Zasady kwalifikowalności projektu i wydatków w

Zasady kwalifikowalności projektu
i wydatków w projekcie
Gdańsk, 21.07.2015 r.
Regionalny Program Operacyjny dla Województwa Pomorskiego na lata 2014-2020
Wytyczne
Wytyczne
w
zakresie
kwalifikowalności
wydatków
w
ramach
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu
Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020
zatwierdzone 10 kwietnia 2015r przez Ministra Infrastruktury i Rozwoju
Wytyczne
dotyczące
kwalifikowalności
wydatków
w
ramach
Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Pomorskiego
na lata 2014-2020
załącznik do Zasad wdrażania RPO WP 2014-2020 przyjętych uchwałą
Zarządu Województwa Pomorskiego dnia 30.06.2015r.
Ramy czasowe
Początek kwalifikowania wydatków: 1 stycznia 2014r.
Koniec kwalifikowania wydatków:
30 czerwca 2023r.
Kwalifikowalność w konkursie:
29.06.2015 - 31.10.2018r.
Do dofinansowania kwalifikuje się projekt, który nie został ukończony
tzn. jest w trakcie realizacji lub realizacja dopiero się rozpocznie.
Poniesienie wydatków przed podpisaniem umowy o dofinansowanie
dokonywane jest na ryzyko beneficjenta.
Ocena kwalifikowalności
Ocena kwalifikowalności poniesionego wydatku dokonywana jest:
na etapie oceny wniosku o dofinansowanie projektu dokonywana jest
wstępna ocena kwalifikowalności planowanych wydatków;
w trakcie realizacji projektu poprzez weryfikację wniosków o płatność;
w trakcie kontroli projektu, w szczególności kontroli w miejscu realizacji
projektu lub siedzibie beneficjenta;
po
zakończeniu
projektu
w
zakresie
obowiązków
nałożonych
na beneficjenta umową o dofinansowanie oraz wynikających z przepisów
prawa.
Wydatki niekwalifikowalne
Wydatki związane z wypełnieniem formularza wniosku o dofinansowanie;
Świadczenia realizowane ze środków Zakładowego Funduszu Świadczeń
Socjalnych;
Wpłaty na Państwowy Fundusz Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych;
Podatek VAT, który może zostać odzyskany na podstawie przepisów
krajowych;
Wydatki poniesione na zakup używanego środka trwałego, który był
w ciągu 7 lat wstecz od daty zakupu współfinansowany ze środków
unijnych lub dotacji krajowych;
Koszty pożyczki lub kredytu zaciągniętego na prefinansowanie dotacji;
Kary i grzywny;
Prowizje pobierane w ramach operacji wymiany walut;
Wydatki związane z zakupem nieruchomości i infrastruktury oraz
z dostosowaniem lub adaptacją budynków i pomieszczeń, za wyjątkiem
wydatków ponoszonych jako cross-financing.
Uproszczone metody rozliczania
Obowiązek stosowania uproszczonych metod rozliczania wydatków
w projektach do 100 tys. Euro - kwoty ryczałtowe.
Stosując
kwoty
ryczałtowe
należy
wskazać
we
wniosku
o dofinansowanie dokumenty, na podstawie których projekt będzie
rozliczany (np. certyfikaty, zaświadczenia o ukończeniu kursu).
Brak możliwości zmiany sposobu rozliczania wydatków uproszczoną
metodą na rozliczenie na podstawie faktycznie poniesionych wydatków.
Kwoty uzgodnione za wykonanie określonego w projekcie zadania
na etapie zatwierdzenia wniosku o dofinansowanie projektu
jedna kwota ryczałtowa = jedno zadanie
Konieczność podziału projektu na zadania z uwagi na brak zapłaty za
niewykonane w całości zadania (system 0-1)
Uproszczone metody rozliczania
Obligatoryjne uzasadnienie wszystkich kosztów składających się na kwotę
ryczałtową (pod szczegółowym budżetem).
Koszty pośrednie naliczane stawką ryczałtową, tak jak w innych projektach
EFS.
Wydatki objęte cross-financingiem, przeznaczone na zakup środków
trwałych wykazywane są we wniosku o dofinansowanie;
na etapie rozliczania - we wniosku o płatność wykazywane są
do wysokości limitu określonego w zatwierdzonym wniosku
o dofinansowanie projektu tj. istnieje konieczność monitorowania
i rozliczania np. cross-financingu w ramach ryczałtu.
Nieweryfikowane na etapie realizacji i rozliczania wydatków (brak
weryfikacji dokumentów księgowych).
Braki środków na realizację projektów / oszczędności niemonitorowane
i nieuwzględniane w rozliczeniu – ryzyko beneficjenta!
Koszty pośrednie
koszty koordynatora/kierownika projektu oraz personelu bezpośrednio
zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie;
koszty zarządu (np. kierownik jednostki);
koszty personelu obsługowego (obsługa kadrowa, finansowa,
administracyjna, sekretariat, kancelaria, obsługa prawna) na potrzeby
funkcjonowania jednostki;
koszty obsługi księgowej;
koszty utrzymania powierzchni biurowych (czynsz, najem, opłaty
administracyjne)
wydatki związane z otworzeniem lub prowadzeniem wyodrębnionego
na rzecz projektu subkonta na rachunku bankowym lub odrębnego
rachunku bankowego;
działania informacyjno-promocyjne projektu (np. zakup materiałów
promocyjnych i informacyjnych, zakup ogłoszeń prasowych);
Koszty pośrednie c.d.
amortyzacja, najem lub zakup środków trwałych i wartości
niematerialnych i prawnych używanych na potrzeby personelu ujętego
w ramach kosztów pośrednich;
opłaty za energię elektryczną, cieplną, gazową i wodę, opłaty przesyłowe,
opłaty za odprowadzanie ścieków w zakresie związanym z obsługą
administracyjną projektu;
koszty usług pocztowych, telefonicznych, internetowych, kurierskich
związanych z obsługą administracyjną projektu;
koszty usług powielania dokumentów związanych z obsługą
administracyjną projektu;
koszty materiałów biurowych i artykułów piśmienniczych związanych
z obsługą administracyjną projektu;
koszty ubezpieczeń majątkowych;
koszty ochrony;
koszty sprzątania pomieszczeń związanych z obsługą administracyjną;
koszty zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy.
Koszty pośrednie c.d.
Rozliczanie kosztów pośrednich – wyłącznie stawkami ryczałtowymi:
25 % kosztów bezpośrednich – projekty o wartości do 1 mln zł włącznie,
20 % kosztów bezpośrednich – projekty o wartości powyżej 1 mln zł do 2 mln zł
włącznie,
15 % kosztów bezpośrednich – projekty o wartości powyżej 2 mln zł do 5 mln zł
włącznie,
10 % kosztów bezpośrednich – projekty o wartości przekraczającej 5 mln zł.
W ramach kosztów pośrednich nie są wykazywane wydatki objęte cross-financingiem.
Niedopuszczalne jest wykazanie w ramach kosztów bezpośrednich kosztów
należących do katalogu kosztów pośrednich.
Koszty pośrednie c.d.
Przykłady:
zatrudnienie asystenta koordynatora projektu, koordynatora zadania,
specjalisty ds. merytorycznej koordynacji zadania, personelu
obsługującego zadania merytoryczne,
koszty personelu odpowiedzialnego za monitorowanie, sprawozdawczość,
rozliczanie projektu, zaangażowanie specjalisty od pzp;
koszt rekrutacji (koszt personelu obsługowego, administracyjnego)
zakup biurka dla koordynatora;
amortyzacja komputera dla trenera;
wydruk materiałów informacyjnych;
organizacja konferencji podsumowującej projekt (koszt pośredni, o ile
w ogóle zasadny);
koszt ogłoszeń prasowych informujących o projekcie(koszt pośredni, o ile
w ogóle zasadny).
Koszty pośrednie c.d.
w przypadku projektów partnerskich – stawki bez zmian;
koszty przyznawane na projekt, a nie podmiot zaangażowany w realizację
(beneficjenta i partnerów);
podział kosztów pośrednich pomiędzy beneficjenta a partnerów
nieuregulowany w Wytycznych – do decyzji beneficjenta
i partnera/partnerów.
Instytucja Zarządzająca ma możliwość obniżenia stawki ryczałtowej
w przypadkach rażącego naruszenia przez beneficjenta zapisów umowy
o dofinansowanie w zakresie zarządzania projektem (np. koordynowanie
projektu przez osobę inną niż wskazana we wniosku o dofinansowanie
w potencjale kadrowym beneficjenta lub karalność osób dysponujących
środkami).
Personel projektu
Osoby zaangażowane do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu,
które wykonują osobiście.
Wydatki kwalifikowalne:
• podstawowe składniki wynagrodzenia (wynagrodzenie brutto + składki,
w tym wydatki ponoszone na Pracowniczy Program Emerytalny);
• dodatkowe wynagrodzenie roczne, o ile wynika z przepisów prawa pracy
i jest naliczone proporcjonalnie do udziału w projekcie;
• nagrody lub premie i dodatki do wynagrodzeń;
• delegacje służbowe i szkolenia, o ile zostały wskazane we wniosku
o dofinansowanie;
• odpisy na ZFŚS.
Personel projektu c.d.
Wydatki niekwalifikowalne:
• wpłaty na PFRON;
• świadczenia realizowane ze środków ZFŚS;
• nagrody jubileuszowe i odprawy pracownicze;
• koszty składek i opłat fakultatywnych – wyjątek w sytuacji, gdy:
- przewidziane w regulaminie pracy lub regulaminie wynagradzania danej
instytucji,
- wprowadzone co
o dofinansowanie,
najmniej
6
m-cy
przed
złożeniem
- potencjalnie obejmują wszystkich pracowników instytucji
wniosku
Personel projektu c.d.
Wymogi:
stawki faktycznie stosowane u beneficjenta poza projektami
na analogicznych stanowiskach lub na stanowiskach wymagających
analogicznych kwalifikacji;
weryfikacja
osób
dysponujących
środkami
dofinansowania
(osoba ta nie może być prawomocnie skazana za przestępstwo przeciw
mieniu, obrotowi gospodarczemu, działalności instytucji państwowych
oraz
samorządu
terytorialnego,
wiarygodności
dokumentów
lub za przestępstwo skarbowe);
pracownik beneficjenta w roli personelu zatrudniany jest na podstawie
umowy o pracę lub umowy o dzieło (umowa zlecenia niekwalifikowalna);
koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy kwalifikowalne,
przy zatrudnieniu na co najmniej ½ etatu;
niedopuszczalne angażowanie pracowników partnera przez beneficjenta
i odwrotnie.
Personel projektu c.d.
Wymogi c.d.:
we wniosku o dofinansowanie wskazanie formy zaangażowania
i szacunkowego wymiaru czasu pracy personelu projektu niezbędnego
do realizacji zadań merytorycznych (etat/liczba godzin), co stanowi
podstawę do oceny kwalifikowalności wydatków personelu projektu
na etapie wyboru projektu oraz w trakcie jego realizacji;
łączne zaangażowanie zawodowe osoby w realizację wszystkich projektów
finansowanych z funduszy strukturalnych i FS oraz działań finansowanych
z innych źródeł, w tym środków własnych beneficjenta i innych
podmiotów, nie przekracza 276 godzin miesięcznie;
Beneficjent zobowiązany jest do wprowadzania do systemu
informatycznego danych z zakresu angażowania personelu projektu
(„Baza Personelu”).
Środki trwałe
Zakup środków trwałych jest kwalifikowalny pod warunkiem
ich bezpośredniego wskazania we wniosku o dofinansowanie
wraz z uzasadnieniem dla konieczności ich zakupu;
Środki trwałe ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz
projektu dzielą się na:
• środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu kwalifikowalne w całości lub w części swojej wartości zgodnie ze wskazaniem
beneficjenta opartym o faktyczne wykorzystanie środka trwałego na potrzeby
projektu;
• środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania
projektu (np. rzutnik na szkolenia) - kwalifikowalne wyłącznie w wysokości
odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one
wykorzystywane na rzecz projektu.
Środki trwałe c.d.
Zakup używanych środków trwałych:
• sprzedający środek trwały wystawia deklarację określającą jego
pochodzenie,
• sprzedający w deklaracji potwierdził, iż w ciągu poprzednich 7 lat nie był
on współfinansowany ze środków unijnych lub dotacji krajowych,
• cena zakupu nie przekracza wartości rynkowej i jest niższa niż koszt
nowego.
Po zakończeniu realizacji środki trwałe są wykorzystywane na działalność
statutową beneficjenta lub mogą zostać przekazane nieodpłatnie
podmiotowi niedziałającemu dla zysku.
Cross-financing
Występuje jedynie w działaniach i poddziałaniach określonych w SzOOP;
Cross-financing może dotyczyć wyłącznie takich kategorii wydatków, bez
których realizacja projektu nie byłaby możliwa – zapewnienie realizacji
zasady równości szans, zwłaszcza potrzeb osób z niepełnosprawnościami;
Cross-financing może dotyczyć wyłącznie:
• zakupu nieruchomości,
• zakupu infrastruktury tj. elementów nieprzenośnych na stałe
przytwierdzonych
do
nieruchomości
(wykonanie
podjazdu
do budynku, zainstalowanie windy),
• dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków
i pomieszczeń.
Cross-financing c.d.
Zakup środków trwałych, za wyjątkiem zakupu nieruchomości,
infrastruktury i środków trwałych przeznaczonych na dostosowanie lub
adaptację budynków i pomieszczeń, nie stanowi wydatku w ramach crossfinancingu.
Koszty
zaplanowane
w
ramach
cross-financingu,
wykazane
są w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu i podlegają
rozliczeniu we wnioskach o płatność.
Wartość wydatków poniesionych na zakup środków trwałych
o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 350 PLN netto
w ramach kosztów bezpośrednich oraz wydatków w ramach
cross-financingu nie może łącznie przekroczyć 10% wydatków
projektu.
Wkład własny
Wkład własny może być wnoszony w formie:
• finansowej (np. w formie wynagrodzeń personelu);
• niepieniężnej (np.
wolontariuszy)
w
formie
świadczeń
wykonywanych
przez
Wkład własny c.d.
Wkład niepieniężny - kwalifikowalność
• wkład niepieniężny - nieruchomości, urządzenia, materiały, wartości
niematerialne i prawne, ekspertyzy lub nieodpłatna praca wykonywana
przez wolontariuszy;
• wartość wkładu niepieniężnego została należycie potwierdzona
dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom;
• wartość przypisana wkładowi niepieniężnemu nie przekracza stawek
rynkowych;
• wartość i dostarczenie wkładu niepieniężnego są poddane niezależnej
ocenie i weryfikacji;
Zlecanie usług merytorycznych
Zlecanie usług merytorycznych:
Realizacja działań merytorycznych np. zlecenie usługi szkoleniowej;
Wydatki muszą być wskazane we wniosku o dofinansowanie;
Wartość nie może przekroczyć 30% wartości projektu;
Należy udokumentować np. protokołem odbioru zadania;
Zakaz zlecania usługi merytorycznej przez beneficjenta partnerom projektu
i odwrotnie.
Dziękuję za uwagę