docOkres realizacji projektu
download 
Reklamacja Transkrypt
Okres realizacji projektu
ZAMYKANIE PROJEKTÓW W RAMACH SPPW Warszawa, 17.02.2016 Okres realizacji projektu Okres realizacji projektu ustala się następująco: • rozpoczęcie rzeczowej realizacji projektu; • zakończenie rzeczowej realizacji projektu; • zakończenie projektu. Zgodnie z okresem określonym w umowie rozpoczęcie rzeczowej realizacji projektu Max 6 miesięcy od zakończenia rzeczowej realizacji projektu zakończenie rzeczowej realizacji projektu zakończenie projektu Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Końcowe rozliczenie projektów zakończenie rzeczowej realizacji projektu 6 miesięcy zakończenie projektu • zgodnie z Umową ws. Realizacji Projektu w ciągu 6 miesięcy IR rozlicza jedynie wydatki poniesione na raportowanie, audyt i ewaluację Projektu • w tym okresie IR składa 1 (jeśli przewidziano okres 6 miesięczny) lub 2 (w przypadku okresów 3 miesięcznych) Wnioski o płatność • IR nie składa w tym okresie raportów okresowych. W przypadku stosowania scalonego formularza wniosku o płatność i raportu okresowego Instytucje Realizujące w tym okresie wypełniają jedynie dane w arkuszu wniosku o płatność. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Obowiązkowy audyt finansowy W 6-miesięcznym okresie zamykania projektu Instytucja Realizująca zobowiązana jest zapewnić końcowy finansowy audyt projektu. W celu przeprowadzenia audytów, Instytucja Realizująca jest obowiązana skorzystać z wewnętrznej, niezależnej od wdrażania projektu instytucji audytującej lub zatrudnić zewnętrzną certyfikowaną instytucję audytującą. Instytucja Realizująca zapewni także, że wybrana Instytucja Audytująca jest instytucją publiczną (lub zewnętrzną licencjonowaną spółką) o uznanej renomie zawodowej oraz przestrzegającą Międzynarodowe Standardy Rewizji Finansowej (ISA) wydane przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji Finansowej [International Auditing and Assurance Standards Board] (IAASB) Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC). Działania audytowe mogą być rozpoczęte jeszcze w okresie rzeczowej realizacji projektu, lecz zakończyć muszą się już po zakończeniu Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE rzeczowej realizacji, tak aby obejmowały cały okres rzeczowej realizacji projektu. Obowiązkowy audyt finansowy Instytucja audytująca po zakończeniu działań audytowych sporządza Raport z końcowego audytu finansowego zawierający wnioski i zalecenia pokontrolne. Raport sporządzany jest w języku polskim. Dodatkowo na jęz. angielski należy przetłumaczyć wnioski i zalecenia pokontrolne. Całość dokumentów tj. Raport z końcowego audytu finansowego, zawierający wnioski i zalecenia pokontrolne w języku polskim i angielskim, IR przesyła do Instytucji Pośredniczącej razem z ostatnim wnioskiem o płatność oraz raportem końcowym z realizacji projektu. Raport należy przekazać do IP w formie pisemnej i elektronicznej, w tym w oryginale, dlatego warto poprosić wykonawcę o sporządzenie raportu w dwóch egzemplarzach. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Obowiązkowy audyt finansowy Celem audytu finansowego jest: Umożliwienie Instytucji Audytującej wyrażenia opinii na temat tego, czy sprawozdania finansowe zostały przygotowane pod każdym względem zgodnie z obowiązującymi ramami sprawozdawczości finansowej (ISA 200, punkt 3). W związku z tym sprawozdania finansowe należy przygotować zgodnie z jednym lub wieloma międzynarodowymi standardami rachunkowości, krajowymi standardami rachunkowości lub innymi autorskimi i szeroko zakrojonymi ramami sprawozdawczości finansowej, przeznaczonymi do stosowania w sprawozdawczości finansowej i określonymi w sprawozdaniach finansowych. Instytucja Audytująca przeprowadzi audyt finansowy zgodnie z Międzynarodowymi Standardami Rewizji Finansowej (ISA) wydanymi przez Międzynarodową Radę Standardów Rewizji Finansowej [International Auditing and Assurance Standards Board] (IAASB) Międzynarodowej Federacji Księgowych (IFAC) w celu osiągnięcia uzasadnionego zapewnienia, że sprawozdania finansowe jako całość są wolne od znaczących błędnych oświadczeń, niezależnie od tego czy wynikających z oszustwa czy błędu (ISA 200 punkt 11a). Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Obowiązkowy audyt finansowy Celem audytu finansowego jest ponadto: Uzyskanie racjonalnego zapewnienia, że wydatki poniesione w ramach projektu są kwalifikowalne, a projekt został zrealizowany zgodnie z umową. Uzyskanie podstaw do potwierdzenia wiarygodności danych, zarówno liczbowych jak i opisowych, zawartych przez beneficjenta w dokumentach związanych ze zrealizowanym projektem. Zwiększenie pewności Instytucji Realizującej projekt oraz instytucji nadrzędnych (KIK, IP i Darczyńcy), że projekt został zrealizowany prawidłowo. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Obowiązkowy audyt finansowy Zalecenia i wskazówki Przy odbiorze raportu z końcowego audytu finansowego (przed przekazaniem go do IP) należy zwrócić uwagę: • czy w wyniku przeprowadzonego audytu uchybienia, nieprawidłowości, nieścisłości. stwierdzono jakieś • czy dane liczbowe, dane osobowe itp. są prawidłowe. • czy raport jest wolny od błędów typu niewłaściwe pojęcia, nazewnictwo instytucji, daty, itp. • czy raport został przygotowany w sposób rzetelny oraz umożliwiający postawienie wniosków, iż audyt został przeprowadzony zgodnie z zapisami Umowy/Porozumienia ws. Realizacji Projektu. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Obowiązkowy audyt finansowy Zalecenia i wskazówki • czy audytorzy odnieśli się do następujących kwestii: ‒ podstawowych danych tj. terminu i miejsca odbytego audytu, nr i nazwy projektu, liczby aneksów, zgodności realizacji projektu z zakładanym harmonogramem, ‒ nr badanych raportów okresowych i wniosków o płatność ze wskazaniem okresów sprawozdawczych, poprawności/kwalifikowalności wydatków/ ewentualnych wydatków niekwalifikowalnych, ‒ terminowości składania raportów okresowych i wniosków o płatność przez IR, ‒ informacji, czy audyt przeprowadzony był na 100% dokumentacji czy na próbie (jeśli na próbie – należy wskazać informację o wielkości procentowej próby i metodologii jej określenia), ‒ rodzajów badanych dokumentów (faktury, rachunki, listy płac itp.), ‒ nr badanych dokumentów finansowych (w przypadku badania dokumentacji na próbie), ‒ w raporcie powinny zawarte być konkretne wnioski na temat badania projektu od strony księgowej, Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Obowiązkowy audyt finansowy Zalecenia i wskazówki ‒ ewidencji wydatków, kosztów, przychodów związanych z realizacją projektu w systemie finansowo –księgowym, ‒ ewidencji środków trwałych i wartości niematerialnych i prawnych zakupionych w celu realizacji projektu, ‒ informacje o wyodrębnionych kontach analitycznych do ewidencji wydatków, kosztów i przychodów projektu, ‒ polityce rachunkowości, ‒ planie kont, z którego jasno wynika ewidencja księgowa projektu, ‒ nazwie programu księgowego, którym posługuje się Instytucja Realizująca projekt w celu ewidencji księgowej, ‒ informacji o kwalifikowalności bądź nie podatku VAT, ‒ informacji o poprawności poniesienia wydatków związanych z realizacją projektu (zgodność numerów rachunków bankowych i nazwą odbiorcy płatności z dokumentacją źródłową, terminowości dokonywanych płatności, itp.). Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Obowiązkowy audyt finansowy Zalecenia i wskazówki • Należy pamiętać, że w przypadku projektów realizowanych w partnerstwie – audytem finansowym obejmuje się zarówno IR jak i partnerów projektu • Należy pamiętać, że w przypadku projektów z komponentem regrantingowym – audytem finansowym obejmuje się również komponent re-grantingowy tj. działalność IR/partnerów/operatora dotacji w zakresie wdrażania komponentu re-grantingowego a także podprojekty realizowane w ramach komponentu re-grantingowego. Instytucja Realizująca przekazuje niezwłocznie do wiadomości Instytucji Pośredniczącej informacje na temat wszelkich wykrytych przez instytucję audytującą nieprawidłowości. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Terminy przekazywania i weryfikacji dokumentów IR 40 dni IP 70 dni KIK 20 dni SCO 30 dni IP i IPŁ 20 dni 6 miesięcy od dnia zakończenia projektu Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Instytucje Realizujące IR • IP KIK SCO IP i IPŁ • 40 dni od daty zakończenia projektu na złożenie dokumentów do Instytucji Pośredniczącej wymagane dokumenty: ‒ ostatni Wniosek o płatność ‒ Raport z zakończenia projektu wraz z końcowym raport finansowym ‒ Raport z końcowego audytu finansowego Wzór Raportu z zakończenia projektu oraz Końcowego raportu finansowego znajdują się w jednym pliku wraz z Podręcznikiem użytkownika dla beneficjentów SPPW na stronie internetowej Ministerstwa Rozwoju, zakładce SPPW (dokumenty/System monitorowania). Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE IR IP KIK SCO IP i IPŁ Instytucja Pośrednicząca i Krajowa Instytucja Koordynująca: • 70 dni na weryfikację i zatwierdzenie dokumentów rozliczających projekt przez Instytucję Pośredniczącą • 20 dni na weryfikację i zatwierdzenie dokumentów rozliczających projekt przez Krajową Instytucję Koordynującą Łącznie: 3 miesiące Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE IR IP KIK SCO IP i IPŁ Darczyńca i Instytucja Płatnicza: • 30 dni na weryfikację i zatwierdzenie dokumentów rozliczających projekt przez Darczyńcę • 15 dni kalendarzowych na dokonanie przez IP płatności końcowej na rzecz Instytucji Realizującej (od daty zatwierdzenia dokumentów przez Darczyńcę) • 5 dni kalendarzowych od realizacji płatności końcowej przez IP na złożenie przez Instytucję Płatniczą wniosku o płatność końcową (ostatni wniosek o refundację) do strony szwajcarskiej. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Raporty końcowe z realizacji projektów Część I Raportu – Podsumowanie Projektu: Część I dostarcza ogólnych informacji nt. projektu: • numer i tytuł projektu • priorytet i obszar tematyczny • nazwa Instytucji Realizującej • numer Umowy ws. Realizacji projektu • okres realizacji projektu • kwota i poziom dofinansowania • źródło, poziom i kwota współfinansowania • szacowane planowane koszty kwalifikowane, koszty kwalifikowane i całkowite szacowane koszty projektu Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Raporty końcowe z realizacji projektów Część II Raportu – Końcowy raport finansowy: Część II Raportu umożliwia porównanie wydatków określonych w budżecie i rzeczywistych kosztów całego projektu. Zawiera informacje na temat stosunku dofinansowania do współfinansowania i określa czy wszystkie płatności zostały rozliczone. Tabele finansowe przedstawiają całkowitą kwotę zatrzymaną (w PLN i CHF) sumę poniesionych wydatków kwalifikowanych całego projektu (tj. wydatków poniesionych w trakcie i po zakończeniu rzeczowej realizacji projektu) oraz łączne środki na pokrycie wydatków kwalifikowanych (tj. wszystkie płatności – zrealizowane, oczekujące i płatność końcową). Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Raporty końcowe z realizacji projektów Część III Raportu – Informacja dot. produktów i rezultatów projektu: Część III Raportu powinna dostarczać informacji i analizy osiągniętych produktów i rezultatów. IR powinna porównać osiągnięte produkty i rezultaty z ilościowymi wskaźnikami określonymi w matrycy logicznej projektu. Wszelkie odchylenia od wartości docelowych powinny być szczegółowo wyjaśnione, wskazując powody powstania odchyleń i ich wpływ na rezultaty i oddziaływanie projektu. IR powinna również opisać ewentualne osiągnięcia dodatkowe bądź nieprzewidziane wyniki, które nie zostały uwzględnione w matrycy logicznej. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Raporty końcowe z realizacji projektów Część IV Raportu – Najważniejsze kwestie, doświadczenia, rekomendacje: Część IV Raportu stanowi podsumowanie kluczowych kwestii w projekcie: ryzyk, wyzwań, trudności i możliwości, jakie pojawiły się podczas realizacji projektu. W części VI IR powinna przedstawić doświadczenia zdobyte w trakcie realizacji projektu oraz zalecenia dla przedsięwzięć o podobnym zakresie i charakterze (np. opinia na temat zmiany zakresu czy grup docelowych). Wynikiem dokonanej analizy powinny być informacje pozwalające na wyciągnięcie wniosków zarówno w odniesieniu do projektu, jak również obszaru tematycznego, a w końcu całego Programu. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Raporty końcowe z realizacji projektów Część V Raportu – Ogólne stwierdzenia i warunki po zakończeniu projektu: Jest to końcowa, analityczna część Raportu zawierająca oświadczenia wartościujące na temat: • partnerstwa (czy było ono istotne dla projektu, przyczyniło się do sukcesu, mogłoby być kontynuowane itp.) • rozpoznawalności projektu (czy projekt spotkał się z zainteresowaniem ze strony zewnętrznych odbiorców, czy był postrzegany pozytywnie, budził kontrowersje itp.) • trwałości rezultatów (możliwość kontynuacji projektu, powielania rozwiązań zastosowanych w projekcie, zastosowanie rozwiązań w regulacjach systemowych itp.) • przeprowadzonych działań promocyjnych • działań planowanych do podjęcia przez IR po zakończeniu realizacji projektu. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Raporty końcowe z realizacji projektów Część VI Raportu – Podpis: W tej części Raportu osoba odpowiedzialna za jego przygotowanie składa podpis i podaje swoje dane. Osoba podpisująca Raport zaświadcza, że: • została uprawniona do podpisania raportu, • raport został gruntownie sprawdzony, wypełniony poprawnie i w dobrej wierze, • zamówienia w ramach projektu (jeśli dotyczy) były zgodne z prawem krajowym i przepisami oraz treścią odpowiednich dyrektyw UE, dokumentacja przetargowa oraz zawarte umowy obejmują klauzulę antykorupcyjną (jeśli dotyczy). Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Raporty końcowe z realizacji projektów Wskazówki do wypełniania Raportu z zakończenia projektu: • w Raporcie należy przedstawić w jaki sposób realizacja projektu (m.in. poprzez osiągnięcie wskaźników) przełożyła się na osiągniecie celów, które postawiono przed projektem • istotnym elementem jest skomentowanie stopnia realizacji wskaźników oraz wskazanie metodologii zastosowanego pomiaru/oceny poszczególnych wskaźników • wypełniając raport należy pamiętać o selektywnym i analitycznym podejściu • informacje powinny być skondensowane i krótkie, ukazując przejrzysty obraz głównych zagadnień dot. działań • należy dzielić się wiedzą oraz pozytywnymi doświadczeniami nabytymi w związku z wdrożeniem projektu Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Płatność końcowa Płatność końcowa określona jest w Umowie/Porozumieniu w sprawie Realizacji Projektu oraz w umowach wyższego rzędu i wyrażona jest w CHF jako "wartość maksymalna". Odpowiednie zapisy znajdują się w następujących paragrafach: • 12 ust. 5, 15 i 16 - w przypadku, gdy IR nie jest państwową jednostką budżetową. • 11 ust. 3 - w przypadku, gdy IR jest państwową jednostką budżetową. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Maksymalna wysokość kwoty płatności końcowej (kwoty zatrzymanej)* zgodnie z pismem WWPE.400.8.1.462.2015/KS z dnia 22.01.2015 r. OBSZAR TEMATYCZNY Rozwój Regionalny Środki Ochrony Granic Infrastruktura Cel 1 – Odpady Cel 2 - Energia Cel 3 - Transport Bioróżnorodność Ochrona Zdrowia Cel 1 – Promocja zdrowia Cel 2 – Pomoc społeczna Alokacja specjalna – Łodygowice (KIK/77) KWOTA ZATRZYMANA 100 000 CHF 100 000 CHF 200 000 CHF 200 000 CHF 200 000 CHF 50 000 CHF 100 000 CHF 50 000 CHF 25 000 CHF *w przypadku, gdy kwota płatności końcowej wskazana w umowie jest niższa niż kwota maksymalna określona dla danego obszaru tematycznego, IP zobowiązana jest do wstrzymania kwoty zgodnie z umową. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Płatność końcowa Płatność końcowa w PLN jest wstrzymywana przez Instytucję Pośredniczącą do czasu zatwierdzenia ostatnich dokumentów sprawozdawczych, tj.: ostatniego Wniosku o płatność wraz z Raportem z zakończenia Projektu, Końcowym raportem finansowym oraz z wnioskami i rekomendacjami z końcowego audytu finansowego, przez Darczyńcę. Moment zawieszenia przez IP kwoty płatności końcowej zależny jest od postępu finansowego projektu oraz wysokości kwoty zatrzymanej w CHF jaką IP jest zobowiązana wstrzymać. IP na bieżąco monitoruje wysokość wypłaconych środków dofinansowania SPPW. Gdy łączna kwota płatności przekracza 80% limitu dofinansowania SPPW, IP rozpoczyna badanie czy należy już wstrzymać płatność końcową. Jeśli jest pewność, że w kolejnych wnioskach o płatność IR zawnioskuje o zaliczkę/refundację pozwalającą na zablokowanie kwoty zatrzymanej, wówczas wstrzymanie płatności końcowej jest przesuwane w czasie. Jeśli nie ma pewności, że kolejne wnioski o płatność będą opiewać na kwoty pozwalające na wstrzymanie kwoty płatności końcowej, wówczas jest ona wstrzymywana w danym wniosku o płatność. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE Płatność końcowa • Płatności na rzecz IR (poza państwowymi jednostkami budżetowymi) realizowane są przez Instytucję Pośredniczącą w PLN. • Za dokonanie płatności końcowej na rzecz Instytucji Realizującej uznaje się realizację zlecenia przez BGK, nie zaś złożenie zlecenia. • IP informuje pisemnie IR o dokonaniu na jej rzecz płatności końcowej w ramach projektu. Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE DZIĘKUJĘ ZA UWAGĘ Spotkanie koordynacyjne współfinansowane przez Szwajcarię w ramach szwajcarskiego programu współpracy z nowymi krajami członkowskimi UE
