SIMPLE.ERP Zarządzanie Majątkiem.cdr

SIMPLE.ERP
ZARZ¥DZANIE MA J¥TKIEM
www.simple.com.pl
SIMPLE.ERP
ZARZ¥DZANIE MA J¥TKIEM
Obszar funkcjonalny systemu ZARZ¥DZANIE
MA J¥TKIEM umo¿liwia prowadzenie w systemie
pe³nej obs³ugi maj¹tku nale¿¹cego do jednostki.
Z pomoc¹ modu³u mo¿liwe jest odwzorowanie
pe³nej struktury budynków oraz pomieszczeñ
wraz z pe³nym rozliczeniem mediów, œrodków
transportu oraz ich ewidencj¹, obs³ug¹
aparatury, urz¹dzeñ, zg³oszeñ i powiadomieñ
od u¿ytkowników koñcowych sk³adników
maj¹tku a tak¿e repozytorium dokumentów
umo¿liwiaj¹ce przechowywanie dokumentacji w
postaci za³¹czników do obiektów systemowych.
Modu³ podzielony jest na trzy czêœci:
Ewidencja, rozliczanie, analizy zwi¹zane
?
z Budynkami, Infrastruktur¹, Wyposa¿eniem
i Aparatur¹,
?
Ewidencja, rozliczanie, analizy zwi¹zane
z Œrodkami transportu i maszynami,
?
Tworzenie struktur danych, obs³uga
uprawnieñ, przegl¹danie i wyszukiwanie
zbiorcze w Repozytorium dokumentów.
Modu³ bêd¹c czêœci¹ systemu klasy ERP
umo¿liwia ³¹czenie zarejestrowanych w nim
informacji z danymi z pozosta³ych obszarów
SIMPLE.ERP, co pozwala na uzyskanie
przekrojowych analiz oraz pe³ne rozliczenie
kosztów zwi¹zanych z budynkami, œrodkami
transportu czy aparatur¹. Zapewnia to
u¿ytkownikowi pe³n¹ obs³ugê procesów
zwi¹zanych z remontami i inwestycjami,
pozwala zarejestrowaæ plan remontowy,
przygotowaæ i rozliczyæ projekt inwestycyjny.
Dziêki modu³owi mo¿na tworzyæ i analizowaæ
bud¿ety wraz z postêpami inwestycji z pe³nym
rozliczeniem projektu.
Dzia³ki, Budynki, Pomieszczenia, Infrastruktura
Obszar pozwalaj¹cy kompleksowo zarz¹dzaæ
informacjami oraz powi¹zaniami zwi¹zanymi
z zabudowaniami. Mo¿na w nim
ewidencjonowaæ informacje na temat
nastêpuj¹cych sk³adników maj¹tku: Dzia³ka,
Budynek, Pomieszczenie, Infrastruktura,
Licznik. Dla ka¿dego z tych elementów mo¿liwa
jest dowolna iloœæ pól dodatkowych oraz
za³¹czników w postaci plików przechowywanych
bezpoœrednio w bazie danych lub linków do
zasobów sieciowych.
Dziêki definicji struktury system umo¿liwia
miêdzy innymi:
?
odwzorowanie podzia³u na kondygnacje/
pomieszczenia,
?
przypisanie do pomieszczeñ ich
wyposa¿enia (ksiêga inwentarzowa, liczniki
mediów),
?
przypisanie do pomieszczeñ pracowników
(automatyczne generowanie indeksów
i ksi¹¿ek telefonicznych),
?
przechowywanie w postaci skanów
w systemie pe³nej dokumentacji budynków,
instalacji, konstrukcji.
Dziêki modu³owi mo¿liwe jest pe³ne rozliczenie
kosztów zwi¹zanych z utrzymaniem nie tylko z
dok³adnoœci¹ do budynku jak to by³o dostêpne
do tej pory, ale z dowoln¹ precyzj¹ ograniczon¹
tylko poprzez szczegó³owoœæ zarejestrowanych
w systemie informacji.
Mo¿liwe jest tak¿e zarejestrowanie i obs³uga
zdarzeñ zwi¹zanych z ewidencjonowanymi
obiektami. Uprawnieni u¿ytkownicy mog¹
rejestrowaæ zg³oszenia zwi¹zane z bie¿¹c¹
obs³ug¹, awariami, ale te¿ planami zwi¹zanymi z
remontem czy rozbudow¹.
Wyposa¿enie, Urz¹dzenia
Dziêki zebraniu w jednym miejscu informacji nie
tylko o budynkach i pomieszczeniach, ale tak¿e
o wyposa¿eniu, mo¿liwe sta³o siê w pe³ni
intuicyjne zarz¹dzanie nie tylko lokalizacjami,
ale tak¿e generowanie Ksi¹g Inwentarzowych
pomieszczeñ, automatyczna identyfikacja
miejsca (z dok³adnoœci¹ do pomieszczenia
w budynku) wyst¹pienia awarii urz¹dzenia czy
jasne okreœlenie odpowiedzialnoœci maj¹tkowej
za podleg³y sprzêt.
Pe³na obs³uga wyposa¿enia i urz¹dzeñ
w systemie pozwala tak¿e w jednym miejscu
zbieraæ i analizowaæ informacje o awariach,
przegl¹dach, rozbudowach i modernizacjach,
co umo¿liwia z jednej strony agregacjê kosztów
z pe³n¹ dok³adnoœci¹ a z drugiej u³atwia
podejmowanie decyzji o inwestycjach w oparciu
o historiê zg³oszeñ dotycz¹cych danego
dostawcy, modelu czy serwisanta.
Modu³ umo¿liwia rejestrowanie wszystkich
zdarzeñ i procesów zachodz¹cych z u¿yciem lub
na sk³adniku wyposa¿enia czy na urz¹dzeniu.
Œrodki Transportu
Rosn¹ce potrzeby zwi¹zane z koniecznoœci¹
coraz bardziej szczegó³owej obs³ugi floty
samochodów/maszyn w organizacji,
spowodowa³o powstanie obszaru Œrodki
Transportu.
systemu, umo¿liwia przygotowanie zestawieñ
do op³aty œrodowiskowej, zebranie
i opracowanie danych potrzebnych do
wykonania analiz kosztów czy pe³nego
przypisania danych o kosztach.
Umo¿liwia on zarejestrowanie kartoteki
samochodu/maszyny, udostêpniaj¹c tym
samym mo¿liwoœæ zbierania w systemie
informacji o zdarzeniach zwi¹zanych
z kartotek¹. Id¹c dalej mo¿liwa jest rejestracja
pe³nych kosztów zwi¹zanych z obs³ug¹
samochodu/maszyny wraz z informacjami
o wykonanej pracy (karty drogowe, karty pracy
maszyn), umo¿liwiaj¹c przypisanie tych kosztów
do konkretnego zlecenia, projektu czy bud¿etu.
Obszar zapewnia kompleksowe podejœcie do
awarii, przegl¹dów i remontów.
Po uruchomieniu modu³u, mo¿liwe jest
wyliczanie rzeczywistego kosztu kilometra/
roboczogodziny samochodu/maszyny.
Dostêp do informacji z pozosta³ych obszarów
Repozytorium Dokumentów
Repozytorium dokumentów to nowe podejœcie
do za³¹czników. Pozwala przechowywaæ
bezpoœrednio w bazie danych te dane, które do
tej pory zapisywane by³y na udostêpnionych
dyskach sieciowych. Pozwala to na prostsze
i bardziej intuicyjne przegl¹danie za³¹czonych
informacji – mo¿na je przegl¹daæ z dowolnego
m i e j s c a b ez ko n i e c z n o œ c i f i z y c z n e g o
przebywania w obrêbie sieci firmowej.
Dodatkowo obszar pozwala na definiowanie
struktur, w których przechowujemy za³¹czniki,
co umo¿liwia usystematyzowanie danych,
prostszy do nich dostêp, bardziej dok³adne
wyszukiwanie oraz ograniczenie uprawnieñ
operatorów do konkretnych zasobów.
Obszar repozytorium zosta³ wyposa¿ony
w zbiorcze okno pozwalaj¹ce przegl¹daæ
wszystkie za³¹czniki niezale¿nie od kontekstu w
systemie, w którym zosta³y one do³¹czone.
Pozwala to na dostêp z poziomu jednego okna
do np. wszystkich „Umów najmu/dzier¿awy”
niezale¿nie od tego, którego budynku,
pomieszczenia, kontrahenta one dotycz¹.
Dziêki temu odpowiednie jednostki maj¹ szybki
dostêp do wszystkich potrzebnych im danych
bez koniecznoœci przegl¹dania archiwum
papierowego czy wyszukiwania tych informacji
w wielu miejscach w systemie.
Dodatkowo dziêki repozytorium ka¿dy
wydrukowany z systemu raport miêdzy innymi
Faktury sprzeda¿y, dokumenty Wydania,
Zamówienia do dostawców, bêdzie móg³ zostaæ
automatycznie zapisany w bazie danych i u¿yty,
jako cyfrowe archiwum.
Obs³uga Zg³oszeñ
W celu pe³nej ewidencji zdarzeñ zwi¹zanych ze
sk³adnikami zarz¹dzania maj¹tkiem w systemie
istnieje mechanizm obs³ugi zg³oszeñ. Umo¿liwia
on zbieranie zg³oszeñ od u¿ytkowników
sk³adników maj¹tku, mog¹ to byæ zg³oszenia
awarii, sugestie dotycz¹ce wymiany czy
modernizacji, wszystkie 'pisma' zwi¹zane
z obs³ug¹ pomieszczenia czy urz¹dzenia
sp³ywaj¹ce od jego u¿ytkowników. Dziêki
funkcjonalnoœci API dokumenty te mog¹
pochodziæ z dowolnego zewnêtrznego systemu
jak Obieg dokumentów czy Portal Pracowniczy.
D z i ê k i t e m u o b s z a row i m o¿ l i w e j e s t
zarejestrowanie w systemie pe³nego obiegu
Planu remontowego i Inwestycyjnego. Mo¿liwe
jest zbieranie zg³oszeñ, dodawanie ich do planu
wraz z wstêpn¹ wycen¹, opiniowanie
i akceptacja lub odrzucenie punktów planu,
harmonogramowanie prac a na koniec
szczegó³owe rozliczanie realizacji.
Dokumenty te trafiaj¹ do osoby
odpowiedzialnej za sk³adnik maj¹tku, którego
dotycz¹ lub do odpowiedniej jednostki
w organizacji, na przyk³ad dzia³u Remontów czy
Utrzymania Ruchu, gdzie s¹ rozpatrywane,
opiniowane i kierowane do dalszej realizacji lub
odrzucane.
Korzyœci i zalety Zarz¹dzania Maj¹tkiem:
B u d y n k i , I n f ra s t r u k t u ra , W y p o s a ¿ e n i e
i Aparatura:
?
rejestracja pe³nej struktury sk³adników
maj¹tku,
?
obs³uga rozliczeñ kosztów mediów
z dok³adnoœci¹ do metra kwadratowego,
?
ewidencja i rozliczanie umów najmu
i dzier¿awy,
?
generowanie raportu dla podatku od
nieruchomoœci,
?
szczegó³owa obs³uga planu inwestycji
i remontów,
?
ewidencja i obs³uga zg³oszeñ od
u¿ytkowników/operatorów wraz ze œcie¿k¹
opiniowania, akceptacji i realizacji,
?
kompleksowa obs³uga urz¹dzeñ
i wyposa¿enia wraz z obs³ug¹ zdarzeñ
wystêpuj¹cych na tych obiektach, obs³uga
awarii mo¿e powodowaæ automatyczne
powiadamianie zainteresowanych w firmie
wraz z wymuszeniem przeplanowania
harmonogramu produkcji dla wy³¹czonej
maszyny,
Œrodki Transportu i Maszyny:
?
zarz¹dzanie flot¹ samochodów/maszyn
w przedsiêbiorstwie,
?
planowanie, przypominanie i rozliczanie
przegl¹dów, remontów, awarii,
?
mo¿liwoœæ generowania z systemu raportu
op³at œrodowiskowych.
Repozytorium Dokumentów:
?
zapis za³¹czanych dokumentów
bezpoœrednio w bazie danych,
?
mo¿liwoœæ stworzenia struktury
dokumentów i nadawania uprawnieñ do
ka¿dego jej wêz³a,
?
zbiorcze okno pozwalaj¹ce zarz¹dzaæ,
wyszukiwaæ i edytowaæ wszystkie za³¹czniki w
systemie bez wzglêdu na ich oryginalny
kontekst,
?
a rc h i w u m w s z y s t k i c h d o k u m e n t ów
bezpoœrednio w systemie ERP,
?
automatyczna archiwizacja wysy³anych
z firmy dokumentów (faktury, zamówienia,
etc.).
SIMPLE S.A.
ul. Bronislawa Czecha 49/51
04-555 Warszawa
tel.: (22) 812 58 98
fax.: (22) 815 49 83
[email protected]