Kody Kreskowe

INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
KONFIGURACJA CZYTNIKA KODÓW KRESKOWYCH
Po podpięciu czytnika kodów do komputera włączamy program SEZAM i wchodzimy w
„Dane” - „Konfiguracja” - zakładka: „Ustawienia”. W polu „Skaner kodów kreskowych”
wyszukujemy „COM(nr)” pod którym czytnik jest widoczny dla programu.
Gdy używamy klawiaturowego czytnika kodów kreskowych w polu „Skaner kodów
kreskowych” należy wybrać opcję „Klawiaturowy”.
(A) Zastosowanie ma zasada prób i błędów: po wybraniu „COM(nr)” zapisujemy
ustawienie (okno „Konfiguracja” znika). Wchodzimy w okno „Przelew” (prawy górny róg panelu
użytkownika). Wstawiamy kursor myszki w pole „Kod kreskowy” i próbujemy wczytać czytnikiem
kod z papierowego polecenia przelewu.
Jeśli w polu nie pokaże się ciąg cyfr, należy zamknąć okno „Przelew” i ponownie wejść w:
„Dane” - „Konfiguracja” - zakładka: „Ustawienia”. W polu „Skaner kodów kreskowych”
wybieramy kolejny „COM(nr)” [zgodnie z opisem (A)].
Jeśli w polu „Kod kreskowy” pokaże się ciąg cyfr, oznacza to, że czytnik kodów jest
widoczny dla programu SEZAM i można przejść do próby stworzenia szablonu kodu kreskowego
1
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
dla konkretnego Odbiorcy.
Tworzenie szablonu kodu kreskowego na przykładzie polecenia przelewu dla TP.S.A.
Kod kreskowy polecenia przelewu dla TP S.A. jest świetnym przykładem do nauki
tworzenia szablonu czytelnego dla programu. Zawiera bowiem wszystkie informacje odnośnie
odbiorcy, numeru rachunku, kwoty, nadawcy i tytułu. Po poprawnym stworzeniu szablonu z
polecenia przelewu można sczytać tylko kod kreskowy, sprawdzić dane, które pokazały się w oknie
„Przelew” a jeśli wszystko się zgadza – zatwierdzić taki przelew.
Niestety nie wszyscy Odbiorcy zawierają w kodach kreskowych wszystkie potrzebne nam
informacje i w taki wypadku po sczytaniu kodu należy brakujące pola uzupełnić ręcznie.
Podstawowa i jedyna zasada przy tworzeniu szablonu to:
Z kodu kreskowego nie da się wyczytać tego, czego tam nie ma.
Przykładowe polecenie przelewu, według którego będziemy tworzyć szablon:
•
•
•
Jakie informacje możemy z niego wyczytać? Mamy podane:
dane odbiorcy
numer rachunku odbiorcy
kwotę przelewu
2
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
•
•
•
•
dane nadawcy
tytuł przelewu
kod kreskowy
ciąg cyfry przy kodzie kreskowym (tzw. KTR)
W niektórych przypadkach KTR nie pokrywa się w cyframi zapisanymi w postaci kodu
kreskowego!!!
Skupmy się na samum kodzie kreskowym i spróbujmy wyszukać ciągi cyfr w takich
miejscach jak numer rachunku odbiorcy, kwota przelewu i tytuł, które będą się zgadzać z
fragmentami kodu kreskowego.
Relacje pomiędzy tymi cyframi przedstawiają się następująco:
•
•
•
Oznaczenia kolorów:
niebieski – kwota przelewu
pomarańczowy – tytuł przelewu
zielony – numer dokumentu, który powtarza się w kodzie kreskowy, numerze rachunku i
tytule
3
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
•
czerwony – identyfikator nadawcy
Gdy poznamy te relacje możemy przejść do tworzenie szablonu w programie SEZAM.
DANE ODBIORCY – ZAKŁADKA „ODBIORCA”
Wchodzimy w „Dane” - „Odbiorcy” i klikamy klawisz „Dodaj”. W oknie „Odbiorca”
wpisujemy dane z polecenia przelewu i klikamy klawisz „Zapisz”.
ZAKŁADKA „KOD KRESKOWY”
Po kliknięciu „Zapisz” okno „Odbiorca” zniknie, dlatego należy ponownie w oknie
„Odbiorcy” wyszukać i zaznaczyć Odbiorcę o Identyfikatorze #TPSA.SZABLON, a w menu po
4
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
prawej stronie wybrać „Popraw”. Okno „Odbiorca” pokaże się ponownie. Tym razem wybieramy
zakładkę „Kod kreskowy”, następnie:
1. W kwadraciku „Kod kreskowy” stawiamy tzw. Fistaszek, a do długiego pola poniżej
wstawiamy kursor i czytnikiem kodów kreskowych sczytujemy kod z polecenia
przelewu – w polu pojawi się ciąg cyfr, a w oknie „Ilość cyfr” - ich ilość.
2. Sczytany kod kreskowy pojawi się również w tym polu. Po najechaniu strzałką
myszki na którąkolwiek cyfrę w tym polu, na jego końcu wyświetli się nr pozycji, na
której stoi ta cyfra. Podobnie jest z polem „Rachunek odbiorcy”. Te właściwości
mogą się przydać podczas kolejnych czynności.
Zapisujemy zaznaczone ustawienia i ponownie w oknie „Odbiorcy” wyszukujemy i
zaznaczamy odbiorcę o nazwie #TPSA.SZABLON i klikamy „Popraw” i przechodzimy do zakładki
„Kod kreskowy”. W prawym górnym rogu niebieskiego pola „Kwota” zaznaczamy fistaszek. W
5
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
okienku „Początek” wpisujemy: 26, a w okienku „Długość” wpisujemy: 6. W kodzie poniżej
zostaną zaznaczone na niebiesko cyfry odpowiadające kwocie przelewu.
Co oznaczają te cyfry?
Liczba w polu „Początek” oznacza pozycję cyfry, od której liczona jest długość. Liczba w
polu „Długość” oznacza ilość cyfr, które program musi podstawić w oknie „Przelew” w pozycji
„Kwota”. Zawsze wpisujemy liczbę 6, ponieważ często polecenie przelewu opiewa na wyższą kwotę
– ponad stu złotych, a nawet czasami ponad tysiąc złotych. Wtedy zamiast tych pierwszych zer
pojawiają się inne cyfry, które stanowią już dla programu konkretną informację. Poza tym program
automatycznie 'odcina' dwie ostatnie zaznaczone cyfry przecinkiem przeznaczając je na grosze. I
tak dla przykładu: zaznaczony został ciąg cyfr: 005392, oznacza dla programu kwotę: 53,92.
Przechodzimy do wyznaczenia Identyfikatora.
Na bordowym polu zaznaczamy fistaszek
6
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
Nie trudno zauważyć, że pierwszych 12 cyfr kodu kreskowego powtarza się w 12 ostatnich
cyfrach numeru rachunku (kiedy mamy do dyspozycji klika takich poleceń przelewu TPSA, łatwo
zauważyć, że te cyfry są inne dla każdego nadawcy – są to numery wirtualnych kont, na które
wpłacają pieniądze poszczególni nadawcy. Każdy nadawca ma swoje indywidualne wirtualne
konto). W okienku „Początek” wpisujemy: 1 (gdyż od tego miejsca program ma zacząć liczyć
„Długość”). W okienku „Długość” wpisujemy: 12 (gdyż tyle cyfr program ma sczytać do
podstawienia w numer rachunku) i w okienku „Pozycja” wpisujemy: 15 (gdyż od tej pozycji w
numerze rachunku, ma się wczytywać zaznaczony ciąg cyfr z kodu kreskowego).
TYTUŁ PRZELEWU – ZAKŁADKA „INNE”
Klikamy „Zapisz”, okno Odbiorcy zniknie, po czym ponownie wybieramy Odbiorcę z okna
Odbiorcy i klikamy „Popraw”, a następnie wchodzimy w zakładkę „Inne”. W tym miejscu możemy
wskazać jakie cyfry z kodu kreskowego tworzą „Tytuł przelewu”. Po najechaniu kursorem muszki
na pole „Tytuł przelewu” , na chwile pokaże się kremowe okienko z informacją w jaki sposób
mamy podać te cyfry. Ciąg tych cyfr zawsze podajemy w klamerkach „{ }”, w formacie
dwucyfrowym „XX” i „YY”, np. 01, 02, 03, (...), 10, 11, 12 (...).
• XX – początek – oznacza miejsce na który w kodzie kreskowym stoi cyfra, od które
program ma zacząć liczyć „długość”,
• YY – długość – oznacza ilość cyfr, które program ma podstawić w dane miejsce w tytule
przelewu
7
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
Dobrze jest też zaznaczyć pole „Wyznaczanie liczby kontrolnej”, dzięki czemu program
automatycznie, na podstawie pozostałych cyfr z numeru rachunku wyliczy dwie pierwsze,
tzw. NRB.
W naszym przypadku tytuł przelewu wygląda następująco: FRZ13242923/004/10.
Wcześniej wyszukaliśmy te ciągi cyfr w kodzie kreskowym (patrz strona 3, kolor pomarańczowy)
i wiemy, że znajdują się w różnych jego miejscach. Litery „FRZ” nie są stałą częścią tytułu
przelewu i zmieniają się w zależności od rejonu, w którym mieszka Nadawca. Nadawcy
mieszkający w rejonie podlegającemu oddziałowi TPSA – Rzeszów, będą posiadać przed numerem
faktury litery „FRZ”. Analogicznie rzecz się przedstawia w innych rejonach.
Kolejną trudnością są ukośniki, które rozdzielają nam cyfry w tytule przelewu na trzy ciągi,
dlatego również w formacie musimy je ująć, więc dla naszego tytułu przelewu, czytelne jego
wskazanie dla programu będzie wyglądać następująco: FRZ{XX:YY}/{XX:YY}/{XX:YY}, a po
podstawieniu „początków” i „długości”:
FRZ{05:08}/{17:03}/{15:02}
8
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
Po wpisaniu tych informacji do pola „Tytuł przelewu” klikamy „Zapisz”.
NADAWANIE IONDENTYFIKATORA ODBIORCY
W oknie „Odbiorcy” ponownie zaznaczamy odbiorcę o nazwie #TPSA.SZABLON i tym
razem z menu po prawej stronie klikamy na klawisz „Identyf.” czyli Identyfikatory.
9
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
W oknie „Identyfikatory” klikamy „Dodaj”. Pokaże się okno „Identyfikator” i w tym
nowym oknie klikamy klawisz z trzema kropeczkami przy polu „Identyfikator odbiorcy”.
Pojawi się nowe okno o nazwie „Wybierz odbiorcę”. W liście odbiorców po prawej stronie
wyszykujemy #TPSA.SZABLON, a następnie klikamy „Wybierz”.
10
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
Okno „Wybierz odbiorcę” zamknie się, ale w oknie „Identyfikator” pojawią się dane
wskazanego przez nas Odbiorcy. Pozostało nam teraz wpisanie w pole „Identyfikator” cyfr
oznaczających identyfikator odbiorcy (do tej pory nazwa tego pola świeci się na czerwono, po
uzupełnieniu, zmienia się na czarny). Najczęściej są to pierwsze 4 cyfry z kodu kreskowego, w
naszym przypadku „1620”. Zapisujemy wybrane ustawienia.
W oknie „Identyfikatory” pojawia się nasz szablon.
Zamykamy okno „Identyfikatory” i „Odbiorcy”.
SPRAWDZENIE POPRWONOŚCI KONFIGURACJI ODBIORCY
Na głównym panelu użytkownika, a menu po prawej wybieramy „Przelew” - pojawi nam się
standardowe okno do wprowadzania przelewów. Wstawiamy kursor w pole „Kod kreskowy” [1]
(lub z klawiatury naciskamy następującą kombinację: „Alt” + „K”) i sczytujemy czytnikiem kod z
papierowego polecenia przelewu. Automatycznie w oknie „Przelew” pojawiają się następujące
11
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
informacje:
• wszystkie dane odbiorcy (identyfikator odbiorcy, nazwa, adres, rachunek),
• tytuł faktury,
• kwota przelewu,
• kwota prowizji.
Brakujące informacje to dane Nadawcy. Zakładamy, że nie posiadamy danych Nadawcy w
swojej bazie, dlatego musimy je dodać. Bez najmniejszego problemu możemy to zrobić a poziomu
okna „Przelewu”.
DODAWANIE NADAWCY – Z POZIOMU OKNA „PRZELEWU” (jeśli nie
posiadamy jeszcze danych Nadawcy)
W oknie przelewu pod „Identyfikatorem Nadawcy” klikamy klawisz „Dodaj” [2]. Pokazuje
się na nowe okno: „Nadawca”. Uzupełniamy pola, których nazwy świecą się na czerwono (Skrót,
Nazwisko i Imię (nazwa), Adres). Zapisujemy wprowadzone dane.
12
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
Okno „Nadawca” zamyka się, a wprowadzone dane automatycznie podstawiają się w
odpowiednie pola w oknie „Przelewu”.
WYBIERANIE NADWCY (jeśli posiadamy dużą bazę Nadawców)
W przypadku, kiedy posiadamy już sporą bazę Nadawców, w oknie „Przelewu” klikamy
trzy kropeczki przy polu „Identyfikator Nadawcy”. Pokazuje się okno „Wybierz Nadawcę”, z listy
po prawej stronie tego okna wybierany poszukiwanego Nadawcę i klikamy „Wybierz”. Dane
Nadawcy automatycznie pokażą się w odpowiednich miejscach w oknie „Przelewu”.
13
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
ZWIĄZYWANIE ODBIORCY Z NADAWCĄ
Po wprowadzeniu do okna „Przelewu” danych Nadawcy, należy 'związać' Nadawcę z
Odbiorcą (aby po wczytaniu kodu kreskowego z papierowego polecenie rachunku, w oknie
„Przelewu” pokazały się już wszystkie dane, gotowe do zatwierdzenia). W tym celu, pod
Identyfikatorem Nadawcy, klimy klawisz „Zwiąż”
14
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
Pojawia się nowe okno: „Kod”, w którym wystarczy zapisać podane związanie, bez
uzupełniania dodatkowych danych.
Po zapisaniu, pojawi się komunikat, informujący o zapisaniu powiązania.
Wystarczy kliknąć „OK”
SPRAWDZANIE POPRAWNOŚCI KONFIGURACJI
W tym momencie polecam w oknie „Przelew” nacisnąć klawisz „Wyczyść”. Następnie
wstawiamy kursor w pole „Kod kreskowy” (lub z klawiatury naciskamy następującą kombinację:
„Alt” + „K”) i sczytujemy czytnikiem kod z papierowego polecenia przelewu. Wszystkie dane
pojawiają się automatycznie i przelew jest gotowy do zapisania. Jeśli tak się nie stało, oznacza to,
że w trakcie konfiguracji został popełniony jakiś błąd i najlepiej jest zacząć od nowa.
15
INSTRUKCJA – KODY KRESKOWE
UWAGI KOŃCOWE
Konfiguracja czytnika kodów kreskowych dla poszczególnych odbiorców może na początku
wydawać się trudna, jeśli jednak trzymamy się zasad podanych na wstępnie, to w miarę szybko
można dojść do wprawy. Rada jest prosta i znana: „Trening czyni mistrza”.
Trzeba też pamiętać o tym, że nie wszystkie, że nie wszyscy Odbiorcy umieszczają w
swoich kodach kreskowych wszystkie dane potrzebne do uzupełnienia okna „Przelew” w taki
szybkim tempie. Niektórych informacji, takich jak: kwota, czy dane po których możemy związać
Nadawcę z Odbiorcą, po prostu w kodach nie ma. W taki przypadku brakujące informacje trzeba
wpisać ręcznie.
W celu uzyskania dodatkowej pomocy,
proszę kontaktować się
z Działem HeplDesk
Accadia Group S.A.
Tel. (17)850-74-23
16