regulamin wynajmu sali - Wodzisławskie Centrum Kultury

Załącznik nr 1
Do Zarządzenia nr XX/2013 dyrektora Wodzisławskiego Centrum Kultury
w sprawie: wprowadzenia regulaminu wynajmu sal
w Wodzisławskim Centrum Kultury
REGULAMIN WYNAJMU SAL
W WODZISŁAWSKIM CENTRUM KULTURY
§ 1 Definicje
1. Wynajmujący – Wodzisławskie Centrum Kultury zwane dalej WCK.
2. Najemca – osoba fizyczna lub firma, która dokonuje rezerwacji sali i odpowiada za
organizację Wydarzenia. Regulamin nie dotyczy placówek oświatowych (szkół,
przedszkoli), dla których sporządzony jest odrębny regulamin oraz cennik wynajmu
sal. Najemcą nie będzie więc szkoła ani przedszkole.
3. Wydarzenie – szkolenie, konferencja, projekcja filmowa, pokaz lub inna impreza
organizowana przez Najemcę.
4. Uczestnik – oznacza osobę biorącą udział w Wydarzeniu.
§ 2 Regulamin
1. Niniejszy regulamin określa zasady udostępniania oraz uŜytkowania sal i innych
pomieszczeń wspólnych, do których tytuł prawny posiada WCK.
2. Regulamin obowiązuje Najemców, Wynajmującego i Uczestników takich Wydarzeń
jak: szkolenia, konferencje, warsztaty, prezentacje, koncerty, spektakle, widowiska
artystyczne, projekcje filmowe, imprezy estradowe, spotkania autorskie itp.
3. Najemca nie ma prawa wynajmowania, uŜyczania lub udostępniania powierzchni
WCK podmiotom trzecim.
4. Stawkę odpłatności za wynajem pomieszczeń WCK – określa cennik stanowiący
załącznik nr 1a do niniejszego regulaminu. Cennik został wprowadzony Zarządzeniem
nr XV/2013 Dyrektora Wodzisławskiego Centrum Kultury z dnia 5.09.2013 r. Stawki
podane w cenniku są kwotami netto, do których doliczany jest podatek VAT w
obowiązującej stawce.
1
5. Wstępnej rezerwacji moŜna dokonać telefonicznie lub za pośrednictwem poczty
elektronicznej na co najmniej 2 tygodnie przed terminem wynajmu sali określając typ
sali, zapotrzebowanie techniczne (krzesła, stoliki, rzutnik, ekran, tablica, nagłośnienie,
oświetlenie itp.)
6. Ostatecznej rezerwacji naleŜy dokonać za pośrednictwem poczty elektronicznej na
adres [email protected] lub faxem (32) 733 27 37.
7. Potwierdzenie rezerwacji dokonywane jest przez WCK drogą telefoniczną, mailową
lub faksem w terminie do 3 dni roboczych od daty zgłoszenia rezerwacji. Tylko
potwierdzenie rezerwacji dokonane przez WCK jest równoznaczne z rezerwacją
podanego terminu.
8. Ostateczna rezerwacja wynajmu sali w budynku WCK przy ul. Kubsza 17 w
Wodzisławiu Śląskim oznacza, Ŝe Najemca zaakceptował warunki niniejszego
regulaminu oraz cenę zgodną z cennikiem wynajmu sal zamieszczonym i
aktualizowanym na stronie internetowej w zakładce <kontakt/cennik usług>, bądź
zgodną z indywidualnie wynegocjowaną stawką pomiędzy Wynajmującym a
Najemcą.
9. Najemca ma obowiązek w zamówieniu (e-mail, fax, pismo) wpisać regułę:
„Oświadczam, Ŝe zapoznałem się z Regulaminem wynajmu sal w Wodzisławskim
Centrum Kultury oraz akceptuję jego warunki” wraz z własnoręcznym podpisem.
10. Faktura zostanie wystawiona w dniu Wydarzenia.
11. Płatność następuje gotówką lub przelewem na konto WCK o numerze 09 1240 4357
1111 0010 3971 8780. Forma płatności zostanie ustalona przez Wynajmującego.
12. W uzasadnionych przypadkach Wynajmujący moŜe odstąpić od pobierania opłaty
wynajem (np. imprezy o charakterze charytatywnym)
13. Odstąpienie od pobierania opłaty moŜe nastąpić wyłącznie w przypadku o charakterze
niekomercyjnym i wymaga złoŜenia przez zainteresowany podmiot pisemnego
wniosku zawierającego uzasadnienie.
14. Salę moŜe nieodpłatnie wynajmować Urząd Miasta Wodzisławia Śląskiego oraz
jednostki miejskie takie jak np. biblioteka, muzeum czy MOSiR.
15. Pierwszeństwo w wynajmie pomieszczeń przysługuje:
•
jednostkom organizacyjnym Urzędu Miasta (np. wydziały)
•
gminnym jednostkom organizacyjnym (np. zakłady budŜetowe, jednostki
budŜetowe, instytucje kultury, placówki oświatowe),
2
•
podmiotom wykonującym ustawowe zadania gminy (np. spółki z udziałem gminy,
stowarzyszenia)
16. Najemca otrzymuje dostęp do sali na 30 minut przed rozpoczęciem Wydarzenia.
17. W przypadku przedłuŜenia wynajmu sali, za kaŜdą dodatkowo rozpoczętą godzinę
wynajmu dolicza się opłatę wg cennika.
18. Wynajmujący ma prawo do nieudzielenia zgody na przedłuŜenia wynajmu sali w
przypadku nakładających się innych rezerwacji w tym samym czasie.
19. Wydarzenia mogą odbywać się w kaŜdym dniu tygodnia.
20. Wynajmujący moŜe odmówić Najemcy moŜliwości wynajmu, jeŜeli stwierdzi, Ŝe
charakter Wydarzenia w znacznym stopniu narusza dobre imię Wynajmującego, jest
niezgodne z jego działalnością statutową, niesie w sobie treści agresywne,
pornograficzne lub inne demoralizujące lub obraŜające publiczność. Wynajmujący
zastrzega sobie równieŜ prawo do odmówienia wynajmu w przypadku Wydarzeń o
charakterze politycznym (agitacje, propaganda, podŜeganie do konfliktu itp.) za
wyjątkiem debat przedwyborczych organizowanych przez Urząd Miasta Wodzisławia
Śląskiego.
21. WCK zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia sal firmom, instytucjom lub
organizacjom, które nie przestrzegały postanowień niniejszego Regulaminu we
wcześniejszym terminie.
22. Wynajmujący nie ponosi odpowiedzialności za treści pojawiające się na Wydarzeniu
Najemcy oraz za jakość i poziom Wydarzenia. Odpowiedzialność za organizację
Wydarzenia bierze w całości na siebie Najemca i pełni rolę Organizatora.
23. Liczba uczestników przewidziana jest na maksymalną ilość osób:
•
sala kameralna – 60 osób,
•
sala klubowa – 100 osób,
•
sala widowiskowa – 378 osób
•
sala konferencyjna – 30 osób
•
salka kreatywnego malucha – 15 osób
24. Specyfikacja kaŜdej z sal znajduje się w folderze dołączonym do niniejszego
regulaminu jako załącznik nr 1b.
3
25. W wynajętej sali obowiązuje całkowity zakaz palenia tytoniu i spoŜywaniu napojów
alkoholowych.
26. Ze sprzętu będącego na wyposaŜeniu sali moŜna korzystać tylko na terenie sali oraz za
zgodą Wynajmującego.
27. W przypadku Wydarzeń kilkudniowych Najemca moŜe na swoją odpowiedzialność
pozostawić w sali przedmioty wartościowe. W takiej sytuacji Najemca powinien
zawiadomić o tym fakcie Wynajmującego.
28. Najemca opuszczając salę po zakończeniu Wydarzenie zobowiązany jest przekazać ją
wraz z wyposaŜeniem Wynajmującemu.
29. Najemca wspólnie z pracownikiem Wynajmującego będącym w dniu wynajmu na
zmianie zobowiązani są sprawdzić stan sali i sprzętu.
30. Najemca zobowiązany jest do pokrycia kosztów naprawy wszelkich uszkodzeń
wyposaŜenia powstałych w okresie wynajmu sali.
31. Wynajmujący nie ma obowiązku promowania Wydarzenia Najemcy. Całością
organizacji łącznie z działaniami promocyjno – marketingowymi zajmuje się
Najemca. Wynajem sali nie nosi znamion tzw. współorganizacji, tzn. Ŝe Wynajmujący
nie utoŜsamia się z Wydarzeniem. Wsparcie promocji ze strony Wynajmującego jest
jedynie aktem jego dobrej woli i wynika z innych ustaleń określonych w zamówieniu
najmu. Strony ustalą wtedy dodatkowe koszty związane z działaniami promocyjnymi,
które poniesie Najemca (np. druk plakatów, ulotek, artykuły sponsorowane w prasie,
spoty radiowe itp.)
32. WCK nie udostępnia Najemcom hasła do sieci Wi-Fi.
33. W przypadku gdy Najemca chce skorzystać z rzutnika multimedialnego, sprzęt, z
którego prezentacja będzie wyświetlana np. laptop musi być własnością Najemcy.
WCK nie wypoŜycza swoich komputerów. KaŜdy komputer musi być odpowiednio
skonfigurowany do pracy z rzutnikiem. Jeśli prezentacja ma być wzbogacona
dźwiękiem (nie ogranicza się tylko do obrazu) naleŜy to określić w zamówieniu
wynajmu.
§ 3 Obowiązki Najemcy
Najemca zobowiązany jest do:
1. przestrzegania zakazu palenia w obrębie całego budynku,
2. przestrzegania zakazu przyklejania lub przypinania czegokolwiek do ścian,
4
3. dbania o czystość pomieszczeń udostępnionych przez Wynajmującego,
4. pozostawienia sali po Wydarzeniu w takim stanie, w jakim została przekazana,
5. zapewnienie dozoru odzieŜy wierzchniej pozostawionej przez Uczestników
Wydarzenia w sali lub szatni w trakcie trwania Wydarzenia.
6. szczegółowego określenia w zamówieniu wynajmu sali zapotrzebowania (krzesła,
stoły, ustawienie, potrzeba rzutnika, ekranu, odtwarzacza muzyki, nagłośnienia,
oświetlenia, szatni, itp.).
§ 4 Przepisy końcowe
1. Najemca zobowiązany jest do stosowania obowiązujących przepisów i przestrzegania
niniejszego Regulaminu. Najemca nieprzestrzegający warunków Regulaminu ponosi
odpowiedzialność za wszelkie szkody poniesione przez WCK oraz osoby trzecie.
2. W przypadku okoliczności od niego niezaleŜnych (zdarzenia losowe, Ŝałoba
narodowa, klęska Ŝywiołowa, itp.) WCK zastrzega sobie prawo do odwołania, skrócenia,
odłoŜenia trwającego wynajmu sali.
3. W przypadku odwołania wynajmu sali z winy Wynajmującego Najemcy przysługuje
zwrot wpłaconych opłat bez odsetek.
4. W przypadku odwołania wynajmu z winy Najemcy, Najemca zobowiązany jest
powiadomić Wynajmującego o tym fakcie min. 7 dni przed Wydarzeniem. W przeciwnym
razie Najemca zapłaci Wynajmującemu karę regulaminową w wysokości 50 % kosztów
wynajmu określonych w umowie oraz pełnym kosztem związanym z zamówieniem usług
dodatkowych (np. noclegi, catering itp.). Bezkosztowe anulowanie rezerwacji sali i
rezygnacja z zamówionych usług dodatkowych moŜliwe są do 7 dni roboczych przed
realizacją Wydarzenia. Rezygnacja musi zostać zgłoszona przez Organizatora drogą
mailową na adres, przy pomocy którego dokonywano rezerwacji.
5. W przypadku przedłuŜenia czasu korzystania z sali, WCK uprawnione jest do
naliczania dodatkowej opłaty. W przypadku wynajmu pomieszczeń liczonego w
godzinach ustalona w zamówieniu stawka godzinowa naliczana będzie za kaŜdą następną
godzinę po przekroczeniu pierwszych trzydziestu minut tej godziny.
6. WCK zastrzega sobie prawo wprowadzania zmian do obowiązującego regulaminu.
Wszystkie zmiany są wprowadzane na bieŜąco do treści Regulaminu i publikowane na
stronie www.wck.wodzislaw.pl z zakładce <kontakt, cennik usług>.
5
7. Wszelkie spory, mogące wyniknąć z tytułu najmu sali w Wodzisławskim Centrum
Kultury w Wodzisławiu Śląskim poddaje się orzecznictwu Sądu właściwego dla WCK.
8. Regulamin wchodzi w Ŝycie z dniem 14.10.2013r.
6
Załącznik nr 1 a
Do Regulaminu wynajmu sal w Wodzisławskim Centrum Kultury
CENNIK USŁUG
świadczonych przez Wodzisławskie Centrum Kultury w Wodzisławiu Śl.
obowiązuje od 16.09.2013 r.
L.p.
Przedmiotu
Usługi
Rodzaj usługi
Czas
wynajmu
Cena
netto
Cena
brutto
Sala widowiskowa
1.
Wynajem
- zebranie
1 godz.
200,00 zł
246,00 zł
- spektakl teatralny
1 spektakl
400,00 zł
492,00 zł
- projekcja filmowa
1 projekcja
500,00 zł
615,00 zł
- impreza estradowa
1 impreza
700,00 zł
861,00 zł
2.
Wynajem
Sala nr 7
1 godz.
80,00 zł
98,40 zł
3.
Wynajem
Sala konferencyjna
1 godz.
50,00 zł
61,50 zł
4.
Wynajem
Sala klubowa
1 godz.
120,00 zł
147,60 zł
Kompletu nagłaśniającego 2*1000W
1 godz.
800,00 zł
984,00 zł
Kompletu Dynacord z mikrofonami
1 godz.
300,00 zł
369,00 zł
- bus
1 km
2,00 zł
2,16 zł
5.
Wynajem
6.
7.
Przewóz osób
8.
Wynajem środków transportu dla pracowników i byłych pracowników (emeryci, renciści) jest rozliczany po kosztach eksploatacji (paliwo)
+ 10%
9.
Wynajem środków transportu dla zespołów i grup Wodzisławskiego Centrum Kultury jest rozliczany po kosztach eksploatacji (paliwo)
10.
Zasady i stawki długoterminowego wynajmu sal na
zajęcia rekreacyjno-artystyczne
i szkoleniowe ustalane będą
zgodnie z umową
11.
12.
Wynajem powierzchni
reklamowych
w „Gazecie Wodzisławskiej”
Wynajem powierzchni
reklamowych (banery)
- sala nr 7
1 godz.
nie mniej niŜ
30 zł brutto
- sala nr 12
1 godz.
nie mniej niŜ
30 zł brutto
- sala klubowa
1 godz.
nie mniej niŜ
30 zł brutto
1 moduł tj. 40x40 mm
1 moduł
pół strony
24 moduły
cała strona
48 modułów
wrzutka
-
artykuł sponsorowany
komunikat
30,00 zł
36,90 zł
720,00 zł
885,60 zł
1440,00 zł
1771,20 zł
450,00 zł
553,50 zł
1 moduł
30,00 zł
36,90 zł
1 moduł
20,00 zł
24,60 zł
2
zewnętrzna
m /m-c
50,00 zł
61,50 zł
wewnętrzna
m2/m-c
30,00 zł
36,90 zł
7
13.
1 m-c
200,00 zł
246,00 zł
1 m-c
200,00 zł
246,00 zł
1 seans
1 emisja
30,00 zł
36,90 zł
100 zł
123 zł
600,00 zł
738,00 zł
Reklama na stronie internetowej
14.
Reklama na tablicy świetlnej
15.
reklama kinowa – emisja spotu
przed seansem
ekran kinowy
w Kinie Pegaz
16.
ekspozycja firmy
stoisko firmy podczas imprezy w holu
głównym WCK
1 stoisko
17.
Reklama – bilbordy
słup dwustronny
m-c
Przy wynajmach kompleksowych i długoterminowych – ceny do negocjacji
8
Załącznik 1 b
Do Regulaminu wynajmu sal w Wodzisławskim Centrum Kultury
9