Operacje gotówkowe w raporcie kasowym

Operacje gotówkowe w raporcie kasowym
Wpisany przez Piotr Wieczorek
Czy ujmowanie tych operacji w ewidencji może być dokonywane w dacie zamknięcia tego
raportu? Na jakim koncie powinna być prowadzona analityka dla operacji gotówkowych wg
klasyfikacji budżetowej?
Pytanie
Czy ujmowanie operacji gotówkowych wyrażonych w raporcie kasowym (za okres 5 dni) w
ewidencji może być dokonywane pod datą zamknięcia raportu kasowego? Na jakim koncie
powinna być prowadzona analityka dla operacji gotówkowych wg klasyfikacji budżetowej?
Odpowiedź
W zasadach gospodarki finansowej ustalonej w art. 17 ustawy o finansach publicznych
ustalono, że dochody i wydatki ujmuje się w terminie ich zapłaty. Przy czym w jednostce
budżetowej raporty kasowe powinny być sporządzane oddzielnie dla wydatków i oddzielnie dla
dochodów (analogicznie jak subkonto dochodów i subkonto wydatków dla konta 130).
Zgodnie z art. 14 ustawy o rachunkowości, dziennik zawiera chronologiczne ujęcie zdarzeń,
1/3
Operacje gotówkowe w raporcie kasowym
Wpisany przez Piotr Wieczorek
jakie nastąpiły w danym okresie sprawozdawczym. Jeśli zapłacono za materiał faktycznie 12
marca, to w ewidencji również to zdarzenie powinno być zaksięgowane pod datą 12 marca,
mimo że raport zamknięto 15 marca.
Warunkiem uznania ksiąg rachunkowych za rzetelne, zgodnie z art. 24 ust. 2, jest
dokonywanie w nich
zapisów
odzwierciedlających stan rzeczywisty
. Ponadto warunkiem uznania prowadzenia ksiąg przy stosowaniu sytemu informatycznego na
bieżąco jest ujęcie wpłat i wypłat gotówką, czekami w tym samym dniu, w którym zostały
dokonane.
Zatem raport kasowy dotyczący kilku dni nie stanowi dokumentu służącego do dokonania łączn
ych zapisów zbioru dowodów
źródłowych, które muszą być w dowodzie zbiorczym pojedynczo wymienione, lecz samodzielne
urządzenie księgowe księgi głównej dla konta 101 „Kasa". Zapis w systemie informatycznym
musi być identyczny z zapisami na raporcie kasowym. Natomiast jedno konto księgi głównej nie
może być jednocześnie urządzeniem księgi pomocniczej dla innego konta księgi głównej.
Dotyczy to konta 130 i konta 101 (zgodnie z rozporządzeniem o planach kont) gdzie pobranie
gotówki czekiem z bieżącego rachunku bankowego jednostki powinno być ujęte na koncie 130
na podstawie operacji wymienionej w wyciągu bankowym (odcinek czeku przy wyciągu).
Wpływ gotówki do kasy powinien być potwierdzony na druku KP - Kasa przyjmie, a następnie
wykazany w odpowiedniej pozycji raportu kasowego w dacie faktycznego wpływu. Zdarza się w
praktyce, że operacje gotówkowe są ujmowane na koncie 130 - co tłumaczy się zapisami
rozporządzenia o sprawozdawczości budżetowej, a konkretniej instrukcją do sporządzenia
sprawozdania Rb-27S zapisu § 3 ust. 2 - „na podstawie danych księgowości analitycznej
dochodów budżetowych do rachunku bieżącego - subkonto dochodów" oraz sprawozdania
Rb-28S zapisu § 8 ust. 2 pkt 3 - „na podstawie danych księgowości analitycznej do rachunku
2/3
Operacje gotówkowe w raporcie kasowym
Wpisany przez Piotr Wieczorek
bieżącego". Jest to niezgodne z nadrzędnymi zasadami rachunkowości ustalonymi w ustawie o
rachunkowości, do której ustawa o finansach publicznych odwołuje się w art. 17 oraz z
wyrażoną w nim zasadą ujmowania wydatków w terminie zapłaty. Bezpieczniej jest stosować
się do regulacji aktów wyższego rzędu, jeśli ustalenia aktu niższego rzędu są z nimi w
sprzeczności i narażają na poniesienie odpowiedzialności z tytułu nieuznania ksiąg za rzetelne.
Zatem analityka wg działów, rozdziałów i paragrafów powinna być prowadzona również na
koncie 101, bo to na nim są ujmowane wydatki gotówkowe. Do sprawozdania Rb-28S będą
wtedy potrzebne dane zarówno z subkonta wydatków konta 130, jak i dane z analityki konta
101, co w konsekwencji spowoduje ujmowanie rzeczywistych operacji na właściwych kontach.
Bowiem to nie instrukcja do sprawozdania jest podstawą zapisów księgowych lecz
wprowadzona do stosowania w drodze zarządzenia dokumentacja zasad (polityki)
rachunkowości na podstawie art. 10 ustawy o rachunkowości obejmująca swym zakresem
zakładowy plan kont, określający sposób klasyfikacji zdarzeń i operacji na odpowiednich
kontach księgi głównej oraz powiązań z księgami pomocniczymi.
3/3