specyfikacja istotnych warunków zamówienia

SPECYFIKACJA ISTOTNYCH WARUNKÓW ZAMÓWIENIA
WYMIANA PODZIELNIKÓW KOSZTÓW OGRZEWANIA
WRAZ ZE ŚWIADCZENIEM USŁUGI ROZLICZANIA KOSZTÓW C.O.
I USŁUGAMI SERWISOWYMI
DLA POTRZEB
SPÓŁDZIELNI MIESZKANIOWEJ „LOKATOR”
W ZDUŃSKIEJ WOLI.
1. Nazwa i adres Zamawiającego.
Spółdzielnia Mieszkaniowa „Lokator”
ul. Łaska 46
98-220 Zduńska Wola
tel. (43) 823 26 17, fax. (43) 823 36 18 – Sekretariat Spółdzielni
tel.(43) 823 50 68, fax. (43) 824 74 57 – Dział Techniczny Spółdzielni.
2. Opis przedmiotu zamówienia.
A/ Przedmiotem zamówienia jest:
A.1. Demontaż istniejących podzielników kosztów centralnego ogrzewania w ilości
około 18.422 szt. (słownie: osiemnaście tysięcy czterysta dwadzieścia dwie
sztuki) w lokalach:
- stanowiących zasoby Spółdzielni,
- wspólnot zarządzanych przez Spółdzielnię,
- wspólnot zarządzanych odrębnie, zasilanych ze wspólnego węzła
i rozliczanych razem z budynkami Spółdzielni (Spółdzielnia zastrzega sobie
możliwość rezygnacji z wymiany podzielników w przypadku wybudowania
odrębnego węzła dla potrzeb tych wspólnot),
wg wykazu stanowiącego załącznik nr 1 do niniejszej specyfikacji.
A.2. Utylizacja zdemontowanych podzielników.
A.3. Dostawa i montaż dwuczujnikowych radiowych podzielników kosztów
ogrzewania zgodnie z wykazem zawartym w załączniku nr 1.
A.4. Rozliczanie kosztów centralnego ogrzewania na postawie wskazań
zamontowanych podzielników , odrębnie dla każdego lokalu wchodzącego
w skład danej nieruchomości.
A.5. Świadczenie usług serwisowych.
B/ Wymagania dotyczące demontażu podzielników:
B.1. Prace należy wykonywać zgodnie z założonym harmonogramem, starannie, bez
uszkodzenia powierzchni grzejników, zwłaszcza płytowych.
B.2. W przypadku uszkodzenia grzejnika wykonawca robót ponosi wszelkie koszty
związane z przywróceniem instalacji c.o. do stanu pierwotnego.
B.3. Zdemontowane urządzenia należy przechowywać w sposób umożliwiający
kontrolę ich wskazań do 31.12.2014r.
C/ Wymagania dotyczące utylizacji:
C.1. Utylizację należy przeprowadzić zgodnie z wymaganiami dot. tego rodzaju
urządzeń.
C.2. Rozpoczęcie utylizacji może nastąpić dopiero po okresie przechowywania
zdemontowanych podzielników, wymienionym w ppkt. B.
D/ Wymagania dotyczące dostawy i montażu podzielników:
D.1. Minimalne wymagania dla podzielników:
2
Podzielniki winny spełniać wymogi normy PN-EN 834 (podzielnik kosztów do
rejestrowania zużycia ciepła przez grzejniki – przyrządy zasilane energią
elektryczną) i posiadać Atest Higieniczny PZH.
- dwuczujnikowa metoda pomiaru,
- możliwość dowolnego zaprogramowania daty startu i daty zakończenia okresu
rozliczeniowego,
- automatyczne zerowanie wskazań po zakończeniu okresu rozliczeniowego,
- możliwość odczytu miesięcznych wskazań podzielnika,
- wykonanie odczytu bez montażu urządzeń pośrednich na klatkach schodowych,
- możliwość zaprogramowania podzielnika odpowiednio do mocy grzejnika,
- sygnalizacja prób manipulacji przy podzielniku (m.in. odłączenie baterii lub jej
uszkodzenie, zmiana lokalizacji podzielnika) – z informowaniem o dokonanej
ingerencji w podzielnik podczas odczytów,
- komunikacja radiowa jednokierunkowa lub dwukierunkowa ( w przypadku
komunikacji dwukierunkowej zapewnienie 100% odporności na działanie
zewnętrznych fal radiowych) o parametrach nie przekraczających
dopuszczalnych norm określonych stosownymi przepisami,
- brak naliczania w okresie przerw w pracy instalacji c.o. oraz w przypadku
występowania innych źródeł ciepła
- minimum informacji na wyświetlaczu:
a) aktualna wartość zużycia,
b) zużycie za poprzedni okres rozliczeniowy,
c) sygnalizacja uszkodzenia podzielnika
- żywotność baterii – minimum 10 lat,
Materiały dla potrzeb wykonania robót w całości zapewnia Wykonawca.
Materiały muszą być w pierwszym gatunku, powinny być dopuszczone do
stosowania w budownictwie i spełniać wszystkie wymogi art.10 Ustawy
z 07.07.1994r. Prawo budowlane i Ustawy z dnia 16.04.2004r. o wyrobach
budowlanych.
D.2. Dodatkowe informacje n.t. podzielnika:
- kiedy podzielnik rozpoczyna naliczanie jednostek,
- czy są dostępne dodatkowe informacje na wyświetlaczu podzielnika, a jeśli tak,
to jakie,
- czy istnieje możliwość rozbudowy systemu radiowego o ewentualne
dodatkowe funkcje (opisać system i efekty),
- czy podzielnik jest wyposażony w złącze optyczne w celu kontroli pracy
podzielnika z ewentualną możliwością wydruku jego historii,
- czy istnieje możliwość wskazania daty manipulacji przy podzielniku, jeśli
dochodzi do takiego zdarzenia,
- czy podzielnik „zapamiętuje” maksymalną temperaturę grzejnika w miejscu
montażu podzielnika i za jaki okres rozliczeniowy,
- czy istnieje możliwość odczytu średniej temperatury w mieszkaniu, a jeśli tak
za jaki okres rozliczeniowy,
- jakie rozwiązania są stosowane w przypadku, gdy wymiary nowego
podzielnika są mniejsze od wymiarów podzielnika zdemontowanego,
z zastrzeżeniem legalności takiego rozwiązania,
- czy istnieje roczna rezerwa żywotności baterii.
D.3. Minimalne wymagania dotyczące montażu:
- prace należy wykonywać starannie, zgodnie z harmonogramem uzgodnionym
ze Spółdzielnią, w sposób jak najmniej uciążliwy dla użytkowników lokali,
- możliwość montażu podzielnika na każdym typie grzejnika,
- montaż podzielników zgodnie z wymaganiami normy PN-EN 834,
3
E/
- przekazanie lokatorom ulotek informacyjnych na temat nowo zamontowanych
urządzeń,
- inwentaryzacja grzejników przed montażem nowych podzielników,
- programowanie i uruchamianie podzielnika bezpośrednio w danym lokalu,
- sporządzenie protokółów montażu podzielników zawierających:
 nr fabryczny podzielnika,
 fakt jego zaplombowania,
 stan początkowy,
 potwierdzenie wykonania prac w danym lokalu poprzez złożenie
czytelnego podpisu przez użytkownika lokalu,
 zgodę (bądź odmowę) na utylizację zdemontowanych podzielników,
odrębnie dla każdego lokalu,
- zakończenie prac w nieprzekraczalnym terminie do 13.09.2013r.,
preferowany przez Spółdzielnię termin zakończenia prac: 30.08.2013r.
Minimalne wymagania związane ze świadczeniem usługi rozliczenia kosztów c.o.
przez okres 3 lat, począwszy od 01.10.2013r.:
E.1. Stosowany system rozliczeń musi być zgodny z obowiązującym prawem,
w szczególności z przepisami ustawy Prawa budowlane i ustawy Prawo
energetyczne oraz przepisów wykonawczych do tych ustaw.
E.2. Stosowany system rozliczeń musi zostać skoordynowany z regulaminem
rozliczania kosztów ciepła obowiązującym w Spółdzielni (w ciągu miesiąca od
rozstrzygnięcia przetargu, wybrany oferent zobowiązany będzie do przedłożenia
ewentualnych uwag do tego regulaminu).
E.3. Utworzenie bazy danych, z uwzględnieniem ewentualnej korekty stosowanych
dotychczas przez Spółdzielnię indywidualnych współczynników wyrównawczych,
uwzględniających jakość energetyczną lokali wynikającą z ich położenia
w budynku – w zakresie prac należy przyjąć analizę poprawności dotychczasowej
wartości tych współczynników,
E.4. Rozliczanie kosztów centralnego ogrzewania:
 odrębnie dla każdego lokalu i każdej nieruchomości (budynku lub grupy
budynków zasilanych ze wspólnego węzła),
 na podstawie wskazań radiowych podzielników kosztów ogrzewania,
zaprogramowanych stosownie do mocy grzejników, na których zostały
zainstalowane,
 z zastosowaniem indywidualnych współczynników wyrównawczych,
 stworzenie bazy danych
 zgodnie z regulaminem obowiązującym w Spółdzielni.
E.5. Przedłożenie gotowej dokumentacji rozliczeniowej, obejmującej indywidualne
rozliczenia lokali mieszkalnych i niemieszkalnych wraz z zestawieniem odczytów
i zbiorczych rozliczeń centralnego ogrzewania na poszczególne budynki, w formie
elektronicznej i papierowej najpóźniej 5 tygodni od daty przekazania przez
Spółdzielnię wszystkich danych niezbędnych do sporządzenia rozliczenia.
E.6. Dokonywanie nieodpłatnych odczytów kontrolnych (w przypadku podejrzenia
manipulacji podzielników, zakłóceń w pracy instalacji c.o., bądź innych
niestandardowych sytuacji) w ilości nie więcej niż 1% zainstalowanych
podzielników.
E.7. Nieodpłatne udzielanie odpowiedzi na reklamacje składane przez lokatorów.
E.8. Ponoszenie kosztów sald powstałych w wyniku korekt rozliczeń powstałych
wskutek błędu firmy rozliczeniowej. Zasada ta dotyczyć będzie korekt rozliczeń
sporządzanych po dostarczeniu lokatorom danej nieruchomości indywidualnych
4
F/
G/
H/
kart rozliczeń. Okres dochodzenia przez Spółdzielnie roszczeń z tego tytułu do
3 okresów rozliczeniowych.
E.9. Minimalne wymagania dotyczące usługi radiowego odczytu stanów podzielników
oraz ich serwisowania:
- każdorazowo na koniec okresu rozliczeniowego określonego przez Spółdzielnię,
- każdorazowo w przypadku zmiany użytkownika mieszkania,
- każdorazowo w przypadku manipulacji przy podzielniku,
- wraz z odczytem firma rozliczeniowa zapewnia pełny serwis w czasie
obowiązywania umowy rozliczeniowej (termin wykonania usług serwisowych:
maksymalnie 14 dni od daty zgłoszenia),
- wszelką infrastrukturę do odczytu stanów podzielników zapewnia firma
rozliczeniowa własnym staraniem i na własny koszt.
Wykonawca zobowiązany będzie do:
- poinformowania mieszkańców danego budynku (poprzez wywieszenie ogłoszeń
w klatkach schodowych) o terminie rozpoczęcia i zakończenia robót, z co najmniej
tygodniowym wyprzedzeniem,
- prowadzenia prac w dni powszednie, w godzinach 900 – 2000,
- powiadomienia użytkowników nieobecnych w czasie prowadzenia robót o nowym
terminie demontażu i montażu podzielników.
Wszystkie druki (protokóły montażu, ogłoszenia, powiadomienia itp.) należy
sporządzić we własnym zakresie, uzgadniając ich formę i treść ze Spółdzielnią.
Warunki odbioru prac montażowych.
H.1. Odbiory częściowe będą przeprowadzone odrębnie dla każdej nieruchomości, na
podstawie protokółów montażu podzielników potwierdzających wykonanie prac
w poszczególnych lokalach.
H.2. Odbiór końcowy nastąpi po spisaniu wszystkich protokółów odbioru
częściowego. W jego trakcie Spółdzielnia oceni jakość i ilość wykonanych robót.
H.3 Odbioru dokona Spółdzielnia w obecności wykonawcy:
odbiór częściowy - maksymalnie 3 dni od daty zgłoszenia,
odbiór końcowy - maksymalnie 7 dni od daty zgłoszenia.
3. Opis przygotowania oferty.
Oferty należy składać w formie pisemnej, w jednym egzemplarzu, w zamkniętej kopercie
z podaniem nazwy przedmiotu przetargu - „Oferta na wymianę podzielników na
radiowe wraz ze świadczeniem usług rozliczeniowych i serwisowych w SM „Lokator”.
Oferta powinna być sporządzona w języku polskim, zgodnie z wymaganiami określonymi
w Specyfikacji Istotnych Warunków Zamówienia, ponumerowana, podpisana przez
upoważnionego przedstawiciela firmy (który musi sygnować podpisem ewentualne
poprawki w ofercie) i powinna zawierać:
 Dane o oferencie (nazwa firmy, jej siedziba, nazwiska osób upoważnionych do
reprezentowania, NIP, telefon).
 Datę sporządzenia.
 Określenie przedmiotu oferty, nazwy i producenta podzielników oraz systemu rozliczeń
wraz z załączonymi dokumentami potwierdzającymi jego dopuszczenie do stosowania.
 Informację o cenie oferty zawierającą:
- Cenę ryczałtową netto + należny podatek VAT demontażu istniejącego
podzielnika i montażu elektronicznego podzielnika z odczytem radiowym,
z przeprowadzeniem utylizacji po okresie przechowywania zdemontowanego
podzielnika, zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt. B, C, D niniejszej
specyfikacji.
W w/w cenie należy wyodrębnić koszt przechowywania i utylizacji podzielnika,
5
który będzie potrącany z wynagrodzenia wykonawcy w przypadku braku zgody
lokatora mieszkania na wydanie urządzenia.
- Cenę ryczałtową netto + należny podatek VAT corocznego rozliczania kosztów
centralnego ogrzewania dla każdego lokalu mieszkalnego i niemieszkalnego,
zgodnie z wymaganiami określonymi w pkt. E niniejszej specyfikacji,
w przeliczeniu na jeden podzielnik.
W w-w cenie rozliczenia należy uwzględnić odczyty regularne (na koniec okresu
rozliczeniowego) i ewentualnie zlecone przez Spółdzielnie odczyty kontrolne,
pozostałe odczyty rozliczone zostaną w ramach usług serwisowych.
- Ceny ryczałtowe netto + należny podatek VAT pełnego zakresu usług
serwisowych, zawierających m.in. odczyt w przypadku zmiany użytkownika,
zmiany w instalacji c.o., wad urządzeń, stwierdzonej manipulacji, sprawdzenia
prawidłowości zaprogramowania i działania podzielników (dokonywanego na
wniosek użytkowników lokali), ceny montażu podzielnika itp.
Oferowane ceny winny mieć wkalkulowane wszelkie koszty, jakie będzie ponosił
wykonawca, niezbędne do prawidłowej realizacji obowiązków umownych.
 Dowód wniesienia wadium.
 Zaświadczenia i oświadczenia według wymagań określonych w niniejszej specyfikacji,
 Wzór indywidualnego rozliczenia kosztów ogrzewania dla użytkownika lokalu.
Spółdzielnia zastrzega sobie możliwość ewentualnej korekty tego wzoru.
 Termin wykonania prac:
preferowany przez Spółdzielnię termin zakończenia prac – 30.08.2013r.,
dopuszczalny nieprzekraczalny termin zakończenia - 13.09.2013r.
 Warunki gwarancji na roboty.
Spółdzielnia zastrzega, że gwarancja sprawnego działania podzielników i trwałości ich
montażu nie może być krótsza niż 10 lat.
 Informację o fakturowaniu robót.
Spółdzielnia zastrzega zapłatę wynagrodzenia:
- za wymianę podzielników w częściach:
a) I część do wysokości 85 % należnego wynagrodzenia, na podstawie faktury
wystawionej nie wcześniej niż po wykonaniu prac w każdej nieruchomości,
potwierdzonym protokółem odbioru częściowego,
b) II część do wysokości pozostałych 15 % należnego wynagrodzenia, na podstawie
faktury, wystawionej po spisaniu protokółu odbioru końcowego.
- za rozliczenie i usługi serwisowe: jednorazowo, po wykonaniu usługi.
Wszystkie faktury płatne w terminie 30 dni od daty ich otrzymania.
 Termin ważności oferty.
Do oferty należy załączyć oferowany podzielnik, wraz z przykładowym wydrukiem historii
podzielnika (w przypadku takiej możliwości)
4 . Wymagania wobec oferentów:
a) Wykonawca winien złożyć:
 Deklarację zgodności podzielników elektronicznych z odczytem radiowym
z PN-EN 834.
 Oświadczenie, że zapoznał się z warunkami przetargu i przyjmuje je bez zastrzeżeń.
 Oświadczenie, że dysponuje odpowiednimi środkami finansowymi i posiada
wykwalifikowanych pracowników zdolnych do wykonywania robót objętych
przetargiem.
 Aktualne zaświadczenia (wystawione nie wcześniej niż w lutym 2013r.)
z ZUS o nie zaleganiu z płatnością składek oraz z Urzędu Skarbowego o nie
zaleganiu z opłatami skarbowymi.
 Zaświadczenie, że jest uprawniony do występowania w obrocie prawnym (należy
załączyć KRS lub inny dokument potwierdzający rejestrację firmy), a jeśli
6
działalność wykonawcy została wpisana do ewidencji gospodarczej, należy załączyć
oświadczenie o posiadanym wpisie z datą rejestracji firmy i datą rozpoczęcia
działalności.
 Oświadczenie, że prowadzi roboty i usługi w zakresie objętym niniejszą specyfikacją
nie krócej niż 5 lat, należy załączyć referencje z tego okresu oraz wykaz wykonanych
w tym okresie prac.
 Oświadczenie o posiadanym ubezpieczeniu firmy od odpowiedzialności cywilnej
w zakresie prowadzonej działalności, z podaniem kwoty ubezpieczenia.
W przypadku franszyzy, należy złożyć dodatkowe oświadczenie o pokryciu szkody
do jej wysokości z środków finansowych oferenta.
W przypadku złożenia kserokopii lub odpisów, wymagane jest poświadczenie za
zgodność z oryginałem przez upoważnionego przedstawiciela (osobę podpisującą
ofertę).
Brak jakiegokolwiek z wyżej wymienionych dokumentów lub złożenie ich
w niewłaściwej formie może spowodować odrzucenie oferty.
b) Warunkiem udziału w przetargu jest wniesienie wadium w wysokości 15.000,00 zł
słownie: piętnaście tysięcy złotych na konto Spółdzielni w Banku Polskiej
Spółdzielczości S.A. nr 88 1930 1347 2042 4270 0913 0001 w terminie składania ofert.
Zwrot wadium nastąpi w terminie 7 dni od daty podpisania umowy z wybranym
oferentem. Oferent, którego oferta została wybrana traci wadium w przypadku, gdy
odmówi podpisania umowy na warunkach określonych w ofercie i specyfikacji, odmówi
wniesienia zabezpieczenia należytego wykonania robót, zawarcie umowy stało się
niemożliwe z winy oferenta, oferent przedstawił w ofercie nieprawdziwe dane.
5 . Miejsce i termin składania ofert.
Oferty należy składać w sekretariacie Spółdzielni Mieszkaniowej LOKATOR w Zduńskiej
Woli, ul. Łaska 46, pokój nr 11 w terminie do dnia 17 maja 2013r. do godz. 10oo.
6 . Otwarcie ofert.
Otwarcie ofert odbędzie się w siedzibie Domu Kultury Spółdzielni, sala nr 5 w dniu
17 maja 2013r. o godz.1015. O wynikach przetargu oferenci zostaną powiadomieni
pisemnie, niezwłocznie po jego rozstrzygnięciu.
Spółdzielnia zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru ofert, w tym wyboru więcej niż
jednej oferty lub uznania, bez podania przyczyn, że przetarg nie dał rezultatów.
7 . Formalności po zakończeniu przetargu.
Wybrany w wyniku przetargu oferent zobowiązany będzie do podpisania umowy
ze Spółdzielnią na realizację robót objętych przetargiem, zgodnie ze złożoną ofertą
i ogólnymi warunkami umowy przedstawionymi w niniejszej specyfikacji. Oferentowi
wybranemu w wyniku przetargu, wadium w wysokości 15.000,00 zł zostanie w całości
zaliczone na poczet zabezpieczenia należytego wykonania prac.
Zabezpieczenie to Spółdzielnia przechowa na bieżącym rachunku bankowym, bez
naliczania oprocentowania do czasu jego zwrotu:
 w wysokości 7.500,00 zł (t.j. 50% kwoty zabezpieczenia),
w terminie 30 dni od daty podpisania protokółu odbioru końcowego,
 w wysokości 7.500,00 zł (pozostałe 50% kwoty zabezpieczenia),
w terminie 30 dni od daty dostarczenia pierwszego rozliczenia.
8 . Ogólne warunki umowy.
W umowie dotyczącej wykonania przedmiotu przetargu zawarte będą postanowienia
dotyczące:
 Zakresu rzeczowego i wartości robot.
7
 Zapisu, że cena robót nie ulegnie zmianie, ani w zakresie ceny wymiany podzielników,
ani w zakresie ceny rozliczenia przez pierwsze 3 lata jej obowiązywania.
 Kar umownych: 1. Za odstąpienie od umowy przez Wykonawcę lub Spółdzielnię
z przyczyn od Nich zależnych - 10% całkowitej wartości robót
brutto, z zastrzeżeniem rozwiązania umowy przez Spółdzielnię
bez poniesienia w/w kary w przypadku:
a) wyodrębnienia z jej zasobów wspólnoty mieszkaniowej,
b) podjęcia decyzji o rezygnacji z rozliczenia na podstawie
podzielników przez 50% +1 mieszkańców danej
nieruchomości,
2. Za niedotrzymanie umownego terminu zakończenia wymiany
podzielników – 0,5% całkowitej wartości robót dotyczących
wymiany podzielników brutto za każdy dzień opóźnienia.
3. Za niedotrzymanie terminu dostarczenia gotowej dokumentacji
rozliczeniowej - 0,2 % całkowitej wartości usługi brutto za każdy
dzień opóźnienia.
4. Za niedotrzymanie terminu wykonania usługi serwisowej – 25,00 zł
brutto za każdy dzień opóźnienia.
 Zobowiązania wykonawcy do naprawy usterek w ramach gwarancji w terminie do 7 dni
od dnia zgłoszenia usterki.
 Zobowiązania wykonawcy do udzielenia gwarancji dla robót objętych przetargiem.
 Zobowiązania wykonawcy, poza karami umownymi, do naprawienia wszystkich szkód
poniesionych przez Spółdzielnię i osoby trzecie, związanych z nienależytym
wykonaniem robót i ewentualnymi wadami ujawnionymi w okresie późniejszym.
 Zobowiązania wykonawcy do powiadomienia mieszkańców budynku o terminach
rozpoczęcia i zakończenia robót.
 Terminu wykonania wymiany podzielników, wykonania usługi rozliczeniowej i usług
serwisowych.
 Fakturowania robót – wg zasad opisanych w niniejszej specyfikacji.
 Zasad wniesienia przez wykonawcę zabezpieczenia należytego wykonania robót.
 Rozwiązania umowy w przypadku wyodrębnienia z zasobów Spółdzielni Wspólnoty
Mieszkaniowej, rezygnacji z rozliczenia na podstawie wskazań podzielników przez
50% +1 mieszkańców danej nieruchomości lub przeszkód formalno-prawnych
w stosunku do urządzeń, których wskazania służą do wykonania rozliczenia.
9. Szczegółowych informacji n.t. przetargu udzielają uprawnieni pracownicy Działu
Technicznego Spółdzielni, ul. Osmolińska 6, pokój nr 1 tel. / 043/ 823-50- 68, do których
oferenci mogą zwrócić się z prośbą o wyjaśnienie wszelkich wątpliwości związanych z
SIWZ, sposobem przygotowania i złożenia oferty.
Osobami uprawnionymi są: Hanna Iwaniuk, Grażyna Olejnik i Bożena Hirsz.
Zatwierdzono dnia 18.04.2013r.