Zasady współorganizacji przez DIP MIiR wydarzeń informacyjnych

Zasady współorganizacji przez DIP MIiR wydarzeń informacyjnych nt. Funduszy Europejskich
organizowanych przez partnerów społecznych i gospodarczych, jednostki samorządu
terytorialnego oraz środowiska opiniotwórcze,
zwane dalej Zasadami
Zgodnie z zapisami ustawy z dn. 6 grudnia 2006 roku o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z późn.
zm. oraz Wytycznych w zakresie informacji i promocji z dnia 6 września 2013 roku wydanych na
podstawie ww. ustawy (art. 35 ust 3 pkt 6 b), Instytucja Koordynująca Narodowe Strategiczne Ramy
Odniesienia współpracuje z innymi instytucjami i organizacjami oraz partnerami społecznymi
i gospodarczymi, którzy w ramach swojej działalności upowszechniają wiedzę o Funduszach
Europejskich. Niniejszy dokument określa zasady i formy współorganizacji przez Departament Informacji i
Promocji (DIP) w MIiR – Instytucji Koordynującej Narodowe Strategiczne Ramy Odniesienia (IK NSRO)
w zakresie informacji i promocji, inicjatyw realizowanych przez partnerów społecznych i gospodarczych,
jednostki samorządu terytorialnego oraz środowiska opiniotwórcze, ukierunkowanych na informowanie
o Funduszach Europejskich, ze szczególnym uwzględnieniem wymiany doświadczeń.
Współpraca podejmowana na tym szczeblu stanowi jednocześnie jeden z celów Strategii Komunikacji
Funduszy Europejskich w Polsce w ramach Narodowej Strategii Spójności na lata 2007-2013, którym jest
upowszechnianie mechanizmów współpracy z partnerami społecznymi i gospodarczymi, środowiskami
opiniotwórczymi
oraz
pobudzanie
dialogu
instytucji
zaangażowanych
we
wdrażanie
funduszy
z beneficjentami oraz wymiany doświadczeń między nimi. Mając na uwadze realizację ww. celu
Ministerstwo Infrastruktury i Rozwoju (MIiR) podejmuje szereg działań, w tym dąży do zidentyfikowania
najlepszych inicjatyw i włączenia się w ich organizację.
I. PARTNERZY
Podmioty, które mogą przystąpić do naboru to:
1. partnerzy społeczni i gospodarczy w rozumieniu art. 5, pkt 7 ustawy z dnia 6 grudnia 2006 r.
o zasadach prowadzenia polityki rozwoju z późn. zm.,
2. jednostki samorządu terytorialnego,
3. publiczni i prywatni nadawcy radiowi i telewizyjni oraz wydawcy prasy,
zwani dalej Partnerami.
II. RODZAJE PRZEDSIĘWZIĘĆ
1. Do niniejszego naboru można zgłaszać przedsięwzięcia informacyjne, których tematyka i zakres są
powiązane z kwestiami Funduszy Europejskich przede wszystkim o charakterze, m.in.:
a) konferencji,
1
b) seminariów,
c) konkursów,
d) paneli dyskusyjnych i debat,
e) spotkań branżowych,
f) akcji edukacyjnych.
zwane dalej Wydarzeniami.
2. Niniejsze Zasady nie dotyczą wydarzeń o charakterze promocyjnym adresowanych do ogółu
społeczeństwa (tj. pikników, kampanii informacyjnych, itp.).
3. Zgłaszane wydarzenia muszą dotyczyć w całości lub znacznej części kwestii związanych
z Funduszami Europejskimi wdrażanymi w ramach Narodowej Strategii Spójności 2007-2013 lub kwestii
związanych z przyszłością Polityki Spójności (po 2013 roku).
4. Adresatami zgłaszanych wydarzeń mogą być beneficjenci lub potencjalni beneficjenci Funduszy
Europejskich oraz przedstawiciele instytucji NSRO.
5. Współorganizacja wydarzenia przez DIP może dotyczyć jego całości bądź części.
6. Dofinansowane będą tylko elementy merytoryczne wydarzenia.
7. Udział we wszystkich wydarzeniach musi być bezpłatny dla uczestników. Partner nie może czerpać
zysku ze współorganizowanego wydarzenia.
III. MOŻLIWE FORMY WSPÓŁPRACY Z DIP
DIP może wesprzeć Partnera w organizacji wydarzenia, o ile jest ono powiązane z kwestiami Funduszy
Europejskich, poprzez:
1. wydelegowanie pracownika Ministerstwa w charakterze prelegenta do udziału w konferencji,
panelu, debacie, warsztacie;
2. nieodpłatne udostępnienie organizatorowi przedsięwzięcia publikacji, materiałów promocyjnych,
banerów, roll-up lub stojaków o tematyce Funduszy Europejskich;
3. zorganizowanie stoiska informacyjno-promocyjnego Funduszy Europejskich;
4. wsparcie finansowe wydarzenia (w kwocie nie wyższej niż 25 000 zł brutto), np. dofinansowanie
przygotowania materiałów informacyjnych i promocyjnych na potrzeby przedsięwzięcia przy czym
wnioskowana kwota wsparcia finansowego nie może stanowić więcej niż 40 % budżetu całego
wydarzenia.
IV. ZGŁASZANIE WNIOSKÓW
1. DIP ogłasza nabór wniosków na stronach internetowych www.funduszeeuropejskie.gov.pl oraz
www.mir.gov.pl przynajmniej dwa razy w roku:
a. I półrocze – na wydarzenia, których realizacja rozpocznie się nie wcześniej niż na miesiąc
od ogłoszenia konkursu i zakończy nie później niż do 15 grudnia danego roku,
2
b. II półrocze – na wydarzenia, które rozpoczną się nie wcześniej niż na miesiąc od
ogłoszenia konkursu i zakończą nie później niż do 15 grudnia danego roku.
2. DIP zastrzega sobie prawo do ogłoszenia dodatkowego naboru wniosków na inicjatywy, które
rozpoczną się nie wcześniej niż na miesiąc od ogłoszenia konkursu i zakończą się nie później niż
15 grudnia danego roku.
3. Wnioski o współorganizację wydarzeń przez DIP są zgłaszane na Formularzu Zgłoszeniowym,
stanowiącym Załącznik nr 1 do niniejszego dokumentu. Zgłoszenie Wydarzenia jest
równoznaczne z akceptacją niniejszych Zasad oraz wszystkich załączników do Zasad.
4. Zgłoszenia (w wersji zeskanowanej z podpisem osoby upoważnionej do reprezentowania
podmiotu na każdej stronie oraz podpisem wraz pieczęcią instytucji na stronie końcowej
zgłoszenia) należy kierować wyłącznie na adres: [email protected]. Partner jest zobowiązany
przesłać oryginały skanów ww. zgłoszenia na adres: Ministerstwo infrastruktury i Rozwoju,
Departament Informacji i Promocji, ul. Wspólna 2/4, 00-926 Warszawa w momencie uzyskania
informacji o akceptacji propozycji współpracy ze strony MRR. Wersja papierowa zgłoszenia i
wersja elektroniczna muszą być identyczne.
5. Każdy Partner może zgłosić więcej niż jeden projekt.
6. Pod uwagę brane będą jedynie zgłoszenia złożone w terminie ogłoszenia danego naboru.
7. Przesłanie zgłoszenia do udziału w naborze jest równoznaczne z akceptacją niniejszych Zasad.
8. Zapytania dotyczące zasad organizacji naborów można zgłaszać pocztą elektroniczną na adres:
[email protected] podając w temacie: Nabór w ramach procedury współpracy z partnerami –
zapytanie.
V. WYBÓR WNIOSKÓW
1. DIP dokonuje oceny formalnej wniosków. Na tym etapie odrzucane są wnioski:
a. podmiotów nieuprawnionych do ubiegania się o współorganizację wydarzenia przez DIP,
tj. niewymienionych w części I Zasad,
b. na współorganizację wydarzeń niespełniających warunków wymienionych w części II
Zasad.
2. Po przeprowadzeniu oceny formalnej następuje ocena merytoryczna wniosku przez Komisję
składającą się z przedstawicieli DIP oraz przedstawicieli Biura Ministra w MIiR.
3. Komisja analizuje nadesłane wnioski biorąc pod uwagę:
a. zakres tematyczny wydarzenia oraz jego powiązanie z tematyką Funduszy Europejskich,
b. komplementarność proponowanych działań z działaniami informacyjno-promocyjnymi
prowadzonymi przez instytucje odpowiedzialne za realizację Narodowej Strategii
Spójności 2007-2013,
3
c.
adekwatność charakteru wydarzenia (zasięgu, rodzaju, rangi, itp.) do wnioskowanej formy
współpracy z DIP,
d. sposób opisu wydarzenia, w tym szczegółowość wniosku.
4. Na etapie oceny formalnej i merytorycznej Komisja może się zwracać do Partnerów z prośbą
o dodatkowe informacje i wyjaśnienia. Przy udzielaniu dodatkowych informacji i wyjaśnień
wymagana jest forma pisemna.
5. Komisja może zaproponować inną niż wnioskowana formę współpracy oraz inną niż wnioskowana
kwotę dofinansowania.
6. Komisja sporządza listę przedsięwzięć rekomendowanych do współorganizacji wraz ze
wskazaniem formy współpracy i wysokości ewentualnego wsparcia finansowego.
7. Komisja przekazuje listę, o której mowa w pkt. 6, do akceptacji właściwego Ministra
nadzorującego DIP.
8. Minister zatwierdza bądź odrzuca poszczególne rekomendacje Komisji.
9. Minister może zatwierdzić wniosek ze wskazaniem innej niż pożądana przez Wnioskodawcę
i zarekomendowana przez Komisję formy współpracy oraz innej, niż zaproponowana przez
Komisję, wysokości zaangażowania finansowego DIP we współorganizację wydarzenia.
10. W przypadku podjęcia decyzji o współpracy polegającej na zorganizowaniu przez DIP części lub
wybranych elementów wydarzenia od strony merytorycznej i finansowej DIP przesyła Partnerowi
powiadomienie pisemne o akceptacji wniosku i zakresie proponowanej współpracy. W odpowiedzi
Partner może wyrazić zgodę na zaproponowany zakres współpracy lub podjąć decyzję
o wycofaniu się ze współpracy w proponowanym zakresie.
11. Współorganizacja przez DIP wydarzenia następuje na wniosek Partnera. Współpraca będzie
realizowana na podstawie Umowy podpisanej przez DIP i przez Partnera. Umowa zawierana jest
w formie określonej przez MIiR i będzie dostosowana każdorazowo do specyfiki wydarzenia.
Wzór umowy stanowi Załącznik nr 2 do Zasad.
12. DIP współorganizuje przedsięwzięcia w zatwierdzonej przez Ministra formie. Podpisanie umowy
przez strony powoduje automatyczne przyznanie Wydarzeniu patronatu Ministra Infrastruktury i
Rozwoju. Informacje o patronacie honorowym partner powinien zamieścić w widoczny sposób na
stronie internetowej wydarzenia (jeżeli taka istnieje lub powstanie) oraz na dokumentacji
związanej z jego realizacją.
13. Lista współorganizowanych inicjatyw zostanie opublikowana na stronach:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/dzialaniapromocyjne/Dotacje_dla_mediow_i_partne
row/Strony/Wspolpraca_z_partnerami_spoleczno_gospodarczymi.aspx
http://www.mir.gov.pl/ministerstwo/serwis_prasowy/jak_uzyskac_patronat/udzielone_patro
naty_mir/strony/patronaty.aspx
4
VI. OBOWIĄZKI PARTNERA
1. Od Partnera wymagane będzie udokumentowanie poniesionych wydatków zgodnie wytycznymi
w zakresie korzystania z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna na lata 2007 – 2013
opublikowanymi na stronie:
1
http://www.popt.gov.pl/Dokumenty/wso/Strony/wytyczne.aspx
Wytyczne stanowią Załącznik nr 3 do Zasad.
2. Partner jest zobowiązany do przekazywania informacji właściwym Instytucjom Zarządzających
Programami Operacyjnymi (IZ PO), Instytucjom Zarządzającym Regionalnymi Programami
Operacyjnymi
(IZ
RPO)
oraz Punktom
Informacyjnych
Funduszy Europejskich
(PIFE)
o wszystkich działaniach podejmowanych w ramach przedsięwzięcia będących w kompetencji
danej IZ, w sposób umożliwiający umieszczanie tych informacji m.in. na stronach internetowych IZ
PO, IZ RPO oraz PIFE.
3. Partner jest zobligowany do przekazania do DIP programu, regulaminu wydarzenia (jeśli istnieje
lub powstanie) oraz informacji o prelegentach (w tym nazwisk prelegentów i ich profilu) wraz
z formularzem zgłoszeniowym do udziału w naborze.
4. Partner jest zobowiązany do zapewnienia możliwości umieszczania przez MIiR linku do strony
internetowej związanej z przedsięwzięciem, jeśli taka strona istnieje.
5. Partner jest zobowiązany na wszystkich etapach realizacji przedsięwzięcia do informowania
o współudziale Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju oraz o współfinansowaniu przedsięwzięcia
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego w ramach Programu Operacyjnego Pomoc
Techniczna na lata 2007 – 2013, do stosowania zasad wizualizacji Narodowej Strategii Spójności
określonych w Księdze identyfikacji wizualnej zamieszczonych na stronie:
http://www.funduszeeuropejskie.gov.pl/ZPFE/Strony/Zasady.aspx
a także do stosowania logo Ministerstwa Infrastruktury i Rozwoju.
6. W terminie 14 dni od dnia zakończenia realizacji przedsięwzięcia Partner zobowiązany jest do
przekazania prezentacji i innych materiałów graficznych dokumentujących przebieg wydarzenia,
w tym zdjęć, oraz sprawozdania z realizacji przedsięwzięcia na Formularzu Sprawozdawczym,
stanowiącym Załącznik nr 4 do niniejszych Zasad.
7. Partner jest zobowiązany do przedstawienia sposobu wykonania zadania, w tym poprzez
przedstawienie po 1 egzemplarzu dokumentacji (w tym w szczególności po jednym egzemplarzu
wykonanych publikacji, materiałów promocyjnych i informacyjnych, kopii materiałów filmowych lub
radiowych oraz dokumentacji fotograficznej dokumentującej przebieg wydarzenia) opracowanej
na podstawie umowy z MIiR lub kserokopii ww. dokumentacji poświadczonej za zgodność z
oryginałem przez osobę upoważnioną do reprezentowania Partnera. W przypadku dokumentacji,
1
Wytyczne w zakresie pomocy technicznej z dnia 6 września 2013 r..
5
dla której wykonanie kserokopii nie jest możliwe (np. materiały wielkogabarytowe), dopuszcza się
możliwość przedstawienia zdjęć dokumentujących wykonanie danego materiału/publikacji.
6