom ludzi.
Tradycyjny kalendarz ma wiele zalet: nie jest na baterię, więc nie trzeba go ładować, jego wielkość
możesz dopasować do własnych potrzeb (sklepy zaopatrzone są w kalendarze wszelkich rozmiarów),
a poprzez wygląd swojego kalendarza możesz odzwierciedlić swoją osobowość.
A może organizer?
Jeżeli natomiast kalendarz to dla ciebie przeżytek, to z pewnością zainteresują cię bardziej
nowoczesne metody planowania czasu. Są to elektroniczne organizery, podręczne systemy cyfrowe
i inne przedmioty tego typu. Takie urządzenia pomagają nie tylko w przechowywaniu numerów
telefonów, dat spotkań i informacji o tym, co trzeba zrobić, ale także umożliwiają wysyłanie
wiadomości i wykonywanie podstawowych zadań edytorskich oraz kalkulacyjnych. Dzięki tym
urządzeniom wprowadzisz porządek do swojego życia zawodowego i osobistego.
Jakie są podstawowe właściwości i opcje dostępne w organizerach? Oto niektóre z nich:
●
●
●
●
●
●
●
●
●
●
Oprawa organizera może mieć cztery różne rozmiary, od kieszonkowego do bardzo pokaźnego.
Utrzymuje w całości wszystko, co znajduje się pomiędzy okładkami.
Okładki mogą być ze skóry, skóropodobne lub winylowe.
Organizery są zaopatrzone w listę zadań priorytetowych, którą sam wypełniasz i ustalasz ich
hierarchię. Po wykonaniu zadania wykreślasz go z listy, jeżeli natomiast nie ukończyłeś zadania, to
przenosisz go na dzień następny.
Zapis codziennych zdarzeń: organizer dostarcza wystarczającą ilość miejsca do wprowadzania
notatek.
Zapis codziennych wydatków: w tym miejscu można zapisywać bieżące wydatki i koszty poniesione
na rzecz firmy.
Harmonogram spotkań: można tu zapisać bieżące daty i godziny ważnych zebrań i innych zdarzeń
codziennych.
Adresy, telefony. Wszystko w kolejności alfabetycznej - bardzo przydatna rzecz.
Wartości i cele: nie tylko na dzisiaj, ale na całe życie, można w tym miejscu zapisać swoje motto,
cel życiowy, plany na przyszłość - to bardzo motywuje!
Kartki: poza podstawowym systemem zarządzania informacją, masz kartki do zapisywania
pozostałych ważnych wydarzeń, np. ważnych danych, adresu, grupy krwi, stref czasowych, kodów
pocztowych. Do wyboru jest bardzo wiele opcji, które pomogą ci zaplanować czas.
Twój organizer da ci wiele możliwości, dzięki niemu będziesz mógł trzymać wszystkie ważne
informacje w jednym miejscu. Co prawda, ciągłe aktualizowanie bieżących wydarzeń może stać się
utrapieniem, jednak korzyści z tego płynące są realnie opłacalne. Ważne jest, aby w miarę
możliwości, nie rozstawać się ze swoim organizerem, a nawet pilnować go „jak oka w głowie”!
Zgubienie go może okazać się dla ciebie katastrofą, ponieważ tylko on zawiera wszystkie niezbędne
informacje, potrzebne ci do pracy.
Niech żyje technologia!
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/36/id/1127/menedzerze-zorganizuj-sie-/
Najnowsze technologie dają wiele możliwości, które skutecznie ułatwiają pracę menedżerom. Oprócz
tradycyjnego organizera, istnieje dostęp do jego elektronicznej formy. Oczywiście, cena takiego cuda
jest odpowiednio wyższa od zwykłego organizera, jednak proponowane możliwości również są
odpowiednio rozszerzone. Elektroniczny organizer może przypominać ci o spotkaniach za pomocą
alarmu. Nawet jeżeli zapomnisz zerknąć na bieżący plan twojego dnia i wypadnie ci z głowy
dzisiejsze zebranie z pracownikami, to nic straconego - organizer o wszystkim ci przypomni. To
urządzenie za niewielką cenę może ułatwić ci życie i zorganizować pracę.
Cyfrowy asystent
Propozycji na utrzymanie porządku w twoich papierach, listach i kontaktach jest wiele. Kolejną
z nich jest cyfrowy asystent osobisty. Jest to miniaturowy komputer, obsługiwany za pomocą rysika.
Dzięki niemu możesz nie tylko śledzić swój kalendarz, ale również wykonywać szereg różnych zadań:
●
●
●
●
●
Planować codzienny rozkład dnia.
Zarządzać kontaktami firmowymi.
Wysyłać i odbierać wiadomości.
Wysyłać wiadomości na faks.
Korzystać z sieci.
Wybór osobistego terminarza jest niewątpliwie sprawą indywidualną. Współcześnie menedżerzy
mają szeroki wybór różnorodnych organizerów - od rozmiaru, po materiał okładki. Każdy ma inne
preferencje i inny system pracy. Niektórzy, mimo popularności urządzeń cyfrowych, nadal preferują
tradycyjne terminarze papierowe. Nie jest bowiem ważne, jaką formę organizera wybierzesz, ważne
żebyś z niego korzystał na co dzień. Aby nauczyć się organizacji i sprawności w prowadzeniu
dokumentacji, codziennie rano poświęć 20 minut na przeczytanie poczty, uzupełnienie informacji
w terminarzu i sprawdzenie zadań wyznaczonych na dzień dzisiejszy. Na początek wykonuj sprawy
najważniejsze i najtrudniejsze, drobiazgi zostaw na później. Pod koniec dnia zagospodaruj kolejne 20
minut na ocenę pracowników, rozmowy z nimi, zapisanie rzeczy wartych zapamiętania i przejrzenie
zadań na dzień następny. Zatem nie pozostaje ci nic innego, drogi menedżerze, jak rozejrzeć się
wokół siebie, ogarnąć chaos na swoim biurku i udać się do sklepu po organizer, a co najważniejsze korzystać z niego codziennie!
Justyna Maciejewska
Ocena:
0/6
Pobrano z: http://www.treco.pl/wiedza/artykuly-szczegoly/page/36/id/1127/menedzerze-zorganizuj-sie-/