Instrukcja kancelaryjna

INSTRUKCJA KANCELARYJNA
dla
Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego dla
Niesłyszących i Słabosłyszących w Raciborzu
Opracowano na podstawie
Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie
instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w
sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych ( Dziennik Ustaw Nr
14 poz. 67)
Strona 1 z 10
Rozdział I
Przepisy ogólne
§1
Instrukcja kancelaryjna, zwana dalej „Instrukcją”, określa szczegółowe zasady i tryb
wykonywania czynności kancelaryjnych w Specjalnym Ośrodku Szkolno – Wychowawczym
dla Niesłyszących i Słabosłyszących w Raciborzu.
§2
1. Określenia użyte w instrukcji oznaczają:
1) Ośrodek – Specjalny Ośrodek Szkolno – Wychowawczy dla Niesłyszących
i Słabosłyszących w Raciborzu;
2) dyrektor – dyrektor Specjalnego Ośrodka Szkolno – Wychowawczego dla
Niesłyszących i Słabosłyszących w Raciborzu
3) osoby funkcyjne - wice dyrektorzy oraz osoby którym powierzono stanowiska
kierownicze;
4) komórka organizacyjna - wydzielona organizacyjnie część Ośrodka, w szczególności
dział, biuro lub samodzielne stanowisko pracy;
5) sekretariat – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna dyrektora
Ośrodka.
6) referent – stanowisko pracy, do którego należy obsługa organizacyjna osoby
funkcyjnej Ośrodka, bądź samodzielne stanowiska pracy. Osoba załatwiającą
merytorycznie daną sprawę, realizująca w tym zakresie przewidziane czynności
kancelaryjne, w szczególności rejestrowanie sprawy, przygotowywanie projektów
pism w sprawie, dbanie o terminowość załatwienia sprawy i kompletowanie akt
sprawy.
7) akta sprawy - dokumentację, w szczególności tekstową, fotograficzną, rysunkową,
dźwiękową, filmową, multimedialną, zawierającą informacje potrzebne przy
rozpatrywaniu danej sprawy oraz odzwierciedlającą przebieg jej załatwiania
i rozstrzygania.
8) sprawa - zdarzenie lub stan rzeczy, w tym z zakresu postępowania administracyjnego,
wymagające rozpatrzenia i podjęcia czynności służbowych lub przyjęcia do
wiadomości.
9) przesyłka – dokumentację (pisma, paczki, pakiet) otrzymaną lub wysyłaną przez
Ośrodek, w każdy możliwy sposób, w tym dokumenty elektroniczne przesyłane za
pośrednictwem elektronicznej skrzynki pocztowej.
10) przesyłka wewnętrzna – wszelka korespondencja ( pismo ), której zarówno nadawcą,
jak odbiorcą ( adresatem) jest wyłącznie pracownik określonej komórki organizacyjnej
Ośrodka lub organy działające w ośrodku oraz komisje powołane przez dyrektora
ośrodka.
11) teczka aktowa - materiał biurowy (teczka wiązana, segregator ) używany w systemie
tradycyjnym do przechowywania dokumentacji w postaci nieelektronicznej.
12) znak sprawy – zespól symboli określających przynależność sprawy do określonej
grupy.
13) rzeczowy wykaz akt – wykaz haseł rzeczowych oznaczonych symbolami
klasyfikacyjnymi i kwalifikacją archiwalną akt.
Strona 2 z 10
§3
1. Czynności kancelaryjne w Ośrodku wykonywane są w systemie tradycyjnym oraz
elektronicznym.
2. W Ośrodku obowiązuje bezdziennikowy system kancelaryjny, oparty na wykazie akt,
załącznik nr 1 do instrukcji.
3. Dokumentacja nadsyłana i składana w Ośrodku oraz w nim powstająca dzieli się ze
względu na sposób jej rejestrowania i przechowywania na:
1) tworzącą akta spraw
2) nietworzącą akt spraw
§4
1. Dokumentacja tworząca akta spraw to dokumentacja, która została przyporządkowana do
sprawy i otrzymała znak sprawy.
2. Znak sprawy jest stałą cechą rozpoznawczą całości akt danej sprawy.
3. Znak sprawy zawiera następujące elementy:
1) oznaczenie Ośrodka
2) symbol klasyfikacyjny z wykazu akt
3) kolejny numer sprawy, wynikający ze spisu spraw
4) cztery cyfry roku kalendarzowego, w którym sprawa się rozpoczęła
5) symbol prowadzącego sprawę
4. Poszczególne elementy znaku sprawy oddziela kropką w następujący sposób:
SOSWNiS.[symbol klasyfikacji akt].[liczba określająca kolejny numer sprawy].[rok
rozpoczęcia sprawy].[symbol prowadzącego sprawę]
§5
1. Dokumentacja nietworząca akt spraw to dokumentacja, która nie została
przyporządkowana do sprawy, a jedynie do klasy z wykazu akt.
2. Dokumentację nietworzącą akt spraw w szczególności stanowi:
1) zaproszenia, życzenia, podziękowania, kondolencje, jeżeli nie stanowią części akt
sprawy
2) niezamawiane przez jednostkę oferty, które nie zostały wykorzystane
3) publikacje (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze,
ogłoszenia) oraz inne druki chyba że stanowią załącznik do pisma
4) dokumentacja finansowo-księgowa (rachunki, faktury, inne dokumenty księgowe)
5) listy obecności
6) karty urlopowe
7) zaświadczenia wydawane pracownikom oraz uczniom i ich opiekunom prawnym
8) dokumentacja magazynowa
9) środki ewidencyjne archiwum zakładowego
10) dane w systemach teleinformatycznych dedykowanych do realizowania określonych,
wyspecjalizowanych zadań, w szczególności dane w systemie udostępniającym
automatycznie dane z określonego rejestru, dane przesyłane za pomocą środków
komunikacji elektronicznej automatycznie tworzące rejestr
11) rejestry i ewidencje (księgi inwentarzowe, wypożyczanie sprzętu, materiały biurowe,
zbiór biblioteczny)
Strona 3 z 10
Rozdział II
Obieg dokumentów
§6
1. Tradycyjny system kancelaryjny to system, w którym czynności kancelaryjne oraz ich
dokumentowanie wykonuje się w postaci nieelektronicznej, papierowej.
2. Czynności związane z przyjęciem i wysłaniem przesyłki wykonuje sekretariat Ośrodka.
3. Dekretacji dokonuje dyrektor Ośrodka.
4. Czynności wstępne związane z przyjęciem przesyłki i przekazanie jej osobie
merytorycznej:
1) Przyjęcie – sprawdzenie adresata, sprawdzenie stanu opakowania, potwierdzenie
odbioru przesyłki (jeżeli jest wymagane) oraz naniesienie pieczęci wpływu na piśmie
lub kopercie
2) Dekretacja – odręczne umieszczenie odpowiednich informacji bezpośrednio na
przesyłce, takich jak: prowadzącego sprawę, jeżeli przesyłka wchodzi w zakres
działań danej osoby funkcyjnej lub referenta, datą i podpisem dekretującego
3) Rejestracja – wpisanie do rejestru z wyszczególnieniem poniższych informacji:
A. Liczby porządkowej
B. Daty wpływu przesyłki do Ośrodka
C. Tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki
D. Nazwy podmiotu od którego pochodzi przesyłka
E. Wskazanie, komu zadekretowano przesyłkę
F. Dodatkowe informacje, jeżeli są potrzebne
4) Przekazanie – doręczenie przesyłki osobie funkcyjnej lub referentowi wg dekretacji,
wraz z potwierdzeniem dostarczenia przesyłki przez wyżej wymienioną osobę
5. Do rejestru przesyłek przychodzących nie wpisuje się:
1) Przesyłek zawierających treści reklamowe
2) Zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji, itp.
3) Publikacji (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki, gazety, afisze,
ogłoszenia, itp.)
6. Czynności reklamacyjne związane z niewłaściwym stanem opakowania, uszkodzeniem
przesyłki lub podejrzeniem o ingerencję osób trzecich w zawartość przesyłki:
1) Sporządzenie protokołu uszkodzenia przesyłki w obecności dostarczającego ją
2) Sporządzenie w obecności dostarczającego przesyłkę odpowiedniej adnotacji na
uszkodzonym opakowaniu
3) Powiadomienie dyrektora o zaistniałym zdarzeniu
7. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie dostawcy usługi pocztowej lub
przesyła się bezpośrednio do właściwego adresata.
8. Czynności związane z przyjęciem przesyłek przez prowadzącego sprawę:
1) Przyjęcie – przyjęcie przesyłki od sekretariatu, oraz potwierdzenie odbioru
2) Selekcja – sprawdzenie czy dostarczona przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej,
jeżeli nie to rozpoczyna nową sprawę oraz sprawdzenie czy przesyłka tworzy akta
sprawy, czy ich nie tworzy
Strona 4 z 10
3) Nanoszenie znaku sprawy na przesyłkę tworzącą akta sprawy:
A. W przypadku sprawy już wszczętej – naniesienie znaku sprawy i dołączenie
przesyłki do akt sprawy
B. W przypadku nowej sprawy – naniesienie nowego znaku sprawy oraz wpisanie
odpowiednich danych do spisu spraw, załącznik nr 2, oraz dołączenie przesyłki do
nowych akt sprawy
9. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytorycznie właściwe do
załatwienia poszczególnych spraw
10. Czynności wstępne związane z przygotowaniem przesyłki do wysłania:
1) Prowadzący sprawę redaguje przesyłkę oraz:
A. Oznacza ją znakiem sprawy wszczętej
B. W przypadku nowej sprawy nadaje nowy znak sprawy
2) Zredagowaną przesyłkę przedkłada dyrektorowi do podpisu, jeżeli jest taka
konieczność
3) Prowadzący sprawę przekazuje przesyłkę do wysyłki do sekretariatu z informacją co
do sposobu wysyłki
11. Czynności związane z wysłaniem przesyłki:
1) Rejestracja – wpisanie do rejestru z wyszczególnieniem poniższych informacji, jeżeli
zachodzi taka konieczność:
A. Liczby porządkowej
B. Daty wysyłki pakietu do adresata
C. Tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki
D. Nazwy podmiotu do którego wysłano pakiet
E. Znak sprawy
F. Dodatkowe informacje, jeżeli są potrzebne
2) Sporządzenie kopii pisma wraz z naniesieniem numeru z rejestru, jeżeli pakiet takie
zawiera
3) Oddanie kopii pisma osobie funkcyjnej lub referentowi prowadzącemu sprawę, jeżeli
jest to konieczne
4) Zapakowanie pakietu wraz z zaadresowaniem
5) Wysyłka przesyłki
12. Umożliwia się wysłanie przesyłki własnym środkiem transportu. W tym przypadku
sekretariat nie dokonuje czynności związanych z wysłaniem przesyłki, jeśli nie jest to
konieczne, a pismo przewodnie załącza się bezpośrednio do akt sprawy.
13. Do rejestru przesyłek wychodzących nie wpisuje się:
1) zaświadczeń wydawanych pracownikom oraz uczniom i ich opiekunom prawnym
2) Zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji, itp.
§7
1. Przez elektroniczny system kancelaryjny w Ośrodku rozumie się elektroniczną skrzynkę
pocztową, w której czynności kancelaryjne oraz ich dokumentowanie wykonywane są w
postaci hybrydowej, tj. elektroniczno – papierowej.
2. Adres elektronicznej skrzynki pocztowej podany jest w Biuletynie Informacji Publicznej
Ośrodka.
3. Czynności związane z przyjęciem i przesłaniem przesyłki wykonuje sekretariat Ośrodka.
4. Dekretacji dokonuje dyrektor Ośrodka.
5. Czynności wstępne związane z przyjęciem przesyłki i przekazanie jej osobie
merytorycznej:
Strona 5 z 10
1) Selekcja – oddzielenie wiadomości zawierających niepożądane treści, takich jak spam,
szkodliwe oprogramowanie od wiadomości pożądanych
2) Przyjęcie – utworzenie kopi treści przewodniej w formie papierowej – wydruk,
potwierdzenie odebrania wiadomości (jeżeli jest to konieczne) oraz naniesienie
pieczęci wpływu na wydrukowaną treść
3) Dekretacja – odręczne umieszczenie odpowiednich informacji bezpośrednio na
przesyłce, takich jak: prowadzącego sprawę, jeżeli przesyłka wchodzi w zakres
działań danej osoby funkcyjnej lub referenta, datę i podpis dekretującego
4) Rejestracja – wpisanie do rejestru z wyszczególnieniem poniższych informacji:
A. Liczby porządkowej
B. Daty wpływu przesyłki do Ośrodka
C. Tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki
D. Nazwy podmiotu od którego pochodzi przesyłka
E. Wskazanie, komu zadekretowano przesyłkę
F. Dodatkowe informacje, jeżeli są potrzebne
5) Przekazanie – doręczenie przesyłki drogą poczty elektronicznej, na wskazany adres,
oraz wydruku przewodniego osobie funkcyjnej lub referentowi wg dekretacji wraz z
potwierdzeniem dostarczenia przesyłki przez wyżej wymienione osoby, w formie
elektronicznej jak i tradycyjnej.
6. Treści niepożądane są usuwane z elektronicznej skrzynki pocztowej.
7. Spis adresów pocztowych skrzynek elektronicznych osób funkcyjnych i referentów,
stanowi załącznik nr 3 do instrukcji.
8. Elektroniczne potwierdzenia dostarczenia wiadomości osobom funkcyjnym lub
referentom są rejestrowane, jeżeli zachodzi taka potrzeba.
9. Do rejestru przesyłek przychodzących nie wpisuje się:
1) Przesyłek zawierających treści reklamowe
2) Zaproszeń, życzeń, podziękowań, kondolencji, itp., chyba, że zachodzi taka potrzeba
3) Publikacji w formie elektronicznej (dzienniki urzędowe, czasopisma, katalogi, książki,
gazety, afisze, ogłoszenia, itp.), chyba, że zachodzi taka potrzeba
10. Przesyłki mylnie doręczone zwraca się bezzwłocznie na elektroniczny adres nadawcy ze
stosowną informacją.
11. Czynności związane z przyjęciem przesyłek przez prowadzącego sprawę:
1) Przyjęcie – przyjęcie przesyłki od sekretariatu, oraz elektroniczne lub tradycyjne
potwierdzenie odbioru
2) Selekcja – sprawdzenie czy dostarczona przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej,
jeżeli nie to rozpoczyna nową sprawę oraz sprawdzenie czy przesyłka tworzy akta
sprawy, czy ich nie tworzy
3) Wydruk przesyłki, jeżeli jest to konieczne to wykonuje się wydruku całej przesyłki
4) Nanoszenie znaku sprawy na wydruk przewodni tworzący akta sprawy:
A. W przypadku sprawy już wszczętej – naniesienie znaku sprawy i dołączenie
przesyłki do akt sprawy
B. W przypadku nowej sprawy – naniesienie nowego znaku sprawy oraz wpisanie
odpowiednich danych do spisu spraw oraz dołączenie przesyłki do nowych akt
sprawy
5) Wydruk przetworzonych materiałów elektronicznych oraz dołączeniem ich do akt
sprawy, jeżeli zachodzi taka potrzeba
12. Jeżeli przesyłka dotyczy kilku spraw, wskazuje się komórki merytorycznie właściwe do
załatwienia poszczególnych spraw.
13. Nie rejestruje się elektronicznych potwierdzeń odbioru przesyłki wysłanych przez osoby
funkcyjne i referentów, jeżeli nie zachodzi taka potrzeba.
Strona 6 z 10
14. Czynności wstępne związane z przygotowaniem przesyłki do wysłania:
3) Prowadzący sprawę redaguje przesyłkę w formie elektronicznej oraz:
A. Oznacza ją znakiem sprawy wszczętej
B. W przypadku nowej sprawy nadaje nowy znak sprawy
4) O zredagowanej przesyłce informuje dyrektora Ośrodka, jeżeli jest taka konieczność
5) Prowadzący sprawę przekazuje przesyłkę w formie elektronicznej do wysyłki do
sekretariatu z informacją o adresacie wysyłki
15. Czynności związane z wysłaniem przesyłki:
1) Rejestracja – wpisanie do rejestru z wyszczególnieniem poniższych informacji, jeżeli
zachodzi taka konieczność:
A. Liczby porządkowej
B. Daty wysyłki pakietu do adresata
C. Tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki
D. Nazwy podmiotu do którego wysłano pakiet
E. Znak sprawy
F. Dodatkowe informacje, jeżeli są potrzebne
2) Sporządzenie wydruku pisma przewodniego wraz z naniesieniem numeru z rejestru,
jeżeli pakiet takie zawiera i nastąpiła taka potrzeba
3) Oddanie wydruku pisma przewodniego prowadzącemu sprawę, jeżeli jest to konieczne
4) Wysyłka pakietu
5) Wydruk potwierdzenia wysłania pakietu, jeżeli zachodzi taka potrzeba
16. Umożliwia się prowadzącemu sprawę, wysyłki pakietu przez indywidualną skrzynkę
poczty elektronicznej, której adres jest wykazany w załączniku nr 3, z zastrzeżeniem
zwrotnego adresu poczty elektronicznej sekretariatu. W takim przypadku sekretariat nie
wykonuje żadnych czynności związanych z rejestracją elektronicznej poczty
wychodzącej. Sporządza się wydruk pisma przewodniego i wpina się go bezpośrednio do
akt sprawy.
17. Umożliwia się sporządzanie przesyłek hybrydowych, to znaczy przesyłek wysyłanych
pocztą elektroniczną i tradycyjną lub własnym środkiem transportu. W takich
przypadkach stosuje się powyższe zapisy.
§8
1. Przesyłki wewnętrzne są przyjmowane i przekazywane do odpowiedniej osoby
merytorycznej, bądź organu działającego w Ośrodku lub komisji powołanej przez
dyrektora Ośrodka przez sekretariat Ośrodka.
2. Dekretacji przesyłek wewnętrznych dokonuje dyrektor Ośrodka.
3. Przesyłka wewnętrzna adresowana jest do określonej komórki organizacyjnej Ośrodka,
bądź do osoby funkcyjnej lub referenta, merytorycznie związanego ze sprawą. Możliwe
jest adresowanie przesyłek wewnętrznych do organów działających w Ośrodku, bądź
komisji powołanych przez dyrektora Ośrodka.
4. Forma przesyłki wewnętrznej jest papierowa ( pismo przewodnie). Załączniki do pisma
wiodącego mogą występować w formie elektronicznej.
5. Osoby funkcyjne oraz referenci redagują przesyłki wewnętrzne w dwóch egzemplarzach
oraz nanoszą na nie znak sprawy zgodnie z wykazem akt.
6. Czynności wstępne związane z przyjęciem przesyłki wewnętrznej i przekazanie jej osobie
merytorycznej:
1) Przyjęcie – sprawdzenie adresata, naniesienie pieczęci wpływu na oryginale oraz kopii
pisma przewodniego
Strona 7 z 10
2) Dekretacja – odręczne umieszczenie odpowiednich informacji bezpośrednio na
przesyłce, takich jak: prowadzącego sprawę, jeżeli przesyłka wchodzi w zakres
działań danej osoby funkcyjnej lub referenta, datą i podpisem dekretującego
3) Rejestracja – wpisanie do rejestru z wyszczególnieniem poniższych informacji:
A. Liczby porządkowej
B. Daty wpływu przesyłki do sekretariatu Ośrodka
C. Tytułu, czyli zwięzłego odniesienia się do treści przesyłki lub znaku sprawy
D. Nazwy nadawcy od którego pochodzi przesyłka
E. Wskazanie, komu zadekretowano przesyłkę
F. Dodatkowe informacje, jeżeli są potrzebne
4) Przekazanie – doręczenie przesyłki osobie funkcyjnej lub referentowi, bądź organowi
działającemu w Ośrodku lub komisji powołanej przez dyrektora wg dekretacji, wraz z
potwierdzeniem dostarczenia przesyłki przez wyżej wymienioną osobę, bądź organ
lub komisję
7. Czynności związane z przyjęciem przesyłek wewnętrznych przez osobę funkcyjną lub
referenta:
1) Przyjęcie – przyjęcie przesyłki od sekretariatu, oraz potwierdzenie odbioru
2) Selekcja – sprawdzenie czy dostarczona przesyłka dotyczy sprawy już wszczętej,
jeżeli nie to rozpoczyna nową sprawę oraz sprawdzenie czy przesyłka tworzy akta
sprawy, czy ich nie tworzy
3) Nanoszenie znaku sprawy na przesyłkę tworzącą akta sprawy:
A. W przypadku sprawy już wszczętej – naniesienie znaku sprawy i dołączenie
przesyłki do akt sprawy
B. W przypadku nowej sprawy – naniesienie nowego znaku sprawy oraz wpisanie
odpowiednich danych do spisu spraw, załącznik nr 2, oraz dołączenie przesyłki do
nowych akt sprawy
8. Organy działające w Ośrodku, bądź komisje powołane przez dyrektora Ośrodka
zobowiązane są do potwierdzenia odbioru adresowanej do nich przesyłki wewnętrznej.
9. Czynności wstępne związane z wydaniem decyzji lub odpowiedzi na daną sprawę przez
osobę funkcyjną lub referenta :
1) Prowadzący sprawę redaguje przesyłkę wewnętrzną w dwóch egzemplarzach oraz:
A. Oznacza ją znakiem sprawy wszczętej
B. W przypadku nowej sprawy nadaje nowy znak sprawy
2) Zredagowaną przesyłkę wewnętrzną przedkłada dyrektorowi do podpisu, jeżeli jest
taka konieczność
3) Prowadzący sprawę przekazuje przesyłkę wewnętrzną do sekretariatu w celu
przekazania jej adresatowi
10. Powyższych przepisów nie stosuje się do :
1) druków ( np. wniosków) ujętych w innych wewnętrznych instrukcjach, do których
stosuje się przepisy z nich wynikające.
2) List płac, wewnętrznych dokumentów księgowych
Rozdział III
Przechowywanie akt.
§9
1. Dokumentację przechowuje się w teczkach aktowych zgodnie z wykazem akt.
Strona 8 z 10
2. Dokumentacji nie tworzącej akt sprawy nie przechowuje się w teczkach aktowych, chyba,
że wynika to z innych przepisów.
3. Każda teczka aktowa powinna być opisana wg poniższego wzoru:
1) [SOSWNiS]/[oznaczenie akt]/[hasło z wykazu akt]/[lata prowadzenia]
2) W przypadku akt osobowych
A. [SOSWNiS]/[oznaczenie akt]/[hasło z wykazu akt]/[lata prowadzenia]/[imię i
nazwisko przedmiotowej osoby]
4. Teczka aktowa nie zawiera spisu spraw, gdy znajduje się w niej dokumentacja nie
tworząca akt sprawy.
5. Teczka aktowa zawiera spis spraw w przypadku, gdy znajduje się w niej dokumentacja
tworząca akta sprawy.
6. Spis spraw, w obu systemach kancelaryjnych zawiera następujące dane:
1) Odnoszące się do całego spisu:
A. Oznaczenie roku, w którym zostały założone sprawy znajdujące się w spisie,
B. Oznaczenie Ośrodka,
C. Symbol klasyfikacyjny z wykazu akt,
D. Hasło klasyfikacyjne z wykazu akt
E. Symbol prowadzącego sprawę
2) Odnoszące się do każdej sprawy w spisie:
A. Liczbę porządkową
B. Tytuł stanowiący zwięzłe odniesienie się do treści sprawy
C. Nazwę podmiotu, od którego sprawa wpłynęła, jeżeli nie jest to sprawa własna,
D. Znak pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna
E. Datę pisma wszczynającego sprawę, jeżeli nie jest to sprawa własna
F. Datę wszczęcia sprawy
G. Datę ostatecznego załatwienia sprawy
H. Uwagi
7. Na każdy nowy rok kalendarzowy zakłada się nową teczkę aktową, a tym samym nowy
spis spraw.
8. W przypadku małej liczby spraw w ciągu roku kalendarzowego, dopuszcza się
prowadzenie teczek aktowy przez dłuższy okres. W takim przypadku zakłada się nowy
spis spraw.
9. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami zakłada się teczki zbiorcze, do
których odkłada się akta spraw zarejestrowanych w kilku rożnych spisach spraw (na
przykład akta osobowe).
10. Sprawę niezakończoną w ciągu roku kalendarzowego załatwia się w latach kolejnych bez
zmiany dotychczasowego jej znaku. Elementy znaku sprawy pozostają niezmienne.
11. W przypadku reorganizacji pracy w Ośrodku lub zmiany prowadzącego sprawę,
niezakończonym sprawą zakłada się nowy znak sprawy. W takim przypadku na teczkach
aktowych dokonuje się adnotacji odpowiednio:
1) „przeniesiono do znaku sprawy ...”
2) „przeniesiono z znaku sprawy ...”
12. Teczki aktowe przechowuje się w danej komórce organizacyjnej do 2 lat od zakończenia
sprawy.
13. W przypadku wyjęcia akt sprawy z teczki sporządza się adnotację z wskazaniem osoby
wypożyczającej oraz termin zwrotu.
14. Po upływie okresu przechowywania teczek akt, przekazuje się je do zakładowego
archiwum, zgodnie z instrukcją archiwalną.
Strona 9 z 10
Rozdział IV
Odpowiedzialność
§10
1. Dostęp do teczek aktowych i danych elektronicznych maję jedynie osoby upoważnione
przez dyrektora Ośrodka.
2. Odpowiedzialność za należyte przechowywanie teczek aktowych w danej komórce
organizacyjnej, ponosi pracownik merytorycznie z nimi związany.
3. Odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie danych elektronicznych w danej komórce
organizacyjnej, ponosi pracownik merytorycznie z nimi związany.
4. Odpowiedzialność za należyte zabezpieczenie pomieszczeń, poza godzinami pracy osób
funkcyjnych lub referentów, w których przechowywane są teczki aktowe i dane
elektroniczne ponosi dyrektor Ośrodka.
5. Nadzór ogólny nad prawidłowym wykonywaniem przez pracowników Ośrodka czynności
kancelaryjnych należy do obowiązków dyrektora.
Załączniki:
1. Wykaz akt
2. Wzór spisu spraw
3. Wykaz elektronicznych skrzynek pocztowych osób funkcyjnych i referentów
Strona 10 z 10