WK-0911/16/2004 Poznań, dnia 28 lutego 2005 r. Pan Andrzej Bąk

WK-0911/16/2004 Poznań, dnia 28 lutego 2005 r. Pan Andrzej Bąk

WK-0911/16/2004
Poznań, dnia 28 lutego 2005 r.
Pan
Andrzej Bąk
Wójt
Gminy Wapno
Wystąpienie pokontrolne
Działając na podstawie art. 9 ust. 2 ustawy z dnia 7 października 1992 r. o regionalnych
izbach obrachunkowych (tj. Dz.U. z 2001 r. Nr 55, poz. 577 ze zm.) informuję o wynikach kompleksowej kontroli gospodarki finansowej gminy, która dotyczyła budżetu uchwalonego przez Radę na
2003 r. Kontrola wykazała opisane w protokole, podpisanym w dniu 30 grudnia 2004 r. nieprawidłowości i uchybienia, spowodowane nieprzestrzeganiem obowiązujących przepisów prawa, oraz brak
nadzoru nad podległymi pracownikami.
Stwierdzono, że:
1. Zakładowy plan kont dla Urzędu Gminy nie został uzupełniony o wykaz kont ksiąg pomocniczych do kont księgi głównej: 011 (grunty według obiektów inwentarzowych), 080, 201, 231, 234, 240.
W ZPK dla Urzędu nie zostały ustalone formy pozaksięgowej ewidencji:
− zobowiązań wymagalnych, która umożliwiałaby sporządzenie sprawozdań budżetowych: Rb-28S
sprawozdanie z wykonania planu wydatków budżetowych, Rb-Z - kwartalne sprawozdanie o stanie zobowiązań według tytułów dłużnych oraz gwarancji i poręczeń.
− należności wymagalnych, która umożliwiałaby sporządzenie sprawozdań budżetowych Rb-N kwartalne sprawozdanie o stanie należności,
− skutków obniżenia stawek podatków, odroczeń, rozkładania zaległości na raty, umorzeń zaległości podatkowych.
Nieustalenie w dokumentacji opisującej przyjęte zasady (politykę) rachunkowości wykazu
kont ksiąg pomocniczych stanowiło naruszenie art. 10 ust. 1 pkt 3 lit b) ustawy z dnia 29 września
1994 r. o rachunkowości (tj. Dz.U. z 2002 r. Nr 76, poz. 694 ze zm.) oraz § 12 ust. 1 pkt 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
jednostek sektora finansów publicznych (Dz.U. Nr 153, poz. 1752).
Nieustalenie formy pozaksięgowej ewidencji zobowiązań i należności wymagalnych oraz
skutków obniżenia stawek podatków, odroczeń, rozkładania zaległości na raty, umorzeń zaległości
podatkowych stanowiło naruszenie przepisów § 12 ust. 1 oraz § 13 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu
państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych, a także art. 10 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
2. W Urzędzie Gminy jako księgi rachunkowe prowadzona była księga „Dziennik-Główna”, a w niej
jeden dziennik oraz konta księgi głównej do tego dziennika - dla budżetu gminy oraz Urzędu jako
jednostki organizacyjnej.
W ramach ksiąg rachunkowych Urzędu prowadzone było m.in. konto 222 - Rozliczenie dochodów budżetowych.
Urząd nie posiadał w banku wyodrębnionego rachunku bankowego - dochody i wydatki realizowane były bezpośrednio na rachunek budżetu (dochody) i z tego rachunku (wydatki).
W ramach kont księgi głównej budżetu prowadzone były jako konta syntetyczne:
− 223 - Rozliczenie wydatków budżetowych (GZEA Szkół)
− 223/1 - Rozliczenie wydatków budżetowych (GOPS).
Nie były prowadzone konta pomocnicze odrębnie dla jednostek organizacyjnych:
− Gminny Zespół Obsługi Szkół,
−
Zespół Szkół,
− Przedszkole Publiczne oraz
− konto pomocnicze dla rozrachunków z GOPS
do jednego konta syntetycznego 223, jakie powinno być prowadzone w zbiorze kont syntetycznych.
Prowadzenie jednego dziennika dla dwóch zbiorów kont syntetycznych stanowiło naruszenie
przepisów art. 13 ust. 1, art. 14 ust. 1, art. 15 ust. 1, art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r.
o rachunkowości.
Prowadzenie konta 222 - „Rozliczenie dochodów budżetowych” w ramach ksiąg rachunkowych Urzędu oraz kont syntetycznych budżetu „Rozliczenie wydatków budżetowych” dla rozrachunków z GZEASz oraz GOPS, zamiast jednego konta syntetycznego 223 - „Rozliczenia wydatków budżetowych” i kont analitycznych do tego konta dla rozrachunków z poszczególnymi jednostkami stanowiło naruszenie zasad funkcjonowania kont, określonych w załącznikach nr 1 i 2 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
3. W okresie objętym kontrolą nie zostały sporządzone zestawienia obrotów i sald kont ksiąg głównych budżetu oraz Urzędu Gminy.
Od sumy obrotów i sumy sald kont syntetycznych za marzec 2003 r. w księgach rachunkowych Urzędu występują błędy, których kwota wynosi w kolejnych miesiącach (w sumach obrotów i sumach
sald) łącznie 649,00 zł.
Niesporządzenie zestawień obrotów i sald kont ksiąg głównych stanowiło naruszenie art. 13
ust. 1 pkt 4 oraz art. 18 ust. 1 ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości.
4. Skarbnik sporządziła zestawienie „Zobowiązania niewymagalne - Rb-28 - 31.12.2003 r.”, w którym
przy podziałkach klasyfikacji budżetowej zostały podane różne liczby oraz ich sumy. Nie zostały
podane konta ksiąg pomocniczych, na podstawie których możliwe byłoby ustalenie, jakich kont syntetycznych dotyczą wykazane zobowiązania - zestawienie nie spełnia wymogu zestawienia sald kont
ksiąg pomocniczych, o którym mowa w art. 18 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
5. Jako dowody wewnętrzne sporządzane były w Urzędzie polecenia księgowania, na których brak
podpisu osoby sporządzającej, brak potwierdzenia podpisem sprawdzenia i zatwierdzenia dowodów
do księgowania. Dowody źródłowe nie były w poleceniach księgowania pojedynczo wymieniane.
Sposób zapisów księgowych (dekretacja) wskazywany na raportach kasowych nie był potwierdzany
podpisem przez osobę odpowiedzialną za te wskazania.
Dowody księgowe nie były oznaczane numerami identyfikacyjnymi dowodu księgowego, a dowody
załączone do raportów kasowych numerem i pozycją, pod którą dowody zostały ujęte w raportach; na
dowodach zamieszczane były kolejne numery arkuszy w zbiorach dowodów księgowych.
Instrukcja w sprawie gospodarki kasowej wydana przez Wójta przewiduje poza zamieszczaniem na
dowodach załączonych do raportów kasowych numeru i pozycji raportu - zamieszczenie również daty
raportu.
Polecenia księgowania jako dowody księgowe nie spełniały wymogów określonych w art. 20
ust. 3 pkt 1, art. 21 ust. 1 pkt 1, 5 i 6 ustawy o rachunkowości, a księgi rachunkowe wymogu sprawdzalności, o którym mowa w art. 24 ust 1 ustawy - udokumentowanie zapisów nie pozwala na identyfikację dowodów i sposobu ich zapisania w księgach rachunkowych.
Nieoznaczanie numerami identyfikacyjnymi dowodów księgowych stanowiło naruszenia art.
21 ust. 1 pkt 1 ustawy o rachunkowości, a niewymienienie pojedynczo dowodów źródłowych w zbiorczych dowodach księgowych (poleceniach księgowania) - art. 20 ust. 3 pkt 1 tej ustawy.
Zaniechanie sprawdzania i zatwierdzania poleceń księgowania, w tym jako dowodów księgowych zbiorczych, stanowiło ponadto naruszenie przepisu art. 14 ust. 2 oraz art. 21 ust. 1 pkt 6 ustawy
o rachunkowości.
6. Podinspektor obsługi księgowości nie prowadziła rejestrów przypisów i odpisów podatku od środków transportowych od osób prawnych oraz od osób fizycznych.
2
Było to naruszeniem § 12 ust. 1 i §13 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia
2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych
w związku z § 3 ust. 1 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jst.
stanowiącej zał. Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
7. Jako metoda ustalania skutków obniżenia stawek podatków przyjęte zostało dzielenie skutków
rocznych na koniec poszczególnych kwartałów przez 4 i dodawania 1/4 tych skutków do skutków
obliczonych za poprzedni okres sprawozdawczy: 1/4 skutków rocznych z drugiego kwartału do 1/4
skutków z pierwszego kwartału; do sumy skutków za okres do 30.06.2003 r. 1/4 skutków rocznych
z okresu do 30.09.2003 r.; do sumy skutków za okres do 30.09.2003 r. 1/4 skutków rocznych z czwartego kwartału.
Przyjęta metoda nie uwzględnia skutków wynikających ze zmian w przedmiocie i podstawach opodatkowania występujących w różnych miesiącach poszczególnych kwartałów, np. w wyniku zawarcia
umowy najmu lokalu użytkowego od 1 lutego 2003 r., korekt podatku, jeżeli zmiany dotyczyły wcześniejszych okresów sprawozdawczych, tj. wykazywania różnicy - pomiędzy stawką górną a przyjętą
w uchwale przez Radę Gminy, przemnożoną przez podstawę opodatkowania - narastająco od początku
roku do końca okresu sprawozdawczego.
Sposób ustalania skutków obniżenia stawek podatków jest niezgodny z przepisami § 3 ust. 1
pkt 9 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jst. stanowiącej zał. Nr 2
do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Pozaksięgowa ewidencja skutków obniżenia stawek podatku od nieruchomości nie pozwala na
ustalenie faktycznych skutków obniżenia stawek. Nie pozwala również na ustalenie i wyjaśnienie
przyczyn różnic między danymi ustalonymi podczas kontroli, a wykazanymi w sprawozdaniach RbPDP i stwierdzenie, czy kwoty ustalone podczas kontroli są prawidłowe.
8. Do obliczenia skutków obniżenia ceny skupu żyta - przyjętej jako podstawa obliczania podatku
rolnego na obszarze gminy - stawka podatku rolnego została zaokrąglona do kwoty 83,60 zł od 1 ha
przeliczeniowego gruntów. Z wyliczenia wynika natomiast, że stawka ta wynosiła 83,63 zł. Przepis
art. 63 § 1 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. Nr 137 poz. 926 ze zm.)
nie przewiduje zaokrąglania stawek podatków.
W zestawieniach sporządzonych przez podinspektora wymiaru podatku, handlu i dodatków mieszkaniowych nie zostały uwzględnione ha przeliczeniowe Przedsiębiorstwa Rolnego - sp. z o.o. w Wapnie.
Skutki obniżenia stawek podatku rolnego ustalone zostały w kwotach: od osób prawnych i osób fizycznych ustalone w ramach czynności kontrolnych, razem, według sprawozdań budżetowych oraz
różnice:
Wyszczególnienie
Narastająco za I kwartał
Narastająco za II kwartały
Narastająco za III kwartały
Narastająco za IV kwartały
Osoby fizyczne Osoby prawne Razem Wg sprawozdań Różnica
820,8
325,1 1.145,9
1.073,7
72,2
1.643,9
650,1 2.294,0
2.112,5
181,5
2.470,8
975,2 3.446,0
3.149,5
296,5
3.300,8
1.295,2 4.596,0
4.188,5
407,5
Przyczyną różnic jest zaokrąglenie stawki podatku do dziesiątek groszy (w dół) oraz nieujęcie użytków rolnych przedsiębiorstwa osoby prawnej.
Wykazanie w sprawozdaniach budżetowych skutków obniżenia ceny skupu żyta przyjętej do
obliczenia podatku rolnego na obszarze gminy w kwocie niezgodnej ze stanem faktycznym, na skutek
zaokrąglenia stawki podatku do dziesiątek groszy w dół stanowiło naruszenie § 3 pkt 9 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów j.s.t. stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
9. Przepis § 1 ust. 2 uchwały Nr III/7/02 Rady Gminy z dnia 9 grudnia 2002 r. w sprawie ustalenia
stawek podatków i opłat lokalnych w pkt 2 stanowił, że „zwalnia się z podatku od nieruchomości
grunty (działki) przydzielone do bezpłatnego użytkowania osobie, która przekazała gospodarstwo
3
rolne Państwu w zamian za rentę lub emeryturę.” Przepis tej uchwały został zastosowany do zwolnienia jednego z podatników z podatku rolnego.
Skutek dla budżetu gminy za 2003 r. wyniósł 16,60 zł.
W skutkach odroczeń podatku od nieruchomości za II kwartał ujęta została rata, której ustawowy termin płatności przypadał na 15.07.2003 r., a termin ustalony decyzją - do dnia 15.09.2003 r.
Skutki odroczenia z tej decyzji nie podlegały wykazaniu w sprawozdaniach (o dochodach budżetowych i Rb-PDP).
Różnica w skutkach odroczenia terminów płatności i rozłożenia zaległości podatkowych na
raty (zaniżenie) wynika z nieujmowania skutków rozłożenia zaległości podatkowych na raty
w związku z przyjęciem rozwiązania, że decyzja wygasa, jeżeli podatnik nie zapłacił pierwszych rat.
Takie informacje, że „w przypadku niedotrzymania terminu płatności którejkolwiek z rat niniejsza
decyzja traci moc obowiązującą” zamieszczone zostały w sentencjach 4 decyzji.
Przyjęte rozwiązanie było niezgodnie z art. 259 § 1 pkt 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa, a jego wynikiem było zaniżenie w sprawozdaniach skutków rozłożenia zaległości podatkowych na raty.
10. Skutki odroczeń terminów płatności podatków należnych od osób fizycznych, w przypadku podatków wchodzących w skład łącznego zobowiązania pieniężnego ustalone zostały od kwot objętych
odroczeniem, bez rozgraniczenia na poszczególne podatki - a w sprawozdaniach budżetowych wykazane w skutkach dotyczących podatku rolnego.
Ustalenie skutków odroczeń terminów płatności podatków należnych od osób fizycznych –
w przypadku podatków wchodzących w skład łącznego zobowiązania pieniężnego - stanowiło naruszenie przepisu § 3 ust. 1 pkt 10 w związku z § 3 ust. 1 pkt 6 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jst. stanowiącej zał. Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
Przyjęty sposób wykazywania odroczeń terminów płatności nie miał wpływu na łączną sumę tych
odroczeń.
11. W Urzędzie Gminy dwie osoby prowadziły sprawy dotyczące wydawania przez organ podatkowy
decyzji w sprawie umorzenia zaległości podatkowych, odroczenia terminów płatności podatków, rozłożenia zaległości podatkowych na raty. Podinspektor wymiaru podatku …prowadziła pozaksięgowe
zestawienia wydanych decyzji. Inspektor księgowości podatkowej takiej pozaksięgowej ewidencji nie
prowadziła; wszystkie dane z decyzji, podlegające wykazaniu w sprawozdaniach z wykonania planu
dochodów budżetowych oraz Rb-PDP (po wyeliminowaniu błędów) wprowadzone zostały w ramach
czynności kontrolnych do odpowiednich arkuszy.
Skutki zwolnień, umorzeń, odroczenia terminów płatności podatków, rozłożenia zaległości na
raty - razem w podatkach od osób fizycznych oraz od osób prawnych i jednostek organizacyjnych nie
mających osobowości prawnej - ustalone w ramach czynności kontrolnych (ogółem), wykazane
w sprawozdaniach budżetowych oraz różnice wyniosły:
Należność
Rodzaj ulgi
I kwart.
w II kw.
Podatek od umorzenia
68,8
nieruchom zwolnienia
2.659,0
Razem:
2.727,8
odrocz., rozł. na 2.017,2
raty za bież. kw.
OGÓŁEM:
4.745,0
w sprawozdaniu 2.329,0
RÓŻNICA:
2.416,0 x
Podatek
rolny
umorzenia
0,0
zwolnienia
0,0
Razem:
0,0
odrocz., rozł. na 24.739,6
raty za bież. kw.
II kw. na- w III kw.
rast.
1.278,2
1.347,0
390,9
x
5.148,0
x
1.278,2
6.495,0
390,9
x
44.418,2
x
x
x
177,0
0,0
177,0
x
50.913,2
48.682,0
2.231,2
x
177,0
0,0
177,0
36.235,5
4
x
x
354,4
0,0
354,4
x
III kw.
w IV kw.
narast.
1.737,9
388,7
7.637,0
x
9.374,9
388,7
32.649,1
x
42.023,9
5.030,0
36.993,9
x
531,4
0,0
531,4
44.256,3
x
x
992,2
0,0
992,2
x
IV kw.
narast.
2.126,5
10.126,0
12.252,5
615,3
12.867,8
4.741,0
8.126,8
1.523,6
0,0
1.523,6
35.663,1
raty za bież. kw.
OGÓŁEM:
24.739,6
w sprawozdaniu 35.875,0
RÓŻNICA:
-11.135,4
x
x
x
36.412,5
36.388,0
24,5
x
x
x
44.787,7
43.232,0
1.555,7
x
x
x
37.186,6
35.294,0
1.892,6
W podatku od środków transportowych różnice między danymi wykazanymi w sprawozdaniach budżetowych a ustalonymi w ramach czynności kontrolnych nie wystąpiły.
Wykazanie w sprawozdaniach budżetowych skutków zwolnień, umorzenia zaległości podatkowych, odroczeń terminów płatności podatków, rozłożenia zaległości podatkowych na raty w kwocie
niezgodnej ze stanem faktycznym, w wyniku błędów w ustalaniu tych skutków, stanowiło naruszenie
§ 3 pkt 10 Instrukcji sporządzania sprawozdań budżetowych w zakresie budżetów jednostek samorządu terytorialnego, stanowiącej załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca
2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
12. Wójt wydawał decyzje w sprawie ulg podatkowych, które nie zawierały uzasadnienia faktycznego
i prawnego. Uzasadnienie faktyczne zostało ograniczone do stwierdzenia, że „uznając racje podatnika
wskazane we wniosku tutejszy organ podatkowy postanowił jak w osnowie decyzji.”
Wydanie decyzji bez podejmowania niezbędnych działań w celu dokładnego wyjaśnienia stanu faktycznego oraz bez uzasadnienia faktycznego i prawnego stanowiło naruszenie przepisów
art. 122, art. 210 § 1 pkt 6 oraz § 4 i 5 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa.
13. Z datą 31.12.2003 r. pod poz. dz. 2221 (Pk nr dow. 10594) ujęte zostały w księdze „DziennikGłówna” pojedyncze zapisy na kontach:
− 130 (dochody) na stronie Ma - kwota
1.105.485,71 zł,
− 130/1 (wydatki) na stronie Wn - kwota
3.683.776,01 zł,
− na kontach Zespołu 8 do ewidencji funduszy jednostki (konta 800, 800/2/, 800/1, 800,3) kwoty (na przeciwnych stronach) lub różnica sald kont 130 i 130/1 nie występują,
− 400 (koszty według rodzaju) Ma - kwota
3.546.678,54 zł,
− 401 (amortyzacja) Ma - kwota
334.673,97 zł,
− 750 (przychody) Wn - kwota
1.215.430,55 zł,
− 761 (pokrycie amortyzacji) Wn - kwota
334.673,97 zł,
− 860 (wynik finansowy) Ma - kwota
247.042,31 zł
oraz zapis podwójny:
− 800/1 - Wn - kwota 119.070,00 zł (w korespondencji z kontami: Ma 810 kwota 113.070,00 i Ma
810/1 - kwota 6.000,00 zł)
Pod datą 31.12.2003 r. na podstawie kolejnego polecenia księgowania (Pk nr arkusza 10598)
ujęte zostały w księdze „Dziennik-Główna” pojedyncze zapisy na kontach Zespołów 4 i 7.
Na koncie 860 - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy w 2003 r. dokonane zostały zapisy księgowe pojedyncze:
− na podstawie polecenia księgowania z dnia 31.12.2003 r. z dyspozycją księgowania pod datą
31.12.2003 r. - kwota 160.735,97 zł, a następnie
− na podstawie kolejnego polecenia księgowania z dnia 31.12.2003 r. - kwota 247.042,31 zł.
W poleceniach księgowania nie został podany sposób ustalenia kwot do ujęcia na koncie 860.
Sumy sald kont Zespołu 4 (Koszty według rodzajów i ich rozliczenie) oraz Zespołu 7 (Przychody i koszty ich uzyskania) do przeksięgowania na konto straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik
finansowy wynosiły:
− suma sald kont Zespołu 4 - kwota
3.967.110,85 zł,
− suma sald kont Zespołu 7 - kwota
1.549.556,52 zł.
Różnica sum kwot wskazanych dla kont niebilansowych - Zespołu 4 (3.881.352,51 zł) i Zespołu 7 (1.550.161,63 zł) w poleceniu księgowania nr arkusza 10594 wynosi 2.331.190,88 zł.
5
Wn 860/ Ma 4 Wn 7/Ma 860 Saldo Wn 860
3.881.352,51 1.550.161,63 2.331.190,88
Różnica sum kwot wskazanych dla kont niebilansowych - Zespołu 4 (3.967.110,85 zł) i Zespołu 7 (1.549.556,52 zł) w poleceniu księgowania nr arkusza 10598 wynosi 2.417.554,33 zł.
Wn 860/Ma 4 Wn 7/Ma 860 Saldo Wn 860
3.967.110,85 1.549.556,52 2.417.554,33
Z matematycznego wyliczenia wynika, że na 31.12.2003 r. saldo konta 860 - Straty i zyski
nadzwyczajne oraz wynik finansowy - po przeksięgowaniu przychodów i kosztów powinno wynosić
wg Pk nr arkusza 10598 Wn 2.417.554,33 zł (strata), a kwota ta jest nieprawidłowa.
Faktyczny wynik finansowy, ustalony został w ramach czynności kontrolnych - na podstawie
sporządzonego zestawienia obrotów i sald. Po wyeliminowaniu błędów w sumowaniu obrotów oraz
sald za okres od marca 2003 r. w tym na koncie 400 w kwocie 1.000,00 zł wynik finansowy powinien
zostać wykazany w kwocie 2.418.497,22 zł (strata).
W bilansie Urzędu sporządzonym na 31.12.2003 r. jako wynik finansowy wykazany został
zysk w kwocie 174.976,26 zł, a kwota ta nie wynika z poleceń księgowania sporządzonych na
31.12.2003 r. ani różnicy sald kont Zespołów 4 i 7 ustalonej podczas kontroli.
Przyczynami wystąpienia tak wysokiej straty będą m.in. zapisy księgowe w ciężar kosztów
rodzajowych (na koncie 400) kwoty 1.821.760,06 zł („przeksięg. wydatków inwestycyjnych
w koszty”), kosztów inwestycji w wysokości 85.758,34 zł (zobowiązanie wobec wykonawcy do spłaty
w 2004 r.) oraz zaniechanie księgowania na kontach księgi głównej (kontach syntetycznych Urzędu):
− na koncie 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych - należności w korespondencji z kontem 750,
− na koncie 750 - Przychody i koszty finansowe - przychodów - w korespondencji z kontem 221 lub
130.
Przychody z tytułu dochodów budżetowych księgowane były w dzienniku obrotów należności nieprzypisanych (np. ze sprzedaży mienia w kwocie 36.929,00 zł), zamiast na kontach: 760 - Pozostałe
przychody i koszty w korespondencji z kontem 221 lub 130.
Ujęcie na koncie 860 - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy zapisem pojedynczym różnych kwot, zamiast na odpowiednich stronach tego konta sum sald kont Zespołu 4 i 7 oraz
ujęcie na kontach Zespołów 4 i 7 zapisów pojedynczych (bez zachowania korespondencji kont) stanowiło naruszenie art. 15 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania kont tych zespołów i konta 860, określonych w „Planie kont dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych,
gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych stanowiącym załącznik Nr 2 do rozporządzenia
Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
14. Na koncie 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych nie były księgowane należności
w korespondencji z kontami Zespołu 7 (750 - Przychody i koszty finansowe oraz 760 - Pozostałe
przychody i koszty). Na koncie 221 pod datą ostatnich dni kwartałów księgowane były zaległości
i nadpłaty ujęte na koniec poszczególnych kwartałów. Przychody ze sprzedaży mienia księgowane
były w dzienniku obrotów należności nieprzypisanych.
Nieujmowanie należności z tytułu dochodów budżetowych na koncie 221 - Należności
z tytułu dochodów budżetowych (w korespondencji z kontami 750 i 760 stanowiło naruszenie zasad
funkcjonowania tych kont określonych w „Planie kont dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych stanowiącym załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości
oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych
jednostek sektora finansów publicznych, a w zakresie podatków i opłat ponadto § 13 ust. 1 i 2 oraz §
15 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i
6
planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego (Dz.U. Nr 50, poz. 511 ze zm.).
Prowadzenie dzienników obrotów należności nieprzypisanych, w których obowiązuje zapis
pojedynczy (wpłaty należności), w tym w zakresie należności budżetowych nie znajduje oparcia
w przepisach prawa. Prowadzenia dzienników obrotów należności nieprzypisanych jako urządzenia
księgowego nie przewidują przepisy powołanego rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja
1999 r.
15. W dniu 3 listopada 2004 r. przeprowadzona została kontrola stanu kasy. Stan faktyczny gotówki
w kasie - 0,00 zł był niezgodny z prowadzoną ewidencją - raportami kasowymi (raporty kasowe zostały zamknięte na dzień 30 września 2004 r.) oraz w związku z brakiem ewidencji znaków opłaty skarbowej - konta analitycznego do konta syntetycznego 140. Stan gotówki był natomiast zgodny z przedłożonymi dokumentami: raportami kasowymi wyprowadzonymi na dzień 30.09.2004 r., limitem na
znaki opłaty skarbowej, dowodami przychodów (w tym ze sprzedaży znaków opłaty skarbowej) oraz
rozchodów - nie ujętymi w raportach kasowych w okresie od dnia 1.10.2004 r. do dnia 2.11.2004 r.
Do dnia rozpoczęcia kontroli nie były prowadzone raporty kasowe - za okres od dnia
1.10.2004 r. do dnia 31.10.2004 r. oraz za dzień 2.11.2004 r.
W „Zestawieniu wpłat i wypłat nie ujętych w RK do momentu rozpoczęcia kontroli kasy”
sporządzonym przez pracownika wykazane zostały kwoty:
− przychodów
72.714,06 zł,
− rozchodów
72.714,06 zł
nie ujęte w raportach kasowych w okresie od 1.10.2004 r. do 2.11.2004 r.
Niebieżące zapisy stwierdzone zostały również w raporcie kasowym prowadzonym za okres
od 16.06. do 30.06.2003 r.
Obroty i stany na koniec dnia w raporcie kasowym nr 12 za poszczególne dni - od 16.06. do
30.06.2003 r. - według kolejności zapisów wynosiły:
L-ba
poz.
9
6
15
9
1
97
Data
03-06-24 - Suma
03-06-26 - Suma
03-06-27 - Suma
03-06-30 - Suma
03-06-26 - Suma
Suma całkowita
Przychód
2.168,25
2.044,22
13.256,81
3.108,94
0,00
40.261,09
Rozchód
2.168,65
1.509,88
13.256,81
2.978,04
664,84
40.261,09
Uwagi - brak pokwi- Stan na koniec
towania odb.
dnia
0
-0,40
0
534,34
1.471,25
0,00
0
130,90
0
-664,84
1.471,25
0,00
Niedokonywanie zapisów w raportach kasowych w dniach, w których operacje gotówką miały
miejsce stanowiło naruszenia przepisu § 4 ust. 8 „Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w Urzędzie”, ustalonej przez Wójta pod datą „styczeń 1995 roku”.
16. Saldo konta 140 - Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne na 31.12.2003 r.
w wysokości 1.808.50 zł wykazane również w bilansie jednostkowym jest niezgodne ze stanem faktycznym; saldo zostało zaniżone o kwotę 191,50 zł, tj. o wartość znaków opłaty skarbowej oraz zawyżone o kwotę 1.808,50 zł, tj. gotówkę ze sprzedaży znaków opłaty skarbowej, która powinna być wykazana na koncie 101 - Kasa.
Sprzedaż znaków opłaty skarbowej na kontach księgi głównej księgowana była: Wn 140,
Ma 240, zamiast Wn 101, Ma 140. Zapisy salda na koncie 240 liczbą ujemną oznaczają zobowiązanie
wobec banku, w którym Urząd pobiera znaki opłaty skarbowej.
Na koncie pomocniczym 240 - znaki skarbowe ujętych zostało 16 pozycji zapisów księgowych: obciążenia i uznania konta oraz BO - saldo Ma 818,50 zł, BZ - saldo Ma 1.808,50 zł jako zobowiązania wobec PKO. Prawidłowe saldo powinno wynosić 2.000,00 zł, tj. kwota gotówki ze sprzedaży znaków opłaty skarbowej i równowartość znaków opłaty skarbowej znajdujących się w kasie
w dniu 31.12.2003 r.
W bilansie jednostkowym Urzędu sporządzonym na dzień 31.12.2003 r. w poz. B.III. Środki
pieniężne - 1.1. Środki pieniężne w kasie gotówka w wysokości 1.808,50 zł, znajdująca się w kasie
7
Urzędu nie została wykazana. Kwota 1.808,50 zł wykazana została w poz. B.III.1.3. Inne środki pieniężne - jako saldo konta 140. W przedstawionej pozycji (dotyczy salda konta 140) powinna zostać
wykazana wartość znaków opłaty skarbowej - w dniu 31.12.2003 r. wynosiła ona 191,50 zł.
Przyczyną nieprawidłowości jest niezgodne z zasadami funkcjonowania kont księgowanie
przychodów ze sprzedaży znaków opłaty skarbowej zapisem księgowym Wn 140, Ma 240, zamiast
Wn 101, Ma 140. Stanowiło to naruszenie zasad funkcjonowania tych kont określonych w „Planie
kont dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych stanowiącym załącznik nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia
2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
17. W zarządzeniu Nr 2/01 Wójta z dnia 31 grudnia 2001 roku w sprawie ustalenia zakładowego planu
kont dla budżetu oraz planu kont dla Urzędu niektóre druki stosowane w Urzędzie ustalone zostały
drukami ścisłego zarachowania: kwitariusze przychodowe K-103, czeki gotówkowe, czeki bezgotówkowe, świadectwa miejsca pochodzenia zwierząt, arkusz spisu z natury w momencie ich wydania.
Ewidencja druków ścisłego zarachowania prowadzona była w „Księgach druków ścisłego
zarachowania”: wzór K-210 - założona w dniu 14.02.2002 r. - „Czeki”; wzór Pu-K-210 - założona
w dniu 08.19.1995 r. - kwitariusze przychodowe K-103; wzór Pu-K-210 - założona w dniu
02.01.1996 r. - „Św. m. poch. zwierząt”. W jednej z ksiąg („czeki”) podane zostały „Wskazówki”
dotyczące prowadzenia ewidencji.
Księgi były prowadzone niestarannie - bez ujmowania: przychodów, rozchodów, stanów, bez potwierdzenia podpisem pobrania druków przez osoby, którym takie druki zostały wydane, co było sprzeczne
z art. 100 § 1 ustawy z dnia 26 czerwca 1974 r. - Kodeks Pracy (tj. Dz.U. z 1998 r. Nr 21, poz. 94 ze
zm.).
18. Urząd Gminy nie mógł przedłożyć kont ksiąg pomocniczych do konta syntetycznego 080 - Inwestycje (środki trwałe w budowie), kont dla rozrachunków z najemcami za centralne ogrzewanie.
Saldo Ma konta 225 - Rozrachunki z budżetami było niezgodne ze stanem faktycznym wynikającym
z zapisów na tym koncie. Na skutek błędu rachunkowego popełnionego w marcu 2003 r. saldo konta
225 było zaniżane. Na dzień 31.12.2003 r. saldo Ma wykazane zostało w kwocie 11.585,30 zł, zamiast w kwocie 11.936,30 zł. Saldo Ma tego konta zostało zaniżone o kwotę 351,00 zł
Dla rozrachunków z kontrahentami na arkuszach kont z księgi kontowej prowadzone były
konta analityczne, w tym dla rozrachunków z wieloma kontrahentami.
Konto analityczne 240/4 otwarte dwoma saldami: Wn 246,38 zł - za energię, Ma 100,00 zł kaucja. Na koncie księgowane były m. in.: wpłaty wadiów, zwroty wadiów, wpłaty składek ZUS
i zobowiązania z tytułu składek, rozliczenia z tytułu energii z najemcami lokali użytkowych (lekarzami, laborantką, pielęgniarką), rozliczenia z tytułu ubezpieczeń w PZU dotyczące GOK, GOPS, z tytułu podatku dochodowego i inne.
Na koncie ujmowane były rozrachunki z najemcami z tytułu opłat za świadczenia wynajmującego
i z innych tytułów, m.in. należności za energię i „refundacja za energię”. Wśród zapisów księgowych
nie występują należności z tytułu opłaty za centralne ogrzewanie i „refundacje” z tytułu tej opłaty.
Na koncie w kolumnie „Saldo” od poz. 24 do poz. 166 występują poprawki błędnych zapisów, z tym
że prawidłowe kwoty zostały ujęte od poz. 149 do poz. 166.
Poprawienie cyfr w liczbach lub skreślenie błędnych zapisów dokonywane były na koncie
prowadzonym dla wielu kontrahentów - od zapisu księgowego dokonanego pod datą 30.06.2003 r.
(poz. 124 na koncie) do zapisu księgowego dokonanego pod datą 20.08.2003 r. (poz. 166 na koncie).
Nie były prowadzone konta dla poszczególnych kontrahentów, w tym w szczególności dla
rozrachunków z najemcami lokali użytkowych z tytułu opłat za energię elektryczną, kontrahentami
wpłacającymi wadia, kaucje, z Gminnym Ośrodkiem Pomocy Społecznej, Gminnym Ośrodkiem Kultury, „szkołą”.
Zobowiązanie w kwocie 380.000,34 zł wynikające z faktury wystawionej przez wykonawcę
za roboty drogowe nie zostało ujęte na koncie syntetycznym 201 - Rozrachunki z odbiorcami
i dostawcami. Natomiast na koncie analitycznym 201 (bez nazwy) zobowiązanie wobec wykonawcy
w kwocie 380.000,34 zł ujęte zostało na stronie Wn tego konta, natomiast spłaty na stronie Ma - zamiast odwrotnie. Skutkiem tego na dzień 31.12.2003 r. na koncie analitycznym 201 wykazane zostało
8
saldo Wn w kwocie 85.758,34 zł. które oznaczałoby należności gminy. Zapisy zostały dokonane na
niewłaściwych stronach Wn i Ma konta.
Dokonywanie zapisów księgowych dotyczących rozrachunków z innymi osobami (na jednym
koncie dla rozrachunków z wieloma kontrahentami, w tym najemcami lokali użytkowych) oraz nieprowadzenie kont ksiąg pomocniczych dla środków trwałych w budowie, dla rozrachunków z najemcami lokali użytkowych z tytułu opłaty za centralne ogrzewanie stanowiło naruszenie art. 17 ust. 1 pkt
1 i 2 ustawy o rachunkowości, a poprawianie błędów poprzez poprawianie cyfr w liczbach - art. 25
ust. 1 tej ustawy.
19. W kartach wynagrodzeń 3 pracowników (na kontach ksiąg pomocniczych) nie były ujmowane
kwoty wypłaconych w 2003 r. nagród jubileuszowych, co stanowiło naruszenie art. 16 ust. 1 ustawy
o rachunkowości.
20. Na koncie do ewidencji wypłaconych zaliczek wykazana została zaliczka w kwocie 3.000,00 zł
wypłacona wykonawcy usługi - firmie Usługi Geodezyjno-Kartograficzne „GEOTIM”.
Z przedłożonych dokumentów nie wynika, aby zadanie finansowane było z sum na zlecenie lub
z akredytyw budżetowych.
Udzielenie zaliczki przedsiębiorcy nie znajduje oparcia w przepisach prawa. Katalog osób,
którym mogą być udzielane zaliczki zawarty został w § 17 ust. 1 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych (Dz.U. Nr 122, poz. 1333).
Na umowie zawartej z wykonawcą w dniu 1.02.2001 r. brak kontrasygnaty Skarbnika - wymóg złożenia kontrasygnaty wynika z art. 46 ust. 3 ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym (t.j.
Dz.U. z 2001 r. Nr 142, poz. 1591 ze zm.).
21. Ewidencja weksli prowadzona była w zeszycie przez inspektora księgowości budżetowej. Prowadzenie takiej ewidencji nie wynika z zakresu czynności pracownika. Z ewidencji nie wynika, do jakich
kont syntetycznych (bilansowych, pozabilansowych) jest ona prowadzona oraz które z ujętych weksli
stanowią zabezpieczenie wierzytelności gminy. Nie został podany rodzaj weksli (weksle zupełne, in
blanco).
Nieprowadzenie ksiąg rachunkowych syntetycznych (bilansowych lub pozabilansowych należności i zobowiązań warunkowych) weksli, w zależności od ich rodzaju (zupełne, in blanco) stanowiło naruszenie art. § 12 ust. 1 pkt 1 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych, w związku
z obowiązkiem wykazania w bilansie budżetu informacji istotnych dla rzetelności i przejrzystości
budżetu, a w bilansie Urzędu - rzetelności i przejrzystości sytuacji finansowej i majątkowej gminy.
22. W umowie kredytu krótkoterminowego w rachunku bieżącym Nr XXIX/1/2003 zawartej w dniu
28.07.2003 r. z Pałuckim Bankiem Spółdzielczym w Wągrowcu jako strona umowy wskazany został
Urząd Gminy w Wapnie zamiast Gmina Wapno, co stanowiło naruszenie art. 2 ust. 1 i ust. 2 ustawy
z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.
23. Na koncie nr 35 prowadzonym dla rozrachunków z podatnikiem z tytułu podatku od nieruchomości pod datą 30.01.2003 r. zaksięgowane zostały kwoty na podatek od nieruchomości i na odsetki za
zwłokę. Pod datą 31.03.2003 r. kwota … zł pierwotnie zaksięgowana na odsetki za zwłokę została
przeksięgowana na spłatę zaległości podatkowych i wyksięgowana zapisem ujemnym z kolumny odsetki. Postanowieniem z dnia 14.03.2003 r., o zarachowaniu wpłaty Wójt zaliczył dokonaną w dniu
30.01.2003 r. wpłatę „podatku od nieruchomości położonej w Wapnie za styczeń 2003 r.” w kwocie
959,33 zł (poz. dz. 42) na:
– podatek od nieruchomości w kwocie … zł,
– odsetki od zapłaconej zaległości w kwocie … zł.
Postanowienie zostało doręczone podatnikowi w dniu 02.04.2003 r.
9
Pismem z dnia 20.03.2003 r., podatnik wystąpił do Urzędu o umorzenie odsetek za zwłokę od zaległości za I/03 w kwocie … zł określonych w postanowieniu o zarachowaniu wpłaty.
Decyzją z dnia 26.03.2003 r., Wójt umorzył odsetki od zaległości w podatku od nieruchomości
w kwocie … zł.
Wydanie decyzji w sprawie umorzenia odsetek za zwłokę od kwoty zaliczonej na zaległości
podatkowe i odsetki za zwłokę wcześniej wydanym postanowieniem nie znajduje oparcia w przepisach prawa - umorzeniu mogły podlegać jedynie zaległości podatkowe.
Skutki dla budżetu gminy, zaniżenie wykonania dochodów w § 031 wyniosły 7.00 zł.
24. W dniu 28 stycznia 2003 r. została zawarta z najemcą umowa najmu lokalu użytkowego w budynku GOK (zmieniona aneksem z dnia 25 lutego 2003 r.). Z umowy najmu oraz załącznika do umowy
czy z aneksu do umowy nie wynika, aby przedmiotem umowy był grunt (działka) lub jego część
o pow. 892 m2 lub parking o takiej powierzchni. Od 1 lutego 2003 r. najemca lokalu był podatnikiem
podatku od nieruchomości od wynajętego lokalu użytkowego o powierzchni 647 m2. Na najemcy lokalu nie ciążył obowiązek podatkowy w podatku od nieruchomości od gruntu. Organ podatkowy obciążył najemcę lokalu użytkowego podatkiem od nieruchomości od gruntu o powierzchni 647 m2.
Obciążenie najemcy lokalu użytkowego podatkiem od nieruchomości od gruntu nie znajduje
oparcia w przepisach prawa. Najemca lokalu użytkowego nie był podatnikiem podatku od nieruchomości od gruntu, nie będącego przedmiotem umowy.
25. W dniu 1 lipca 2003 r. została zawarta umowa najmu lokalu użytkowego - na działalność w zakresie opieki zdrowotnej. Przedmiotem umowy są „pomieszczenia piwniczne o łącznej powierzchni użytkowej 83,98 m2 znajdujące się w budynku przy ul. Świerczewskiego 12 z przeznaczeniem na działalność rehabilitacyjną”. W 2003 r. najemca lokalu nie został obciążony podatkiem od nieruchomości od
wynajętego od gminy lokalu.
Najemca nie złożył w 2003 r. „Informacji w sprawie podatku od nieruchomości na 2003 r.” Mimo
dysponowania przez Urząd umową najmu decyzja w sprawie podatku od nieruchomości za okres od
lipca do grudnia 2003 r. nie została wydana.
Nieobciążenie najemcy lokalu użytkowego podatkiem od nieruchomości od lokalu użytkowego stanowiło naruszenie art. 3 ust. 1 pkt 4 lit. a) ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych (tj. Dz.U. z 2002 r. Nr 9, poz. 84 ze zm.).
Skutki dla budżetu nie obciążenia najemcy lokalu użytkowego podatkiem od nieruchomości
za okres od lipca do grudnia 2003 r. - zaniżenia należności, przychodów i dochodów wyniosły
145,30 zł.
26. W 2003 r. oraz w latach wcześniejszych najemcy lokali mieszkalnych obciążani byli podatkiem od
nieruchomości od lokali mieszkalnych będących przedmiotem umów najmu.
Obciążenie podatkiem od nieruchomości najemców lokali mieszkalnych nie znajdowało i nie
znajduje oparcia w przepisach prawa.
27. Urząd Gminy nie złożył deklaracji na podatek od nieruchomości od gruntów i budynków nie oddanych w posiadanie zależne, na podatek leśny oraz na podatek od środków transportowych na 2003 r.
Uchwały Rady w sprawie stawek podatków (od nieruchomości i od środków transportowych) nie zawierają zwolnień przedmiotowo-podmiotowych od tych podatków od przedmiotów opodatkowania
stanowiących własność gminy.
Deklaracji w sprawie podatku od nieruchomości na 2003 r. nie złożyły również jednostki OSP oraz
Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej, Gminny Ośrodek Kultury i inne jednostki organizacyjne gminy
a Szkoła Podstawowa w Wapnie deklaracji w sprawie podatku od środków transportowych. Autobusy
były zarejestrowane na Urząd Gminy i Szkołę Podstawową.
Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w Wapnie złożył deklarację w sprawie podatku
od środków transportowych na 2003 r. od dwóch autobusów, mimo że nie były one zarejestrowane na
tę jednostkę organizacyjną gminy oraz płacił podatek od tych autobusów.
Niezłożenie deklaracji przez Urząd Gminy na podatek od nieruchomości, na podatek od środków transportowych i na podatek leśny na 2003 r. stanowiło naruszenie przepisów odpowiednio art. 6
ust. 9 pkt 1 i art. 9 ust. 6 pkt 1 ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych, art.
10
6 ust. 5 pkt 1 ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym (Dz.U. Nr 200, poz. 1682 ze
zm.). Niepodejmowanie czynności zmierzających do złożenia przez podatników deklaracji na podatek
od nieruchomości i na podatek od środków transportowych stanowiło naruszenie art. 274a ustawy Ordynacja podatkowa a niepodejmowanie czynności zmierzających do złożenia przez podatników
wyjaśnień lub skorygowania deklaracji - art. 274 ordynacji.
28. Na dowodach wpłat podatków dokonanych po terminach płatności zamieszczane były odręczne
rozliczenia tych wpłat na zaległości podatkowe i odsetki za zwłokę, a ustalone kwoty ujmowane następnie na kontach podatników (konto nr 5 - podatnik podatku leśnego; osoba prawna, konto nr 1 jednostka organizacyjne gminy nie będąca podatnikiem podatku od środków transportowych
a wpłacająca podatek). W przedstawionych wypadkach organ podatkowy nie wydawał postanowień
o zaliczeniu wpłat dokonanych po terminach płatności podatków na zaległości podatkowe i odsetki.
Niedokonywanie zaliczania wpłat w drodze postanowienia organu podatkowego proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w stosunku, w jakim,
w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za zwłokę stanowiło naruszenie art. 55 § 2 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, a niewydanie postanowienia o zaliczeniu wpłat na zaległości podatkowe i odsetki za zwłokę - art. 62 § 4 ustawy z dnia 29
sierpnia 1997 r. tej ustawy.
Dokonywanie zapisów w księgach rachunkowych (dzienniki, konta podatkowe) kwot wynikających z rozliczenia wpłat na zaległości podatkowe i odsetki za zwłokę bez wydania postanowienia
o zaliczeniu wpłaty stanowiło naruszenie § 4 ust. 2 pkt 5 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25
maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat
dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego.
29. W dniu 28 stycznia 2003 r. z przedsiębiorcą Chesterfield’s Pub została zawarta umowa najmu
lokalu użytkowego, której przedmiotem jest lokal użytkowy - część pomieszczeń Gminnego Ośrodka
Kultury w Wapnie o łącznej powierzchni 647 m2 z możliwością korzystania z przyległego parkingu
o powierzchni 892 m2. W dniu 25 lutego 2003 r. sporządzony został aneks do umowy najmu lokalu
użytkowego zawartej w dniu 28 stycznia 2003 r.
Według § 9 umowy po zmianie wprowadzonej aneksem „najemcy nie przysługuje umniejszenie należnych opłat określonych w § 5 z tytułu poniesionych kosztów na remont i udoskonalenie obiektu.
Nie dotyczy to okresu od 01 lutego 2003 do 31 maja 2003 r w związku z kosztami wydatkowania na
remont przedmiotu umowy i jego uruchomienie odstępuje się od pobierania czynszu. Pozostałe opłaty
należy uiszczać na warunkach określonych w umowie”.
Urząd nie wystawiał faktur za centralne ogrzewanie za okres od lutego do września 2003 r.,
mimo że koszty ogrzewania budynku były rozliczane za okresy miesięczne, a nie za sezon grzewczy.
Należności za październik, listopad i grudzień naliczone zostały w wystawionych fakturach według
kosztów rozliczanych za okresy miesięczne, z tym że należności za październik obejmowały 23 dni po
56,56 zł zamiast całego miesiąca; umowa nie przewiduje rozliczania opłaty na poszczególne dni, ale
za okresy miesięczne. Umowa najmu nie daje możliwości dokonywania rozliczeń według kosztów
ponoszonych przez gminę w okresach grzewczych.
Zmiana umowy najmu była sprzeczna z warunkami przetargu na wynajęcie lokalu - była niekorzystna dla gminy.
Zaniechanie ustalania należności gminy za centralne ogrzewanie lokalu za okres od lutego do
września i za 7 dni października 2003 r. stanowiło naruszenie warunków umowy najmu.
Skutki dla budżetu gminy w 2003 r. wynikające ze zmiany umowy najmu, niezgodnej z przeprowadzonym przetargiem, ofertą najemcy i umową z dnia 28.01.2003 r. - odstąpienia od pobierania
czynszu najmu - wyniosły 10.387,72 zł - zaniżenie należności i wpływów z tytułu dochodów budżetowych.
Skutki dla budżetu wynikające z nienaliczania opłaty za centralne ogrzewanie (nie wystawiania faktur), przy przyjętym systemie rozliczeń kosztów ogrzewania całego budynku GOK za okresy
miesięczne wyliczone zostały w ramach czynności kontrolnych na kwotę 12.266,34 zł (z VAT). Faktycznie wynosiły one 13.058,00 zł (z VAT) - za 8 miesięcy.
Skutki zaniżenia należności z tytułu opłat za c.o. (na zmniejszenie wydatków i kosztów) wyniosły za okres od października do grudnia 2.997,69 zł (faktury wystawione w listopadzie za paździer11
nik, w grudniu za listopad), a za styczeń 2004 r. 1.753,36 zł (faktura za grudzień wystawiona
w 2004 r.).
30. Urząd prowadził konto nr 51 dla rozrachunków z Gminnym Zespołem EkonomicznoAdministracyjnym Szkół z tytułu czynszów najmu lokali mieszkalnych oraz konto nr 33 dla rozrachunków z tytułu najmu garaży. GZEASz dokonywał wpłat czynszów pobieranych od najemców lokali mieszkalnych („czynsze od mieszkań nauczycielskich”) i garaży, za wodę, centralne ogrzewanie.
W GZEASz realizowane były dochody budżetowe z tytułu czynszów.
Podstawą dokonania na kontach prowadzonych w Urzędzie dla rozrachunków z GZEASz przypisów
czynszów za lokale mieszkalne, garaże była kserokopia zestawienia czynszów, które zostało sporządzone przez pracownicę GZEASz.
Prowadzenie kont dla rozrachunków z tytułu czynszów najmu lokali mieszkalnych, garaży
z Gminnym Zespołem Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Wapnie, zajmowanych przez nauczycieli stanowiło naruszenie art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
31. Na koncie analitycznym pn. „OF - 134 - Pożyczki, kredyty - 260” dokonywane były zapisy księgowe niezgodne ze stanem faktycznym i zapisami księgowymi na kontach syntetycznych 134 - Kredyty bankowe i 260 - Zobowiązania finansowe prowadzonych w księdze „Dziennik-Główna” budżetu.
Na koncie analitycznym prowadzonym do tych kont uzyskane przez gminę kredyty i pożyczka
ujęte zostały na stronie Wn zamiast na stronie Ma, suma sald z tytuł zaciągniętych kredytów i pożyczki (zobowiązania) wykazana została na stronie Wn zamiast na stronie Ma konta. Przychody z tytułu
kredytów i pożyczki zostały wykazane na prawidłowych stronach kont syntetycznych 134 i 260 - na
stronach Ma. Nie były prowadzone konta analityczne dla rozrachunków z poszczególnymi kredytodawcami, pożyczkodawcą.
Ujmowanie przychodów z tytułu uzyskanych kredytów i pożyczki na stronie Wn jednego konta pomocniczego zamiast na stronie Ma kont pomocniczych, jakie powinny być prowadzone dla rozrachunków z kredytodawcami i pożyczkodawcą stanowiło naruszenie art. 16 ust. 1 oraz art. 17 ust. 1 pkt
2 ustawy o rachunkowości oraz zasad funkcjonowania kont 134 i 260, określonych w Planie kont …
stanowiącym załącznik nr 1 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
32. Z Regulamin Organizacyjnego Urzędu, ustalonego zarządzeniem Nr 25/03 Wójta z dnia 12 czerwca 2003 r. wynika, że w strukturze Urzędu występuje stanowisko ds. Gminnego Centrum Informacji,
ds. Biuletynu Informacji Publicznej, Kultury i Pełnomocnik Informacji Niejawnych. Wydatki na wynagrodzenia dwóch pracowników samorządowych związanych z Gminnym Centrum Informacji, które
wyniosły w 2003 r. 20.320,17 zł, zostały sklasyfikowane w rozdziale 75095, zamiast w rozdziale
75023. Ujęcie wynagrodzeń pracowników „Gminnego Centrum Informacji” w rozdziale 75095 zamiast w rozdziale 75023 stanowiło naruszenie zasad klasyfikowania wydatków, określonych w przepisach rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 marca 2003 r. w sprawie szczegółowej klasyfikacji
dochodów i wydatków oraz przychodów i rozchodów (Dz.U. Nr 68, poz. 634 ze zm.)
Skutkiem sklasyfikowania wynagrodzeń pracowników „Gminnego Centrum Informacji”
w rozdziale 75095 jest zaniżenie wynagrodzeń wykazanych w rozdziale 75023.
33. Nie zostały założone konta dla rozrachunków z inkasentami podatków opłacanych w formie łącznego zobowiązania pieniężnego, podatku od nieruchomości od osób fizycznych - do rozliczenia przypisów (należności do zainkasowania), wpłat i salda. Nie były prowadzone konta zbiorcze zobowiązania pieniężnego wsi.
Nieprowadzenie kont zbiorczych zobowiązania pieniężnego wsi stanowiło naruszenie § 9 ust.
5 pkt 1 lit. f) rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, a nieprowadzenie kont dla rozrachunków z inkasentami - § 9 ust. 5 pkt 1 lit.
c) tego rozporządzenia.
12
34. W wydrukach komputerowych dzienników nie zostało zapewnione przenoszenie obrotów lub sald;
wydruki nie składają się z numerowanych stron z oznaczeniem pierwszej i ostatniej, nie są sumowane
na kolejnych stronach, co było sprzeczne z art. 13 ust. 5 ustawy o rachunkowości.
35. Inkasent opłaty targowej nie sporządzał wykazów wpłat. Księgowanie wpłat inkasenta dokonywane było w sumach zbiorczych ujętych w sporządzanych zestawieniach (tabulogramach z kalkulatora),
w których podane zostały kwoty z załączonych pokwitowań. W tabulogramach dowody źródłowe nie
były pojedynczo wymienione.
W dzienniku i na koncie prowadzonym dla rozrachunków z inkasentem opłaty targowej nie były dokonywane przypisy opłaty targowej na podstawie wpłat dokonanych przez inkasenta
Dokonywanie zapisów księgowych na podstawie tabulogramów z kalkulatora zamiast na podstawie wykazów wpłat inkasenta stanowiło naruszenie § 21 ust. 5 rozporządzenia Ministra Finansów
z dnia 25 maja 1999 r. w sprawie zasad rachunkowości i planu kont dla prowadzenia ewidencji podatków i opłat dla organów podatkowych jednostek samorządu terytorialnego, a niedokonywanie przypisów opłaty targowej na podstawie dowodów zrealizowanych wpłat nie przypisanych (a należnych od
inkasentów w tym wpłat odsetek za zwłokę) - naruszenie § 4 ust. 1 pkt 3 w związku z § 2 ust. 2 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 maja 1999 r.
36. Podczas kontroli stwierdzone zostały 2 przypadki wypłacenia gotówki z kasy bez uzyskania od
kontrahentów pokwitowania odbioru tej gotówki. Rozchód gotówki ujęty został w raporcie kasowym
i na kontach: Wn 400, Ma 101.
Dokonywanie zapisów rozchodów gotówki z kasy, w tym na kontach księgi, na podstawie
dowodów nie stwierdzających dokonania operacji gospodarczych - bez podpisu osoby uprawnionej do
odbioru tej gotówki - stanowiło naruszenie art. 20 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
37. W dniu 13.06.2003 r. wystawiona została przez Przedsiębiorstwo Wielobranżowe Drozapol-Profil
sp.j. w Bydgoszczy - faktura nr 3537-B/6/03 za materiały stalowe i usługę cięcia - wartość 366,73 zł.
W dniu 17.06.2003 r. wystawiona została przez Przedsiębiorstwo Wielobranżowe TELPAK w Damasławku faktura nr D03/01457 - za materiały stalowe - wartość 145,46 zł.
Z obydwu faktur wynika, że zakupu dokonywały z własnych środków osoby nie będące pracownikami Urzędu, a gotówkę odbierała inna osoba - bez upoważnienia.
Na fakturach brak potwierdzenia, czy zakupione materiały zostały wydane do zużycia i zużyte; zakup materiałów ujęty został w ciężar kosztów zamiast na koncie 310 - Materiały.
Pod względem merytorycznym faktury nie zostały sprawdzone przez pracowników Urzędu; do realizacji zostały zatwierdzone przez Sekretarza i Skarbnika.
Podobny sposób postępowania w zakresie kontroli merytorycznej i zatwierdzania dowodów
księgowych dotyczył faktur:
− nr 2954/03.FN wystawionej w dniu 18.06.2003 r. przez Hurtownię i Skład Materiałów Budowlanych - Dom Handlowy Wągrowiec - wartość 35,48 zł,
−
nr 3603-B/6/03 wystawionej w dniu 18.06.2003 r. przez Przedsiębiorstwo Wielobranżowe Drozapol-Profil sp.j. w Bydgoszczy - za materiały stalowe i usługę cięcia - wartość 420,75 zł,
− nr FA22/3/00650 wystawionej w dniu 20.06.2003 r. przez TROPS SA w Toruniu - za materiały
malarskie - wartość 17,58 zł.
Osoby dokonujące zakupów - pan H.R. i pan Z.B. oraz sprawdzający dowody pod względem
merytorycznym pan H.R., według uzyskanych ustnych informacji - są członkami Zarządu Klubu Sportowego „Unia” Wapno, nie są pracownikami Urzędu Gminy - takie nazwiska nie występują w dokumentach dotyczących pracowników urzędu (listach płac).
Pokrywanie wydatków z budżetu gminy za materiały nabywane przez osoby nie będące pracownikami urzędu nie znajduje oparcia w przepisach prawa, a księgowanie materiałów w ciężar kosztów (konto 400) zamiast na koncie 310 - Materiały przed wydaniem ich do zużycia stanowiło naruszenie art. 24 ust. 1 ustawy o rachunkowości w zakresie uporządkowania zapisów według kryteriów klasyfikacji zdarzeń wynikających z Planu kont … stanowiącego załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów
13
kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek
sektora finansów publicznych.
38. Lista płac za miesiąc czerwiec rok 2003 Umowy zlecenia - referendum (wydatki sklasyfikowane
w rozdziale 75110) zawiera 4 pozycje - pracownicy Urzędu Gminy - wynagrodzenie brutto 630,40 zł,
do wypłaty 433,76 zł.
Podstawą wypłaty wynagrodzenia były umowy - zlecenia zawarte w dniu 6 czerwca 2003 r. z 4 pracownikami Urzędu.
Według umów wynagrodzenia po potrąceniu podatku dochodowego miały być wypłacone gotówką
(przekazane przekazem pocztowym) po przedłożeniu rachunków za wykonanie zlecenia.
Zleceniobiorcy nie wypełnili umowy w części „Rachunek”. Do wystawienia rachunków przez zleceniobiorców zobowiązywały umowy zlecenia.
Wykonanie zakresu prac określonego w umowach nie zostało potwierdzone - na umowach
zlecenia, w części oznaczonej „Rachunek”, w polach „sprawdzono pod względem merytorycznym”
oraz na liście płac brak podpisu osoby uprawnionej do sprawdzania dowodów pod względem merytorycznym. Lista płac nie została odłączona od raportu kasowego, tj. ze zbioru dowodów księgowych,
których okres przechowywania wynika z art. 74 ust. 2 pkt 8 ustawy o rachunkowości.
Klasyfikacja budżetowa dla „ubezpieczeń pokrywanych przez zakład pracy - emerytalne, rentowe, wypadkowe FP” nie została podana.
Zatwierdzenie wynagrodzeń do wypłaty wg listy płac sporządzonej na podstawie niekompletnie wypełnionych umów - bez rachunków, nie potwierdzonych przez właściwego rzeczowo pracownika stanowiło naruszenie art. 21 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości oraz art. 35 ust. 3 pkt 1 i 2 ustawy
o finansach publicznych.
Niewyłącznie listy płac ze zbioru dowodów księgowych, których okres przechowywania wynosi 5 lat do odrębnych zbiorów stanowiło naruszenie art. 125a ust. 4 ustawy z dnia 17 grudnia 1998 r.
o emeryturach i rentach z Funduszu Ubezpieczeń Społecznych (Dz.U. Nr 162, poz. 1118 ze zm.)
39. Do ustalenia wysokości odpisu i równowartości odpisu do przekazania na rachunek funduszu
świadczeń socjalnych Skarbnik sporządziła zestawienie (bez nazwy), dotyczące przeciętnego zatrudnienia pracowników w 2003 r. Odpis na zakładowy fundusz świadczeń socjalnych oraz kwota przekazana na rachunek funduszu zostały zaniżone o kwotę 1.474,61 zł.
Zaniżenie odpisu na ZFŚS i jego równowartości przekazanej na rachunek funduszu stanowiło naruszenie art. 5 ust. 2 i art. 6 ust. 2 ustawy z dnia 4 marca 1994 r. o zakładowym funduszu świadczeń
socjalnych (tj. Dz.U. z 1996 r. Nr 70, poz. 335 ze zm.).
Przyczyny zaniżenia równowartości odpisu nie zostały w ramach czynności kontrolnych ustalone –
w zestawieniu sporządzonym przez Skarbnika, za prawidłowo ustaloną kwotę odpisu w wysokości
22.896,61 zł zamieszczone zostały różne wyliczenia bez wskazania podstawy tych wyliczeń.
40. W 2003 r. jeden z przedsiębiorców złożył dwa wnioski o wydanie zezwoleń na sprzedaż alkoholu:
z dnia 16.12.2003 r. - o wydanie zezwolenia na sprzedaż alkoholu powyżej 18%, z dnia 16.12.2003 r. o wydanie zezwolenia na sprzedaż alkoholu do 4,5 %.
Do wniosków nie zostały załączone decyzje właściwego Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego, potwierdzającą spełnienie warunków sanitarnych przez punkt sprzedaży - wymóg załączenia
takiej decyzji do wniosku wynika z art. 18 ust. 6 pkt 4 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu alkoholizmowi (tj. Dz.U. z 2002 r. Nr 147, poz. 1231 ze
zm.).
Wójt wydał decyzje - zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych bez wskazania daty ich wydania
- jako data odbioru obydwu decyzji wskazany został dzień 23.12.2003 r.
Wydanie decyzji na wnioski przedsiębiorcy, które nie spełniały wymagań określonych w art.
18 ust. 6 pkt 4 ustawy z dnia 26 października 1982 r. o wychowaniu w trzeźwości i przeciwdziałaniu
alkoholizmowi stanowiło naruszenie przepisów ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (tj. Dz.U. z 2000 r. Nr 98, poz. 1071 ze zm.) dotyczących postępowania - nie
został dopełniony obowiązek określony w art. 64 § 2 tej ustawy.
14
41. Na koncie 860 - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy w 2003 r. dokonane zostały
zapisy księgowe:
– BO - Ma kwota
300.244,66 zł,
– „Przeksięgowanie” Wn 860, Ma 800/01 - kwota 300.244,66 zł - bez wskazania dowodu księgowego, daty i poz. dziennika,
Na koncie (karta wydatków) § 4210 dokonane zostały przez Skarbnika Gminy zapisy bez dowodów księgowych. W sumowaniu miesiąca 12/03 dopisane zostały kwoty:
– w wydatkach
48,24 zł
– w kosztach
-500,00 zł oraz 48,24 zł
W sumowaniu ogółem dopisane zostały kwoty:
– w wydatkach
48,24 zł
– w kosztach
-500,00 zł oraz 24,84 zł
Po podsumowaniu kwot w wydatkach (5.432,50 i 48,24) suma wydatków wynosi 5.480,74 zł
Po podsumowaniu kwot w kosztach (5.932,50 zł + (-500,00 zł) + 24,84 zł), koszty wynosiłyby
5.457,34 zł.
Dokonanie zapisów księgowych bez dowodów księgowych stanowiło naruszenie art. 20 ust. 2
ustawy o rachunkowości.
42. Na kontach rozrachunkowych (syntetycznym 201 - Rozrachunki z odbiorcami i dostawcami i analitycznych, jakie powinny być prowadzone do tego konta) nie były ujmowane zobowiązania wynikające z następujących dokumentów:
− faktura nr 4/2003 wystawiona w dniu 2 maja 2003 r. przez Stowarzyszenie Producentów i Dziennikarzy Radiowych w Poznaniu za program profilaktyczny „Zachowaj trzeźwy umysł” wartość
793,00 zł; faktura wpłynęła do Urzędu w dniu 30.04.2003 r.,
− polecenie przelewu z dnia 03.05.2003 r. - przedpłata nocleg w Liczyrzepie - odbiorca:
Scentralizowana Obsługa Schronisk Młodzieżowych w Karpaczu; wartość 200,00 zł;
zaksięgowano dnia 08.05.2003 r.; faktura za usługę wystawiona została przez usługodawcę
w dniu 11.08.2003
− faktura
nr 88/2003 r.,
wystawiona w dniu 17.04.2003 r. przez Promocja ZiP ze Złotowa za miesięcznik Zagrożenia i Profilaktyka Nr 3/2003; wartość 55,00 zł; data sprzedaży: 17.04.2003 r., termin
płatności: 7 dni przelew, data wpływu do Urzędu nie została wpisana.
Nieujęcie zobowiązań wobec dostawców na kontach rozrachunkowych - syntetycznym oraz
analitycznych, których obowiązek prowadzenia wynika z art. 17 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości stanowiło naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
43. Gmina przeprowadziła przetarg nieograniczony na realizacje zadania „Budowa drogi dojazdowej
do gruntów rolnych o nawierzchni asfaltowej Wapno-Rusiec” - o wartości powyżej 30.000 euro. Wójt
nie powołał komisji przetargowej - w rejestrze zarządzeń Wójta zarządzenie, jakim mogła być powołana komisja nie występuje.
Niepowołanie komisji przetargowej stanowiło naruszenie art. 20a ust. 1 ustawy z dnia 10
czerwca 1994 r. o zamówieniach publicznych (tj. Dz.U. z 2002 r. Nr 72, poz. 664 ze zm.).
Zawiadomienie o skierowaniu ogłoszenia do druku w Biuletynie Zamówień Publicznych nosi
datę 10.07.2003 r.
44. W dniu 31.12.2003 r. sporządzone zostało przez Skarbnika polecenie księgowania z dyspozycją
„Zaksięgować pod datą 31.12.2003 r.” o treści „Zwiększenie wartości środków trwałych z inwestycji
przejętych; wartość dróg asfaltowych Wapno - protokół 16.10.2003 Wn 011, Ma 800 - kwota
380.000,34 zł”. W księdze środków trwałych ujęte zostało zwiększenie wartości dróg Wapno 16.10.2003”; rodzaj przychodu - z inwestycji - wartość 380.000,34 zł. Kwota ta dotyczy wartości robót drogowych - nie obejmuje pozostałych kosztów zadania: aktualizacji map, dokumentacji projektowej, nadzoru inwestorskiego. Wartość środka trwałego została zaniżona o kwotę 8.784 zł.
Ujęcie w księgach rachunkowych wartości środka trwałego niższej od faktycznych kosztów
zadania stanowiło naruszenie art. 7 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
15
45. Na podstawie uchwały Nr XXXV/191/02 Rady z dnia 5.10.2002 r. w sprawie zbycia w drodze
przetargu lokalu mieszkalnego stanowiącego odrębną nieruchomość gmina zbyła lokal mieszkalny
położony w budynku nr 6 przy ul. Świerczewskiego.
Wykaz nieruchomości przeznaczonej do sprzedaży w IV kwartale 2002 r. sporządzony został w dniu
17.10.2002 r.; nie zostało w nim podane przeznaczenie nieruchomości w planie miejscowym.
Wykaz nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży w II kwartale 2003 r. sporządzony został w dniu
11.04.2003 r. i podpisany przez Wójta. Również w tym wykazie nie zostało podane przeznaczenie
nieruchomości w planie miejscowym.
Nie zamieszczenie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży informacji o jej
przeznaczeniu w planie miejscowym stanowiło naruszenie art. 35 ust. 2 pkt 4 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (tj. Dz.U. z 2000 r. Nr 46, poz. 543 ze zm.).
46. W „Księdze środków trwałych od 01.01.2003 r.”, w której podane zostały m.in. grunty - 26 pozycji - wszystkie za dowodem księgowym nr 8885 i pod datą 30.12.1997 r. - rodzaj przychodu: „Przeszaco. mienia komunal.” - dla wszystkich pozycji podana została wartość, z tym, że wartość dotyczy
kilku działek.
Z ewidencji księgowej („Księgi środków trwałych …”) nie wynika, w jaki sposób ustalona została
wartość działek czy kilku działek, których dane (suma powierzchni i wartości) zostały podane w jednej pozycji - nie zostały wskazane dokumenty źródłowe.
Wartość budowli podana w kwocie 6.733.143,85 zł jest niezgodna ze stanem faktycznym - zaniżona
została wartość drogi Wapno-Rusiec.
Wykazanie w ewidencji szczegółowej (w Księdze środków trwałych) gruntów bez podania
wartości działek (pojedynczych obiektów inwentarzowych) stanowiło naruszenie art. 17 ust. 1 pkt 1
ustawy o rachunkowości, a dokonanie zapisów księgowych bez dowodów stwierdzających przeprowadzenie operacji gospodarczych (bez dowodów księgowych) - art. 20 ust. 2 tej ustawy.
47. Do ujęcia w księgach rachunkowych umorzenia i amortyzacji Skarbnik sporządziła:
− zestawienie „Amortyzacja środków trwałych - 31.12.2003 r.” z datą sporządzenia 31.12.2003 r.
Sposób zapisu księgowego (dekretacja): „Zaksięgować: 401/071 nie został podany.
− zestawienie „Umorzenie środków trwałych - 31.12.2003 r.” z datą sporządzenia 31.12.2003 r.
dowód oznaczony numerami arkuszy od 10562 do 10566; sposób zapisu księgowego (dekretacja):
„Zaksięgować 800/071 272.204,61”.
W obydwu zestawieniach zastosowana została zasada, że kwoty umorzenia i amortyzacji wynikające z zastosowanych stawek obliczane były od wartości początkowej pomniejszonej o dotychczasowe umorzenie, dotychczasową amortyzację, zamiast od wartości początkowej.
Podany sposób ustalania wartości umorzenia (od wartości do umorzenia) zastosowany został
również w 2002 r. natomiast koszty amortyzacji zostały ustalone od wartości początkowej.
Do ujęcia środków trwałych w księgach rachunkowych sporządzone zostało w dniu
31.12.2003 r. przez Skarbnika polecenie księgowania z dyspozycja księgowania pod datą
31.12.2003 r. - treść: Przeksięgowanie wydatków inwestycyjnych na koszty zakończonych”. Dla 6
pozycji ujętych w Pk podany został zapis księgowy (dekretacja) Wn 400, Ma 080 - łącznie na kwotę
1.821.760,06 zł, w tym droga Wapno-Rusiec o wartości 303.026,00 zł, tj. innej niż wynikająca z faktury wykonawcy, czy sumy kosztów poniesionych na jej budowę.
Z zapisu w księgach rachunkowych wynika, że koszty według rodzajów (zapisy na koncie 400) zostały zawyżone o kwotę 1.821.760,06 zł.
Ustalenie wartości amortyzacji i umorzenia od wartości początkowej pomniejszonej
o dotychczasowe umorzenie, dotychczasową amortyzację, zamiast od wartości początkowej środków
trwałych stanowiło naruszenie art. 31 ust 2 oraz art. 32 ust. 1 ustawy rachunkowości, a ujęcie umorzenia w księgach rachunkowych - na koncie 800 - „Fundusz jednostki”, zamiast na koncie 401 - „Amortyzacja” w korespondencji z kontem 071 - „Umorzenie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych” - zasad funkcjonowania kont, określonych w Planie kont dla jednostek budżetowych, zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych stanowiącym załącznik Nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych
16
zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
48. Stwierdzono, że protokoły odbioru końcowego środków trwałych w budowie zostały sporządzone:
− w dniu 31.07.2003 r. - protokół odbioru końcowego i przekazania do eksploatacji inwestycji „Budowa Kanalizacji sanitarnej z przyłączami w m. Podolin i Wapno” - koszty ogółem 1.428.487,77
zł,
− w dniu 29.08.2003 r. - protokół odbioru końcowego obiektu „Budynek administracyjny Urzędu” wartość robót 42.291,41 zł,
− w dniu 16.10.2003 r. - protokół końcowy odbioru robót - budowa drogi Wapno Rusiec.
Uzyskane w procesie inwestycyjnym środki trwałe ujęte zostały w ewidencji księgowej pod
datą 31.12.2003 r., zamiast w miesiącu, w którym zostały odebrane protokolarnie od wykonawców.
Ujęcie środków trwałych uzyskanych z inwestycji pod datą 31.12..2003 r., mimo że protokoły
odbiorów od wykonawców sporządzane były w okresie od lipca do października 2003 r. stanowiło
naruszenie art. 20 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
49. Nie były ustalane umorzenie i amortyzacja programu komputerowego, mimo że w księdze środków trwałych występuje program o wartości 9.347,29 zł (przyjęty do używania - według daty przychodu wpisanej w księdze: 01.03.2002 r.).
Nie ustalenie umorzenia i amortyzacji programu komputerowego, którego wartość w dniu
1.03.2002 r. przekraczała 3.500 zł stanowiło naruszenie art. 31 ust. 2 i art. 32 ust. 1-4 i ust. 6 w związku z art. 33 ust. 1 ustawy o rachunkowości oraz art. 16d i art. 16f ust. 3 ustawy z dnia 15 lutego
1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tj. Dz.U. z 2000 r. Nr 54, poz. 654 ze zm.).
Zgodnie z § 5 ust 3 pkt 6 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie
szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych umorzenie i amortyzacja
wartości niematerialnych i prawnych, naliczane stopniowo powinny być księgowane Wn 401, Ma 071,
a pokrycie amortyzacji: Wn 800, Ma 761.
50. 1. Zarządzeniem Nr 4/01 Wójta Gminy Wapno z dnia 31 grudnia 2001 r. w sprawie przeprowadzania i rozliczania wyników inwentaryzacji dla Urzędu Gminy Wapno zwolnione zostały z obowiązku inwentaryzacji należności i zobowiązania wobec osób fizycznych, należności i zobowiązania objęte
powództwem sądowym lub postępowaniem egzekucyjnym.
Załącznikiem Nr 1 do zarządzenia jest „Protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji
sald”.
W zarządzeniu nr 44/03 Wójta z dnia 12 grudnia 2003 r. w sprawie przeprowadzenia inwentaryzacji wymienione zostały: apteka, ZOZ, jednostki OSP. „Apteka” i „ZOZ” to pomieszczenia w budynku Urzędu Gminy wynajęte innym podmiotom - inwentaryzacja mogła dotyczyć wyposażenia
stanowiącego własność gminy powierzonego kontrahentom. Inwentaryzacją miały być objęte: podstawowe środki trwałe, pozostałe środki trwałe, wartości niematerialne i prawne, materiały.
„Zwolnienie z obowiązku inwentaryzacji” stanów należności i zobowiązań wymienionych w
§ 3 ust. 5 instrukcji nie znajduje oparcia w przepisach art. 26 ustawy o rachunkowości. Inwentaryzacji
„drogą weryfikacji sald” ustawa o rachunkowości nie przewiduje.
Ustalenie zarządzeniem zasad inwentaryzacji metodą spisu z natury materiałów i wyposażenia
w jednostkach OSP oraz powierzonych kontrahentom (najemcom) było sprzeczne z art. 26 ust. 1
ustawy o rachunkowości.
50. 2. W protokole inwentaryzacji kasy, przeprowadzonej w dniu 31.12.2003 r. stan gotówki wykazany został w kwocie 1.808,50 zł. Gotówka w kasie nie została wykazana w bilansie sporządzonym na
31.12.2003 r. (w poz. B.III.1.1. - środki pieniężne w kasie); wykazana została natomiast w poz.
B.III.1.3. - Inne środki pieniężne, co stanowiło naruszenie art. 4 ust. 2 ustawy o rachunkowości.
50. 3. W ramach inwentaryzacji na ostatni dzień 2003 r. sporządzone zostały w Urzędzie:
17
−
−
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
h)
„Protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji sald”, w którym wymienione zostały salda kont budżetu,
„Protokół z inwentaryzacji przeprowadzonej drogą weryfikacji sald”, w którym wymienione zostały salda kont Urzędu Gminy.
Inwentaryzacja przeprowadzona „drogą weryfikacji sald” nie wykazała, że:
w księgach rachunkowych nie zostały ujęte należności od Chesterfield’s Pub za centralne ogrzewanie, wynikające z wystawionych faktur VAT (skutki dla budżetu wynosiły na 31.12.2003 r.
2.997,69 zł).
najemca lokalu w budynku GOK nie został obciążony opłatą za centralne ogrzewanie, przy przyjętym systemie rozliczeń kosztów za okresy miesięczne - za okres od lutego do września 2003 r. zgodnie z umową należności za 8 miesięcy wyniosłyby 13.058,00 zł (z VAT) - w protokole kontroli skutki dla budżetu nie naliczania opłaty za centralne ogrzewania (nie wystawiania faktur),
przy przyjętym systemie rozliczeń kosztów ogrzewania całego budynku GOK za okresy miesięczne za okres od lutego do września podane zostały w wysokości 12.266,34 zł (z VAT),
najemca lokalu użytkowego w budynku GOK nie został obciążony podatkiem od nieruchomości
na 2003 r. - skutki dla budżetu wyniosły 145,30 zł,
podatkiem rolnym nie została obciążona osoba, która przekazała gospodarstwo rolne za rentę skutki dla budżetu wyniosły 16,60 zł
wartość drogi Wapno-Rusiec ujęta została w ewidencji księgowej w kwocie 380.000,34 zł, zamiast w kwocie 388.784,34 zł - zaniżenie wartości środka trwałego uzyskanego z inwestycji zostało zaniżone o kwotę 8.784,00 zł,
kwota ujęta na koncie 860 - Straty i zyski nadzwyczajne oraz wynik finansowy jako saldo tego
konta nie wynika z różnicy sum sald kont wynikowych - Zespołu 4 (Koszty według rodzajów
i ich rozliczenie) oraz Zespołu 7 (Przychody i koszty ich uzyskania), prawidłowa kwota mogłaby
być ustalona na podstawie zestawienia obrotów i sald, gdyby zostało sporządzone,
w księgach rachunkowych występują błędy rachunkowe w sumach obrotów oraz sumach sald od
marca 2003 r.; prawidłowe salda mogłyby być ustalone na podstawie zestawienia obrotów i sald,
gdyby zostały sporządzone,
brak możliwości przeprowadzenia inwentaryzacji środków trwałych w budowie drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami na skutek braku konta analitycznego do konta syntetycznego 080 - Inwestycje (środki trwałe w budowie),
50. 3. W arkuszu nr 2/2003, w którym spisane zostały budynki i budowle, w tym drogi gminne - ogółem powierzchnia 3,50 ha, dla których ustalona została wartość 907.543,48 zł, w tym drogi w Ruścu
o wartości 315.244,94 zł i w Wapnie o wartości 561.826,zł, a średnia cena 1 m2 drogi waha się od 0,40
zł do 242,50 zł. Z zestawienia „Grunty gminne według stanu na dzień 31.12.2003 r.”, sporządzonego
przez podinspektora rolnictwa … wynika, że powierzchnia gruntów pod drogami wynosi 3,5 ha i nie
jest to powierzchnia dróg jako budowli.
Z porównania danych liczbowych dotyczących powierzchni i wartości dróg ujętych w arkuszu spisu
z natury nr 2/2003 i danymi ujętymi w „Księdze środków trwałych - od 01.01.2003 r.” - grupa 2 Obiekty inżynierii lądowej i wodnej (str. 15, 16 i 21) wynika, że w arkuszu spisu z natury nr 2/2003
podana została wartość dróg jako budowli.
W „Księdze środków trwałych - od 01.01.2003 r.” - grupa 0 - Grunty oraz w arkuszu spisu z natury nr
5 nie zostały ujęte grunty pod drogami.
W arkuszu nr 2/2003 na stronie 2 Skarbnik Gminy dopisała „w tym drogi - 3,50 ha za 907.542,48 zł” jest to suma wartości dróg jako budowli, wynikająca z wartości podanych w poz. 44-49 arkusza spisu
z natury.
W „Księdze środków trwałych …” i w arkuszu spisu z natury nr 2/2003 (budynki i budowle) powierzchnia poszczególnych dróg jest identyczna - z przedłożonych dokumentów nie wynika, jaką powierzchnię gruntów (łączne z ewentualnymi pasami drogowymi) zajmują drogi jako budowle.
Przeprowadzona na dzień 31.12.2003 r. inwentaryzacja gruntów nie wykazała, że w księdze
wieczystej „Kw. numer 6104” prowadzonej przez Sąd Rejonowy w Wągrowcu nie została ujawniona
18
działka nr 206, którą na podstawie decyzji Wojewody Pilskiego z dnia 9 stycznia 1992 r., Gmina nabyła z mocy prawa nieodpłatnie. Zawiadomieniem z dnia 31 marca 1993 r., Sąd Rejonowy w Wągrowcu poinformował Urząd, że z księgi wieczystej „… urządzonej dla nieruchomości stanowiącej
własność Skarbu Państwa odłączono część o obszarze 6,1100 ha działki nr …, które przyłączono do
księgi wieczystej „Kw. numer 6104” stanowiącej własność Gminy Wapno …”. W zawiadomieniu nie
została wymieniona działka nr 206. W dniu 17.12.2004 r., podczas kontroli, Sąd Rejonowy V Wydział
Ksiąg Wieczystych w Wągrowcu wydał skrócony odpis z księgi wieczystej kw. 6104, w którym podany został wpis w dziale I, w tym działka nr 206.
Nieobjęcie inwentaryzacją gruntów pod drogami (drogą porównania danych ksiąg rachunkowych z odpowiednimi dokumentami) stanowiło naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 3 ustawy o rachunkowości, a nieujęcie gruntów pod drogami w ewidencji księgowej (w księdze środków trwałych) - art. 24
ust. 1 ustawy o rachunkowości.
50. 4. W arkuszu spisu z natury nr 2/2003 i nr 1/2003 podczas spisu z natury przeprowadzonego
w dniu 13.01.2004 r. zespół spisowy dokonał spisu budynków i budowli.
Dla budowli zakrytych podane zostały:
Ark. nr
1
1
1
1
2
2
Poz. w ark.
6
7
37
38
52
53
Nazwa spisywanego przedmiotu
Wapno - sieć wodociągowa - fi 150
Wapno - sieć wodociągowa - fi 100
Wapno - sieć kanalizacyjna - fi 200
Wapno - sieć kanalizacyjna - fi 160
Podolin - sieć wodociągowa - fi 150
Podolin - sieć wodociągowa - fi 100
Ilość stwierdzona mb
6.123
2.965
5.528
2.796
3.227
2.937
Wartość budowli wyceniona została w arkuszach spisu z natury na kwoty: w arkuszu nr
1/2003 - wartość 3.756.251,60 zł, w arkuszu nr 2/2003 - wartość 4.578.332,59 zł.
Środki trwałe w budowie ujęte zostały w arkuszu spisu z natury nr 4/2003 - inwestycje rozpoczęte. Zespół spisowy spisał „Budowa szatni z zapleczem socjal. stadion” szt. 1. W arkuszu nie zostały wymienione dokumenty, z których wynikałaby wartość poniesionych kosztów na inwestycję (środka trwałego w budowie) i które mógłby stanowić podstawę porównania z danymi ksiąg rachunkowych. Urząd nie mógł przedłożyć konta analitycznego, jakie powinno być prowadzone dla ewidencji
kosztów zadania do konta syntetycznego 080 - Inwestycje (środki trwałe w budowie).
Pracownicy Urzędu przeprowadzili inwentaryzację środków trwałych (wyposażenia) oraz materiałów
w innych jednostkach, w tym stowarzyszeniach, u podmiotów gospodarczych (Gabinet Stomatologiczny, Laboratorium, Apteka, poradnie).
Sposób udokumentowania inwentaryzacji poprzez ujęcie w arkuszach spisów z natury jedynie
składników aktywów, bez wskazania odpowiednich dokumentów, np. dla gruntach, budynkach przejętych w drodze komunalizacji, nabytych - tytułu prawnego do tych obiektów inwentarzowych, w przypadku środków trwałych w budowie - dowodów źródłowych, z których wynikałyby poniesione koszty
budowy (przy braku konta analitycznego do ewidencji tych kosztów) stanowiło naruszenie art. 27 ust.
1 ustawy o rachunkowości.
Zinwentaryzowanie środków trwałych (wyposażenia), materiałów - w drodze spisu z natury
w innych jednostkach (podmiotach) stanowiło naruszenie art. 26 ust. 1 pkt 2 ustawy o rachunkowości.
Przeprowadzona na 31.12.2003 r. inwentaryzacja nie spełniła wymogu określonego w art. 4
ust. 3 pkt 3) ustawy o rachunkowości - nie został ustalony i sprawdzony rzeczywisty stan aktywów
i pasywów gminy, objętych księgami rachunkowymi Urzędu jako jednostki organizacyjnej gminy.
51. Projekty planów finansowych (z opiniami rad pedagogicznych) i plany finansowe, jakie powinni
opracować kierownicy placówek, nie zostały przedłożone. Do sporządzenia projektów (z uzyskaniem
opinii rad pedagogicznych) i planów finansowych zobowiązane były jednostki:
− Zespół Szkół w Wapnie,
− Przedszkole Publiczne w Wapnie.
Skarbnik przedłożyła: „Projekt budżetu Oświaty na 2003 r.”, sporządzony przez st. księgową
w Gminnym Zespole Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Wapnie, zestawienie „Przedszkole
Samorządowe - Przewidywane wykonanie 2002, projekt na 2003 r.” sporządzone w Gminnym Zespo-
19
le Ekonomiczno-Administracyjnym Szkół w Wapnie - podpisane przez starszą księgową w GZEASz zestawienie „projekt planu finansowego” nie zostało podpisane przez kierownika jednostki.
Wnioski GZEASz dotyczące zmian w budżecie podpisywane były przez Starszą księgową
w GZEASz.
– Wniosek z dnia 05.06.2003 r. - rozdział 80110,
– Wniosek z dnia 21.11.2003 r. - rozdziały: 80101, 80110, 80146, 85404,
– Wniosek z dnia 29.12.2003 r. - rozdziały: 80114, 80146.
Nieopracowanie projektów planów finansowych oraz planów finansowych przez jednostki
organizacyjne (jednostki budżetowe) stanowiło naruszenie art. 125 ust. 2 i art. 126 ust. 2 ustawy z dnia
26 listopada 1998 r. o finansach publicznych oraz § 4 pkt 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia
29 grudnia 2000 r. w sprawie szczegółowych zasad gospodarki finansowej jednostek budżetowych,
zakładów budżetowych, gospodarstw pomocniczych jednostek budżetowych oraz szczegółowych zasad i terminów rocznych rozliczeń i wpłat do budżetu przez zakłady budżetowe i gospodarstwa pomocnicze jednostek budżetowych.
52. Gminny Zespół Ekonomiczno-Administracyjny nie prowadził odrębnych zbiorów ksiąg rachunkowych dla Zespołu Szkół jako jednostki organizacyjnej i GZEASz również jako jednostki
organizacyjnej gminy. Skutkowało to sporządzeniem jednego bilansu na 31.12.2003 r. obejmującego
aktywa i pasywa Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół oraz Zespołu Szkół,
Bilans Przedszkola Publicznego na 31.12.2003 r. został podpisany przez - Dyrektora GZEASz; bilans
nie został podpisany przez kierownika jednostki.
Nieprowadzenie odrębnych ksiąg rachunkowych dla jednostek organizacyjnych (Zespołu
Szkół i Gminnego Zespołu Ekonomiczno-Administracyjnego Szkół) stanowiło naruszenie art. 4 ust. 1
ustawy o rachunkowości oraz § 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.
w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
Niesporządzenie odrębnych bilansów jednostkowych przez Zespół Szkół oraz Gminny Zespół
Ekonomiczno-Administracyjny Szkół w stanowiło naruszenie przepisu § 14 ust. 1 powołanego rozporządzenia.
Przedstawiając Panu Wójtowi ustalenia kontroli Regionalna Izba Obrachunkowa w Poznaniu
wnosi o ich wykorzystanie w celu usunięcia stwierdzonych nieprawidłowości oraz usprawnienia gospodarki finansowej, w tym poprzez realizację następujących wniosków pokontrolnych:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
W zakładowym planie kont Urzędu ustalić formę pozaksięgowej ewidencji zobowiązań i należności wymagalnych, skutków obniżenia stawek podatków, ulg, odroczeń i rozłożenia zaległości podatkowych na raty - w zakresie umożliwiającym sporządzanie sprawozdań finansowych, sprawozdań budżetowych lub innych sprawozdań określonych w odrębnych przepisach.
Spowodować oznaczanie dowodów księgowych numerami identyfikacyjnymi, dowodów załączanych do raportów kasowych cechami wynikającymi z instrukcji gospodarki kasowej oraz sporządzanie dowodów księgowych zbiorczych, w których dowody źródłowe będą pojedynczo wymienione, a także sprawdzanie i zatwierdzanie dowodów księgowych przez osoby uprawnione.
Skorygować sprawozdania jednostkowe oraz zbiorcze Rb-27S z wykonania planu dochodów budżetowych oraz Rb-PDP - z wykonania podstawowych dochodów podatkowych gminy w zakresie
skutków obniżenia stawek podatku rolnego, skutków zwolnień od podatku od nieruchomości,
umorzeń, odroczeń terminów płatności podatków, rozłożenia zaległości podatkowych na raty.
Sprawozdania zbiorcze jako skorygowane przesłać do Ministerstwa Finansów za pośrednictwem
Regionalnej Izby Obrachunkowej w Poznaniu.
Nakazać prowadzenie rejestru przypisów i odpisów podatku od środków transportowych umożliwiające stwierdzenie zgodności kwot wykazanych w sprawozdaniach budżetowych.
W wydawanych decyzjach w sprawie ulg podatkowych zamieszczać uzasadnienie faktyczne
i prawne spełniające wymogi Ordynacji podatkowej.
Zapewnić dokonywanie zapisów księgowych na kontach księgi głównej z zachowaniem zasady
podwójnego zapisu.
20
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
18.
19.
20.
Spowodować, aby aktywa i pasywa były wykazywane w księgach rachunkowych i w bilansie
jednostkowym zgodnie z ich treścią ekonomiczną.
Nakazać, aby zapisy na kontach księgi głównej, służących do ewidencji należności i przychodów
z tytułu dochodów budżetowych (201, 221, 240, 750, 760) dokonywane były zgodnie z zasadami
funkcjonowania tych kont, określonymi w załączniku nr 2 do rozporządzenia Ministra Finansów z
dnia 18 grudnia 2001 r., zaniechać prowadzenia dzienników obrotów należności nieprzypisanych
do ewidencji operacji gospodarczych, dla których powinny być prowadzone konta rozrachunkowe: 201 - rozrachunki z odbiorcami i dostawcami, 221 - Należności z tytułu dochodów budżetowych, 240 - Pozostałe rozrachunki i konta analityczne do tych kont.
Zobowiązać Skarbnika do sprawowania nadzoru i kontroli nad sporządzaniem przez kasjerkę
raportów kasowych zgodnie z zasadami określonymi w obowiązującej Instrukcji dotyczącej gospodarki kasowej w Urzędzie.
Podjąć działania w celu zapewnienia ewidencjonowania przychodów ze sprzedaży znaków opłaty
skarbowej w księgach rachunkowych Urzędu Gminy zgodnie z zasadami funkcjonowania kont
101 - Kasa, 140 - Krótkoterminowe papiery wartościowe i inne środki pieniężne, 240 - Pozostałe
rozrachunki, określonymi w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.
Ustalić zasady prowadzenia ewidencji druków ścisłego zarachowania oraz kontroli prowadzenia
tej ewidencji.
Zapewnić prowadzenie ksiąg rachunkowych budżetu oraz Urzędu (dzienniki, konta ksiąg głównych, konta ksiąg pomocniczych), sporządzanie zestawień obrotów i sald oraz zestawień sald kont
ksiąg pomocniczych oraz dokonywanie poprawek błędów w księgach rachunkowych przez skreślenie dotychczasowej treści i wpisanie nowej, z zachowaniem czytelności błędnego zapisu i podpisem z zamieszczeniem daty - zgodnie z zasadami określonymi w ustawie o rachunkowości oraz
rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.
Spowodować dokonanie korekty błędu rachunkowego w księgach rachunkowych (saldo konta
225 - Rozrachunki z budżetami), a w razie potrzeby podjąć działania w celu wyjaśnienia i rozliczenia zobowiązań, które wystąpiły na tym koncie na dzień 31.12.2003 r.
Nakazać ujmowanie na kontach ksiąg pomocniczych prowadzonych dla rozrachunków z pracownikami wszystkich składników przyznanych i wypłaconych wynagrodzeń - dla zapewnienia możliwości uzgodnienia sald tych kont z saldem i zapisami na koncie syntetycznym 231 - Rozrachunki z tytułu wynagrodzeń, tj. spełnienia wymogów określonych w art. 16 ust. 1 ustawy o rachunkowości.
Zaniechać wypłacania zaliczek podmiotom, którym wypłacania tych zaliczek nie przewidują
obowiązujące przepisy prawa. Zapewnić, aby czynności prawne, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych były kontrasygnowane przez skarbnika gminy zgodnie z art. 46
ust. 3 ustawy o samorządzie gminnym.
Spowodować, aby księgi rachunkowe budżetu i Urzędu dotyczące należności i zobowiązań warunkowych - weksli zupełnych i in blanco, a także gwarancji prowadzone były w zakresie umożliwiającym sporządzenie bilansów - w części dotyczącej informacji uzupełniających.
W umowach zawieranych w imieniu gminy jako stronę wskazywać Gminę Wapno.
Zaprzestać wydawania postanowień o umorzeniu odsetek za zwłokę, jeżeli podania o ich umorzenie wpłyną do Urzędu po dniu, w którym dokonane zostały wpłaty podlegające zaliczeniu z tym
dniem na kwoty zaległości podatkowych i odsetek za zwłokę. Wydawać postanowienia o zaliczeniu wpłat proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę
w stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty odsetek za
zwłokę, jeżeli dokonane przez podatników wpłaty nie pokrywają kwot zaległości podatkowej
wraz z odsetkami za zwłokę. Postanowienia w tym zakresie są dowodami księgowymi stanowiącymi podstawę zapisów w księgach rachunkowych (dziennik, konta dłużników).
Zaniechać obciążania najemcy lokalu użytkowego podatkiem od nieruchomości od gruntu nie
będącego przedmiotem umowy najmu.
Rozważyć, z uwzględnieniem przepisów rozdziału 9 ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. - Ordynacja podatkowa, w tym okresu przedawnienia, o którym mowa w art. 80 § 1 ustawy możliwość
zwrotu najemcom lokali mieszkalnych podatku od nieruchomości zapłaconego przed rokiem
2004.
21
21. Spowodować, aby deklaracje na podatek od nieruchomości i leśny od przedmiotów opodatkowania stanowiących własność gminy, a nie oddanych w posiadanie zależne były składane w terminach określonych w ustawach podatkowych.
22. Podatników zobowiązanych do składania deklaracji na podatki od nieruchomości, od środków
transportowych lub informacji w sprawie tych podatków, którzy nie złożyli tych deklaracji lub informacji w 2003 r. wezwać w trybie art. 274a ustawy - Ordynacja podatkowa do złożenia tych dokumentów. Najemcy lokalu użytkowego ustalić podatek od nieruchomości za okres od lipca do
grudnia 2003 r.
23. Podatników, którzy nie składają deklaracji lub informacji mimo takiego obowiązku, wzywać do
ich składania, jeżeli nie zostały złożone mimo takiego obowiązku, a w razie sporządzenia deklaracji niezgodnie z wymaganiami - wzywać do złożenia korekt tych dokumentów zgodnie z art. 274
ordynacji podatkowej.
24. Podjąć działania w celu wyjaśnienia stanu zobowiązań firmy VENTA w podatku od środków
transportowych oraz możliwości dochodzenia zapłaty podatku w trybie przepisów ustawy z dnia
17 czerwca 1966 r. o postępowaniu egzekucyjnym w administracji (tj. Dz.U. z 2002 r. Nr 110,
poz. 968 ze zm.).
25. Najemcę lokalu użytkowego w budynku GOK obciążyć opłatą za centralne ogrzewanie tego lokalu za okres od lutego do września 2003 r. oraz 7 dni października 2003 r. - zgodnie z umową najmu z dnia 28 stycznia 2003 r. i przyjętymi zasadami rozliczania kosztów ogrzewania budynku.
26. Podjąć działania w celu prawidłowego prowadzenia kont pomocniczych dla rozrachunków z nauczycielami z tytułu najmu lokali mieszkalnych i garaży zajmowanych przez nauczycieli, pobieranych przez GZEASz, w tym zaniechania prowadzenia kont dla rozrachunków z GZEASz z tytułu czynszów za te lokale i garaże. Spowodować, aby rozliczenia czynszów pobieranych przez
GZEASz dokonywane były zgodnie z przepisami rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18
grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów
publicznych i rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 13 marca 2001 r. w sprawie sprawozdawczości budżetowej.
27. Zapewnić prowadzenie kont ksiąg pomocniczych dla rozrachunków z kredytodawcami i pożyczkodawcami zgodnie z zasadami funkcjonowania kont, określonymi w art. 16 i 17 ustawy o rachunkowości oraz rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r. w sprawie szczególnych zasad rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego oraz niektórych jednostek sektora finansów publicznych.
28. W ewidencji księgowej i sprawozdawczości wydatki budżetowe klasyfikować wg zasad określonych w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 20 września 2004 r. w sprawie szczegółowej
klasyfikacji dochodów, wydatków, przychodów i rozchodów oraz środków pochodzących ze źródeł zagranicznych (Dz. U. Nr 209 poz. 2132).
29. Polecić prowadzenie kont dla rozrachunków z inkasentami oraz kont zbiorczych zobowiązania
pieniężnego wsi.
30. Spowodować, aby ze stosowanych programów komputerowych obejmujących księgi rachunkowe
uzyskiwane były wydruki komputerowe spełniające wymagania określone w art. 13 ust. 5 ustawy
o rachunkowości.
31. Nakazać, aby inkasent opłaty targowej sporządzał wykazy wpłat, a księgowanie przypisów
w księgach rachunkowych (dziennik i konto dla rozrachunków z inkasentem) dokonywane było na
podstawie dowodów zrealizowanych wpłat nieprzypisanych.
32. Zapewnić dokonywanie zakupów materiałów finansowanych z budżetu gminy przez uprawnione
osoby, kontroli wykorzystania tych materiałów przez pracowników urzędu a Skarbnika zobowiązać do przeprowadzania kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji
gospodarczych i odmowy podpisu dokumentów w razie braku kompletności oraz formalnorachunkowej rzetelności i prawidłowości dokumentów, dotyczących tej operacji.
33. Spowodować, aby listy płac były sporządzane w oparciu o wymagane dokumenty, w tym sprawdzone przez rzeczowo właściwych pracowników oraz przechowywane w odrębnych zbiorach, jeżeli mogą stanowić podstawę ustalenia podstawy wymiaru emerytury lub renty.
34. Na rachunek ZFŚS przekazać równowartość odpisu zaniżonego w 2003 r. o kwotę 1.474,61 zł.
Wydatki z tego tytułu uwzględnić w budżecie gminy na 2005 r.
22
35. Wnoszącego podanie o wydanie zezwolenia na sprzedaż napojów alkoholowych wzywać, jeżeli
podanie nie spełnia wymagań określonych w przepisach prawa, do usunięcia braków w terminie
siedmiu dni z pouczeniem, że nieusunięcie tych braków spowoduje pozostawienie podania bez
rozpoznania.
36. Polecić, aby zapisy księgowe w dzienniku i na kontach księgi głównej dokonywane były na podstawie dowodów księgowych spełniających wymagania określone w art. 21 ustawy o rachunkowości. W systemie kontroli wewnętrznej ustalić procedury kontroli, które zapewnią zaniechanie
dokonywania zapisów w księgach rachunkowych bez dowodów księgowych.
37. Spowodować wprowadzenie do ksiąg rachunkowych korekty wartości drogi Wapno-Rusiec.
38. Zapewnić zamieszczanie w wykazach nieruchomości przeznaczonych do sprzedaży informacji
wymaganych przepisami art. 35 ust. 2 ustawy z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami, w tym o przeznaczeniu nieruchomości (tj. Dz.U. z 2004 r. Nr 261 poz. 2603 ze zm.).
39. Podjąć działania w celu zaprowadzenia ewidencji środków trwałych według obiektów inwentarzowych i ich wartości. Zasady grupowania środków trwałych określa Klasyfikacja Środków
Trwałych stanowiąca załącznik do rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 30 grudnia 1999 r.
w sprawie Klasyfikacji Środków Trwałych (KŚT) (Dz.U. Nr 112, poz. 1317 ze. zm.).
40. Zobowiązać pracowników komórki księgowości do ujmowania w księgach rachunkowych zdarzeń, które nastąpiły w poszczególnych okresach sprawozdawczych, w postaci zapisu do ksiąg rachunkowych tych okresów sprawozdawczych.
41. Podjąć działania w celu ustalenia stawki amortyzacji (umorzenia) programu komputerowego oraz
dokonania zmian w księgach rachunkowych dotyczących wartości niematerialnych i prawnych
oraz umorzenia i amortyzacji tych wartości.
42. Podjąć działania w celu wyeliminowania skutków błędów popełnionych w księgach rachunkowych, np. poprzez przeprowadzenie rzetelnej inwentaryzacji aktywów i pasywów gminy, dla których księgi rachunkowe prowadzi Urząd Gminy.
43. Zapewnić przeprowadzanie inwentaryzacji składników aktywów i pasywów gminy metodami
właściwymi dla poszczególnych rodzajów tych aktywów i pasywów oraz właściwe jej udokumentowanie. Podjąć działania w celu ustalenia powierzchni gruntów wchodzących w skład pasa drogowego dróg gminnych oraz ich wartości, wynikających z decyzji wojewody w sprawie stwierdzenia nabycia mienia z mocy prawa, określonych w kartach inwentaryzacyjnych nieruchomości
sporządzonych na podstawie przepisów uchwały Nr 104 Rady Ministrów z dnia 9 lipca 1990 r.
w sprawie sposobu dokonywania inwentaryzacji mienia komunalnego (M.P. Nr 30, poz. 235) lub
wynikających z innych dokumentów (decyzji, aktów notarialnych). Zaniechać przeprowadzania
inwentaryzacji metodami nieprzewidzianymi w ustawie o rachunkowości.
44. Przy wydawaniu przepisów wewnętrznych, stanowiących uszczegółowienie zasad inwentaryzacji
uwzględniać przepisy powszechnie obowiązujące. Przepisy zarządzenia Nr 4/01 z dnia 31 grudnia
2001 r. dostosować do wymagań wynikających z ustawy o rachunkowości.
45. Powoływać komisję przetargową według zasad i kryteriów określonych w art. 19 ustawy z dnia
29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (Dz. U. Nr 19, poz. 177 ze zm.).
46. Spowodować, aby projekty planów finansowych oraz plany finansowe były opracowywane przez
placówki oświatowe, a kierownicy tych jednostek uzyskiwali do projektów planów finansowych
opinie rad pedagogicznych. Obowiązek sporządzenia tych opinii przez rady pedagogiczne wynika
z art. 41 ust. 2 pkt 2 ustawy z dnia 7 września 1991 r. o systemie oświaty (tj. Dz.U. z 2004 r. Nr
256, poz. 2572 ze zm.).
47. Polecić prowadzenie ksiąg rachunkowych odrębnie dla każdej placówki oświatowej i zapewnić
sporządzanie bilansów jednostkowych przez te placówki. Bilanse jednostkowe jednostek budżetowych stanowią podstawę do sporządzania bilansu łącznego, o którym mowa w § 19 ust. 3 rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 18 grudnia 2001 r.
O sposobie realizacji wniosków pokontrolnych lub przyczynach ich niewykonania należy,
zgodnie z przepisem art. 9 ust. 3 ustawy o regionalnych izbach obrachunkowych, powiadomić Regionalną Izbę Obrachunkową w Poznaniu w terminie 30 dni od dnia otrzymania niniejszego wystąpienia
pokontrolnego.
Jednocześnie informuję, że stosownie do przepisów art. 9 ust. 3 i 4 ustawy o regionalnych
izbach obrachunkowych, do wniosków zawartych w wystąpieniu pokontrolnym przysługuje prawo
23
zgłoszenia zastrzeżenia do Kolegium Izby. Zastrzeżenie składa właściwy organ jednostki kontrolowanej w terminie 14 dni od otrzymania wystąpienia pokontrolnego za pośrednictwem Prezesa Izby. Podstawą zgłoszenia zastrzeżenia może być tylko zarzut naruszenia prawa poprzez błędną jego wykładnię
lub niewłaściwe zastosowanie.
Bieg terminu, o którym mowa wyżej, ulega zawieszeniu na czas rozpatrzenia zastrzeżenia
w odniesieniu do wniosków pokontrolnych objętych zastrzeżeniem.
Prezes
Regionalnej Izby Obrachunkowej
w Poznaniu
(–) Mieczysław Klupczyński
Otrzymuje do wiadomości:
Rada Gminy Wapno
24