Regulamin głosowania za pomocą poczty

Regulamin głosowań elektronicznych za pomocą
poczty elektronicznej lub informatycznego systemu
głosowań
I.
Niniejszym na podstawie § 17 ust. 6 Statutu Stowarzyszenia Projekt: Polska Rada
Stowarzyszenia uchwala regulamin głosowania za pomocą poczty elektronicznej lub
informatycznego systemu głosowań;
II.
Regulamin głosowań elektronicznych za pomocą poczty elektronicznej lub
informatycznego
systemu
głosowań
określa
zasady
oddawania
głosów
w formie elektronicznej przez członków organów statutowych Stowarzyszenia Projekt:
Polska;
III.
Uprawnieni do głosowań elektronicznych za pomocą pocztą elektronicznej lub
informatycznego systemu głosowań są członkowie Rady Stowarzyszenia Projekt: Polska,
Zarządu Stowarzyszenia, Krajowego Sądu Koleżeńskiego, Zarządu Koła;
IV.
Głosowanie Rady Stowarzyszenia Projekt: Polska za pośrednictwem poczty
elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań odbywa się na wniosek zgłoszony
przez Przewodniczącego Stowarzyszenia lub co najmniej dziesięciu członków Rady
Stowarzyszenia;
V.
Osoby zgłaszające wniosek dotyczący przeprowadzenia głosowania za pośrednictwem
poczty elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań każdorazowo powinny
określić przedmiot głosowania;
VI.
W zakresie nie określonym w Regulaminie w kwestii głosowania stosuje się przepisy
Statutu Stowarzyszenia Projekt: Polska;
VII.
Głosowanie odbywać się będzie poprzez zaznaczenie/zakreślenie przez głosującego
właściwej odpowiedzi lub właściwego kandydata w ramach funkcjonalności poczty
elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań. Każdorazowo przed głosowaniem
głosujący będą poinformowani jak w ramach funkcjonalności poczty elektronicznej lub
informatycznego systemu głosowań oddać ważny głos;
VIII.
W wypadku głosowania jawnego oddany przez glosującego głos będzie widoczny dopiero
po zakończeniu głosowania. Przekazanie informacji w przedmiocie głosowania odbywać
się będzie poprzez dokonanie przez administratora publikacji na stronie głosowania oraz
wysłanie informacji na e-mailową listę dyskusyjną Projekt: Polska;
IX.
W celu korzystania z prowadzonej przez Stowarzyszenie Projekt: Polska usługi
głosowania tajnego za pomocą poczty elektronicznej lub informatycznego systemu
głosowań członek Organu Stowarzyszenia zobowiązany jest podpisać stanowiące
załącznik nr 1 do niniejszego regulaminu oświadczenie o ,, wyrażeniu zgody na
przetwarzanie przez Stowarzyszenie Projekt: Polska danych głosującego w zakresie
Stowarzyszenie Projekt: Polska, ul. Andersa 29. 00, 159 Warszawa
telefon: +48 224 048 13, email: [email protected]
Strona 1
informacji dotyczących oddanego przez niego głosu w ramach przeprowadzonego za
pomocą poczty elektronicznej lub systemu informatycznego głosowania tajnego”;
X.
Podpisanie oświadczenia jest dobrowolne, lecz niezbędne do oddania głosu w głosowaniu
tajnym. Podpisanie oświadczenia uprawnia głosującego do każdorazowego udziału w
głosowaniu tajnym, oświadczenie może być odwołane przez głosującego w każdym
momencie;
XI.
Informację o podpisaniu ww. oświadczenia uprawnieni do głosowania tajnego
członkowie organów Stowarzyszenia przekazują w formie wiadomości e-mail na adres
[email protected] lub telefonicznie, w tym w formie wiadomości sms najpóźniej w
dniu poprzedzającym planowane głosowanie. Oryginał podpisanego oświadczenia ww.
członkowie składają Zarządowi koła lub bezpośrednio w siedzibie Stowarzyszenie.
Zarząd koła przesyła otrzymane oświadczenia na adres siedziby Stowarzyszenia
niezwłocznie po ich otrzymaniu;
XII.
Przetwarzać dane głosującego w zakresie informacji dotyczących oddanego przez niego
głosu w ramach przeprowadzonego za pomocą poczty elektronicznej lub systemu
informatycznego głosowania tajnego będzie mógł wyłącznie wyznaczony głosowaniem
Rady Stowarzyszenia administrator, który podpisze klauzulę o zachowaniu poufności,
której treść stanowi załącznik nr 2 do niniejszego regulaminu. Administrator jest
powołany bezterminowo, aż do chwili jego odwołania przez Radę Stowarzyszenia;
XIII.
Głosowanie, którego podmiotem jest Administrator nie może być przeprowadzone za
pomocą poczty elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań;
XIV.
Administrator ma obowiązek przedstawić zbiorczą informację o wynikach głosowań
elektronicznych, która nie będzie zawierać danych osobowych osób biorących udział w
głosowaniu, w terminie nie dłuższym niż 24 h od chwili zakończenia głosowania;
XV.
Czas na oddanie głosu za pomocą poczty elektronicznej lub informatycznego systemu
głosowań wynosi, co najmniej 72 h od chwili ogłoszenia informacji o rozpoczęciu
głosowania, w wypadku przedłużenie niniejszego terminu głosujący zostaną
poinformowani przez Administratora. Administrator poinformuje każdorazowo
głosujących o terminie zakończenia głosowania za pomocą poczty elektronicznej lub
elektronicznego systemu głosowań.
XVI.
Członkowie organów Stowarzyszenia mają prawo wysłać swój głos tylko raz,
niedopuszczalne jest poprawianie pierwotnie wysłanego głosu. Oddanie ponownego
głosu przez głosującego będzie skutkować unieważnieniem jego głosu;
XVII.
XVIII.
XIX.
Regulamin wchodzi z dniem ogłoszenia……………..;
Niniejszy regulamin jest dostępny do wglądu w siedzibie Stowarzyszenia Projekt: Polska a
także na stronie internetowej……………..;
Zmiana regulaminu w formie elektronicznego głosowania jest niemożliwa.
Stowarzyszenie Projekt: Polska, ul. Andersa 29. 00, 159 Warszawa
telefon: +48 224 048 13, email: [email protected]
Strona 2
Załącznik nr 1
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na przetwarzanie przez
Stowarzyszenie Projekt: Polska danych głosującego w zakresie
informacji dotyczących oddanego przez niego głosu w ramach
przeprowadzonego za pomocą poczty elektronicznej lub systemu
informatycznego głosowania tajnego
Wyrażam zgodę na przetwarzanie moich danych osobowych przez Stowarzyszenie
Projekt: Polska, z Siedzibą na ul. Andersa 29, 00-159 Warszawa, w celu korzystania
z prowadzonej przez Stowarzyszenie Projekt: Polska usługi głosowania tajnego za
pomocą poczty elektronicznej lub informatycznego systemu głosowań.
Zapoznałem/zapoznałam się z pouczeniem dotyczącym prawa dostępu do treści
moich danych i możliwości ich poprawiania. Jestem świadom/świadoma, iż moja
zgoda może być odwołana w każdym czasie, co skutkować będzie zaprzestaniem
przetwarzania moich danych w zakresie informacji dotyczących oddanego przeze
mnie głosu w ramach przeprowadzonego za pomocą poczty elektronicznej lub
systemu informatycznego głosowania tajnego. Jednocześnie mam świadomości, iż
wyrażenie zgody jest dobrowolne, albowiem w wypadku nie wyrażenia
przedmiotowej zgody będzie mi przysługiwać prawo alternatywnego głosowania w
formie pisemnej, lecz niezbędne do świadczenia przez Stowarzyszenie Projekt:
Polska usługi głosowania tajnego za pomocą poczty elektronicznej lub
informatycznego systemy głosowań.
Data, miejsce………………………
Podpis...…………………
(imię i nazwisko)
Stowarzyszenie Projekt: Polska, ul. Andersa 29. 00, 159 Warszawa
telefon: +48 224 048 13, email: [email protected]
Strona 3
Załącznik nr 2
Oświadczenie o zachowaniu poufności
Jako członek Stowarzyszenie Projekt: Polska oświadczam, że zobowiązuję się do
ścisłego przestrzegania tajemnicy związanej z przetwarzaniem danych w zakresie
informacji dotyczących oddanego przez członka organu Stowarzyszenia głosu w
ramach przeprowadzonego za pomocą poczty elektronicznej lub systemu
informatycznego głosowania tajnego.
Przyjmuję do wiadomości, że tajemnicą taką objęte są wszelkie informacje
utrwalone w jakiejkolwiek formie, z którymi się zapoznałem w jakikolwiek sposób
podczas lub w związku z wykonywaniem obowiązków administratora usługi
głosowania tajnego za pomocą poczty elektronicznej lub informatycznego systemu
głosowań.
Obowiązek przestrzegania tajemnicy oznacza zakaz:
1) kopiowania Informacji w jakikolwiek sposób, bez uzasadnionej potrzeby;
2) udostępniania Informacji (przekazywania ich) w jakiejkolwiek formie (pisemnej,
ustnej, z wykorzystaniem urządzeń technicznych) innym osobom bądź
podmiotom, chyba, że taki obowiązek wynika z przepisów prawa;
3) wykorzystywania Informacji dla celów prywatnych administratora,
niezwiązanych z przedmiotem świadczonej usługi.
Powyższe zobowiązanie obejmuje okres obowiązywania w trakcie członkostwa w
Stowarzyszeniu Projekt: Polska, jak również czas po jego ustaniu. W przypadku
każdorazowego naruszenia niniejszego zobowiązania sprawę będzie rozpatrywał
Sąd koleżeński Stowarzyszenia Projekt: Polska.
Przyjmuję do wiadomości, że niezastosowanie się do powyższych obowiązków
może skutkować wykluczeniem mnie ze Stowarzyszenia orzeczeniem Krajowego
Sądu Koleżeńskiego. Nadto, przyjmuję do wiadomości, że naruszenie niniejszej
tajemnicy po ustaniu członkostwa będzie narażać mnie na odpowiedzialność
zarówno cywilną jak i karną.
Data, miejsce………………………
Podpis...…………………
(imię i nazwisko)
Stowarzyszenie Projekt: Polska, ul. Andersa 29. 00, 159 Warszawa
telefon: +48 224 048 13, email: [email protected]
Strona 4