dokoni CASE - Konica Minolta
Transkrypt
dokoni CASE - Konica Minolta
dokoni CASE Kategoria Charakterystyka – Przechwytywanie dokumentów – Przetwarzanie dokumentów – Dystrybucja dokumentów – Zarządzanie treścią Przechwytywanie i zarządzanie dokumentami USPRAWNIENIE OBIEGU DOKUMENTÓW W ŚRODOWISKU SHAREPOINT Dokoni CASE to prosta w obsłudze aplikacja do zarządzania obiegiem dokumentów, która oparta jest na technologii SharePoint. Zapewnia korzystne rozszerzenia i usprawnienie funkcjonalności zarządzania treścią w MS SharePoint. W dzisiejszych czasach przetwarzanie dokumentów i współpraca to nieodłączne aspekty codziennej pracy w praktycznie każdym środowisku korporacyjnym. Dokumenty są zwykle wykorzystywane i współdzielone przez kilku pracowników, na przykład do zatwierdzania faktur, przyjmowania i obsługi zamówień, delegowania zadań oraz w wielu innych sytuacjach. Dostarczenie do właściwej osoby zawsze prawidłowej i aktualnej treści dokumentu, bez opóźnień i utraty informacji jest niezwykle istotne. Dokoni CASE umożliwia natychmiastowe sprawdzenie lokalizacji, a co ważniejsze, aktualnego statusu dokumentów. Przykładowo, można ustalić właściwego, tzn. uprawnionego, pracownika do wykonania danego zadania oraz ograniczyć rodzaje dostępnych operacji do tego konkretnego użytkownika. Równocześnie aplikacja może zapewnić, że dany dokument będzie przetwarzany dopiero wówczas, gdy wykonano wszystkie wymagane czynności. Rozwiązanie dokoni CASE oferowane jest w dwóch wersjach, Standard i Premium. Obie zapewniają dużą elastyczność i skalowalność oraz konkretne funkcje zależne od wybranej wersji. Jako kompleksowy moduł do zarządzania treścią przedsiębiorstw (ECM), dokoni CASE oferuje przejrzyste funkcje obsługi dokumentów oraz funkcje archiwizacji. CHARAKTERYSTYKA dokoni CASE GŁÓWNE CECHY Zarządzanie treścią – Indeksowanie dokumentów: Funkcja ta określa odpowiedzialną upoważnioną osobę dla każdego typu dokumentu, dozwolone operacje w systemie i oferuje pełne wyszukiwanie tekstowe. Wszystkie wymagane indeksy/metadane są sprawdzane przed umieszczeniem dokumentu w kolejnej fazie cyklu życia (inny status lub archiwizacja końcowa). – Natychmiastowy podgląd dokumentu: dokoni CASE oferuje listy kart dokumentu, które umożliwiają dodatkowy podgląd wszystkich niezbędnych obiektów. Każdy użytkownik może indywidualnie wybrać te listy oraz uruchamiać zadania publiczne i prywatne. Użytkownicy mogą tworzyć swoje własne widoki, takie jak „Moje zadania”, „Na dzisiaj”, „Aktywne zadania”, „Zlecenia”. – Modułowe procesy robocze: Dostępne ustawienia procesów roboczych ułatwiają przekazywanie dokumentów i informacji, są elastyczne i proste w obsłudze. Pracownicy mogą w dogodny dla siebie sposób spersonalizować swoje procesy robocze wybierając wymagany moduł do tworzenia żądanych działań. Nie wymaga to wsparcia technika firmy Konica Minolta. Użytkownicy mogą również określać konkretne uprawnienia dostępu, wymuszać konieczność dokończenia dokumentu przed zmianą statusu na inny, dodawać powiadomienia itp. – Przyciski makro: Mogą one służyć do wprowadzania predefiniowanych wartości w niektórych polach karty dokumentu, zmiany statusu dokumentu oraz rozpoczynania nowych zadań, takich jak żądanie polecenia lub dodatkowego zatwierdzenia danego dokumentu. – Scentralizowane archiwum (opcja): Funkcja pomaga w przejrzystym organizowaniu ewidencji dokumentacji i zapobiega utracie ważnych dokumentów. Zapisy znacznika czasu dla poszczególnych plików oraz blokowanie metadanych zapisanych dokumentów zapewnia lepsze wsparcie dla zabezpieczenia i przechowywania dokumentów. – System powiadamiania: dokoni CASE poszerza zakres standardowych funkcji powiadamiania w MS SharePoint o krótkie wiadomości e-mail, które informują użytkowników o wszelkich zmianach w ich dokumentach. Każdorazowe przypisanie nowego właściciela do karty dokumentu, dodanie nowego pliku, utworzenie nowego działania, żądania lub komentarza sprawia, że dokoni CASE automatycznie generuje i wysyła odpowiednie powiadomienie e-mailem. – Eksport/import dokumentów do i z innych źródeł: Dokumenty można eksportować i importować z/do dokoni Case do/z innych systemów, takich jak ERP lub SAP, innych obiektów MS SharePoint, baz danych, a także importować dokumenty zeskanowane za pomocą urządzenia wielofunkcyjnego. Inne funkcje importowana/ eksportowania obejmują import ze skrzynki pocztowej lub skrzynki danych oraz eksport do zewnętrznego nośnika plików itp. Konkretne funkcje zależą od modułów wybranych przez użytkownika. Wszystkie wyeksportowane dane muszą zawierać sam plik oraz metadane załączonego plik .xml. – Usprawnienia urządzeń wielofunkcyjnych Konica Minolta: Po zeskanowaniu przy pomocy urządzenia wielofunkcyjnego Konica Minolta dokumenty mogą być przetwarzane bezpośrednio przez dokoni CASE dzięki funkcji OCR (optyczne rozpoznawanie znaków). – Ulepszone zarządzanie i wyższy poziom bezpieczeństwa: Możliwe jest określenie sposobu zastępowania i określenie zadań dopuszczonych dla konkretnych użytkowników w określonym stanie dokumentu (dotyczy to również administratorów). CHARAKTERYSTYKA dokoni CASE SCHEMAT PROCESU URZĄDZENIE WYJŚCIOWE URZĄDZENIE WEJŚCIOWE Zarządzanie procesami Dokumenty – – – – – Indeksowanie dokumentów Procesy ad-hoc Zmiana właściciela dokumentu Zmiana typu dokumentu Dodawanie metadanych Archiwizowanie E-mail – Znacznik czasu – Blokowanie metadanych Dostarczanie Folder podręczny E-mail System ERP Wyszukiwanie Folder sieciowy Przechowywanie Archiwum zewnętrzne SPECYFIKACJA TECHNICZNA MINIMALNE WYMAGANIA SYSTEMOWE Systemy operacyjne Windows Server 2008 (32/64) Windows 2008 R2 SP2 (32/64) Windows 2012 (32/64) Pamięć 8 GB wolnej pamięci RAM na serwerze fizycznym lub wirtualnym Miejsce na twardym dysku 200 GB CPU Procesor 64 bitowy, czterordzeniowy Przeglądarka Internet Explorer 8 internetowa Internet Explorer 9 Internet Explorer 10 Obsługiwane języki interfejs obsługowy angielski, (chorwacki), czeski, fiński, polski, rumuński, rosyjski, słowacki, słoweński, ukraiński Obsługiwany język dla administracji angielski WYMAGANIA PROGRAMOWE Microsoft SharePointSharePoint Foundation 2010 SP2 SharePoint Server Enterprise 2010 Serwer bazy danych SQL Server Express 2008 SQL Server Express 2012 Usługa katalogu Active Directory Konica Minolta Business Solutions Polska Sp. z o.o. ul. Muszkieterów 15 02-273 Warszawa Polska www.konicaminolta.pl 04/2014 Obsługa i dostępność wymienionych specyfikacji i opcji może różnić się w zależności od systemów operacyjnych, aplikacji, protokołów sieciowych oraz konfiguracji sieci i systemu.