Zarzadzenie Nr 107/2014 z dnia 29 maja 2014 r.

ZARZĄDZENIE NR 107/2014
WÓJTA GMINY POSTOMINO
z dnia 29 maja 2014 r.
w sprawie wprowadzenia procedur dotyczących realizacji projektów współfinansowanych przez
Unię Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko
Na podstawie art. 30 ust. 1 i art. 33 ust. 1 ustawy z dnia 8 marca 1990 roku o samorządzie gminnym
(Dz. U. z 2013 r. poz.594 ze zm.) zarządza się, co następuje:
§ 1. Wprowadza się procedury dotyczące realizacji projektów współfinansowanych przez Unię
Europejską ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Infrastruktura
i Środowisko, określone w załączniku do niniejszego zarządzenia.
§ 2. Zarządzenie wchodzi w życie z dniem podpisania.
Wójt Gminy Postomino
Janusz Bojkowski
Załącznik nr 1
do Zarządzenia Nr 107/2014
Wójta Gminy Postomino
z dnia 29 maja 2014 r.
Procedury dotyczące realizacji projektów współfinansowanych przez Unię Europejską
ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko
I. Procedura weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za które jest dokonywana
płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową.
● Celem procedury jest określenie zasad weryfikacji, czy roboty, usługi i/lub dostawy, za
które jest dokonywana płatność zostały rzeczywiście wykonane zgodnie z zawartą umową dla
projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności z Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko.
● Procedura dotyczy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu,
w szczególności Zespołu Projektowego (w zakresie dokumentacji księgowej pracownicy
Referatu Finansowo-Budżetowego) i Zespołu Technicznego. Skład zespołów zostanie
określony w zarządzeniu Wójta Gminy Postomino.
● Realizacja umowy zawartej w wyniku zamówienia nadzorowana jest przez Zespół
Techniczny, a w przypadku robót budowlanych dodatkowo przez uprawnionego inspektora
nadzoru wyłonionego w wyniku postępowania o udzielenie zamówienia publicznego.
● Potwierdzeniem przyjęcia należytego wykonania roboty, usługi i/lub dostawy jest
podpisany protokół odbioru i wystawione na jego podstawie faktury/rachunki. Zespół
Techniczny potwierdza wykonanie przez Wykonawcę zakresu robót (usług) zatwierdzając
protokół odbioru. Sprawdza on, czy usługi odpowiadają wymaganiom określonym w umowie,
zwracając szczególną uwagę na ilość, jakość, cenę, terminowość, warunki finansowe
i warunki usługi.
● W przypadku niespełnienia przez Wykonawcę wymagań określonych w umowie,
wyznaczony pracownik kontaktuje się z Wykonawcą w celu wyjaśnienia rozbieżności oraz
uzgodnienia dalszego trybu postępowania. Jeśli niezgodność nie może być usunięta
niezwłocznie, Zespół Techniczny wstrzymuje przyjęcie usługi i odbiór do czasu
zrealizowania przez Wykonawcę usługi zgodnie z umową. Odbioru częściowego lub
końcowego usługi dokonuje Zespół Techniczny, który podpisuje protokół odbioru
i weryfikuje zgodność jakości i zakresu wykonanych prac z zapisami umowy.
● Każdy dokument finansowy związany z realizacją umowy na roboty, usługi i/lub dostawy
zostaje opisany i zatwierdzony przez wyznaczoną osobę z Zespołu Technicznego w formie
pieczątki „Sprawdzono pod względem merytorycznym”. Dokonując potwierdzenia
wykonania i przyjęcia roboty, usługi i/lub dostawy wyznaczony pracownik z Zespołu
Technicznego stwierdza celowość, poprawność merytoryczną i zgodność z zawartą umową
poniesionego wydatku dokonując opisu dokumentu finansowego.
● Dokument finansowy odpowiednio opisany oraz zatwierdzony pod względem
merytorycznym wraz z dokumentami rozliczeniowymi Zespół Techniczny przekazuje do
wyznaczonego pracownika z Zespołu Projektowego (Koordynatora Projektu), który
potwierdza kwalifikowalność wydatku zgodnie z „Wytycznymi w zakresie kwalifikowania
wydatków w ramach POIiŚ” oraz zgodność wydatku z wnioskiem o dofinansowanie projektu
dokonując opisu dokumentu finansowego.
● W przypadku stwierdzenia uwag, co do kompletności, rzetelności i jasności dokumentów
w zakresie rozliczenia projektu, dokument zostaje zwrócony Zespołowy Technicznemu
w celu uzupełnienia braków i dokonania stosownych zmian. Po jego ponownym otrzymaniu
wyznaczony pracownik z Zespołu Projektowego (Koordynator Projektu) wykonuje czynności,
o których mowa powyżej.
● Dokument finansowy wraz z dokumentami rozliczeniowymi poświadczający poniesienie
wydatku kwalifikowalnego w ramach projektu, pracownik z Zespołu Projektowego
(Koordynator Projektu) przekazuje do Referatu Finansowo-Budżetowego.
● Wyznaczony dla obsługi danego projektu pracownik Referatu Finansowo-Budżetowego
sprawdza dokument pod względem formalno-rachunkowym oraz sporządza dekretację
księgową, a następnie przekazuje do ostatecznego zatwierdzenia przez Wójta Gminy
Postomino.
● Na podstawie prawidłowo zatwierdzonego dokumentu finansowego Referat FinansowoBudżetowy realizuje płatność.
II. Procedura przygotowania wniosków o płatność, w tym zasad weryfikacji
i poświadczenia, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne
z zasadami zawartymi w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach
POIiŚ”.
● Celem procedury jest określenie zasad przygotowywania wniosków o płatność, w tym
zasad weryfikacji i poświadczenia, czy wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są
zgodne z zasadami zawartymi w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków
w ramach POIiŚ”.
● Procedura dotyczy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu,
w szczególności Zespołu Projektowego (w zakresie dokumentacji księgowej pracownicy
Referatu Finansowo-Budżetowego) i Zespołu Technicznego. Skład zespołów zostanie
określony w zarządzeniu Wójta Gminy Postomino.
● Odpowiedzialnym za opracowanie wniosku o płatność jest wyznaczona osoba
z Zespołu Projektowego (pracownik Referatu Funduszy Pomocowych).
● Uruchomienie każdego wydatku w ramach projektu np. w formie zapotrzebowania,
zamówienia, umowy, wniosku o wszczęciu postępowania musi być w pierwszej kolejności
zaakceptowane przez Zespół Techniczny i wyznaczonego pracownika z Zespołu
Projektowego (Koordynatora Projektu), a następnie przez pracownika Referatu FinansowoBudżetowego i Wójta Gminy Postomino.
● Każdy dokument finansowy związany z realizacją projektu zostaje opisany i zatwierdzony
w pierwszej kolejności przez wyznaczonego pracownika z Zespołu Technicznego, który
stwierdza celowość i poprawność merytoryczną poniesionego wydatku dokonując opisu
dokumentu finansowego.
● Dokument finansowy odpowiednio opisany oraz zatwierdzony pod względem
merytorycznym wraz z dokumentami rozliczeniowymi pracownik Zespołu Technicznego
przekazuje do pracownika z Zespołu Projektowego (Koordynatora Projektu).
● Koordynator projektu potwierdza kwalifikowalność wydatku zgodnie z „Wytycznymi
w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ” oraz zgodność wydatku z wnioskiem
o dofinansowanie projektu dokonując opisu dokumentu finansowego.
● W przypadku stwierdzenia uwag, co do kompletności, rzetelności i jasności dokumentów
w zakresie rozliczenia projektu, dokument zostaje zwrócony Zespołowi Technicznemu w celu
uzupełnienia braków i dokonania stosownych zmian. Po jego ponownym otrzymaniu
Koordynator Projektu wykonuje czynności, o których mowa powyżej.
● Dokument finansowy poświadczający poniesienie wydatku kwalifikowalnego w ramach
projektu wraz z dokumentami rozliczeniowymi, Koordynator Projektu przekazuje do Referatu
Finansowo-Budżetowego.
● Wyznaczony dla obsługi danego projektu pracownik Referatu Finansowo-Budżetowego
sprawdza dokument pod względem formalno-rachunkowym oraz sporządza dekretację
księgową, a następnie przekazuje do ostatecznego zatwierdzenia przez Wójta Gminy
Postomino.
● Na podstawie prawidłowo zatwierdzonego dokumentu finansowego Referat FinansowoBudżetowy realizuje płatność.
● Wyznaczony dla obsługi finansowej projektu pracownik Referatu Finansowo-Budżetowego
sporządza raport w postaci wydruku z programu finansowo-księgowego obejmującego
wydatki z limitu projektu i przekazuje go pracownikowi Referatu Funduszy Pomocowych
zajmującemu się sprawozdawczością w projekcie. Przygotowuje również oryginały
dokumentów księgowych i przekazuje je osobie zajmującej się sprawozdawczością projektu
w terminie wcześniej z nią uzgodnionym umożliwiającym prawidłowe rozliczenie
poniesionych wydatków.
● Po otrzymaniu niezbędnych dokumentów pracownik Referatu Funduszy Pomocowych
wypełnia formularz wniosku o płatność, weryfikuje poprawność i kompletność przedłożonych
dokumentów. W szczególności sprawdza poprawność opisu dowodu księgowego zgodnie
z Instrukcją do wniosku Beneficjenta o płatność, potwierdzenie zapłaty oraz weryfikuje czy
wszystkie wydatki włączane do wniosku o płatność są zgodne z zasadami zawartymi
w „Wytycznych w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach POIiŚ”.
● W przypadku stwierdzenia braku jakiegoś dokumentu lub wątpliwości dotyczącej
dokumentacji zwraca się do Referatu Finansowo-Budżetowego w sprawie udzielenia
wyjaśnień lub korekty dokumentów.
● Pracownik Referatu Funduszy Pomocowych uzupełnia brakujące dokumenty lub
dodatkowe wyjaśnienia i przygotowuje kompletny wniosek o płatność, a następnie przekazuje
go do podpisu osoby upoważnionej (Wójta Gminy Postomino).
● Zatwierdzony wniosek o płatność zostaje niezwłocznie przekazany do IW.
III. Procedura archiwizacji wszelkich dokumentów związanych z realizacją projektu
w okresie realizacji POIiŚ oraz 3 lat od zamknięcia POIiŚ, zgodnie z postanowieniami
art. 90 rozporządzenia Rady (WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 rozporządzenia Komisji
(WE) nr 1828/2006.
● Celem procedury jest określenie zasad i trybu przechowywania dokumentacji związanej
z realizacją projektów współfinansowanych z Funduszu Spójności z Programu Operacyjnego
Infrastruktura i Środowisko.
● Procedura dotyczy wszystkich osób zaangażowanych w realizację projektu,
w szczególności Zespołu Projektowego i Zespołu Technicznego. Skład zespołów zostanie
określony w zarządzeniu Wójta Gminy Postomino.
● Oryginały dokumentów projektowych, w szczególności dokumentacja aplikacyjna, umowa
o dofinansowanie oraz aneksy, wnioski o dofinansowanie, pisma przychodzące i wychodzące
wraz z załącznikami, wszystkie dokumenty finansowe i księgowe związane z realizacją
projektu, dokumentacja dotycząca postępowań nie podlegających przepisom Ustawy Prawo
Zamówień Publicznych, wnioski o płatność wraz z pełną dokumentacją i inne dokumenty,
w tym sprawozdawczo - rozliczeniowe będą przechowywane i archiwizowane
w Referacie Funduszy Pomocowych lub/i innym wskazanym referacie (Zespół Projektowy).
● Dokumentacja związana z udzieleniem zamówienia publicznego dotycząca postępowań
podlegających przepisom Ustawy Prawo Zamówień Publicznych oraz umowy zawarte
z wykonawcami przechowywane będą na stanowisku ds. zamówień publicznych (Zespół
Projektowy).
● Dokumentacja projektowa przechowywana będzie w Referacie Planowania Przestrzennego
i Inwestycji (Zespół Techniczny).
● Dokumenty będą przechowywane w opisanych segregatorach w sposób zapewniający
zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich, utratą, zniszczeniem oraz w sposób
umożliwiający ich łatwe odszukanie. Po podpisaniu umowy o dofinansowanie segregatory
zostaną oznaczone logo Programu Operacyjnego Infrastruktura i Środowisko oraz Unii
Europejskiej zgodnie z wytycznymi w zakresie promocji.
● Wszelkie dokumenty dotyczące projektu będą archiwizowane w siedzibie Urzędu Gminy
Postomino, w sposób gwarantujący jej nienaruszalność w okresie realizacji POIiŚ oraz
minimum 3 lat od zamknięcia POIiŚ zgodnie z postanowieniami art. 90 Rozporządzenia Rady
(WE) nr 1083/2006 oraz art. 19 Rozporządzenia Komisji (WE) nr 1828/2006.