pobierz - pomorski urząd wojewódzki w gdańsku

Załącznik do Zarządzenia Nr 375 /2013
Wojewody Pomorskiego z dnia18 grudnia 2013 r.
Instrukcja określająca sposób i tryb przetwarzania
informacji niejawnych o klauzuli „POUFNE”
w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku
Opracował:
Pełnomocnik Wojewody
ds. Ochrony Informacji Niejawnych
Sylwia Gaik
Gdańsk, grudzień 2013 r.
Strona | 1
Spis treści
1. Podstawy prawne …………………………………………………..
3
2. Określenia użyte w instrukcji ……………………………………...
3
3. Informacje ogólne ………………………………………………….
4
4. Klasyfikowanie informacji niejawnych o klauzuli „poufne” ……...
6
5. Dostęp do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” ... 7
6.
Obieg i udostępnianie informacji niejawnych oznaczonych klauzulą Kkk
„poufne” …………………………………………………………….. 8
7.
Wytwarzanie i kopiowanie dokumentów oznaczonych klauzulą
Lkl
„poufne” …………………………………………………………….. 10
8.
Zasady wysyłania i przekazywania materiałów niejawnych
oznaczonych klauzulą „poufne” …………………………………….
9.
Ewidencja, gromadzenie i przechowywanie materiałów o klauzuli
Klj
„poufne” …………………………………………………………….. 13
10.
Przegląd, niszczenia i archiwizowania dokumentów o klauzuli
Klk
„poufne” …………………………………………………………….. 14
11.
Nadzór w zakresie przestrzegania warunków ochrony informacji
Lkl
niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne” ……………………….. 16
12. Odpowiedzialność karna i dyscyplinarna za naruszenie przepisów ...
Lkl
12
17
Strona | 2
1.
PODSTAWY PRAWNE
2.
USTAWA z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych (Dz. U. Nr 182,
poz. 1228 ).
3.
ROZPORZĄDZENIE Rady Ministrów z dnia 29 maja 2012 r. w sprawie środków
bezpieczeństwa fizycznego stosowanych do zabezpieczenia informacji niejawnych
(Dz. U. z 2012 r., poz. 683)
4.
ROZPORZĄDZENIE Prezesa Rady Ministrów z dnia 22 grudnia 2011 r. w sprawie
sposobu oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności (Dz. U. Nr 288,
poz. 1692).
5.
RZPORZĄDZENIE Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie organizacji
i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania informacji
niejawnych (Dz. U. Nr 276, poz. 1631 ze zm.).
6.
ROZPORZĄDZENIE Prezesa Rady Ministrów z dnia 7 grudnia 2011 r. w sprawie
nadawania, przyjmowania, przewożenie, wydania i ochrony materiałów zawierających
informacje niejawne (Dz. U. Nr 271, poz. 1603).
2.
OKREŚLENIA UŻYTE W INSTRUKCJI
1) jednostka organizacyjna – Pomorski Urząd Wojewódzki w Gdańsku;
2) komórka organizacyjna – wydział, biuro oraz zespół wchodzący w skład Urzędu;
3) kierownik jednostki organizacyjnej – Wojewoda Pomorski, odpowiedzialny za ochronę
przetwarzanych
informacji
niejawnych
w
Pomorskim
Urzędzie
Wojewódzkim
w Gdańsku;
4) pełnomocnik ochrony – Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
odpowiedzialny za zapewnienie przestrzegania przepisów o ochronie informacji
niejawnych;
5) pion ochrony – Zespół ds. Ochrony Informacji Niejawnych;
Strona | 3
6) kancelaria tajna – wyodrębniona komórka organizacyjna w Zespole ds. Ochrony
Informacji
Niejawnych,
obejmująca
zadania
rejestrowania,
przechowywania,
przetwarzania oraz obiegu dokumentów niejawnych;
7) kierownik kancelarii tajnej – pracownik kierujący pracą kancelarii tajnej;
8) wykonawca – pracownik zajmujący określone stanowisko służbowe, posiadający
stosowne poświadczenie bezpieczeństwa do dostępu do informacji niejawnych
oznaczonych określoną klauzulą oraz przeszkolenie w zakresie ochrony informacji
niejawnych;
9) dokument – każda utrwalona informacja niejawna;
10) materiał – dokument lub przedmiot albo dowolna ich część, chronione jako informacja
niejawna, a zwłaszcza urządzenie, wyposażenie lub broń wyprodukowane albo będące
w trakcie produkcji, a także składnik użyty do ich wytworzenia;
11) przetwarzanie informacji niejawnych – wszelkie operacje wykonane w odniesieniu do
informacji niejawnych i na tych informacjach, w szczególności ich wytwarzanie,
modyfikowanie,
kopiowanie,
klasyfikowanie,
gromadzenie,
przechowywanie,
przekazywanie lub udostępnianie;
12) „ściśle tajne”, „tajne”, „poufne”, „zastrzeżone” – informacje niejawne stanowiące
tajemnicę chronioną na podstawie przepisów ustawy o ochronie informacji niejawnych,
utrwalone na piśmie lub innych nośnikach, jak np: mikrofilmy, taśmy, mapy, wyciąg
ksero oraz informacje niejawne utrwalone na elektronicznych nośnikach danych;
13) dokumentacja techniczna – rejestry, dzienniki, spisy, karty o ustalonych metrykach,
służące do rejestrowania dokumentów zawierających informacje niejawne oraz
umożliwiające kontrolę ich stanu i obiegu;
3. INFORMACJE OGÓLNE
1. Niniejsza Instrukcja określa zasady i sposób postępowania z informacjami niejawnymi
oznaczonymi klauzulą „poufne” oraz zasady ochrony tych informacji w Pomorskim
Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku, zwanego dalej „Urzędem” oraz Delegaturze
Pomorskiego Urzędu Wojewódzkiego w Słupsku.
Strona | 4
2. Instrukcja dotyczy wszystkich pracowników Urzędu bez względu na zajmowane przez
nich stanowiska, jeśli zakres wykonywanych obowiązków służbowych wymaga dostępu do
informacji niejawnych oznaczonych klauzula „poufne”.
3. Instrukcja określa:
1) zasady klasyfikowania informacji o klauzuli „poufne”;
2) warunki dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”;
3) zasady obiegu i udostępniania informacji niejawnych oznaczonych klauzulą „poufne”;
4) zasady oznaczania, wytwarzania i kopiowania dokumentów oznaczonych klauzulą
„poufne”;
5) zasady wysyłania i przekazywania materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą
„poufne”;
6) ewidencjonowanie, gromadzenie i przechowywanie materiałów o klauzuli „poufne”;
7) zasady przeglądu, niszczenia i archiwizowania dokumentów o klauzuli „poufne”;
8) zasady nadzoru w zakresie przestrzegania warunków ochrony informacji o klauzuli
„poufne”;
9) odpowiedzialność karną i dyscyplinarną za naruszenie przepisów dotyczących ochrony
informacji niejawnych.
4. W
Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku informacje niejawne oznaczone
klauzulą „poufne” mogą być przetwarzane wyłącznie w Pionie Ochrony – Kancelarii
Tajnej w warunkach uniemożliwiających ich nieuprawnione ujawnienie, zgodnie
z przepisami określającymi wymagania dotyczące kancelarii tajnych, bezpieczeństwa
systemów teleinformatycznych, obiegu materiałów i środków bezpieczeństwa fizycznego.
5. System
obiegu
dokumentów
ma
zapewnić
możliwość
ustalenia
w
każdych
okolicznościach, gdzie znajduje się materiał o klauzuli „poufne” pozostający w dyspozycji
komórki organizacyjnej Urzędu oraz kto z tym materiałem się zapoznał.
6. Materiały oznaczone klauzulą „poufne” nie mogą być przetwarzane i przekazywane poza
jednostkę organizacyjną – Pionem Ochrony bez udziału Kancelarii Tajnej, prócz czynności
związanych z ich przyjęciem lub wysyłką.
Strona | 5
4. KLASYFIKOWANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH O KLAUZULI „POUFNE”
1. Informacjom niejawnym nadaje się klauzulę „poufne” jeżeli ich nieuprawnione ujawnienie
spowoduje szkodę dla Rzeczypospolitej Polskiej przez to, że:
1) utrudni prowadzenie bieżącej polityki zagranicznej Rzeczypospolitej Polskiej;
2) utrudni realizację przedsięwzięć obronnych lub negatywnie wpłynie na zdolność
bojową Sił Zbrojnych Rzeczypospolitej Polskiej;
3) zakłóci porządek publiczny lub zagrozi bezpieczeństwu obywateli;
4) utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę
bezpieczeństwa lub podstawowych interesów Rzeczypospolitej Polskiej;
5) utrudni wykonywanie zadań służbom lub instytucjom odpowiedzialnym za ochronę
porządku publicznego, bezpieczeństwa obywateli lub ściganie sprawców przestępstw
oraz przestępstw skarbowych oraz organom wymiaru sprawiedliwości;
6) zagrozi stabilności systemu finansowego Rzeczypospolitej Polskiej;
7) wpłynie niekorzystnie na funkcjonowanie gospodarki narodowej.
2. Klauzulę tajności nadaje osoba, która jest uprawniona do podpisania dokumentu lub
oznaczenia innego niż dokument materiału.
3. Osoba określona w ust. 2 może określić datę lub wydarzenie, po których nastąpi zniesienie
lub zmiana klauzuli tajności.
4. Zniesienie lub zmiana klauzuli są możliwe wyłącznie po wyrażeniu pisemnej zgody przez
osobę, o której mowa w ust. 2, albo jej przełożonego, w przypadku ustania lub zmiany
ustawowych przesłanek ochrony.
5. Po zniesieniu lub zmianie klauzuli tajności pracownik Kancelarii Tajnej podejmuje
czynności polegające na naniesieniu odpowiednich zmian w oznaczeniu dokumentu,
w rejestrach ewidencyjnych oraz informuje o tym wszystkich odbiorców materiału.
6. Informacjom niejawnym, wchodzącym w skład zbioru dokumentów lub materiałów,
przyznaje się klauzulę tajności co najmniej równą najwyżej zaklasyfikowanej informacji
lub najwyższej klauzuli w zbiorze.
Strona | 6
5. DOSTĘP DO INFORMACJI NIEJAWNYCH OZNACZONYCH KLAUZULĄ
„POUFNE”
1. Materiały niejawne o klauzuli „poufne” mogą być udostępnione wyłącznie osobom, które
spełniają następujące warunki:
1) posiadają ważne poświadczenie bezpieczeństwa upoważniające do dostępu do
informacji niejawnych o klauzuli „poufne”;
2) odbyły przeszkolenie w zakresie ochrony informacji niejawnych i posiadają aktualne
zaświadczenie stwierdzające odbycie tego szkolenia (nie starsze niż 5 lat od daty
wystawienia);
3) realizują zadania, które wymagają dostępu do informacji niejawnych o klauzuli
„poufne”.
2. Dyrektorzy
komórek
Pełnomocnikowi
organizacyjnych
Wojewody
ds.
Urzędu
Ochrony
zobowiązani
Informacji
są
Niejawnych
do
zgłaszania
konieczności
przeprowadzenia zwykłego postępowania sprawdzającego wobec pracowników, których
zakres obowiązków wymaga dostępu do informacji niejawnych oznaczonych klauzulą
„poufne”.
3. Po otrzymaniu zgłoszenia Pełnomocnik Ochrony przygotowuje i przedkłada do podpisu
Wojewodzie pisemne polecenie wszczęcia zwykłego postępowania sprawdzającego oraz
podejmuje dalsze czynności przewidziane w ustawie o ochronie informacji niejawnych.
4. Pracownik, który posiada poświadczenie bezpieczeństwa wydane w innej jednostce
organizacyjnej obowiązany jest do przedłożenia oryginału Pełnomocnikowi Ochrony
z chwilą zatrudnienia w Urzędzie, na stanowisku związanym z dostępem do informacji
niejawnych.
5. Ewidencję osób posiadających poświadczenie bezpieczeństwa do dostępu do informacji
oznaczonych klauzulą „poufne” w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku
prowadzi Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych.
Strona | 7
6.
OBIEG I UDOSTĘPNIANIE INFORMACJI NIEJAWNYCH OZNACZONYCH
KLAUZULĄ „POUFNE”
1. Korespondencję z zewnątrz Urzędu zawierającą informacje niejawne zakwalifikowane
jako
„poufne”
przekazywaną
za
pośrednictwem
Poczty
Specjalnej
Komendy
Wojewódzkiej Policji w Gdańsku odbiera upoważniony przez Pełnomocnika Wojewody
ds. Ochrony Informacji Niejawnych pracownik Kancelarii Tajnej uprawniony do odbioru
i nadawania przesyłek, spełniający wymagania określone w rozdziale 5 ust. 1 pkt 1 - 3
Instrukcji.
2. Korespondencja niejawna oznaczona klauzulą „poufne” może wpływać do Urzędu za
pośrednictwem Poczty Polskiej, przesyłek kurierskich lub być dostarczona osobiście przez
nadawcę.
3. W sytuacji wpływu do Kancelarii Ogólnej Urzędu przesyłki oznaczonej klauzulą „poufne”
dopuszcza się nadanie kolejnego numeru z rejestry przesyłek wpływających do Urzędu
Systemu EZD na zewnętrznej kopercie przesyłki.
4. Zabrania się otwierania wewnętrznej koperty przesyłki, skanowania i umieszczania
wszelkich danych umożliwiających identyfikację przesyłki „poufnej” w Systemie EZD.
5. W Przypadku otrzymania przez komórkę organizacyjną Urzędu przesyłki niejawnej
oznaczonej klauzulą „poufne”, z pominięciem Kancelarii Tajnej, należy niezwłocznie
zawiadomić Pełnomocnika Ochrony lub kierownika Kancelarii Tajnej, w celu jej odbioru.
6. Kierownik Kancelarii Tajnej odbiera przesyłkę niejawną i rejestruje ją w dzienniku
ewidencji dokumentów niejawnych prowadzoną papierowo w Zespole ds. Ochrony
Informacji Niejawnych.
7. W przypadku stwierdzenia uszkodzenia przesyłki lub śladów jej otwierania osoba
kwitująca odbiór przesyłki sporządza wraz z doręczającym protokół w sprawie
uszkodzenia. Jeden egzemplarz protokołu przekazuje się nadawcy, drugi Pełnomocnikowi
Ochrony. Fakt sporządzenia protokołu pracownik obsługujący Kancelarię Tajną
odnotowuje w Dzienniku Ewidencji w rubryce „Informacje uzupełniające/Uwagi”.
8. Pracownik obsługujący Kancelarię Tajną rejestrując pismo wpływające do Urzędu oznacza
je pieczątką wpływu zawierająca w treści następujące informacje: nazwę urzędu, datę
wpływu, numer pod którym zarejestrowano pismo w dzienniku ewidencji, ilość
załączników do pisma i ilość stron załączników, a załączniki do pism pieczątką
Strona | 8
zawierającą następujące informacje: numer załącznika, numer i datę dokumentu
przychodzącego, do którego załącznik został dołączony.
9. Kierownik jednostki organizacyjnej lub dyrektor wydziału, dokonuje pisemnej dekretacji
na
odpowiedzialną
merytorycznie
komórkę
organizacyjną,
bądź
pracownika
upoważnionego do załatwienia sprawy.
10. Dokumenty niejawne mogą być dekretowane wyłącznie na osobę uprawnioną zgodnie
z rozdziałem 5 ust. 1 pkt 1 - 3 Instrukcji.
11. Po dokonaniu dekretacji dokument przekazywany jest pracownikowi Kancelarii Tajnej.
Pracownik Kancelarii Tajnej udostępnia dokument oznaczony klauzulą „poufne” osobie
wskazanej w dekretacji dokumentu.
12. Zapoznania i dekretacji dokumentu dokonuje się w pomieszczeniach Kancelarii Tajnej.
13. Odmawia się udostępnienia dokumentu oznaczonego klauzulą „poufne” osobie, która nie
spełnia warunków określonych w rozdziale 5 ust. 1 pkt 1 - 3 Instrukcji.
14. W przypadku konieczności zapoznania się z treścią dokumentu oznaczonego klauzulą
„poufne” kilku pracowników tej samej komórki organizacyjnej, konieczne jest
rozszerzenie dekretacji przez dyrektora komórki organizacyjnej.
15. Każdy pracownik, który zapoznał się z treścią dokumentu oznaczonego klauzulą
„poufne” dokonuje stosownej adnotacji stwierdzającej ten fakt w „Karcie zapoznania się
z dokumentem oznaczonym klauzulą „poufne”. Kartę zakłada pracownik Kancelarii
Tajnej.
16. Karta zapoznania z dokumentem niejawnym przechowywana jest z dokumentem
i podlega rozliczeniu podobnie jak dokument oznaczony klauzulą „poufne”.
7.
WYTWARZANIE
I
KOPIOWANIE
DOKUMENTÓW
OZNACZONYCH
KLAUZULĄ „POUFNE”
1. Informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” wytworzone w Urzędzie w formie
dokumentu pisanego mogą być sporządzanie wyłącznie w systemie teleinformatycznym,
który uzyskał akredytację bezpieczeństwa teleinformatycznego udzieloną przez Agencję
Bezpieczeństwa Wewnętrznego.
Strona | 9
2. Dokumenty niejawne z klauzulą „poufne” wytworzone w Urzędzie podlegają opracowaniu
według zasad określonych w rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu
oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności.
3. Za prawidłowe nadanie klauzuli na dokumencie, odpowiada wykonawca dokumentu
niejawnego.
4. Wytwarzanie i przetwarzanie dokumentów w postaci elektronicznej oznaczonych klauzulą
„poufne”
jest
dopuszczalne
wyłącznie
na
Komputerowym
Stanowisku
Pracy
zlokalizowanym w pomieszczeniu, w którym zapewniona jest kontrola dostępu osób
i zabezpieczenie pomieszczenia tj. w Zespole ds. Ochrony Informacji Niejawnych Urzędu,
pod nadzorem kierownika lub pracownika Kancelarii Tajnej.
5. Wykonywanie i sporządzanie dokumentów elektronicznych oznaczonych klauzulą
„poufne” wykonuje się na podstawie Procedur Bezpiecznej Eksploatacji Systemu TI
przeznaczonego
do
przetwarzania
informacji
niejawnych
o
klauzuli
„poufne”
w Pomorskim Urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku.
6. Zabrania się przetwarzania dokumentów niejawnych w systemach teleinformatycznych (na
komputerach)
nie
posiadających
stosownej
akredytacji
bezpieczeństwa
teleinformatycznego.
7. Dokumenty o klauzuli „poufne” są sporządzane i wykonywane wyłącznie przez
pracownika merytorycznie odpowiedzialnego za ich opracowanie w oparciu o rozdział 5
ust. 1 pkt 1- 3 Instrukcji. Praca z dokumentem o klauzuli „poufne”, w tym sporządzanie
i wykonanie może odbywać się w strefie ochronnej w Pionie Ochrony, w pomieszczeniu
umożliwiającym
zapewnienie
warunków
ochrony
przed
jego
nieuprawnionym
ujawnieniem lub zapoznaniem się przez osoby do tego nieuprawnione.
8. Dokumenty oznaczone klauzulą „poufne” należy sporządzać w ściśle określonej liczbie
egzemplarzy i rozsyłać do adresatów poza Urząd lub poza komórkę organizacyjną na
podstawie rozdzielnika pozostającego w aktach.
9. Liczbę wytwarzanych dokumentów oraz zasięg i ich obieg ogranicza się do minimum
niezbędnego do realizacji zadań służbowych.
10. Na wykonanie kopii dokumentu wymagana jest pisemna zgoda osoby, która jest
uprawniono do podpisania dokumentu lub oznaczenia innego niż dokument materiału lub
adresat materiału o ile nie wprowadzono na materiale ograniczeń dotyczących
kopiowania tego materiału.
Strona | 10
11. Wykonanie kopii, wydruku, odpisu, wyciągu lub wypisu z dokumentu „poufnego”
dokonuje się na podstawie rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów w sprawie sposobu
oznaczania materiałów i umieszczania na nich klauzul tajności.
12. Wykonanie kopii wymaga zgody dysponenta dokumentu na ostatniej stronie dokumentu
– oryginału.
13. Wszelkie kopie, wyciągi, odpisy podlegają ewidencji w Dzienniku Ewidencji
dokumentów niejawnych prowadzonym w Kancelarii Tajnej.
8.
ZASADY WYSYŁANIA I PRZEKAZYWANIA MATERIAŁÓW NIEJAWNYCH
OZNACZONYCH KLAUZULĄ „POUFNE”
1. Przewożenie, przekazywanie i nadawanie materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą
„poufne” odbywa się przy zachowaniu zasad rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów
w sprawie nadawania, przyjmowania, przewożenia, wydawania i ochrony materiałów
zawierających informacje niejawne.
2. Za właściwe przygotowanie przesyłki niejawnej do wysyłania lub przekazania odpowiada
pracownik Kancelarii Tajnej.
3. Przesyłkę zawierającą informacje niejawne o klauzuli „poufne” przewozi i ochrania co
najmniej jeden pracownik Kancelarii Tajnej posiadający odpowiednie poświadczenie
bezpieczeństwa i upoważnienie do nadawania i odbioru przesyłek niejawnych.
4. W szczególnie uzasadnionych przypadkach, za pisemną zgodą kierownika jednostki
organizacyjnej, na czas realizacji zadania, dopuszcza się pobranie dokumentu „poufnego”
z Kancelarii Tajnej.
5. Fakt pobrania dokumentu z należy odnotować w Rejestrze Wydanych Dokumentów.
6. Za prowadzenie rejestru oraz nadzór nad zwrotem dokumentu do Kancelarii Tajnej
odpowiada kierownik Kancelarii Tajnej.
7. Za właściwe zabezpieczenie dokumentu pobranego przed nieuprawnionym dostępem
odpowiada osoba, która pobrała go z Kancelarii Tajnej.
8. Podczas pobrania dokumentu, przewożenia lub przenoszenia materiałów niejawnych
oznaczonych klauzulą „poufne” poza strefami ochronnymi należy zachować wszelkie
Strona | 11
środki ostrożności, aby nie doprowadzić do kradzieży lub zniszczenia materiału. Zabrania
się:
1) pozostawiania materiału bez nadzoru;
2) przekazywania osobom postronnym;
3) wyjmowania z teczki (lub innego opakowania) w środkach komunikacji publicznej;
4) wynoszenia materiału do domu (restauracji, hotelu itp.).
9.
EWIDENCJA,
GROMADZENIE
I
PRZECHOWYWANIE
MATERIAŁÓW
O KLAUZULI „POUFNE”
1. Wszystkie materiały zawierające informacje oznaczone klauzulą „poufne” podlegają
niezwłocznemu zaewidencjonowaniu w prowadzonym „Dzienniku ewidencji”, którego
wzór określony został w załączniku do rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie
organizacji i funkcjonowania kancelarii tajnych oraz sposobu i trybu przetwarzania
informacji niejawnych. Dotyczy to zarówno materiałów wytworzonych w Urzędzie, jak też
otrzymanych z zewnątrz.
2. Za prawidłową ewidencję i gromadzenie materiałów niejawnych oznaczonych klauzulą
„poufne” odpowiada kierownik Kancelarii Tajnej.
3. Gromadzenie dokumentów odbywa się na podstawie Jednolitego Rzeczowego Wykazu.
4. Zezwala się na wszywanie do teczki rzeczowej „poufnej” dokumentów jawnych
dotyczących tej samej sprawy.
5. Materiały niejawne przechowuje się w szafie metalowej co najmniej klasy S1 Typ 2 wg
rozporządzenia Rady Ministrów w sprawie środków bezpieczeństwa fizycznego
stosowanych
do
zabezpieczenia
informacji
niejawnych
oraz
w
pomieszczeniu
wzmocnionym.
6. Po zakończeniu pracy kierownik Kancelarii Tajnej lub wyznaczony przez niego pracownik
Pionu Ochrony, zamyka i zabezpiecza urządzenia do przechowywania dokumentów
niejawnych oraz zabezpiecza pomieszczenia służbowe Zespołu ds. Ochrony Informacji
Niejawnych.
Strona | 12
7. Zasady zdawania, przechowywania i wydawania kluczy użytku bieżącego do pomieszczeń
służbowych i urządzeń, o których mowa w ust. 5, określa Plan Ochrony Informacji
Niejawnych, o którym mowa w art. 15 ust. 1 pkt 5 ustawy.
10.
PRZEGLĄD,
NISZCZENIA
I
ARCHIWIZOWANIA
DOKUMENTÓW
O KLAUZULI „POUFNE”
1. W celu zniszczenia, bądź zniesienia klauzuli z materiałów niejawnych oznaczonych
klauzulą „poufne”, które nie podlegają trwałemu przechowywaniu i utraciły praktyczne
znaczenie, powołuje się komisję złożoną z co najmniej trzech pracowników spełniających
warunki, o których mowa w rozdziale 5 ust. 1 pkt 1 - 3 Instrukcji. W skład komisji
obligatoryjnie wchodzi Kierownik Kancelarii Tajnej.
2. Komisja sporządza protokoły oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz spisy dokumentacji
przeznaczonej do zniszczenia. W oparciu o przygotowaną dokumentację Pełnomocnik
Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych występuje z wnioskiem o udzielenie zgody
na zniszczenie do dyrektora właściwego archiwum państwowego.
3. Kierownik jednostki organizacyjnej raz na 5 lat dokonuje przeglądu wykonanych
i posiadanych dokumentów z klauzulą „poufne”, w celu określenia, czy spełniają
ustawowe przesłanki ochrony.
4. W przypadku spraw ostatecznie zakończonych, gdy dokument jest nadal chroniony, teczkę
akt o klauzuli „poufne” przechowuje się w Kancelarii Tajnej do chwili zniesienia klauzuli
tajności. W przypadku zniesienia klauzuli tajności teczki akt przekazywane są, zgodnie
z przepisami w tym zakresie, do właściwego archiwum państwowego, archiwum
zakładowego lub merytorycznie odpowiedzialnego wydziału.
1. Dokumentację niejawna utrwaloną na papierze niszczy się przez pocięcie w niszczarce
klasy DIN 32757 lub wyższej, która zapewnia zniszczenie materiału w sposób
uniemożliwiający całkowite odtworzenie jego treści.
2. Informacje niejawne oznaczone klauzulą „poufne” zapisane w formie elektronicznej
niszczy się przez fizyczne zniszczenie nośnika (dyskietki, płyty CD/DVD, itp.) w sposób
uniemożliwiający całkowite odtworzenie jego treści.
Strona | 13
3. Fakt zniszczenia materiałów niejawnych dokumentuje się protokolarnie oraz odnotowuje
się w rubryce „Uwagi” w Dzienniku ewidencji z adnotacją „Zniszczono na podstawie
decyzji / polecenia / zarządzenia z dnia….”.
4. Szczegółowe zasady brakowania dokumentów reguluje Rozporządzenie Ministra Kultury
w sprawie postępowania z dokumentacją, zasad jej klasyfikowania i kwalifikowania oraz
zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych.
11. NADZÓR W ZAKRESIE PRZESTRZEGANIA WARUNKÓW OCHRONY
INFORMACJI NIEJAWNYCH OZNACZONYCH KLAUZULĄ „POUFNE”
1. W przypadku stwierdzenia naruszenia w Urzędzie przepisów niniejszej Instrukcji, należy
niezwłocznie zawiadomić Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych,
który zawiadamia o tym kierownika jednostki organizacyjnej i podejmuje niezwłoczne
działania zmierzające do wyjaśnienie okoliczności tego naruszenia oraz ograniczenia jego
negatywnych skutków.
2. Dodatkowo, gdy naruszenie dotyczy materiałów o klauzuli „poufne” Pełnomocnik ds.
Ochrony Informacji Niejawnych zawiadamia o tym fakcie Agencję Bezpieczeństwa
Wewnętrznego.
3. Dyrektorzy komórek organizacyjnych Urzędu zapewniają i nadzorują stosowanie ustaleń
zawartych w Instrukcji w zakresie ochrony informacji z klauzulą „poufne” przez
pracowników kierowanej komórki organizacyjnej.
4. Kontrolę realizacji zapisów Instrukcji w odniesieniu do całości Pomorskiego Urzędu
Wojewódzkiego w Gdańsku sprawuje Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji
Niejawnych.
5. Pełnomocnik Wojewody ds. Ochrony Informacji Niejawnych przeprowadza kontrolę
ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
w szczególności okresową kontrolę ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów
niejawnych w Pomorskim urzędzie Wojewódzkim w Gdańsku..
Strona | 14
12.
ODPOWIEDZIALNOŚĆ
Za naruszenie postanowień niniejszej Instrukcji, w szczególności za nieuprawnione
ujawnienie informacji niejawnych, podlega się odpowiedzialności karnej, dyscyplinarnej lub
służbowej uregulowanej w odrębnych przepisach.
Strona | 15