Pobierz plik PDFPytania i odpowiedzi w zakresie kwalifikowalności

FAQ W ZAKRESIE KWALIFIKOWALNOŚCI WYDATKÓW W RAMACH REGIONALNEGO PROGRAMU
OPERACYJNEGO WOJEWÓDZTWA ŚLĄSKIEGO NA LATA 2014-2020
Szanowni Państwo,
Niniejszym przedstawiamy Państwu zestaw pytań i odpowiedzi w zakresie kwalifikowalności
wydatków ponoszonych w ramach projektów współfinansowanych z EFS w ramach RPO WSL 20142020, wdrażanych przez Wydział Europejskiego Funduszu Społecznego (IZ RPO WSL 2014-2020). Są to
ogólne interpretacje Instytucji Zarządzającej, nie stanowiące wytycznych, które nie uwzględniają
specyficznych uwarunkowań poszczególnych projektów realizowanych w ramach Programu.
Odpowiedzi zostały przygotowane na podstawie najczęściej kierowanych do Instytucji Zarządzającej
pytań dotyczących interpretacji zapisów Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków
w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
Spis treści
I.
ZAGADNIENIA OGÓLNE ............................................................................................................... 2
II.
PERSONEL PROJEKTU................................................................................................................... 8
III.
ŚRODKI TRWAŁE I CROSS – FINANCING..................................................................................... 10
IV.
KOSZTY POŚREDNIE ................................................................................................................... 12
V.
UPROSZCZONE METODY ROZLICZANIA ..................................................................................... 14
VI.
WKŁAD WŁASNY ........................................................................................................................ 15
VII.
ZASADA KONKURENCYJNOŚCI ................................................................................................... 19
VIII.
PROJEKTY PARTNERSKIE ............................................................................................................ 22
1
I.
ZAGADNIENIA OGÓLNE
1. Czy aby zawnioskować o kolejną transzę dofinansowania, należy rozliczyć 70% otrzymanych
dotychczas transz?
Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie projektu, kolejne transze dofinansowania są
przekazywane po złożeniu wniosku o płatność rozliczającego pierwszą transzę, jego
zweryfikowaniu przez IZ oraz spełnieniu następujących warunków:
a) wykazaniu w tym wniosku o płatność wydatków kwalifikowalnych rozliczających
co najmniej 70% łącznej kwoty I transzy dofinansowania otrzymanej na dzień odsyłania
do poprawy wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez Beneficjenta
dalszych wyjaśnień;
b) niestwierdzeniu okoliczności, skutkujących rozwiązaniem umowy o dofinansowanie projektu.
Ponadto, kolejne transze dofinansowania są przekazywane również po spełnieniu warunków
określonych w umowie o dofinansowanie, tj.:
a) zatwierdzeniu wniosku o płatność rozliczającego przedostatnią transzę ;
b) złożeniu przez Beneficjenta i zweryfikowaniu przez IZ pierwszej wersji wniosku o płatność
rozliczającego ostatnią transzę , w którym wykazano wydatki kwalifikowalne w wysokości co
najmniej 70% łącznej kwoty transz dofinansowania otrzymanych na dzień odsyłania do poprawy
wniosku i wydatki w tej wysokości nie wymagają składania przez Beneficjenta dalszych wyjaśnień;
c) niestwierdzeniu okoliczności, skutkujących rozwiązaniem umowy o dofinansowanie.
Przy czym, należy mieć na uwadze, iż przekazanie transzy środków na dofinansowanie projektu,
może nastąpić albo po zatwierdzeniu wniosku o płatność (w przypadku gdy wniosek o płatność
jest
prawidłowy)
albo
po
odesłaniu
Beneficjentowi
wniosku
do
poprawy
(w przypadku gdy wniosek o płatność wymaga dalszych korekt), przy spełnieniu warunków
określonych w umowie.
Ponadto, nie jest możliwe przekazanie kolejnej transzy dofinansowania w przypadku braku
zatwierdzenia wniosku o płatność za poprzedni okres rozliczeniowy.
Jednocześnie należy zauważyć, że limit 70 % dofinansowania rozpatrywany jest kumulatywnie. IZ
dokonuje porównania rozliczonych dotychczas w ramach projektu wydatków, biorąc pod uwagę
wydatki w zatwierdzonych uprzednio wnioskach o płatność, pomniejszonych o stwierdzone
wydatki niekwalifikowalne/nieprawidłowości.
2. Jak zawnioskować o pierwszą transzę?
Zgodnie z Umową o dofinansowanie projektu, pierwsza transza dofinansowania przekazywana
jest na podstawie złożonego wniosku o płatność w wysokości i terminie określonym w
harmonogramie płatności, pod warunkiem wniesienia zabezpieczenia prawidłowej realizacji
umowy (jeśli dotyczy). Maksymalna wysokość pierwszej transzy jest ustalana indywidualnie dla
każdego projektu przez IZ.
3. Czy subkonto dla projektu musi być ponownie utworzone, czy może to być konto, które służyło
w projekcie realizowanym do 30.06.2015 r.?
Jeżeli na rachunku projektu zakończone są wszystkie operacje finansowe związane z wcześniej
realizowanym projektem, a tym samym nie mają miejsca już żadne przepływy finansowe, to nie
ma przeciwwskazań do ponownego wykorzystania istniejącego rachunku na rzecz nowego
projektu.
2
4. Czy wydatki w ramach projektu mogą być ponoszone z własnego konta?
Wydatki w ramach projektu powinny być ponoszone z rachunku projektu, który został wskazany w
Umowie o dofinansowanie projektu.
5. Jaki jest podział procentowy dofinansowania otrzymywanego w ramach Poddziałania 9.1.6?
W ramach konkursu nr RPSL.09.01.06-IZ.01-24-012/15 poziom dofinansowania wynosi 85 %
( w tym 100% środki europejskie) oraz poziom wkładu własnego 15 %.
6. Czy jeżeli istnieje możliwość doskonalenia nauczycieli w zakresie zgodnym ze wsparciem
udzielanym na rzecz ucznia, można potem zatrudnić ich do prowadzenia zajęć w ramach
projektu bez ogłaszania konkursu?
W przypadku, gdy Wnioskodawca skieruje do nauczycieli wsparcie, to po ich przeszkoleniu jest
zobligowany do stosowania prawa krajowego, w tym do przestrzegania zapisów Ustawy o
systemie oświaty i Karty Nauczyciela, gdzie określono warunki, na których można zatrudniać
nauczycieli do projektu. Wnioskodawca musi także przestrzegać zapisów zamieszczonych w
Podrozdziale 6.16 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
na lata 2014-2020.
7. Jeżeli projekt kończy się zadaniem stricte merytorycznym, to kiedy będzie czas na jego
rozliczenie? Przykład: Ostatnie zajęcia dla uczniów odbędą się 27 czerwca i wtedy też nastąpi
koniec projektu. Co w takim przypadku z rozliczeniem projektu?
Zgodnie z zapisami Umowy o dofinansowanie, niezależnie od tego, na jakich zasadach jest
rozliczany projekt, końcowy wniosek o płatność przy jednoczesnym zwrocie niewykorzystanych
transz dofinansowania na rachunek IZ, składany jest w terminie do 30 dni kalendarzowych od dnia
zakończenia okresu realizacji projektu. Jednocześnie, zgodnie z Wytycznymi w zakresie
kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego,
Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, możliwe jest
ponoszenie wydatków po okresie kwalifikowalności wydatków określonym w umowie o
dofinansowanie, pod warunkiem, że wydatki te odnoszą się do okresu realizacji projektu, zostaną
poniesione do 31 grudnia 2023 r. oraz zostaną uwzględnione we wniosku o płatność końcową. W
takim przypadku wydatki te mogą zostać uznane za kwalifikowalne, o ile spełniają pozostałe
warunki kwalifikowalności określone w Wytycznych.
W związku z powyższym, tak jak w przypadku projektów rozliczanych w ramach PO KL, po
zakończeniu realizacji projektu możliwe jest kwalifikowanie wydatków poniesionych po dniu
wskazanym jako dzień zakończenia realizacji projektu, o ile wydatki te odnoszą się do zadań
realizowanych w okresie wdrażania projektu oraz zostały poniesione przed złożeniem końcowego
wniosku o płatność i w nim wykazane.
8. Czy szkoła, której organem prowadzącym jest Urząd Marszałkowski, może być Beneficjentem
projektu/Partnerem projektu w ramach konkursu 11.1.4?
Taka szkoła może złożyć wniosek w ramach przedmiotowego konkursu. Pamiętać należy jednak, iż
jeżeli organem prowadzącym dla tej szkoły jest Zarząd Województwa Śląskiego to wniosek
powinien zostać złożony przez Zarząd lub przez osobę reprezentującą Szkołę (jeżeli ta będzie
posiadać odpowiednie pełnomocnictwo do złożenia wniosku).
9. Czy w projekcie, realizowanym w ramach Poddziałania 11.1.4 Poprawa efektywności kształcenia
ogólnego RPO WSL 2014-2020 wsparciem mogą być objęci uczniowie np. z wadami postawy,
którzy potrzebują zajęć z gimnastyki korekcyjnej?
3
W 3 typie operacji Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020, jako uzupełnienie działań, może być
realizowana gimnastyka korekcyjna.
10. Czy w ramach konkursu nr RPSL.11.01.04-IZ.01-24-002/15 szkoły zawodowe mogą tworzyć oraz
doposażać pracownie przedmiotów zawodowych?
W ramach tego konkursu szkoły zawodowe mogą jedynie objąć wsparciem w ramach typu 3
ucznia z niepełnosprawnością i wtedy mogą doposażyć pracownie z przedmiotów przyrodniczych
lub matematyki. W innym przypadku w ogóle nie mogą aplikować o środki w ramach
przedmiotowego konkursu.
11. Czy jest możliwość objęcia wsparciem w projekcie innych grup docelowych, np. w roku 2016 i
2017?
Tak, jest to możliwe. Na przykład można podać wsparcie dla uczniów młodszych, którzy np. w roku
2016 będą w I klasie szkoły podstawowej, a w roku 2017 nie będą już mogli zostać objęci
wsparciem jako uczniowie młodsi. W związku z tym Wnioskodawca będzie musiał w roku 2017
objąć wsparciem kolejną grupę docelową pierwszoklasistów. Diagnoza oraz opis grupy docelowej
muszą obejmować cały okres realizacji projektu.
12. Czy w ramach konkursu nr RPSL.11.01.04-IZ.01-24-002/15, typu operacji nr 3, skierowanego do
klasy I (uruchamianej w roku szkolnym 2015/16) integracyjnej w gimnazjum – oprócz szerokiego
wsparcia wynikającego z diagnozy potrzeb można otworzyć tę klasę jako oddział o
ukierunkowaniu matematyczno-informatycznym i w ramach dofinansowania zakupić
wyposażenie pracowni komputerowej dedykowanej tej klasie, w tym sprzęt i oprogramowanie
dla uczniów niepełnosprawnych, dodatkowe zajęcia matematyczno-informatyczne, autorskie
programy nauczania innych przedmiotów z wykorzystaniem zakupionego sprzętu?
Realizacja wsparcia w ramach typu operacji nr 3 ma na celu m.in. przygotowanie szkół/placówek
systemu oświaty do realizacji działań ukierunkowanych na wspieranie rozwoju ucznia młodszego
w procesie przekraczania tzw. progu edukacyjnego. Kompleksowy program wspomagający
szkołę/placówkę w procesie indywidualizacji pracy z uczniem ze specjalnymi potrzebami
edukacyjnymi (w tym wsparcia ucznia młodszego) obejmuje m.in. doposażenie szkół w pomoce
dydaktyczne i specjalistyczny sprzęt oraz realizację zajęć specjalistycznych, dydaktycznowyrównawczych itp. W związku z powyższym w trzecim typie operacji Beneficjent ma możliwość
zakupu wyposażenia dla klasopracowni. Należy przy tym pamiętać, że w ramach konkursu
nr RPSL.11.01.04-IZ.01-24-002/15 limit wydatków kwalifikowalnych poniesionych na zakup
środków trwałych oraz cross-financing wynosi 20% wartości projektu. Natomiast kwestia otwarcia
klasy jako oddziału pozostaje w gestii Beneficjenta. Nie powinno być to powiązane z realizacją
projektu ze środków unijnych.
13. Czy w ramach realizacji 3 typu projektu w ramach Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020
(Realizacja kompleksowych programów...) kwalifikowalne będą wydatki na zakup materiałów w
wersji papierowej (pozycje książkowe) np. poradniki, ćwiczenia grafomotoryczne w formie
szlaczków, ćwiczenia terapeutyczne, testy, czy też bajki dla dyslektyków.
Zgodnie z zapisami pkt. 2.1.17 Regulaminu konkursu możliwy jest zakup materiałów w formie
papierowej.
14. Czy w ramach projektu możliwy jest zakup dzienników elektronicznych w placówkach
oświatowych?
Dzienniki, jako podstawowe narzędzie pracy dokumentujące postępy ucznia, powinny być
zapewnione przez organ prowadzący szkołę. Zmiana formy prowadzenia dokumentacji pracy z
uczniem nie niesie za sobą szczególnych przesłanek, by uznać aby wydatek ten mógł być
kwalifikowalny. Możliwość finansowania zajęć szkolnych z EFS, nie jest powodem by przy tej okazji
zmieniać formę dokumentowania wyników/ocen uczniów.
4
15. Czy w ramach Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020 w zakresie kompetencji kluczowych
uczniów można przeprowadzić egzamin językowy np. FCE bądź komputerowy np. ECDL, i czy
koszty te będą kwalifikowalne?
Przeprowadzenie egzaminu językowego np. FCE bądź komputerowego np. ECDL nie będzie
kosztem kwalifikowalnym w ramach konkursu 11.1.4.
16. Czy w ramach Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020 w zakresie kompetencji kluczowych
uczniów można zaplanować wyjazd studyjny na uczelnię i czy koszt ten będzie kwalifikowalny?
Tak, wyjazdy studyjne będą kosztami kwalifikowalnymi, o ile wynikają z przeprowadzonej przez
Wnioskodawcę diagnozy i przyczynią się do zrealizowania celów oraz wskaźników projektu.
17. Czy w ramach 3 typu operacji Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020 istnieje możliwość
realizacji wsparcia ucznia ze szczególnymi uzdolnieniami sportowymi oraz w zakresie
przedmiotów matematycznych i języków obcych uczących się w szkołach państwowych i
niepublicznych o profilu sportowym?
Zajęcia sportowe dla uczniów szczególnie uzdolnionych sportowo nie będą możliwe do
zrealizowania, gdyż zgodnie z definicją ucznia ze specjalnymi potrzebami edukacyjnymi, uczniowie
zdolni mogą zostać objęci wsparciem tylko w ramach kompetencji kluczowych czyli z przedmiotów
takich jak matematyka, przyroda, informatyka, języki obce.
18. Czy jest możliwość otrzymania podobnego opisu, jak w przypadku konkursów prowadzonych
przez NCBIR (Narodowe Centrum Badań i Rozwoju) ze wskazaniem jak otrzymane fundusze
mogą być wydatkowane?
Do wydatków bezpośrednich nie został sporządzony katalog kosztów kwalifikowalnych, ponieważ
nie ma możliwości zidentyfikowania wszystkich wydatków, jakie będą potrzebne i niezbędne do
realizacji przedsięwzięć, które są bardzo zindywidualizowane ze względu na rodzaj wsparcia.
Ocena kwalifikowalności wydatków jest wieloetapowym procesem, poczynając od oceny wniosku
o dofinasowanie poprzez weryfikację wniosków o płatność, a kończąc na kontroli przez
uprawnione do tego organy. Należy jednak pamiętać przy planowaniu wydatków we wniosku o
dofinansowanie, że zaplanowany wydatek kwalifikowalny musi spełniać łącznie warunki określone
w podrozdziale 6.2 pkt. 3 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności na lata 2014-2020.
19. W jaki sposób należy traktować produkty wytworzone/opracowane w ramach Poddziałania
11.1.4 RPO WSL 2014-2020 w wyniku prac projektowych - czy jest dopuszczona/wymagana ich
późniejsza komercjalizacja? Czy na etapie projektu i okresu trwałości ma powstać demonstrator
technologii/prototyp itp.? Jak może wyglądać przekazanie prototypów dla partnera, którym jest
na przykład szkoła?
Przedmiotem konkursu nr RPSL.11.01.04-IZ.01-24-002/15 jest wybór projektów do
dofinansowania, których celem jest poprawa efektywności kształcenia ogólnego. Utwory
wytworzone w ramach ww. projektów będą stanowiły zasoby edukacyjne, np. podręczniki,
programy nauczania itp. Kwestie dotyczące praw autorskich do ww. utworów, zostały
uregulowane zapisami zawartymi we wzorze Umowy o dofinansowanie projektu, stanowiącym
Załącznik nr 3 do ww. Regulaminu konkursu. Zgodnie z tymi zapisami Beneficjent zobowiązuje się
do zawarcia z wykonawcą stosownej umowy o przeniesieniu autorskich praw majątkowych do
utworu (w rozumieniu art. 1 ust. 2 ustawy o prawie autorskim i prawach pokrewnych Dz. U. z
2006r., Nr 90, poz.631 z późn. zm.) wytworzonego w ramach projektu, aby potem Beneficjent
mógł w ramach odrębnej umowy przenieść te autorskie prawa majątkowe na IZ. IZ w ramach tej
samej umowy udzieli jednocześnie (w zależności od potrzeby) Beneficjentowi w tym również
Partnerowi/Realizatorowi licencji niewyłącznej do korzystania z ww. utworu.
5
20. Czy studia podyplomowe będą kosztem kwalifikowalnym w projekcie realizowanym w ramach
Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020?
Tak, studia podyplomowe są kosztem kwalifikowalnym.
21. Jak jest liczony okres kwalifikowalności wydatków, czy są jakieś limity co do okresu od kiedy
dany wydatek będzie traktowany jako kwalifikowalny?
Początkiem okresu kwalifikowalności jest 1 stycznia 2014 r., natomiast końcową datą
kwalifikowalności wydatków jest 31 grudnia 2023 r. Okres kwalifikowalności wydatków w ramach
danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie, przy czym okres ten nie może
wykraczać poza wskazane wyżej daty graniczne.
22. Na czym polega mechanizm racjonalnych usprawnień?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie realizacji zasady równości szans i niedyskryminacji, w tym
dostępności dla osób z niepełnosprawnościami oraz zasady równości szans kobiet i mężczyzn w
ramach funduszy unijnych na lata 2014-2020 mechanizm racjonalnych usprawnień to konieczne i
odpowiednie zmiany oraz dostosowania, nienakładające nieproporcjonalnego lub nadmiernego
obciążenia, rozpatrywane osobno dla każdego konkretnego przypadku, w celu zapewnienia
osobom z niepełnosprawnościami możliwości korzystania z wszelkich praw człowieka i
podstawowych wolności oraz ich wykonywania na zasadzie równości z innymi osobami.
23. Jakiego rodzaju wydatki mogą być sfinansowane w ramach tzw. mechanizmu racjonalnych
usprawnień?
W ramach przykładowego katalogu kosztów racjonalnych usprawnień jest możliwe sfinansowanie:
a) kosztów specjalistycznego transportu na miejsce realizacji wsparcia;
b) dostosowania architektonicznego budynków niedostępnych (np. zmiana miejsca realizacji
projektu; budowa tymczasowych podjazdów; montaż platform, wind, podnośników; właściwe
oznakowanie budynków poprzez wprowadzanie elementów kontrastowych i wypukłych celem
właściwego oznakowania dla osób niewidomych i słabowidzących itp.);
c) dostosowania infrastruktury komputerowej (np. wynajęcie lub zakup i instalacja programów
powiększających, mówiących, kamer do kontaktu z osobą posługującą się językiem migowym,
drukarek materiałów w alfabecie Braille’a);
d) dostosowania akustycznego (wynajęcie lub zakup i montaż systemów wspomagających słyszenie,
np. pętli indukcyjnych, systemów FM);
e) asystenta tłumaczącego na język łatwy;
f)
asystenta osoby z niepełnosprawnością;
g) tłumacza języka migowego lub tłumacza-przewodnika;
h) przewodnika dla osoby mającej trudności w widzeniu;
i)
alternatywnych form przygotowania materiałów projektowych (szkoleniowych, informacyjnych,
np. wersje elektroniczne dokumentów, wersje w druku powiększonym, wersje pisane alfabetem
Braille’a, wersje w języku łatwym, nagranie tłumaczenia na język migowy na nośniku
elektronicznym, itp.);
j)
zmiany procedur;
k) wydłużonego czasu wsparcia (wynikającego np. z konieczności wolniejszego tłumaczenia na język
migowy, wolnego mówienia, odczytywania komunikatów z ust, stosowania języka łatwego itp.);
6
l)
dostosowania posiłków, uwzględniania specyficznych potrzeb żywieniowych wynikających z
niepełnosprawności.
24. Czy w ramach projektu są możliwe do realizacji zajęcia pozaszkolne, np. wyjazdy edukacyjne
powiązane z zajęciami stacjonarnymi realizowanymi w szkole w ramach planowanego projektu
z EFS?
Tak, jeśli są one uzasadnione i niezbędne w ramach przewidzianego dla uczniów wsparcia
określonego w oparciu o przeprowadzoną w szkole/placówce oświatowej diagnozę potrzeb.
25. Czy działania ukierunkowane na uczniów mogą być realizowane poza terenem woj. śląskiego –
tzn. czy jeżeli planuje się realizację zajęć poza terenem szkoły (wyjazd edukacyjny do miejsc
edukacji – centrum nauki, muzeum itp.) to można zaplanować taki wyjazd poza teren woj.
śląskiego?
Tak, istnieje możliwość zaplanowania wyjazdu edukacyjnego poza teren woj. śląskiego o ile taki
wyjazd jest uzasadniony i odpowiada na potrzeby uczniów, wspomaga ich rozwój.
26. Czy JST jest zobowiązane do zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w formie weksla in
blanco?
Nie, JST nie są zobowiązane do składania zabezpieczenia prawidłowej realizacji umowy w żadnej
formie.
27. Czy Biuro projektu może funkcjonować na terenie województwa dopiero od dnia rozpoczęcia
działań projektowych wskazanych we wniosku o dofinansowanie? Ewentualnie jaka data
rozpoczęcia jego funkcjonowania jest wskazana, jeżeli firma nie posiada swojej siedziby w
województwie?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 okres kwalifikowalności wydatków w ramach danego projektu określony jest w
umowie o dofinansowanie. Jednocześnie zwrócić należy uwagę, iż podczas naboru wniosków
aplikacyjnych IZ RPO WSL 2014-2020 określiła, jako jedno z ogólnych kryteriów merytorycznych,
których ocena ma postać „0-1”, a więc które musi zostać spełnione, aby dany projekt mógł być
przyjęty do dofinansowania, wymóg lokalizacji biura projektu w województwie śląskim w okresie
realizacji projektu. Tym samym, aby spełnić wskazane kryterium, biuro projektu winno być
prowadzone w województwie śląskim przez cały okres realizacji projektu.
28. Czy jeśli realizacja projektu rozpocznie się od 01.08.2015, to podstawą do kwalifikowania
wydatków będzie dzień 01.08.2015, czy też pierwszy dzień podpisania umowy partnerskiej?
Czy w kontekście kwalifikowalności wydatków ma znaczenie, kiedy umowa partnerska będzie
podpisana?
Zgodnie z Podrozdziałem 6.1, pkt 7) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków
w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego
oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) „Okres kwalifikowalności wydatków
w ramach danego projektu określony jest w umowie o dofinansowanie(…)”. Jednocześnie
załącznikiem do umowy o dofinansowanie jest umowa partnerska (jeśli projekt realizowany jest
w partnerstwie). Powyższe implikuje konieczność podpisania umowy partnerskiej przed umową
o dofinansowanie.
W świetle zatem przywołanych zapisów Wytycznych wydatki ponoszone przez poszczególnych
aktorów partnerstwa przed podpisaniem umowy partnerskiej mogą być kwalifikowalne, o ile są
7
zgodne z jej postanowieniami, w szczególności podziałem zadań oraz, co najważniejsze, dany
projekt zostanie wybrany do dofinansowania i podpisana zostanie umowa o jego dofinansowanie.
II.
PERSONEL PROJEKTU
1. Czy wypłata dodatkowego wynagrodzenia rocznego tzw. „trzynastki” będzie kwalifikowalna?
Dodatkowe wynagrodzenie roczne personelu projektu jest kwalifikowalne wyłącznie, jeżeli wynika
z przepisów prawa pracy i odpowiada proporcji, w której wynagrodzenie zasadnicze będące
podstawą jego naliczenia jest rozliczane w ramach danego projektu.
Ponadto, należy pamiętać, iż zgodnie ze stanowiskiem Ministerstwa Pracy i Polityki Społecznej
wynagrodzenie roczne wypłaca się nie później niż w ciągu pierwszych trzech miesięcy roku
kalendarzowego następującego po roku, za który przysługuje to wynagrodzenie.
Jednocześnie, należy pamiętać, iż tak jak w PO KL wypłata „trzynastki” w ostatnich dniach roku
kalendarzowego, za który przysługuje, z uwagi na niezgodność z przepisami krajowymi jest
niekwalifikowalna. („Ustawa z dnia 12 grudnia 1997 r. o dodatkowym wynagrodzeniu rocznym dla
pracowników jednostek strefy budżetowej” Dz. U. z 1997 r. nr 160, poz. 1080
z późn. zm. ).
2. Wytyczne w zakresie kwalifikowania wydatków w ramach nowej perspektywy str. 70 Rozdział
6.16 Koszty personelu, punkt 13 wskazuję, że „W przypadku projektów partnerskich nie jest
dopuszczalne angażowanie jako personel projektu pracowników beneficjenta i odwrotnie”. Czy
zatem Kierownik Ośrodka Pomocy Społecznej działający w imieniu Partnera projektu może
zostać zatrudniony u Lidera projektu jako Koordynator Projektu finansowany z kosztów
pośrednich, które nie są traktowane jako zadanie a tym samym nie obejmuje ich definicja
„personelu projektu”.
Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma
obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na
potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną
metodą.
Ponadto, zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
na lata 2014-2020, do personelu projektu zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych
za pomocą uproszczonych metod nie ma zastosowania podrozdział 6.16. Wytycznych.
3. Czy realizator może zatrudnić personel projektu (np. nauczycieli do zajęć wyrównawczych)?
Realizator nie jest partnerem/Wnioskodawcą.
Realizator projektu przede wszystkim musi przestrzegać przepisów prawa krajowego. Jeżeli
realizatorem projektu jest podmiot, który może zatrudniać pracowników i jest to zgodne z
prawodawstwem krajowym to taki realizator może zatrudniać personel projektu.
4. Czy koordynatora projektu (koszt pośredni) dotyczy limit 276 h/m-c? Jeżeli tak, to czy należy
opisać to we wniosku?
Zgodnie z Podrozdziałem 8.4 pkt 2) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności na lata 2014-2020 koszty administracyjne związane z obsługą projektu, w tym
w szczególności koszty personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego
rozliczanie stanowią koszty pośrednie. Jednocześnie w Podrozdziale 8.4 pkt 5) Wytyczne wskazują,
iż dla projektów finansowanych z EFS koszty pośrednie rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem
stawek ryczałtowych. Stawki ryczałtowe zaś, w świetle zapisów Podrozdziału 6.6 Wytycznych,
8
stanowią jedną z uproszczonych metod rozliczania wydatków w perspektywie finansowej 20142020. Z kolei ten sam dokument, w Podrozdziale 8.6 pkt 2) wskazuje, iż do personelu
zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod nie ma
zastosowania Podrozdział 6.16.
Tym samym, w świetle Wytycznych, limit godzin 276 godzin na miesiąc nie dotyczy koordynatora
projektu.
5. Czy w kontekście zmian przepisów Ustawy o systemie oświaty (Dz. U. 2015 poz. 357) – art. 7e
oraz Karty Nauczyciela – art. 30 pkt. 10b istnieje możliwość zatrudnienia nauczycieli do realizacji
zajęć zaplanowanych w konkursie z wyłączeniem ustawy Pzp.
W myśl Art. 7e. 1 i 2 Ustawy o systemie oświaty istnieje możliwość zatrudnienia w
szkole/placówce systemu oświaty nauczyciela, który nie realizuje w tej szkole/placówce
tygodniowego obowiązkowego wymiaru godzin zajęć dydaktycznych, na zasadach określonych w
Kodeksie pracy (umowa o pracę). W takim przypadku nie stosuje się ustawy PZP.
6. Czy koszty „utrzymania” wolontariuszy są kwalifikowalne (ubezpieczenie, delegacje, itp.)?
Koszty utrzymania wolontariuszy są kwalifikowalne na zasadach dotyczących personelu projektu.
7. Kogo uwzględnia się w bazie personelu, biorąc pod uwagę dane stanowisko, np. kierownik,
koordynator projektu w lokalnym systemie informatycznym (LSI)?
W bazie personelu wprowadzane będą dane osób stanowiących personel projektu w świetle
Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020
czyli osób zaangażowanych do realizacji zadań lub czynności w ramach projektu, które wykonują
osobiście, tj. w szczególności osoby zatrudnione na podstawie stosunku pracy lub wykonujące
zadania lub czynności w ramach projektu na podstawie umowy cywilnoprawnej, osoby
samozatrudnione w rozumieniu sekcji 6.16.3 Wytycznych, osoby fizyczne prowadzące działalność
gospodarczą, osoby współpracujące w rozumieniu art. 13 pkt 5 ustawy z dnia 13 października
1998 r. o systemie ubezpieczeń społecznych (Dz. U. z 2013 r. poz. 1442, z późn. zm.) oraz
wolontariuszy wykonujących świadczenia na zasadach określonych w ustawie z dnia 24 kwietnia
2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie (Dz. U. z 2014 r. poz. 1118, z późn.
zm.).
Do personelu projektu zaangażowanego w ramach kosztów pośrednich nie mają zastosowania
zapisy dotyczące kosztów związanych z angażowaniem personelu (za wyjątkiem pkt. 7
podrozdziału 6.16 Wytycznych).
8. Czy Partner projektu OWES musi przeprowadzić konkurs na stanowiska pracownicze
w projekcie OWES? Partner Projektu ma obecnie 2 pracowników, którzy prowadzą Inkubator
Społecznej Przedsiębiorczości, zatrudnionych na stanowiskach pomoc administracyjna,
finansowanych z budżetu miasta (umowa o pracę). Pracownicy ISP mają zakres obowiązków
tożsamy z zakresem z poprzedniego projektu (jeden z pracowników wykonuje zadania dot.
doradcy kluczowego, drugi specjalisty ds. ekonomii społecznej). Czy Miasto będzie musiało
dokonać wyboru pracowników OWES, którzy będą zatrudnieni w ramach projektu
dofinansowanego z Poddziałania 9.3.1 na zasadzie konkursu, czy jest możliwe przedłużenie
umów obecnym pracownikom, którzy są zatrudnieni na stanowiskach pomoc administracyjna.
Miasto zakłada, że w ramach OWES u Partnera projektu będą zatrudnione 2 osoby: doradca
kluczowy oraz specjalista ds. ekonomii społecznej.
9
Zgodnie z Podrozdziałem 6.2 pkt 1) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) „ocena kwalifikowalności wydatku polega
na analizie jego poniesienia z obowiązującymi przepisami prawa unijnego i prawa krajowego”.
Dalej Wytyczne, w podsekcji 6.16.1 pkt 2) wskazują, iż wynagrodzenie pracownika zatrudnionego
na podstawie umowy o pracę jest kwalifikowalne jeśli m. in. pracownik jest zatrudniony lub
oddelegowany w celu realizacji zadań związanych bezpośrednio z realizacją projektu. Powyższe
powoduje konieczność udokumentowania zatrudnienia w projekcie postanowieniami umowy o
pracę lub zakresem czynności pracownika lub opisem stanowiska pracy.
Z uwagi na powyższe to Beneficjent winien rozstrzygnąć kwestię, czy zaangażowanie osób
dotychczas stanowiących personel projektu realizowanego w perspektywie finansowej 2007-2013
wymagać będzie ogłoszenia konkursu w świetle przepisów odrębnych. W tym zakresie bowiem
Wytyczne nie zawierają szczegółowych uwarunkowań z zastrzeżeniem konieczności ponoszenia
wydatków zgodnie z prawem wspólnotowym i krajowym.
III.
ŚRODKI TRWAŁE I CROSS – FINANCING
1. Jak udokumentować zakup środka trwałego w kosztach pośrednich rozliczanych ryczałtem?
Wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako wydatki poniesione. Nie ma
obowiązku gromadzenia ani opisywania dokumentów księgowych w ramach projektu na
potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki objęte uproszczoną
metodą. Wydatki poniesione w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem nie są
wykazywane we wniosku o płatność, tym samym nie wliczają się do limitu 10 % określonego dla
środków trwałych oraz cross-financingu.
2. Czy zakup komputera jest wydatkiem poniesionym w ramach cross-financingu?
W przypadku projektów współfinansowanych z EFS cross-financing może dotyczyć wyłącznie:
a) zakupu nieruchomości,
b) zakupu infrastruktury, przy czym poprzez infrastrukturę rozumie się elementy nieprzenośne, na
stałe przytwierdzone do nieruchomości, np. wykonanie podjazdu do budynku, zainstalowanie
windy w budynku,
c) dostosowania lub adaptacji (prace remontowo-wykończeniowe) budynków i pomieszczeń.
Zgodnie z powyższym, zakup komputera nie jest wydatkiem poniesionym w ramach crossfinancingu. Niemniej jednak należy pamiętać, iż jest to zakup w ramach środków trwałych,
a zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
na lata 2014-2020 środki trwałe, ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz
projektu, dzielą się na:
a) środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni
komputerowych w szkole),
b) środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik na
szkolenia), przy czym, w tym przypadku należy mieć na uwadze fakt, iż wydatki poniesione na
zakup wskazanych środków trwałych, mogą być kwalifikowalne wyłącznie w wysokości
odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w którym były one wykorzystywane na rzecz
projektu. W takim przypadku rozlicza się odpisy amortyzacyjne, zgodnie z sekcją 6.12.2
Wytycznych.
10
Ponadto, w ramach projektów współfinansowanych z EFS wartość wydatków poniesionych na
zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 350 PLN netto w ramach
kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach cross-financingu nie może łącznie
przekroczyć 10% wydatków projektu, chyba że inny limit wskazano dla danego typu projektów w
PO lub SZOOP. Wydatki ponoszone na zakup środków trwałych oraz cross-financing powyżej
dopuszczalnej kwoty określonej w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie projektu są
niekwalifikowalne.
3. Czy zakup sprzętu uzupełniającego działania projektowe jest kwalifikowalny? Jeśli tak, to w
jakiej wysokości?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020, sekcją 6.12.1 pkt 1):
„1) Środki trwałe, ze względu na sposób ich wykorzystania w ramach i na rzecz projektu, dzielą się
na:
a) Środki trwałe bezpośrednio powiązane z przedmiotem projektu (np. wyposażenie pracowni
komputerowych w szkole),
b) Środki trwałe wykorzystywane w celu wspomagania procesu wdrażania projektu (np. rzutnik
na szkolenia).
Tym samym, w świetle przywołanych zapisów Wytycznych, zakup sprzętu „wspomagającego” jest
kwalifikowalny. Niemniej jednak należy zwrócić uwagę na zapisy sekcji 6.12.1 pkt 4) Wytycznych,
zgodnie z którymi „wydatki na zakup środków trwałych, o których mowa w pkt 1) lit b), mogą być
kwalifikowalne wyłącznie w wysokości odpowiadającej odpisom amortyzacyjnym za okres, w
którym były one wykorzystywane na rzecz projektu. W takim przypadku rozlicza się odpisy
amortyzacyjne i stosuje warunki i procedury określone w sekcji 6.12.2”.
Mając na uwadze powyższe, w przypadku zakupienia środka trwałego, stanowiącego jedynie
uzupełnienie działań projektowych, nie zaś bezpośrednio powiązanego z przedmiotem projektu,
kwalifikowalne w ramach projektu są odpisy amortyzacyjne ww. środka, odnoszące się do okresu,
w którym taki artykuł był w projekcie wykorzystywany.
4. Czy można doposażyć stanowisko pracy dla pracownika socjalnego? Jeśli tak to w ramach
jakiego zadania?
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
na lata 2014-2020 rozdział 6.16 pkt 12) koszty związane z wyposażeniem stanowiska pracy
personelu projektu, tj. pracowników zatrudnionych w ramach zadań merytorycznych są
kwalifikowalne w pełnej wysokości, z zastrzeżeniem sekcji 6.12.1 ww. Wytycznych, wyłącznie w
przypadku personelu projektu zatrudnionego na podstawie stosunku pracy w wymiarze co
najmniej ½ etatu. W przypadku personelu projektu zaangażowanego na podstawie stosunku pracy
w wymiarze poniżej ½ etatu lub na podstawie innych form zaangażowania, koszty związane z
wyposażeniem stanowiska pracy personelu projektu są niekwalifikowalne.
Jednocześnie, należy mieć na uwadze, iż w budżecie projektu, we wniosku o dofinansowanie, w
ramach każdego zadania merytorycznego, Beneficjent wykazuje koszty, jakie zamierza ponieść do
realizacji zadania.
5. Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności rozdział 6.12 pkt. 1 i instrukcją wypełniania
wniosku o dofinansowanie należy uzasadnić konieczność pozyskania środków trwałych z
11
zastosowaniem najbardziej efektywnej dla danego przypadku metody (zakup, amortyzacja,
leasing itp.). Czy w tym zakresie ważny jest wybór właściwego sposobu pozyskania środka
trwałego i tylko zakup (jako jeden ze sposobów pozyskania) jest limitowany (wykazywany we
wniosku jako pozycja limitowana i wobec tego wliczająca się w określony procent dla crossfinancingu i środków trwałych)? Czy w tym przypadku amortyzacja nie jest wliczana do
limitów? Czy też może w przypadku amortyzacji/leasingu również należy zaznaczyć kategorię
kosztów limitowanych „środki trwałe”?
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
na lata 2014-2020 pkt 6 podsekcji 6.12.1, w ramach projektów współfinansowanych z EFS wartość
wydatków poniesionych na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej lub wyższej
niż 350 PLN netto w ramach kosztów bezpośrednich projektu oraz wydatków w ramach crossfinancingu nie może przekroczyć 10% wydatków projektu, chyba że inny limit wskazano dla
danego typu projektów w Programie Operacyjnym lub SzOOP.
Z powyższego warunku kwalifikowalności wynika, że koszt amortyzacji środków trwałych nie
wlicza się do limitu wydatków, o którym mowa w pkt 6 podsekcji 6.12.1 Wytycznych.
6. Czy zakup sprzętu komputerowego w ramach Poddziałania 11.1.4 RPO WSL 2014-2020 na
potrzeby dydaktyczne (TiK) jest traktowany jako zakup środka trwałego i w związku z tym
objęty jest limitami wynikającymi z wytycznych i regulaminu konkursu?
Tak, zakup sprzętu komputerowego (TiK) zaliczany jest do środków trwałych. Wydatki w ramach
projektu na zakup środków trwałych o wartości jednostkowej równej i wyższej niż 350 PLN netto
w ramach kosztów bezpośrednich oraz wydatki w ramach cross-financingu nie mogą łącznie
przekroczyć 20% poniesionych wydatków kwalifikowalnych projektu w ramach konkursu nr
RPSL.11.01.04-IZ.01-24-002/15. Wydatki objęte cross-financingiem w projekcie nie są
wykazywane w ramach kosztów pośrednich i nie mogą przekraczać 10% wartości projektu. Należy
pamiętać, iż jeśli wykorzystany jest limit cross-financingu w postaci 10%, wtedy limit środka
trwałego wyniesie również 10%. W przypadku, gdy wykorzystany zostanie cross-financing do
limitu 5%, wtedy limit środków trwałych zwiększy się do 15%.
IV.
KOSZTY POŚREDNIE
1. Gdzie ująć koszty związane z działaniami służącymi promocji przedsiębiorstw społecznych
i podmiotów ekonomii społecznej ?
Zgodnie z rozdziałem 8.4 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności na lata 2014-2020 działania informacyjno-promocyjne projektu mieszczą się w
katalogu kosztów pośrednich. Jednakże dotyczą one wydatków związanych z działaniami
informacyjno – promocyjnymi samego projektu (tj. utworzenia i utrzymania strony, ogłoszeń
prasowych prezentujących zarys, zakres i cel projektu). Promocja PS i/lub PES służąc rozwojowi ich
samych jak również całego sektora ekonomii społecznej, umożliwiająca dotarcie tych podmiotów
do większej liczby potencjalnych kontrahentów ze swoją ofertą nie stanowi działań informacyjno –
promocyjnych projektu w rozumieniu wytycznych i jest traktowana jako działanie merytoryczne.
W związku z powyższym koszty związane z działaniami promocyjnymi dla PS/PES należy ująć
w ramach kosztów bezpośrednich poprzez przypisanie ich do konkretnych zadań merytorycznych.
Jednocześnie ocena zasadności będzie dokonywana na etapie oceny merytorycznej.
2. Wydatki związane z organizacją i przygotowaniem szkoleń stanowić będą koszty pośrednie czy
koszty bezpośrednie ?
12
Zgodnie z rozdziałem 8.4 W Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności na lata 2014-2020 koszty pośrednie stanowią koszty administracyjne związane
z obsługą projektu w szczególności:
a) koszty koordynatora lub kierownika projektu oraz innego personelu bezpośrednio
zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego rozliczanie.
b) koszty zarządu,
c) koszty personelu obsługowego na potrzeby funkcjonowania jednostki,
Tym samym wydatki związane z administracyjną organizacją szkolenia (np. wynagrodzenie osoby
której zakres czynności w projekcie polega na organizacji miejsca przeprowadzenia szkolenia,
organizacji transportu, wyposażenie szkoleń w materiały szkoleniowe, etc.) będzie stanowić
wydatek w ramach kosztów pośrednich.
W ramach tych kosztów nie wskazuje się wydatków związanych z merytoryczną częścią organizacji
szkoleń, tj. angażu prelegentów, wykładowców, egzaminatorów opracowywaniu zakresu
merytorycznego szkolenia oraz materiałów, wynajęcie sal etc.)
3. Czy w przypadku kosztów pośrednich można wpisać jedną kwotę za całe koszty pośrednie, tj.
jeśli wartość projektu wynosi 500 tys. PLN., to zostanie wpisana kwota 125 000 PLN bez
podawania kwot cząstkowych np. na koordynatora projektu, biuro projektu itp.?
Koszty pośrednie rozliczane ryczałtem wyliczają się we wniosku o dofinansowanie automatycznie.
Koszty dotyczące koordynatora projektu, biura projektu nie będą wykazywane jako pozycje
budżetowe, ponieważ zawierają się one w kosztach pośrednich.
4. Do jakiego wydatku należy zakwalifikować broszury, czy do kosztów pośrednich czy
bezpośrednich, gdyż problemem jest klasyfikacja materiałów informacyjno-promocyjnych?
Broszury należy traktować jako koszty pośrednie. Ponadto koszt ogłoszeń w mediach, plakatów i
ulotek oraz mailingu (w tym ogłoszenie rekrutacyjne, ogłoszenie informujące o projekcie i jego
wynikach) również stanowią koszty pośrednie.
5. Czy materiały szkoleniowe, które zawierają logo są traktowane jako promocja czy rekrutacja
uczestników, jak wobec tego należy sklasyfikować niniejszy wydatek?
Materiały szkoleniowe, tj. takie, które są wykorzystywane w trakcie szkoleń, traktowane są jako
wydatki merytoryczne, a więc bezpośrednie. Natomiast zwrócić należy uwagę, iż zgodnie z
Podrozdziałem 8.4 pkt 2) lit g) Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności na lata 2014-2020 do kosztów pośrednich należą wydatki związane z
działaniami informacyjno-promocyjnymi. Jednocześnie należy pamiętać, iż to Beneficjent określa
charakter wytwarzanych w ramach projektu dokumentów, a więc odpowiada za właściwe ich
zaszeregowanie w budżecie i ich rozliczanie.
6. Czy koszty obsługi księgowej czy koszty wynagrodzenia kierownika projektu mogą stanowić
koszt bezpośredni w projekcie?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 8.3 pkt 1), koszty projektu przedstawiane są we
wniosku w formie budżetu zadaniowego. Dalej ten sam dokument wskazuje, w pkt 2), iż budżet
zadaniowy oznacza przedstawienie kosztów kwalifikowalnych projektu w podziale na zadania
merytoryczne w ramach kosztów bezpośrednich oraz koszty pośrednie. Jednocześnie w
13
Podrozdziale 8.4 Wytycznych wskazano jednoznacznie, iż koszty pośrednie stanowią koszty
administracyjne związane z obsługą projektu. Wytyczne również zawierają katalog wydatków
zaszeregowanych do kategorii kosztów pośrednich, które nie mogą zostać wykazane jako koszty
bezpośrednie. Koszty pośrednie obejmują zatem m. in. koszty personelu zaangażowanego w
zarządzanie i obsługę projektu. W praktyce dotyczy to czynności takich jak np.:
- koordynowanie i nadzorowanie projektu,
- rozliczanie, w tym monitorowanie,
- organizacja wsparcia w ramach projektu, w tym organizacja szkoleń i doradztwa (ale nie
prowadzenie szkoleń i doradztwa),
- prowadzenie rekrutacji w ramach projektu, w szczególności wyszukiwanie i informowanie
uczestników projektu i prowadzenie spotkań informacyjnych o projekcie oraz koszt ogłoszeń
rekrutacyjnych w mediach, na plakatach (ale nie koszt personelu udzielającego wsparcia
identyfikującego potrzeby grupy docelowej przy rekrutacji, np. psychologa, o ile w ogóle koszt taki
jest uzasadniony specyfiką danego projektu),
- informowanie o projekcie i jego promocja, w tym prowadzenie strony internetowej o projekcie
oraz prawidłowe oznakowanie projektu,
- obsługa kadrowa, księgowa i finansowa,
- obsługa sekretariatu i kancelarii,
- obsługa prawna, w tym w zakresie prowadzenia procedury zamówień publicznych.
Co więcej, dotyczy to ww. czynności bez względu na fakt, kto i w jakiej formie je wykonuje. Wobec
powyższego wszelkie koszty związane z obsługą administracyjną projektu powinny być
obligatoryjnie rozliczane w kosztach pośrednich.
V.
UPROSZCZONE METODY ROZLICZANIA
1. Czy w sytuacji rozliczania projektu kwotami ryczałtowymi personel zaangażowany do realizacji
projektu w ramach kosztów bezpośrednich będzie wpisywany do LSI, czyli będzie musiała być
prowadzona ewidencja czasu pracy i będzie to zarazem podstawa do uznania bądź nie
kwalifikowalności wydatków? I jak to się ma do sposobu rozliczania projektu na podstawie
kwot ryczałtowych?
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
na lata 2014-2020 (dalej: Wytyczne) wydatki rozliczane uproszczoną metodą są traktowane jako
wydatki poniesione. Nie ma obowiązku zbierania ani opisywania dokumentów księgowych w
ramach projektu na potwierdzenie poniesienia wydatków, które zostały wykazane jako wydatki
objęte uproszczoną metodą.
Jednocześnie zwrócić należy uwagę na fakt, iż obowiązek wprowadzania danych dotyczących
personelu projektu do systemu informatycznego wynika z Podrozdziału 6.16 pkt 10) Wytycznych.
Natomiast zgodnie z Podrozdziałem 8.6, pkt 2) Wytycznych „do personelu projektu
zaangażowanego w ramach działań/zadań rozliczanych za pomocą uproszczonych metod nie ma
zastosowania Podrozdział 6.16”. Tym samym, w świetle Wytycznych, nie ma obowiązku
wprowadzania danych do LSI personelu zaangażowanego w ramach zadań rozliczanych metodami
uproszczonymi.
14
Niemniej jednak, właściwa instytucja będąca stroną umowy zobowiązuje beneficjenta w umowie
o dofinansowanie do przedstawienia dokumentacji potwierdzającej wykonanie rezultatów,
produktów lub działań zgodnie z zatwierdzonym wnioskiem o dofinansowanie projektu. Zgodnie z
powyższym, tak jak w przypadku PO KL Beneficjent będzie rozliczany za wykonanie zadania w
ramach określonej kwoty ryczałtowej na podstawie osiągniętych rezultatów, bez konieczności
wskazywania jakie wydatki poniósł w ramach danego zadania.
VI.
WKŁAD WŁASNY
1. Czy wkład własny może być pokryty w ramach kosztów pośrednich?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 wkład własny oznacza środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez
Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowanych i nie zostaną
Beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania. Wobec powyższego wkład własny może być
ponoszony w ramach kosztów pośrednich.
2. Jak ująć wkład własny w ramach kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem ?
W przypadku kosztów pośrednich rozliczanych ryczałtem, zgodnie z obowiązującą stawką
ryczałtową wskazaną w Umowie o dofinansowanie, wykazanie wkładu własnego polega na
potrąceniu odpowiedniej części kwoty przeznaczonej na koszty pośrednie, którą Beneficjent
poniósł ze środków własnych.
3. Czy koszt utrzymania wychowanka w Placówkach Opiekuńczo - Wychowawczych może być
kosztem własnym Beneficjenta? Jak dokumentować ww. koszt?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 wkład niepieniężny powinien być wnoszony przez Beneficjenta ze składników jego
majątku lub z majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa oraz
zostanie to ujęte w zatwierdzonym wniosku o dofinansowanie. Wartość wkładu niepieniężnego
musi zostać należycie potwierdzona dokumentami o wartości dowodowej równoważnej fakturom.
4. Czy wartość wnoszonego do projektu wkładu własnego musi być liczona proporcjonalnie do
wartości wydatków w danym roku budżetowym, czy też możliwym jest, aby wartość wkładu
własnego w różnych latach realizacji projektu była na różnym poziomie i na zakończenie
projektu odpowiadała założonemu w dokumentacji konkursowej poziomowi?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 wkład własny wnoszony jest zgodnie ze stopą dofinansowania dla projektu, rozumianą
jako procent dofinansowania wydatków kwalifikowalnych. Powyższe oznacza zatem, iż założony
poziom wkładu własnego musi zostać osiągnięty za zakończenie projektu.
5. Czy wkład własny może być wnoszony w postaci pracy woluntarystycznej kadry zaangażowanej
w realizację projektu z założeniem, że np. doradca biznesowy, animator, szkoleniowiec czy też
pracownik ds. rekrutacji albo koordynator wsparcia szkoleniowo-doradczego będzie
zatrudniony np. w wymiarze 100 godzin miesięcznie, z czego np. 20 godzin przepracuje, jako
wolontariusz?
Zgodnie z pkt. 6.10 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
na lata 2014-2020 „w ramach wolontariatu nie może być wykonywana nieodpłatna praca
dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach
projektu”.
15
6. Czy wkład własny musi być wnoszony we wszystkich zadaniach przewidzianych w ramach
budżetu projektu, czy też wkład własny można zapewnić, wybierając niektóre zadania (np. cały
wkład własny zostanie wniesiony poprzez realizację prac woluntarystycznych doradców,
animatorów oraz personelu administracyjnego)?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 wkład własny oznacza środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez
Beneficjenta, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowanych i nie zostaną
Beneficjentowi przekazane w formie dofinansowania. Tym samym wkład własny nie musi być
wniesiony we wszystkich zadaniach przewidzianych w ramach budżetu projektu. Decyzja co do
formy wniesienia wkładu leży po stronie Beneficjenta.
7. Czy w ramach wkładu własnego można wnieść środki z Funduszu Pracy oraz środków
wnoszonych przez stronę trzecią
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 wkład własny to środki finansowe lub wkład niepieniężny zabezpieczone przez
Wnioskodawcę, które zostaną przeznaczone na pokrycie wydatków kwalifikowalnych i nie zostaną
wnioskodawcy przekazane w formie dofinansowania. Wytyczne nie ograniczają formy, źródła i
sposobu jego wnoszenia. Wkład własny pochodzić może nie tylko ze środków własnych
Projektodawcy, ale także m.in. z innych programów/funduszy, z których beneficjent otrzymał
środki (o ile programy te nie zabraniają „łączenia” środków), z opłat od uczestników, z dotacji
samorządowych. Jeżeli uwzględnione w budżecie projektu koszty finansowane z Funduszu Pracy
będą odpowiednio uzasadnione (Wnioskodawca wskaże, iż przyczynią się one do osiągnięcia
celów projektu i nie występuje podwójne finansowanie) a zasadność takiego wydatku nie zostanie
zakwestionowana na etapie oceny merytorycznej, wówczas wkład własny pochodzący z Funduszu
Pracy i/lub innych źródeł będzie wydatkiem kwalifikowalnym. Jednocześnie należy zwrócić uwagę
na konieczność odpowiedniego udokumentowania sposobu wnoszenia wkładu własnego do
projektu.
8. Czy wkład własny jest rozłożony pomiędzy wszystkich partnerów proporcjonalnie do
przyznanych dla nich środków (przypisanych kosztów kwalifikowanych) czy też może on zostać
wniesiony przez wybranych partnerów?
Kwestia określenia wkładu własnego pozostaje w gestii Wnioskodawcy, dlatego też
poziom/wysokość wkładu własnego wnoszonego przez poszczególnych Partnerów oraz to, który
Partner wnosi lub nie wnosi tego wkładu, wynika z ustaleń wewnątrz partnerskich. Należy mieć na
uwadze, że wkład własny jest określany w odniesieniu do poszczególnych zadań, za realizację
których jest odpowiedzialny dany Partner i nie może przekroczyć kwoty jaka została na to zadanie
zaplanowana.
9. W jaki sposób określić wkład własny niepieniężny w formie eksploatacji sal zajęciowych w
przypadku kiedy występują szkoły posiadające różne stawki eksploatacyjne (lub wynajmu)
ponieważ mają różne organy prowadzące?
Wkład własny niepieniężny w postaci eksploatacji sal zajęciowych w ramach udzielanego wsparcia
w projekcie należy określić bazując na stawkach określonych uchwałą rady miasta/powiatu jako
organu prowadzącego. Jeżeli jest mowa o projekcie partnerskim, to konstrukcja budżetu powinna
umożliwiać wykazanie kwoty wkładu własnego niepieniężnego w podziale na Partnerów z
uwzględnieniem indywidualnych stawek mających zastosowanie we wszystkich jednostkach
podległych.
16
10. Czy miasto w projekcie, w którym realizatorem będzie szkoła, może jako wkład własny
niepieniężny wykazać koszt wynajmu pomieszczeń lekcyjnych zgodnie z przyjętym przez szkołę i
obecnie obowiązującym cennikiem.
Koszt wynajmu pomieszczeń lekcyjnych zgodnie z przyjętym przez szkołę i obecnie obowiązującym
cennikiem może być kosztem kwalifikowalnym w ramach wkładu własnego.
11. Na jakim etapie Wnioskodawca powinien zabezpieczyć wkład własny i jak prawidłowo należy
oszacować jego wartość?
Wkład własny musi zostać zapewniony na etapie aplikowania o środki unijne. Wnioskodawca jest
zobowiązany do wniesienia wkładu własnego na poziomie wymaganym w dokumentacji
konkursowej. Na Wnioskodawcy spoczywa obowiązek prawidłowego oszacowania wkładu
własnego. Sposób wyliczenia w prawidłowy sposób wkładu własnego jest określony w Instrukcji
wypełniania wniosku o dofinansowanie w ramach EFS.
12. Fundacja zamierza realizować projekt we współpracy z zespołem szkół. W ramach wkładu
własnego szkoła chce wnieść sale szkoleniowe przeznaczone na realizację zajęć. Czy taki wkład
może być wniesiony, jeśli szkoła podlega jednostce samorządu terytorialnego i czy nie istnieje tu
zagrożenie podwójnym finansowaniem.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.10 pkt 2):
„Wkład niepieniężny powinien być wnoszony przez Beneficjenta ze składników jego majątku lub z
majątku innych podmiotów, jeżeli możliwość taka wynika z przepisów prawa(…)”. Tym samym, w
świetle Wytycznych, istnieje możliwość wniesienia wkładu własnego w postaci sal szkoleniowych
przez szkoły, których uczniowie są adresatami wsparcia w projekcie, jeśli obowiązujące przepisy
nie stanowią inaczej.
W odniesieniu do kwestii podwójnego finansowania, należy zwrócić uwagę na zapis Podrozdziału
6.7, pkt 2) lit h) Wytycznych, zgodnie z którym z podwójnym finansowaniem mamy do czynienia w
sytuacji, „w której Beneficjent jako wkład własny wnosi do projektu wkład niepieniężny, który w
ciągu 7 poprzednich lat (10 lat dla nieruchomości) był współfinansowany ze środków unijnych
lub/oraz dotacji z krajowych środków publicznych”. Przepis ten obowiązuje również podmiot
wnoszący dany wkład własny, a więc w tym przypadku szkoły. Jeśli ww. okoliczności nie występują
w tym przypadku, wówczas nie mamy do czynienia z podwójnym finansowaniem.
13. Jak należy skalkulować wkład własny niepieniężny w sytuacji, gdy Beneficjentem projektu jest
stowarzyszenie, a szkoła w tym projekcie uczestniczy i udostępnia swoje sale na potrzeby jego
realizacji. Czy kalkulacja wkładu własnego może zawierać zysk tzn. być ceną wynajmu za który
szkoła wynajmuje pomieszczenia stowarzyszeniu czy jednak, jako że to uczniowie tej szkoły
będą uczestniczyć w projekcie należy skalkulować wkład niepieniężny po kosztach użyczenia
czyli uwzględniających jedynie koszty utrzymania pomieszczeń nie powiększonych o zysk.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.10, pkt 3):
„Warunki kwalifikowalności wkładu niepieniężnego są następujące:
a) wkład niepieniężny polega na wniesieniu (wykorzystaniu na rzecz projektu) nieruchomości,
urządzeń, materiałów (surowców), wartości niematerialnych i prawnych, ekspertyz lub
17
nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy na podstawie ustawy z dnia 24 kwietnia
2003 r. o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie,
b) wartość wkładu niepieniężnego została należycie potwierdzona dokumentami o wartości
dowodowej równoważnej fakturom,
c) wartość przypisana wkładowi niepieniężnemu nie przekracza stawek rynkowych,
d) wartość i dostarczenie wkładu niepieniężnego mogą być poddane niezależnej ocenie i
weryfikacji,
e) w przypadku wykorzystania nieruchomości na rzecz projektu jej wartość nie przekracza
wartości rynkowej55; ponadto wartość nieruchomości jest potwierdzona operatem szacunkowym
sporządzonym przez uprawnionego rzeczoznawcę zgodnie z przepisami ustawy z dnia 21 sierpnia
1997 r. o gospodarce nieruchomościami (Dz. U. z 2014 r. poz. 518, z późn. zm.) – aktualnym w
momencie złożenia rozliczającego go wniosku o płatność (…)”.
Jednocześnie zgodnie z przypisem nr 55 „wkładem własnym nie zawsze jest cała nieruchomość;
mogą być to np. sale, których wartość wycenia się jako koszt eksploatacji/utrzymania danego
metrażu(…)”.
Tym samym z Wytycznych jednoznacznie wynika, iż wartość wkładu niepieniężnego wniesionego
w postaci sal szkolnych winna zostać skalkulowana bez uwzględnienia zysku z tytułu ich użyczenia
a jedynie w oparciu o koszt ich utrzymania.
14. Czy jedna i ta sama osoba fizyczna - nauczyciel prowadzący w ramach projektu zajęcia
pozalekcyjne może część tych zajęć prowadzić odpłatnie (na podstawie umowy o pracę lub
umowy cywilno-prawnej) a część jako wolontariusz (na podstawie odrębnej umowy, z której
jednoznacznie będzie wynikać, że:
a. wolontariusz jest świadomy charakteru swojego udziału w realizacji projektu (udział
nieodpłatny),
b. zostanie zdefiniowany rodzaj wykonywanej przez wolontariusza nieodpłatnej pracy
(stanowisko w projekcie), zadania wykonywane i wykazywane przez wolontariusza muszą być
zgodne z tytułem jego nieodpłatnej pracy (stanowiska),
c. w ramach wolontariatu nie będzie wykonywana nieodpłatna praca dotycząca zadań, które
są realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu,
d. wartość wkładu niepieniężnego w przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez
wolontariusza określona zostanie z uwzględnieniem ilości czasu poświęconego na jej wykonanie
oraz średniej wysokości wynagrodzenia (wg. stawki godzinowej lub dziennej) za dany rodzaj
pracy obowiązującej u danego pracodawcy lub w danym regionie, lub płacy minimalnej,
e. wycena nieodpłatnej dobrowolnej pracy uwzględni wszystkie koszty, które zostałyby
poniesione w przypadku jej odpłatnego wykonywania przez podmiot działający na zasadach
rynkowych (np. koszt składek na ubezpieczenia społeczne).
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.10 pkt 6):
„W przypadku nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariuszy, powinny zostać spełnione
łącznie następujące warunki:
18
(…)
c) w ramach wolontariatu nie może być wykonywana nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są
realizowane przez personel projektu dofinansowany w ramach projektu,
(…)”.
Zwrócić należy uwagę, iż warunek określony w lit c) w opisanym przypadku nie zostanie spełniony,
bowiem sytuacja, w której ten sam nauczyciel prowadzić będzie część zajęć pozalekcyjnych za
wynagrodzeniem, część zaś w ramach wolontariatu, stanowi sytuację, w której wykonywana jest
nieodpłatna praca dotycząca zadań, które są realizowane przez personel projektu dofinansowany
w ramach projektu. Tym samym, w świetle zapisów Wytycznych, nie jest możliwe, aby nauczyciel
prowadził część zajęć pozalekcyjnych odpłatnie, a część w ramach wolontariatu.
15. Co może stanowić wkład własny niepieniężny?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020, Podrozdziałem 6.10, pkt 3) lit a) „wkład niepieniężny polega na wniesieniu
(wykorzystaniu na rzecz projektu) nieruchomości, urządzeń, materiałów (surowców), wartości
niematerialnych i prawnych, ekspertyz lub nieodpłatnej pracy wykonywanej przez wolontariusza
(…)”. Tym samym katalog kosztów stanowiących wkład niepieniężny nie jest katalogiem
zamkniętym. Istotne jest, iż wkład niepieniężny powinien być wnoszony ze składników majątku
Beneficjenta lub innych podmiotów, jeżeli taka możliwość wynika z przepisów prawa. Mogą to być
np. sale szkolne, niezbędne narzędzia lub urządzenia etc.
VII.
ZASADA KONKURENCYJNOŚCI
1. Na podstawie Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach EFRR, EFS oraz FS
na lata 2014-2020 jst. musi stosować zasadę konkurencyjności dla zamówień między 50 tys. PLN
netto a 30 tys. euro. Jak zapisy wytycznych należy stosować w przypadku zamówień poniżej tej
kwoty oraz w przypadku zamówień poniżej 20 tys. PLN netto?
Zgodnie z zapisami Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego
Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności
na lata 2014-2020 podstawową zasadą kwalifikowania wydatków jest ich zgodność z przepisami
prawa krajowego i unijnego. Ponadto, w przypadku zamówień, których nie dotyczą zapisy ustawy
Prawo zamówień publicznych oraz zasada konkurencyjności, tj. o wartości do 20 tys. PLN netto
włącznie (bez podatku od towarów i usług VAT) Beneficjent zobligowany jest do stosowania
obowiązujących u siebie procedur wewnętrznych. Natomiast, w przypadku zakupu usługi lub
towaru o wartości od 20 tys. PLN do 50 tys. PLN, istnieje obowiązek dokonania i
udokumentowania rozeznania rynku co najmniej poprzez upublicznienie zapytania ofertowego na
stronie internetowej beneficjenta lub innej powszechnie dostępnej stronie przeznaczonej do
umieszczania zapytań ofertowych w celu wybrania najkorzystniejszej oferty.
2. Jeżeli Projektodawca, będący jst, w projekcie przewidział zamówienia publiczne np. na kwotę
powyżej 30 tys. euro netto, między 50 tys. PLN netto a 30 tys. euro netto, a także zamówienie
na poziomie 2 000,00 PLN netto, czy może wówczas stosować kwotę ryczałtową, skoro nie
wszystkich zamówień dokonuje na zasadach z zastosowaniem trybu określonego w
podrozdziale 6.5?
W przypadku, gdy wszystkie działania/zadania projektu są realizowane wyłącznie z zastosowaniem
zasady konkurencyjności lub zgodnie z ustawą Pzp, działania/zadania dotyczące wykonania robót
budowlanych, dostawy towarów lub świadczenia usług rozliczać można wyłącznie na podstawie
faktycznie ponoszonych wydatków. Jeżeli jednak tylko część działań/zadań projektu realizowanych
19
jest zgodnie z zasadą konkurencyjności lub zgodnie z ustawą Pzp w ramach projektu mogą być
stosowane uproszczone metody rozliczania wydatków.
3. Kto w przypadku projektów partnerskich realizuje zamówienia, czy tylko Lider, czy Partner i
Lider osobno, każdy w ramach swoich zadań?
Zarówno Lider jak i Partner, zgodnie z zawartą Umową partnerską jest odpowiedzialny za
prawidłową realizację danego zadania, a tym samym stosowanie przepisów unijnych,
prawodawstwa krajowego, w szczególności Ustawy Prawo zamówień publicznych oraz
Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu Rozwoju
Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata 2014-2020, w
tym zasady konkurencyjności.
4. Czy organizacje pozarządowe, które obowiązuje zasada konkurencyjności, mogą zatrudniać
nauczycieli bez ogłaszania konkursu (dotyczy wydatków poniżej 50 tys. PLN netto)?
Organizacje pozarządowe są zobowiązane do przestrzegania zasady konkurencyjności, o której
jest mowa w punkcie 6.5.3 Wytycznych w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach
Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz
Funduszu Spójności na lata 2014-2020 oraz do stosowania przepisów prawa krajowego.
5. W poprzedniej perspektywie (POKL) były sprecyzowane zapisy dot. zasady konkurencyjności:
Zasady konkurencyjności nie stosuje się do:
a) zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel zarządzający projektu;
b) zamówień dotyczących zadań wykonywanych przez personel projektu, z którym
Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o
dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły lub powtarzalny.
W obecnym brzmieniu wyłączeń od zasady konkurencyjności nie ma powyższego zapisu – czy
wobec powyższego każdy personel musi być wybierany w drodze zasady konkurencyjności (przy
przekraczaniu progów kwotowych)? Czy w przypadku umów o pracę nie ma konieczności
przeprowadzania postępowania w ramach zasady konkurencyjności?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.5 pkt 2) udzielanie zamówienia publicznego w
ramach projektu, w przypadku Beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do
stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907 z
późn. zm., dalej: ustawa), następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku zamówień
publicznych przekraczających wartość 50 tys. PLN netto.
Tym samym będzie miała ona zastosowanie do zamówień przekraczających wskazaną powyżej
kwotę, niezależnie, czy dotyczyć one będą zadań wykonywanych przez personel projektu, z
którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o
dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły i powtarzalny.
Niemniej, zgodnie z Podrozdziałem 6.5, podsekcją 6.5.3 pkt 1) Wytycznych zasady
konkurencyjności nie stosuje się do zamówień publicznych, których przedmiotem są dostawy i
usługi określone w art. 4 ustawy, z wyjątkiem dostaw określonych w art., 4 pkt 8. ustawy.
Ponadto, zgodnie z Wytycznymi, zasady konkurencyjności nie stosuje się do wydatków
rozliczanych uproszczoną metodą, o których mowa w Podrozdziale 6.6 i 8.6 Wytycznych.
Zwrócić należy uwagę, iż zgodnie z art. 4 pkt 4) ustawy, nie ma ona zastosowania do „umów
z zakresu prawa pracy”. W świetle powyższego zaangażowanie personelu projektu na podstawie
umowy o pracę nie wymaga uprzedniego zastosowania zasady konkurencyjności.
20
Z kolei w odniesieniu do personelu zarządzającego projektem należy mieć na uwadze, iż zgodnie z
Podrozdziałem 8.4 pkt 2) Wytycznych koszty administracyjne związane z obsługą projektu, w tym
w szczególności koszty personelu bezpośrednio zaangażowanego w zarządzanie projektem i jego
rozliczanie stanowią koszty pośrednie. Jednocześnie w Podrozdziale 8.4 pkt 5) Wytyczne wskazują,
iż dla projektów finansowanych z EFS koszty pośrednie rozliczane są wyłącznie z wykorzystaniem
stawek ryczałtowych. Stawki ryczałtowe zaś, w świetle zapisów Podrozdziału 6.6 Wytycznych,
stanowią jedną z uproszczonych metod rozliczania wydatków w perspektywie finansowej 20142020.
Tym samym, zgodnie z Wytycznymi, zasady konkurencyjności nie stosuje się do wydatków
stanowiących koszty pośrednie projektu, w tym również personelu zarządzającego projektem.
6. Jednym z najważniejszych elementów podlegających ocenie podczas procesu akredytacji OWES
była kadra kluczowa oraz kadra kierownicza OWES. W związku z powyższym, czy w przypadku
zatrudniania osób wchodzących w skład kadry kluczowej oraz kadry kierowniczej OWES na
umowy cywilnoprawne organizacja pozarządowa jest zobowiązana do stosowania zasady
konkurencyjności?
W przypadku konieczności zastosowania zasady konkurencyjności istnieje bardzo duże
prawdopodobieństwo, iż do pracy w projekcie będą musiały zostać zatrudnione nowe,
nieakredytowane osoby. Powyższe rozwiązanie będzie niezgodne z procesem akredytacji, a tym
samym może skutkować negatywnymi konsekwencjami w zakresie możliwości utrzymania
akredytacji ośrodka OWES.
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 6.5 pkt 2) udzielanie zamówienia publicznego w
ramach projektu, w przypadku Beneficjenta nie będącego podmiotem zobowiązanym do
stosowania ustawy z dnia 29 stycznia 2004 roku – Prawo zamówień publicznych (Dz.U.2013.907 z
późn. zm., dalej: ustawa), następuje zgodnie z zasadą konkurencyjności w przypadku zamówień
publicznych przekraczających wartość 50 tys. PLN netto.
Tym samym będzie miała ona zastosowanie do zamówień przekraczających wskazaną powyżej
kwotę, niezależnie, czy dotyczyć one będą zadań wykonywanych przez personel projektu, z
którym Beneficjent w okresie co najmniej jednego roku przed złożeniem wniosku o
dofinansowanie projektu współpracował w sposób ciągły i powtarzalny.
Zwrócić należy przy tym uwagę, iż zgodnie z zapisami podsekcji 6.5.3 pkt 5) Wytycznych zapytanie
ofertowe winno zawierać co najmniej:
- „opis przedmiotu zamówienia publicznego, który nie powinien odnosić się do określonego
wyrobu lub źródła lub znaków towarowych, patentów, rodzajów lub specyficznego pochodzenia,
chyba że takie odniesienie jest uzasadnione przedmiotem zamówienia publicznego i został
określony zakres równoważności (…),
- warunki udziału w postępowaniu oraz opis sposobu dokonywania oceny ich spełniania, przy
czym stawianie warunków nie jest obowiązkowe,
- kryteria oceny oferty,
- informację o wagach punktowych lub procentowych przypisanych do poszczególnych kryteriów
oceny oferty,
- opis sposobu przyznawania punktacji za spełnienie danego kryterium oceny oferty(…)”.
21
W świetle powyższego Beneficjent, przy ogłoszeniu zamówienia publicznego, ma możliwość
takiego sformułowania zapytania ofertowego, na podstawie którego wybrani zostaną wykonawcy
spełniający wymogi wynikające z akredytacji OWES.
VIII.
PROJEKTY PARTNERSKIE
1. Czy w projekcie partnerskim, skoro partnerami są ośrodki pomocy społecznej i CIS, istnieje
możliwość włączania do CIS wszystkich podopiecznych, których skieruje dany OPS? Czy ośrodki
nie będą musiały już ogłaszać przetargów na realizację aktywizacji społeczno- zawodowej w
ramach CIS?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 (dalej: Wytyczne), Podrozdziałem 8.5, pkt 1):
„Zlecenie usługi merytorycznej w ramach projektu oznacza powierzenie wykonawcom
zewnętrznym, nie będącym personelem projektu, realizacji działań merytorycznych
przewidzianych w ramach danego projektu(…)”.
Dalej, zgodnie z ustawą z dnia 11 lipca 2014 roku o zasadach realizacji programów w zakresie
polityki spójności finansowanych w perspektywie finansowej 2014-2020, partnerstwo oznacza
wniesienie przez aktorów partnerstwa zasobów ludzkich, organizacyjnych, technicznych lub
finansowych oraz wspólną realizację projektu (art. 33 ust. 1 ustawy). Oznacza to, iż nie jest
zasadne zlecenie usługi merytorycznej wykonawcy zewnętrznemu, jeśli jeden z partnerów posiada
zasoby pozwalające na realizację danej usługi.
Tym samym nie jest możliwe zlecenie usługi merytorycznej podmiotowi zewnętrznemu, jeśli w
ramach projektu jeden z partnerów posiada odpowiednie zasoby, pozwalające na realizację takiej
usługi.
2. Czy partner w ramach kosztów pośrednich dysponuje określonym udziałem w przedmiotowych
kosztach? ma z wydzielonych środków własne koszty pośrednie?
Zgodnie z Wytycznymi w zakresie kwalifikowalności wydatków w ramach Europejskiego Funduszu
Rozwoju Regionalnego, Europejskiego Funduszu Społecznego oraz Funduszu Spójności na lata
2014-2020 koszty pośrednie rozliczane są ściśle określonymi stawkami ryczałtowymi, właściwymi
dla danej wartości projektu. Powyższe oznacza, iż w ramach tej kwoty mogą znaleźć się również
koszty administracyjne partnerów projektu, przy czym suma kosztów nie może przekroczyć ściśle
określonej stawki ryczałtowej. Ponadto udział partnerów w ww. kosztach stanowi kwestię do
rozstrzygnięcia przez aktorów partnerstwa.
22