Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych

Transkrypt

2016-06-07
Obsługa składów chronologicznych
i składów informatycznych nośników danych
dr Ewa Perłakowska
[email protected]
XIII Zjazd Sekcji Archiwistów Samorządowych
Stowarzyszenia Archiwistów Polskich
Szczecin, dn. 2-3 czerwca 2016 r.
Plan
• Geneza i pojęcie składu chronologicznego i składu
informatycznych nośników danych.
• Regulacje prawne dotyczące funkcjonowania składów.
• Liczba, rodzaje i organizacja składów.
• Bieżąca obsługa składów (przyjmowanie, wypożyczanie,
wyjmowanie pism) a sposób prowadzenia akt spraw i
obowiązujące systemy wykonywania czynności
kancelaryjnych (system EZD, system tradycyjny).
• Przekazywanie składów do archiwum – terminy,
przygotowanie, ewidencja.
• Obsługa składów w archiwum – zarządzanie,
zabezpieczanie, brakowanie, przekazywanie do
archiwów państwowych.
• Czego w przepisach brakuje?
© dr Ewa Perłakowska
1
2016-06-07
Geneza i pojęcie
składu chronologicznego
i składu informatycznych nośników danych
2011 rok
• Rozporządzenie Prezesa Rady
Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r.
w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt
oraz instrukcji w sprawie organizacji i
zakresu działania archiwów
zakładowych (Dz. U. Nr 14, poz. 67 i Nr
27, poz. 140)
2
2016-06-07
Definicja składów
skład chronologiczny – uporządkowany zbiór
dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w
układzie wynikającym z kolejności
wprowadzenia do systemu EZD, utworzony w
podmiocie, w którym wprowadzono system EZD
skład informatycznych nośników danych –
uporządkowany zbiór informatycznych nośników
danych zawierających dokumentację w postaci
elektronicznej
por. § 2 pkt 10 i 11 rozporządzenia z 18.01.2011 r.
System kancelaryjny
a
systemy wykonywania czynności kancelaryjnych
3
2016-06-07
System kancelaryjny
• zasady formalnego postępowania z pismami
(dokumentami) i utworzonymi z nich aktami.
• ustala on:
o metody sporządzania, grupowania i przechowywania pism i akt,
o metody rejestrowania oraz znakowania pism i akt sprawy
• Racjonalny obieg (zarządzanie) pismem (sprawą) w
instytucji zależy od doboru właściwego systemu
kancelaryjnego.
• Współcześnie wyróżnia się system:
o dziennikowy
o mieszany
o bezdziennikowy (OBOWIĄZUJĄCY W PODMIOTACH
PUBLICZNYCH)
• System powinien być opisany w instrukcji kancelaryjnej
System kancelaryjny bezdziennikowy
 W tym systemie rejestrowana jest sprawa w spisie spraw
prowadzonym dla danej grupy rzeczowej z JRWA (teczki)
założonej w danym roku w danej komórce organizacyjnej
lub gromadzona jest dokumentacja nietworząca akt
sprawy dla danej grupy rzeczowej z JRWA.
 Wszystkie pisma dotyczące jednej sprawy mają ten sam
znak sprawy.
 Rejestr pism (dziennik podawczy/dziennik
korespondencyjny) najczęściej się zachowuje, ale pełni on
wyłącznie funkcję kontrolki tego co przyszło lub wyszło z
podmiotu i dla śledzenia obiegu pism.
 W systemie EZD rejestracja pism jest obowiązkowa; pozwala
nadać identyfikator w systemie każdemu dokumentowi
niezależnie od znaku sprawy/znaku pisma.
por. § 3 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.
4
2016-06-07
System tradycyjny
system wykonywania czynności
kancelaryjnych, dokumentowania przebiegu
załatwiania spraw, gromadzenia i tworzenia
dokumentacji w postaci nieelektronicznej
(głównie papierowej), z możliwością
korzystania z narzędzi informatycznych do
wspomagania procesu obiegu dokumentacji
w tej postaci (tzw. systemy EOD, SEOD)
por. przykładowo: § 2 pkt 14 i rozdział 3 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik
nr 1 do rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r.
System EZD
system teleinformatyczny do elektronicznego
zarządzania dokumentacją umożliwiający
wykonywanie w nim czynności kancelaryjnych,
dokumentowanie przebiegu załatwiania spraw
oraz gromadzenie i tworzenie dokumentów
elektronicznych.
System ten może wspierać obsługę i tworzenie
dokumentacji w postaci papierowej, jeżeli jej
istnienie jest wymagane przepisami prawa
por. przykładowo: § 2 pkt 13 i rozdział 2 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik
nr 1 do rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r.
5
2016-06-07
Zmiany po 1 listopada 2015 r.
Art. 6. 1. Organy państwowe oraz państwowe jednostki organizacyjne, organy
jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki
organizacyjne obowiązane są zapewnić odpowiednią ewidencję,
przechowywanie oraz ochronę przed uszkodzeniem, zniszczeniem bądź
utratą:
1) powstającej w nich dokumentacji, w sposób odzwierciedlający
przebieg załatwiania i rozstrzygania spraw;
2) nadsyłanej i składanej do nich dokumentacji, w sposób, o którym
mowa w pkt 1.
1a. Zadania, o których mowa w ust. 1, mogą być realizowane w
ramach elektronicznego zarządzania dokumentacją, będącego
systemem wykonywania czynności kancelaryjnych, dokumentowania
przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw, gromadzenia i tworzenia
dokumentacji w postaci elektronicznej z wykorzystaniem systemu
teleinformatycznego, o którym mowa w przepisach wydanych na
podstawie art. 5 ust. 2b.
por.: art. 6 ust. 1 i 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach
System EZD / System tradycyjny
• po 2011 r. generalne zasady:
o Czynności kancelaryjne są wykonywane w systemie tradycyjnym
lub w systemie EZD
o Kierownik podmiotu wskazuje, który z systemów wykonywania
czynności kancelaryjnych jest podstawowym sposobem
dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw dla
danego podmiotu.
o Po wskazaniu systemu EZD jako podstawowego sposobu
dokumentowania przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw
ponowne wskazanie systemu tradycyjnego jest niedopuszczalne.
o Dokonując wyboru systemu, kierownik podmiotu może wskazać
wyjątki od podstawowego sposobu dokumentowania przebiegu
załatwiania i rozstrzygania spraw przez określenie klas z wykazu akt,
których będą one dotyczyć, oraz wskazanie, w jakim systemie
będą prowadzone
por. przykładowo: § 1 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do
rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r.
6
2016-06-07
• inne regulacje wypracowane po 2011 r.:
o Zmiana sposobu dokumentowania przebiegu
załatwiania i rozstrzygania spraw, pod
warunkiem jej uzasadnienia, może zostać
dokonana na poziomie danej sprawy przez
prowadzącego sprawę lub kierownika
komórki organizacyjnej.
czyli dwa systemy wykonywania czynności kancelaryjnych:
podstawowy system dokumentowania
SYSTEM TRADYCYJNY
ze wsparciem systemu EOD
wyjątki
systemy dedykowane
SYSTEM TRADYCYJNY
ze wsparciem systemu klasy EZD
SYSTEM EZD
wyjątki
systemy dedykowane
system EZD
wyjątki
systemy dedykowane
system tradycyjny
7
2016-06-07
Elektroniczne Zarządzanie
Dokumentacją
wszystkie czynności
kancelaryjne oraz ich
dokumentowanie wykonuje
się w ramach systemu EZD
System tradycyjny
składy chronologiczne
czynności kancelaryjne oraz
ich dokumentowanie
wykonuje się w postaci
nieelektronicznej; dopuszcza
się wykorzystanie narzędzi
informatycznych
------
składy informatycznych
nośników danych
nośników danych
• po 2011 r. generalne zasady:
o Dokumentacja w postaci elektronicznej, w
szczególności odwzorowania cyfrowe, zawiera
informacje umożliwiające odnalezienie
odpowiadającej jej dokumentacji w postaci
nieelektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.
o Dokumentacja w postaci nieelektronicznej zawiera
informacje umożliwiające odnalezienie
odpowiadającej jej dokumentacji w postaci
elektronicznej, jeżeli taka istnieje w podmiocie.
por. przykładowo: § 1 pkt 9 i 10 instrukcji kancelaryjnej, stanowiącej załącznik nr 1 do
rozporządzenia PRM z 18 stycznia 2011 r.
8
2016-06-07
Regulacje prawne
dotyczące funkcjonowania składów
• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r.
o narodowym zasobie archiwalnym
i archiwach
• nowelizacja z dnia 20 marca 2015 r. weszła
w życie 1 listopada 2015 r.
9
2016-06-07
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa
Narodowego z dnia 20 października 2015 r. w
sprawie klasyfikowania i kwalifikowania
dokumentacji, przekazywania materiałów
archiwalnych do archiwów państwowych i
brakowania dokumentacji niearchiwalnej
• Rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18
stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej,
jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji
w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów
zakładowych
• Rozporządzenie Ministra Spraw Wewnętrznych i
Administracji z dnia 30 października 2006 r. w
sprawie szczegółowego sposobu postępowania z
dokumentami elektronicznymi
sprawie niezbędnych elementów struktury
dokumentów elektronicznych
Administracji z dnia 2 listopada 2006 r. w sprawie
wymagań technicznych formatów zapisu i
informatycznych nośników danych, na których
utrwalono materiały archiwalne przekazywane do
archiwów państwowych
10
2016-06-07
• art. 6 ust. 2 oraz art. 6 ust. 2b ustawy o narodowym
zasobie archiwalnym i archiwach
o INSTRUKCJA KANCELARYJNA
o JEDNOLITY RZECZOWY WYKAZ AKT
o ewentualnie KWALIFIKATOR DOKUMENTACJI
o INSTRUKCJA W SPRAWIE ORGANIZACJI I
ZAKRESU DZIAŁANIA ARCHIWUM
ZAKŁADOWEGO (SKŁADNICY AKT)
Liczba, rodzaje i organizacja składów
11
2016-06-07
Miejsce składów
§ 22 i § 47 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.
• Dopuszcza się prowadzenie w podmiocie
kilku składów chronologicznych oraz kilku
składów informatycznych nośników danych,
jeżeli jest to uzasadnione strukturą
organizacyjną lub lokalizacją komórek
organizacyjnych.
Miejsce składów
– postulaty praktyczne
• jedno miejsce – najlepiej kancelaria, czyli
tam, gdzie pisma są przyjmowane i skąd są
wysyłane;
• inne miejsca, tylko wtedy, gdy jest to
uzasadnione lokalizacją (inny budynek,
komórki zamiejscowe);
12
2016-06-07
Rodzaje składów (system EZD)
§ 23 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.
•
•
Przesyłki [wpływające – EP] na nośnikach papierowych, dla
których nie wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego,
przechowuje się w składzie chronologicznym odrębnie od
pozostałych przesyłek.
Przesyłki [wpływające – EP] na informatycznych nośnikach
danych, o których mowa w § 20 ust. 4, przechowuje się w składzie
informatycznych nośników danych odrębnie od pozostałych
przesyłek.
•
Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci
papierowej, chyba że przepisy odrębne wymagają wykonania i
przechowania w podmiocie drugiego egzemplarza pisma w
postaci papierowej. Drugi egzemplarz przechowuje się w
składzie chronologicznym, odrębnie od przesyłek
wpływających, uporządkowanym w kolejności wynikającej z
rejestru przesyłek wychodzących.
Rodzaje składów (system EZD)
• Przesyłki na nośniku papierowym, zgromadzone w
składzie chronologicznym ...
• Dokumentacja elektroniczna na informatycznych
nośnikach danych, zgromadzonych w składzie
informatycznych nośników danych, których
zawartość skopiowano do systemu EZD...
• Dokumentację elektroniczną na informatycznych
nośnikach danych, zgromadzonych w składzie
informatycznych nośników danych, których
zawartości nie skopiowano do systemu EZD...
13
2016-06-07
Rodzaje składów – obserwacje praktyczne
FINN Sp. z o.o.
EZD PUW
EZD TiMSI e-Kancelaria
http://www.kursy.portalmed.pl/res/app/h
elp/u/sklady.html
SCP – przesyłki w pełni odwzorowane
(1) Przesyłki przychodzące odwzorowane
w całości, w tym zwrotki
Przychodzące – Pisma w wersji
papierowej, w pełni odwzorowane
cyfrowo
SCN – przesyłki nie w pełni
odwzorowane
(2) Przesyłki przychodzące
nieodwzorowane w całości, w tym
zwrotki
Przychodzące – Pisma w wersji
papierowej, nie w pełni odwzorowane
cyfrowo
SCW – elementy akt spraw
wytworzonych wewnątrz (w tym
zwrotki)
(3) Informatyczne nośniki danych,
których zawartość została przeniesiona do
systemu EZD w całości
Przychodzące – Informatyczne nośniki
danych w całości przeniesione do EZD
(4) Informatyczne nośniki danych,
których zawartość nie została
przeniesiona do systemu EZD w całości
Przychodzące – Informatyczne nośniki
danych nie przeniesione lub częściowo
przeniesione do EZD
(5) Przesyłki wychodzące dla drugiego
egzemplarza pisma w postaci papierowej
oraz przesyłki wychodzące istotne dla
jednostki organizacyjnej
Wychodzące – Pisma w wersji papierowej,
w pełni odwzorowane cyfrowo
(6) Przesyłki wewnętrzne odwzorowane
w całości
Wychodzące – Pisma w wersji papierowej,
nie w pełni odwzorowane cyfrowo
(7) Przesyłki wewnętrzne
nieodwzorowane w całości
Wychodzące – Informatyczne nośniki
danych w całości przeniesione do EZD
Wychodzące – Informatyczne nośniki
danych nie przeniesione lub częściowo
przeniesione do EZD
Wychodzące i wytworzone dla
wewnętrznego obiegu - 4 ww. rodzaje
Obsługa składów chronologicznych
i składów informatycznych nośników danych,
w tym zasady wypożyczania lub wycofywania
przesyłek
14
2016-06-07
Elektroniczne Zarządzanie
Dokumentacją
wszystkie czynności
kancelaryjne oraz ich
dokumentowanie wykonuje
się w ramach systemu EZD
System tradycyjny
składy chronologiczne
czynności kancelaryjne oraz
ich dokumentowanie
wykonuje się w postaci
nieelektronicznej; dopuszcza
się wykorzystanie narzędzi
informatycznych
------
nośników danych
nośników danych
Obsługa składów w systemie EZD
15
2016-06-07
Przyjmowanie przesyłek wpływających do składów
4. W przypadku przesyłek w postaci elektronicznej w całości włączonych do
systemu EZD i przesyłek na nośniku papierowym, dla których wykonano pełne
odwzorowanie cyfrowe, dokonywanie rozdziału, o którym mowa w ust. 1,
następuje wyłącznie w systemie EZD, przy czym przesyłki na nośniku papierowym
przekazuje się bezpośrednio po zarejestrowaniu do składu chronologicznego.
5. W przypadku przesyłek na nośniku papierowym, dla których nie wykonano
pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na informatycznych nośnikach
danych, których nie włączono w całości do systemu EZD, dokonywanie rozdziału,
o którym mowa w ust. 1, jest realizowane:
1) w ramach systemu EZD przez przekazanie wglądu do metadanych oraz
2) poza systemem EZD przez przekazanie brakującej treści nieznajdującej się w
systemie EZD.
7. Po zakończeniu sprawy:
1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie wykonano pełnego
odwzorowania cyfrowego, są przekazywane do składu chronologicznego;
2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są przekazywane do
składu informatycznych nośników danych.
Przyjmowanie przesyłek wychodzących do składów
• Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w
postaci papierowej, chyba że przepisy odrębne
wymagają wykonania i przechowania w podmiocie
drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej.
Drugi egzemplarz przechowuje się w składzie
chronologicznym, odrębnie od przesyłek
wpływających, uporządkowanym w kolejności
wynikającej z rejestru przesyłek wychodzących.
16
2016-06-07
Przyjmowanie przesyłek do składów REGULACJE W INNYCH PODMIOTACH
• Po zakończeniu rejestracji kancelaria odnotowuje na
przesyłce w postaci papierowej jej numer oraz odkłada
ją do odpowiedniego składu. Jej udostępnienie
prowadzącemu sprawę jest możliwe na zasadzie
wypożyczenia ze składu lub wyjęcia ze składu,
w przypadku gdy przesyłka ma być dołączona do akt
sprawy prowadzonej sposobem tradycyjnym.
• W przypadku wysyłania pism za zwrotnym
potwierdzeniem odbioru, po otrzymaniu zwrotnego
potwierdzenia odbioru odkłada się je do właściwego
składu pism przychodzących.
Przyjmowanie przesyłek do składów
REGULACJE W INNYCH PODMIOTACH
•
•
Stosując odpowiednio zasady określone dla pism przychodzących
wykonuje się odwzorowania cyfrowe (skany) dla pism
wewnętrznych, stanowiących część akt sprawy prowadzonej
w systemie EZD, dla których na podstawie innych przepisów
wymagana jest postać papierowa. Pisma te po wykonaniu
odwzorowania cyfrowego przechowuje się w składzie
chronologicznym dla pism wewnętrznych, stosując odpowiednio
podział ze względu na pełne lub częściowe odwzorowanie
cyfrowe.
Nie wykonuje się drugiego egzemplarza pisma w postaci
papierowej [wychodzące] chyba, że przepisy odrębne wymagają
wykonania i przechowywania w jednostce organizacyjnej
drugiego egzemplarza pisma w postaci papierowej. Drugi
egzemplarz przechowuje się we właściwym składzie
chronologicznym.
17
2016-06-07
Przyjmowanie przesyłek do składów - sposoby
• I sposób – Ponowna rejestracja w ramach
danego składu.
• II sposób – Wypełnienie dodatkowych
metadanych w ramach opisu przesyłki i
wskazanie składu.
• III sposób – Przypisywanie przesyłek przez
system do właściwego składu na podstawie
wprowadzonych metadanych na etapie
rejestracji i obsługi pisma
Udostępnianie / wyjmowanie przesyłek ze składów
por. § 21 i § 22 instrukcji kancelaryjnej z 2011 r.
8. Do czasu zakończenia sprawy udostępnianie przesyłek, o których
mowa w ust. 7, jest realizowane w sposób przyjęty w danym
podmiocie.
2. W przypadku wyjęcia dokumentacji ze składu chronologicznego
lub ze składu informatycznych nośników danych należy to
udokumentować przez:
1) włożenie w ich miejsce karty zastępczej zawierającej znak sprawy,
jej tytuł, nazwę komórki organizacyjnej lub nazwisko pracownika
wypożyczającego dokumentację bądź nazwę i adres jednostki
organizacyjnej, do której dokumentację wysłano, oraz termin zwrotu
albo
2) odnotowanie informacji, o których mowa w pkt 1, w systemie EZD,
jeżeli zapewnia on powiązanie informacji o wyjęciu dokumentacji z
odpowiadającymi jej aktami sprawy.
3. Dopuszcza się wykonanie kopii wyjmowanej dokumentacji, o której
mowa w ust. 2.
18
2016-06-07
Wypożyczanie przesyłek ze składów
•
•
•
W przypadku wypożyczenia przesyłki (nośnika, pisma) ze składu
należy to udokumentować przez:
o włożenie w ich miejsce karty zastępczej;
o odnotowanie w systemie EZD informacji, zamieszczonych w
karcie zastępczej.
Dopuszcza się wykonanie kopii wypożyczanej dokumentacji lub
nośnika.
W przypadku przesyłek w postaci papierowej, dla których nie
wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, i przesyłek na
informatycznych nośnikach danych, których nie włączono w
całości do systemu EZD, dokonywanie przekazywania przez
kancelarię jest realizowane [...] przez przekazanie brakującej treści
nieznajdującej się w systemie EZD przez wypożyczenie ze składu
chronologicznego lub składu informatycznych nośników danych
Wycofanie przesyłek ze składów
• Dopuszcza się wycofanie dokumentacji ze składu
chronologicznego, jeżeli stanowi ona część
dokumentacji prowadzonej sposobem tradycyjnym, a
na etapie rejestracji uznano ją za część dokumentacji
prowadzonej w systemie EZD
• W przypadku przesyłek, dla których czynności
kancelaryjne prowadzone są sposobem tradycyjnym, o
ile kancelaria dysponuje wiedzą na ten temat,
dokonywanie przekazania przez kancelarię jest
realizowane [...] przez przekazanie brakującej treści
nieznajdującej się w systemie EZD dokonując wycofania
przesyłki z odpowiedniego składu.
19
2016-06-07
Procedura wypożyczania i wyjmowania przesyłek ze
składów
• Wypożyczenie lub wycofanie przesyłek ze składów
jest realizowane w następujący sposób:
o pracownik kieruje do właściwej kancelarii prośbę
o wypożyczenie lub wycofanie przesyłki (pisma)
wskazując jej UNP lub kod kreskowy;
o kancelaria przygotowuje przesyłki (pisma) do
odbioru oraz dla każdej przesyłki (pisma) kartę
zastępczą wypożyczenia lub wycofania;
o pracownik odbiera z kancelarii oryginały
przesyłek (pism) potwierdzając ich odbiór
czytelnym podpisem w karcie.
Procedura zwrotu przesyłek do składów
• Zwrot przesyłek do składów jest realizowany w
następujący sposób:
o pracownik przynosi do kancelarii oryginały
przesyłek (pism);
o kancelaria odnotowuje w systemie EZD zwrot
przesyłki (pisma) do składu i odkłada
przesyłkę (pismo) we właściwe miejsce;
o kancelaria przekazuje pracownikowi,
zwracającemu przesyłkę, kartę zastępczą
wypożyczenia przesyłki (pisma).
20
2016-06-07
Obsługa składów w systemie tradycyjnym
Skład informatycznych nośników danych
§ 47. 1. Jeżeli nie jest możliwe lub zasadne wydrukowanie pełnej treści
przesyłki w postaci elektronicznej lub załącznika do niej, ze względu na
typ dokumentu elektronicznego (na przykład nagranie dźwiękowe,
nagranie wideo, oprogramowanie, baza danych) lub objętość
dokumentu elektronicznego (na przykład dokument zawierający dużą
liczbę stron albo wymagający wydrukowania w rozmiarze
nieobsługiwanym przez posiadane przez podmiot urządzenia), należy:
1) wydrukować tylko część przesyłki (na przykład pierwszą stronę
pisma lub pismo bez załączników), a jeżeli jest to także
niemożliwe, sporządzić i wydrukować notatkę o przyjętej
przesyłce, nanieść i wypełnić pieczęć wpływu na pierwszej
stronie wydruku;
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką dołączyć
do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do momentu zakończenia
sprawy, po czym przekazać go do składu informatycznych
nośników danych.
2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym nośniku danych
odnotowuje się w rejestrze przesyłek wpływających.
21
2016-06-07
Pudła lub paczki
• odpowiednie opakowania;
• sposób przechowywania;
• opisywanie pudeł;
Bieżąca obsługa składów
a sposób prowadzenia akt spraw i obowiązujące
systemy wykonywania czynności kancelaryjnych
(system EZD, system tradycyjny)
22
2016-06-07
Obsługa składów a model prowadzenia sprawy
7. Po zakończeniu sprawy [w systemie EZD]:
1) przesyłki na nośniku papierowym, dla których nie
wykonano pełnego odwzorowania cyfrowego, są
przekazywane do składu chronologicznego;
2) przesyłki na informatycznych nośnikach danych są
przekazywane do składu informatycznych nośników
danych.
2) informatyczny nośnik danych z zapisaną przesyłką
dołączyć do wydruku, o którym mowa w pkt 1, do
momentu zakończenia sprawy [tradycyjnej], po czym
przekazać go do składu informatycznych nośników
danych.
2. Informację o załączniku zapisanym na informatycznym
nośniku danych odnotowuje się w rejestrze przesyłek
wpływających.
23
2016-06-07
• Przed oznaczeniem sprawy prowadzonej w systemie EZD
jako zakończonej:
o przesyłki w postaci papierowej, dla których nie wykonano
pełnego odwzorowania cyfrowego, muszą zostać
zwrócone do składu chronologicznego;
o przesyłki na informatycznych nośnikach danych muszą
zostać zwrócone do składu informatycznych nośników
danych.
• Dopuszcza się wycofanie dokumentacji ze składu
chronologicznego, jeżeli stanowi ona część dokumentacji
prowadzonej sposobem tradycyjnym, a na etapie rejestracji
uznano ją za część dokumentacji prowadzonej w systemie
EZD.
Przekazywanie składów do archiwum –
terminy, przygotowanie, ewidencja
24
2016-06-07
Przekazywanie składów do archiwum - zasady
por. § 38 instrukcji kancelaryjnej dla EZD
[BRAK REGULACJI DLA SYSTEMU TRADYCYJNEGO]
• TERMIN – po upływie pełnych dwóch lat
kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku
następującego po roku, dla którego powstał zbiór
przesyłek w składzie.
• NIE DOTYCZY – Dokumentacja elektroniczna na
informatycznych nośnikach danych, zgromadzonych w
składzie informatycznych nośników danych, których
zawartość skopiowano do systemu EZD (kwalifikowana
do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach
określonych w przepisach wydanych na podstawie art.
5 ust. 2b ustawy).
Przekazywanie składów do archiwum - porządkowanie
por. § 12 i § 15 instrukcji archiwalnej z 2011 r.
•
•
Każdy informatyczny nośnik danych przekazywany ze składu
informatycznych nośników danych do archiwum zakładowego
powinien być trwale oznakowany w sposób pozwalający na jego
jednoznaczną identyfikację.
Uporządkowanie dokumentacji przekazywanej ze składu
chronologicznego do archiwum zakładowego polega na:
o pozostawieniu jej w układzie niezmienionym;
o umieszczeniu jej w pudłach lub w paczkach;
o opisaniu pudeł lub paczek: [...];
o w przypadku dokumentacji, dla której nie wykonano pełnego
odwzorowania cyfrowego, usunięciu części metalowych i
plastikowych (na przykład spinaczy, zszywek, wąsów, koszulek).
25
2016-06-07
Przekazywanie składów do archiwum - ewidencja
Skład informatycznych nośników danych
Skład chronologiczny
nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej
przekazującej nośniki
nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej
przekazującej dokumentację
---
informacja, czy jest to dokumentacja ze składu
chronologicznego, dla której dokonano
pełnego odwzorowania cyfrowego, lub też czy
jest to dokumentacja, dla której takiego
odwzorowania nie wykonano lub wykonano
je częściowo
imię, nazwisko i podpis pracownika, który
przygotował spis
imię, nazwisko i podpis pracownika, który
przygotował spis
imię, nazwisko i podpis kierownika komórki
organizacyjnej odpowiadającej za skład
informatycznych nośników danych
imię, nazwisko i podpis kierownika komórki
organizacyjnej odpowiadającej za skład
chronologiczny
imię, nazwisko i podpis archiwisty
przyjmującego nośniki
imię, nazwisko i podpis archiwisty
przyjmującego dokumentację,
data przekazania spisu
data przekazania spisu
Przekazywanie składów do archiwum - ewidencja
• odrębny zakres danych dla spisu informatycznych
nośników danych: liczba porządkowa, oznaczenie
nośnika, określenie typu nośnika, odpowiednio znak
sprawy lub symbol klasyfikacyjny, z którym powiązany
jest nośnik, numer seryjny nośnika, jeśli występuje.
• odrębny zakres danych dla spisu dokumentacji
przekazywanej ze składu chronologicznego: liczba
porządkowa, informacja o skrajnych identyfikatorach
przesyłek, rok rejestracji w systemie EZD przesyłek
umieszczonych w pudle lub paczce.
26
2016-06-07
Przekazywanie składów do archiwum - praktyka
• Weryfikacja i potwierdzenie statusu przesyłek
w pudle (wsparcie systemem EZD).
• Ewentualna zmiana opakowań oraz
generowanie nowych etykiet z opisem pudeł
(wsparcie systemem EZD).
• Obsługa pudeł – potwierdzenie
uporządkowania pudeł, przekazanie pudeł
do ponownego uporządkowania,
przekazanie pudeł do weryfikacji archiwum
(wsparcie systemem EZD).
Obsługa składów w archiwum – zarządzanie,
zabezpieczanie, brakowanie, przekazywanie
do archiwów państwowych
27
2016-06-07
Zarządzanie składami w archiwum
por. § 17 instrukcji archiwalnej z 2011 r.
Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej, w przypadku gdy
archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 3 ust. 1 pkt
2, archiwista kolejno:
1) pozostawia w komórce organizacyjnej podpisany przez siebie pierwszy
egzemplarz spisu zdawczo-odbiorczego;
2) rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych
3) nanosi w prawym górnym rogu na spis zdawczo-odbiorczy numer tego spisu
wynikający z wykazu spisów;
4) nanosi w lewym dolnym rogu sygnaturę archiwalną, czyli numer spisu
zdawczo-odbiorczego łamany przez liczbę porządkową pozycji teczki w spisie,
na każdą teczkę aktową, przy czym, gdy teczka dzieli się na tomy, nanosi
identyczną sygnaturę archiwalną na każdy tom teczki, a jeżeli teczki włożono
do pudła, to na pudło nanosi skrajne sygnatury teczek aktowych
umieszczonych w pudle;
5) dla każdej pozycji przekazanego spisu zdawczo-odbiorczego
przyporządkowuje informację o aktualnym miejscu przechowywania
przekazanej dokumentacji w archiwum zakładowym;
6) odkłada egzemplarze spisu zdawczo-odbiorczego do odpowiednich
zbiorów.
Zabezpieczanie składów w archiwum
•
•
•
•
•
Nie rzadziej niż raz na pięć lat dokonuje się przeglądu informatycznych
nośników danych i wykonuje ich kopie bezpieczeństwa.
Kopie powinny być przechowywane w sposób umożliwiający ich szybkie
odnalezienie w przypadku niemożności odczytania zapisu na
informatycznym nośniku danych, na którym pierwotnie zapisano
dokumentację elektroniczną.
Kopie bezpieczeństwa mogą być zapisywane na jednym nośniku, pod
warunkiem że zapisane na nim dane są zabezpieczone przed utratą w
wyniku awarii tego nośnika.
Jeśli nie jest możliwe wykonanie kopii bezpieczeństwa ze względu na
uszkodzenie nośnika, odnotowuje się to w aktach sprawy, z którymi
powiązany jest nośnik.
W przypadku gdy uszkodzenie uniemożliwiające wykonanie kopii
bezpieczeństwa dotyczy nośnika, o którym mowa w § 20 ust. 4 instrukcji
kancelaryjnej, informacje, o których mowa w ust. 4, odnotowuje się w
systemie EZD w metadanych opisujących właściwą przesyłkę, w ramach
elementu, o którym mowa w pkt 13 części A załącznika nr 1 do instrukcji
kancelaryjnej.
28
2016-06-07
Zabezpieczanie składów w archiwum
• Dokumentacja w postaci nieelektronicznej
zgromadzona w archiwum zakładowym jest
poddawana okresowemu przeglądowi w celu
jej odkurzenia oraz wymiany zużytych i
zniszczonych teczek czy pudeł na nowe.
Brakowanie składów
Dokumentacja elektroniczna na informatycznych nośnikach
danych, zgromadzonych w składzie informatycznych nośników
danych, których zawartość skopiowano do systemu EZD, jest
kwalifikowana do kategorii Bc i brakowana w trybie i na zasadach
określonych w przepisach wydanych na podstawie art. 5 ust. 2b
ustawy.
•
•
W systemie EZD, brakując dokumentację niearchiwalną w postaci
elektronicznej lub jej metadane, można równolegle wybrakować
ich odpowiedniki w składzie chronologicznym lub w składzie
informatycznych nośników danych bez sporządzania odrębnego
spisu
29
2016-06-07
art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej „(...) – mając na uwadze
wartość historyczną dokumentacji lub utratę jej znaczenia i
potrzebę ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem,
zniszczeniem lub utratą oraz kierując się zakresem stosowania
systemów teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu
spraw”
Rozporządzenie z 20 października 2015 r.
por. § 2 rozporządzenia
• Wątpliwości w zakresie kwalifikacji
dokumentacji rozstrzyga w drodze opinii
dyrektor właściwego archiwum państwowego
albo organ, o którym mowa w art. 19 ustawy.
• Wydanie opinii następuje na wniosek organu
lub jednostki organizacyjnej albo z urzędu i
może być poprzedzone ekspertyzą archiwalną
archiwum państwowego albo archiwum
wyodrębnionego.
30
2016-06-07
Przekazywanie składów do archiwum państwowego
• W systemie EZD, przekazując do właściwego
archiwum państwowego materiały archiwalne
w postaci elektronicznej lub ich metadane,
przekazuje się równolegle ich odpowiedniki ze
składu chronologicznego lub ze składu
informatycznych nośników danych i sporządza
się ich spisy.
art. 5 ust. 2 ustawy archiwalnej „(...) – mając na uwadze
wartość historyczną dokumentacji lub utratę jej znaczenia i
potrzebę ochrony dokumentacji przed uszkodzeniem,
zniszczeniem lub utratą oraz kierując się zakresem stosowania
systemów teleinformatycznych w załatwianiu i rozstrzyganiu
spraw”
31
2016-06-07
Przekazywanie składów do archiwum państwowego
por. § 6 rozporządzenia
• Kierownik jednostki zawiadamia dyrektora właściwego
archiwum państwowego o rozpoczęciu procesu
przygotowania materiałów archiwalnych do ich
przekazania, podając dane o: (...)
o systemie kancelaryjnym stosowanym w organie lub
jednostce organizacyjnej;
o systemie wykonywania czynności kancelaryjnych, w tym
wskazanie, czy był to system elektronicznego
zarządzania dokumentacją;
o składzie chronologicznym, w którym były gromadzone
materiały archiwalne, i jego rozmiarze;
o składzie informatycznych nośników danych, w którym
były gromadzone materiały archiwalne, i jego rozmiarze;
Czego w przepisach brakuje ?
32
2016-06-07
• Reorganizacja jednostki organizacyjnej
(przekazanie zadań do innej jednostki, ustanie
działalności) a postępowanie ze składami.
• Prototyp Archiwum Dokumentów
Elektronicznych nie pozwala na przekazanie
informacji o przypisaniu dokumentów (pism)
do składów – zakres metadanych.
• Procedura brakowania
• Brak regulacji dotyczących postępowania z
pismami wewnętrznymi, które powstały w
postaci papierowej, choć sprawa jest
prowadzona w EZD – regulacje analogiczne
jak dla pism wychodzących
• Co z przesyłkami mieszanymi papierowoelektronicznymi, zwłaszcza co dalej z częścią
na papierze ?
• Jest mowa tylko o wyjmowaniu przesyłek ze
składu, a nie ma rozróżnienia między
wyjmowaniem a wypożyczaniem
33
2016-06-07
• Dla systemu tradycyjnego nie uregulowano
sposobu i trybu postępowania ze składami
informatycznych nośników danych, w tym
archiwizacji (przekazanie, ewidencja)
• Brak regulacji dotyczących sposobu
udostępniania dokumentów ze składu, który
jest w archiwum
• Brak przepisów o weryfikacji zawartości pudeł
w składach przed przekazaniem do archiwum
• Brak regulacji na temat postępowania ze
spisami ze składów w archiwum oraz z samymi
pudłami (sygnatury archiwalne, sposób
przechowywania)
• Brak zasad porządkowania i
ewidencjonowania dokumentacji w składach
przed ich przekazaniem do archiwum
państwowego
34
2016-06-07
Dziękuję za uwagę
dr Ewa Perłakowska
[email protected]
35

Obsługa składów chronologicznych i składów informatycznych

Transkrypt

Podobne dokumenty

- Edukacja ustawiczna dorosłych

Aby zapoznać się ze szczegółami kliknij.

wydrukuj - utwórz dokument w formacie PDF

Pomiędzy ideą a rzeczywistością – towarzyszenie rodzinie z małym

E. jak Ewa Grętkiewicz Ewa Grętkiewicz, z domu

pobierz w PDF