ZARZĄDZAnIE DoKUMEntAcJĄ

IFS Applications™
ZARZĄDZANIE
DOKUMENTACJĄ
DnA nASZYcH RoZWIĄZAŃ
Kiedy 25 lat temu rozpoczęliśmy pracę nad stworzeniem IFS Applications,
naszym celem było przygotowanie jak najbardziej użytecznego oprogramowania biznesowego na rynku. Aby to zrealizować, jako priorytet
wszystkich działań przyjęliśmy prostotę naszych rozwiązań.
Postanowiliśmy stworzyć jeden produkt, który będzie można łatwo
dostosować do potrzeb przedsiębiorstw z różnych gałęzi przemysłu.
Postanowiliśmy oprzeć IFS Applications na standardach, tak aby jego
użytkownicy nie byli ograniczeni do jednej technologii.
Postanowiliśmy, że system IFS Applications będzie posiadał strukturę
komponentową, żeby ułatwić rozszerzenia funkcjonalne i aktualizację
systemu.
Postanowiliśmy, że wszystkie komponenty systemu będą zgodne
technologicznie i w pełni zintegrowane z pozostałymi, ale jednocześnie
będą w stanie funkcjonować niezależnie.
Postanowiliśmy stworzyć produkt, który można łatwo zaadaptować do
zmieniających się warunków i przystosowany do długofalowej ewolucji.
Postanowiliśmy dostarczyć użytkownikom najbardziej przyjazne oprogramowanie biznesowe na rynku.
ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ
KLUCZOWE CECHY
• Prostota obsługi
• M
ożliwość wyboru interfejsu:
IFS Enterprise Explorer, aplikacje Microsoft Office®, Microsoft Windows® lub Web
• Integracja w ramach środowiska IFS/Portal Osobisty
• Dokumenty tworzone z szablonów
• Funkcja importowania dokumentów
• Obsługa dokumentów w ich źródłowym formacie
• Przesyłanie zatwierdzeń, wersjonowanie i dystrybucja dokumentów
• O
bsługa wersji z naniesionymi zmianami, komentarzami,
makrami oraz skanowanie dokumentów
• Możliwość przesyłania dokumentów i podpisów pocztą elektroniczną
• W
yszukiwanie dowolnego tekstu lub pełnych dokumentów przy użyciu
wybranej klasyfikacji
• Możliwość skonfigurowania zabezpieczeń i uprawnień użytkowników
• O
bsługa eksportowania/importowania dokumentów i danych
z dokumentów w celu przeprowadzenia zewnętrznej aktualizacji, przeglądu i akceptacji.
• M
ożliwość wykorzystania samodzielnie lub jako integralnej części większego rozwiązania IFS Applications
3
4
ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ
ZARZĄDZANIE
DOKUMENTACJĄ
— PROSTE, SKUTECZNE
I WYDAJNE
Dla większości firm zarządzanie dokumentacją samo
w sobie nie stanowi celu. Jest ono raczej kluczowym
elementem codziennych działań, dzięki któremu właściwe informacje są dostępne dla właściwych osób we
właściwym czasie. Brak zarządzania przepływem informacji może powodować zamieszanie, niepotrzebne
opóźnienia oraz błędy. Moduł IFS Zarządzanie
Dokumentacją™ zapewnia pełną kontrolę nad dokumentacją firmy, pozwalając skoncentrować się na tym,
co naprawdę się liczy: na sprzedawaniu produktów
i usług, utrzymywaniu zakładu i sprzętu w doskonałej
kondycji i, na koniec, na spełnianiu lub przekraczaniu
wyznaczonych celów biznesowych.
Standardowe systemy zarządzania dokumentami są
często projektowane jako niezależne oprogramowanie z własnym interfejsem, terminologią i procedurami. Nic więc dziwnego, że integracja takich rozwiązań z innymi systemami w obrębie firmy zajmuje mnóstwo czasu, a krzywa uczenia się jak korzystać z rozwiązania niepotrzebnie pnie się stromo
w górę. Przez to w codziennej pracy konieczność
wprowadzenia nawet najmniejszych zmian
w dokumencie może dla wielu użytkowników
urastać do postaci prawdziwych torów przeszkód.
A to oznacza zbędne wydatki — a nie większe
oszczędności.
W rozwiązaniu IFS Zarządzanie Dokumentacją
koncentrujemy się na tym, na czym powinniśmy:
na użytkowniku i działalności firmy. W praktyce
nasze rozwiązanie staje się naturalnym przedłużeniem oprogramowania dobrze znanego większości
użytkownikom. Oznacza to szybki i płynny dostęp
do właściwych dokumentów za pomocą preferowanego interfejsu: systemu Microsoft® Windows® lub
przeglądarki internetowej. W rzeczywistości 90%
użytkowników IFS Zarządzanie Dokumentacją
potrzebuje najwyżej 10 minut szkolenia, aby rozpocząć pracę; jednocześnie specjaliści dostają narzędzie
umożliwiające obsługę złożonych zadań.
IFS Zarządzanie Dokumentacją stanowi integralną część systemu IFS Applications, który składa się
z komponentów działających niezależnie od siebie
w otwartej i elastycznej architekturze. Dzięki temu
poszczególne komponenty można szybko i łatwo
łączyć, modyfikować i aktualizować w celu zaspokojenia potrzeb firmy pojawiających się w miarę jej
rozwoju lub zmian zachodzących na rynku.
IFS Zarządzanie Dokumentacją może także
działać jako samodzielna aplikacja, niezależnie od
pozostałych modułów IFS Applications.
ZARZĄDZAnIE DoKUMEntAcJĄ
nARZĘDZIA
oDpoWIEDnIE Do
potRZEB
pracownicy mają różne obowiązki, obejmujące również
zadania w zakresie zarządzania dokumentacją.
IFS Zarządzanie Dokumentacją oferuje trzy różne
interfejsy użytkownika pozwalające przyjąć
zróżnicowane podejście do zarządzania
dokumentami.
IntERFEJS opARtY nA SYStEMIE WInDoWS
Interfejs oparty na systemie operacyjnym Windows
oferuje więcej funkcji i lepiej nadaje się dla zaawansowanych użytkowników. Pozwala wysyłać i przyjmować dokumenty do przeglądu lub zatwierdzania
i tworzyć nowe archiwa. W ramach pakietu
Microsoft Office jest też dostępny dodatkowy
interfejs umożliwiający tworzenie dokumentów
w IFS Zarządzanie Dokumentacją z poziomu aplikacji, w której dany dokument jest tworzony.
To tylko kilka z wielu opcji zaprojektowanych w celu
ułatwienia realizacji pełnego cyklu życia dokumentów w sposób bardziej wydajny i elastyczny.
IntERFEJS IntERnEtoWY
Interfejs internetowy, IFS Zarządzanie Dokumentacją
Web™, oferuje tę samą funkcjonalność co interfejs
oparty na systemie Windows. Nie wymaga instalacji
i pozwala oznaczyć zakładką pojedynczy dokument
lub wszystkie dokumenty należące do danego projektu, a następnie dodać tę zakładkę do swojego folderu
„ulubione” lub, w postaci łącza, do swojego portalu
osobistego. Interfejs umożliwia również publikowanie
swojej dokumentacji w firmowej sieci intranet.
IFS EntERpRISE EXploRER
IFS Enterprise Explorer jest łatwy w obsłudze i oferuje wszystkie funkcje potrzebne do wykonywania podstawowych działań, takich jak wyświetlanie i drukowanie dokumentów. Uwzględniając wszystkie funkcje
znajdujące się w systemie Windows, IFS Enterprise
Explorer umożliwia również szereg innowacyjnych
sposobów pracy z dokumentami. Dokumenty można
na przykład dołączać jako „załączniki” do obiektów
biznesowych w sposób podobny do wysyłania wiadomości e-mail z załącznikiem.
WSpÓŁpRAcA DlA WIĘKSZEJ EFEKtYWnoŚcI
IFSZarządzanieDokumentacjąWebtoelementmodułuIFSPortalOsobisty,któryumożliwia
udostępnianieiwspólneopracowywaniedokumentacjiwrazzklientami,dostawcamiikontrahentami.Narzędzietopozwalanawyświetlanieinformacjiprzeznaczonychtylkodlaokreślonego
użytkownika,bezwzględunato,czyużytkownikjestpracownikiemfirmyczynie.PoprzezIFS/Portal
Osobistymożnawyszukiwaćiwyświetlaćdokumenty,jakrównieżuzyskiwaćinformacjeodokumentachwymagającychzatwierdzenialubniedawnoopublikowanych.
5
6
ZARZĄDZANIE DOKUMENTACJĄ
ROZBUDOWANE
I WYDAJNE ZARZĄDZANIE
DOKUMENTACJĄ
Zarządzanie dokumentacją to ciągły proces.
IFS Zarządzanie Dokumentacją zostało zaprojektowane po to, aby uprościć wszystkie etapy cyklu życia
dokumentu. W tym celu dokumentom nadawany jest
status oznaczający aktualny etap cyklu ich życia:
wersja wstępna, zatwierdzony, wydany, zarchwizowany. Co ważne, formalne i proceduralne wymagania
w zakresie dokumentacji pozostają całkowicie pod
kontrolą, a niektóre procedury są nawet przeprowadzane automatycznie przez system.
Duże znaczenie ma również to, że IFS Zarządzanie
Dokumentacją obsługuje dokumenty w ich źródłowym formacie. W czasie tworzenia rysunków CAD,
ofert, raportów miesięcznych, wykresów, opisów stanowisk lub schematów przepływu sięga się po tę aplikację, która najlepiej nadaje się do danego zadania.
A kiedy którykolwiek z tych dokumentów trzeba
w przyszłości zmodyfikować, wykorzystuje się program użyty do jego stworzenia, np. Microsoft Word®,
Microsoft Excel® lub AutoCAD®.
IFS Zarządzanie Dokumentacją to właśnie umożliwia — i dodatkowo pozwala tworzyć i stosować
standardowe szablony dla plików dowolnego typu,
dzięki czemu wszystkie dokumenty w firmie mają
standardowy format i wygląd, bez względu na miejsce ich utworzenia.
Kiedy dokument jest już gotowy do przeglądu
i zatwierdzenia, można określić osobę, która będzie
uprawniona do wyświetlenia, modyfikowania lub
zatwierdzenia danego pliku. Każdy krok procesu
zatwierdzania dokumentu wymaga elektronicznego
podpisu umożliwiającego weryfikację użytkownika.
Podpis ten jest każdorazowo zapisywany w systemie,
co pozwala na późniejszą identyfikację użytkownika.
Osoba zatwierdzająca dokument może być powiadamiana pocztą elektroniczną lub za pośrednictwem
portalu osobistego. Uwagi i poprawki do danego
dokumentu są zapisywane wraz z dokumentem
w ramach jednego pliku. Wszystko to składa się na
wydajny proces zatwierdzania i wspiera współpracę
między pracownikami i działami w firmie.
W zależności od stopnia szczegółowości początkowej klasyfikacji, można przeprowadzać szczegółowe
lub ogólne wyszukiwanie dokumentów. Dokumenty
można wyszukiwać według określonych kryteriów
(takich jak nazwa projektu, nazwa klienta lub numer
faktury) lub po prostu według treści dokumentu za
pomocą wyszukiwania tekstowego. Najbardziej naturalnym sposobem organizacji dokumentów jest wiązanie ich z obiektami biznesowymi, których dotyczą.
IFS Zarządzanie Dokumentacją to zintegrowany element kompleksowego rozwiązania biznesowego.
Zapewnia to dostęp do dokumentów z każdej części
systemu, na przykład przez nawigację w strukturze
obiektów lub przez załączniki do zapytań ofertowych.
W większości biur niekończący się napływ
informacji stał sie codziennością — a przy tym
obciążeniem. Dlatego wszystkie dokumenty, nowe
lub poddane kontroli, są dystrybuowane w sposób,
który ma przyciągnąć uwagę odbiorcy. Każdego
odbiorcę można powiadamiać na różne sposoby:
wiadomością e-mail, wiadomością SMS lub za
pośrednictwem portalu osobistego. Łatwo można
zdefiniować sposób i czas rozsyłania dokumentów.
Można również wysyłać dokumenty pojedynczo
lub grupowo do jednej lub wielu osób.
ZARZĄDZAnIE DoKUMEntAcJĄ
Wbudowana funkcja identyfikacji zbiera informacje o tym, kto i kiedy otrzymał dany dokument.
Zaawansowane zarządzanie dokumentami
w postaci ich klasyfikowania, grupowania oraz
zarządzania kontrolowaniem i zatwierdzaniem
można przeprowadzać dla wszystkich typów dokumentów. Poprzez IFS Event Server™ najnowsze
dokumenty są wysyłane bezpośrednio użytkowni-
kom, którzy ich potrzebują — prosto do ich skrzynek e-mail.
Naturalnie, wszystkie zdarzenia są zapisywane
w celach identyfikacyjnych. Pakiety dokumentów
mogą być łączone z elementami powiązanych projektów w celu przeprowadzenia działań uzupełniających. Narzędzie wspiera także masowe wprowadzanie szablonów i zarządzanie nimi.
7
IFS i IFS Applications™
Firma IFS (OMX STO: IFS), założona w 1983 r., to globalny dostawca IFS Applications™,
systemu klasy ERP opartego na architekturze komponentowej oraz technologii SOA.
IFS koncentruje się na elastycznych przedsiębiorstwach, dla których strategiczne znaczenie ma jeden z czterech głównych procesów: zarządzanie majątkiem i usługami, produkcja,
zarządzanie łańcuchem dostaw oraz projekty. System IFS Applications jest dostępny
w 50 krajach w ponad 20 językach.
W Polsce IFS działa od 1992 r., obsługując ok. 180 klientów z czterech biur własnych.
W rankingach zachodnich dostawców systemów klasy ERP na polskim rynku IFS jest w pierwszej
trójce. Do grupy klientów IFS w Polsce należą m.in.: Grupa Paradyż, Slovnaft SA,
Kopex SA, PGE Elektrownia Bełchatów SA, Międzynarodowe Targi Poznańskie SA, Południowy
Koncern Energetyczny SA, Nestle Waters Polska SA, Hutmen SA, PRM Mosty Łódź SA,
IFS Industrial and Financial Systems Poland Sp. z o.o., 2011 r.
Mostostal Zabrze Holding SA, MPWiK Sp. z o.o. we Wrocławiu, Śnieżka SA i wiele innych firm.
IFS Industrial and Financial Systems Poland Sp. z o.o.
ul. M. Flisa 4
02-247 Warszawa, Polska
tel. +48 22 577 46 00; +48 22 577 45 00
[email protected]
www.IFSWORLD.com
NINIEJSZA BROSZURA NIE STANOWI OFERTY W ROZUMIENIU ART. 66 KODEKSU CYWILNEGO (DZ.U. 1964 NR 16 POZ. 93 Z PÓŹN.
ZM.). BROSZURA TA MOŻE ZAWIERAĆ INFORMACJE NA TEMAT PRZYSZŁYCH ROZWIĄZAŃ FIRMY IFS W ZAKRESIE PRODUKTÓW
I TECHNOLOGII. MAJĄ ONE WYŁĄCZNIE CHARAKTER INFORMACYJNY, DLATEGO NIE NALEŻY INTERPRETOWAĆ ICH JAKO ZOBOWIĄZANIA LUB OŚWIADCZENIA WOLI. IFS I WSZYSTKIE NAZWY PRODUKTÓW FIRMY IFS SĄ ZNAKAMI TOWAROWYMI FIRMY IFS. NAZWY
INNYCH FIRM LUB PRODUKTÓW WYMIENIONE W NINIEJSZYM DOKUMENCIE MOGĄ BYĆ ZNAKAMI TOWAROWYMI ICH WŁAŚCICIELI.