REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA REGIONALNEGO

Załącznik nr 1
do Uchwały nr 2050/147/V/2016
Zarządu Województwa Śląskiego
z dnia 13.10.2016 r.
REGULAMIN ORGANIZACYJNY BIURA REGIONALNEGO
WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO W BRUKSELI
Rozdział I
Postanowienia Ogólne
§ 1.
Regulamin organizacyjny zwany dalej ,,Regulaminem” określa zasady kierowania Biurem
Regionalnym Województwa Śląskiego i jego organizację.
§ 2.
Biuro Regionalne Województwa Śląskiego w Brukseli (Regional Office of Silesia
in Brussels), zwane dalej Biurem, jest wojewódzką jednostką budżetową, działającą
na podstawie:
a) uchwały Nr I/50/8/2002 Sejmiku Województwa Śląskiego z dnia 20 maja 2002 roku
w sprawie utworzenia Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli,
b) statutu nadanego uchwałą Nr IV/53/6/2014 Sejmiku Województwa Śląskiego z dnia
25 sierpnia 2014 roku,
c)
niniejszego regulaminu.
§ 3.
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1) Województwie - rozumie się przez to Województwo Śląskie,
2) Sejmiku - rozumie się przez to Sejmik Województwa Śląskiego,
3) Zarządzie - rozumie się przez to Zarząd Województwa Śląskiego,
4) Marszałku - rozumie się przez to Marszałka Województwa Śląskiego,
5) Urzędzie - rozumie się przez to Urząd Marszałkowski Województwa Śląskiego
6) Biurze- rozumie się przez to Biuro Regionalne Województwa Śląskiego w Brukseli.
Rozdział II
Zakres działania Biura
§ 4.
Do zakresu działania Biura należy:
1) występowanie w interesie Województwa w Komisji Europejskiej, Parlamencie
Europejskim, Komitecie Regionów, Europejskim Komitecie EkonomicznoSpołecznym,
2) utrzymywanie kontaktów z przedstawicielstwami regionów, organizacji
i stowarzyszeń europejskich w Brukseli,
3) utrzymywanie kontaktów z przedstawicielstwami administracji rządowej RP
mającymi swoje siedziby w Brukseli,
4) gromadzenie i weryfikacja informacji istotnych z punktu widzenia interesów
Województwa,
5) informowanie administracji regionalnej o zmianach prawnych, procedurach
i decyzjach zapadających w organach Unii Europejskiej (UE),
6) informowanie
administracji
samorządowej,
organizacji
i
instytucji
w Województwie o dostępnych źródłach finansowania projektów w ramach UE,
7) promowanie Województwa Śląskiego w środowisku instytucji unijnych i w regionach
belgijskich,
8) pośredniczenie w zdobywaniu partnerów dla współpracy międzyregionalnej,
9) koordynowanie przedsięwzięć związanych z utworzeniem i funkcjonowaniem
wspólnego Sekretariatu Domu Polski Południowej (DPP) w Brukseli w szczególności
województw: małopolskiego, opolskiego i śląskiego.
§ 5.
1) Pracą Biura kieruje Pełnomocnik Marszałka ds. Biura Regionalnego Województwa
Śląskiego w Brukseli, zwany dalej „Pełnomocnikiem” zatrudniany i zwalniany przez
Zarząd Województwa.
2) Zwierzchnikiem służbowym Pełnomocnika jest Marszałek Województwa.
3) Marszałek ustala zakres czynności Pełnomocnika.
§ 6.
1) Pełnomocnik działa jednoosobowo na podstawie pełnomocnictwa udzielonego mu
przez Zarząd Województwa.
2) Pełnomocnik realizuje swoje obowiązki przy pomocy pozostałych pracowników
Biura.
I.
§ 7.
Do zadań Pełnomocnika należy w szczególności:
1) współpraca z przedstawicielstwami administracji rządowej RP w Brukseli oraz
odpowiednimi instytucjami w Kraju,
2) współpraca z posłami do Parlamentu Europejskiego, szczególnie z terenu
Województwa Śląskiego,
3) współpraca z przedstawicielami Województwa Śląskiego w Komitecie Regionów,
4) współpraca z przedstawicielami regionów europejskich, w tym polskich, w celu
wspólnego aplikowania o środki UE,
5) udział w spotkaniach i konferencjach mających na celu zdobywanie informacji
istotnych z punktu widzenia interesów Województwa Śląskiego,
6) kontakty z mediami europejskimi, w tym polskimi,
7) promocja Województwa Śląskiego oraz Województw DPP wobec środowiska
międzynarodowego w Brukseli,
8) organizacja wizyt, misji i spotkań przedstawicieli Województwa Śląskiego w Brukseli,
9) organizacja staży w Brukseli dla pracowników Urzędu Marszałkowskiego oraz innych
instytucji Województwa Śląskiego,
10) opracowywanie planów działań oraz sporządzanie miesięcznych sprawozdań
i raportów rocznych dla Zarządu Województwa Śląskiego z przeprowadzonych
działań,
11) sporządzanie miesięcznych i rocznych sprawozdań finansowych odnośnie dochodów
i wydatków związanych z funkcjonowaniem Biura,
12) racjonalne gospodarowanie środkami finansowymi i składnikami majątku będącymi
w dyspozycji Biura,
13) efektywne zarządzanie zasobami ludzkimi Biura.
II.
1)
2)
3)
4)
5)
6)
7)
8)
9)
Do zadań Głównej Księgowej w BRWŚ ( Katowice) należy w szczególności:
prowadzenie gospodarki finansowej Biura Regionalnego Województwa Śląskiego
oraz Domu Polski Południowej w Brukseli zgodnie z przepisami Ustawy o finansach
publicznych i Ustawy o rachunkowości,
prowadzenie spraw finansowych, a w szczególności:
a) naliczanie i wypłata wynagrodzeń pracowników,
b) naliczanie i odprowadzanie składek ZUS i pochodnych,
c) naliczanie i odprowadzanie obowiązujących podatków,
d) nadzór nad funkcjonowaniem kasy,
prowadzenie rachunkowości Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli,
w szczególności:
a) prowadzenie na podstawie dowodów księgowych ksiąg rachunkowych,
ujmujących zapisy zdarzeń w porządku chronologicznym i systematycznym,
b) gromadzenie i przechowywanie dokumentów księgowych,
c) sporządzanie wymaganych przepisami prawa sprawozdań,
przygotowanie materiałów planistycznych w zakresie dochodów i wydatków
budżetowych Biura Regionalnego Województwa Śląskiego na rok następny,
prowadzenie analizy budżetu oraz sporządzanie sprawozdawczości budżetowej,
dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych
z planem finansowym oraz kompletności dokumentów dotyczących operacji
gospodarczych i finansowych,
inicjowanie sprawdzenia w drodze inwentaryzacji rzeczywistego stanu aktywów
i pasywów,
dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
opracowywanie projektów przepisów wewnętrznych wydawanych przez
Pełnomocnika ds. Biura Regionalnego Województwa Śląskiego w Brukseli,
dotyczących prowadzenia rachunkowości.
III. Do zadań inspektora w BRWŚ (Bruksela) - obszar merytoryczny BRWŚ: gospodarka
(innowacje, nowoczesne technologie, MŚP, transport, przemysł), polityka regionalna,
polityka społeczna, kultura, należy w szczególności:
1) monitoring działalności instytucji unijnych oraz przekazywanie i upowszechnianie
informacji o działaniach, zamierzeniach i planach mogących mieć wpływ na decyzje
podejmowane w Województwie Śląskim,
2) bieżące, systematyczne opracowywanie informacji o inicjatywach wspólnotowych,
programach współpracy z partnerami z UE oraz innych istotnych z punktu widzenia
interesów Województwa Śląskiego działaniach podejmowanych przez instytucje
unijne, w szczególności Komisję Europejską, Parlament Europejski, Komitet
Regionów oraz Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny,
3) pozyskiwanie a następnie dystrybucja informacji oraz materiałów dotyczących
szkoleń, seminariów, konferencji, organizowanych przez instytucje UE dla
uczestników z krajów członkowskich,
4) przekazywanie informacji do Urzędu Marszałkowskiego Województwa Śląskiego
oraz do innych instytucji regionalnych o inicjatywach wspólnotowych, programach
współpracy z partnerami z UE oraz nt. możliwości włączenia się w projekty
finansowane ze środków Wspólnoty,
5) informowanie o innych pozaunijnych funduszach wspierających rozwój lokalny
i regionalny,
6) przygotowywanie materiałów informacyjnych na temat Województwa Śląskiego
celem przybliżenia charakterystyki regionu, jego priorytetów, bieżących działań
i inicjatyw podejmowanych przez Województwo Śląskie wobec partnerów w Brukseli,
7) organizowanie imprez promujących Województwo Śląskie w Brukseli oraz innych
wydarzeń, w których uczestniczy Biuro Regionalne Województwa Śląskiego, w tym
imprez cyklicznych, takich jak: Inicjatywa Awangarda, Open Doors Day, Kongres
Obywatel Senior, Open Days i inne,
8) pomoc w sprawach administracyjno-biurowych jednostki w Brukseli,
9) współudział w realizacji zadań wynikających z planu działania Domu Polski
Południowej w Brukseli.
IV. Do zadań inspektora w BRWŚ (Bruksela) - obszar merytoryczny BRWŚ: obsługa
sekretariatu DPP należy w szczególności:
1) obsługa administracyjno-biurowa Sekretariatu Domu Polski Południowej w Brukseli,
2) utrzymywanie kontaktów z partnerami Domu Polski Południowej w Brukseli
z Województw: Śląskiego, Małopolskiego, Opolskiego,
3) redagowanie i aktualizowanie strony internetowej Domu Polski Południowej,
4) wyszukiwanie informacji o programach i konkursach unijnych oraz ich publikacja na
stronie DPP,
5) wyszukiwanie i przesyłanie informacji o poszukiwaniach partnerów do projektów
unijnych – przez podmioty zagraniczne partnerów polskich i przez podmioty polskie
partnerów zagranicznych – a także ich publikacja na stronie DPP,
6) współorganizowanie i współudział w imprezach informacyjno-promocyjnych DPP
(konferencje, seminaria, wystawy, wizyty studyjne, misje administracyjnogospodarcze itp.),
7) sporządzanie umów i niezbędnej dokumentacji (przetargowej) dot. organizowanych
przedsięwzięć przez DPP,
8) realizacja działalności planistyczno-sprawozdawczej DPP,
9) dodatkowy obszar merytoryczny BRWŚ: energetyka i ochrona środowiska, rolnictwo,
ochrona zdrowia, turystyka,
10) organizowanie imprez promujących Województwo Śląskie w Brukseli oraz innych
wydarzeń, w których uczestniczy Biuro Regionalne Województwa Śląskiego, w tym
imprez cyklicznych takich jak: Salon des Vacances, Open Days, Europejski Tydzień
Zrównoważonej Energii i inne (seminarium energetyczne).
V. Do zadań inspektora w BRWŚ (Katowice) - obszar merytoryczny BRWŚ:
administracja, finanse, przedsięwzięcia merytoryczne jednostki w regionie, należy
w szczególności:
1) opracowywanie wewnętrznych zarządzeń, kart spraw kierowanych na Zarząd i innych
niezbędnych dokumentów związanych z funkcjonowaniem Biura jako jednostki
budżetowej,
2) obsługa Biuletynu Informacji Publicznej jednostki (BIP),
3) współudział w administrowaniu stroną internetową BRWŚ oraz obsługa systemów
informatycznych będących w dyspozycji jednostki,
4) opracowywanie sprawozdań do GUSu,
5) wykonywanie zadań związanych z Zakładowym Funduszem Świadczeń Socjalnych,
6) wykonywanie obowiązków wynikających z zasad BHP w jednostce,
7) zaopatrywanie Biura w Katowicach/Brukseli w materiały i sprzęty biurowe, tonery,
zakup usług poligraficznych, transportowych, ubezpieczeniowych,
8) kontakt ze wszelkimi instytucjami w kraju związanymi z działalnością
administracyjną jednostki m.in. z bankiem, ZUS-em, Urzędem Skarbowym,
9) obsługa bankowości elektronicznej jednostki w ramach posiadanych uprawnień,
10) administrowanie sprawami majątkowymi jednostki,
11) koordynacja działań w ramach Kontroli Zarządczej,
12) pełnienie funkcji Administratora Bezpieczeństwa Informacji,
13) upowszechnianie informacji o inicjatywach wspólnotowych, programach
współpracy z partnerami z UE oraz innych istotnych z punktu widzenia interesów
Województwa Śląskiego działaniach podejmowanych przez instytucje unijne,
w szczególności przez Komisję Europejską, Parlament Europejski, Komitet Regionów
oraz Europejski Komitet Ekonomiczno-Społeczny, w tym nt. możliwości włączenia
się podmiotów z Województwa Śląskiego w projekty finansowane ze środków
Wspólnoty,
14) współorganizacja i udział w wydarzeniach informacyjno-promocyjnych
realizowanych przez BRWŚ i DPP w regionie,
15) zastępowanie Głównego Księgowego jednostki podczas jego nieobecności,
16) występowanie w imieniu Pełnomocnika w oparciu o udzielone przez niego
pełnomocnictwo.
§ 8.
1) Pełnomocnik współpracuje i pozostaje w stałym kontakcie z właściwymi Wydziałami
Urzędu:
a) w sprawie funduszy strukturalnych i polityki regionalnej,
b) w zakresie współpracy międzynarodowej,
c) w zakresie promocji Województwa.
2) W sprawach wynikających z organizacji pracy Biura i realizacji konkretnych programów
Pełnomocnik współpracuje i pozostaje w kontakcie z pozostałymi właściwymi Wydziałami
Urzędu.
3) Szczegółowy sposób współpracy z Wydziałami Urzędu określa regulamin Urzędu.
Rozdział III
Zasady podpisywania pism i ustalania zakresów czynności pracowników.
§ 9.
1) Pełnomocnik w ramach kompetencji podpisuje:
a) odpowiedzi na pisma skierowane do Biura,
b) zarządzenia wewnętrzne dookreślające funkcjonowanie Biura,
c) umowy o pracę pracowników Biura, zgodnie ze stanem zatrudnienia określonym przez
Zarząd,
d) zakresy czynności, uprawnień i odpowiedzialności pracowników Biura.
2) Pisma przygotowane do podpisu Pełnomocnika powinny być uprzednio parafowane na
kopii przez odpowiedzialnego merytorycznie pracownika Biura.
Rozdział IV
Przepisy końcowe
§ 10.
Zmiany regulaminu organizacyjnego Biura dokonywane są w trybie przewidzianym dla jego
uchwalenia.
§ 11.
Stan zatrudnienia określa załącznik do regulaminu organizacyjnego.
Niniejszy regulamin wchodzi w życie po zatwierdzeniu przez Zarząd Województwa.
Załącznik
do Regulaminu Organizacyjnego
Biura Regionalnego Województwa
Śląskiego w Brukseli,
zatwierdzonego
Uchwałą nr 2050/147/V/2016
Zarządu Województwa Śląskiego
z dnia 13.10.2016 r.
STAN ZATRUDNIENIA
W BIURZE REGIONALNYM WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO W BRUKSELI
1.
2.
3.
4.
Pełnomocnik Marszałka ds. BRWŚ (1 etat),
Księgowość w Katowicach (1/2 etatu),
Pracownicy w Brukseli (2 etaty),
Pracownik w Katowicach (1 etat).