Poszerzona funkcjonalność procesów logistycznych. Negocjacje

Poszerzona funkcjonalność procesów logistycznych. Negocjacje

Poszerzona funkcjonalność procesów
logistycznych. Negocjacje cen na przykładzie
systemu Plan-de-CAMpagne.
W bieżącym numerze newslettera kontynuujemy temat usprawniania procesów
logistycznych, w przedsiębiorstwie produkcyjnym, przy wsparciu systemu informatycznego
o nazwie Plan-de-CAMpagne.
W wielu firmach produkcyjnych, w których ceny za materiały zmieniają się w sposób
dynamiczny, przed rozpoczęciem procesu logistycznego, związanego z zamówieniami
materiałowymi, wysyła się zapytania do dostawców: za jaką cenę są gotowi dostarczyć nam
dany materiał w określonej ilości i w jakim czasie. Moduł Negocjacji cen w programie
Plan-de-CAMpagne pozwala śledzić te zapytania w powiązaniu z projektem, kalkulacją
i/lub materiałem, którego dotyczą.
Przedsiębiorstwa prowadzą negocjacje cenowe na różnym etapie planowania produkcji.
System pozwala na dużą elastyczność w tym zakresie. Możliwe jest zatem rozpoczęcie
procesu negocjacyjnego podczas kosztorysowania zlecenia (ofertowanie), planowania
zaopatrzenia w powiązaniu z innymi zleceniami produkcyjnymi, a także podczas zakupu
bezpośrednio pod konkretne zlecenie produkcyjne. Negocjować ceny mogą zarówno
technolodzy, jak i zaopatrzeniowcy.
W tym artykule przedstawimy ogólny schemat działania modułu Negocjacji cen na
przykładzie średniego przedsiębiorstwa produkcyjnego, działającego w branży konstrukcji
stalowych, zlecającego podwykonawcom niektóre operacje. Do analizy wybrano sytuację,
gdzie:
1) negocjacja cen odbywa się na etapie kosztorysowania zlecenia,
2) negocjacja cen odbywa się na etapie zaopatrzenia
Negocjacja cen na etapie kosztorysowania zlecenia
Wyobraźmy sobie taką sytuację: nasz klient, firma Bemet B.V., złożył zapytanie ofertowe na
4 sztuki Podstawy_GT, wchodzącej w skład większej konstrukcji pewnej maszyny. Z punktu
widzenia kalkulacji i minimalizacji kosztów wytworzenia zlecenia, interesuje nas zakup
materiałów po jak najkorzystniejszej cenie w stosunku do jakości i czasu dostawy.
Kalkulacja takiego zlecenia wygląda w programie Plan-de-CAMpagne tak, jak na rysunku
(Rys. 1).
Rys.1. Okno zawierające szczegóły dotyczące realizacji zlecenia.
Okno to, uzupełniane jest zazwyczaj przez technologów i zawiera szacowane użycie mocy
produkcyjnych (planowane zasoby i czas realizacji poszczególnych operacji) oraz szacowane
zużycie materiałów. Na podstawie tych danych, system wylicza szacowany czas realizacji
zlecenia i szacowane koszty produkcyjne. Aby kalkulowane wartości były jak najbardziej
zbliżone do rzeczywistości, często stosowaną praktyką jest wysyłanie zapytań cenowych do
dostawców materiałów czy kooperacji (podwykonawców).
W systemie Plan-de-CAMpagne takie działanie jest bardzo proste. Wystarczy użyć skrótu
klawiszowego lub kliknąć na drzewku prawym przyciskiem myszy i wybrać odpowiednią
komendę z „menu myszki”. W ten sposób wygenerujemy następujące okno.
Rys.2. Okno dotyczące szczegółów w negocjacji cen.
Dane zostają automatycznie zaczytane z kalkulacji i z magazynu. Zostanie przypisany numer
negocjacji, który pozwoli później jednoznacznie zidentyfikować, do którego zapytania
ofertowego dostawca przedstawił propozycję sprzedaży. W oparciu o planowany czas
produkcji przypisany do operacji, warto uzupełnić tzw. datę wymaganą (tzn. na kiedy
materiały mają być dostarczone przez dostawcę).
Standardowi dostawcy wybranych materiałów odczytani są z tabeli Magazyn
i automatycznie dopisani, jako dostawcy, do których należy wysłać zapytanie na wybrane
materiały. Oczywiście dostawców można edytować oraz dodawać wprost z bazy
kontrahentów.
Można również wydrukować zapytanie ofertowe do dostawców
lub od razu przesłać
je mailem. System pozwala na utworzenie własnych szablonów zapytań ofertowych.
Przykładowy wydruk prezentujemy poniżej.
Rys.3. Zapytanie ofertowe do firmy Hamel Metaal B.V.
Odpowiedzi wpisujemy do tabeli. Uzupełniamy pola „czas dostawy”, „cena/szt.” oraz „ilość
oferty”. System dokonuje wstępnej analizy. Znaki
(część A) ustawia przy liniach
najbardziej korzystnych cenowo, a znaki
(część B) ustawia przy liniach o najkrótszych
czasach dostaw. Jednak to do użytkownika należy ostateczna decyzja wyboru odpowiednich
linii od różnych dostawców lub wybór dostawcy.
A B
Rys. 4. Tablica analizy odpowiedzi od dostawców.
Powyższe okno wskazuje, iż w opisywanym przypadku trzy spośród pięciu rodzajów blach
najtaniej kupić można od dostawcy Hamel Metaal. Jednak czas dostawy materiałów od niego
jest najdłuższy, a w praktyce oczekiwanie na jego dostawę spowodowałoby opóźnienia
w produkcji. Biorąc to pod uwagę, decyzja wyboru pada na FERROMETAL Polska Sp. z o.o.,
gdyż zajmuje drugie miejsce pod względem opłacalności cenowej i mieści się
w wyznaczonym czasie dostawy.
Rys.5. Tabela analizy odpowiedzi na zapytanie ofertowe.
Ceny z wybranych linii zostają wczytane do kalkulacji zlecenia. Dzięki temu szybko
i precyzyjnie można oszacować czas i koszty realizacji zlecenia.
Rys.6. Aktualizowanie danych w kalkulacji zgodnie z wybraną linią negocjacji.
Negocjacja cen na etapie zaopatrzenia
Negocjacja cen w wielu przedsiębiorstwach produkcyjnych odbywa się na etapie planowania
zaopatrzenia. W systemie Plan-de-CAMpagne logistyka zaopatrzeniowa ma do dyspozycji
tzw. Tabelę zakupu. Uzupełniana ona jest półautomatycznie, czyli o pojawianie się w niej
wpisów dba system, ale można dodawać i edytować pozycje także bezpośrednio w tabeli
zakupu.
Dbałość systemu polega na umieszczaniu w tabeli pozycji, których brakuje na magazynie,
a zaplanowano produkcję z użyciem tych materiałów lub stan tych materiałów spadł poniżej
planowanego minimum. W tabeli zakupu pojawiają się także wpisy o konieczności
zamówienia kooperacji.
Rys. 7. Tabela zakupu.
Aby negocjować ceny materiałów/kooperacji wystarczy zaznaczyć te pozycje, które chcemy
negocjować i z menu myszki wybrać opcję „Negocjuj cenę zakupu”. Pojawi się analogiczne
okno, jak podczas negocjacji cen na etapie opracowywania technologicznego produkcji
(szacowania kosztów).
Rys.8. Okno dotyczące szczegółów w negocjacji cen.
Podobnie, jak wcześniej należy dopisać alternatywnych dostawców, wysłać zapytania i po
uzyskaniu odpowiedzi uzupełnić tabelę analizy wskazując linie do zatwierdzenia.
Po przetworzeniu zapytania ofertowego linia zakupowa zmieni parametry wskazując
dostawcę, od którego mamy zamówić towar i po jakiej cenie.
Wszystkie negocjacje cen możemy śledzić w jednej tabeli.
Rys.9. Tabela negocjacje cen.
Dziękuję za uwagę i poświęcony czas! Jeśli masz pytania, skontaktuj się z nami: +48 12 346 58 00.