Batory: Po tej stronie jesteśmy przypadkiem

Batory: Po tej stronie jesteśmy przypadkiem
autorka: Małgorzata Łojkowska
– Nasza naczelna zasada: nie robić niczego po próżnicy. Jeżeli coś jest potrzebne, to
to robimy. Jeżeli nie jest, to nie – o realizacji i monitoringu projektów dotowanych
przez Fundację im. Stefana Batorego, ngo.pl rozmawia z Anną Rozicką, dyrektorką
programową Fundacji.
Jak dobrze dać dotację?
Anna Rozicka: – Uważam, że są dwa warunki dobrego „grantodawania”. Po
pierwsze, grantodawca musi wiedzieć, czego chce i umieć o tym zrozumiale napisać
w ogłoszeniu konkursowym. Po drugie, przy ocenie wniosku o dotację bardzo ważne
jest spotkanie z organizacją, poznanie ludzi, ich kompetencji i motywacji. Dlatego my
nie tylko czytamy wniosek, ale także staramy się mieć możliwość porozmawiania o
nim. Taki kontakt z organizacją jest dla nas niezwykle istotny.
Jakie błędy najczęściej popełniają organizacje na etapie składania wniosków?
Jak ich uniknąć?
A.R.: – Pierwszym takim błędem jest brak refleksji, czy pomysł, który mamy, jest
dobry i czy sprawa, którą chcemy się zająć jest istotna. Brak przemyślanej koncepcji
od razu widać. Pamiętam taką organizację, która złożyła wniosek dotyczący czegoś
zupełnie innego niż to, czym się do tej pory zajmowała. Z rozmowy wynikało, że
projekt powstał dość przypadkowo, a organizacja nie ma wiedzy w tym obszarze i że
prawdopodobnie, po zakończeniu jego realizacji, ta działalność nie będzie
kontynuowana. Drugi częsty błąd, to niejasne określenie we wniosku tego, co chce
się zrobić. Pisząc wnioski trzeba zwracać uwagę na logikę prezentacji. Inaczej nawet
najlepszy pomysł może przepaść. Dotyczy to zwłaszcza projektów ciekawych,
niesztampowych, właśnie tych, których my szukamy. Zdaję sobie sprawę, że dużo
łatwiej pisać o typowych, standardowych działaniach. Warto po napisaniu wniosku
pokazać go komuś, kto nie zna się na tym temacie i zapytać, czy rozumie, o co
chodzi.
Fundacji Batorego powierzono niedawno wdrożenie Funduszu dla Organizacji
Pozarządowych. Będziecie realizować to zadanie do 2016 roku.
A.R.: – W tej chwili jesteśmy w okresie dużych zmian. 32 miliony euro to kwota, którą
Batory wydawał na dotacje w ciągu 10 lat. Teraz będziemy mieli na to dwa lata. To
ogromne przedsięwzięcie. Ponieważ obszary wsparcia FOP pokrywają się z
priorytetami najważniejszego programu Batorego „Demokracja w Działaniu”, program
ten zostanie na dwa lata zawieszony. Zasady przyznawania i rozliczania dotacji z
FOP będą inne niż w pozostałych programach. Obecnie uzgadniamy procedury
związane z wdrażaniem Funduszu i nie mogę jeszcze opowiedzieć o tym, jak będą
one wyglądały. Możemy więc rozmawiać tylko o dotychczasowych zasadach
realizacji projektów. Będą one dotyczyły nadal naszych pozostałych programów, oraz
„Demokracji w Działaniu”, kiedy skończy się FOP.
Warto zaznaczyć, że zasady kontroli wydatkowania środków publicznych muszą być
inne niż środków prywatnych. Kontrola musi być bardziej usystematyzowana.
Większość programów Fundacji była wcześniej finansowana z funduszy prywatnych,
FOP to środki publiczne.
Wróćmy do zasad obowiązujących w innych programach. Organizacje
otrzymują dotację w całości lub w częściach. Od czego to zależy?
A.R.: – To jest zależne od wielu czynników. Przede wszystkim od wielkości dotacji –
większe dotacje zazwyczaj przyznajemy w kilku ratach, mniejsze w jednej. W
pewnym stopniu zależy to też od organizacji – czy ją znamy i czy jest solidna. Ale
czasem zależy to także od projektu; np. dzielimy dotację na raty, jeśli projekt jest
ryzykowny i jego realizacja uzależniona jest od czynników zewnętrznych.
Przykładowo, jeżeli projekt dotyczy powołania koalicji, która będzie działała na rzecz
uchwalenia jakiejś ustawy, to dotację warto podzielić na dwie części, bo nie
wiadomo, czy dana ustawa ma szanse trafić pod obrady sejmu i czy prowadzenie
działań rzeczniczych będzie miało sens.
Naszym zdaniem, nie zawsze to, co się zaplanuje na początku, trzeba dokładnie tak
realizować, jak się zaplanowało. Czasem trzeba coś zmienić w trakcie – dlatego jest
nam potrzebny stały kontakt z organizacją. Liczymy na to, że organizacja sama nam
powie, jeżeli coś trzeba zmienić – stawiamy na wspólne myślenie o projektach i
zasadności ich realizacji.
Czy przy ocenie budżetu zwracacie uwagę na wkład własny organizacji?
A.R.: – Nie wymagamy wkładu własnego, więc jego istnienie lub brak nie może
wpływać na ocenę wniosku. To byłoby niesprawiedliwe.
Organizacja dostała dotację. Co dalej? W jaki sposób monitorujecie realizację
projektu?
A.R.: – Przede wszystkim obserwujemy organizację w internecie – to pierwsza
metoda monitoringu. Jeżeli w internecie nie ma żadnych informacji o projekcie, to jest
to pierwszy sygnał, że coś jest nie tak. Prowadzimy także monitoring mediów. Druga
metoda prowadzenia monitoringu to kontakt mailowy i telefoniczny. Bardzo ważny
jest dla nas bieżący kontakt z organizacją. Jeżeli wysyłamy do organizacji
wiadomość i szybko dostajemy odpowiedź, to sygnał, że koordynator działa i że
odbiorcy projektu również mogą się z nim skontaktować. Trzecia metoda monitoringu
to spotkania z organizacjami. Odwiedzamy je lub zapraszamy do nas. Czwartą,
najbardziej sformalizowaną metodą kontroli, są sprawozdania. Organizacje, które
dostały dotację w transzach sporządzają sprawozdania częściowe, pozostałe tylko
końcowe.
Wszystkie wymienione poziomy monitoringu obejmują głównie kontrolę
merytoryczną. Kontrola finansowa, poza sprawdzaniem sprawozdań finansowych,
nie jest przeprowadzana w trakcie realizacji projektu. Ma miejsce jedynie wyjątkowo,
kiedy dostrzegamy jakieś nieprawidłowości. Oczywiście zależy nam na tym, żeby
pieniądze były dobrze wydane i porządnie rozliczone, ale merytoryczna strona
realizacji zadania jest dla nas najistotniejsza.
Staramy się nie dodawać organizacjom obowiązków związanych z monitoringiem.
Zawsze zwracamy uwagę na to, żeby nasze działania nie były dla organizacji
uciążliwe. Nasza naczelna zasada: nie robić niczego po próżnicy. Jeżeli coś jest
potrzebne, to to robimy. Jeżeli nie jest, to nie. Bardzo dbamy o to, żeby nie tworzyć
niepotrzebnych papierów. Najważniejsze jest prowadzenie działań.
W przypadku dotacji z FOP kontrola projektu będzie bardziej sformalizowana – tu
będą kontrole finansowe w trakcie realizacji projektów.
Jak organizacja powinna się przygotować do spotkania z wami?
A.R.: – Jeżeli naprawdę porządnie realizuje projekt, to przygotowanie do spotkania
nie jest potrzebne. Pytamy o to, co się udało, czy pojawiły się jakieś trudności.
Prosimy o pokazanie, co zostało zrobione. Chcemy być na bieżąco z tym, co się
dzieje w organizacji. W spotkaniu musi wziąć udział osoba, która najwięcej wie o
projekcie, dlatego najczęściej spotykamy się z koordynatorem. Czasami spotykamy
się także z kimś z zarządu.
Od czego zależy to, czy takie spotkanie się odbędzie?
A.R.: – Decyzja o wizycie jest w dużej mierze uzależniona od tego, czy to spotkanie
jest potrzebne. Proszę pamiętać, że z każdą organizacją widzimy się przed
przyznaniem dotacji, a potem ze wszystkimi utrzymujemy kontakt.
Ile organizacji odwiedzacie?
A.R.: – Odwiedzamy mniej więcej połowę ze wszystkich, którym w danym roku
przyznaliśmy środki. Jeżeli nie odwiedzimy organizacji przy pierwszej dotacji, to na
pewno odwiedzimy ją, kiedy dostanie drugą.
Co się dzieje po zakończeniu realizacji projektu?
A.R.: – Organizacja składa sprawozdanie merytoryczne oraz finansowe. Trzeba
dołączyć listę dokumentów księgowych – dzięki temu możemy poprosić o przesłanie
wybranych dokumentów. Dokładnie czytamy oba sprawozdania. Często zadajemy
pytania do sprawozdań. Spotykamy się także z organizacjami, żeby porozmawiać o
sprawozdaniu.
Potem osoba, która z naszej strony prowadzi projekt, na podstawie całej historii
monitoringu, kontaktu z organizacją i sprawozdań, robi wewnętrzne podsumowanie.
Bardzo często wyciągamy własne wnioski dotyczące rezultatów. Jeżeli widzimy, że
projekt przyniósł efekty, których organizacja nie dostrzegła, dopisujemy je do
naszego podsumowania. Podsumowanie zawiera także uwagi na temat tego, jak
przebiegała współpraca z koordynatorem projektu. Po rozliczeniu projektu
prowadzimy wyrywkowe kontrole finansowe.
Jak wybieracie projekty do kontroli?
A.R.: – Kontrolujemy przede wszystkim te projekty, które jakoś nas niepokoją,
pozostałe kontrolujemy wyrywkowo. Ten niepokój, o którym mówię, nie zawsze
dotyczy źle wykorzystanych pieniędzy, czasem chodzi o rachunkowość. Zdarzyło
nam się nawet dać organizacji dotację na uporządkowanie księgowości. Wychodzimy
z założenia, że jesteśmy od pomagania, nie od karania. Nasze umowy zobowiązują
do przechowywania dokumentacji przez 5 lat od zamknięcia projektu. Kontrolujemy
maksymalnie 10% projektów. W przypadku środków publicznych kontrola będzie
jednak wyglądała inaczej – na pewno będą kontrole w trakcie. Chodzi o to, żeby nie
dopuścić do nieprawidłowości.
Czy kontrolujecie projekty od strony merytorycznej po zakończeniu ich
realizacji?
A.R.: – Co do zasady nie. Ale często sprawdzamy, na ile ich efekty są trwałe.
Dotyczy to zwłaszcza tych działań, w przypadku których rezultaty są widoczne
dopiero po pewnym czasie. Np. jeżeli projekt polegał na wypracowaniu koncepcji
zagospodarowania miejskiej starówki i złożenia go do urzędu miasta, to jesteśmy
ciekawi, czy coś wydarzyło się dalej. Nasze wewnętrzne podsumowania, o których
mówiłam wcześniej zawierają również informacje o tym, co się działo po zakończeniu
realizacji projektu.
Czy zdarzyło wam się kiedyś zażądać zwrotu dotacji?
A.R.: – Nie zdarzyło nam się jeszcze żądać zwrotu wydanych środków, jeżeli
organizacja przysłała sprawozdanie, nawet jeżeli z projektu niewiele wynikało. W
takiej sytuacji rozmawiamy z organizacją o tym dlaczego tak się stało, nie
podejmujemy współpracy w przyszłości. Czasem, jeżeli projekt idzie źle, prosimy
organizacje, żeby wstrzymała się z wydatkami do rozstrzygnięcia, czy zgadzamy się
na kontynuację projektu. Unikamy dzięki temu sytuacji, w której musimy żądać
zwrotu wydanych już pieniędzy. Są to jednak sytuacje bardzo wyjątkowe.
Trzykrotnie zażądaliśmy zwrotu dotacji, ponieważ grantobiorcy nie przedstawili nam
sprawozdania. Nie otrzymaliśmy ani zwrotu, ani żadnej informacji, zupełnie nic.
Zdecydowaliśmy się nie kierować sprawy do sądu, ale te organizacje nigdy już nie
dostaną od nas żadnych środków. Czasem myślę, że nazwy tych organizacji
powinniśmy upubliczniać. W przypadku publicznych pieniędzy, zwrotu dotacji
będziemy domagać się do skutku, wykorzystując również drogę sądową.
Takie sytuacje nie zdarzają się jednak często. Batory jest jednym z najstarszych
grantodawców w Polsce. Przyznaliśmy do tej pory około 15 tysięcy dotacji, a na
czarnej liście mamy tylko 3 organizacje.
Czy zaufanie do organizacji się opłaca?
A.R.: – Naszym zdaniem tak. Stawiamy na odpowiedzialność grantobiorców, na
zaufanie i partnerstwo – to procentuje. Ufamy organizacjom, zakładamy, że one chcą
dobrze, że chcą osiągnąć jak najlepsze rezultaty. Staramy się też zawsze rozumieć
ludzi. Mamy świadomość tego, że jesteśmy po tej stronie przypadkiem. Po tej drugiej
stronie są ludzie tacy sami jak my. Teraz to my jesteśmy w organizacji
grantodawczej, a oni w grantobiorczej. Ale za jakiś czas być może to my do nich
przyjdziemy po pieniądze. Myślę, że organizacje czują, że nam na nich zależy.
data publikacji: 2013-07-15
http://fundusze.ngo.pl/wiadomosc/889364.html