Wydatki na nabycie licencji

Zakup licencji a koszty podatkowe
Prawie każda działająca na rynku firma wykorzystuje w swej działalności programy
komputerowe. Warto pamiętać, iż zakup licencji na oprogramowanie przydatne do prowadzenia
działalności może być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Istotą umowy licencyjnej jest udzielenie przez podmiot, któremu przysługuje jakieś wyłączne
prawo do dobra o charakterze niematerialnym, upoważnienia do korzystania z tego prawa innemu
podmiotowi na uzgodnionych warunkach. Przy czym udostępnienie to może mieć charakter
odpłatny lub nieodpłatny. Licencjodawca nie wyzbywa się jednak swoich uprawnień całkowicie.
Przez co licencja nie może być przedmiotem sprzedaży w formie o jakiej mówi Kodeks cywilny.
Dlatego mówiąc o licencji nie można posługiwać się potocznymi terminami „sprzedaż licencji”
lub „kupno licencji”.
Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych kosztami uzyskania
przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów, z wyjątkiem kosztów
wymienionych w art. 23 ust. 1.
Art. 22 ust. 8 ustawy stanowi, iż kosztami podatkowymi są odpisy amortyzacyjne z tytułu
zużycia środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych dokonywane zgodnie z art.
22a-22o z uwzględnieniem art. 23 ustawy. Zgodnie zaś z ust. 1 pkt 1 lit. b) ostatniego z
wymienionych artykułów, nie zalicza się do kosztów uzyskania przychodów wydatków na
nabycie lub wytworzenie we własnym zakresie środków trwałych oraz wartości niematerialnych i
prawnych, w tym także wchodzących w skład nabytego przedsiębiorstwa lub jego
zorganizowanej części. Wśród wartości niematerialnych i prawnych, od których nalicza się
odpisy amortyzacyjne art. 22b ust. 1 pkt 5 wymienia także licencje. Oznacza to więc, iż kosztami
uzyskania przychodu nie będzie jednorazowo wartość zakupionej licencji, lecz odpisy
amortyzacyjne naliczane od jej początkowej wartości.
Należy jednak pamiętać o podstawowym wymogu jaki musi być spełniony, by licencję można
było zaliczyć do wartości niematerialnych i prawnych. Zgodnie z art. 22d ustawy o podatku
dochodowym od osób fizycznych jeśli wartość licencji wynosi mniej niż 3500 zł, to podatnicy
nie mają obowiązku dokonywania odpisów amortyzacyjnych. Wydatki te mogą zaliczyć
bezpośrednio do kosztów uzyskania przychodów w miesiącu oddania programu do używania.
Oznacza to więc, że podatnik przy zakupie licencji o wartości poniżej 3500 zł może – według
swego uznania – bezpośrednio „wpisać w koszty” całą wartość zakupionej licencji bądź
zdecydować się na dokonywanie okresowych odpisów amortyzacyjnych.
Należy jednak pamiętać, iż w każdym jednak przypadku pozostaje obowiązek wpisania
zakupionej licencji do ewidencji wartości niematerialnych i prawnych.
Jeśli podatnik zdecyduje się nie uwzględniać jednorazowo jako koszt uzyskania zakupionej
licencji, wówczas będzie mógł uwzględnić poniesiony koszt pośrednio – przez odpisy
amortyzacyjne. Dzięki temu koszt zakupu licencji rozłoży się w czasie.
Ustawa o podatku dochodowym od osób prawnych wprowadza jednak – w art. 22a ust. 1 ustawy
– kilka warunków, od których spełnienia uzależniona jest możliwość dokonania amortyzacji
wartości niematerialnej i prawnej. Po pierwsze przewidywany okres użytkowania licencji
powinien być dłuższy niż rok. Po drugie zaś licencja ta powinna być wykorzystywana przez
podatnika na potrzeby związane z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą albo
oddana przez niego do używania na podstawie stosownej umowy. Zasadom tym nie podlegają
więc wszystkie programy komputerowe, lecz tylko takie, które mogą być wykorzystywane na
potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej.
Przy amortyzacji wartości niematerialnych i prawnych istnieje zasada, że okres dokonywania
odpisów amortyzacyjnych nie może być krótszy niż ustawowo określona liczba miesięcy. W
myśl art. 22 m ust. 1 ustawy okres ten nie może być krótszy niż:
1) od licencji (sublicencji) na programy komputerowe oraz od praw autorskich – 24 miesiące,
2) od licencji na wyświetlanie filmów oraz na emisję programów radiowych i telewizyjnych –
24 miesiące,
3) od poniesionych kosztów zakończonych prac rozwojowych – 36 miesięcy,
4) od pozostałych wartości niematerialnych i prawnych – 60 miesięcy.
Ustalenie stawek amortyzacyjnych powinno nastąpić przed rozpoczęciem dokonywania odpisów
amortyzacyjnych.
Przedstawione powyżej zasady odnoszą się analogicznie do podatników rozliczających się na
podstawie ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych.
Mariusz Pogoński
Krzysztof Olbrycht