Policja 997 Skutecznie, czyli jak?

Policja 997
Źródło: http://gazeta.policja.pl/997/przydatne-w-sluzbie/komunikacja-wewnetrzna/67413,Skutecznie-czyli-jak.html
Wygenerowano: Czwartek, 2 marca 2017, 10:19
Skutecznie, czyli jak?
Choć komunikowanie się jest zjawiskiem niezwykle powszechnym, to jednak proces ten nie zawsze przebiega bez problemów.
Nie tylko w naszym życiu prywatnym, ale i zawodowym, pełno jest przeinaczeń i niedomówień. Firma, w której szwankuje
komunikacja, nie może funkcjonować efektywnie. O to, by działała lepiej, możemy i powinniśmy zadbać wszyscy. Bo przecież
każdy z nas jest niezwykle ważnym ogniwem w procesie wymiany informacji.
Aby można było w ogóle mówić o komunikowaniu się, musi wystąpić łącznie kilka elementów. Oczywiste jest, że nie może
być przepływu informacji bez nadawcy i odbiorcy komunikatu. Nadawcą będzie więc np. naczelnik, który na odprawie
wydziału informuje, kto i za co otrzymał ostatnio premię. Odbiorcami w tym wypadku będą wszyscy jego podwładni.
Równie ważnym elementem w procesie komunikowania się jest narzędzie, za pomocą którego przekazujemy komunikat. Jest
to tzw. kanał informacyjny. Będzie nim np. poczta elektroniczna, gazetka firmowa, ale też wydane ustnie polecenie.
SPRAWDŹ, CZY DOSZŁO
Wydaje się, że brak nadawcy lub odbiorcy jest elementem, który uniemożliwia komunikację. Ale jakże często zdarza nam się
wysłać e maila i nie sprawdzić, czy osoba, do której był skierowany, rzeczywiście przeczytała wiadomość? Albo nagrać
informację na automatyczną sekretarkę i nie upewnić się, czy została odsłuchana? Żeby komunikacja była skuteczna,
musimy zadbać jeszcze o tzw. sprzężenie zwrotne. Nadawca musi bowiem wiedzieć, że jego komunikat dotarł do odbiorcy, a
ten informację przyjął i zrozumiał ją zgodnie z intencją nadawcy. Wyjątkiem oczywiście będzie sytuacja, w której grono
odbiorców będzie z założenia zbyt liczne, by weryfikacja dotarcia komunikatu była możliwa. Będzie tak np. przy
wykorzystaniu intranetu do przekazania informacji wszystkim policjantom w garnizonie.
SŁUCHAJ PODWŁADNYCH
W codziennej pracy lub służbie mamy najczęściej do czynienia z komunikacją „w dół”, „w górę” i z komunikacją „poziomą”,
zwaną również „horyzontalną”. Ta ostatnia dotyczy wymiany informacji ze współpracownikami. Komunikacja „w dół” to
przekazywanie informacji pracownikom przez przełożonych. Komunikacja „w górę” zaś to komunikat przekazywany przez
podwładnych kierownictwu. Jeśli komunikacja „w górę” działa efektywnie, przynosi wiele korzyści obu stronom. Pozwala
przełożonemu zorientować się, czy wydane przez niego polecenia zostały odpowiednio zrozumiane. Dla mądrego szefa ten
rodzaj komunikacji powinien być też cenną wskazówką przy podejmowaniu decyzji dotyczących funkcjonowania podległego
mu zespołu ludzi. Mądry przełożony powinien zadbać więc o to, by jego podwładni otwarcie wyrażali swoje opinie, czyli nie
obawiali się i chcieli się z nim komunikować.
Dla efektywnego przepływu informacji niezbędny jest odpowiedni dobór narzędzi, za pomocą których przekażemy nasz
komunikat. Wybór zależy od bardzo wielu czynników: okoliczności, treści komunikatu, adresata itd. Inaczej więc wydamy
polecenie przeprowadzenia oględzin miejsca zdarzenia, inaczej poinformujemy o przyznaniu nagrody motywacyjnej, inaczej
wreszcie poprosimy przełożonego o dzień wolny.
Doświadczenie pokazuje, że aby usprawnić komunikację w miejscu pracy, nie ma co sięgać po złożone i wymyślne narzędzia
komunikacyjne. Zazwyczaj wystarczają najprostsze, które są najłatwiejsze do zastosowania, a ponadto okazują się
najefektywniejsze. A narzędzi, którymi możemy posługiwać się w komunikacji wewnętrznej, jest naprawdę wiele. Wystarczy
wymienić odprawy służbowe, indywidualne spotkania z policjantami, pocztę elektroniczną, telekonferencje,
wideokonferencje, tablice ogłoszeń, intranet, wewnętrzne instrukcje i algorytmy postępowania, korespondencję pisemną i
polecenia ustne, a nawet imprezy integracyjne. Najważniejszy jest ich odpowiedni dobór. A także odrobina dobrej woli, by w
ogóle chcieć uczestniczyć w procesie efektywnej komunikacji.
kom. dr Sławomir Weremiuk
pełnomocnik komendanta głównego Policji ds. komunikacji wewnętrznej
Ocena: 0/5 (0)