Instrukcja w sprawie ewidencji i poboru podatków i opłat w Urzędzie

Załącznik Nr 1
do Zarządzenia Nr 0152-59/10
Burmistrza Miast
z dnia 15 grudnia 2010 r.
Instrukcja w sprawie
ewidencji i poboru podatków i opłat w Urzędzie Miasta w Nowym Targu.
Rozdział I. Przepisy ogólne – podstawa prawna
§ 1.
1. Instrukcję opracowano na podstawie przepisów ogólnie obowiązujących, oraz przepisów
wewnętrznych, a w szczególności na podstawie:
1. ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości (Dz. U. z 2009 r. Nr 152, poz.
1223 z późn. zm.),
2. ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. Ordynacja podatkowa (Dz. U. z 2005 r. Nr 8, poz.60
z późn.. zm.),
3. rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 25 października 2010 r. w sprawie zasad
rachunkowości oraz planów kont dla organów podatkowych jednostek samorządu
terytorialnego ( Dz. U. Nr 208 poz. 1375).
4. ustawy z dnia 27 sierpnia 2010 r. o finansach publicznych (Dz. U. z 2009 r. Nr 157
poz. 1240 z późn. zm.),
5. ustawy z dnia 17 czerwca 1966 roku o postępowaniu egzekucyjnym w administracji
(Dz. U. z 2005 r. Nr 229, poz. 1954 z późn. zm.) i przepisów wykonawczych do tej
ustawy,
6. ustawy z dnia 12 stycznia 1991 r. o podatkach i opłatach lokalnych ( tekst jednolity
Dz. U. z 2006 r. Nr 121 poz. 1341 z póź. zm. ),
7. ustawy z dnia 15 listopada 1984 r. o podatku rolnym ( tekst jednolity Dz. U. z 2006 r.
Nr 136 poz.969 z póź. zm. ),
8. ustawy z dnia 30 października 2002 r. o podatku leśnym ( Dz. U. Nr 200 poz.1682 z
póź.. zm. ),
9. rozp. Ministra Finansów z dnia 22 kwietnia 2004 r. w sprawie ewidencji podatkowej
nieruchomości ( Dz. U. Nr 107 poz.1138 ).
10. uchwała Rady Miasta w Nowym Targu Nr 33/LVII/98 z dnia 30 kwietnia 1998 r. w
sprawie wprowadzenia opłaty prolongacyjnej.
§ 2
1. Niniejsza instrukcja określa tryb i zasady prowadzenia ewidencji analitycznej podatków i
opłat, poboru podatków, ewidencji przypisów i odpisów, wpłat i zwrotów w urządzeniach
księgowych, kontroli terminowej realizacji zobowiązań, likwidacji nadpłat, postępowania
zabezpieczającego przed przedawnieniem należności.
2. Pracownicy Urzędu Miasta Nowego Targu z racji powierzonych im obowiązków winni
zapoznać się z jej treścią i bezwzględnie przestrzegać zawartych w niej postanowień.
§3
Zadaniem Wydziału Finansowego w zakresie podatków i opłat jest:
1. prowadzenie ewidencji podatników podatku rolnego ,podatku leśnego oraz podatków i
opłat lokalnych,
2. przyjmowanie deklaracji podatkowych i informacji o nieruchomościach i obiektach
budowlanych, gruntach oraz lasach oraz środkach transportu podlegających podatkowi.
3. dokonywanie w formie decyzji naliczenia podatków i opłat,
4. prowadzenie w księgach rachunkowych ewidencji przypisów, odpisów,
wpłat, zwrotów i zaliczeń nadpłat z tytułu podatków,
5. sprawdzanie terminowości wpłat należności przez podatników,
6. terminowe podejmowanie czynności zmierzających do zastosowania środków
egzekucyjnych, takich jak upomnienia, tytuły wykonawcze,
7. dokonywanie rozliczeń podatników z tytułu wpłat, nadpłat i zaległości,
8. dokonywanie rozliczeń inkasentów ,
9. przygotowywanie sprawozdań w zakresie wykonania planu dochodów budżetowych
(RB-27S miesięczne i roczne),
10. ustalenie na podstawie ewidencji księgowej danych potrzebnych do wydawania
zaświadczeń o niezaleganiu w podatkach lub stwierdzających stan zaległości
podatkowych ,
11. prowadzenie księgi druków ścisłego zarachowania - kwitariuszy przychodowych dla
celów inkasa podatków .
Rozdział II. Wymiar podatków.
§4
1. Ewidencja podatników podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od nieruchomości,
i podatku od środków transportowych prowadzona jest przy użyciu następujących
programów komputerowych Firmy REKORD Systemy Informatyczne w Bielsku Białej :
- System Posesja Wymiar – w zakresie podatku do nieruchomości, rolnego i leśnego
osób fizycznych,
- System Firmy PD Wymiar - wymiar podatku od nieruchomości, rolnego, i leśnego
osób prawnych,
- System Pojazdy – wymiar i ewidencja podatku od środków transportowych,
2. Ewidencja obejmuje dane niezbędne do wymiaru i poboru podatków, dotyczące podatników
i przedmiotów opodatkowania, w tym dla potrzeb podatku od nieruchomości, podatku
rolnego i podatku leśnego. Ewidencja prowadzona jest zgodnie z odrębnymi przepisami.
3. Podstawę dokonywania wpisów do ewidencji podatników podatku od nieruchomości,
podatku rolnego i podatku leśnego są dane o podatnikach i przedmiotach opodatkowania
zawarte w „Informacjach o nieruchomościach / budynkach ,budowlach , gruntach i lasach /
osób fizycznych”, „ Informacjach w sprawie podatku rolnego”, „Informacjach w sprawie
podatku leśnego” składanych przez osoby fizyczne, „ Deklaracjach na podatek od
nieruchomości”, „Deklaracjach na podatek rolny” i „Deklaracjach na podatek leśny”,
składanych przez osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości
prawnej, a ponadto dane zawarte w ewidencji gruntów i budynków prowadzonej przez
Starostwo Powiatowe w Nowym Targu Wzory formularzy podatkowych zostały przyjęte
odpowiednią uchwałą Rady Miasta.
4. Podstawę dokonywania wpisów do ewidencji
podatników podatku od środków
transportowych od osób fizycznych i od osób prawnych stanowią „Deklaracje na podatek od
środków transportowych” oraz informacje przekazywane przez Starostwo Powiatowe o
2
zarejestrowanych i wyrejestrowanych pojazdach w danym miesiącu a podlegających
opodatkowaniu.
§5
1. Pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatków dokonują czynności sprawdzających
mających na celu:
1) sprawdzenie terminowości składania deklaracji podatkowych,
2) stwierdzenie formalnej poprawności deklaracji podatkowych,
3) ustalenie stanu faktycznego w zakresie niezbędnym do stwierdzenia zgodności z
przedłożonymi deklaracjami, tj. zgodności zadeklarowanej powierzchni gruntów ze
stanem ewidencji gruntów Starostwa Powiatowego, z umowami dzierżawy gruntów
gminnych otrzymywanych z Wydziału Gospodarki Nieruchomościami i Planowania
Przestrzennego tut. Urzędu, zgodności zadeklarowanej powierzchni budynków i lokali z
dokumentacją architektoniczno-budowlaną otrzymywaną od Powiatowego Inspektora
Nadzoru Budowlanego, z umowami dzierżawy gminnych lokali użytkowych
otrzymywanych z Zakładu Gospodarki Mieszkaniowej
i innych jednostek
organizacyjnych miasta.
4) W przypadku stwierdzenia braku deklaracji lub nieprawidłowości ich wypełnienia,
niezgodności danych w nich zawartych ze stanem faktycznym pracownicy
odpowiedzialni za wymiar podatków wszczynają postępowanie wyjaśniające.
2. Takich samych czynności dokonują pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatków przy
analizie weryfikacyjnej „ Informacji o nieruchomościach /budynkach, budowlach,
gruntach i lasach / osób fizycznych,” Informacji w sprawie podatku rolnego”, Informacji w
sprawie podatku leśnego”, składanych przez osoby fizyczne w porównaniu do danych
otrzymywanych z ewidencji gruntów prowadzonej przez Starostwo Powiatowe.
3. W zakresie podatku od środków transportowych czynności sprawdzające mają na celu
sprawdzenie kompletności, terminowości i poprawności złożonych deklaracji podatkowych
zarówno przez osoby fizyczne jak osoby prawne, w porównaniu do bazy tj. do stanu z roku
poprzedniego oraz do informacji otrzymywanych ze Starostwa Powiatowego.
§6
1. Wymiar podatku od nieruchomości, podatku rolnego i podatku leśnego od osób fizycznych
dokonywany jest techniką komputerową przy użyciu programów komputerowych firmy
„REKORD” Systemy Informatyczne w Bielsku Białej.
2. Decyzje w sprawie ustalenia wymiaru podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku
leśnego i nakazy płatnicze w sprawie ustalenia łącznego zobowiązania pieniężnego po ich
ostatecznej aprobacie przez osoby do tego upoważnione, doręczane są podatnikom za
zwrotnym potwierdzeniem odbioru przez pracowników Urzędu lub za pośrednictwem
poczty. Dla podatników zamieszkałych poza terenem miasta w/w decyzje doręczane są za
pośrednictwem poczty, za wyjątkiem decyzji wymiarowych „zerowych”. Bezpośrednie
czynności związane z doręczaniem decyzji wymiarowych prowadzi Biuro Obsługi
Mieszkańców.
3. Pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatków osób fizycznych sprawują kontrolę nad
terminowym i prawidłowym doręczeniem decyzji wymiarowych. W przypadku
niemożności
doręczenia decyzji w związku ze śmiercią podatnika, pracownicy
odpowiedzialni za wymiar
podatków
przekazują niezbędne dane pracownikowi
prowadzącemu obsługę prawną celem
wszczęcia postępowania mającego na celu
ustalenie spadkobierców - osób zobowiązanych z
tytułu podatków, a kwoty ustalonych
podatków na imię zmarłego są odpisywane na podstawie polecenia księgowania.
Natomiast przesyłki zwrócone z adnotacją powtórnego awiza lub o odmowie przyjęcia
umieszczane są w aktach podatkowych jako doręczone zgodnie z art. 150
i 153 Ordynacji podatkowej.
3
4
Po odnotowaniu w programie
daty doręczenia decyzji wymiarowych , kwoty
wymierzonego podatku przekazywane są automatycznie do programu „ System Posesja
Księgowość „. celem założenia karty kontowej i zaksięgowania kwoty należności objętej
decyzją wymiarową.
5. Pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatku rolnego, podatku od nieruchomości
i podatku leśnego od osób prawnych oraz podatku od środków transportowych zarówno
osób prawnych jak i osób fizycznych, po dokonaniu czynności sprawdzających złożonych
na dany rok deklaracji podatkowych, wprowadzają dane wynikające z deklaracji do
komputerowej bazy danych „ System Firmy PD Wymiar lub System Pojazdy „
prowadzonej za pomocą programów komputerowych, a następnie kwoty naliczonego
podatku oraz wysokości rat. Dane te przesyłane są automatycznie do programu „ System
Firmy PD Księgowość lub System Pojazdy”.
§7
1. W ciągu roku, na podstawie indywidualnych zgłoszeń osób fizycznych o zaistnieniu
okoliczności mających wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego,
zmiany sposobu wykorzystania gruntów lub budynków oraz na podstawie zawiadomień
Starostwa Powiatowego o dokonaniu zmiany w pozycjach rejestrowych ewidencji gruntów
pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatku od nieruchomości, podatku rolnego
i podatku leśnego osób fizycznych po zebraniu „Informacji ...” dokonują zmiany decyzji w
sprawie ustalenia wymiaru podatków na dany rok podatkowy.
2. Osoby prawne i jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej oraz
podatnicy podatku od środków transportowych w razie wystąpienia okoliczności mających
wpływ na powstanie lub wygaśnięcie obowiązku podatkowego oraz na wysokość podatku
dokonują korekty uprzednio złożonych deklaracji podatkowych. Do każdej korekty
deklaracji podatkowej powinno być dołączone uzasadnienie tej korekty.
3. Na indywidualne wnioski podatników pracownicy odpowiedzialni za wymiar podatków
przygotowują decyzje w sprawie zastosowania ulg wynikających z ustaw podatkowych lub
Ordynacji podatkowej. Pracownicy ci po uprzednim zgromadzeniu materiału dowodowego
przygotowują decyzje w sprawie zastosowania ulgi podatkowej zgodnie z obowiązującą
Instrukcją w sprawie udzielania ulg w spłacie zobowiązań podatkowych i umarzania
zaległości w Urzędzie Miasta w Nowym Targu.
§8
1. Po doręczeniu decyzji i wprowadzeniu do systemu daty jej doręczenia, należności
podatkowe i pozostałe dane wymienione w decyzjach wymiarowych są przenoszone
automatycznie do programu księgowego
2. Rejestry przypisów i odpisów należności podatkowych zakładane są automatycznie dla
poszczególnych rejonów oraz dla każdego rodzaju podatku oddzielnie, a w przypadku
podatku od środków transportowych oddzielnie dla osób prawnych i dla osób fizycznych.
3. Podstawę zapisów w rejestrach przypisów i odpisów stanowią:
A/ dla należności od osób fizycznych :
- zapisy z rejestru wymiarowego / kopii decyzji wymiarowych /,
- decyzje w sprawie zmiany wysokości podatków poprzez przypisanie lub
odpisanie należności bieżących lub za lata ubiegłe,
- decyzje w sprawie przyznanych w ciągu roku ulg podatkowych,
- polecenia księgowania dotyczące odpisów należności zakwalifikowanych jako
zobowiązania przedawnione , oraz kwoty podatków ustalonych na osoby które
zmarły i decyzje wymiarowe nie zostały doręczone.
B/ dla należności od osób prawnych / osoby fizyczne w podatku od środków
transportowych / :
4
- deklaracje podatkowe
- korekty deklaracji podatkowych
- decyzje określające wysokość zobowiązania podatkowego
- decyzje w sprawie przyznanych w ciągu roku ulg podatkowych
- polecenia księgowania dotyczące odpisów należności zakwalifikowanych jako
zobowiązania przedawnione
Rozdział III. Pobór podatków.
§9
1. Wpłaty na poczet podatków i opłat mogą być dokonywane przez podatnika:
bezpośrednio w kasie urzędu,
za pośrednictwem poczty lub banku,
za pośrednictwem inkasenta.
§ 10
1. Wpłaty od podatników i inkasentów przyjmuje kasjer przy użyciu programu
komputerowego „System Kasa”.
2. Pokwitowania wystawiane są z zastosowaniem systemu komputerowego, automatycznie w
dwóch egzemplarzach
„Oryginał „ i „Kopia”. Wydruki te odpowiadają wymogom
przewidzianym dla tego rodzaju dokumentów.Trzeci egzemplarz pokwitowania pozostaje w
pamięci programu komputerowego. Każde pokwitowanie jest rejestrowane w raporcie
kasowym który tworzony jest dla każdego rodzaju należności podatkowych oddzielnie.
3. Wpłaty w kasie rejestrowane są od każdego podatnika i na każdą należność osobno.
4. Program umożliwia bezpośrednie przesyłanie danych o wpłatach na konta analityczne
poszczególnych podatników z chwila zatwierdzenia dowodu wpłaty.
5. Codziennie po godzinach wyznaczonych do przyjmowania wpłat, kasjer przekazuje
księgowemu kopie pokwitowań wystawionych w danym dniu na dokonane wpłaty. Na ich
podstawie księgowy dokonuje odpowiedniej kontroli zapisów na kartach kontowych
poszczególnych podatników oraz przekazuje zbiorcze kwoty pobrane przez kasę do
systemu ksiąg rachunkowych na konta syntetyczne gdzie następuje kontrola z kwotami
ujętymi w raportach kasowych..
6. W przypadku awarii systemu komputerowego lub braku zasilania, pokwitowania przyjęcia
do kasy urzędu gotówki od podatników i inkasentów, są sporządzane ręcznie przy
pomocy kwitariusza K-103. Powinny być one wystawiane co najmniej w trzech
egzemplarzach.
7. Oryginał pokwitowania otrzymuje wpłacający, pierwszą kopie przekazuje się do
księgowości, druga pozostaje w grzbiecie kwitariusza.
8. Pokwitowanie wadliwie sporządzone unieważnia się przez dokonanie adnotacji przebitkowo
„anulowano” z datą i podpisem osoby upoważnionej, zgodnie z zasadami rachunkowości.
9. Przyjęta gotówka podlega odprowadzeniu do banku w sposób i w terminach określonych w
instrukcji w sprawie gospodarki kasowej.
5
§ 11
1. Kasjer wystawiając pokwitowanie wpłaty zalicza ją na pokrycie należności wskazanej
przez wpłacającego.
2. Jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania z różnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się
na poczet podatku o najwcześniejszym terminie płatności chyba, że podatnik wskaże, na
poczet którego zobowiązania dokonuje wpłaty (art. 62 § 1 ustawy, o której mowa w § 4 ust.
6).
3. Z kwoty wpłaconej na pokrycie zaległej należności podatkowej pokrywa się w pierwszej
kolejności należne koszty egzekucyjne i koszty upomnienia związane z tą należnością oraz
odsetki za zwłokę zgodnie z art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
5. Dla każdego rodzaju podatku lub opłaty sporządza się oddzielnie pokwitowanie wpłaty
wniesionej przez podatnika.
6. W wypadku zagubienia lub zniszczenia przez podatnika wydanego mu pokwitowania
nie wystawia się jego duplikatu. Na prośbę podatnika wydaje się jednak zaświadczenie o
wydaniu mu we właściwym czasie pokwitowania. Zaświadczenie powinno zawierać
nazwisko, imię i adres podatnika, datę dokonanej wpłaty, rodzaj należności i okres, za który
je wpłacono oraz sumę opłaty cyframi i słownie.
§ 12
1. Wpłaty dokonywane na rachunek bankowy za pośrednictwem poczty lub banku są
rejestrowane codziennie na wyciągu z rachunku bankowego. Wyciągi te są sprawdzane
i badane, czy zostały dokonane na nim prawidłowe zapisy treści przelewów czy zapisy
objęte tym wyciągiem dotyczą danego rachunku oraz czy saldo końcowe podane w
wyciągu jest właściwie wyprowadzone. Następnie pracownik dokonuje rozliczenia
przelewów zapisanych na wyciągu bankowym wg rodzajów wpływów i wydatków
i przekazuje te materiały odpowiednim księgowym celem ujęcia tych wpływów na kontach
analitycznych.
2. Wpływy z wyciągu bankowego ujmowane są również syntetycznie na odpowiednich
kontach ksiąg rachunkowych.
3. W razie stwierdzenia mylnych zapisów lub zapisów uniemożliwiających identyfikacja
osoby wpłacającej daną należność kwoty objęte tymi pozycjami wyciągu księguje się je na
podstawie noty księgowej na konto rozrachunkowym , zaliczając je do wpływów do
wyjaśnienia. Po czym wszczyna się postępowanie wyjaśniające.
4. Jeżeli bank ujął w wyciągu z rachunku dowód wpłaty innego rachunku bankowego,
księguje się daną kwotę jako wpływy do wyjaśnienia i następnego dnia po zaksięgowaniu
wpłaty, dokonuje się przelewu na właściwy rachunek bankowy.
§ 13
1. Pobór w drodze inkasa należności pieniężnych pobieranych w formie łącznego
zobowiązania pieniężnego, podatków i opłat lokalnych oraz opłaty skarbowej, zarządza w
formie uchwały Rada Miasta. Uchwała musi
określać inkasentów oraz wysokość
6
wynagrodzenia za inkaso. Aktualnie w trybie inkasa pobierana jest opłata targowa oraz
opłata skarbowa.
2. Na wykonywanie funkcji inkasenta winna być zawarta umowa zlecenia z określeniem
obowiązków i odpowiedzialności inkasenta oraz sposobu pobierania i rozliczania należności
podatkowej.
§ 14
1. Inkasenci wystawiają pokwitowania lub wydają bloczki w przypadku poboru opłaty
targowej na przyjmowane wpłaty gotówkowe. Pokwitowania te są drukami ścisłego
zarachowania i są opatrzone pieczęcią Urzędu. i za wyjątkiem indywidualnych
przypadków gdzie inkaso opłaty skarbowej prowadzone jest przy pomocy systemu
komputerowego inkasenta, wtedy pokwitowanie poboru opłaty skarbowej opatrzone jest
pieczęcią inkasenta – dotyczy to Urzędu Skarbowego, Starostwa Powiatowego w Nowym
Targu oraz Urzędu celnego w Nowym Targu.
2. Zainkasowaną gotówkę inkasent wpłaca w kasie Urzędu lub na rachunek bankowy Urzędu
w terminach ustalonych w umowie o inkaso składając jednocześnie rozliczenie pobranych
kwot oraz rachunek za wykonane czynności. Urząd prowadzi analitycznie konto dla wpłat
każdego inkasenta.
3. Księgowy / kasjer / dokonuje kontroli czynności inkasenta i wstępnie aprobuje rachunek
do zapłaty. W przypadku stwierdzenia nieprawidłowości zawiadamia o tym Głównego
Księgowego jednostki który podejmuje dalsze czynności.
4. Jeżeli inkasent z jakichkolwiek powodów przestał pełnić swoja funkcje dokonuje się
szczegółowego rozliczenia inkasenta i zwróconych bloczków lub kwitariuszy.
§ 15
Dla rozrachunków z inkasentami z tytułu pobieranych przez nich opłat targowych i opłaty
skarbowej, którzy prowadzą inkaso przy wykorzystaniu pokwitowań sporządzonych przez
Urząd Miasta prowadzone są w systemie ręcznym pozabilansowe konta szczegółowe , które
zakłada się na każdy rok podatkowy. Konta analityczne prowadzi się wg rodzajów podatków
oraz dla każdego inkasenta oddzielnie i służy do kontroli inkasa dokonywanego przez inkasenta
przy użyciu bloczków nakładu Urzędu lub kwitariuszy. Na kontach tych księguje się wszystkie
obroty dotyczące danego inkasenta i rozliczenie bloczków (pokwitowań).
7
Rozdział IV. Ewidencja księgowa podatków i opłat
§ 16
1. Rejestracja i księgowanie wpłat, zwrotów, przypisów, odpisów oraz przeksięgowań na
kontach podatników odbywa się na kontach analitycznych poszczególnych podatników i na
kontach syntetycznych , stanowiącej integralną część księgowości urzędu.
2. Ewidencję rozliczeń z tytułu podatków prowadzi się techniką komputerową, zgodnie z
zakładowym planem kont na kontach bilansowych:
a) kontach syntetycznych księgi głównej
b) kontach analitycznych prowadzonych według podatków
c) kontach szczegółowych ksiąg pomocniczych, służących uszczegółowieniu
i uzupełnieniu zapisów kont księgi głównej, prowadzone w formie kont analitycznych
poszczególnych podatników.
3. Pozabilansowe konta szczegółowe / w formie dodatkowego zapisu na kartach kontowych /
prowadzone
dla osób trzecich otwiera się na podstawie decyzji o odpowiedzialności
podatkowej osoby trzeciej.
4. Pozabilansowe konta szczegółowe prowadzone w systemie ręcznym dla inkasentów otwiera
się na podstawie zawartych umów o inkaso w oparciu uchwały Rady Miasta w sprawie
określenia inkasentów i stawek prowizyjnego ich wynagradzania za inkaso poszczególnych
należności podatkowych.
5. Księgi rachunkowe obejmujące zbiory zapisów księgowych, obrotów i sald, także jeżeli
mają postać wydruku komputerowego lub zestawienia wyświetlanego na ekranie monitora
powinny być :
a) trwale oznaczone pełna nazwą Urzędu, nazwą danego rodzaju księgi rachunkowej –
numer konta, nazwą programu przetwarzania
b) wyraźnie oznaczone co do roku podatkowego, okresu sprawozdawczego, daty
sporządzenia
c) przechowywane starannie w ustalonej kolejności
6. Przy prowadzeniu ksiąg rachunkowych przy użyciu komputera należy zapewnić
automatyczną kontrolę ciągłości zapisów, przenoszenia obrotów i sald. Wydruki
komputerowe ksiąg rachunkowych powinny być sporządzane nie później niż na koniec
roku podatkowego. Za równoważne z wydrukiem ksiąg rachunkowych uznaje się
przeniesienie ich treści na inny komputerowy nośnik danych zapewniający trwałość zapisu
informacji.
7. Uzgodnień danych księgowości analitycznej podatków i księgowości syntetycznej
prowadzonej w Urzędzie w zakresie wpływów budżetowych z tytułu podatków dokonuje
się w okresach miesięcznych, a uzgodnień wszystkich obrotów ( przypisów, odpisów,
wpłat, zwrotów, przerachowań ) dokonuje się w okresach kwartalnych.
8. Naliczeń i księgowania przypisów lub odpisów należnych, a nie wpłaconych odsetek od
zaległości podatkowych dokonuje się w okresach kwartalnych.
8
§ 17
1.Księgowość podatku od nieruchomości, podatku rolnego, podatku leśnego, podatku od
środków transportowych oraz podatku od posiadania psów prowadzona jest przy użyciu
rogramów komputerowych firmy „REKORD” Systemy Informatyczne w w Bielsku Białej :
• System Posesja Księgowość - ewidencja podatku od nieruchomości, rolnego i leśnego
osób fizycznych,
• System Firmy PD Księgowość – ewidencja podatku od nieruchomości, rolnego
i leśnego osób prawnych,
• System Pojazdy – wymiar i ewidencja podatku od środków transportowych,
• System Rejestr Opłat – ewidencja należności i opłat różnych.
2. Zbiór dowodów księgowych prowadzony dla podatków obejmuje: dowody wpłat do kasy
Urzędu , dzienne raporty kasowe, wyciągi bankowe dotyczące obrotów na rachunku
bankowym, polecenia księgowania, rozliczenia inkasentów, kwity K-103 z kwitariuszy
przychodowych.
3. Otrzymany i sprawdzony dowód księgowy po zadekretowaniu powinien zawierać
stwierdzenie sprawdzenia i zakwalifikowania dowodu do ujęcia w księgach rachunkowych
przez wskazanie miesiąca oraz sposobu ujęcia dowodu w księgach rachunkowych i podpis
osoby odpowiedzialnej za te wskazania.
4. Wyciągi z rachunków bankowych, polecenia księgowania, dowody wpłat, zwrotów oraz
przeksięgowań stanowiące podstawę księgowania i udokumentowania zapisów księgowych
na kontach podatników przechowuje się w porządku chronologicznym za poszczególne
miesiące.
1.
2.
3.
4.
5.
§ 18
Jeżeli wpłaty dokonane na rachunek bankowy z różnych przyczyn nie mogą być
zarachowane na właściwą należność budżetową, zalicza się je przejściowo jako wpływy do
wyjaśnienia.
Wpływy do wyjaśnienia księguje się na koncie syntetycznym „pozostałe rozrachunki”.
Po zaksięgowaniu wpłaty wszczyna się postępowanie mające na celu ustalenie
przeznaczenia wpłaty, wysyłając do nadawcy pismo o przeznaczeniu dokonanej wpłaty.
Po ustaleniu tytułu wpłaty poleceniem księgowania księguje się wpłatę na koncie podatnika
według rodzaju należności (podatku) z uwzględnieniem klasyfikacji budżetowej.
Na koniec każdego miesiąca uzgadnia się saldo wpływów do wyjaśnienia z dowodem
źródłowym odnoszącym się do wpływów jeszcze nie rozliczonych.
§ 19
1. Księgowanie dowodów wpłat może być dokonane po przyjęciu gotówki.
2. Za termin dokonania zapłaty podatku uważa się:
1) przy zapłacie gotówką – dzień wpłacenia kwoty podatku na rachunek bankowy Urzędu,
w placówce pocztowej albo dzień pobrania podatku przez inkasenta.
2) w obrocie bezgotówkowym – dzień obciążenia rachunku bankowego podatnika na
podstawie polecenia przelewu.
3. Pracownicy księgowości podatkowej odnotowują na koncie podatnika termin płatności
podatku, a jeżeli termin wynika z przypisu na podstawie decyzji - datę doręczenia decyzji.
9
§ 20
1. Jeżeli zobowiązany dokonuje wpłaty po terminie płatności i dokonana wpłata nie pokrywa
kwoty zaległości podatkowej wraz z odsetkami za zwłokę, wpłatę tę zalicza się
proporcjonalnie na poczet kwoty zaległości podatkowej oraz kwoty odsetek za zwłokę w
stosunku, w jakim, w dniu wpłaty, pozostaje kwota zaległości podatkowej do kwoty
odsetek za zwłokę zgodnie z art. 55 § 2 Ordynacji podatkowej.
2. Jeżeli na podatniku ciążą zobowiązania z różnych tytułów, dokonaną wpłatę zalicza się
na poczet podatku o najwcześniejszym terminie płatności chyba, że podatnik wskaże, na
poczet którego zobowiązania dokonuje wpłaty (art. 62 § 1 Ordynacji podatkowej).
3. Jeżeli zobowiązany dokonuje wpłaty po terminie płatności i po uprzednim doręczeniu
upomnienia, z kwoty wpłaconej tytułem zaległości podatkowej pokrywa się w pierwszej
kolejności należne koszty upomnienia związane z tą należnością, a pozostałą kwotę
zarachowuje się w sposób określony w art. 55 § 2 ustawy Ordynacja podatkowa.
4. Księgowy dokonuje zmiany przeznaczenia wpłaty, jeżeli dyspozycje podane w dowodzie
wpłaty są niezgodne z przepisami. Jeżeli od podatnika należy pobrać odsetki za zwłokę
i koszty upomnienia na dowodzie wpłaty wpisuje się kwotę, jaka przypada na należność
główną, odsetki za zwłokę, opłatę prolongacyjną i koszty upomnienia oraz okres, za jaki
wpłatę przyjęto.
5. Po zaksięgowaniu należności głównej, odsetek za zwłokę i kosztów upomnienia na koncie
podatnika w sposób określony w pkt 1 – 4 , zawiadamia się o tym podatnika w formie
postanowienia, w którego treści należy podać sposób zaliczenia wpłaty oraz pozostałe na
koncie, podlegające zapłacie saldo.
6. Wpłaty przekazane przez Urzędy Skarbowe tytułem zrealizowanych tytułów wykonawczych
na kontach podatników księguje się w wysokości pobranej od podatnika, a różnicę
pomiędzy kwotą pobraną od podatnika a przekazaną przez Urząd Skarbowy stanowiącą
opłatę komorniczą oraz dodatkowo opłatę bankową pokrywa się z dochodów budżetowych,
na podstawie sporządzonego polecenia przeksięgowania. Odsetki za zwłokę pobrane od
podatnika księguje się w kwotach wyrażonych w pełnych złotych zgodnie z art. 63 § 1
Ordynacji podatkowej.
7. Wysokość opłaty komorniczej i opłaty bankowej, o którą pomniejszane są wpłaty
dokonywane przez Urzędy Skarbowe oraz przekazywane na ich pokrycie środki z
dochodów budżetowych ewidencjonowane są na odpowiednich kontach księgowych.
8. W zakresie obliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej należy stosować
zasady określone w rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 22 sierpnia 2005 r. w sprawie
naliczania odsetek za zwłokę oraz opłaty prolongacyjnej, a także zakresu informacji, które
musza być zawarte w rachunkach. (Dz. U. Nr 165, poz. 1373) oraz uchwały Rady Miasta
w sprawie ustalenia opłaty prolongacyjnej.
Rozdział V. Kontrola terminowej realizacji zobowiązań.
§ 21
1. Kontrolę terminowej realizacji zobowiązań wykonuje się przez analizę kont podatników, po
zaksięgowaniu wszystkich wpłat, zwrotów, przypisów i odpisów przypadających do końca
analizowanego okresu.
2. Pracownicy prowadzący ewidencję księgową podatników dokonują przeglądu zapisów kont
podatników sprawdzając, czy należności zostały przypisane / co świadczy o prawidłowo
doręczonym nakazie płatniczym/ i czy zostały zapłacone. Następnie przedkładają
pracownikom odpowiedzialnym za wymiar podatków informacje co do podatników
zalegających z zapłatą podatku w celu sprawdzenia, czy w stosunku do należności nie
10
zapłaconych prowadzone jest na wniosek podatnika postępowanie w sprawie umorzenia
zaległości podatkowych lub zmiany wymiaru podatku.
1.
2.
3.
4.
5.
§ 22.
Jeżeli podatnik nie zapłacił należności w terminie płatności podatku lub raty, pracownik
księgowości podatkowej sporządza upomnienie wg wzoru stanowiącego załącznik do
rozporządzenia Ministra Finansów z dnia 22 listopada 2001r w sprawie wykonania
niektórych przepisów ustawy o postępowaniu egzekucyjnym w administracji /Dz.U. Nr 137,
poz. 1541 z p.zm./, które wysyła się do dłużnika za potwierdzeniem odbioru. Dopuszcza się
możliwość wysyłania upomnienia na zaległości z tytułu I raty podatku rolnego, podatku od
nieruchomości i podatku leśnego od osób fizycznych razem z upomnieniem na II ratę tych
podatków oraz z tytułu III raty razem z upomnieniem na IV ratę podatków.
Upomnienia sporządza się nie rzadziej niż 2 razy do roku, z tym że:
a) na zaległości dotyczące I półrocza - najpóźniej do 30 czerwca danego roku
podatkowego,
b) na zaległości dotyczące II półrocza – najpóźniej do 20 grudnia danego roku
podatkowego.
W przypadku zaległości danej raty na kwotę poniżej wysokości kosztów upomnienia,
sporządza się upomnienie po terminie płatności ostatniej raty, wymieniając w upomnieniu
wszystkie wcześniejsze zaległe raty .
W zakresie postępowania upominawczego należy stosować zasady określone w
rozporządzeniu Ministra Finansów z dnia 27 listopada 2001 r. w sprawie wysokości kosztów
upomnienia skierowanego przez wierzyciela do zobowiązanego przed wszczęciem egzekucji
administracyjnej (Dz. U. Nr 137, poz. 1543).
Pracownicy księgowości podatkowej prowadzą ewidencję upomnień wg wzoru określonego
rozporządzeniem wymienionym w ust. 1.
§ 23
1. Jeżeli zaległości objęte upomnieniem / w tym również pochodzące z kar i grzywien oraz
powstałych z innych decyzji administracyjnych / nie zostały zapłacone, pracownicy
odpowiedzialni za księgowość podatkową sporządzają tytuły wykonawcze w terminie:
a) na zaległości dotyczące I półrocza – najpóźniej do dnia 31 października danego roku
podatkowego,
b) na zaległości dotyczące II półrocza – najpóźniej do dnia 31 marca następnego roku
podatkowego.
2. Wystawione tytuły wykonawcze wraz z dołączonymi kopiami potwierdzenia doręczenia
upomnienia lub stwierdzeniem, że upomnienie nie było konieczne, wpisuje się do ewidencji
tytułów wykonawczych i przesyła się do właściwego urzędu skarbowego, który potwierdza
odbiór.
3. O każdej zmianie stanu zaległości objętej tytułem wykonawczym lub całkowitej likwidacji
tej zaległości zawiadamia się niezwłocznie Urząd Skarbowy. Jeżeli zmiana należności
objętej tytułem wykonawczym wynika z decyzji w sprawie umorzenia, odroczenia lub
rozłożenia na raty spłaty, do zawiadomienia dołącza się kopię tej decyzji.
§ 24
W przypadku odroczenia terminu płatności zobowiązania podatkowego lub rozłożenia na raty,
pracownicy księgowości podatkowej czynią stosowną adnotację na koncie podatkowym. Jeżeli
podatnik nie wpłacił w wyznaczonym terminie odroczonego podatku lub wpłacił część
wyznaczonej raty wystawia się:
11
1) upomnienie na kwotę pozostałą do zapłacenia i doręcza dłużnikowi - jeżeli istnieje
obowiązek jej doręczenia,
2) tytuł wykonawczy na zaległości i przekazuje do właściwego urzędu skarbowego.
Rozdział VI. Likwidacja nadpłat.
§ 25
1. Nadpłaty podlegają zaliczeniu z urzędu na poczet zaległości podatkowych wraz z
odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w razie ich braku
podlegają zwrotowi z urzędu, chyba że podatnik złoży wniosek o zaliczenie nadpłaty w
całości lub w części na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych.
2. Nadpłaty, których wysokość nie przekracza wysokości kosztów upomnienia w
postępowaniu egzekucyjnym, podlegają z urzędu zaliczeniu na poczet zaległości
podatkowych wraz z odsetkami za zwłokę oraz bieżących zobowiązań podatkowych, a w
razie ich braku – na poczet przyszłych zobowiązań podatkowych, chyba że podatnik
wystąpi o ich zwrot. Pracownik księgowości podatkowej sporządza wniosek o wypłacenie
kwoty nadpłaty po sprawdzeniu że dana osoba nie posiada zobowiązań lub zaległości w
innych należnościach podatkowych lub niepodatkowych. Nadpłata podlega zwrotowi w
kasie, lub przelewem na wskazane konto bankowe.
3. Działając z urzędu, w sprawie zaliczenia nadpłaty na poczet zaległych i bieżących
zobowiązań podatkowych wydaje się postanowienie.
§ 26
1. Jeżeli nadpłata zostanie zaliczona na nie wymagalne jeszcze zobowiązanie podatkowe tego
samego rodzaju, to przy najbliższym wymiarze tego zobowiązania potrąca się kwotę
nadpłaty, zmniejszając odpowiednio saldo na koncie podatnika.
2. W celu dokonania zwrotu lub zaliczenia nadpłaty na inne zobowiązania podatkowe
sporządza się postanowienie w sprawie zarachowania nadpłaty oraz polecenie
księgowania, które przechowuje się razem z pozostałą dokumentacją dotyczącą ewidencji
podatków, we właściwym zbiorze dowodów księgowych.
4. W razie zwrotu nadpłaty przekazem pocztowym wypełnia się polecenie przekazu
z rachunku bankowego urzędu na rachunek miejscowego urzędu pocztowego
i dołącza się wypełniony przekaz pocztowy na wskazany przez podatnika adres. Nadpłatę
zwraca się na koszt podatnika. Przekaz pocztowy wypełnia się na kwotę pomniejszoną o
kwotę opłaty pocztowej.
Rozdział VII . Postępowanie zabezpieczające
§ 27
1. W każdym roku podatkowym pracownicy Wydziału dokonują weryfikacji sald pod kątem
występowania należności przedawnionych i nieściągalnych. Weryfikacja jest podstawą
inicjowania działań, zmierzających do wszczęcia postępowania zabezpieczającego przed
przedawnieniem.
2. Wpisu hipoteki przymusowej na podstawie tytułu wykonawczego dokonuje się w sytuacji:
12
1) zwrotu tytułu wykonawczego z urzędu skarbowego z adnotacją, że w postępowaniu
egzekucyjnym nie uzyska się kwoty przewyższającej koszty egzekucyjne, czyli gdy
dłużnik jest niewypłacalny
2) konieczności zabezpieczenia należności wynikających z konkretnego tytułu
wykonawczego – wówczas sporządza się tytuł w dwóch egzemplarzach, a w ewidencji
tytułów załączonej do drugiego egzemplarza w rubryce nr 10 zamieszcza się adnotację
„Klauzula”, co oznacza, iż ten egzemplarz ma wrócić do wierzyciela z wypełnioną
częścią tytułu stanowiącą o skierowaniu tytułu do realizacji, czyli z tzw. administracyjną
klauzulą wykonalności. Jeżeli tytuły znajdują się już w urzędach skarbowych, ale nie są
jeszcze zrealizowane wystawia się drugi identyczny egzemplarz tytułu wykonawczego z
ewidencją tytułów wykonawczych, w której w rubryce nr 10 wpisuje się „Klauzula”.
3) gdy nie jest możliwe zabezpieczenie na podstawie decyzji.
§ 28
1. Jeżeli w wyniku przeprowadzonego postępowania wyjaśniającego nie stwierdzono, by
przedawnienie zobowiązania nastąpiło z winy pracownika w wyniku zaniechania czynności
windykacyjnych, dokonuje się odpisu na podstawie polecenia księgowania zatwierdzonego
przez Skarbnika Miasta.
2. Kwoty zaległości podatkowych, które zostały zabezpieczone przez wpis do hipoteki, po
upływie okresu określonego w art. 70 ustawy Ordynacja Podatkowa, przenosi się do
ewidencji „zaległości zahipotekowanych”. W tym celu na podstawie polecenia księgowania,
zatwierdzonego przez Skarbnika Miasta dokonuje się odpisu na koncie podatkowym
dłużnika i przypisuje się na koncie „zaległości zahipotekowane”, będącym kontem
analitycznym do konta 226- Długoterminowe należności budżetowe.
Rozdział. VIII.
Ewidencja i realizacja pozostałych należności budżetowych.
§ 29
1. Należności z tytułu czynszów najmu, dzierżaw itp. dochodów budżetowych są
fakturowane / w trybie przepisów ustawy o podatku VAT /na podstawie umów
cywilnoprawnych sporządzanych przez Wydział Gospodarki Gruntami i Planowania
Przestrzennego. Umowy / oraz inne pisma kierowane do stron umowy / przekazywane
są do Wydziału Finansowego niezwłocznie po ich aprobacie.. W wersji elektronicznej
są przekazywane niektóre dane z tych umów. Umowy są podstawą sporządzenia
faktury. Faktury przesyłane są co miesiąc do poszczególnych płatników tych należności
a kwoty należności wynikające z tych faktur przesyłane są co miesiąc do systemu
księgowego.
2. Terminy płatności należności fakturowanych są określone w umowach.
3. Po upływie terminu płatności pracownik odpowiedzialny za ewidencje księgową,
analizuje stan poszczególnych kont podatników. W przypadku braku wpłaty pracownik
sporządza upomnienie, które wysyła do dłużnika za potwierdzeniem odbioru. Co do
zasady upomnienia powinny być sporządzane i wysyłane co miesiąc w terminie do 25
danego miesiąca za dany miesiąc.
4. W przypadku powstania zaległości w wysokości co najmniej trzech rat miesięcznych
pracownik prowadzący ewidencję księgową sporządza w tej sprawie informację którą
przekazuje do Wydziału Gospodarki Gruntami i Planowania Przestrzennego oraz do
13
pracownika Wydziału który prowadzi sądową windykacje należności budżetowych
celem podjęcia czynności windykacyjnych.
5. Wszystkie sprawy związane z udzielaniem ulg / rozkładanie należności na raty,
odraczanie terminów płatności lub ich umarzanie / prowadzi wydział merytoryczny.
1.
2.
3.
4.
5
§ 30
Należności z tytułu wieczystego użytkowania merytorycznie prowadzi Wydział
Gospodarki Gruntami i Planowania Przestrzennego.
W terminie do 25 luty każdego roku pracownik tego Wydziału przekazuje w wersji
papierowej oraz przesyła w systemie elektronicznego programu dane płatników
wieczystego użytkowania w danym roku celem wprowadzenia ich do systemu
księgowego oraz kwoty należności z tego tytułu do prowadzenia rozliczeń
i ewentualnie prowadzenia windykacji. W przypadku powstania obowiązku zapłaty
wieczystego użytkowania w trakcie roku lub zmiany kwoty należności do zapłaty
wydział merytoryczny przekazuje kopie decyzji i innych pism wysyłanych do płatnika
w takim czasie aby można było prawidłowo prowadzić ewidencje księgową i prowadzić
ewentualne czynności windykacyjne.
Po upływie terminu płatności , co roku pracownik analizuje stan kont i sporządza
upomnienia w przypadku powstania zaległości na koncie płatnika. Co do zasady
upomnienia powinny być sporządzane i wysyłane do 20 kwietnia danego roku.
W przypadku braku wpłat po prawidłowo doręczonym upomnieniu pracownik
prowadzący ewidencję księgową sporządza w tej sprawie informację którą
przekazuje do Wydziału Gospodarki Gruntami i Planowania Przestrzennego oraz do
pracownika Wydziału który prowadzi sądową windykacje należności budżetowych
celem podjęcia czynności windykacyjnych.
Wszystkie sprawy związane z udzielaniem ulg / rozkładanie należności na raty,
odraczanie terminów płatności lub ich umarzanie / prowadzi wydział merytoryczny.
§ 31
1. Grzywny i kary w postępowaniu administracyjnym nakładane są przez Straż Miejską
lub inne wydziały merytoryczne.
2. Prawomocne mandaty karne lub inne decyzje lub postanowienia o nałożeniu kary lub
grzywny przekazywane są niezwłocznie do Wydziału Finansowego za
potwierdzeniem ich odbioru.
3. Pracownik prowadzący ewidencje tych należności niezwłocznie dokonuje przypisu
tych należności w programie księgowym i sprawdza czy należność została uiszczona.
Terminy płatności kar i grzywien wynikają z otrzymanych dokumentów. W przypadku
braku wpłaty
może sporządzić upomnienie celem przyśpieszenia windykacji
należności, lub od razu tytułu wykonawczy który po jego aprobacie przekazuje do
właściwego Urzędu Skarbowego celem wszczęcia postępowania egzekucyjnego.
Rozdział IX. Sprawozdawczość
§ 32
1) Pracownicy księgowości podatkowej sporządzają sprawozdanie z wykonania planu
dochodów budżetowych z tytułu podatków objętych zakresem czynności, które
przekazują, w terminie do 08 dnia miesiąca, następującego po miesiącu, którego
14
dotyczy sprawozdanie, pracownikowi Wydziału odpowiedzialnemu za sporządzenie
zbiorczego sprawozdania RB-27s-miesieczne/roczne z wykonania planu dochodów
budżetowych.
2) Wzór sprawozdania RB-27s, zasady
oraz terminy jego sporządzania określa
rozporządzenie Ministra Finansów z dnia 3 lutego 2010r. w sprawie sprawozdawczości
budżetowej /Dz.U. Nr 20, poz. 103 /.
§ 33
W trakcie roku budżetowego, w okresach po II i III kwartale, po sporządzeniu sprawozdań z
wykonania dochodów budżetu, Skarbnik Miasta dokonuje analizy przypisów i korekt
należności podatkowych w kontekście możliwości wykonania założonego planu budżetu
i przedstawia stosowne wnioski Burmistrzowi Miasta.
§ 34
W sprawach nieuregulowanych w niniejszej Instrukcji zastosowanie mają przepisy prawne
powszechnie obowiązujące.
15